TUGAS AKHIR
PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PERUSAHAAN
PADA BAGIAN PROTOKOLER KANTOR PUSAT
PT BANK SUMUT MEDAN
OLEH:
AZRINA RIZKY P
152103024
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2018
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
i
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya
yang telah memberikan pengetahuan,pengalaman,kekuatan dan kesempatan
kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul "
Peranan dan Fungsi Sekretaris Perusahaan Pada Bagian Protokoler Kantor Pusat
PT Bank SUMUT Medan". Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap
mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan,
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan
dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
dan juga selaku Dosen Pembimbing penulis yang selalu memberikan
saran-saran serta petunjuk dan bimbingn kepada penulis.
3. Ibu Inneke Qamariah SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si selaku Dosen Penguji penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ii
6. Seluruh Staf dan Pegawai pada bagian Protokoler PT Bank SUMUT Pusat
Medan yang telah memberikan bantuan.
7. Kepada orang yang sangat penulis cintai dan hormati dalam kehidupan
penulis, yaitu kedua orang tua penulis Ayahanda Ir. Drs. H. Yahya P
Pulungan, M.Si dan Ibunda Hj. Syahrita Lisda Siregar.
8. Buat saudari penulis Disa Ayuni Pulungan, Putri Bahari Pulungan, Febi
Anggreini Pulungan.
9. Sahabat-sahabat tersayang penulis Amanda Yasmin, Dini Maghfira, Farah
Hilda, Nelly Novianti, Putri Adelia, Isti Chairah dan teman teristimewa
penulis Aulia Malik Affif yang selalu memberikan semangat, dukungan.
10. Kawan-kawan seperjuangan penulis angkatan 2015 dan Mahasiwa/i D III
Kesekeretariatan Grup A yang sudah memberikan dorongan yang penuh
kepada penulis.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga
amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis
berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan,...............2018
Penulis
Azrina Rizky P
152103024
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................... i
DAFTAR ISI .............................................................................................. iii
DAFTAR TABEL...................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. v
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................ 5
1.3 Tujuan Penelitian.............................................................. 5
1.4 Manfaat Penelitian............................................................ 5
1.5 Jadwal Penelitian .............................................................. 6
1.6 Sistematika Penelitian ...................................................... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT Bank SUMUT ................ 8
2.2 Visi dan Misi PT Bank SUMUT ...................................... 10
2.3 Struktur Organisasi PT Bank SUMUT............................. 11
2.4 Job Description ................................................................ 11
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan .................................................. 23
2.6 Kinerja Usaha Terkini ...................................................... 24
2.7 Rencana Kegiatan ............................................................. 26
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sekretaris ........................................................ 29
3.1.1 Jenis Jabatan Sekretaris ......................................... 32
3.1.2 Ruang Lingkup Kerja dan
Kegiatan Sekretaris................................................ 34
3.1.3 Peran dan Fungsi Sekretaris .................................. 35
3.2 Pengertian Protokoler ....................................................... 43
3.2.1 Ruang Lingkup Kerja dan
Kegiatan Protokoler ............................................... 44
3.2.2 Peran dan Fungsi Protokoler ................................. 60
3.2.3 Tujuan Protokoler.................................................. 63
3.2.3 Syarat Protokoler ................................................... 63
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan......................................................................... 65
4.2 Saran ................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 68
LAMPIRAN ............................................................................................... 69
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
iv
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Penelitian ................................................................................. 6
2.1 Rincian Rekapitulasi Jaringan Kantor PT. Bank SUMUT.................. 23
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
v
DAFTAR GAMBAR
No Gambar Judul Halaman
2.1 Logo PT Bank SUMUT .................................................................... 10
2.2 Struktur Organisasi PT Bank SUMUT Kantor Pusat ........................ 11
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
vi
DAFTAR LAMPIRAN
No Lampiran Judul Halaman
1. Surat Research/Survei Mahasiswa dari Perusahaan .......................... 67
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bank merupakan lembaga keuangan yang berfungsi menghimpun dana
dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkan kembali dana tersebut
kepada masyarakat dalam bentuk kredit ataupun lainnya dalam rangka
meningkatkan taraf hidup rakyat. Peranan perbankan sangat mempengaruhi
kegiatan ekonomi suatu negara. Bank dapat dikatakan sebagai darahnya
perekonomian suatu negara. Oleh karena itu, kemajuan bank di suatu negara dapat
pula dijadikan ukuran kemajuan negara yang bersangkutan. Semakin maju suatu
negara, maka semakin besar peranan perbankan dalam mengendalikan negara
tersebut. Artinya keberadaan dunia perbankan semakin dibutuhkan pemerintah
dan masyarakatnya. Akibatnya, kegiatan transaksi perbankan pun juga maju pesat.
Tidak sedikit jumlah bank yang berdiri di Indonesia yaitu adanya bank
pemerintah, bank swasta, maupun bank asing.
Kondisi dunia perbankan di Indonesia telah mengalami banyak perubahan
dari waktu ke waktu. Perubahan ini selain di sebabkan oleh perkembangan
internal dunia perbankan, juga tidak lepas dari pengaruh perkembangan di luar
dunia perbankan, seperti sektor ril dalam perekonomian, politik, hukum, dan
social. Menurut Otoritas Jasa Keuangan (Tribun News 2017) saat ini
kondisi perbankan masih terjaga dengan kinerja yang terus membaik ditopang
oleh peningkatan rentabilitas (kemampuan perusahaan mencetak laba). Selain itu,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2
kecukupan permodalan dan likuiditas juga dinilai masih memadai meskipun
resiko kredit cenderung mengalami peningkatan
Protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan
dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Protokoler berhubungan atau
berkaitan dengan sistem atau aturan (protokol). Awalnya, istilah protokol berarti
halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan
dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak
hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah
yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain
dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Dalam pengertian luas
protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik
dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket
diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan
berlaku secara universal. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang
melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi
para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas
kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Seperti halnya keprotokolan dalam kegiatan kenegaraan atau kegiatan
pejabat negara, keprotokolan dalam mendukung profesionalisme perusahaan,
khusunya dalam tata tertib kegiatan kedinasan, merupakan kebutuhan yang patut
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3
diperhitungkan karena masalah keprotokolan tidak terlepas dari pengelolaan citra
perusahaan secara menyeluruh.
(Menurut Fowler dalam Lawalata, 2012 : 1) sekretaris itu sendiri adalah
orang yang bekerja untuk orang lain untuk membantu dalam korespondensi,
sastra, mendapatkan informasi dan hal-hal rahasia lainnya. Selain itu, (menurut
Barnhart dalam Lawalata, 2012 : 2) sekretaris adalah orang yang melakukan
korespondensi, memelihara surat dan lain-lain kepada individu atau organisasi.
Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada
pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendiktean,
stenografi). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan
pekerjaanya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan.
Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seseorang dengan
kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
(Menurut Mustikawati dan Sedianingsih, 2010 : 6) fungsi sekretaris
adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan
pembantunya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok
organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Untuk itu perlu
ketermpilan profesional sekretaris ditingkatkan.
PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara disingkat menjadi PT.
Bank SUMUT dan lebih dikenal sebagai Bank Sumut ini adalah salah satu bank
yang berstatus sebagai Bank Pembangunan Daerah (BPD) dalam bentuk
Perseroan Terbatas (PT). Meskipun statusnya Bank Pembangunan Daerah untuk
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4
Sumatera Utara bukan berarti Bank Sumut tidak bisa menjalankan kegiatannya di
daerah-daerah lainnya termasuk dipusat pemerintahan Indonesia yaitu Jakarta.
PT. Bank SUMUT memiliki kantor pusat yang beralamat di Jl.Imam
Bonjol No.18 Medan dan unit cabangnya tersebar diseluruh wilayah Sumatera dan
Jakarta. Tersebarnya unit pelayanan Bank Sumut ini mengindikasikan bahwa
keberadaannya sudah menjadi sebuah kebutuhan masyarakat terhadap lembaga
perbankan.
Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan memiliki bagian protokoler yang
berada di Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan memiliki peran dan fungsi
sebagai penghubung Bank dengan Para Pemangku Kepentingan. Sekretaris
Perusahaan memfasilitasi komunikasi yang efektif dan memastikan tersedianya
informasi untuk berbagai pihak serta berperan sebagai penghubung utama antara
Bank, Otoritas Jasa Keuangan, Bursa Efek Indonesia dan Publik. Sementara itu
protokoler di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan memiliki peran dan fungsi
melaksanakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
resmi kedinasan yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata tata
penghormatan sebagai bentuk penghormatan sebagai bentuk penghormatan
kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam
perusahaan serta masyarakat. Protokoler di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT
Medan ditujukan untuk mengatur aktivitas suatu perusahaan dan mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan untuk menunjang suksesnya suatu kegiatan tersebut.
Pentingnya peran dan fungsi protokoler di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT
Medan membuat protokoler menjadi elemen penting dalam suatu kantor atau
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
5
perusahaan. Protokoler di percaya pimpinan untuk mengatur aktivitas suatu
perusahaan dan menyukseskan pelaksanaan suatu kegiatan.
Berdasarkan uraian diatas protokoler memiliki fungsi dan peranan yang
sangat penting dalam suatu perusahaan, maka penulis merasa tertarik untuk
membahas tulisan yang berjudul ― Peranan dan Fungsi Sekretaris Perusahaan Pada
Bagian Protokoler Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan ‖
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka
perumusan masalah dalam penelitian ini adalah ― Bagaimana Peranan dan Fungsi
Sekretaris Perusahaan Pada Bagian Protokoler Kantor Pusat PT BANK SUMUT
Medan? ‖
1.3 Tujuan Penelitian
Adapaun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengatahui dan mendeskripsikan Peranan dan Fungsi Sekretaris
Perusahaan Pada Bagian Protokoler Kantor Pusat PT BANK SUMUT Medan
1.4 Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan manfaat
dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang di teliti mengenai
tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam suatu instansi, serta dapat
mempraktekkan dan mengimplementasikan ilmu yang telah dipelajari.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
6
2. Bagi Instansi
Memberikan sumbangan pemikiran dan pertimbangan sebagai bahan
masukan bagi kantor bagian sekretariat pada Kantor Pusat PT Bank
SUMUT Medan
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai referensi tentang Tugas- Tugas Rutin Sekretaris dalam Membantu
Produktivitas Kerja Pimpinan pada Kantor Pusat PT Bank SUMUT Medan
1.5 Jadwal Psdenelitian
Tabel 1.1
Tabel Jadwal Penelitian
No. Keterangan.
Maret April
Minggu Ke- Minggu Ke-
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Persiapan
2. Pengumpulan data
3. Penulisan laporan
Sumber: Penulis (2018)
1.6 Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas empat bab yang setiap babnya terdiri dari
beberapa sub bagian.
BAB I :PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan,
Tujuan Peneitian, Manfaat Penelitian, Metode Penelitian, Jadwal
Penelitian dan Sistematika Penelitian.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
7
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job Description,
Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pengertian Sekretaris, Jenis Jebatan Sekretaris, Ruang
Lingkup Kerja dan Kegiatan Sekretaris, Fungsi Sekretaris, Tugas
Sekretaris, Peran Sekretaris, Protokoler, Ruang Lingkup Kerja dan
Kegiatan Protokoler, Peran dan Fungsi Protokoler, Tujuan Protokoler,
Syarat Protokoler dan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Kantor Pusat PT Bank SUMUT yang berkaitan dengan
peranan dan fungsi sekretaris perusahaan pada bagian protokoler.
BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran mengenai peranan dan fungsi
sekretaris perusahaan pada bagian protokoler pada Kantor Pusat PT Bank
Sumut.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
8
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT Bank SUMUT
Terbitnya Peraturan Pemerintah No.1 Tahun 1955 merupakan awal dari
berdirinya Bank Pembangunan Daerah (BPD) diseluruh Indonesia, dimana
dinyatakan bahwa di daerah - daerah Provinsi dapat didirikan Bank Pembangunan
Daerah (BPD). Pada Tanggal 4 November 1961 hadir 3 orang warga Sumatera
Utara mengahadap Notaries Roesli di Medan, yaitu Adnan Nur, James Warren
Harahap dan H. Abu Bakar Hasibuan, yang membawa Surat Kuasa Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara, Radja Djunjungan Lubis.
Secara Yuridis, dengan Akta Roesli No.22 Tanggal 4 November 1961
Tentang PT BPDSU (Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara) yang
merupakan gabungan antara Pemda dan Swasta, kemudian pada Tanggal 20
Februari 1962, terbit Surat Izin dari Menteri Keuangan RI No. BUM 9-1-25/II
Tentang Izin Usaha Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU).
Terhitung mulai 15 Maret 1962, BPDSU (Bank Pembangunan Daerah
Sumatera Utara) mulai menjalankan kegiatan usahanya dengan menyewa satu
lantai dari rumah Gedung Tua di Jalan Palang Merah No. 62 Kota Medan. Pada
saat itu, papan merk yang menujukkan bahwa tempat tersebut adalah benar Bank
Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU), hanya berupa papan tulis yang
di tulis dengan kapur ―BPDSU(Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara)‖.
Namun, setalah beroperasi, BPDSU (Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
9
memperoleh laba yang cukup besar untuk mengekspansi usahanya ke 2 ruko yang
bersebelahan, maka dibelilah ruko No. 64 dan 66 dijalan Palang Merah Medan.
Pada tahun 1975 kantor BPDSU (Bank Pembangunan Daerah Sumatera
Utara) dipindahkan ke gedung baru yang berada dijalan Imam Bonjol No. 7
dengan alasan untuk mencari tempat strategis, namun pada bulan April 1989
BPDSU (Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara) kembali dipindahkan ke
jalan Imam Bonjol No. 18 Medan dengan alasan gedung tersebut adalah gedung
yang letaknya sangat strategis, Terletak diperempatan jalan, kemudian bangunan
tersebut diresmikan oleh Ruhidin, Menteri Dalam Negeri pada waktu itu. Sejalan
dengan Undang - Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan - Ketentuan
Pokok Bank Pembangunan Daerah, berdasarkan keputusan DPRD – GR Tingkat I
Sumatera Utara Nomor 21/K/1965 ditetapkan Perda Nomor 5 Tahun 1965 dimana
status BPDSU (Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara) diubah dan dilebur
menjadi Perusahaan Daerah Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara dengan
modal dasar sebesar Rp. 100 juta uang lama dan saham dimiliki oleh Pemda
Tingkat I Sumatera Utara dan Pemda Tingkat II se - Sumatera Utara.
Pada tanggal 16 April 1999, berdasarkan Perda Tingkat I Sumatera Utara
Nomor 2 Tahun 1999 Bentuk Perusahaan Daerah BPDSU (Bank Pembangunan
Daerah Sumatera Utara) diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dengan sebutan
PT Bank SUMUT. Perubahan tersebut dituangkan ke dalam Akte Pendirian
Perseroan Terbatas No. 38 Tahun 1999 Notaris Alina Hanum Nasution, SH dan
telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman RI dengan Nomor 54
Tanggal 6 Juli 1999.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
10
Presiden Direktur PT Bank SUMUT yang pertama kali menjabat adalah
Drs. Diapari Panusunan Siregar dengan Ketua Dewan Pengurus dijabat oleh Radja
Djunjungan Lubis. Kemudian untuk posisi Pimpinan Berganti menjadi James
Warren Harahap (1964-1965), Drs. Baginda Pane (1965-1966), W.M.D Hutabarat
(1966-1967), Drs Ihutan Ritonga (1967-1984), Drs. Yahfin Siregar (1984-1991),
Drs. Armyn (1991-1999), Drs. Abdul Rahman (1999-2000), Gus Irawan Pasaribu
(2000-2013), sekarang Direktur Utama PT Bank SUMUT dijabat oleh Edie
Rizliyanto sejak tahun 2015 hingga saat ini. Dewan Pengurus juga berganti seiring
dengan pergantian Gubernur Sumatera Utara yaitu Ulung Sitepu ( 1964-1965),
P.R. Sinambela (1966-1967), Marah Halim Harahap ( 1967- 1978), Raja Inal
Siregar ( 1978-1998), Tengku Rizal Nurdin (1998-2001), Drs Kasim Siyo (2001-
2009), Djaili Azwar (2009-2015). Dan saat ini Dewan Pengurus diganti dengan
sebutan Komisaris Utama yang di pimpin oleh Rizal Fahlevi Hasibuan sebagai
Komisaris Utama PT Bank SUMUT sejak tahun 2016 sampai sekarang.
2.2 Visi dan Misi PT Bank SUMUT
Sumber: Majalah Bank SUMUT (2003)
Gambar 2.1
Logo PT Bank SUMUT
Visi
PT Bank SUMUT hadir untuk menjadi bank andalan untuk membantu dan
mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
11
segala bidang serta sebagi salah satu sumber pendapatan daerah dalam
rangka peningkatan taraf hidup rakyat.
Misi
PT Bank SUMUT hadir untuk mengelola dana pemerintah dan masyarakat
secara professional yang didasarkan pada prinsip – prinsip compliance.
2.3 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi perusahaan pada PT. Bank SUMUT Kantor
Pusat Medan dapat dilihat dibawah ini:
Sumber: www.Banksumut.com (2018)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT Bank SUMUT Kantor Pusat
2.4 Job Description
1. Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS )
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan pemegang
kekuasaan tertinggi perseroan yang diadakan setiap tahunnya. Pada rapat
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
12
tersebut, Dewan Komisaris dan Direksi melaporkan dan
mempertanggungjawabkan kinerja perseroan kepada pemegang saham.
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) terdiri dari Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) Tahunan dan Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS) Luar Biasa. Mekanisme, tata cara dan pelaksanaan Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) diatur sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
2. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris dipilih dan diangkat oleh RUPS. Dewan
Komisaris bertanggung jawab kepada pemegang saham dalam mengawasi
kebijakan Direksi terhadap operasional bank secara umum yang mengacu
kepada rencana bisnis yang telah disetujui Dewan Komisaris dan Bank
Indonesia serta memastikan kepatuhan terhadap seluruh peraturan dan
perundangan yang berlaku. Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris Utama
dan Komisaris Independen. Dalam melaksanakan tugasnya, Dewan
komisaris dibantu oleh Komite-Komite yang terdiri dari Komite Audit,
Komite Pemantau Risiko, dan Komite Remunerasi & Nominasi. Dewan
Komisaris dapat menerima saran dan pertimbangan dari Penasehat Dewan
Komisaris. Untuk Tugas-Tugas Administrasi, Dewan Komisaris dibantu
oleh seorang Sekretaris Dewan Komisaris.
3. Dewan Pengawas Syariah
Dewan Pengawas Syariah dipilih dan diangkat oleh RUPS. Bertugas
melakukan pengawasan secara khusus terkait bisnis dan Usaha Syariah
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
13
sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi.
Dewan Pengawas Syariah Nasional (DSN) pada Bank, sehubungan dengan
Unit Usaha Syariah.
4. Direksi Bank
Direksi Bank terdiri dari Direktur Utama, Direktur Kepatuhan,
Direktur Operasional, Direktur Pemasaran, serta Direktur Bisnis &
Syariah. Masing-masing Direktur memimpin, mengawasi dan membawahi
Satuan Kerja Bank sesuai dengan bidang tugasnya. Semua Direktur telah
lulus Fit and Proper Test, mengelola kekayaan bank dengan penuh
tanggung jawab dan mematuhi peraturan perundang-undangan dan
ketentuan yang berlaku. Direktur Kepatuhan membawahi Divisi
Perencanaan dan Divisi Kepatuhan dalam rangka untuk memastikan proses
pengambilan keputusan tidak bertentangan dengan peraturan dan
perundangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya Direksi Bank
juga dibantu oleh Komite-Komite yang terdiri dari Komite Manajemen
Resiko, Komite ALCO, Komite Kredit, Komite Pengarah Teknologi
informasi (TI), dan Komite Sumber Daya Manusia (SDM).
5. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan berperan sebagai penghubung Bank dengan
Para Pemangku Kepentingan. Sekretaris Perusahaan memfasilitasi
komunikasi yang efektif dan memastikan tersedianya informasi untuk
berbagai pihak serta berperan sebagai penghubung utama antara Bank,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
14
Otoritas Jasa Keuangan, Bursa Efek Indonesia dan Publik. Adapun yang
menjadi togas dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan. yaitu :
a. Kepatuhan Bank yang berhubungan dengan pelaksanaan RUPS dan
ketentuan pasar modal. :
1) Mengarahkan seluruh aspek penyelenggaraan acara RUPS agar
acara RUPS dapat berjalan dengan baik.
2) Menetapkan materi Internal dan Ekstemal terkait
penyelenggaraan RUPS untuk memastikan kesesuaian materi
dengan peraturan yang berlaku.
3) Mengarahkan koordinasi Internal terkait aspek kepatuhan pasar
modal dan dampaknya terhadap Bank untuk memberikan
awareness atas kepatuhan Bank terhadap peraturan pasar modal
yang berlaku.
b. Repotasi Perseroan di Mata Publik dan Media
1) Menetapkan strategi implernentasi program corporate
communication untuk publik umum, media dan internal agar
reputasi baik di mats Pemangku Kepentingan. Bank dapat terjaga
dengan
c. Komunikasi internal
1) Menetapkan dan mengevalujisiproses pelaksanaan media
komunikasi internal untuk berkontribusi deism penciptaan iklim
kerja yang baik
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
15
2) Mengarahkan dan mengevaluasi petnbuatan materipresentasi
Bank terkait aspek keuangatt dan non keuangan untuk memastika
keakuratan informasi dart sate pinto
3) Mengarahkan event Internal Bank untuk terlaksananya event
dengan baik.
4) Mengarahkan dokumentasi Bank database dokumentasi
perseroan.
d. Administrasi Kesekretariatan
1) Mengarahkan administrasi kesekretariatan bank untuk
memastikan ketersediaan dokumen secara lengkap termasuk
penyampaian materi rapat dilakukan paling lambat 5 hari
sebelum rapat Direksi maupun Dewan Komisaris. Untuk
menunjang tugas—tugas tersebut, Sekretaris Perusahaan
membawahi beberapa unit kerja antara lain terdiri dari :
a) Bidang sekretariat dan protokol
b) Bidang public relation
c) Bidang hukum
e. Pemimpin Bidang Akuntansi Pemimpin Bidang Akuntansi bertugas
1) Membantu pemimpin divisi dalam :
a) Merumuskan kebijakan bank dalam penerapan sistem
administtasi keuangan yang handal dan sesuai dengan
pfinsip akuntansi berlaku.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
16
b) Mempersiapkan, merancang, menelaah dan
menyempurnakan buku pedoman akuntansi Bank dan
ketentuan intern Bank untuk memastikan ketersediaan
sehubungan dengan perkembangan dan pernbahan di bidang
akuntansi dan keuangan.
c) Menyusun sistem danprosedur akuntansi bank dan
inenjabarkannya tnenjadi rincian tugas unit organisasi.
d) Menyelenggarakan adininistrasi keuangan dan akuntansi
kantor pusat dengan menghimpun serta mengelola data
seluruh transaksi keuangan bank.
e) Merumuskan bentuk laporan berdasarkan sistem yang
berlaku untuk keperluan intern maupun ekstern sesuai
dengan kebutuhan ataupun ketentuan yang berlaku.
2) Membuat dan melaksanakan program kerja yang berhubungan.
dengan Bidang Akuntansi.
a) Mengurus dan menyelesaikan perhitungan pajak penghasilan
Bank.
b) Menyelesaikan selisih rekening atas kantor pusat dengan
kantor cabang.
c) Menyusun laporan keuangan, berupa neraca, rincian laba
rugi kantor pusat dan gabungan Bank sesuai sistem yang
berlaku baik untuk keperluan intern maupun ekstem dan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
17
menyusun serta menyampaikan laporan neraca publikasi
bulanan dan triwulan ke Bank Indonesia.
d) Mempersiapkan bahan bahan yang berhubungan dengan
laporan keuangan dalam Rapat Umum Pemegang Saham
Bank setiap tahunnya.
e) Membuat laporan neraca laba rugi Kantor Pusat dan
konsolidasi, baik secara berkala ataupun tahunan, sesuai
dengan bentuk dan prosedur yang ditetapkan
f) Menyusun dan menyampaikan laporan ke Bank Indonesia
menurut bentuk dan prosedur yang ditetapkan Bank
Indonesia.
g) Memimpin, mengarahkan, membimbing, memantau dan
mengevaluasi kepatuhan staf dan pegawai terhadap
pelaksanaan Standar Oprasional Prosedur dilingkungan
Bidang Akuntansi.
h) Memimpin, mengarahkan, membimbing, memantau dan
mengevaluasi pelaksanaan standar pelayanan Bank Sumut
dilingkungan staf dan pegawai Bidang Akuntansi.
i) Melakukan koordinasi dengan pemimpin bidang lain di
Divisi Teknologi Informasi & Akuntansi maupun bidang /
unit kerja lain dalam pelaksanaan tugasnya.
j) Melakukan supervisi atas pekerjaan yang dilakukan oleh staf
dan pegawai dilinglumgan Bidang Akuntansi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
18
k) Membuat dan membimbing staf dan pegawai dibidangnya
guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan kerja dan
integritas.
l) Membuat memorandum, konsep surat dan laporan yang akan
ditandatangani Pemimpin Divisi.
3) Wewenang Peminipin Bidang Akuntansi
a) Menilai manajemen kinerja staf dan pegawai Bidang
Akuntansi.
b) Memberi rekomendasi kepada Pemimpin Divisi atas izin
permisi, izin cuti, izin menikah, istirahat melahirkan dan izin
melanjutkan pendidikan staf dan pegawai Bidang Akuntansi
c) Menandatangani atau memaraf surat-surat, memo, dan
laporan lain sesuai ketentuan yang berlaku
6. Divisi Perencanaan
Divisi Perencanaan berada di bawah Direktur Utama serta dipimpin
oleh seorang Pemimpin Divisi. Pemimpin Divisi Perencanaan dibantu oleh
Pejabat Struktural setingkat Bidang dan Pejabat Fungsional serta Pegawai.
Fungsi Divisi Perencanaan adalah mengarahkan dan mempersiapkan
strategi dan perencanaan bisnis bank dalam rangka meningkatkan
pengembangan jaringan dan kinerja bank.
7. Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi Sumber Daya Manusia berada di bawah Direktur utama serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Divisi Sumber Daya Manusia
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
19
terdiri dari 2 (dua) bidang yaitu bidang tenaga kerja dan bidang pendidikan
dan latihan. Fungsi Divisi SDM adalah mengarahkan, merencanakan, dan
mengembangkan sistem manajemen SDM untuk memastikan produktivitas
dan pengembangan Human Asset Value.
8. Divisi Pengawasan
Divisi Pengawasan berada di bawah Direktur Utama serta dipimpin
oleh seorang pemimpin Divisi. Dalam melaksanakan fungsi
pengawasannya, Divisi Pengawasan menempatkan staf sebagai Kontrol
Intern di Kantor Cabang Koordinator dan Kantor Cabang Konvensional
maupun Kantor Cabang Syariah. Fungsi Divisi Pengawasan adalah
menyelamatkan dan mengamankan harta bank dan mengawasi dan
membina seluruh unit kerja Bank untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
9. Divisi Kepatuhan
Divisi Kepatuhan berada di bawah Direktur Kepatuhan serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi Kepatuhan adalah
mewujudkan terlaksananya budaya kepatuhan, mengelola risiko
kepatuhan, memastikan agar kebijakan, ketentuan, sistem, dan prosedur
serta kegiatan usaha bank telah sesuai dengan ketentuan BI/OJK serta
peraturan perundang-undangan yang berlaku serta memastikan kepatuhan
terhadap komitmen yang dibuat bank pada BI/OJK dan atau otoritas
pengawas lainnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
20
10. Divisi Manajemen Risiko
Divisi Manajemen Risiko berada di bawah Direktur Kepatuhan serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi Manajemen Risiko
adalah mengarahkan dan merencanakan manajemen risiko bank
(enterprise risk management) dalam rangka pengendalian risiko yang
efektif dan selaras dengan ketentuan Bank Indonesia.
11. Divisi Akuntansi dan Pajak
Divisi Akuntansi dan Pajak berada di bawah Direktur Operasional
serta dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi Akuntansi dan
Pajak ini adalah merencanakan, mengarahkan, dan mengontrol aktivitas
data keuangan dan perpajakan atas pencatatan dan pelaporan untuk
memastikan kelancaran proses operasional unit kerja.
12. Divisi Operasional
Divisi Operasional berada di bawah Direktur Operasional serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi Operasional ini
adalah mengarahkan dan mengontrol proses monitoring, rekonsiliasi dan
settlement dilakukan sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur)
guna mendukung kelancaran proses operasional.
13. Divisi Teknologi Informasi
Divisi Teknologi Informasi berada di bawah Direktur Operasional
serta dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi Teknologi
Informasi ini adalahmembangun, mengarahkan, dan mengontrol sistem
teknologi informasi untuk menjamin kelancaran kegiatan Bank.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
21
14. Divisi Umum
Divisi Umum berada di bawah Direktur Operasional serta dipimpin
oleh seorang Pemimpin Divisi. Divisi umum terdiri dari 2 (dua) bidang,
yaitu bidang logistik dan bidang rumah tangga. Fungsi divisi umum yaitu
merencanakan, mengarahkan dan mengontrol pengelolaan infrastruktur,
fasilitas kerja, dan logistik untuk memastikan kelancaran operasional
seluruh unit kerja.
15. Divisi Dana dan Jasa
Divisi Dana dan Jasa berada di bawah Direktur Pemasaran serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi ini adalah
mengimplementasikan, memonitor, dan mengevaluasi pemasaran produk
dan jasa bank untuk mencapai target bisnis dan laba.
16. Divisi Ritel
Divisi Ritel berada di bawah Direktur Pemasaran serta dipimpin oleh
seorang Pemimpin Divisi. Fungsi divisi ini adalah mengkordinir
pertumbuhan produk kredit ritel yang sehat dan mengelola skim kredit
untuk meraih potensi dan memperluas pangsa pasar kredit ritel Bank
Sumut.
17. Divisi Treasury
Divisi Treasury berada di bawah Direktur Pemasaran serta dipimpin
oleh seorang Pemimpin Divisi. Divisi Treasury terdiri dari 2 (dua) bidang,
yaitu bidang treasury dan bidang pemasaran produk dan jasa. Fungsi divisi
treasury adalah mengelola sumber dana Bank untuk mendapatkan hasil
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
22
yang optimal, mengevaluasi sasaran dibidang sumber dana, mereview skim
produk dan jasa yang ada untuk meraih potensi pasar, memperluas pangsa
pasar produk dan jasa.
18. Divisi Kredit
Divisi Kredit berada di bawah Direktur Bisnis dan Syariah serta
dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Divisi kredit terdiri dari 2 (dua)
bidang yaitu bidang kredit dan bidang supervisi kredit. Fungsi divisi kredit
adalah mengevaluasi sasaran dibidang perekreditan, review skim kredit
yang ada untuk meraih potensi pasar dan memperluas pangsa pasar kredit.
19. Divisi Penyelamatan Kredit
Divisi Penyelamatan Kredit berada di bawah Direktur Bisnis dan
Syariah serta dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Fungsi Divisi
Penyelamatan Kredit ini adalah mengarahkan dan mengontrol strategi dan
sistem penyelesaian kredit bermasalah dalam rangka menurunkan kredit
bermasalah.
20. Divisi Risiko Kredit
Divisi Risiko Kredit berada di bawah Direktur Bisnis dan Syariah
serta dipimpin oleh seorang Pemimpin Divisi. Pemimpin Divisi Risiko
Kredit dibantu oleh Pejabat Struktural setingkat Bidang dan Pejabat
Fungsional serta Pegawai. Struktur dan Profil jabatan Pemimpin Divisi
Risiko Kredit beserta Satuan Kerja di bawahnya diatur dalam Ketentuan
Bank tersendiri.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
23
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan
Sejak berdiri pada tanggal 04 November 1961, Bank SUMUT sampai saat
ini telah memiliki 3 Kantor Cabang Koordinator, 33 Kantor Cabang Konvensional
dan 5 Kantor Cabang Syariah. Selain itu tersebar di seluruh Provinsi Sumatera
Utara dan DKI Jakarta sebanyak 97 KCP Konvensional, 17 KCP Syariah, 34
Kantor Kas, 65 gerai Payment Point. Untuk melayani daerah yang tidak
terjangkau oleh kantor tersebut, Bank SUMUT membuka layanan Kas Mobil
sebanyak 29 Unit yang mencapai daerah terpencil untuk melayani kebutuhan
masyarakat.
Bank SUMUT juga memiliki 239 unit jaringan Anjungan Tunai Mandiri
yang terkoneksi online antar sesama Bank SUMUT selama 24 jam, sekaligus
terintegrasi dengan jaringan ATM Bersama sehingga dapat melakukan transaksi
antar Bank kapan saja dan dimana saja di lebih 40.000 ATM yang tersebar di
seluruh Indonesia.
Tabel 2.1
Rincian Rekapitulasi Jaringan Kantor PT. Bank SUMUT
No Unit Kantor 2016 2017 Pertumbuhan
1 Kantor Pusat 1 1 0
2 Kantor Cabang Konvensional 36 36 0
3 Kantor Cabang Syariah 5 5 0
4 Kantor Capem Konvensional 97 98 1
5 Kantor Capem Syariah 17 17 0
6 Kantor Kas Konvensional 34 34 0
7 Kas Mobil Konvensional 29 29 0
8 Payment Point Konvensional 65 65 0
9 ATM Konvensional 239 276 37
Jumlah 523 561
Office Channeling 121 121 0 Sumber: PT Bank SUMUT (2017)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
24
2.6 Kinerja Usaha Terkini
Maksud dan tujuan dari didirikannya Bank SUMUT sesuai dengan yang
diamanatkan dalam ketentuan Anggaran Dasar adalah untuk melakukan usaha di
bidang perbankan sesuai dengan ketentuan dalam perundang-undangan. Dalam
melaksanakan maksud dan tjuan tersebut, Bank SUMUT sebagaimana yang diatur
dalam Pasal 3 Ayat (2) Anggaran Dasar sesuai dengan Akta No. 5 tanggal 10
November 2008 dapat melaksanakan kegiatan usaha sebagaimana berikut:
1. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa
giro, deposito berjangka, sertifikat deposito, dan atau bentuk lainnya
yang dipersembahkan dengan itu;
2. Memberikan Kredit;
3. Menerbitkan surat pengakuan utang;
4. Membeli, menjual, atau menjamin atas risiko sendiri maupun untuk
kepentingan dan atas perintah nasabah;
5. Memindahkan uang baik untuk kepentingan sendiri maupun
kepentingan nasabah;
6. Menempatkan dana pada, meminjam dana dari, ataupun meminjam
dana kepada bank lain, baik dengan menggunakan surat, sarana
telekomunikasi maupun dengan wesel unjuk, cek atau sarana lainnya;
7. Menerima pembayaran dari tagihan atas surat berharga dan melakukan
perhitungan dengan atau antar pihak ketigs;
8. Melakukan kegiatan penitipan untuk kepentingan pihak lain
berdasarkan suatu kontrak;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
25
9. Melakukan penempatan dana dari nasabah lainnya dalam bentuk surat
berharga yang tidak tercatat di bursa efek;
10. Membeli melalui pelelangan agunan baik semua maupun sebagian
dalam hal debitur tidak memenuhi kewajibannya kepada Bank, dengan
ketentuan agunan yang dibeli tersebut wajib dicairkan secepatnya;
11. Melakukan kegiatan anjak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan
wali amanat, Melakukan kegiatan dalam valuta asing dan atau
memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh yang berwenang;
12. Melakukan kegiatan penyertaan modal pada bank atau perusahaan lain
di bidang keuangan seperti sewaguna usaha, modal ventura,
perusahaan efek, asuransi serta lembaga kliring penyelesaian dan
penyimpanan, dengan memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh yang
berwenang;
13. Melakukan kegiatan penyertaan modal sementara untuk mengatasi
akibat kegagalan kredit dengan syarat harus menarik kembali
penyertaannya, dengan memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh yang
berwenang;
14. Bertindak sebagai pendiri dana pensiun sesuai dengan ketentuan dalam
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
15. Membantu Pemerintah Daerah dalam membina BPR (Bank
Perkreditan Rakyat) milik Pemerintah Provinsi Sumatra Utara dan
Pemerintah Kabupaten/Kota;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
26
16. Melakukan kegiatan lain yang lazim dilakukan oleh Bank sepanjang
tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
17. Kegiatan usaha Bank SUMUT seperti yang termaktub dalam Anggaran
Dasar yang telah disebutkan di atas, telah dilaksanakan oleh Bank
SUMUT dalam setiap kegiatan usahanya.
18. Kegiatan usaha terkini dari sekretaris perusahaan bagian protokoler
Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan, antara lain:
a) Mengkoordinasikan acara korporasi dengan divisi terkait yang
diselenggarakan oleh perusahaan
b) Mendampingi kegiatan direksi PT. Bank SUMUT yang
berhubungan dengan pihak eksternal maupun mitra kerja
perusahaan
c) Mengkoordinasikan kunjungan kerja ke seluruh pemegang saham
d) Mengarahkan terlaksananya prinsip-prinsip Good Corporate
Governance di PT. Bank SUMUT
e) Mengatur kegiatan direksi PT. Bank SUMUT
2.7 Rencana Kegiatan
PT. Bank SUMUT akan menggelar ekspansi bisnis pada tahun 2018.
Untuk mendukung ekspansi tersebut, Bank SUMUT mempersiapkan dana belanja
modal atau capital expenditure(capex) dengan perkiraan mencapai Rp 1,2
Triliun.Anggaran tersebut meningkat dibandingkan capex pada tahun 2017.
Realisasi capex tahun 2017 sebesar Rp 1,1 Triliun. Sedangkan tahun 2018, Rp 1.2
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
27
Triliun direncanakan untuk pengembangan jaringan kantor dan bisnis Bank serta
investasi. Selain untuk menambah jaringan, Bank SUMUT akan menggunakan
capex untuk memperkuat lini bisnis Bank serta investasi.
PT. Bank SUMUT akan mengubah sasaran bisnis pada tahun 2018. Salah
satunya dengan meningkatkan jumlah penyaluran kredit ke sektor produktif
mencapai 50,68% dari total kredit tahun ini. Jumlah tersebut, meningkat bila
dibandingkan dengan capaian penyaluran kredit sektor produktif akhir tahun 2017
yang mencapai 49,5% dari total kredit.Selain itu, beberapa inovasi juga telah
dipersiapkan oleh Bank SUMUT. Bank SUMUT akan mengeluarkan produk kartu
debit untuk nasabah Bank SUMUT, dengan tujuan mendorong kredit modal kerja
transaksional, kredit beragunan deposito dan kredit kepada anggota apex
(pengayom) dan non apex. Bank SUMUT juga akan mulai berfokus pada
pembiayaan infrastruktur proyek pemerintah. Outstanding kredit infrastruktur di
perseroan masih rendah yaitu di bawah 10% pada akhir tahun 2017.Secara jangka
panjang, Bank SUMUT berharap dapat meningkatkan perhitungan tersebut hingga
sekitar 20% dari total outstanding kredit.
Berdasarkan laporan keuangan Desember 2017, penyaluran kredit Bank
SUMUT masih sangat sedikit. Tercatat penyaluran kredit perseroan baru naik
5,05% secara tahunan atau year on year (yoy) menjadi Rp 18,46 Triliun.
Sementara itu, dana pihak ketiga (DPK) naik sebesar 10,37% yoy akhir tahun
2017 menjadi Rp 21,18 Triliun. Dari sisi profitabilitas, laba bersih Bank SUMUT
juga masih tumbuh satu digit menjadi Rp 630,47 Miliar atau naik 7,9%. PT. Bank
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
28
SUMUT menetapkan rencana tahun ini pertumbuhan kredit dapat meningkat
hingga ke level 13% dibanding capaian tahun 2017.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
29
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang artinya
something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang
rahasia disebut dengan secretarium atau secretarius, dalam bahasa Prancis disebut
secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa Inggris
disebut secretary. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan
dengan secret atau rahasia, yaitu seseorang yang bisa menyimpan rahasia.
Berikut ini adalah definisi sekretaris menurut beberapa ahli :
1) Menurut Wursanto dalam (Mustikawati dan Sedianingsih 2010 : 2),
pengertian sekretariat adalah :
a. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan,
segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.
b. Tempat seoarang sekretaris melakukan pekerjaan dalam bidang
sekretariat.
c. Tempat sekretaris berikut para stafnya melakukan kegiatan dalam
bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan
pengolahan surat-menyurat yang dimulai dengan menghimpun
(menerima), mencatat, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
d. Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service atau
jasa-jasa perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
30
pengadaan dan pemeliharaan mesin-mesin kantor, perabot kantor, tata
ruang kantor, pembuatan formulir, komputerisasi, surat-menyurat, dan
kearsipan.
e. Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris. Jadi,
kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.
2) Menurut Saiman dalam (Mustikawati dan Sedianingsih 2010 : 2)
pengertian sekretariat adalah :
a. Sekretariat adalah suatu tempat dimana terjadinya aktivitas kerja yang
sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang btelah
ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.
b. Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni
menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat.
3) Menurut Webster dalam (Mustikawati dan Sedianingsih 2010 : 3)
pengertian sekretariat adalah :
a. Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
b. Kantor atau tempat dimana seorang sekretaris melakukan
pekerjaannya.
c. Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
d. Pegawai atau sekelompok sekretaris.
4) Menurut Jess Stein dalam (Mustikawati dan Sedianingsih 2010 : 5)
pengertian sekretaris adalah :
a. Seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan
lain-lain untuk perorangan atau organisasi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
31
b. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
c. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
5) Menurut Fowler dalam (Sukoco 2007 : 25) pengertian sekretaris adalah
orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas
administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia.
6) Menurut kamus Webster dalam (Sukoco 2007 : 25), sekretaris adalah
seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan
tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai
bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu
departemen pemerintahan.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka pengertian sekretaris adalah
pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam
bidang pekerjaan ketatausahaan seperti surat-menyurat (korespondensi),
pendiktea, stenografi, serta menyimpan dan memelihara warkat-warkat. Seorang
sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan
sekretaris sifatnya rahasia. Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan
rahasia harus dapat dihindarkan dan sekretaris harus dapat menjaga semangat
kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan.
Adapun pengertian sekretaris di PT. Bank SUMUT Medan adalah seorang
pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena dianggap
dan dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pimpinan dalam
perusahaan. Tugas sekretaris juga lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
32
pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan, dan menjadi
penghubung antara pimpinan dengan karyawan lainnya.
3.1.1 Jenis Jabatan Sekretaris
A. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu
sekretariat. Sekretaris oraganisasi membantu melakukan fungsi
manajemen : merencanakan, mengorganisasikan, mengurus dan
mengatur tenaga, memimpin, dan mengawasi.
Contohnya: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris
Perusahaan, Sekretaris Lembaga.
B. Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi adalah pembantu pimpinan dengan tugas utama
melaksanakan tugas – tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi.
Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu
organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan.
Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden
(Yatimah 2009:36)
Contohnya: Sekretaris pribadi seorang pengarang novel, seorang bintang
film, seorang tokoh masyarakat.
C. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan
tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan
tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
33
Sekretaris pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh
organisasi yang bersangkutan (Yatimah 2009:36).
Contohnya: Sekretaris Presiden Direktur, Sekretaris Direktur.
D. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai meniti karir
sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia
masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Umumnya ditempatkan
sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya
hanya diberi tugas yang bersifat rutin (Muchtar dan Qamariah, 2017:14).
Tugasnya: Karena keterbatasan masa, pengalaman dan kemampuan
kerja, sekretaris junior dalam kerjanya masih diberi
bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas,misalnya
menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan,
mengagendakan surat masuk dan keluar, dan sebagainya.
E. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja.
Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur
pekerjaannya sesuai prosedur (Muchtar dan Qamariah, 2017:14).
Tugasnya: Mencakup segala pekerjaan yang dituntut beserta segala
urusannya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
34
3.1.2 Ruang Lingkup Kerja dan Kegiatan Sekretaris
Tugas utama sekretaris adalah membantu pimpinan. Oleh karena
itu,lingkup tugasnya ditentukan oleh tugas dan kerja pimpinan yang dibantunya.
Meskipun tingkat pimpinan dan macam tugas serta pekerjaanya berbeda-beda,
secara umum tugas dan kerja pimpinan dapat dikelompokkan menjadi 3 : dalam
(internal), luar (eksternal), dan pribadi (personal). Dengan demikian lingkup kerja
sekretaris adalah sebagai berikut.
1) Kelompok Dalam, yaitu :
a. Menjaga kebersihan, memelihara kerapian, serta menciptakan
kenyamanan kantor tempat kerja sendiri, tempat kerja pimpinan, dan
kamar tamu.
b. Memelihara dan menyimpan peralatan serta perlengkapan kerja, dan
memperhatikan persediannya, sehingga tak ada kekurangan.
c. Menyiapkan, mengikuti, dan membuat laporan rapat.
2) Kelompok Luar, yaitu :
a. Mengurus dan menyimpan surat-surat yang masuk.
b. Membuat konsep, mengetik, dan mengirimkan surat-surat.
c. Mengurus undangan rapat, atau pesta-pesta bagi orang-orang di luar
lembaga.
3) Kelompok Pribadi, yaitu :
a. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
35
b. Mengurus kebutuhan-kebutuhan pimpinan yang berhubungan dengan
tugas dan kerjanya seperti perolehan kerja, makan, minum, pakaian,
administrasi keuangan.
Pada umumnya ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi :
1. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern
(humas).
2. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
3. Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia.
4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
3.1.3 Peran dan Fungsi Sekretaris
Sekretaris adalah pembantu utama pimpinan yang merupakan potensi
menentukan dalam berbagai situasi kepemimpinan. Ini berarti sekretaris harus
orang yang dapat memikul tanggung jawab, penuh pengabdian, bermutu karena
latihan, berpengalaman dan mempunyai kepribadian untuk melaksanakan
kewajibannya dengan semangat dan tepat guna.
Menurut Saiman (Mustikawati dan Sedianingsih 2010 : 2) adapun fungsi
seorang sekretaris yang paling utama adalah sebagai berikut;
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak
baik secara internal maupun eksternal.
2. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
3. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang
mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-
fungsi;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
36
a. Perencanaan,
b. Pembuatan keputusan,
c. Pembimbingan,
d. Pengkoorfinasian,
e. Pengontrolan,
f. Penyempurnaan.
g. Penghubungan
Dengan berjalannya fungsi-fungsi tersebut menunjukkan keberhasilan
pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, fungsi sekretaris yang
sangat terkait dengan sebuah organisasi atau perkantoran adalah adanya
pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing-masing
secara profesional dan bertanggung jawab.
Selain itu, sekretaris juga memiliki peranan sebagai berikut:
1. Peran Sekretaris Bagi Pimpinan
Sekretaris pimpinan sering disebut juga dengan sekretaris pembantu
pimpinan. Sekretaris ini berperan untuk membantu pimpinan organisasi
sehingga peran yang diembannya mampu terlaksana dengan baik, sesuai
dengan tujuan organisasi. Pekerjaan sekretaris ini bersifat kedinasan,
misalnya pekerjaan penghimpunan data, pencatatan, pengolahan,
penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan
informasi guna membantu kelancaran kerja pimpinan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
37
Di dalam Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan seorang sekretaris
pimpinan mampu mengerjakan semua tugas-tugasnya dengan baik,
sehingga semua kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan lancar.
2. Peran Sekretaris Bagi Pegawai
Sekretaris merupakan jembatan langsung antara pimpinan dan
pegawai yang memiliki peran penting. ia dapat berperan sebagai
perpanjangan tangan organisasi dan pimpinan organisasi, juga dapat
berperan sebagai juru bicara pegawai. Beberapa peran spesifik dari
sekretaris bagi pegawai antara lain :
1. Menerima pendapat dan usul dari pegawai dalam berbagai masalah
yang berhubungan dengan kepegawaian untuk disampaikan kepada
organisasi dan pimpinan organisasi.
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai sehingga pekerjaan
yang diembannya dapat berjalan lancar dan berhasil
3. Menggali informasi dari pegawai terkait dengan hal-hal yang
menjadi kendala bagi pegawai untuk bekerja dengan baik.
4. Menjadi stabilisator atau penenang jikalau terjadi konflik antara
organisasi dan pimpinan organisasi dengan pegawai.
5. Perantara saluran komunikasi antara organisasi dan pimpinan
organisasi dengan pegawai.
6. Menyampaikan keinginan-keinginan pimpinan secara langsung
kepada pegawai.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
38
3. Peran Sekretaris Bagi Organisasi
Menurut Sedermayanti dalam (Priansa 2014 : 20) Sekretaris
Organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu
perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris Organisasi,
disamping bekerja atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk
membantu melakukan fungsi manajemen, karena ia juga berperan sebagai
manajer. Beberapa peran sekretaris bagi organisasi :
1. Menyelenggarakan kegiatan khusus yang diminta oleh pimpinan
organisasi.
2. Menyelenggarakan kepaniteraan rapat pimpinan.
3. Menyelenggarakan fungsi administratif yang menunjang
pelaksanaan pekerjaan organisasi.
4. Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh sumber daya
manusia internal organisasi.
5. Menyelenggarakan pelaksaan pekerjaan kantor agar berlangsung
efektif dan efisien, sesuai dengan berbagai peraturan yang berlaku
di dalam organisasi.
Menurut Susanto dalam (Sukoco 2007 : 24), ada 3 peran dari seorang
sekretaris, yaitu :
1. Sebagai pusat informasi, sekretaris menjalankan fungsi strategisnya di
dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan
performasi perusahaan melalui kelancaran arus informasi internal maupun
ekstenal.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
39
2. Melalui peran teknisnya, sekretaris juga mampu menunjang kinerja
pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai
bahan pengambilan keputusan.
3. Sedangkan peran pendukung, sekretaris adalah memberikan pengaruh
positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendistribusikan
informasi secara cepat dan tepat sasaran.
Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar
pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak
langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas
pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Agar pelaksanaan kerja sehari-harinya berjalan lancar, sekretaris perlu
memperhatikan persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian kerjanya.
Adapun peranan sekretaris dalam mengatur dan memperlancar tugas
pimpinan pada Kantor Pusat PT. Bank Sumut adalah:
1. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
4. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan
5. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
6. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
40
pimpinan bagi bawahan.
7. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil
yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan.
8. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
9. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
10. Mengkoordinasikan pengelolaan perpustakaan.
11. Mengimplementasikan sistem manajemen kearsipan Perusahaan.
12. Mengimplementasikan dan memonitor terlaksananya pencatatan
surat- menyurat dan dokumen Perusahaan.
13. Memonitor pengelolaan resiko.
14. Mengkoordinasikan pengelolaan dokumen-dokumen perusahaan.
Sekretaris perusahaan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan,
mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas
pimpinan. Apabila seketaris tidak ada, maka pekerjaan-pekerjaan akan
terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya
efisiensi kerja.
Seiring dengan perkembangan zaman dan usaha saat ini, fungsi dan
peran seorang sekretaris sangatlah penting akibat perubahan yang semakin pesat
dengan permasalahan yang kompleks.
Seorang sekretaris perusahaan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat
Medan mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
41
maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan,
sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan
segala hal diluar perusahaan yang dilakukan pimpinan dalam melakukan
pekerjaan.
Jadi, peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian
dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan
berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah
dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik
bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan
dicari cara penyelesaiannya.
Seorang sekretaris harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja
yang baik, tidak ada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang
sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam
menggunakan pikiran. Selain itu peranan sekretaris yang tidak kalah
pentingnya adalah untuk memecahkan atau mencari solusi dalam perusahaan
dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk mengatur tugas pimpinan.
Begitu besarnya peran seorang sekretaris bagi perusahaan sehingga dia
dituntut untuk dapat tampil pada situasi dan kondisi apapun. Untuk itu
dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
Disamping itu, peranan sekretaris perushaan pada PT. Bank Sumut
Kantor Pusat yang tidak kalah pentingnya dalam perusahaan untuk
memecahkan masalah dalam perusahaan dan meyederhanakan pelaksanaan
untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
42
perusahaan sehingga dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun. Untuk itu
dibutuhkan personel yang bermutu tinggi.
Adapun peranan dan fungsi sekretaris perusahaan PT. Bank SUMUT
Kantor Pusat Medan, yaitu :
1) Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan
Sekretaris PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan disini diharapkan
dapat melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan
langkah- langkah pimpinan direksi demi suksesnya misi yang ada pada
perusahaan PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Hubungan Sekretaris
dengan Komisaris
Sekretaris PT. Bank SUMUT Kantor Pusat merupakan penghubung
komunikasi antara Pimpinan Direksi dengan Dewan Komisaris terutama
yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan PT. Bank
SUMUT Kantor Pusat Medan. Korespondensi antar Pimpinan Direksi dan
Dewan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat,
undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh
sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat
dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi
dengan Dewan Komisaris.
2) Hubungan Sekretaris dengan Divisi Lain
Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan
membangun hubungan baik dengan bagian divisi lain dilingkungan
perusahaan agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing-
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
43
masing divisi
Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, peran dan fungsi seorang
sekretaris sangatlah penting dalam kelancaran aktivitas Pimpinan. Dimana
sekretaris memiliki peran dan tanggung jawab yang diberikan sehingga
Pimpinan dapat menjalankan tugas-tugasnya dalam pengawasan dan
pengembangan terhadap masalah-masalah yang terjadi pada PT. Bank Sumut
Kantor Pusat Medan. Sekretaris juga berfungsi sebagai penghubung
penyampaian informasi dari Pimpinan kepada Pimpinan Divisi, Kepala bagian
Tenaga Kerja, Dan seluruh staff pegawai yang ada di PT. Bank Sumut Kantor
Pusat Medan.
3.2 Pengertian Protokoler
UU No. 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan mendefinisikan ―protokol‖
atau ―keprotokolan‖ sebagai ―serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan
dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi : Tata Tempat, Tata Cara,
dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau
masyarakat.‖
UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. adalah pengganti Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol yang sudah dianggap tidak sesuai
dengan zaman. Protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang
berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Protokoler
berhubungan atau berkaitan dengan sistem atau aturan (protokol).
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
44
Seperti halnya keprotokolan dalam kegiatan kenegaraan atau kegiatan
pejabat negara, keprotokolan dalam mendukung profesionalisme perusahaan,
khusunya dalam tata tertib kegiatan kedinasan, merupakan kebutuhan yang patut
diperhitungkan karena masalah keprotokolan tidak terlepas dari pengelolaan citra
perusahaan secara menyeluruh.
Menjaga citra perusahaan merupakan tugas yang harus clilakukan, salah
satunya melalui pengelolaan tamu secara professional. Dan keberhasilan
protokoler dalam menyelenggarakan sebuah kegiatan atau acara seremonial juga
akan memberikan kesan positifterhadap perusahaan baik di lingkungan internal
maupun eksternal. Oleh karena itulah pengelola dan pelaksana tugas keprotokolan
perusahaan membutuhkan pengetahuan, keterampilan, dan strategi dalam
menjalankan tugas dan tanggungjawabnya.
3.2.1 Ruang Lingkup Kerja dan Kegiatan Protokoler
Ruang Lingkup dan Tugas Protokoler menurut Zulkarnaen Nasution
(2006:162) diantarnya adalah sebagai berikut:
1. Pelantikan dan serah terima jabatan
2. Kunjungan para pejabat pemerintah pusat maupun daerah
3. Sebagai pembawa acara
Adapun serangkaian kegiatan Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan
yang berkaitan dengan aturan dalam acara resmi kedinasan yang meliputi tata
tempat, tata cara, dan tata tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam perusahaan serta masyarakat Adapun kegiatan kegiatan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
45
Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan yang di selenggarakan oleh bagian
protokoler, adalah :
1. Tata Tempat
a. Pedoman Umum Tata Tempat
1. Pada posisi berbaris, barisan terdepan adalah yang memiliki
jabatan/kedudukan tertinggi;
2. Pada posisi berdiri berjajar, yang berada di posisi paling kanan
adalah yang memiliki jabatan/kedudukan tertinggi dari tempat yang
ada di sebelah kiri;
3. Jika di ruang rapat, tempat duduk utama adalah yang paling dekat
dengan pintu keluar;
4. Pada posisi duduk berjajar pada garis yang sama, tempat yang
terhormat adalah di tempat paling tengah jika jumlah ganjil, dan di
tengah sebelah kanan jika jumlah genap, contoh;
Posisi jumlah genap: (4)-(2)-(1)-(3)
Posisi jumlah ganjil : (4)-(2)-(1)-(3)-(5)
contoh:
1) : Direktur Utama
2) : Pemimpin Cabang
3) : Muspida
4) : Tokoh Masyarakat
5. Pengaturan tata tempat mengacu pada situasi dan kondisi tempat.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
46
6. Pejabat tertinggi datang paling akhir dan pulang paling awal.
b. Tata Urutan Tempat
Tata urutan tempat tersebut di bawah ini menyesuaikan dengan posisi
layout dengan memperhatikan hierarkijabatan sebagai berikut:
1. Komisaris (Komisaris Utama dan Komisaris Independen)
2. Direksi (Direktur Utama dan Direktur)
3. Mantan Komisaris (bila diundang)
4. Mantan Direksi (bila diundang)
5. Staf Ahli Direksi
6. Pemimpin Sekretaris Perusahaan
7. Pemimpin Divisi/Pemimpin Cabang Utama/ Asisten II Asisten II
8. Pemimpin Cabang/Bidang/ Wakil Pemimpin Cabang Utama/Asisten
III
9. Wakil Pemirnpin Cabang
10. Pemimpin Bagian Cabang Utama/Asisten IV/Pemimpin Cabang
Pembantu
11. Wakil Pemimpin Cabang Pembantu/Pemimpin Seksi/ Asisten V
12. Pemimpin Kantor Kas/Payment Point/Kas Mobil/Head teller
13. Pegawai Pelaksana
14. Tenaga Alih Daya
2. Tata Cara
a. Upacara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
47
1. Sebelum mengadakan kegiatan dalam hal upacara seperti Peringatan
Harl Ulang Tahun Republik Indonesia, Peringatan Harl Besar
Nasional, Peringatan Hari Ulang Tahun PT Bank Sumut, unit terkait
harus terlebih dahulu membentuk kepanitiaan dan melakukan
persiapan antara lain :
2. Menentukanjadwal, tempat upacara danjenis pakaian;
3. Berkoordinasi dengan pihak terkait guna mempersiapkan antara
lain: teks pidato, perlengkapan upacara meliputi mimbar upacara,
sound system, tiang bendera, tali, bendera Merah Putih dan
perlengkapan lain;
4. Menyusun skenario tertib acara;
5. Membuat layout upacara (tata ruang upacara) meliputi posisi
inspektur upacara, komandan upacara, peserta, tamu/undangan dan
petugas upacara;
6. Melaksanakan gladi bersih;
7. Melakukan cek dan ricek terhadap seluruh persiapan dan peralatan
upacara.
Peringatan Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia
17 Agustus:
1. Peserta Upacara yaitu :
a. Dewan Komisaris, Dewan Pengawas Syariah, dan Direksi;
b. Pemimpin Divisi dan Pemimpin Cabang;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
48
c. Staf Ahli Direksi, Komite Audit, Komite Pemantau Risiko,
Komite Remunerasi dan Nominasi;
d. Seluruh pegawai PT. Bank Sumut di Wilayah Medan;
e. Rukun Wanita;
f. Tamu/undangan;
g. Seluruh tenaga alih daya
2. Inspektur Upacara : Direktur Utama PT. Bank Sumut,
3. Petugas Upacara adalah pegawai yang dihunjuk dengan nota dinas
sebagai :
a. Komandan Upacara;
b. Pembawa acara/announcer;
c. Pengibar Bendera;
d. Dirigen dan petugas paduan suara; Pembaca teks Proklamasi;
e. Pembaca doa.
4. Susunan Tata Tertib Upacara
a. Acara Pendahuluan
a) Komandan upacara memasuki lapangan upacara;
b) Komandan upacara menyiapkan barisan;
c) lnspektur Upacara memasuki lapangan upacara.
b. Acara Pokok
a) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara;
b) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
49
c) Pembacaan naskah Proklamasi;
d) Mengheningkan cipta dipimpin oleh inspektur upacara;
e) Pembacaan doa;
f) Pengibaran bendera negara sang merah putih;
g) Amanat inspektur upacara;
h) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
i) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara.
c. Acara Penutup
a) Inspektur upacara meninggalkan lapangan upacara;
b) Barisan dibubarkan oleh komandan upacara.
Peringatan Harl Besar Nasional
1. Peserta Upacara yaitu :
a. Dewan Komisaris, Dewan Pengawas Syariah, dan Direksi;
b. Pemimpin Divisi dan Pemimpin Cabang;
c. Staf Ahli Direksi, Komite Audit, Komite Pemantau Risiko,
Komite Remunerasi dan Nominasi;
d. Seluruh pegawai PT. Bank Sumut di Wilayah Medan;
e. Rukun Wanita;
f. Tamu/undangan;
g. Seluruh tenaga alih daya
2. Inspektur Upacara : Direktur Utama PT. Bank Sumut,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
50
3. Petugas Upacara adalah pegawai yang dihunjuk dengan nota dinas
sebagai :
a. Komandan Upacara;
b. Pembawa acara/announcer;
c. Pengibar Bendera;
d. Dirigen dan petugas paduan suara; Pembaca teks Proklamasi;
e. Pembaca doa.
4. Susunan Tata Tertib Upacara
a. Acara Pendahuluan
a) Komandan upacara memasuki lapangan upacara;
b) Komandan upacara menyiapkan barisan;
c) lnspektur Upacara memasuki lapangan upacara.
b. Acara Pokok
a) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara;
b) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
c) Pembacaan naskah Proklamasi;
d) Mengheningkan cipta dipimpin oleh inspektur upacara;
e) Pembacaan doa;
f) Pengibaran bendera negara sang merah putih;
g) Amanat inspektur upacara;
h) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
51
i) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara.
j) Acara Penutup
k) Inspektur upacara meninggalkan lapangan upacara;
l) Barisan dibubarkan oleh komandan upacara.
c. Acara Penutup
a) Inspektur upacara meninggalkan lapangan upacara;
b) Barisan dibubarkan oleh komandan upacara.
Peringatan Hari Ulang Tahun Bank Sumut
1. Peserta Upacara yaitu :
a. Dewan Komisaris, Dewan Pengawas Syariah, dan Direksi;
b. Pemimpin Divisi dan Pemimpin Cabang;
c. Staf Ahli Direksi, Komite Audit, Komite Pemantau Risiko,
Komite Remunerasi dan Nominasi;
d. Seluruh pegawai PT. Bank Sumut di Wilayah Medan;
e. Rukun Wanita;
f. Tamu/undangan;
g. Mitra kerja;
h. Seluruh tenaga alih daya;
i. Penerima penghargaan masa bakti 15,20 dan 25 tahun;
j. Mantan Direksi.
2. Inspektur Upacara : Direktur Utama PT. Bank Sumut,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
52
3. Petugas Upacara adalah pegawai yang dihunjuk dengan nota dinas
sebagai :
a. Komandan Upacara;
b. Pembawa acara/announcer;
c. Pengibar Bendera;
d. Dirigen dan petugas paduan suara; Pembaca teks Proklamasi;
e. Pembaca doa.
4. Petugas Upacara adalah pegawai yang dihunjuk dengan nota dinas
sebagai :
a. Komandan Upacara;
b. Pembawa acara/announcer;
c. Pengibar Bendera;
d. Dirigen dan petugas paduan suara; Pembaca teks Proklamasi;
e. Pembaca doa.
5. Susunan Tata Tertib Upacara
a. Acara Pendahuluan
a) Komandan upacara memasuki lapangan upacara;
b) Komandan upacara menyiapkan barisan;
c) lnspektur Upacara memasuki lapangan upacara.
b. Acara Pokok
a) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara;
b) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
53
c) Menyanyikan lagu mars PT. Bank SUMUT;
d) Pengibaran bendera negara sang merah putih;
e) Mengheningkan cipta dipimpin oleh inspektur upacara;
f) Pembacaan doa;
g) Penyerahan piagam penghargaan dan lencana masa bakti 15,
20, 25 tahun;
h) Menyanyikan lagu hymne PT. Bank SUMUT;
i) Amanat inspektur upacara;
j) Laporan komandan upacara kepada inspektur upacara;
k) Penghormatan peserta upacara kepada inspektur upacara
dipimpin oleh komandan upacara.
c. Acara Penutup
a) Inspektur upacara meninggalkan lapangan upacara;
b) Barisan dibubarkan oleh komandan upacara.
b. Acara
Pelantikan dan pengambilan sumpah/janji di lingkungan PT. Bank
Sumut
1. Pelantikan, pengambilan sumpah/janji terdiri dari:
a. Pemangku jabatan yaitu Komisaris, Direksi, Pemimpin Divisi dan
Pemimpin Cabang;
b. Pengambilan sumpah/janji pegawai baru.
2. Pejabat pelantik
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
54
a. Komisaris dan Direksi dilakukan oleh Gubemur Sumatera Utara
atau pelaksana atau pejabat yang dihunjuk;
b. Pemimpin Divisi, Pemimpin Cabang dilakukan oleh Direksi;
c. Pegawai.
3. Pelaksanaan Pelantikan dan Pengambilan Sumpab/Janji
a. Komisaris, Direksi dan Gubernur Sumatera Utara
4. Tata Cara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah/Janji
a. Acara Pendahuluan
a) Pejabat pelantik memasuki tempat upacara.
b. Acara Pokok
a) Menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya;
b) Menyanyikan lagu Mars PT Bank Sumut;
c) Pembacaan Surat Keputusan;
d) Pelantikan dan pengambilan sumpah/janji pejabat dan atau
pegawai; (Pejabat pelantik membaca pengantar sumpah/janji)
e) Penandatanganan berita acara sumpah/janji;
f) Pemyataan pelantikan oleh pejabat pelantik;
g) Pembacaan Doa;
h) Menyanyikan Iagu Hymne PT Bank Sumut
c. Acara Penutup
a) Penutup oleh pembawa acara
b) Penyampaian ucapan selamat dilanjutkan dengan ramah
tamah
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
55
c. Rapat
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
1. Persiapan
a. Sekretaris Perusahaan berkoordinasi kepada Direksi dan Dewan
Komisaris dalam hal rencana pelaksanaan RUPS;
b. Direksi menyurati Dewan Komisaris melalui Sekretaris
Perusahaan usulan agenda rapat, tanggal dan tempat pelaksanaan
RUPS;
c. Sekretaris Perusahaan menyiapkan undangan RUPS kepada
Pemegang Saham dan atau peninjau yang ditandatangani oleh
Komisaris dan Direksi setelah ada persetujuan dari Pemegang
Saham Pengendali;
d. Direksi menerbitkan nota dinas panitia RUPS dengan tugas :
a) Memonitor melalui Pemimpin Cabang, undangan sudah
diterima Pemegang Saham selambat-lambatnya 14 (empat
belas) hari kerja sebelum pelaksanaan RUPS;
b) Berkoordinasi dengan divisi terkait guna mempersiapkan
laporan pertanggung jawaban Direksi;
c) Mengirim undangan kepada Gubernur Sumatera Utara, Ketua
DPRDSU serta Bank Indonesia Medan untuk memberikan
kata sambutan;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
56
d) Mengirim surat kepada Notaris untuk menghadiri dan
mencatat risalah dan keputusan rapat serta membuat akta
berita acara rapat;
2. Komponen RUPS
a. Peserta:
a) Pemegang Saham;
b) Dewan Komisaris;
c) Direksi;
b. Peninjau (Kepala Daerah yang belum rnemiliki saham);
c. Pendamping
a) Pernimpin Divisi, Pernimpin Cabang, Staf Ahli Direksi;
b) Pendamping pemegang saham;
c) Tim perumus;
d) Notulen.
d. Notaris;
e. Undangan
a) Gubernur Sumatera Utara
b) Ketua DPRD Sumatera Utara
c) Pernimpin BI Medan
Rapat Kerja Gabungan
1. Persiapan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
57
a. Sekretaris Perusahaan mengusulkan kepada Direksi untuk
dilaksanakan rapat kerja gabungan, menentukan jadwal, tempat
acara dan materi rapat;
b. Divisi Sumber Daya Manusia membuat nota dinas rapat kerja
gabuogan kepada seluruh, Pemimpin Divisi, Staf ahli Direksi,
Pemimpin Cabang, dan Pemimpin Bidang;
c. Divisi dan Pemimpin Cabang mempersiapkan bahan rapat
d. Sekretaris Perusahaan berkoordinasi dengan divisi terkait guna
mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan, bahan rapat serta
menyusun tata tertib acara;
e. Notulen rapat yaitu pegawai Sekretariat Direksi;
f. Membuat lay- out (tata ruang rapat)
g. Melakukan cek dan ricek terhadap seluruh persiapan dan
peralatan rapat.
2. Peserta rapat
a. Direksi;
b. Pemimpin Divisi;
c. Staf Ahli Direksi
d. Pemimpin Cabang;
Perpisahan memasuki masa pensiun
1. Perpisahan Direksi
Kegiatan perpisahan dengan Direksi yang telah berakhir masa
tugasnya, dibentuk suatu kepanitian untuk melangsungkan suatu
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
58
acara perpisahan yang diketuai oleh Pemimpin Sekretaris
Perusahaan.
2. Perpisahan dengan Pemimpin Divisi/Pemimpin Cabang Utama
Medan.
Peserta: Seluruh Direksi, Pemimpin Divisi, Pemimpin Cabang
Utama Medan, Pemimpin Bidang, Staf Ahli Direksi dan
pegawai unitnya.
Kegiatan Keagamaan dan sosial
1. Persiapan
a. Berkoordinasi dengan penyelenggara perihal waktu, tempat,
susunan acara dan layout;
b. Menyiapkan teks pidato Direksi;
c. Melakukan cek dan ricek terhadap seluruh persiapan acara;
d. Menyiapkan bantuan yang akan diserahkan (bila ada).
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan acara pokok kegiatan keagamaan/sosial diatur dan
disusun oleh penyelenggara sesuai dengan jenis acaranya.
d. Kunjungan Kedinasan
Tata cara persiapan dan pelaksanaan kunjungan kedinasan dilaksanakan
sebagai berikut :
1. Persiapan
a. Koordinasi dengan penyelenggara antara lain :
b. Jadwal dan tempat/lokasi acara;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
59
c. Usulan lay-out;
d. Route, jarak dan lama perjalanan;
e. Akomodasi;
f. Daftar undangan;
g. Pakaian dan susunan serta skenario acara;
h. Kelengkapan dan perlengkapan acara;
i. Cinderamata.
2. Menyiapkan teks pidato;
3. Menyusun pembagian tugas;
4. Melaksanakan persiapan administratif dan fisik yang menyangkut
kebutuhan pelaksanaan perjalanan:
a. Membuat memorandum surat jalan kepada Divisi Sumber Daya
Manusia untuk menerbitkan surat tugas ialan:
b. Pemesanan tiket pesawat/kendaraan yang diperlukan;
c. Kendaraan utama;
d. Kendaraan rombongan;
e. Menentukan rangkaian rombongan;
f. Kendaraan pengganti apabila kendaraan utama tidak bisa
digunakan;
g. Alat komunikasi;
h. Menyiapkan konsumsi, akomodasi dan penginapan (apabila
menginap).
5. Menyiapkan kawal lalulintas (sweeper) apabila diperlukan;
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
60
6. Menentukan posisi pejabat pada saat menyambut dan di tempat
acara;
7. Menyiapkan ruang transit;
8. Menyiapkan langkah-langkah altematif yang perlu dan tepat apabila
3. Tata Penghormatan
Bentuk penghormatan terhadap seseorang dalam bentuk preseance
yakni seseorang dengan kedudukan atau jabatan tertinggi memperoleh
urutan tempat pertama. Penghormatan terhadap seseorang meliputi :
a. Urutan sambutan, orang dengan preseance tertinggi selalu
ditempatkan paling akhir;
b. Kedatangan dan kepulangan, orang yang paling dihormati selalu
datang di tempat acara paling akhir dan pulang lebih dahulu;
c. Naik kendaraan, bagi seseorang yang paling utama, apabila di pesawat
terbang naik paling akhir dan turun paling dahulu, di kapal laut, kereta
api dan kendaraan mobil, naik dan turun paling dahulu;
d. Jajar kehormatan, orang paling utama harus datang dari sebelah kanan
dari pejabat yang menyambut; bila orang yang paling utama yang
menyambut maka tamu datang dari arah sebelah kirinya;
e. Penghormatan terhadap seseorang dalam bentuk perlakuan adalah
pemberian perlindungan, ketertiban, keamanan, dukungan sarana yang
diperlukan serta fasilitas terhadap seseorang sesuai dengan kedudukan
dan atau jabatannya.
3.2.2 Peran dan Fungsi Protokoler
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
61
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang
dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga
merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai
budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya
dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/
perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang
memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan
dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan
agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku
secara universal.
Protokol bukan orang, tapi ―sistem‖ atau ―aturan‖. Protokol dalam
pengertian ―pengatur acara‖ memiliki tugas menentukan :
1. Perlengkapan
2. Penerimaan tamu
3. Pengisi acara
4. Keamanan
5. Dan hal lain yang menunjang kesuksesan acara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
62
Protokoler ditujukan untuk keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan
pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan
suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan
dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut
diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Adapun peran dan fungsi protokoler di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT
Medan adalah:
1. Mengimplementasikan keprotokolan perusahaan agar berjalan sesuai
kebutuhan dan ketentuan.
2. Mengkoordinasikan dan memonitor penyelenggaraan Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) dalam rangka memastikan pelaksanaan
RUPS sesuai dengan ketentuan.
3. Merencanakan system keprotokolan perusahaan dalam rangka
ketersediaan system keprotokolan yang efektif dan efisien.
4. Melaksanakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan
dalam acara resmi kedinasan yang meliputi tata tempat, tata upacara,
dan tata tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam perusahaan serta masyarakat.
Adapun tugas-tugas sekretaris yang berkaitan dengan bagian protokoler
di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT Medan adalah:
1. Mengkoordinasikan dan memonitor penyelenggaraan Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS);
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
63
2. Mengkoordinasikan pengelolaan tata naskah dinas bank;
3. Mengkoordinasikan rapat kerja;
4. Memonitor pelaksanaan program kerja;
5. Mengevaluasi kinerja bawahan;
6. Memonitor kepatuhan kebijakan, sistem dan prosedur;
7. Menerapkan dan memonitor prinsip-prinsip Good Corporate
Governance;
3.2.3 Tujuan Protokoler
Tujuan protokoler, antara lain:
1. Agar tujuan kegiatan dapat tercapai dengan jelas
2. Agar proses kegiatan dapat menarik
3. Agar proses kegiatan berjalan khidmat dan terhormat
4. Agar suatu kegiatan dapat berkesan
5. Agar isi dan kulit kegiatan dapat berpadu secara harmonis
Tujuan pedoman protokoler pada PT. Bank SUMUT, antara lain:
1. Memperkuat citra perusahaan.
2. Menetapkan etika disiplin.
3. Memberikan pedoman penyelenggaraan kegiatan dalam hal
pengaturan tempat, susunan acara agar berjalan tertib dan lancar.
3.2.4 Syarat Protokoler
Orang yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat atau petugas
bagian protokol yang memiliki pengetahuan dan kompentensi dalam
menyelenggarakan keprotokolan. Protokoler harus memiliki kemampuan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
64
berkomunikasi yang baik dan efektif, karena akan selalu terkait dan berhubungan
dengan bagian atau komponen lain dalam menunjang keberhasilan dan
kesuksesan acara secara keseluruhan. Sebagai upaya menciptakan tata kelola
perushaan yang tertib, beretika, berwibawa efektif dan efisien, maka diperlukan
standarisasi pedoman pelayanan keprotokolan di lingkungan PT. Bank SUMUT .
Berikut beberapa poin penting sebagai syarat protokoler :
1. Percaya diri
2. Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan.
3. Memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia
4. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
5. Kreatif, trampil dan cekatan
6. Mampu menguasai dan mengendalikan situasi
7. Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul
8. Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat
9. Sopan serta tahu etika
10. Menghargai orang lain
11. Penampilan menarik
12. Pandai berbusana sesuai dengan acara
13. Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
65
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Setelah diadakan penelitian maka kesimpulan yang dapat diberikan
penulis sehubungan dengan paper penulis yang berjudul ― Peranan dan Fungsi
Sekretaris Perusahaan Pada Bagian Protokoler Kantor Pusat Medan ― adalah:
1. PT. Bank SUMUT merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
perbankan, dan telah didirikan pada tanggal 4 November 1961 dengan
dasar hukum pendirian berdasarkan Akta Notaris Rusli No. 22 dalam
bentuk Perseroan Terbatas (PT) dengan sebutan BPDSU.
2. Sekretaris Perusahaan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan adalah unit
yang membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan
semua tugasnya. Selain itu sekretaris juga berperan penting dalam
menjaga seluruh kerahasiaan perusahaan yang ada.
3. Sekretaris Perusahaan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan pada
bagian Protokoler adalah unit yang melaksanakan serangkaian kegiatan
yang berkaitan dengan aturan dalam acara resmi kedinasan yang meliputi
tata tempat, tata cara, dan tata penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam perusahaan serta masyarakat
4. Pada dasarnya Protokoler ditujukan untuk keberhasilan pelaksanaan
suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang
terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
66
dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan
sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang
suksenya puncak acara.
4.1 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan kenyataan yang terjadi pada Kantor
Pusat PT. Bank SUMUT Medan, maka penulis mencoba memberikan beberapa
saran yang mungkin dapat dijadikan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan
untuk perkembangan perusahaan yang akan datang. Adapun saran tersebut antara
lain:
1. Menjadi seorang protokoler harus memperhatikan hal-hal yang
menunjang atau yang menentukan kegiatan dapat berjalan dengan lancar.
Sehingga kegiatan tersebut dapat menjadi kegiatan yang sukses.
2. Mempertahankan etika disiplin dan memperkuat citra perusahaan dan
meningkatkan kinerja pelaksanaan tugas-tugas protokoler pada Sekretaris
Perusahaan di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan
3. Setiap organisasi/perusahaan mempunyai sifat dinamis (mengalami
perubahan/perkembangan), oleh karena itu ada baiknya seorang
protokoler dapat menyesuaikan diri dalam mengikuti
perubahan/perkembangan yang ada dengan menambah pengetahuan dan
keterampilan.
4. Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun
dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya
tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan dalam rangka
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
67
pencapaian tujuan bersama secara efektif.
5. Berperan aktif dalam melaksanakan kegiatan antar perusahaan, gathering,
dan hal yang berhubungan dengan protokoler, maka semakin sering
mengikuti kegiatan tersebut akan melatih kemampuan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
68
DAFTAR PUSTAKA
Buku:
Haryati, Sri. 2004. Keprotokolan di Indonesia, Pengertian dan Istilah. Jakarta:
Gramedia
Kasmir. 2012. Dasar – Dasar Perbankan. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Padang: @kademia
Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Inneke Qamariah. 2017. Dasar-Dasar
Kesekretariatan. Medan: USU Press 2017.
Mustikawati dan Sedianingsih. 2010. Teori dan Praktik Administrasi
Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Nasution, Zulkarnaen. 2006. Manajemen Humas di Lembaga Pendidikan.
Malang: UPT. Penerbitan Universitas Muhammadiyah Malang.
Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan Profesional Berkompeten Cerdas
Terampil Melayani. Bandung: Alfabeta.
Ratnawati dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia.
Website:
http://banjarmasin.tribunnews.com/10 Mei 2018/11.30
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
69
Lampiran 1. Surat Research/Survei Mahasiswa dari Perusahaan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
70
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Top Related