TRAINING MICROSOFT PROJECT

STUDY KASUS :“Pembangunan Rumah Tinggal”

ALUR PENGERJAAN

Project Setting

Setting Kalender

Setting Aktivitas

Setting Durasi Setting Predessesor

Pembuatan Resources Dictionary

Assignment Resources

Setting Baseline Update Project

Laporan• Kurva S• Earned Value

Project Setting

Diisikan sesuai dengan keterangan proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan.

Setting Kalender

Setting KalenderSecara default, jumlah hari kerja yang terdapat di Ms. Project adalah 5 Hari mulai dari hari Senin-Jum’at. Karena dalam studi kasus kita hendak membuat hari sabtu menjadi hari kerja, maka yang menjadi focus perhatian adalah hari sabtu

>> Work Weeks Details.. Saturday Set day(s) to the specific working times (kemudian di set sesuai dengan jam kerja yang kita inginkan) disini kita akan membuat jam kerja dimulai dari jam 8.00 hingga jam 17.00 dimana jam 12-13 merupakan jam istirahat

Setting Kalender

Selain itu kita juga men-set hari libur agar tidak bekerja. Tanggal 31 Maret merupakan hari libur karena ada peringatan Nyepi

Klik tanggal dimana kita mau memasukkan dia sebagai hari libur (disini berarti klik 31 Maret, Exception Tuliskan keterangan hari libur di “name”

Setting Aktivitas

Aktivitas dapat dimasukkan kedalam lembar kerja utama Ms. Project dengan menuliskan langsung aktivitas yang diinginkan (atau bila anda sudah memiliki softfile dari project anda, anda langsung dapat meng-copypaste kan itu ke lembar kerja).

Setting Aktivitas dg WBSKemudian penyesuain lembar kerja agar sesuai dengan WBS dapat dilakukan dengan outdent atau indent.Block aktivitas yang termasuk sebagai persiapan, berarti yang dimaksud disini adalah WBS 1.1.1-1.1.4 Klik arrow warna hijau yang berada diatas bar.

Lakukan hal yang serupa untuk WBS-WBS berikutnya.

Setting Durasi

Sebelum memulai memasukkan durasi Pekerjaan, maka yang perlu diingat adalah utuk memasukkan terlebih dahulu start date.Dimana pada project ini, aktivitas pertama akan dimulai pada tanggal 1 Februari 2014.

Kita tidak perlu menyetting untuk tanggal lainnya, karena dengan sendirinya mereka akan teroganisir sesuai dengan penentuan waktu durasi yang sudah kita tentukan.

Setting DurasiDurasi bisa dimasukkan sesuai dengan jangka waktu rencana pengerjaan. Diisikan pada kolom durasi sesuai dengan gambar. Bila ingin merubah durasinya berupa jam, maka diiskan dengan “hour” atau bila dalam bulan diisikan dengan “month”

Setting PredecessorsMasukkan Predecessors sesuai dengan ketentuan. Ketentuan perencanaan adalah setiap aktivitas sebelumnya merupakan predecessor dari aktivitas setelahnya, dengan tipe nya adalah Finish to Start (FS) yang mana ini sudah menjadi tipe hubungan default di Ms. Project. Untuk membuat predecessors, tuliskan nomor baris aktivitas yang menjadi predecessors. Satu contoh disini adalah WBS nomor 1.1.2 merupakan Successor dari nomor WBS 1.1.1 Maka di predecessors baris nomor 3 diisikan nomor 2baris nomor 2 (sebagai representasi WBS nomor 1.1.1). Dan secara otomatis, Gantt Chart juga akan turut berubah)

Resources DictionaryDi Ms Project : Resources terbagi jadi 3 : Work (pekerja), material, cost

Cost Resources : Resources that don't depend on the amount of work on a task or the duration of a task, such as airfare or lodging

Cost /Use : Bayarannya sistem Borongan.Dalam penggajian anda bisa memasukkan apakah ia digaji per jam (hour) atau per bulan (month) dll

Jenis Penggajian : Standart Rate. Over Rate dan Cost per Use

Term pembayaran ada : Start (di awal) End (di akhir) & prorated (persentase)

Untuk tipe pekerja (work) pekerja menggunakan persentase. Maksudnya 100 % adalah 1 pekerja. 200% adalah 2 pekerja dst

Assignment Resources

Untuk menugaskan resources kedalam aktivitas, pilih aktivitas yang hendak ditugaskan, kemudian klik Assign resources. Masukkan sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan.

Kolom R/D : Request & Demand. Bila kita masukkan Request, maka resources hanya akan tertugaskan apabila dia tidak mengalami overallocated.

Untuk yang part-time : berarti tidak sampai diisi 100 %.Bila lebih dari 1 orang, berarti masukkan lebih dari 100%.

Bila penggunaan material berdasarkan durasi, maka gunakan slash (/) kemudian diikuti satuan penggunaannya.Hanya bisa menggunakan day/week/month

Setting BaselineSetelah semua perencanaan telah selesai dimasukkan, maka langkah selanjutnya adalah membuatnya sebagai perencanaan (Baseline)

Bisa kita lihat perbedaan sebelum dan setelah di-set menjadi baselineSebelum menjadi baseline, di table entry cost, nilai dari acuan akan kosong semua

Update Kemajuan AktivitasKita perlu memasukkan kondisi nyata yang terjadi di Project nyata kita ke dalam Ms. Project

Ada 2 yang dapat diisi : 1. Berapa persen jalannya aktivitas 2. Durasi kerja aktivitas tersebut, karena bisa jadi durasi kerja aslinya tidak sama dengan perencanaan.

Disini dicontohkan, kita buat persent completenya sudah 100 %, dan durasinya yang semula 4 hari kita buat 4 hari. Nah kita bisa lihat bagaimana perbedaan yang terjadi di cost nya.

Setelah itu, dimasukkan juga ke Update Project

LaporanKurva S

Report Visual Report

Change chart type Line

LaporanEarned value

Report Reports Costs.. Earned Value

Berhati-hatilah terhadap penanggalan pada Update Project