USER GUIDE E-LETTER

Setelah melakukan login, akan tampil beberapa menu utama

Menu Admin (Menu yang hanya dapat diakses oleh admin):

o Master

o Workflow

Menu User (Menu yang dapat diakses oleh seluruh user):

o Buat Surat baru

o Surat Masuk

o Surat Keluar

o Arsip Surat

Menu Admin Master

Master adalah menu untuk menambahkan user baru.

Workflow

Workflow adalah menu untuk membuat kategori surat beserta workflownya. Tahapan menambahkan

kategori dapat dilihat pada gambar berikut:

1. Klik menu workflow. Lalu tekan tombol Buat Baru pada sudut kanan bawah table kategori

2. Masukkan nama kategori dan ketarangan. Lalu tekan tombol Save

3. Buat alur surat sesuai SOP yang ada. Setelah itu tekan tombol Simpan pada bar atas

workflow

Menu User Buat Surat Baru

User dapat membuat surat baru dan memilih kategori surat yang telah dibuat oleh admin. Surat

yang dibuat oleh user akan secara otomatis mengikuti flow sesuai dengan workflow dari setiap kategori

surat. Tahapan membuat surat dapat dilihat pada langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol Buat Surat Baru". Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini. Pilih kategori

surat yang ingin dibuat, lalu klik tombol buat.

2. Isi form Surat sesuai kehendak anda, lalu tekan tombol Kirim.

Surat masuk

Surat masuk adalah segala bentuk surat yang ditujukan kepada user yang belum ditindak lanjuti

(menyetujui atau menolak surat) oleh user yang bersangkutan. Untuk menindak lanjuti suatu surat

dapat dilihat pada tahapan berikut;

1. Klik tombol Surat masuk maka akan tampil beberapa surat yang belum ditindak lanjuti. Klik

tombol lihat untuk membuka surat.

2. Setelah itu akan tampil informasi lengkap mengenai surat tersebut. User juga dapat mengunduh

file yang disertakan. Terdapat dua pilihan untuk merespon sebuah surat yaitu; Menyetujui atau

tidak menyetujui surat.

3. Misal pada kasus ini user memilih menyetujui surat. Maka akan tampil surat harus diteruskan

kepada siapa (jika flow masih berlanjut), serta komentar terhadap surat yang bersangkutan.

Setelah itu, tekan tombol setujui.

Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang pernah kita buat. Kita juga dapat melihat status surat

apakah surat sudah finish (disetujui oleh semua pihak yang bersangkutan) atau masih pending dan

dipertimbangkan oleh user lain.

Tombol print status surat berfungsi untuk mengunduk status surat dalam bentuk file PDF dan

dapat dicetak langsung. Contoh hasil print status surat:

Arsip Surat

Arsip surat adalah semua surat yang pernah ditindak lanjuti baik menyetujui ataupun tidak menyetujui.

Semua surat juga dapat dicetak dengan bentuk fail PDF. Contoh arsip surat :