Adm. bisnis

94
PERTEMUAN 1 I. KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASI I. KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASI BISNIS SEBAGAI MATAKULIAH KBK II. RUANG LINGKUP ILMU ADMINISTRASI

Transcript of Adm. bisnis

Page 1: Adm. bisnis

PERTEMUAN 1

I. KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASII. KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASIBISNIS SEBAGAI MATAKULIAH KBK

II. RUANG LINGKUP ILMU ADMINISTRASI

Page 2: Adm. bisnis

KONSEP PEMBELAJARAN ADMINISTRASI BISNIS SEBAGAI MATAKULIAH KBK

1. Untuk pertemuan 1-6 (Sebelum UTS) kuliah terstrukturberjalan seperti biasa, bersifat teori/ceramah/tanyai yangdiberikan oleh Dosen Administrasi Bisnis di kelas. Jika adaPertemuan ke 7 bersifat mereview materi dan atau Quiz sertamencek kembali kesiapan kelompok yang telah dibentukdengan tema tugas yang telah ditentukandengan tema tugas yang telah ditentukan

2. Ujian Tengah Semester (UTS) dengan nilai 30% bersifatreguler dengan sistem multiple choise, seperti yang selamaini sudah berjalan di BSI. Materi UTS dari pertemuan 1-6

3. Pertemuan 9-14 pelaksanaan presentasi oleh kelompokmahasiswa yang telah terbentuk. Jika ada pertemuan ke 15bersifat mereview hasil presentasi.

4. Penginputan nilai dari kehadiran pertemuan 1-14 (10%),tugas Individu (20%) dan presentasi makalah kelompok (40%= Nilai UAS) dilakukan via web bsi oleh dosen pengajarsesuai petunjuk.

Page 3: Adm. bisnis

TUGAS TERSTRUKTUR MATAKULIAH KBKBuatlah makalah/tulisan tentang AKTIVITAS ADMINISTRASIBISNIS sesuai tema yang dipilih dengan cara berkelompok.Dibuat 6 kelompok atau 12 kelompok sesuai jumlah mahasiswadan dipresentasikan pada pertemuan ke-9 s/d 14)

Isi Materi makalah/tulisan minimal 15 halaman, meliputi:1. Pendahuluan2. Landasan Teori3. Pembahasan 3. Pembahasan

a. Sekilas PT/Instansi tempat observasib. Prosedur atau kegiatan administrasi (Buat Gambar Alurnya)

4. Kesimpulan5. Daftar Pustaka6. Lampiran-lampiran (Bukti form yg digunakan)(Isi materi diperoleh melalui: Observasi/Wawancara/Studi Pustaka)

Pada Cover makalah diberikan judul, nama kelompok, namaanggota dan nama kelas.

Page 4: Adm. bisnis

Kredit Point 20 % Nilai Tugas (Dapatdiambil dari tugas lain selain makalahkelompok)Kredit Point 40 % Nilai Ujian AkhirSemester (UAS) Hasil Diskusi dan Makalah

Teknis penulisan mengikuti buku panduanKKP/Tugas Akhir yang dapat didownload di web www.bsi.ac.id ruangmahasiswa.

Page 5: Adm. bisnis

Pilihan Tema Diskusi Kelompok

1. Prosedur Administrasi Surat masuk/keluar/sistem arsip2. Prosedur Administrasi Rekruitmen dan Seleksi3. Prosedur Administrasi Pembelian/Pengadaan Barang4. Prosedur Administrasi Penjualan5. Prosedur Administrasi Persediaan Barang5. Prosedur Administrasi Persediaan Barang6. Prosedur Administrasi Gudang

(Lakukan Observasi/riset ke Instansi Pemerintah, BUMN/D, Perusahan Manufaktur/Jasa dan Koperasi)

PENGINPUTAN NILAI KEHADIRAN, TUGAS DAN NILAI UAS VIA WEB BSI OLEH DOSEN PENGAMPUH

Page 6: Adm. bisnis
Page 7: Adm. bisnis
Page 8: Adm. bisnis

KEGIATAN WAJIB JURUSAN SEMESTER I

Sesuai surat edaran dari dari ASM BSI, bahwa kegiatan seminar danworkshop wajib diikuti:1. Seminar Profesionalisme Administrator dalam mengelola

manajemen2. Workshop Beauty Class dan Handsome Class

MAHASISWA WAJIB MENGIKUTI SEMINAR DAN WORKSHOP SEBAGAI SALAH SATU BAGIAN NILAI TUGAS (20%)

DENGAN MEMBUAT RESUME DAN DISERAHKAN LANGSUNG KEPADA DOSEN ADMINISTRASI BISNIS

Page 9: Adm. bisnis

Istilah AdministrasiPerkataan administrasi berasal dari bahasa latinad+ministrare, suatu kata kerja yang berarti melayani,membantu, menunjang, atau memenuhi. Dari perkataan initerjadi kata benda administratio dan kata sifatadministratifus.

Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukankegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin, makaAdministrator melakukan administro yang berartimemimpin, mengatur, mengemudikan.

Istilah yang digunakan bagi administrator dalamorganisasi/perusahaan pada umumnya adalah: Presdir,Direktur, Kepala Divisi, Manager, Ketua, dan Kepala

Page 10: Adm. bisnis

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnyakepada Maestro, maka Administrasi harus melakukanadminister (melayani, mentaati) terhadap majikan danmelakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikantersebut sambil menjalankan administrare (yaitumenyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi,pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan)pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan)untuk mempertanggung-jawabkan segala sesuatunya yangtelah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu(mis: membuat berita acara, laporan).

Page 11: Adm. bisnis

Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatanperbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalamsuatu kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentudapat dicakup dengan satu istilah yaitu administrasi yangdalam bahasa Inggris disebut administration.

Dari uraian di atas kita dapat menarik kesimpulan tentangAdministrasi. Yaitu sebagai ilmu dan seni.Pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatuilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifatkooperatif dan bagaimana cara-cara merealisasikannyayang terkumpul secaras sistemasi.

Page 12: Adm. bisnis

Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalahmerupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkansecara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untukmencapai tujuan yang benar-benar dapat memberiperanan yang diharapkan.

Pengertian sempit dan luas dari Administrasi adalah:Pengertian sempit dan luas dari Administrasi adalah:Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata“administratie” (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan:Catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknisketatausahaan.

Page 13: Adm. bisnis

Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “administration”(bahasa Inggris), merupakan kegiatan dari pada kelompokyang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuanbersama. Artinya:1. Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)2. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut3. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan3. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan4. Adanya tujuan kelompok5. Adanya pemanfaatan berbagai sumber

Page 14: Adm. bisnis

Perkembangan Ilmu AdministrasiPerkembangan administrasi, sejak lahirnya tahun 1886sampai sekarang telah menjalani empat masa, yaitu:1. Masa pertama disebut survival period (1886-1930).

Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnyailmu administrasiilmu administrasi

2. Masa kedua disebut consolidation and completionperiod (1930-1945).

3. Masa ketiga disebut human relations period (1945-1959).

4. Masa keempat disebut behavioral period (1959-sekarang).

Page 15: Adm. bisnis

PEMBAGIAN ILMU ADMINISTRASI

Pembagian administrasi dapat dikemukakan berdasarkanpendapat para ahli sebagai berikut:YY.. WayongWayong dalam bukunya “Fungsi Administrasi Negara”membagi ilmu Administrasi dalam ruang lingkup, yaitu:1. Ilmu Administrasi Negara1. Ilmu Administrasi Negara

Keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruhaparatur pemerintahan dari suatu Negara dalamusaha mencapai tujuan negara.

2. Ilmu Administrasi NiagaIlmu Administrasi Niaga, adalah keseluruhan kegiatanmulai dari produksi barang dan jasa sampai tibanyabarang atau jasa tersebut ditangan konsumen.

Page 16: Adm. bisnis

Drs. Soekarno. K mengemukakan penggolonganadministrasi dengan memandang dari segi obyekadministrasi, menjadi 3 golongan besar yaitu:1. Administrasi yang berobyek kenegaraan (Public

Administration) dapat dibagi:a. Administrasi Pemerintahan (Adm.Sipil & Militer)b. Administrasi Perusahaan (BUMN/D)

2. Administrasi yang berobyek Swasta / Niaga (Business2. Administrasi yang berobyek Swasta / Niaga (BusinessAdministratio) dapat dibagi menjadi:a. Administrasi Perusahaan Manufakturb. Administrasi Perusahaan Jasa

3. Administrasi yang berobyek Internasional (InternationalAdministration).Termasuk di dalamnya seluruh aktifitas yang bergerakdi bidang internasional seperti UNESCO, UNICEF, IMF,ILO, dan sebagainya yang dilakukan PBB, juga AsiaGames.

Page 17: Adm. bisnis

Prof. Dr. Sondang P. Siagian membagi ilmu administrasidalam dua bagian besar:

Administrasi Negara:1. Management.2. Administrasi Kepegawaian3. Administrasi Keuangan.

Administrasi Privat/Niaga:1. Management.2. Management Produksi.3. Industrial Relation.3. Administrasi Keuangan.

4. Office Management.5. Leadership.6. Filsafat Administrasi,

dsb.

3. Industrial Relation.4. Business Education.5. Traffic Management,

dsb.

Page 18: Adm. bisnis

The Liang Gie merinci Ilmu Administrasi dari dua sudutyaitu:

Berdasarkan unsur-unsuradministrasi:1. Ilmu Administrasi.2. Ilmu Management.

Administrasi menurutlingkungan, suasana dantujuan.1. Ilmu Adm. Negara (Adm.

Kepolisian, militer,2. Ilmu Management.3. Ilmu Komunikasi.4. Ilmu Adm.epegawaian.5. Ilmu Adm. Keuangan.6. Ilmu Adm.Perbankan.7. Ilmu Tata Usaha.8. Ilmu Hub.Masyarakat.

Kepolisian, militer,pengadilan, dsb)

2. Ilmu Adm. Perusahaan(Adm. Penjualan,Periklanan. Kepasaran, dsb)

3. Ilmu Adm. Sosial

Page 19: Adm. bisnis

Lebih lanjut SP. Siagian melihat perkembanganadministrasi yang sangat dinamis dan semakin pentingnyaperanan pemerintah dalam meningkatkan taraf hidupmasyarakat, sehingga pemerintah pun turut berkecimpungdalam kegiatan keniagaan. Hal ini terbukti dengan adanya“Public Coorporation” yang meskipun dikuasai oleh negara,kegiatan-kegiatannya, motif bekerja dan strukturorganisasinya keseluruhannya bersifat keniagaan.Sehingga timbul kegiatan yang bersifat “Public BusinessAdministration”, seperti dapat dilihat pada gambar di bawahSehingga timbul kegiatan yang bersifat “Public BusinessAdministration”, seperti dapat dilihat pada gambar di bawahini.

Public Administration Privat (Business Administration)

Public BusinessAdministration

Page 20: Adm. bisnis

Prayudi Atmosudirdjo membagi dan memperinci ilmuadministrasi ke dalam:1. Ilmu Administrasi Publik meliputi :

a. Ilmu Administrasi (Public) International.b. Ilmu Adm. (Public) Nasional, ini dibagi:

Ilmu Administrasi negara umum.1) Ilmu Administrasi Daerah (Otonom).2) Ilmu Administrasi Negara Khusus.2) Ilmu Administrasi Negara Khusus.

2. Ilmu Administrasi Privat, yang meliputi:a. Ilmu Adm. Niaga (Business Administration).b. Ilmu Adm. Privat Non Niaga.

Dibagi dalam 7 cabang, yaitu: 1) Ilmu Adm. Umumatau Ilmu Top Management. 2) Ilmu Organisasi,3) Ilmu Management, 4) Ilmu Tata Usaha, 5) IlmuSejarah Administrasi, 6) Ilmu EnsiklopediAdministrasi, 7) Ilmu Filasafat Administrasi.

Page 21: Adm. bisnis

Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada(BPA UGM) membagi Ilmu Administrasi dalam 9 bagian:

AA

BB

Ilmu Administrasi Tata Usaha

Pengantar Ilmu Administrasi (dan Efisiensi Kerja).

Ilmu Organisasi

HH

Ilmu Hubungan Masyarakat II

AdministrasiAdministrasi

EE

DD

GG

Tata Usaha

Ilmu Administrasi Keuangan

Ilmu Komunikasi Administrasi

HH

FF

Ilmu Administrasi Perbekalan

CC Ilmu Manajemen

Ilmu Administrasi Kepegawaian

Page 22: Adm. bisnis

Perbedaan Pokok antara Administrasi Negara & Niaga

1. Faktor Tujuana. Administrasi Negara bertujuan untuk meningkatkan

kemakmuran seluruh rakyat dalam wilayah negara.b. Administrasi Niaga bertujuan untuk mengusahakan

keabdian kelangsungan hidup organisasi yangdimungkinkan oleh adanya ekumulasi modal.dimungkinkan oleh adanya ekumulasi modal.

2. Faktor Motifa. Administrasi Negara dalam proses pelaksanaan

kegiatannya bermotifkan pemberian service yangefisien, ekonomis, dan seefektif mungkin kepadasetiap warga negara yang harus dilayani.

b. Administrasi Niaga dalam operasi bermotifkankeuntungan yang wajar atas modal yang telahditanam.

Page 23: Adm. bisnis

3. Sifat Pelayanana. Administrasi Negara berkewajiban melayani semua

warga negara dengan perlakuan yang sama.b. Administrasi Niaga dalam memberikan pelayanan

sering membedakan sifat service yang diberikankarena motif untuk mencari keuntungan itu.

4. Wilayah Yurisdiksi4. Wilayah Yurisdiksia. Administrasi Negara mempunyai wilayah kekuasaan

yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaannegara.

b. Administrasi Niaga tidak mempunyai wilayahkekuasaan tetapi yang ada hanya wilayahoperasional yang luasnya dapat sama ataulebihvkecil atau lebih luas dari wilayah kekuasaannegara.

Page 24: Adm. bisnis

5. Kekuasaana. Administrasi Negara memperoleh kekuasaan dari

rakyat melalui lembaga perwakilan.b. Administrasi Niaga mempunyai kekuasaan

tergantung pada besarnya modal yang dimiliki sertakemampuan untuk memanfaatkan hasil-hasilkemajuan di bidang teknologi.

6. Wilayah Politika. Administrasi Negara dan seluruh aparat dana. Administrasi Negara dan seluruh aparat dan

personalianya sebagai abdi dari rakyat berorientasipolitik netral, artinya ia tidak memihak, akan tetapiberdiri di atas semua golongan, aliran dan lapisanyang berada di dalam masyarakat.

b. Administrasi Niaga, menjalankan politik pilihannyasecara memihak dan menganut suatu aliran yangdianggapnya akan membantu usaha-usaha dalammengadakan pengabdian kehidupan organisasi.

Page 25: Adm. bisnis

7. Cara Kerjaa. Administrasi Negara lebih lamban dibandingkan

dengan Administrasi Niaga, kelambanan ini adalahakibat dari approach legalitas yang dipergunakanadministrasi negara yang sifatnya lebih menonjol dariadministrasi niaga.

b. Administrasi Niaga kegiatan-kegiatannya lebih seringdidasarkan kepada approach programmatic dari padalegalitas sebagai akibat dari pada kompetisi ini, makasifat inovasi merupakan cara terpenting untukmemenangkan persaingan, baik yang bersifatdomestik (dalam negeri, regional, maupunInternasional).

Page 26: Adm. bisnis

Pertemuan 2

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Page 27: Adm. bisnis

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semuakegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatuperkantoran yang mempunyai peranan penting dalampelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantudalam kelancaran perkembangan organisasi.dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dalam arti luas bahwa administrasi perkantoran kegiatanyang mendukung pelaksanaan kebijakan organisasi mulaidari struktur lini, middle hingga level top.

Page 28: Adm. bisnis

Tidak terbinanya administrasi perkantoran akan berakibattidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambatkelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambatpengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan danmenghambat perkembangan dan kemajuan organisasi.

Dalam instansi pemerintah bahwa semua bagian yangberhubungan dengan kegiatan administratif dilaksanakanberhubungan dengan kegiatan administratif dilaksanakanoleh bagian Sekretariat.

Sedangkan untuk organisasi bisnis, kegiatan yangberhubungan dengan keadministrasian dapat dilakukanoleh:1. Front Office2. Middle Office3. Back Offiice

Page 29: Adm. bisnis

Fungsi Administrasi

Menurut Quible (Haryadi, 2009:3), bahwa ada 5 jenisfungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu:1. Fungsi rutin

Mencakup pengersipan dan penggandaan2. Fungsi teknis

Membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilanMembutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan3. Fungsi analisis

Membutuhkan pemikiran kreatif dan kritis4. Fungsi Interpersonal

Membutuhkan penilaian analisis dlm decision making5. Fungsi Manajerial

Membutuhkan PAOC

Page 30: Adm. bisnis

Kesekretarisan dan Kesekretariatan

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yangmelakukan rangkaian kegiatan penataan terhadappekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yangdilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuanorganisasi dicapai dengan lancar.Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan olehKesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan olehsekretariat.Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata

kerjanya.Administrasi kesekretariatan: keseluruhan prosespelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadappekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainyadalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuanorganisasi.

Page 31: Adm. bisnis

KEDUDUKAN DAN PERAN SEKRETARIAT

Pimpinan dalam organisasi Kesekretariatan bertindaksebagai Kepala Sekretariat yang mempunyaiwewenang membuat rencana, membuat keputusan,mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukanpengawasan, memberi perintah, menyelenggarakanpengawasan, memberi perintah, menyelenggarakansistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Page 32: Adm. bisnis

Ruang Lingkup, Tugas & Fungsi Sekretariat

A. Ruang Lingkup1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,

khususnya yang berhubungan dengan surat menyurat,yang meliputi perbuatan, penerimaan, pengolahan, danpenyimpanan.

2. Menyelenggerakan tata hubungan baik secara intern2. Menyelenggerakan tata hubungan baik secara internmaupun secara ekstern.

3. Menyelenggarakan kepantiaan rapat4. Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau

pengunjung.6. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat

menunjang pelaksanan tugas pokok dan menyediakanfasilitas, terutama untuk mengkoordinasikanpelaksanaaan tugas pokok organisasi.

Page 33: Adm. bisnis

B. Tugas Administratif Kesekretariatan 1. Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke

segala pihak baik intern maupun ekstern. 2. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan

atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC

C. Fungsi 1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan

manajemen2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.3. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan4. Sebagai pusat dokumentasi

Page 34: Adm. bisnis

Fungsi dan Tugas Administrasi Office

Front Office adalah posisi yang langsung melayanistakeholders unit kerja. Posisi ini adalah ujung tombak unitkerja dalam memberikan kepuasan pada stakeholders.Contoh dari posisi ini adalah Petugas Loket di KPPN,Petugas Pelayanan Terpadu di KPP, Petugas PenerimaDokumen di KPBC, dsb.

Middle Office adalah posisi yang memberikan jasaSupporting langsung kepada Frontliner tidak secaralangsung berhubungan dengan stakeholders. Contoh dariposisi ini adalah petugas penguji SPM di KPPN, PemeriksaPajak di KPP, Pemeriksa dokumen dan Pemeriksa Barangdi KPBC, serta pembuat kebijakan dan aturan di KantorPusat,

Page 35: Adm. bisnis

Back Office adalah posisi yang memberikan jasaadministrasi, pencatatan, sistem informasi atau rumahtangga dalam rangka mendukung Front dan Middle.Contoh dari posisi ini adalah Petugas Tata Usaha, PetugasData Entry, Petugas Rumah Tangga, dsb.

Page 36: Adm. bisnis

Administrasi Office dapat juga bertindak sebagai1. Sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan

kebijakan2. Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan

pemasok bahan yang dibutuhkanpemasok bahan yang dibutuhkan3. Sebagai tempat penyelesaian persoalan4. Sebagai koordinator5. Sebagai penghubung dengan masyarakat.

Page 37: Adm. bisnis

Tugas dan Fungsi Khusus Front Office1. Penerima Tamu2. Customer Relation Office3. Komunikator

Yang harus dilakukan oleh petugas Front Office1. Cara Melayani Tamu2. Telepon Masuk2. Telepon Masuk3. Etiket Pelayanan4. Manfaat Etiket Pelayanan5. Kualitas Pelayanan6. Kesan Pertama Dalam Pelayanan7. Macam-macam Tamu dan Bagaimana Menghadapinya8. Tamu Marah / Kecewa9. Konflik dengan Tamu10.Pelayanan Loket

Page 38: Adm. bisnis

Pertemuan 3

ADMINISTRASI PERSONALIA

Page 39: Adm. bisnis

Administrasi Personalia

Administrasi personalia diperlukan untuk memperlancarfungsi divisi personalia atau human resource secarakeseluruhan.Hal ini terutama diperlukan bagi perusahaan yang sudahmemiliki begitu banyak karyawan, misalnya lebih dari 100memiliki begitu banyak karyawan, misalnya lebih dari 100orang, sementara staf bagian administrasi tidak sebandingjumlahnya. Akibatnya, banyak pekerjaan administrasidilakukan secara tidak efisien, memakan waktu lama danberakibat mengeluhnya para karyawan.

Page 40: Adm. bisnis

Tugas dan Tanggungjawab Administrasi Personalia

Tugas & Tanggung Jawab Administrasi Personalia adalahmembantu dalam Pengorganisasian, perencanaanprogram & pengendalian Unit Personalia Flow ProcessAdministrasi seluruh kegiatan Personalia denganmenyiapakan bahan-bahan yang butuhkan dan berkaitandengan kepersonaliaan:1. Proses & Prosedur Rekrutmen: searching, interview, test 1. Proses & Prosedur Rekrutmen: searching, interview, test

and selection.2. Remuneration Management: Struktur dan Skala Gaji,

Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.3. System Penilaian Kinerja Karyawan4. Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan5. Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK 6. Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL

Page 41: Adm. bisnis

Tugas ...

7. Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya8. Training & Evaluasi9. Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan10.Benefit & Fasilitas Lainnya11.System Penyediaan Data Karyawan12.Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia13.System Dokumentasi yang Efektif14.System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia

Page 42: Adm. bisnis

Administrasi Proses Rekruitmen/Seleksi

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajakdan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dariluar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengankarakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalamperencanaan sumber daya manusia.perencanaan sumber daya manusia.

Langkah-langkah proses rekrutmen disemua organisasibaik pemerintahan maupun swasta memiliki ciri khastersendiri artinya ketentuan langkah-langkah diserahkan keorganisasi masing-masing

Page 43: Adm. bisnis

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES SELEKSI

Langkah 1 : Penerimaan PendahuluanLangkah 2 : Tes-tes PenerimaanLangkah 3 : Wawancara SeleksiLangkah 4 : Pemeriksaan ReferensiLangkah 4 : Pemeriksaan ReferensiLangkah 5 : Evaluasi MedisLangkah 6 : Wawancara Atasan LangsungLangkah 7 : Keputusan Penerimaan

Page 44: Adm. bisnis

Remuneration ManagementREMUNERASI secara harfiahnya adalah "payment" ataupenggajian, bisa juga uang ataupun substitusi dari uangyang ditetapkan dengan peraturan tertentu sebagai imbalbalik suatu pekerjaan dan bersifat rutin tidak termasuklembur dan honor.

Sedangkan pengertian resmi menurut kamus BahasaIndonesia adalah pemberian hadiah (penghargaan atasjasa dsb); imbalan. Remunerasi berasal dari bahasaInggris yaitu Remuneration. Wikipedia memberipenjelasan, "Remuneration is pay or salary, typically amonetary payment for services rendered, as in anemployment.

Page 45: Adm. bisnis

Ada lima prinsip yang akan diterapkan dalam reformasisistem remunerasi yaitu:1. Sistem merit, yaitu penetapan penghasilan pegawaiberdasarkan harga jabatan2. Adil, dalam arti jabatan dengan beban tugas dan

tanggung jawab pekerjaan dengan bobot yang samadibayar sama dan pekerjaan yang menuntutpengetahuan, keterampilan serta tanggung jawab yangpengetahuan, keterampilan serta tanggung jawab yanglebih tinggi, dibayar lebih tinggi

3. Layak, yaitu dapat memenuhi kebutuhan hidup layak(bukan minimal)

4. Kompetitif, di mana gaji PNS setara dengan gajipegawai dengan kualifikasi yang sama di sektor swasta,guna menghindari brain drain

5. Transparan, dalam arti PNS hanya memperoleh gaji dantunjangan resmi.

Page 46: Adm. bisnis

Administrasi penggajian harus sesuai dengan hukum danperundang-undangan yang berlaku seperti UU TenagaKerja, Perpajakan, Jamsostek dan menunjangkeberhasilan perusahaan.

Untuk itu bagian HRD/Payroll dituntut mampumelaksanakan proses administrasi penggajian mulai darimelaksanakan proses administrasi penggajian mulai daripemahaman terhadap konsep, proses perhitungan gaji danpembuatan laporan penggajian.

Page 47: Adm. bisnis

System Penilaian Kinerja

Untuk mendukung proses penilaian kinerja pegawai ataukaryawan, perlukan perangkat dimana ketentuan dantujuan dari penilaian kinerja antara PNS dan Karyawanswasta memiliki tujuan yang sama yaitu; untuk mengetahuisejauh mana tingkat kinerja pegawai atau karyawan yangsejauh mana tingkat kinerja pegawai atau karyawan yangdilakukan secara periodik.Formulir sistem penilaian untuk PNS dikenal dengan DP3(Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan)Sedangkan karyawam swasta tidak ada yang baku.

Page 48: Adm. bisnis

Perizinan Ketenaga KerjaanSemua hal-hal yang berhubungan dengan ketenagakerjaan secara hukum telah diatur dalam UU dan Kepmen.1. PP Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 1980 Tentang

Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil2. UU N 3 Tahun 1992 tentang. Jaminan Sosial Tenaga

Kerja Jo.Undang-undang Republik Indonesia Nomor 40Kerja Jo.Undang-undang Republik Indonesia Nomor 40Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional

3. Keputusan Menteri Tenaga Kerja Republik IndonesiaNomor Kep-150 / Men / 2000 Tentang PenyelesaianPemutusan Hubungan Kerja Dan Penetapan UangPesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja Dan GantiKerugian Di Perusahaan

4. Undang-undang Republik Indonesia. Nomor 13 Tahun2003. Tentang. Ketenagakerjaan.

Page 49: Adm. bisnis

Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK

Kepala Kepegawaian/Maneger Personalia secara umumsering dihadapkan pada keputusan yang akan diberikanpada para pekerja, karyawan, buruh, pegawai, atau SDMlainnya. Keputusan yang sering dikeluarkan padaumumnya adalah dalam bentuk promosi, mutasi, demosidan pemberhentian/PHK.dan pemberhentian/PHK.Semua itu pada umumnya didasarkan pada prosespenilaian kinerja atau penyesuaian pada tubuh organisasiuntuk mendapatkan konfigurasi yang terbaik pada tiap-tiapSDM yang tersedia agar perusahaan dapat berjalan danmemberikan dampak yang lebih baik.

Page 50: Adm. bisnis

Dan tugas-tugas lainnya !!!

Tugas Bagian personalia atau kepegawaianadalah tugas nyata secara rutin, yang dikerjakandan semua itu berhubungan dengan data ataudokumen-dukemen dan berkaitan karyawan ataudokumen-dukemen dan berkaitan karyawan ataupegawai.

Bila masih ada waktu silahkan dijelaskanberikutnya. Masih ada materi point 5-14

Page 51: Adm. bisnis

Pertemuan 4

ADMINISTRASI PEMBELIAN ADMINISTRASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

Page 52: Adm. bisnis

Administrasi PembelianPembelian adalah proses penemuan sumber danpemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatantersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuanutamanya adalah memperoleh bahan dengan biayaserendah mungkin yang konsisten dengan kualitas danjasa yang dipersyaratkan.

Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyaipersediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi daripembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbanganantara persediaan bahan dengan tingkat inventarissehingga perusahaan dapat mempertahankan posisilabanya sepanjang menyangkut biaya bahan.

Page 53: Adm. bisnis

Prosedur Administrasi Pembelian Langkah-langkah dalam prosedur Administrasi Pembelian,yaitu:1. Tanda terima dan analisis Daftar Permintaan Pembelian

(Purchase Requisition - PR)2. Pemilihan sumber persediaan yang potensial2. Pemilihan sumber persediaan yang potensial3. Pengajuan Permintaan Penawaran Harga4. Pemilihan Sumber yang Tepat5. Penetapan Harga yang Tepat6. Pengeluaran Pesanan Pembelian (Purchase Order- PO)7. Analisis Laporan Penerimaan dan Persetujuan Faktur

Penjaja/Vendor bagi pembayaran

Page 54: Adm. bisnis

Bentuk Pembelian

Penjualan tunai dilakukan apabila barang yang diberikanoleh penjual langsung saat barang tersebut diterima dan inisudah umum dilakukan juga dianggap sebagat penjulanyang lazim.

Penjualan yang dilakukan secara kredit adalah merupakanhal tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barangatau jasa, dan merupakan komponen besar dalam aktivalancar. Piutang dagang memiliki kecairan nomor duasetelah kas/bank.

Page 55: Adm. bisnis

Pendekatan pembelian yang berlainan

1. Pendekatan pembelian berbeda bergantung kepadaapakah barang tersebut bernilai rendah atau tinggi atauapakah mempunyai dampak besar atau kecil terhadapbisnisbisnis

2. Berdasarkan Nilai Produk yang adaa. Pembelian barang daganganb. Pembelian Berdasarkan Biayac. Proses tawar menawar; program akreditasi pemasokd. Kemitraan pemasok / perjanjian pembelian

Page 56: Adm. bisnis

Pengertian PenjualanPenjualan adalah suatu usaha yang terpadu untukmengembangkan rencana-rencana strategis yangdiarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginanpembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkanlaba (Warwan ,1986).laba (Warwan ,1986).

Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, adapenjualan yang dilakukan secara tunai dan ada yangdilakukan secara kredit.

Page 57: Adm. bisnis

Prosedur Penjualan

Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih te tapberperan paling penting diantara aktivitas lainnya.Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan,karena dari penjualan dapat diperoleh laba.

Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segipelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, jugabagian pimpinan perusahaan dapat mengikuti orderpenjualan yang masih luas/terbuka.

Page 58: Adm. bisnis

Aktivitas Kegiatan Penjualan

Aktivitas administrasi dalam kegiatan penjualan dapat dikronologiskan sebagai berikut:1. Penerimaan pesanan2. Penegasan pesanan2. Penegasan pesanan3. Pengiriman barang4. Pembuatan taktur5. Pembuatan laporan operasional penjualan

Page 59: Adm. bisnis

Pengertian Prosedur Penjualan

Menurut Baridwan (1991), prosedur penjualan adalahurutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari pembelipengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) danpencatatan penjualan.

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalamperusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadidapat diawasi dengan baik.

Page 60: Adm. bisnis

Bagian Terkait Dalam Administrasi Penjualan

Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan adalah hagianpesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagianpengirimn dan bagian filling. Fungsi dari tiap-tiap bagiantersebut sebagai berikut:1. Bagian pesanan penjualan2. Bagian kredit2. Bagian kredit3. Bagian gudang.4. Bagian pengiriman5. Bagian Billing6. Bagian piutang7. Bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

Page 61: Adm. bisnis

Formulir Penjualan

Dalam proses administrasi penjualan, biasanya diperlukanmedia/alat sebagai bukti apabila telah disepakati atauterjadi proses penjualan, bisa dalam faktur.

Formulir yang digunakan dalam prosedur pesananpenjualan adalah surat perintah pengiriman (shippingFormulir yang digunakan dalam prosedur pesananpenjualan adalah surat perintah pengiriman (shippingorder) dengan beberapa tembusan yang masing-masingmempunyai fiingsi sendiri-sendiri.Formulir yang digunakan dalam prosedur pembuatan fakturadalah faktur (invoice) beserta tembusan-tembusannya.

Page 62: Adm. bisnis

Berikut ini uraian dari masing-masing tembusan faktursurat perintah pengiriman atau penjualan:1. Faktur penjualan2. Tembusan pengirim (shipping copy atau stock request

copy]3. Tembusan kredit (credit copy)4. Tembusan pemberitahuuan.5. Tembusan surat pengangkutan.6. Tembusan barang.7. Tembusan untuk arsip.8. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang

belum dipenuhi.

Page 63: Adm. bisnis

PERTEMUAN 5

ADMINISTRASI PENGADAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG/JASA

Page 64: Adm. bisnis

PENGERTIAN PENGADAAN BARANG/JASA

Pengadaan barang dan jasa merupakan usaha pihakpengguna untuk mendapatkan barang dari pihak penyediadengan cara pembelian.

Pembelian ini ada beberapa cara yang dapat digunakan,yaitu pembelian langsung kepada penyedia, membeliyaitu pembelian langsung kepada penyedia, membelidengan menunjuk penyedia secara langsung, pembeliandengan cara lelang dan lain-lain.

Terdapat perbedaan proses pengadaan barang dan jasaoleh pemerintah dan pihak swasta. (Pemerintah diatur olehPP, sedangkan swasta diserahkan ke masing sesuaiperjanjian/MOU)

Page 65: Adm. bisnis

FUNGSI PENGADAANMenyediakan sejumlah material sesuai kebutuhanproduksi. Material harus tersedia dalam jumlah yang cukupdengan standar mutu yang sudah ditetapkan.

Menurut Supriyanto dan Masruchah (2008:3) SecaraMenurut Supriyanto dan Masruchah (2008:3) SecaraSpesifik fungsi pengadaan terdiri dari dua, yaitu:1. Fungsi Perencanaan Pembelian/pengadaan2. Fungsi Pelaksanaan Pembelian/pengadaan

Page 66: Adm. bisnis

Proses perencanaan pembeliaan:Awal dari proses pengadaan yang dilakukan olehdepartemen purchasing, yang diklasifikasikan menjadi 3tahap, yaitu:1. Perencanaan Jangka pendek2. Perencanaan Jangka menengah3. Perencanaan Jangka panjang3. Perencanaan Jangka panjang

Proses Pelaksanaan Pembelian:Eksekusi terhadap angka pemesanan yang sudahditetapkan, yaitu proses pengadaan itu sendiri. Pemesanandilakukan terhadap semua item material kepada semuasupplier sebagai rekanan

Page 67: Adm. bisnis

FUNGSI KONTROL BIAYA PENGADAAN

Dalam perusahaan manufacturing pada umumnya biayamaterial memiliki bobot antara 60% - 80% dari total biayaproduksi, maka kontrol biaya pengadaan mutlak.

Pembelian material harus dapat dijaga dalam harga beliPembelian material harus dapat dijaga dalam harga beliyang wajar. Dengan harus tetap mempertimbangkanfaktor-faktor di dalam struktur harga, departemenpurchasing harus mampu melakukan analisis danmenentukan langkah untuk mejaga tingkat kewajaranharga.

Page 68: Adm. bisnis

FUNGSI ADMINISTRASI PENGADAAN

Proses pembelian material harus terkontrol dengan baik.Semua transaksi pembelian berupa penyerahan materialdari supplier dan pengembalian material yang rusak harustercatat dengan baik.Dengan memanfaatkan IT melalui aplikasi e-pro-curement,yaitu: suatu sistem komputer yang dibangun sedemikianyaitu: suatu sistem komputer yang dibangun sedemikianrupa sehingga kita bisa melakukan pengadaan secaraonline.Untuk mengetahui kinerja purchasing perlu dilakukanevaluasi secara periodik. Proses penyusunan data danlaporan harus dilakukan secara periode, baik yang sifatnyabulanan, semester, atau tahunan.

Page 69: Adm. bisnis

PROSES PENGADAAN

Aktivitas pengadaan material yang dilakukan DepartemenPurchasing melalui beberapa tahapan proses, yaitu:1. Proses perencanaan pengadaan2. Proses administrasi pengadaan3. Proses Produksi di supplier3. Proses Produksi di supplier4. Proses penyerahan5. Proses penerimaan dan penyimpanan6. Proses penyerahan ke lini produksi

Page 70: Adm. bisnis

PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN

Proses administrasi pengadaan meliputi prosesperhitungan jumlah pesanan, proses dokumentasipenyerahan dan proses administrasi pembayaran.Semua tahapan dalam proses pengadaan harusterdokumetasi dengan baik, sehingga mudah melakukanterdokumetasi dengan baik, sehingga mudah melakukanfollow up.Untuk memenuhi kebutuhan data sebagai penunjungpelaksanaan pembelian departemen purcahsingmempersiapkan data base sebagai master, data record,dan laporan pembelian.

Page 71: Adm. bisnis

Apabila terjadi ketidakmampuan perusahaan suplier dalammelakukan proses penyerahan pemesanan material atauorder yang berakibat kurangnya persediaan material untukmemenuhi kebutuhan proses produksi.Jika tidak dapat diatasi akan berakibat terhentinya liniproduksi perusahaan. Maka diperlukan:produksi perusahaan. Maka diperlukan:1. Lead time2. Lead time untuk persiapan dokumen3. Lead time pengadaan4. Lead time untuk memajukan pengiriman5. Lead time untuk memajukan proses produksi6. Menentukan siklus pemesanan

Page 72: Adm. bisnis
Page 73: Adm. bisnis

KONTROL MATERIAL

Page 74: Adm. bisnis

PENGADAAN BARANG/JASA (PBJ) PEMERINTAH(Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa

berdasarkan Keppres 80/2003)

METODA PEMILIHAN PENYEDIA JASA1. Pelelangan Umum2. Pelelangan Terbatas2. Pelelangan Terbatas3. Pemilihan Langsung4. Penunjukan Langsung5. PBJ Pekerjaan Penanggulangan Akibat Bencana Alam

Page 75: Adm. bisnis

I. PELELANGAN UMUM

1. Segmen pasar dan kualifikasi2. Jadual waktu pelaksanaan pelelangan umum3. Syarat peserta lelang4. Isi pengumuman5. Prakualifikasi dan Pascakualifikasi6. Undangan dan penjelasan lelang7. Pembukaan dokumen penawaran7. Pembukaan dokumen penawaran8. Evaluasi umum ( umum )9. Evaluasi administrasi10.Evaluasi teknis11.Evaluasi harga12.BA Pelelangan, penetapan pemenang, pengumuman

pemenang, sanggahan dan pengaduan, penunjukanpemenang, dan tanda tangan kontrak

13.Pelelangan gagal dan pelelangan ulang

Page 76: Adm. bisnis

II. PELELANGAN TERBATAS

1. Prinsipnya sama dengan proses pelelangan umum2. Dilakukan apabila diyakini pesertanya terbatas dan

untuk pekerjaan bersifat kompleks3. Pengumuman mencantumkan peserta yang diundang4. Bila ada peserta lain di luar yang diundang dan4. Bila ada peserta lain di luar yang diundang dan

memenuhi kualifikasi, wajib diikutsertakan dalampelelangan terbatas.

5. Pesertanya harus lulus prakualifikasi

Page 77: Adm. bisnis

III. PEMILIHAN LANGSUNG

• Hanya untuk PBJ bernilai sampai dengan Rp.100 juta• Tetapkan calon peserta yang diundang dan

diumumkan pada papan pengumuman resmi• Sekurang-kurangnya 3 penawaran• Dilakukan prakualifikasi• Dilakukan prakualifikasi• Tetap harus memenuhi prinsip-prinsip PBJ• Dilakukan klarifikasi dan negosiasi penawaran• Tidak memerlukan persetujuan Menteri/Gubernur/

Bupati/Walikota• Tetap diumumkan pemenangnya• Diberikan kesempatan sanggahan dan pengaduan

Page 78: Adm. bisnis

IV. PENUNJUKAN LANGSUNG1. Kriteria:

a. Keadaan tertentu:1) Penanganan darurat/bencana alam2) Pekerjaan perlu dirahasiakan3) Pekerjaan < Rp. 50 juta

b. Keadaan khusus:1) Tarif resmi2) Spesifik/satu penyedia jasa / hak paten1) Tarif resmi2) Spesifik/satu penyedia jasa / hak paten3) Kompleks/teknologi khusus / hanya satu

penyedia jasa.2. Memenuhi asas keterbukaan dan keadilan3. Dengan prakualifikasi dan diumumkan di papan

pengumuman resmi4. Dilakukan klarifikasi dan negosiasi5. Tanpa persetujuan Menteri / Gubernur / Bupati /

Walikota6. Diberikan kesempatan pengaduan masyarakat.

Page 79: Adm. bisnis

V. PBJ PEKERJAAN PENANGGULANGAN AKIBAT BENCANA ALAM

1. Pemasokan barang untuk keperluan bencana alam2. PL untuk penanganan darurat/konstruksi darurat3. BA yang tidak masuk cakupan kontrak

a. PL kepada BU yang melaksanakan pek.terdekat,diyakini mempunyai kemampuan

b. SPMK diterbitkan setelah persetujuan penanggungb. SPMK diterbitkan setelah persetujuan penanggungjawab keuangan,dan pernyataan bencana alam

c. Opname pek. bersama-sama BU yang ditunjuk,proses PBJ diproses simultan

e. DIP bencana alam untuk penanganan daruratf. Penangan permanen dilakukan dengan lelang

4. BA yang masuk cakupan kontraka. Pengangan darurat dengan CCOb. CCO /pek.tambah boleh > 10% NK

Page 80: Adm. bisnis

PERTEMUAN 6

ADMINISTRASI INVENTORY DAN PERGUDANGAN

Page 81: Adm. bisnis

PENGERTIAN INVENTORY

Inventory adalah material dan persediaan yangkeduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusiuntuk penjualan atau persediaan masukan untuk prosesproduksi. Seluruh badan usaha atau institusiproduksi. Seluruh badan usaha atau institusimembutuhkan inventory dan biasanya inventorymerupakan bagian yang besar dari totalasset. Inventory sangat penting bagi perusahaanmanufaktur secara finansial, inventory biasanyamewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalambalance sheet.

Page 82: Adm. bisnis

Menurut Sofjan Assauri (1993:169) persediaan dapatdidefinisikan sebagai berikut:“Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijualdalam suatu periode usaha yang normal“.

Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yangdisediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan.Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanyaada satu golongan inventory (persediaan), yangmempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut“Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan).

Page 83: Adm. bisnis

Administrasi inventory adalah suatu sistem yangbertanggungjawab untuk merencanakan dan mengawasiinventory mulai dari tahap raw material sampai kepelanggan.

Persediaan (Inventory), merupakan aktiva perusahaanyang menempati posisi yang cukup penting dalam suatuyang menempati posisi yang cukup penting dalam suatuperusahaan, baik itu perusahaan dagang maupunperusahaan industri (manufaktur), apalagi perusahaanyang bergerak dibidang konstruksi, hampir 50% danaperusahaan akan tertanam dalam persediaan yaitu untukmembeli bahan-bahan bangunan.

Page 84: Adm. bisnis

Tujuan Dasar Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antarapermintaan dan penawaran. Inventory bertugas sebagaipenyangga/perantara antara:1. Permintaan dan penawaran2. Permintaan pelanggan dan barang jadi2. Permintaan pelanggan dan barang jadi3. Barang jadi dan ketersediaan komponen4. Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi

sebelumnya5. Bagian dan material untuk memulai produksi dan

persediaan material

Page 85: Adm. bisnis

Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yangoptimum maka manajemen inventory harus bertujuansebagai berikut:1. Pelayanan pelanggan yang maksimal2. Biaya operasional pabrik yang rendah3. Investasi inventory yang minimalKarena inventory disimpan di gudang, maka secara fisikKarena inventory disimpan di gudang, maka secara fisikmanajemen inventory dan gudang sangatberkaitan. Dalam beberapa kasus, inventory mungkindisimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain,perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsisebagai pusat distribusi.

Page 86: Adm. bisnis

Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisikmanajemen inventory dan gudang sangatberkaitan. Dalam beberapa kasus, inventory mungkindisimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain,perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsisebagai pusat distribusi.

Page 87: Adm. bisnis

Administrasi Gudang

Pergudangan adalah kesatuan komponen di dalam SupplyChain Product dan bagian-bagian dari gudang. Gudangadalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpanbarang yang akan dipergunakan dalam produksi, sampaibarang tersebut diminta sesuai jadwal produksi. Fungsipenyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudangbahan baku, atau nama khusus setempat, bergantungpada jenis barang yang di simpan.

Page 88: Adm. bisnis

Dalam produksi, idealnya raw material sampai padafasilitas pabrik pada saat dibutuhkan dan segera diproses,hasil dari produk harus dipabrikasi dan dirakit tanpapenundaan, dan produk yang sudah jadi harus segeradikirim ke costumer, dalam situasi ini (yang diistilahkansecara murni sebagai Just in time/JIT) hanya dibutuhkansedikit penahan atau penyimpanan material.sedikit penahan atau penyimpanan material.Dalam prakteknya, biasanya ada hubungan antarakeuntungan ekonomis dengan penyimpanan material, workin process (WIP), dan barang jadi.

Page 89: Adm. bisnis

Penyimpanan produk membuat elemen produksi bekerjalebih efisien per unit karena fixed cost/biaya tetapberhubungan dengan penggunaan elemen yang dapatmenyebar pada seluruh produk, misalnya:- Penyimpanan pada truk muatan produk di fasilitas

mengurangi biaya pengiriman per unitmengurangi biaya pengiriman per unit- Menyimpan barang work in process memungkinkan

pengurangan biaya setup per unit dari batch/lotproduksi.

Page 90: Adm. bisnis

Selain untuk mengurangi biaya produksi per unit,keuntungan lain adalah:1. Penghubung waktu, membuat produk tersedia ketika

dibutuhkan2. Aliran material, membuat produk dapat dikumpulkan,

disortir dan didistribusikan dengan efisiendisortir dan didistribusikan dengan efisien3. Proses, untuk beberapa produk ( misal anggur),

penyimpanan dipertimbangkan sebagai proses karenaproduk mengalami perubahan yang dibutuhkan selamapenyimpanan.

4. Pengamanan, misalnya penyimpanan limbah nuklir

Page 91: Adm. bisnis

Fungsi & Aktivitas Administrasi Pergudangan

Fungsi dasar dari gudang adalah penerimaan, identifikasidan penyortiran, penyimpanan, pengambilan barang daripenyimpanan, pengumpulan pesanan, pengemasan,pengiriman, dan pemeliharaan dokumen. Fungsi gudangdibentuk berdasarkan elemen berikut:dibentuk berdasarkan elemen berikut:1. Kerangka bangunan2. Media penyimpanan3. Mekanisme pengangkutan4. Kebijakan penyimpanan/pencarian5. Pengawasan/ kontrol

Page 92: Adm. bisnis

Mengoperasikan suatu pergudangan melibatkan beberapaaktivitas proses, dan operasi yang efisien dari gudangbergantung pada seberapa baik aktivitas proses tersebutdilaksanakan. Seperti di bawah ini:1. Penerimaan Barang2. Mengidentifikasi barang2. Mengidentifikasi barang3. Mengirim barang ke penyimpanan4. Simpanan Barang5. Pengambilan barang6. Penyusunan pengiriman7. Mengirim barang ke pengiriman8. Mengoperasikan sistem informasi

Page 93: Adm. bisnis

PERTEMUAN 7

REVIEW MATERI

Page 94: Adm. bisnis

RIVIEW MATERI

Yang terhormat Bapak/Ibu Dosen dan StafPengajar pengampuh mata kuliahADMINISTRASI BISNIS, apabila masih adapertemuan 7 (Review) dipersilahkan untukpertemuan 7 (Review) dipersilahkan untukmelakukan review dari pertemuan 1 s.d 6.dan konsorsium menyediakan 5 soal untuknilai tugas.