TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI

KUNCI JAWABAN SOAL-SOAL DIKTATDRS.TJARNO HADIYONO, MM

NAMA : TUGIMAN NIM : 09101160053SEMESTER : 7

TINGKAT SARTA 1

Tes Formatif 1

1. Apa yang dimaksud dengan konsep manajemen?2. Sebutkan 3 macam pengertian manajemen dokumentasi menurut pendapat Mac

Donough & Garret?3. Jelaskan 2 macam kegiatan didalam fungsi planning dan jelaskan satu persatu?

4. Jelaskan dengan rinci tentang mata anggaran masukan dan mata anggaran keluaran?

5. Jelaskan konsep manajemen menurut pendekatan konsep 6 M?6. Uraikan secara lengkap maksud konsep manajemen dengan pendekatan 5W +1H?7. Jelaskan pengertian dokumentasi dalam arti sempit, luas, dank has?8. Jelaskan perbedaan antara Visi dan Misi de4ngan uraian menurut pendapat anda?9. Sebutkan macam-macam tujuan dan berikan beberapa contohnya?10. Jelaskan perbedaan antara tujuan denga sasaran?

Jawaban :

1. Konsep manajemen adalah suatu rencana aktivitas yang telah dibuat dan disepakati bersama untuk dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan konsep 5W + H (What, Where, When, Who, Why, dan How)

2. Menurut Mac Donough & Garret dokumentasi yaitu:a) Dalam arti sempit : Semua data dan fakta dicatatb) Dalam arti luas : Semua data dan fakta sebagai produk karya kemudian

dikumpulkan, dicatat, direkam, digolongkan jika masih belum lenggkap ditelusuri, disimpan, dan akhirnya didistribusikan kepada yang memerlukan.

c) Dalam arti khas : mengandung unsur peristiwa, Pendapat seseorang, Pengalaman, Data penemuan baru, dan hasilnya dijadikan sebagai pengambilan keputusan

3. 2 kegiatan di dalam fungsi planning adalah kegiatan tujuan hal-hal yang masih umum mis: pembuatan gedung sekolah yang harus selesai dalam rempo waktu 1 tahun dan kegiatan sasaran (hasil yang ingin dicapai secara sepesifik) apa-apa yang dibutuhkan untuk sampai kepada tujuan umum/rencana umum mis: siapa yang mengerjakanya, jumlah tenaga kerja, jumlah bahan atau material, jumlah mesin, kebutuhan tenaga kerja(poangan, sandang, papan) untuk penyelesaian pembangaunan gedung sekolahan.

4. Mata anggaran masukan adalah jumlah dana anggaran yang ada dalam kas sedangkan mata anggaaran keluaran adalah jumlah dana anggaran yang digunakan dalam proses produksi.

5. Konsep 6 M yaitu: Man (manusia), Money (dana), Methode (caranya), Material (bahan), Machine (mesin/alat), Market (pasar)

6. Maksud pendekatan manajemen dengan pendekatan 5W + 1H yaitu : What : apa yang akan kita kerjakan Where : menunjukan tempat pekerjaannya When : menunjukan waktu kapan pengerjaannya Who : menunjukan siapa yang akan mengerjakaannya Why : menunjukan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan How : menunjukan bagaimana cara pengerjaannya

7. Pengertian dokumentasi dalam arti sempit, luas dan khas menurut Mac Donough & Garret yaitu: Dalam arti sempit : Semua data dan fakta dicatat

Dalam arti luas : Semua data dan fakta sebagai produk karya kemudian dikumpulkan, dicatat, direkam, digolongkan jika masih belum lenggkap ditelusuri, disimpan, dan akhirnya didistribusikan kepada yang memerlukan.

Dalam arti khas : mengandung unsure peristiwa, Pendapat seseorang, Pengalaman, Data penemuan baru, dan hasilnya dijadikan sebagai pengambilan keputusan

8. Visi adalah tujuan yang diharapkan pada masa dating sedangkan misi adalah penjabaran dari visi atau cara-cara yang digunakan untuk mencapai tujuan

9. Macam-macam tujuan yaitu: Tujuan Jangka Panjang : tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu lebih

dari satu tahun anggaran. Tujuan Jangka Pendek : tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu

kurang dari satu tahun anggaran. Tujuan Jangka Menengah :tujuan yang ingin dicapai dalam tempo jangka

waktu 6 bulan10. Tujuan adalah sesuatu yang ingin kita capai melalui pendekatan waktu jangka

panjang, pendek, menengah sedangkan sasaran adalah efektif dari tujuan dalam arti sesuai dengan tujuan awal.

Tes Formatif 2

1. Jelaskan pengertian dokumentasi menurut pendapat anda sendiri?2. Jelaskan ruang lingkup didalam manajemen dokumentasi?3. Jelaskan perbedaan antara data/fakta dengan informasi?4. Apa yang dimaksud dengan istilah dokumentalis5. Jelaskan perbedaan antara information service personal dengan information

system personal?6. Jelaskan peranan dokumentasi7. Jelaskan aspek-aspek dalam dokumentasi 8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan data administrative berikut contohnya9. Jelaskan 6 dimensi dalam dokumentasi 10. Dalam Negara yang sedang dilanda krisis, dimensi mana saja yang sangat dan

yang paling besar pengaruhnya, serta jelaskan menurut pendapat anda

Jawaban :

1. Dokumentasi adalah suatu fakta baik berupa catatan tertulis dengan tangan, secara elektronik, gambar (foto), simbol-simbol kuno pada prasasti (batu), rekaman kaset video, dan benda-benda sejarah lainnya. Serta memiliki hubungan dengan kegiatan sosial, politik, budaya kehidupan manusia dan mempunyai kekuatan hukum secara sah dan dilindungi.

2. Ruang lingkup dokumentasi adalah segala kegiatan sosial, politik, budaya kehidupan manusia

3. Data/fakta adalah adalah suatu peristiwa/kenyataan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, sedangkan informasi adalah suatu laporan

setelah melalui proses pengelolaan data/fakta atau dapat juga dikatakan informasi adalah kumpulan fakta-fakta atau data-data.

4. Dokumentalis yaitu orang yang bekerja di bidang dokumentasi 5. Information service personal adalah orang yang melayani tamu atau recepsionis.

Sedangkan information sistem personal yaitu orang yang mengelola dokumentasi serta mempunyai keahlian dibidang komputerisasi baik sebagai programmer maupun sistem analist. Sehingga bias membuat analisa baik melalui variable independen maupun dependen serta dapat memberikan suatu kesimpulan.

6. Peranan dokumentasi yaitu ; sebagai alat bantu ingatan, bahan pembuktian, pengangambilan keputusan, sebaqgai barometer dalam organisasi (alat ukur)

7. Aspek-aspek dokumentasi yaitu: sebagai wadah, naskah atau kumpulan data, dan organisasi

8. Data administrative adalah data yang berhubungan dengan masalah administrasi atau ketata usahaan contohnya:Input Ouput

1. Absen Siswa2. Nilai Siswa 3. Kartu Alat 4. KTP5. STNK6. Katalog7. STTB8. NPWP9. SIM10. Daftar menu makanan

Daftar Kehadiran Buku RaportInventarisasi AlatJumlah PendudukJumlah pemilik kendaraan Jumlah Buku Perpustakaan Jumlah TamatanJumlah Wajib PajakJumlah PengendaraJenis-Jenis Makanan

9. 6 dimensi dalam dokumentasi yaitu :1. Dimensi lingkungan : personalia, keuangan dan saran. 2. Dimensi srategi : pelayanan, pelanggan, georafi, dan tujuan3. Dimensi Program : administrasi, geografis, distribusi, promosi,

produksi, dan pemasaran, mesin.4. Dimensi Stuktural Organisasi : distribusi fungsi, proses komunikasi, dan

authority atau kewenangan.5. Dimensi perilaku : aspek prilaku, aspek hubungan antar individu,

aspek prilaku antar kelompok, aspek hubungan antar kelompok.6. Dimensi Teknologi : hadware dan sofware

10. Yang paling besar pengaruhnya yaitu:1. Dimensi lingkungan : banyaknya PHK yang dilakukan oleh banyak

Perusahaan2. Dimensi Program : administrasi yang kacau balau , 3. Dimensi Prilaku : lebih mementingkan diri sendiri

Tes Formatif 3

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan keuangan (Financial Statmen)

2. Sebutkan dokumen sumber menurut akuntansi serta jelaskan fungsinya masing-masing

3. Sebutkan jurnal menurut akuntansi serta jelaskan fungsinya masing-masing4. Jelaskan tentang siklus akuntansi menurut pendapat anda sendiri 5. Apa yang dimaksud dengan surat berharga baik saham dan obligasi6. Tanggal 1 september 1999 dibelki kendaraan dengan tunai Rp. 72.000.000,-

sedangkan umur ekonomisnya 10 tahun. Diminta berapa besarnya penyusutan kendaraan apa bila pembukuan per 31 Desember 1999

7. Apa yang dimaksud dengan Bank Garented dalam eksport dan import8. Jelaskan pengertian tentang disago saham 9. Jelaskan tentang laporan arus kas (Cash Flow)10. Jelaskan perbedaan antara chek dengan giro

Jawaban :

1. Laporan keuangan (Financial Statement) adalah suatu laporan keuangan dari suatu lembaga biasanya terjadi pada perusahaan mengenai perkembangan bisnis selama satu priode

2. Dokumen sumber menurut akuntansi dibagi 2 yaitu : Berdasarkan sifatnya

1. Bukti internal dipergunakan oleh lembaga itu sendiri2. Bukti eksternal dibuat dengan pihak luar

Berdasarkan bentuk fisiknya :1. Bukti kas masuk (Cash Recipt)2. Bukti kas keluar (Cash Payment)3. Nota Kontan (Notes)4. Faktur (Invoice)5. Nota Kredit (Credit Notes)6. Bukti Memorial (memorandom)

3. Jurnal akuntansi adalah suatu buku harian yang harus dikerjakan setiap hari secara kronologis Fungsinya yaitu untuk mengetahui penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian, memorial.

4. Siklus akuntansi yaitu: Dokomen Sumber Jurnal Buku Besar Neraca Lajur Laporan Keuangan (lapooran Laba Rugi, Neraca, Laporan perubahahn Modal, Laporan Arus Kas)

5. Surat berharga saham (Marketable Security/Share) adalah dokumen investasi atau surat bukti atas pemilikan modal didalam suatu perusahan dengan tujuan secar5a teratur setiap tahun memperoleh deviden sedangakan obligasi adalah dokumen investasi atau surat bukti meminjamkan sejumlah dana kepada perusahaan dengan tujuan secara rutin memperoleh interest dengan jumlah yang sama tanpa terpengaruh terhadap naik turunnya keuntungan perusahaan.

6.4

12× (Rp .72.000 .000 :10 )= 4

12×Rp .7200 .000=Rp .2400 .000 ,−¿

7. Bank Garanted dalam ekspor dan import adalah proses jual beli barang antar Negara di mana pembeli dan penjual harus memiliki dana yang disimpan dibank negaranya masing-masing.

8. Disagio saham adalah selisih nilai nominal saham dengan harga jual saham dimana nilai harga jual saham lebih rendah dibandingkan dengan nilai nominal saham

9. Laporan arus kas (Cash Flow) adalah laporan tentang penerimaan dan pengeluaran kas, dari kegiatan oprasi perusahaan, investasi, financial dalam kurun waktu satu peroiode.

10. Chek adalah alat bayar yang berlaku dalam transaksi jual beli secara tunai yang diperoleh dari bank sedangkan giro adalah dokumen penimpanan sejumlah dana di bank dengan bunga yang akan diperoleh dalam kurun waktu tertentu

Tes Formatif 4

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perpustakaan2. Jelaskan apa yang dinamakan fikski serta contohnya 3. Apa yang dimaksud dengan non fiksi jelaskan 4. Apa yang dimaksud dengan audio visual berikut contohnya 5. Jelaskan istilah call number berilah satu buah contoh 6. Apa fungsi buku induk 7. Yahya Manurung, bagaimana cara melakukan indeks nama pengarang 8. Jelaskan tentang anotasi buku9. Sebutkan satu persatu tentang perlengkapan perpustakaan 10. Apa fungsmi kartu peminjam buku.

Jawaban :

1. Perfpustakaan adalah tempat koleksi sumber belajar ang meliputi buku fiksi dan non fiksi dan dilengkapi dengan alat bantu mengajar yang berupa audio visual.

2. Fiksi adalah buku-buku bacaan seperti cerita pendek (cerpen), cerita bergambar (cergam) dengan tujuan menghindarkan kesulitan dalam berfikir, atau menghindari (to escape) sehingga bias mengikuti jalan cerita.

3. Non fiksi adalah buku-buku yang bersi tentang ilmu pengetahuan dan teknologi, biografi yaitu menceritakan dirinya sendiri, referensi yaitu meliputi kamus, direktori/edisi (buku telephon), atlas, kliping, buklet.

4. Audiovisual adalah alat bantu seperti Transparansi, kaset, VCD, film, slide, disket, bola dunia, patung tubuh manusia berikut bagian-bagiannya dan lain-lain.

5. Call number adalah nomor panggilan buku yang terletak di punggung buku dengan nomor kode sebagai berikut:

6. Fungsi buku induk adalah untuk mengetahui nomor urut, judul buku, nama pengazzrang, penerbit, tahun terbitan, jilid, harga tanggal penerimaan.

7. Cara pengindekskanya menjadi Manurung Yahya8. Anotasi buku adalah hampirsama dengan catalog tetapi ditambah dengan cerita

ringkasan isi buku.

9. Perlengkan perpustakaan yaitu: Buku Induk Fiksi dan Non Fiksi, Buku Induk Audio Visual, buku Induk majalah, Buku Induk Koran, Buku Peminjaman.

10. Fungsi kartu peminjam buku adalah untuk mepermudah seseorang dalam meminjam buku

Tes Formatif 5

1. Jelaskan pengertian arsip 2. Jelaskan fungsi arsip 3. Jelaskan arsip menurut etimologi 4. Jelaskan pengertian arsip menurut terminology5. Sebutkan 3 unsur pokok kearsipan 6. Apa bedanya antara file, record dan arcive7. Jelaskan peran arsip8. Bagaimana cara mengindeks tentang Prof.Dr.Joni Sihombing MM9. Sebutrkan sistem penyimpanan arsip10. Pengertian arsip menurut The Liang Gie

Jawaban :

1. Arsip adalah suatu dokumen penting yang mengandung informasi, mengandung sejarah dan mempunyai nilai ilmiah.

2. Fungsi arsip adalah sumber informasi, sumber penelitian, sumber sejarah , sumber ingatan, dan sumber komunikasi.

3. Pengerftian arsip menurut etimologi yaitu bahasa belanda ARCHIEF Bahasa Inggris ARCHIVE yang berarti permulaan yang kemudian berkembang menjadiTA ARCHIA (catatan). ARCHEION berarti gedung pemerintahan, dalam bahasa latin ARCHIVUM atayu ARCHIUM yang berarti arsip.

4. Pengertian arsip menurut terminology adalah naskah yang dibuat oleh lem,baga Negara atau badan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kegitan kebangsaan.

5. 3 unsur pokok kearsipan yaitu:1. Naskah, atau kumpulan naskah2. Wadah, gedung atau tempat3. organisasi

6. Bedanya file, record, arcive yaitu;a. File (early archive) adalah arcive aktif yang masih terdapat di unit kerja dan

masih selalu dipergunakan.b. Record (permanen file/in aktif) adalah arsip yang kegunaannya sudah

menurun dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari.c. Archive (permanent record yaitu arsip statis yang terdapat di arsip nasional

atau daerah. 7. Peran arsip yaitu suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sisxtematis karena

mem[punyai suaztu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepazt diemukan kembali.

8. D ( Joni Sihombing MM, Prof.Dr.)9. Sistem penyimpanan arsip yaitu Sistem Abjad, Sistem Pokok Masalah atau

Subyek, Sistem Nomor, Sisxtem Wilayah, Sistem Tanggal.10. Menurut Thze Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat seacara cepat ditemukan kembali.

Tes formatif 6

1. Jelaskan apa yang dinamakan meusium2. Jelaskan jenis klasifikasi benda purbakala 3. Jelaskan cara penyimpanan benda-benda tersebut4. Apa sebenarnya tujuan dari museum 5. Jelaskan kenapa bangsa kita terhadap museum masih kurang mendapat perhatian

baik dari organisasi maupun dari para individu 6. Perlengkapan apa saja yang diperlukan oleh meusium jelaskan?7. Bagaimana pemeliharaan dan pengamanan benda purbakala yang berupa barang-

barang perhiasan jelaskan 8. Buatlah denah museum yang baik menurut pendapat anda dan jelaskan maksud

dari denah tersebut .9. Bagaimana cara pengaturan terhadap pengunjung agar keselamatan dan keamanan

bias di capai10. Sebutkan meusium- meusium mana saja yang pernah anda ketahui

Jawaban :

1. Museum adalah suatu organisasi baik pemerintah mamupun swasta yang melakukan koleksi dan pengelolaan tentang barang-barang yang memiliki nilai sejarah.

2. Klasifikasi benda purbakala yaitu 3. Cara penyimpanan benda-benda tersebut diletakan di tempat-tempat yang telah

ditentukan berdasarkan sistem pengorganisasian Benda meusium yaitu berdasarkan Wilayah, Alphabet, Nomor, Penggolongan dan Jenis Benda Purbakala

4. Tujuan dari meusium adalah untuk mengenalkan hasil cipta ras karsa dan karya para pendahulu kita dimasa lampau

5. Sebab bangsa kita masih kurang mengerti tidak mau menghargai hasil kerja keras pendahulunya dan lebijh disibukan mencari nafkah untuk kebutuhan keluarganya dibandingkan berkunjung ke meusium.

6. Perlengkapan yang diperlukan oleh meusium adalah patung , keramik, peralatan perang dari berbagai Negara dan kerajaan nusantara, duplikat candi-candi; Peralatan kerajinan tangan misalnya tenun; berbagai macam perhiasan baik batu, perunggu, emas, dan perak; Hasil budaya atau kesenian berupa ala-alat music, wayang kulit ahtau wayang golek dari kayu ; Berbagai macam peralatan dapur

7. Ditempatkan di tempat yang mudah diawasi dan diberi pengamanan sisitv serta terletak didalam kaca

8. Denah Museum Indonesia

Keterangan Denah:1. Gedung Museum Indonesia2. Bale Panjang3. Bale Bunder4. Bale Kambang5. Bale Nyepi6. Menara Air7. Soko Tujuh8. Kori Agung9. Candi Bentar10. Bale Bengong11. Pintu Belakang12. Pintu Timur13. Loket Pintu Masuk14. Kolam Air15. Jembatan Situbanda18. Jalan Setapak19. Halaman Rumput Luas Bangunan Yang Disewakan Luas Tanah : 20.100 m²

Bale Panjang : P = 22,80 m L = 12,80 m

Sebuah ruangan tertutup dan full AC, dilengkapi dengan panggung kecil.Dapat digunakan untuk acara seminar, gathering, reuni, dan wedding.Memiliki kapasitas untuk ± 600 orang (berdiri) atau 200 orang (duduk)

Bale Bundar : P = 13,48 m L = 13,40 m

Sebuah ruangan terbuka. Dapat digunakan untuk acara seminar, gathering, reuni, dan wedding.Kapasitas menyesuaikan dengan kebutuhan.

Soko Tujuh : Ø 12,95 mSebuah ruangan terbuka. Dapat digunakan untuk arisan, reuni, dll.Kapasitas ± 50 orang.

9. Menyediakan tour gate danperaturan-peraturan dalam musium10. Museum Gajah, museum Fatahilah, museum Wayang, museum Batik, museum

Monas, museum Satria Mandala, museum Pahlawan

Denah museum seni rupa dan keramik