BAB 1
Sistem Informasi Manajemen
1.1 Definisi Sistem
Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu
susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh
sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia,
dan sebagainya. Sebuah sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti,
sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi
terdiri dari unsur yang dapat saling melengkapi dan memiliki satu maksud,
tujuan, atau sasaran.
Pembatasan lebih lanjut atas jenis sistem yang perlu dipelajari dalam
analisis sistem informasi adalah sistem harus berada di bawah pengendalian
manusia. Hal ini dapat dijalankan dengan mengatur beberapa unsur sistem atau
dalam aturan operasi sistemnya. Pembatasan ini tidak berlaku pada sistem fisik
seperti sistem tata surya dan alam hewan yang tidak berada di bawah
pengendalian manusia.
1.1.1 Model Umum Sebuah Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output.
Tentu saja ini adalah bentuk yang sederhana karena sebuah sistem
memiliki beberapa input dan beberapa output (Gambar 1). Sistem berada
dalam sebuah batasan, dan lingkungan berada di luar batasan tersebut.
1
Seperti contohnya produksi, batasan produksi adalah mesin produksi,
penyediaan produksi barang setengah jadi, para karyawan produksi,
prosedur produksi, dan sebagainya membentuk sistem.
Input Output
Model Sistem Sederhana
Input 1 Output 1
Input 2 Output 2
Input n Output n
Gambar 1. Model Umum Sebuah Sistem
Setiap sistem terdiri dari subsistem, dan subsistem terdiri dari pula
atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi oleh
batasannya. Saling keterkaitan dan interaksi antara sub sistem disebut
“interface”. Interface terjadi pada batasan sistem dan berbentuk input atau
output (materi, energi, atau informasi).
Sistem Subsistem Interface
Komputer
Unit Pengolah Pusat
1. Unit pengolah pusat
2. Unit input
3. Unit output
4. Penyimpan tambahan
1. Unit penghitung
2. Unit pengendali
Saluran
Kawat
penghubung
2
Sistem
Sistem
Pengolahan batch
dengan kerja
terpisah (separate
run)
3. Unit penyimpan
1. Kerja edit
2. Kerja sortir
3. Kerja update
4. Kerja output
Pengalihan data
pekerjaan satu
dengan yang
lainnya.
Tabel 1.1 Sistem, subsistem, interface
1.1.2 Subsistem
a. Factoring
Factoring adalah konsep sebuah sistem menurut perancangnya
untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi
keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara
terperinci. Oleh karena itu, sistem dibagi lagi menjadi sub sistem.
Batasan dan interface ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa
hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah
semua sub sistem adalah keseluruhan sistem.
Sebuah contoh proses factoring adalah sistem pengolahan
informasi. Walaupun sistem yang akan ditelaah adalah sistem
informasi, tetapi ada terlalu banyak detail di dalam sistem yang harus
dipelajari seluruhnya sekaligus secara cermat.
1) Sistem Informasi dibagi atas subsistem seperti :
a) Penjualan dan pemasukan pesanan
3
b) Sediaan barang
c) Produksi
d) Personalia dan daftar gaji
e) Pembelian
f) Accounting dan pengendalian
g) Perencanaan
h) Kecerdasan lingkungan
2) Setiap subsistem dibagi atas subsistem lagi. Sebagai contoh,
subsistem personalia dan daftar gaji dapat dibagi menjadi subsistem
lebih kecil sebagai berikut :
a) Penyiapan data masukan catatan personalia
b) Penyesuaian file daftar gaji personalia
c) Laporan personalia
d) Penyiapan data masukan daftar gaji
e) Daftar gaji harian
f) Daftar gaji bulanan
g) Laporan daftar gaji untuk manajemen
h) Laporan daftar gaji untuk yang berwenang / pemerintah
i) Audit personalia dan daftar gaji
3) Bila tugasnya adalah merancang dan memprogram sebuah sistem
baru, maka subsistem dalam (2) dapat dibagi lebih lanjut menjadi
subsistem lagi. Sebagai contoh, daftar gaji harian dapat diunsurkan
4
menjadi modul pengolahan seperti edit masukan, perhitungan
pembayaran kotor, perhitungan pemotongan dan pembayaran
bersih, pencetakan cek, pencatatan daftar gaji dan penyiapan
pengendalian audit, dan keluaran daftar.
b. Simplification (penyederhanaan)
c. Decoupling (pemisahan)
1.1.3 Konsep Sistem Diterapkan pada Sistem Informasi Manajemen
Sebagai sebuah sistem, SIM dan subsistemnya dapat ditelaah dan
dipahami dalam lingkup konsep sistem.
a. Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem
Sistem informasi menerima input data dan instruksi, mengolah
data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar
sistem yaitu input, pengolahan, dan output cocok bagi kasus sistem
pengolahan informasi yang paling sederhana seperti semua input tiba
pada saat bersamaan walaupun hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan
informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah
dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu, ada penambahan
sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem
informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data
baru maupun data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode
waktu sebelumnya.
5
Setelah ditambah penyimpanan data, fungsi pengolah informasi
bukan hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan
data untuk penggunaannya kelak. Model dasar pengolahan informasi
berguna dalam memahami sistem pengolahan informasi bukan hanya
secara keseluruhan, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi
secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan,
penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.
Sistem pengolahan informasi memiliki subsistem fungsional
seperti sistem perangkat keras, sistem pengoperasian, sistem
komunikasi, dan sistem data base. Selain itu juga memiliki subsistem
seperti masukan pesanan dan penagihan, dan daftar gaji serta personalia.
Penerapan subsistem memanfaatkan subsistem fungsional
1.2 Definisi Informasi
Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau
mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka.
Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian.
Informasi mengubah kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi
keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.
Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang. Berikut adalah definisi informasi berdasarkan berbagai sumber.
6
Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang
bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis
(2009: 7)
Information is the outcome of extraction and processing activities carried
out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific
domain.
Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga
menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan
Munir (2006:1) bahwa informasi merupakan hasildari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata
(fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti. Dengan demikian informasi dapat
dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data
menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu
kejadian dan fakta yang ada.
Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku
sampai barang jadi. Dengan perkataan lain sistem pengolahan informasi
mengolah data menjadi informasi. Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan
mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk berguna atau informasi
bagi penerimanya.
Analogi bahan baku terhadap barang jadi memperlihatkan konsep
bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang sebagai data mentah oleh
7
orang lain, sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan
baku bagi divisi lainnya. Sebagai contoh perintah pengiriman adalah informasi
bagi staf bagian pengiriman, tetapi menjadi bahan mentah bagi wakil direktur
yang menangani sediaan barang. Dengan adanya hubungan antara data dan
informasi ini maka kedua kata tersebut seharusnya tidak dapat saling ditukar
pemakaiannya.
Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan
atau keputusan, informasi menjadi kurang bernilai. Keputusan dapat berkisar dari
keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai
informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Sebagai
contoh, angka 3109,49 tidak dapat dianggap bernilai kecuali diketahui
mengakibatkan sebuah keputusan. Informasi, dalam lingkup sistem informasi
memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salahmempercayainya, akibatnya sama seperti yang
benar.
2. Baru. Informasi dapat benar-benar baru atau segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru
pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi sutu koreksi atau informasi salah atau palsu
sebelumnya.
8
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang sudah ada. Ini masih
berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi
tersebut.
Singkatnya, istilah “data” dan “informasi” sering saling tukar
pemakaiannya. Tetapi ada perbedaan yaitu bahwa data adalah bahan baku yang
diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki
tingkat lebih tinggi dan aktif dari pada data.
1.2.1 Definisi Data
Data atau bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok
teratur banyak simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan
sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka,
maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam
bentuk struktur data, struktur file, dan data base.
Data merupakan salah satu hal utama yang dikaji dalam masalah
TIK. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek.
Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.
Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun
secara terstruktur, dengan kata lain dalam Vercellis (2009:7),
Generally, data represent a structured codification of single primary
entities, as well as of transactions involving two or more primary entities .
9
Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat merepresentasikan
suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1)
“Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek
atau kejadian (event)”.
Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan
suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan
memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Setelah
kita mengerti akan pengertian tentang data maka dari hasil data tersebut
akan menghasilkan informasi. Informasi merupakan sesuatu yang
dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah
sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.
Dibawah ini adalah klasifikasi, jenis, dan macam data pembagian
data dalam ilmu eksak sains statistika beserta contohnya.
A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya
1. Data Primer
Data primer adalah secara langsung diambil dari objek atau
objek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.
Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk
meneliti preferensi konsumen bioskop.
10
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung
dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi
yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau
metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya
adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari
surat kabar atau majalah.
B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data
1. Data Internal
Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan
kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan,
data pegawai, data produksi, dsb.
2. Data Eksternal
Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta
kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah
penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi
pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
11
1.2.2 Perbedaan Data dan Informasi
Data Informasi
Nilai yang mempresentasikan
deskripsi dari suatu objek atau
kejadian
Hasil pengolahan dari data
Tidak akan dianggap bernilai
apabila tidak diolah menjadi
sebuah informasi
Tidak akan dianggap bernilai
apabila tidak diolah untuk
menghasilkan keputusan
Tabel 1.2 Perbedaan data dan informasi
1.3 Pengertian Manajemen
Lither Gulick menyatakan manajemen sebagai ilmu yang memungkinkan
manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi
manusia. Peter Drucker (2007), seorang ahli teori manajemen yang terkemuka,
menjelaskan bahwa manajer memberikan arah pada organisasi mereka,
memimpin, dan memutuskan. Berkaitan dengan penggunaan sumberdaya
organisasi untuk mencapai sasaran.
Manajemen adalah pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan cara
yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian sumberdaya organisasi (Richard L. Daft, 2000). Manajemen
adalah proses mengambil keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis
(termasuk pekerja, peraltan, dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan 12
jasa (L. W. Rue & L. L. Byars, 2005). Manajemen juga dapat didefinsisikan
sebagai ‘person’. Seperti diungkapkan oleh Mary Parker Follett menggambarkan
manajemen sebagai seni membereskan segala hal melalui orang lain.
Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari
keduanya dengan proporsi yang bermacam-macam. Pendekatan yang bersifat
keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan
struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Seni digambarkan
melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi
pada komponen organisasi, dan lain sebagainya.
Kesimpulan :
Manajemen sebagai ilmu dan seni berguna untuk memberikan arah pada
organisasi, memimpin, dan memutuskan. Manajemen adalah proses mengambil
keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis (termasuk pekerja, peraltan,
dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan jasa.
1.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sebuah organisasi mengadakan transaksi yang harus diolah agar bisa
menjalankan kegiatan organisasi. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan
pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan. Semua ini dan hal lainnya adalah
kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis, yang
mengikuti suatu prosedur standar tertentu.
13
Komputer bermanfaat untuk tugas pengolahan data semacam ini, tetapi
sebuah sistem informasi manajemen juga melaksanakan tugas lain dan lebih dari
sekedar sistem pengolahan data. Sistem pengolahan informasi menerapkan
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi
pengambilan keputusan. Sistem manajemen informasi digambarkan sebagai
sebuah bangunan piramida (Gambar 2) dimana lapisan dasarnya terdiri dari
informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung
operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem
informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi
untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak
manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum adalah
sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model
manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
14
Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen. (Diambil dari Robert V. Head,
“Management Information Systems: A Critical Appraisal”, Datamation, Mei
1967, hal. 23)
1. Sistem Manusia atau Mesin Berdasarkan Komputer
Persoalannya komputer untuk membentuk sebuah SIM bukan pada
digunakan atau tidaknya komputer dalam SIM, tetapi sejauh mana berbagai
proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi atau keputusan
berdasarkan komputer bukan berarti automatisasi secara total.
Konsep sistem manusia atau mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas
sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik oleh mesin.
15
Dalam sebagian besar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah
sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan
interaksi antara komputer dan manusia sebagai pengolah.
Kenyataan bahwa SIM dijalankan berdasarkan komputer berarti bahwa
manusia sebagai pengolah harus mempunyai pengetahuan yang cukup
mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep
manusia atau mesin berarti bahwa pengolah atau perancang sebuah SIM harus
memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku
manusia dalam mengambil keputusan.
2. Sistem Terpadu dengan “Data Base”
Sistem terpadu dengan “Data Base” adalah sebuah sistem terpadu yang
berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan
pengolahan. Sebuah sistem pengolahan informasi “data base” terdiri dari
semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Namun pada SIM yang
berdasarkan pada komputer, istilah data base dipakai khusus untuk data yang
dapat dijangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen sebuah data base
adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah
sistem manajemen data base.
Sistem pengolahan informasi yang mutakhir masih harus melayani
proses transaksi. Pada prakteknya, pengolahan transaksi (daftar gaji,
penjualan, piutang, dan lain sebagainya) menyajikan masukan bagi data base
yang vital untuk penerapan selanjutnya. Kecenderungan dalam pengolahan
16
transaksi pada banyak sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data
secara online dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula.
3. Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Bagi seorang pengolah data, menerima data mentah atau ikhtisar data
sekali saja tidak cukup. Harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan
data sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan
diambil. Metode untuk melaksanakan hal ini adalah mengolah data dalam
bentuk sebuah model keputusan. Sebagai contoh, sebuah keputusan investasi
dibandingkan pengeluaran modal baru harus diolah dalam bentuk sebuah
model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat laba yang dipengaruhi
kendala-kendala sehubungan dengan kendala dan risikonya.
Model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa
model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model
keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian
yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti seperti model optimisasi
(optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal untuk
memutuskan sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan perkataan lain,
diperlukan berbagai ancangan analitis dan permodelan untuk memenuhi
berbagai situasi yang memerlukan keputusan. Berikut ini adalah contoh
persoalan dan jenis model yang dapat diikutsertakan dalam sebuah SIM untuk
memenuhi kebutuhan tersebut :
17
No. Persoalan Contoh Model
1.
2.
3.
4.
Banyaknya sediaan barang
yang aman
Pemilihan personalia
Penetapan harga produk
baru
Pengendalian pembelanjaan
Model sediaan yang menghitung
sediaan barang yang aman
Model pencarian dan pemilihan
personalia
Model pengenalan produk baru
Model pengendalian anggaran
Tabel 1.3 Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Banyaknya model keputusan yang dibutuhkan menunjukkan bahwa
SIM memiliki seperangkat model keputusan umum yang bermanfaat untuk
banyak jenis situasi analisis dan keputusan serta seperangkat model yang
sangat khusus untuk jenis keputusan tertentu pula. Di samping model
keputusan, juga diperlukan adanya model perencanaan dan perangkat lunak
model perencanaan untuk membantu manajer dalam fungsi perencanaan.
Model pengendalian diiukutsertakan untuk memberikan laporan
prestasi nyata dibandingkan dengan prestasi yang direncanakan atau prestasi
standar, selain itu juga untuk menganalisis banyak alasan atas penyimpangan
yang mencolok.
4. SIM Minimum
SIM adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung
bukan hanya operasi tetapi juga mendukung proses manajemen. Oleh karena
18
SIM akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya,
maka sebuah sistem pengolahan data yang sederhana dapat disebut sebagai
SIM apabila disertai dengan suatu data base yang sederhana, kemampuan
menemukan kembali (retrieval capabilities), dan satu atau dua model
perencanaan atau keputusan.
Berbagai model analitis dan pengambilan keputusan perlu agar
manajemen dapat menerima informasi yang berguna. Namun hal yang perlu
diingat adalah sebuah SIM tidak boleh diukur berdasarkan kerumitan dan
kemutakhiran landasan modelnya. Model yang cukup sederhana kerap lebih
berguna dan lebih banyak dipakai, tergantung pada organisasi dan
pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model tersebut.
5. SIM di Mata Pemakai
Kebanyakan pemakai SIM berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :
No. Pemakai Penggunaan
1.
2.
3.
Petugas Administrasi
Manaje Tingkat Bawah
Staf Ahli
Mengerjakan transaksi, mengolah data,
dan menjawab pertanyaan.
Mendapatkan data operasi. Membantu
perencanaan, penjadwalan, mengetahui
situasi yang tak terkendali, dan
mengambil keputusan.
Informasi untuk analisis. Membantu
dalam analisis, perencanaan, dan
19
pelaporan.
Tabel 1.4 SIM di mata pemakai
Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan
masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang
disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses
administrasi akan berubah dengan memakai alat online seperti unit peraga,
alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh
bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya
mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.
Para manajer tingkat bawah akan membutuhkan lebih banyak masukan
data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam memperoleh informasi.
Informasi keadaan juga akan dicapai secara lebih mudah. Model keputusan
dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya
penjadwalan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis
dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi
menjadi lebih besar frekuensinya.
Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat
manfaat besar dari kemampuan SIM. Data base diselidiki untuk kemungkinan
suatu persoalan. Data tersebut dianalisis untuk menemukan pemecahan yang
mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan
pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut
20
memberikan cara penelitian dan perancangan, sementara staf ahli
merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.
Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk
memperoleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk
pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan
yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia / mesin
dan prosedur keputusan untuk membantu pencapaian sebuah keputusan yang
baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan barang akan
memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal
jumlah pesanan.
Seperti halnya dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat
muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis. Mungkin
algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan
untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang
memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah
dialog manusia / mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.
Manajemen tingkat lebih tinggi terpengaruh oleh SIM melalui
perbaikan tanggapan atas permintaan informasi, monitoring yang
berkesinambungan dan bukan sekedar pelaporan periodik, serta peningkatan
kemampuan mengenali persoalan atau peluang. Pengendalian manajemen
dibantu oleh model perencanaan dan model analitis. Bagi manajemen tingkat
puncak, perencanaan strategis dibantu oleh model perencanaan strategis dan
21
analisis yang mendukung penggunaannya. Manajer puncak dalam kebanyakan
kasus kurang menggunakan alat online secara pribadi, tetapi lebih tergantung
pada para staf ahlinya untuk melakukan interaksi manusia / mesin tersebut.
Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan
pendekatan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang
lebih sama, tetapi terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak
alat online dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan
berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru
yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis,
perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan data dan
dukungan informasi yang lebih baik.
6. Sistem Informasi Kesehatan
Sistem informasi kesehatan, seperti halnya sistem informasi
manajemen, berfungsi untuk menyediakan informasi namun memiliki ruang
lingkup pelayanan kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) merupakan
sebuah sarana sebagai penunjang pelayanan kesehatan yang diberikan kepada
masyarakat. Sistem informasi kesehatan yang efektif memberikan dukungan
informasi bagi proses pengambilan keputusan di semua jenjang, bahkan
di puskesmas atau rumah sakit kecil sekalipun. Bukan hanya data,
namun juga informasi yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat yang dapat
disajikan dengan adanya sistem informasi kesehatan yang tertata dan
terlaksana dengan baik.
22
1.5 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Pada dasarnya, sistem informasi manajemen merupakan tahapan awal dari
perkembangan sistem penunjang keputusan pada sebuah organisasi. Sistem
informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru di dunia pengorganisasian
yang identik dengan komputerisasinya, namun sebelum adanya komputer, teknik
Sistem Informasi Manajemen telah ada untuk memberikan manajer informasi
yang memungkinkan para manajer untuk merencanakan serta mengendalikan
organisasi.
Seiring dengan daya saing yang meningkat, komputer telah menambah
satu atau dua tingkat seperti kecepatan, ketelitian, meningkatnya volume data
yang memungkinkan pertimbangan alternatif yang lebih banyak dalam suatu
keputusan. Manfaatnya yang dapat ditawarkan oleh Sistem Informasi Manajemen
untuk menunjang kinerja manajer dalam organisasi adalah sebagai berikut.
a. Merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah
tindakan yang terbaik untuk mencapai yang telah direncanakan.
b. Mengorganisasikan berbagai tugas yang diperlukan untuk rencana
operasional, menyusun tugas kedalam bentuk kelompok yang homogen
dan menetapkan pendelegasian wewenang.
c. Mengendalikan prestasi kerja dengan menentukan norma prestasi kerja
dan menghindari penyimpangan terhadap norma atau standar yang telah
ditentukan.
23
Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis sedikit berada di bawah
optimum karena para manajer tidak berhasil menghubungkan bagian atau fungsi
satu dengan yang lainnya. Fungsi penjualan dilakukan tanpa banyak integrasi
dengan desain atau produksi sehingga pengendalian produksi sering kali tidak
terkoordinasi dengan perencanaan keuangan atau personalia sedangkan sistem
informasi manajemen yang klasik sebagian besar menangani laporan perihal
varian (penyimpangan) atas dasar historis dan dibangun hanya disekitar perkiraan
tanpa terlalu banyak memperhatikan kebutuhan organisasi atas dasar informasi.
Menurut Robert G. Murdick prinsip dasar teori sistem bahwasanya tiap sistem
diikat bersama oleh pertukatan informasi yang benar adanya sangat dibutuhkan
oleh sistem bisnis atau sistem organisasi.
1.6 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Murdick, Ross, dan Calgget Sistem Informasi Manajemen
bertujuan untuk meminimalisir kerumitan manajemen dan organisasi serta
mempermudah pekerjaan manajemen karena manajer modern identik dengan
kemampuan untuk memperoleh, menyimpan, mengolah, mengambil kendali
dan menyajikan informasi untuk suatu keputusan yang tepat.
1.7 Subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam
menjalankan peran dan fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem sistem
informasi manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa
subsistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:
24
a. Data
Data merupakan salah persyaratan yang harus terpenuhi dalam sistem
informasi manajemen. Data yang bersifat tunggal umumnya disebut datum,
sedangkan data merupakan kumpulan datum. Data sudah ada sejak ribuan
tahun lalu sejak manusia sudah melakukan usaha bisnis (Robert
Murdick.1984). Sebelum manusia mengenal tulisan, seluruh data tersimpan di
dalam ingatan manusia ketika melakukan kegiatan usaha.
Beberapa tulisan yang paling pertama ditemukan adalah daftar dari
transaksi dagang (database). Data dari pemikiran, dalam bentuk buku atau
lembaran, merupakan hal yang umum pada zaman Plato dan Aristoteles.
Bangsa Romawi telah memelihara berbagai jenis data tentang hukum dan
perpajakan. Menurut Robert Murdick, data digunakan dalam arti sebagai suatu
himpunan simbol atau stimulan pengalaman yang tidak mempunyai arti atau
nilai apapun secara tersendiri.
Database merupakan kumpulan data yang disusun secara logis dan
dikendalikan secara terpusat (Robert Murdick.1984). Database itu secara
sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun, dengan adanya tambahan
penjelasan tentang arti data tersebut dan beberapa peraturan untuk
mengolahnya maka akan dihasilkan informasi dari database tersebut.
Manajemen dapat bertindak atas informasi. Oleh karena itu, penggunaan
database secara tepat dapat menjadi sarana yang tepat untuk menghasilkan
informasi untuk mengambil keputusan.
25
b. Hardware (Perangkat Keras)
Perangkat keras identik dengan kemajuan pengelolaan sistem
informasi manajemen dalam bidang komputerisasi. Menurut Jane & Kenneth
Laudon, perangkat keras komputer merupakan perlengkapan fisik yang
digunakan untuk aktivitas input, proses, output dalam sebuah sistem informasi
manajemen. Banyak manajer yang merasa tertolong dengan adanya komputer,
seiring dengan kemajuan tekhnologi, menuntut manajer dan para ahli bisnis
untuk dapat menguasainya, walaupun manajer dan para ahli tersebut tidak
perlu menjadi ahli komputer namun harapannya dapat memiliki pemahaman
mengenai perangkat keras.
Komputer dapat menjalankan peran dan tugasnya dibantu dengan
subsistem komputer berupa mouse, keyboard, printer, CPU (Central
Processing Unit) sehingga manfaat menggunakan komputer bertambah dalam
penggunaanya yakni, untuk mengolah data, menyimpan data dan
mengkonversikan data.
c. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat keras berupa komputer dapat berfungsi apabila didukung
oleh komponen perangkat lunak yang berada di dalam komponan perangkat
keras. Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan
sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan
mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah sistem
informasi manajemen.
26
Berbagai jenis perangkat lunak saling berhubungan satu dengan
lainnya dan dapat dianalogikan sebagai sekumpulan kotak yang saling terjalin,
setiap kotak harus berinteraksi erat dengan kotak lain di sekelilingnya. Contoh
perangkat lunak seperti Microsoft dan Linux.
d. Brainware (Perangkat Otak)
Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan
menggunakan perangkat keras dan lunak. Penggunan perangkat keras dan
lunak dalam sebuah organisasi tidak hanya pegawai tingkat teknikal tetapi
juga jajaran atas seperti manajer tengah dan manajer atas juga harus bisa
menggunakan perangkat keras dan lunak sesuai teknologi pada saat ini, tidak
perlu menjadi seorang ahli komputer tetapi memilki kemampuan untuk
menggunakan dan mengoperasikannya.
Banyak yang menganggap bahwa kedepannya kemampuan seorang
manajer untuk merancang aplikasi manajemen akan tergantikan oleh
kemampuan komputer untuk mengolah dan menyimpan informasi organisasi.
Hal ini disebabkan kegagalan yang dilakukan pekerja untuk mencari dan
mengelola data yang dilakukan perorangan. Data yang diambil secara
sembarangan, pada akhirnya data yang dihasilkan tidak berguna bagi
organisasi karena tidak terolah dengan secara tepat dan tidak adanya alat
untuk menyimpan banyak data tersebut, karena keterbatasan manusia zaman
sebelum ada komputer.
e. Network (jaringan)
27
Terdapat berbagai cara untuk mengorganisir berbagai komponen
telekomunikasi untuk membentuk jaringan, tanpa adanya jaringan data
(informasi), jaringan keras, jaringan lunak, dan perangkat otak akan tidak
berguna apabila satu individu dengan lainnya tidak dapat saling berbagi
informasi di dalam organisasi.
Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan
komputer lainnya yang biasanya disebut terminal. Hal ini merupakan contoh
nyata dari pengolahan data yang dibagi dengan spesialisasi kerja karena
komputer utama dan komputer terminal membagi tanggung jawab
pengolahan, terlepas dari intelegensia tiap terminal. Contohnya adalah
komputer utama merupakan komputer yang dimiliki oleh manajer atas
sedangkan komputer terminal merupakan komputer yang dimiliki oleh jajaran
middle manager dan first-line manager.
Menurut Robert Murdick, jaringan komputer merupakan penghubung
antara “majikan dengan budak”, maksudnya komputer utama memberikan
tanggung jawab kepada komputer terminal melalui jaringan di dalam
organisasi. Contohnya adalah pemilik perusahan menginginkan mengenai
informasi keuangan perusahaan baik dari pendapatan hingga pengeluaran
produksi kepada manajer keuangan perusahaan, dengan adanya jaringan akan
mempermudah dalam memberi informasi satu dengan lainnya baik dari segi
waktu dan efisiensi serta efektivitas kerja.
28
Gambar 3. Jaringan Komputer Utama dengan Komputer Terminal
1.8 Langkah Menyusun Sistem Informasi Manajemen
Menurut Robbins, tidak ada satupun yang paling benar mengenai
bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen karena berbagai bentuk
susunan langkah Sistem Informasi Manajemen asal dapat diterapkan dengan
tepat maka hal tersebut yang paling benar pada kondisi tersebut. Susunan
langkah penyusunan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut.
1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh
manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen.
Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang
dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik
dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan 29
tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan
setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat,
misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah
yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini
membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag
di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik
dari segi kuantitas dan kulitas.
2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap
keputusan, beberapa hal yang dibutuhkan salah satunya adalah
mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi
yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di
dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer
pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer
keuangan.
3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat
guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal
harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan
diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai
tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi
membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen
dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.
30
4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi
yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan
informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal
yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah
sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta
hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah
terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi
satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan
untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
Gambar 4. Designing MIS
Kontroversi SIM
Penerapan teknologi komputer dan konsep SIM telah membuahkan beberapa
keberhasilan luar biasa di samping beberapa kegagalan yang agak mahal.
Alasan kegagalan pada umumnya dihubungkan dengan kekurangan
perangkat keras / lunak (penerapan dipaksakan), kekurangan tenaga dan
prosedur perkembangan SIM, atau kurang siapnya tenaga pemakai dan
fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut. Evolusi sistem berdasarkan
komputer telah menyebabkan beberapa gagasan yang saling bertentangan.
Beberapa bidang kontroversi adalah :
Sistem total dibandingkan dengan gabungan subsistem.31
1. Sumber sistem informasi terpusat dibandingkan dengan pengolahan terpencar.
Pengenalan kontroversi ini menunjukkan kenyataan bahwa SIM adalah
sebuah konsep yang masih dalam tahap pertumbuhan. Banyak usulan yang masih
harus diubah dalam pelaksanaannya pada dunia organisasi yang tidak sempurna ini.
Penerapan teknologi pada pengolahan informasi telah memberikan hasil berbeda
tergantung pada kesiapan organisasi dan fungsi yang dilibatkan untuk memakainya.
Akan timbul sebuah masa penyesuaian berat bila teknologi maju diterapkan pada
sebuah bidang dengan proses sangat sederhana atau tidak dikembangkan secara baik.
Ada penyesuaian yang perlu bagi sistem informasi maupun sistem pemakainya.
Sebuah analogi historis yang berguna adalah dengan pengalaman dengan penerangan
pertama komputer dalam pengolahan data, yaitu pengolahan daftar gaji di pabrik.
Penerapannya mengalami persoalan-persoalan berat karena sistem penggajian tidak
didefinisikan dengan baik dan karena rutin pengolahan komputer dipaksakan
menangani terlalu banyak kelainan. Tetapi dalam waktu singkat pengolahan daftar
gaji telah menjadi suatu penerapan yang mudah.
1.9 Efektivitas Sistem Informasi Manajemen
Manajemen informasi adalah istilah umum yang mencakup semua sistem
dan prosedur dalam sebuah organisasi untuk penciptaan dan penggunaan
informasi perusahaan.
Sistim informasi manajemen yang efektif tidak mudah. Ada banyak
sistim untuk mengintegrasikan, besar kebutuhan yang harus dipenuhi dan
kompleks organisasi (dan budaya) untuk mengatasi masalah. Efektivitas sistem
32
informasi manajemen harus memperhatikan faktor organisasi , budaya dan
strategis untuk meningkatkan manajemen informasi dalam organisasi.
Informasi Manajemen bukan sekedar teknologi tapi juga mencakup proses
bisnis dan praktek yang mendukung penciptaan dan penggunaan informasi. Hal
ini karena struktur informasi termasuk meta data, kualitas konten dan lainnya.
Semua harus dapat diatasi jika menginginkan keberhasilan informasi manajemen.
Menurut James Robertson 10 kunci prinsip untuk memastikan bahwa
kegiatan informasi manajemen bisa efektif dan sukses.
1. Mengakui (dan mengelola) kompleksitas (Recognise (and manage)
complexity)
Organisasi adalah lingkungan yang sangat kompleks untuk memberikan
solusi. Ada banyak tantangan yang perlu diatasi ketika merencanakan dan
melaksanakan informasi manajemen. Harapannya adalah kompleksitas dapat
dibatasi atau dihindari ketika merencanakan dan menyebarkan solusi. Oleh
karena itu pendekatan baru yang mengakui (dan mengelola) kompleksitas ini
harus ditemukan.
2. Fokus pada Adopsi (focus on adoption)
Sistim informasi manajemen hanya berhasil jika digunakan oleh staf dengan
sesungguhnya. Hal ini karena sistim informasi manajemen membutuhkan
partisipasi aktif dari staf di perusahaan.
Sebagai contoh :
33
a. Staf harus menyimpan semua file kunci ke dokumen atau sistim catatan
manajemen.
b. Dosen harus menggunakan sistim manajemen konten pembelajaran
untuk mengirimkan paket e-learning untuk siswa.
c. Staf yang berada di garis depan harus menangkap rincian panggilan
dalam sistim manajemen hubungan pelanggan (customer relationship
management system)
Dalam semua kasus ini, tantangannya adalah untuk mendapatkan adopsi yang
cukup untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dalam sistim telah
ditangkap. Dalam prakteknya, setiap proyek harus dirancang dari awal untuk
memastikan bahwa adopsi diperoleh dengan cukup.
3. Memberikan manfaat yang nyata dan terlihat (deliver tangible & visible
benefits)
Dalam banyak kasus, informasi manajemen awalnya berfokus pada
produktivitas penerbit atau manajer informasi. Menyampaikan manfaat yang
nyata melibatkan identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi.
Misalnya, meningkatkan informasi yang tersedia untuk memanggil staf
pusat dapat memiliki dampak yang sangat terlihat dan nyata pada layanan
pelanggan.
Pada dasarnya semua pihak harus bermitra pada perubahan yang lebih terlihat.
4. Menentukan prioritas menurut kebutuhan bisnis (prioritise according to
business needs)
34
Informasi manajemen ditargetkan pada kebutuhan bisnis atau masalah yang
paling mendesak. Pada gilirannya berasal dari strategi bisnis secara
keseluruhan dan arah bagi organisasi secara keseluruhan.
Sebagai contoh, tingkat kesalahan dalam aplikasi pinjaman rumah mungkin
diidentifikasi sebagai isu strategis bagi organisasi. Sebuah sistem baru
sehingga dapat diletakkan di tempat (bersama dengan kegiatan lainnya) untuk
mengelola informasi lebih baik yang mendukung pemrosesan aplikasi ini
5. Mengambil perjalanan seribu langkah (take a journey of a thousand steps)
Semua masalah manajemen informasi di dalam sebuah organisasi tidak bisa
diselesaikan jika hanya menggunakan aplikasi tunggal. Saat organisasi
tersebut mencari solusi, maka mereka akan mengembangkan sebuah strategi
yang besar dan mahal. Dengan asumsi hasil dari perencanaan strategis,
mereka biasanya menggambarkan visi jangka panjang tetapi juga memberikan
beberapa petunjuk yang jelas untuk tindakan segera. Dalam prakteknya, orang
yang mencari untuk merancang solusi manajemen informasi akan terjebak
oleh ketidakmampuan untuk melarikan diri dari proses perencanaan.
6. Menyediakan kepemimpinan yang kuat (provide strong leadership)
Informasi manajemen yang sukses adalah tentang perubahan organisasi
dan budaya, hal ini dapat dicapai melalui kepemimpinan yang kuat. Titik
awalnya adalah untuk menciptakan visi yang jelas dari hasil yang diinginkan
dari sistim informasi manajemen.
35
Kepemimpinan mendasari berbagai kegiatan komunikasi yang memastikan
bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas serta manfaat yang akan
diberikan.
7. Mengurangi resiko (mitigate risks)
Karena kompleksitas yang melekat dari lingkungan dalam organisasi , ada
banyak risiko dalam menerapkan solusi informasi manajemen yaitu:
a. Memilih solusi teknologi yang tidak tepat.
b. Waktu dan anggaran yang ditutupi.
c. Kebutuhan bisnis yang berubah.
d. Masalah teknis, khususnya yang berkaitan dengan mengintegrasikan sistem
e. Kegagalan untuk mendapatkan adopsi oleh staf.
Pada awal perencanaan strategi manajemen informasi, risiko harus
diidentifikasi secara jelas. Setiap pendekatan juga harus diidentifikasi faktor
risikonya, baik menghindari atau atau mengurangi risiko. Sebagai contoh,
sebuah cara sederhana namun efektif mengurangi risiko adalah untuk
menghabiskan lebih sedikit uang.
8. Berkomunikasi secara ekstensif (communicate extensively)
Komunikasi yang luas dari tim sangat penting untuk inisiatif informasi
manajemen yang sukses. Komunikasi ini memastikan bahwa staf memiliki
pemahaman yang jelas. Ini adalah prasyarat untuk mencapai tingkat yang
diperlukan untuk adopsi.Dalam lingkungan yang kompleks, tidak mungkin
untuk menegakkan pendekatan perintah dan kontrol yang ketat kepada
36
manajemen. Sebaliknya, titik akhir yang jelas ('visi') harus dibuat untuk
manajemen informasi, dan dikomunikasikan secara luas. Hal ini
memungkinkan setiap tim untuk menyesuaikan diri dengan tujuan
akhirnya, dan untuk membuat keputusan tentang pendekatan terbaik.
Untuk alasan ini, langkah pertama dalam sebuah proyek informasi
manajemen harus mengembangkan pesan komunikasi yang jelas. Kemudian
harus didukung oleh rencana komunikasi yang menggambarkan sasaran, dan
metode komunikasi. Tim juga harus mempertimbangkan pembentukan “lokasi
proyek” pada jaringan sebagai awal untuk menyediaka lokasi untuk dokumen
perencanaan, rilis berita, dan update lainnya. Staf tidak memahami perbedaan
sistim.
9. Bertujuan untuk memberikan peningkatan pengalaman bagi pengguna (aim to
deliver a seamless user experience)
Mendidik staf dalam tujuan dan penggunaan menetapkan sistim informasi
yang berbeda itu sulit dan umumnya sia-sia.
Akan selalu ada kebutuhan untuk memiliki beberapa sistim informasi, namun
informasi yang terkandung di dalamnya harus disajikan dalam cara yang
ramah. Dalam prakteknya ini berarti bahwa perbedaan aplikasi harus
diruntuhkan dan Menyampaikan jaringan tunggal (atau setara) yang
memberikan akses ke semua informasi dan alat di sepanjang tugas dan baris
subyek.
37
10. Memilih proyek pertama dengan sangat hati-hati (choose the first project very
carefully)
Pemilihan proyek pertama yang dilakukan sebagai bagian dari strategi
informasi sangatlah penting. Proyek pertama adalah kesempatan tunggal
terbaik (dan mungkin hanya) untuk mengatur organisasi pada jalan yang benar
terhadap praktek manajemen informasi dan teknologi yang lebih baik.
Karena itu, proyek pertama harus dipilih sesuai dengan kemampuan untuk
perubahan organisasi dan budaya yang lebih lanjut. Dalam prakteknya, sering
dimulai dengan satu masalah atau satu bidang yang membuat organisasi
secara keseluruhan akan tertarik, dan peduli.
1.10 Hambatan Sistem Informasi Manajemen
Organisasi dihadapkan dengan banyak persoalan dan permasalahan manajemen
informasi. Masalah umum manajemen informasi meliputi :
1. Besarnya jumlah perbedaan manajemen system informasi .
2. Sedikitnya integrasi atau koordinasi system informasi.
3. Rentang sistem warisan yang memerlukan upgrade atau penggantian.
4. Persaingan langsung antara system informasi
5. Tidak ada arah strategis yang jelas untuk lingkungan teknologi secara
keseluruhan.
6. Adaptasi yang dibatasi dan setengah-setengah dari system informasi yang telah
ada oleh staf.
38
7. Kualitas informasi, termasuk kurangnya konsistensi, duplikasi dan out of date
informasi.
8. Sedikit pengakuan dan dukungan dari manajemen informasi oleh manajemen
senior.
9. Terbatasnya sember daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki
system informasi.
10. Kurangnya definisi di seluruh perusahaan untuk jenis informasi dan nilai (bukan
taksonomi seluruh perusahaan).
11. Besarnya jumlah kebutuhan bisnis yang beragam dan masalah yang akan
dibahas.
12. Kurangnya kejelasan sekitar strategi dan arah organisasi yang lebih luas.
13. Kesulitan dalam mengubah praktik dan proses kerja staf.
14. Politik internal berdampak pada kemampuan untuk mengkoordinasikan kegiatan
seluruh perusahaan.
Kesimpulan :
Sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk
mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Data adalah nilai yang mempresentasikan deskripsi dari suatu objek atau
kejadian. Informasi adalah data yang sudah diolah dan berguna untuk menyusun
sebuah keputusan
Sistem pengolahan informasi menerapkan kemampuan komputer untuk
menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Pada
39
makalah ini, hanya membahas sistem informasi manajemen tanpa membahas lebih
lanjut materi sistem informasi kesehatan dimana yang membedakan keduanya adalah
ruang lingkupnya. Apabila sistem informasi kesehatan fokus ke bidang kesehatan,
namun sistem informasi manajemen berlaku untuk semua organisasi.
Meskipun pada kenyataannya komputer tidak lebih dari sekedar alat untuk
mengolah data atau melakukan perhitungan, banyak manajer menganggap sebagai
elemen sentral dari suastu sistem informasi manajemen, sikap ini cenderung
berlebihan. Elemen vital pada sistem informasi manajemen adalah manusia itu sendiri
dalam hal ini adalah manajer yang memiliki bakat manajerial untuk mengatur dan
menggerakan sistem dan informasi.
Menerapkan solusi teknologi informasi dalam lingkungan organisasi yang
kompleks dan selalu berubah tidak pernah mudah. Tantangan yang melekat dalam
proyek manajemen informasi berarti bahwa pendekatan baru perlu diambil, jika
mereka ingin berhasil.
40
BAB 2
Manajemen Pengetahuan
2.1 Definisi Manajemen
Management is what a manager do. Manajemen adalah hal yang dilakukan oleh
seorang manajer. Manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management dengan
kata dasar to manage yang berarti mengelola. Management is the process of deciding
how best to use a business’s resources to produce goods or provide service (Rue &
Byars, 2005). Manajemen adalah proses yang menentukan pengambilan keputusan
terbaik mengenai bentuk sumber daya bisnis yang akan digunakan untuk
memproduksi barang atau layanan jasa. Termasuk di dalam sumber daya bisnis antara
lain pekerja, lahan, dan dana produksi.
Manajemen juga merupakan suatu bentuk kerja yang mengikutsertakan
pengkoordinasian sumber daya organisasi untuk memenuhi tujuan organisasional.
Management is the attainment of organizational goals is an effective and efficient
manner through planning, organizing, leading, and controlling organizational
spruces (Daft, 2000). Tidak jauh berbeda dengan pengertian sebelumnya, manajemen
berarti sebuah proses pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan seefektif dan
seefisien mungkin melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian sumber daya organisasi. Di sini manajemen dianggap menyeluruh,
karena manggunakan sumber daya organisasi untuk berhasil mencapai kinerja yang
tinggi.
41
Manager give direction to their organization, provide leadership, and decide
how to use organizational resources to accomplish goals (Drucker, 2007). Hal ini
berarti bahwa manajer berkewenangan untuk memimpin juga mengarahkan arah
organisasi yang akan dijalankan. Termasuk didalamnya menentukan cara
pemanfaatan segala sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan.
Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya
dengan proporsi yang beragam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal
perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan
kebijakan, dan sebagainya.
Pada konteks manajemen, seni digambarkan diantaranya melalui proses
keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen
organisasi. Dari berbagai pemahaman yang dipaparkan oleh berbagai ahli tersebut,
dapat ditentukan beberapa aspek penting mengenai pengertian dari manajemen, yang
antara lain adalah:
a. Manajemen merupakan proses pencapaian sasaran organisasi
b. Manajemen juga mencakup orang yang menjalankan kegiatan manajerial
c. Manajemen merupakan jabatan
d. Manajemen merupakan perpaduan dari ilmu dan seni
Jadi, manajemen yang secara universal dikenal sebagai sebuah proses untuk
mencapai tujuan dari organisasi, juga bisa didefinisikan sebagai orang dan profesi
atau jabatan. Manajemen bukan ilmu juga bukan seni, tetapi perpaduan dari
keduanya.
42
2.2 Definisi Pengetahuan
Definisi sederhana dari pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat
keputusan kualitas informasi dan data. Ada definisi lain untuk pengetahuan,
misalnya:
Pengetahuan adalah proses mengetahui.
Pengetahuan adalah tingkat superior informasi dalam rantai nilai.
Pengetahuan adalah sarana yang kita ciptakan informasi dan data dalam
konteks sosial.
Pengetahuan berbeda dari Data dan Informasi, ada banyak definisi untuk
membedakan data, informasi dan pengetahuan. Salah satunya adalah :
Data adalah atribut, peristiwa, transaksi
Informasi adalah data yang diorganisir untuk menyampaikan makna bagi
banyak orang.
Pengetahuan adalah data dan informasi yang diorganisir untuk
menyampaikan pengalaman dalam model dapat digunakan kembali.
Sebagai contoh, pelaporan volume produksi minyak harian dapat diklasifikasikan
sebagai data. Ringkasnya data ini ke dalam kurva penurunan produksi menghasilkan
informasi. Pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat keputusan bisnis
berdasarkan informasi ini. Ada klasifikasi pengetahuan oleh Quinn, Anderson dan
Finklestein. Mereka mendefinisikan 4 jenis pengetahuan. Aspek menarik dari
klasifikasi ini adalah bahwa proses dan tekhnologi dapat mengatasi tiga poin pertama.
43
Titik akhir menekankan pada unsur manusia yang membedakan manajemen
pengetahuan, yaitu:
Pengetahuan kognitif - Tahu Apa
Lanjutan Keterampilan - Tahu Cara
Memahami Sistem - Tahu Mengapa
Motivasi Diri - Perawatan Mengapa
Klasifikasi lain pengetahuan diambil dari Hope & Harapan (Harvard Business
School):
Eksplisit - keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis dan diajarkan
kepada orang lain.
Tacit - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang tidak
dapat dengan mudah menjelaskan.
Ini menggambarkan kenyataan bahwa semua pengetahuan tidak dapat ditulis di
atas kertas atau ditangkap secara elektronik pada komputer. Pengetahuan sering
ditulis dengan dukungan manusia (misalnya dalam bentuk pelatihan). Hanya karena
seseorang membaca manual, itu tidak berarti bahwa mereka memahami konten.
2.3 Definisi Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Robbins (2003) mendefinisikan manajemen pengetahuan (KM) sebagai suatu
proses mengatur dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif organisasi sehingga
informasi yang tepat sampai kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Van Beveren (2002) lebih lanjut mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai
44
praktik yang menemukan informasi yang berharga dan mengubahnya menjadi
knowledge critical diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan.
Manajemen pengetahuan adalah bidang yang muncul dengan kekuatan
intelektual yang cepat dan praktis untuk manajemen, serta umum digunakan pada
1997. Dalam kurun waktu yang sangat singkat, hampir setiap eksekutif atau
pelaksana adalah karakteristik yang paling bertanggung jawab bagi pengaruh
pengetahuan organisasi (Ruggles, 1998).
Manajemen pengetahuan terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang
digunakan dalam sebuah organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,
mendistribusikan dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman. Wawasan
dan pengalaman tersebut terdiri dari pengetahuan, baik yang diwujudkan dalam
individu atau tertanam dalam proses atau praktek organisasi. Manajemen
pengetahuan termasuk kursus yang diajarkan dalam bidang administrasi bisnis, sistem
informasi, manajemen dan ilmu perpustakaan dan informasi (Alavi & Leidner 1999).
Baru-baru ini, bidang lain sudah mulai berkontribusi untuk penelitian manajemen
pengetahuan, ini termasuk informasi dan media, ilmu komputer, kesehatan
masyarakat dan kebijakan publik.
Banyak perusahaan besar dan organisasi non-profit yang didedikasikan untuk
memiliki sumber daya upaya manajemen pengetahuan internal, sering sebagai bagian
dari 'strategi bisnis' mereka, tekhnologi informasi atau departemen manajemen
sumber daya manusia (Addicott,McGivern & Ferlie 2006). Upaya manajemen
pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan organisasi seperti meningkatkan kinerja,
45
keunggulan kompetitif, inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi
terus menerus. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)
mengacu pada sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk
penciptaan, menangkap, penyimpanan dan penyebaran informasi. Dalam konteks
organisasi, data yang merupakan fakta atau nilai hasil dan hubungan antara data serta
hubungan lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili informasi. Pola hubungan data
dan informasi serta pola lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili pengetahuan.
Perbaikan dalam manajemen pengetahuan mempromosikan faktor yang
menyebabkan kinerja superior : kreativitas organisasi, efektivitas operasional dan
kualitas produk dan jasa (Wiig, 1993). Konsep pertama menganggap pengetahuan
dasar manajemen dalam system pakar (Zeleny, 1987). Konsep lain yang menganggap
manajemen pengetahuan sebagai sumber daya organisasi (Adler, 1989).
Nilai manajemen pengetahuan berhubungan langsung dengan efektivitas, dengan
pengetahuan yang dikelola memungkinkan anggota organisasi untuk menghadapi
situasi saat ini dan efektif membayangkan dan menciptakan masa depan.
2.4 Tujuan Manajemen Pengetahuan
Tujuan dari manajemen pengetahuan yang efektif adalah berbagi pengetahuan di
seluruh organisasi untuk kepentingan organisasi atau individu. Ini mencakup
informasi agar sesuai dengan orientasi budaya dan keterampilan khusus untuk
sosialisasi pengetahuan. Informasi ini perlu untuk mempersiapkan individu untuk
sukses dan menyiapkan organisasi untuk hasil sukses. Manajemen pengetahuan
berusaha untuk mengatasi hambatan dalam pengetahuan berbagi seperti kolaborasi.
46
Seperti Rosenberg, “Banyak sistem manajemen pengetahuan yang difasilitasi
oleh tekhnologi internet. Meskipun kebutuhan tekhnologi belum cukup terpenuhi,
manajemen pengetahuan banyak mempelajari tentang orang-orang, hubungan kerja,
dan komunikasi. Kerja sama tim dan kolaborasi adalah bagian penting untuk
menciptakan keseimbangan yang tepat antara informasi dan tindakan orang”. Selain
itu, tujuan manajemen pengetahuan adalah menyediakan lingkungan yang fleksibel
dan kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan perusahaan yang
mengintegrasikan konten, proses bisnis dan orang-orang seperti penerapan
pengalaman dan kompetensi dalam rangka kegiatan usaha.
Hal ini memberikan dasar-dasar input ke pendekatan yang inovatif dan
produktivitas perkembangan. Sebagai hasil baru diciptakan untuk bisnis dan dicatat
melalui integrasi dengan proses bisnis dan konten, maka pengetahuan baru dapat
disimpan dan digunakan kembali. Manajemen pengetahuan bertindak sebagai “tahu
bagaimana” ketika melakukan kegiatan usaha atau mengembangkan bisnis baru. Serta
mendukung memungkinkan fleksibilitas operasional organisasi, proses bisnis dan
orang-orang untuk menjawab tantangan dalam suatu kompetisi dan menuntut
lingkungan bisnis. Manajemen pengetahuan juga memberikan solusi dengan
menyediakan kerangka yang mendukung penemuan pengetahuan, kolaborasi bisnis,
komunitas latihan, akses ke pengetahuan dan ahli manajemen inovasi di organisasi
mereka.
47
2.4.1 Pengaruh tujuan penerapan manajemen pengetahuan :
Penerapan manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh terhadap
proses bisnis organisasi:
a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang
terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan
pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan
dapat menghemat waktu dan biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan
kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga
proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat,
yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan
setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi
dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
d. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan
ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga
produktifitas dari organisasi akan meningkat.
Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk
keunggulan organisasi. Tujuan lainnya adalah:
• Fasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru.
• Minimalisasi hilangnya “pengetahuan” karena keluarnya karyawan.
• Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki.
48
• Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual
perusahaan.
2.5 Unsur Manajemen Pengetahuan
Gambar 5. Unsur Manajemen Pengetahuan
1. Unsur 1 APA
Obyek sentral KM = pengetahuan
Jenis :
- Tacit knowledge, knowing (Earl,Carayannis)
- Explicit knowledge, articulated knowledge (Hedlund)
49
KM
APA
Siapa Dimana
Bagai-
mana
Keduanya merupakan asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital
bagi organisasi (Edvinsson, Snowden,Van Buren).
2. Unsur 2 SIAPA
Aktor pelaksana proses KM
yaitu agregasi sosial dalam organisasi
meliputi:
- Individu (dalam dan luar organisasi),
- Kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi),
- dan organisasi itu sendiri
3. Unsur 3 BAGAIMANA
- Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form.
- Secara implisit tertuang pada semua model.
- Mekanisme untuk memperoleh dan menghasilkan/menciptakan pengetahuan
secara terus menerus.
- Dinamika interaksi (interaction dynamic) – menurut Nonaka.
- Menggambarkan proses dan dukungan teknologi sebagai “carrier” dan
“medium”
- Contoh proses
- Snowden:
- Pemetaan pengetahuan,
- Penciptaan kompetensi,
50
- Pengembangan sistem modal intelektual dan
- Pengelolaan pengetahuan tacit.
- Nonaka:
- Sosialisasi – Eksternalisasi – Kombinasi - Internalisasi
- Contoh dukungan teknologi:
- Groupware, virtual learning (Despres)
- Infratsructure support (Snowden)
4. Unsur 4 DIMANA
- Ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau aktifitas perolehan dan
penciptaan pengetahuan terjadi
- Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi,
yaitu: level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi.
- Contoh:
- Model Nonaka-Konno scr eksplisit mengistilahkannya dengan Ba
(originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan Exercising Ba).
- Secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat
terjadi secara face-to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time
(asynchronous) melalui dunia maya (cyber world) atau medium apapun yang
relevan.
51
Tabel 2.5 Matriks Analisis Unsur-unsur KM
2.6 Prinsip Manajemen Pengetahuan
1. Acquisition, yaitu menyewa, membeli, atau merekrut orang atau perusahaan
yang telah memiliki intangible assets sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Intangible assets tersebut diharapkan dapat memberikan skill dan pengalaman
mereka untuk dikembangkan dalam perusahaan. Menyewa konsultan
termasuk salah satunya.
2. Dedicated resources, yaitu menciptakan suatu unit kerja tertentu yang
bertanggung jawab terhadap pengembangan pemikiran/ide-ide baru.
Pembentukan atau pemgembangan divisi R&D adalah salah satu contoh.
52
3. Fusion, yaitu membangun kerjasama tim (teamwork) yang terdiri dari
berbagai orang dari latar belakang/perspektif keahlian yang berbeda-beda
untuk menciptakan sinergi.
4. Adaptation, yaitu melakukan penyesuaian terhadap perkembangan pasar.
Hal ini terutama sangat dibutuhkan SDM yang mampu menyerap dan
memanfaatkan new knowledge dan skill secara cepat.
5. Networks, yaitu knowledge yang dihasilkan dari pembentukan tim non
struktural dan tim informal yang dibentuk sendiri oleh pegawai berdasarkan
minat tertentu. Jika tim-tim ini semakin meluas dalam perusahaan maka
network akan terbentuk. Networks dapat pula dibentuk melalui pembicaraan
langsung, lewat telpon, lewat E-mail, dan groupware untuk saling share
expertise dan solve problem bersama-sama.
2.7 Proses Manajemen Pengetahuan
Sistim manajemen pengetahuan mencakup empat langkah yaitu creating,
structuring, sharing dan applying. Gambar di bawah ini menyajikan daftar singkat
prosedur dan peralatan dalam setiap langkah.
53
Gambar 6. Proses Manajemen Pengetahuan
Gambar : Proses manajemen pengetahuan
1. Creating
langkah creating (menciptakan) mencakup akuisisi pengetahuan dan pameran
pengetahuan. Seperti yang diketahui ,pengetahuan berasal dari sumber yang
berbeda, seperti hasil pembelajaran klinis, praktek terbaik dan prosedur yang
inovatif. Proses untuk memperoleh pengetahuan, baik dari sumber internal
maupun eksternal tergantung pada staf yang terlibat di dalamnya. Pameran
pengetahuan dipahami sebagain metode representasi resmi proses yang
dikembangkan oleh organisasi.
2. Structuring
langkah structuring (penataan) melibatkan mendefinisikan,menyimpan,
pengindeksian dan menghubungkan dokumen dan gambar digital. Pemetaan
54
pengetahuan yang ada, dalam hal konteks dan penting, membantu
mengklasifikasikan pengetahuan ke taksonomi atau kelompok.
3. Sharing
Sharing merupakan langkah yang memperhatikan penyebaran pengetahuan
dan kolaborasi antar rekan kerja yang dihasilkan dari transfer dan penyebaran
latihan atau praktik terbaik. Berbagi pengetahuan dilakukan dengan cara yang
berbeda seperti pelatihan, intranet, groupware, extranet komunitas,
pembandingan dan lintas fungsional tim.
4. Applying
Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan
pengambilan keputusan , pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi
dan kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas
minat, menggunakanalur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan
untuk mendorong untuk mempercepat proses
55
BAB 3
Hubungan Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Pengetahuan
.. Manajemen Pengetahuan adalah proses creating, capturing, sharing
dan using pengetahuan yang ada didalam organisasi. Yang mana pengetahuan
itu berasal dari data dan informasi yang sudah terkodifikasi untuk dijadikan
suatu pengetahuan yang berguna untuk pengembangan organisasi.
.. Managing Information Systems adalah proses mengatur sumber daya
informasi yang berasal dari data untuk meningkatkan kinerja organisasi.
.. Information Technology can support the processes for knowledge
creation, sharing, application and storage( Alavi & Leidner, 2001)
.. Information Technology can also enhace the interaction of individual,
group, organizational, and inter-organizational knowledge( Hedlund, 1994;
Nonaka & Takeuchi, 1995)
.. SIM mensupport proses dari Manajemen Pengetahuan. Manajemen
Pengetahuan membutuhkan subsistem deri MIS yaitu data, hardware,
software, dan brainware yang kemudian diolah dan dikodifikasi menjadi
sebuah informasi oleh MIS. Informasi yang telah diolah oleh MIS menjadi
bahan dasar dari Manajemen Pengetahuan, informasi tersebut akan diolah
menjadi pengetahuan dengan proses creating, capturing, sharing dan using
pengetahuan itu sendiri.
.. MIS dan Manajemen Pengetahuan mempunyai tujuan yang sama yaitu
untuk merencanakan dan mengendalikan organisasi dengan sistem 56
pengambilan keputusan yang tepat. Dengan merubah data menjadi informasi
yang berguna dan dapat dimengerti dan dijadikan pengetahuan oleh organisasi
maka akan mempermudah organizational problem solving(Compton &
Jansen, 1990).
.. Untuk lebih mengetahui hubungan antara SIM dan Manajemen
Pengetahuan harus mengetahui perbedaan data, informasi dan pengetahuan.
Data adalah hasil dari sebuah proses atau peristiwa yang tidak bisa ditarik
kesimpulan bila belum digabungkan. Informasi berasal dari gabungan-
gabungan data yang menghasilkan suatu makna yang dapat ditarik
kesimpulan. Knowledge merupakan kesimpulan yang dikodifikasi dan
dijadikan pengetahuan untuk mengembangkan organisasi. Wisdom
merupakan hasil akhir dari pemahaman pengetahuan oleh masing- masing
individu. Jadi Data menghasilkan informasi, Informasi menghasilkan
pengetahuan, pengetahuan menghasilkan kesadaran atau kebijaksanaan.
Gambar 7. Data, information, knowledge, dan wisdom(
http://turing.une.edu.au)57
Upaya Manajemen Pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan
organisasi seperti meningkatkan kinerja, keumggulan kompetitif, inovasi,
berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi terus menerus. Sistem
Manajemen Pengetahuan mengacu pada sistem untuk mengelola
pengetahuan dalam organisasi untuk penciptaan, menangkap, penyimpanan
dan penyebaran pengetahuan.
Dalam konteks organisasi, data yang merupakan fakta atau hasil
antara data dan hubungan memiliki kapasitas untuk menghasilkan informasi.
Informasi memacu organisasi untuk membuat suatu kesimpulan atau
pemaknaan yang menghasilkan suatu pengetahuan.
Maka dari itu hubungan informasi dengan pengetahuan adalah
hubungan sequential , Informasi merupakan tulang punggung terciptanya
pengetahuan. Begitu halnya dengan SIM dengan Manajemen Pengetahuan ,
SIM merupakan bakal terbentuknya Manajemen Pengetahuan , walau dalam
segi proses dan sumber berbeda, tetapi MIS memberikan bahan untuk
terciptanya KM.
Gambar 8. Hubungan SIM dengan Manajemen Pengetahuan
58
.. Hubungan antara SIM dan Manajemen Pengetahuan dapat dirangkum
sebagai berikut, SIM dimulai dengan pengumpulan data yang diolah menjadi
informasi kemudian di share melalui komponen SIM. Sedangkan Manajemen
Pengetahuan diawali dengan adanya informasi yang diolah menjadi
pengetahuan dengan cara create, capture, sharing, dan using knowledge. Jadi
dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan bahan dasar dari Manajemen
Pengetahuan, SIM adalah backbone dari Manajemen Pengetahuan.
59
Conclusion
Management Information System is a system that is integrated among human skill, machine and unlife things to serve informations to support role and function of management in an organization. Management Information System has subsystems, those are data, hardware, software, brainware and network.
Knowledge Management is a process to manage and distribute policies in the right time and right place, so that can be used to make decision and to organized knowledge in organization to create, accept, and to informs knowledge.
Management Information Systems( MIS) organized data into an usable information, then that information transformed by Knowledge Management(KM ) into well knowledge for organization with creating, capturing, sharing and using knowledge process. So we can called MIS as the backbone of KM.
60
Lampiran
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen
1. Rekha Finazis (101011113)
Pertanyaan: Bagaimana caranya dalam mengatasi hambatan dalam Sistem
Informasi Manajemen?
2. Novintyasari (101011098)
Pertanyaan: Apa saja yang dapat dilakukan untuk mengurangi hambatan
dalam Sistem Informasi Manajemen?
Jawaban 1 & 2:
Untuk dapat mengatasi dan mengurangi hambatan adalah dengan cara:
1. Memperkecil jumlah perbedaan Sistem Informasi Manajemen di dalam
organisasi.
2. Memperbesar integrasi atau koordinasi antra satu dengan lainnya di dalam
suatu organisasi.
3. Memperkecil rentang pergantian sistem.
4. Mengurangi persaingan langsung antar sistem informasi.
5. Memperjelas arah strategis untuk lingkungan dan tekhnologi secara
keseluruhan dan secara luas.
6. Tidak membatasi adaptasi para staf dari sistem informasi yang telah ada.
7. Meningkatkan kualitas informasi, konsistensi dan informasi yang up to date.
8. Meningkatkan pengakuan dan dukungan kepada manajer baru oleh manajer
senior.
61
9. Meningkatkan sumber daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki
Sistem Informasi Manajemen.
10. Meningkatkan pemahaman mengenai perusahaan kepada para karyawan.
11. Memperkecil keragaman jumlah kebutuhan bisnis dan masalah di dalam
organisasi.
12. Meminimalisir pengaruh politik internal yang dapat berdampak pada
kemampuan untuk mengoordinasi kegiatan di dalam organisasi.
3. Febri Ayu (101011115)
Pertanyaan: Dalam sistem untuk mengambil suatu keputusan, tindakan awal
apa yang harus dilakukan dan pendekatan sistem yang bagaimana yang harus
digunakan supaya tidak terjadi suatu kesalahan atau keputusan yang tidak
memihak?
Jawaban: Untuk dapat mengambil suatu keputusan dapat
menggunakan penyusunan langkah Sistem Informasi Manajemen sebagai
berikut.
1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh
manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen.
Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang
dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik
dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan
tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan
setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat,
62
misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah
yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini
membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag
di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik
dari segi kuantitas dan kulitas.
2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap
keputusan, beberapa hal yang dibutuhkan salah satunya adalah
mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi
yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di
dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer
pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer
keuangan.
3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat
guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal
harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan
diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai
tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi
membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen
dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.
4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi
yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan
informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal
63
yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah
sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta
hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah
terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi
satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan
untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
Gambar 4. Designing MIS
4. Risyad Indra (101011254)
Pertanyaan: Apakah tepat menggabungkan subsistem dalam Sistem Informasi
Manajemen dalam pelaksanaannya dimasyarakat lebih efektif untuk
mengubah perilaku menjadi lebih baik?
Jawaban: Menurut kami, sanga tepat sekali karena Sistem Informasi
Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam menjalankan peran dan
fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem dalam Sistem Informasi
Manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa subsistem
yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:
- Data dan Informasi
Database itu secara sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun,
dengan adanya tambahan penjelasan tentang arti data tersebut dan
64
beberapa peraturan untuk mengolahnya maka akan dihasilkan informasi
dari database tersebut.
- Hardware (Perangkat Keras)
Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat keras komputer
merupakan perlengkapan fisik yang digunakan untuk aktivitas input,
proses, output dalam sebuah sistem informasi manajemen.
- Software (Perangkat Lunak)
Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan
sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan
mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah
sistem informasi manajemen.
- Brainware (Perangkat Otak)
Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan
menggunakan perangkat keras dan lunak.
- Network (jaringan)
Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan
komputer lainnya yang biasanya disebut terminal.
5. Ulya Rohima (101011096)
Pertanyaan: Contoh nyata bahwa Sistem Informasi Manajemen mendukung
manajemen pengetahuan kaitannya dengan bidang kesehatan?
Jawaban: Contohnya adalah angka kesakitan perut suatu puskesmas, bagi
kebanyakan orang angka kesakitan perut tidak berarti apapun tetapi divisi
65
pemasaran obat antasida sangat membutuhkannya untuk memutuskan jumlah
distribusi obat antasida di suatu daerah, sehingga obat yang didistribusikan
tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Manajemen Pengetahuan
1. Mariyatul Qibtiyah (101011032)
Pertanyaan: Apakah perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge?
Tolong berikan contohnya!
Jawaban :
Eksplisit knowledge adalah keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis
dan diajarkan kepada orang lain.
Contoh : resep masakan dapat diajarkan kepada orang lain, ilmu komputer,dll.
Tacit knowledge - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang
tidak dapat dengan mudah menjelaskan.
Contoh : Soft skill seperti pengalaman berorganisasi, pengalaman bekerja,dll.
2. Novita Dewi (101011038)
Pertanyaan: Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, langkah apa untuk
mewujudkan jika terjadi kejadian tak terduga? Apakah manajemen pengetahuan
bisa efektif?
Jawaban: Terdapat empat tujuan manajemen, jika salah satu tujuan manajemen
tidak tercapai, maka yang harus dilakukan:
a. Penghematan waktu dan biaya. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka
menstrukturkan sumber pengetahuan dengan baik merupakan
66
langkahnya. Sehingga organisasi akan mudah untuk menggunakan
pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya dan organisasi akan
dapat menghemat waktu dan biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka
perlu ditingkatkan untuk akses pengetahuan bagi kryawan. Ini bertujuan
untuk memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk
memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di
lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas
dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat
meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka setiap
karyawan harus mengerti visi dan misi perusahaan agar hal itu membuat
karyawan merasa bahwa perusahaan tersebut adalah dirinya sendiri.
d. Peningkatan produktfitas. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka
pengetahuan yang sudah ada digunakan ulang untuk proses atau produk
yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan
meningkat.
Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, maka manajemen
pengetahuan tidak bisa efektif.
67
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen dan
Manajemen Pengetahuan
1. Kartika Mega (101011239)
Pertanyaan: Di dalam proses manajemen pengetahuan terdapat creating,
structuring, sharing dan applying. Bagaimana jika terdapat hambatan pada
applying? Apakah menciptakan sesuatu yang baru lagi atau bagaimana?
Jawaban: Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan
pengambilan keputusan, pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi dan
kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas minat,
menggunakan alur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan untuk
mendorong untuk mempercepat proses. Oleh karena itu, sebuah perusahaan harus
melakukan ulang hal tersebut agar hambatan yang tadinya ada menjadi berkurang
ataupun tidak ada.
68
Daftar Pustaka
Adekunle Okunoye (Xavier University, USA) and Nancy Bertaux (Xavier University, USA), 2008 . http://www.igi-global.com.
Laudon, Kenneth & Laudon, Jane. 2004. Management Information Systems, Managing the Digital Firm, Eight Edition. Prentice-Hall International. USA.
Murdick, Robert. 1984. Information System for Modern Management 3rd Edition. Prentice-Hall International. USA.
Robertson,James .November 1st, 2005.10 Principles Of Effective Information Management. Diunduh dari :http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_effectiveim /index.html ,diakses pada 5 desember 2011, 20.10 WIB
Robbin, Stephen.P, Coulter.Mary. 1999. Management Sixth Edition. Prentice-Hall International. USA.
Leslie, R & Byars, L, 2005, Management: Skills and Aplication, 11thedn, Mc Graw- Hill Companies Inc., New York, USA.
Daft, R 2000, Management, 5thedn, Vanderbilt University, Harcourt Inc.
Drucker, P 2007, People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management, Harvard Business School Press, Boston.
Putu Laxman Pendit, 2001, Knowledge Management : The New World of Information Profesionalism.
Honeycutt, Jerry, 2000. Knowledge Management Strategies : Strategi Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.
69
Top Related