Standar Operasional Prosedur
(SOP) Kepegawaian
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
ii | P a g e
SURAT KEPUTUSAN
REKTOR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
NOMOR: 826/KEP/III.3.AU/F/2019
TENTANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEPEGAWAIAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
TAHUN 2020
REKTOR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka menata pengelolaan Sumber Daya Manusia di lingkungan
Universitas Muhammadiyah Palopo perlu ditetapkan Standar Operasional Prosedur
Kepegawaian;
b. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu
menetapkan Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Palopo.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2018 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja
Tahun Anggaran 2019;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi;
5. Peraturan Pemerintah No 5 Tahun 2014 tentang Penyelenggaran Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;
6. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 02/PED/I.0/B/2012 tentang
Perguruan Tinggi Muhammadiyah;
7. Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 111/KEP/I.0/D/2019 tentang
Pengangkatan Rektor Universitas Muhammadiyah Palopo masa jabatan 2019-
2023;
8. Ketentuan Majelis Diktilitbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor:
0047/KTN/I.3/D/2020 Tentang Statuta Universitas Muhammadiyah Palopo Tahun
2019;
9. Keputusan Bersama Badan Pembina Harian Nomor:
550/KEP/III.3.AU/F/2019 Rektor Universitas Muhammadiyah Palopo
Nomor: 670/KEP/III.3.AU/F/2019 Tentang Penetapan Rencana Pedoman
Tata Kelola Universitas Muhammadiyah Palopo Tahun 2019-2043;
10. Keputusan Badan Pembina Harian Universitas Muhammadiyah Palopo
Nomor: 006/BPH.UM-PLP/X/2019 Tentang Penetapan Peraturan Pokok-
Pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo.
iii | P a g e
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Pertama : Mengesahkan Standar Operasional Prosedur Kepegawaian Universitas Muhammadiyah
Palopo;
Kedua : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali apabila dipandang perlu.
Ditetapkan di : Palopo
Pada Tanggal : 19 Ramadhan 1441 H.
12 Mei 2020 M.
Rektor
Dr. Salju, S.E.M.M. NIDN. 0931125509
iv | P a g e
KETERANGAN SIMBOL
No SIMBOL Hubungan kerja
1
Proses
2
Dokumen
3
File arsip
4
Koordinasi
5
Dokumen keuangan
6
Selesai
v | P a g e
DAFTAR ISI
Sampul ................................................................................................................... i
Surat Keputusan Tentang Standar Operasional Prosedur Kepegawaian
Universitas Muhammadiyah Palopo ..................................................................... ii
Keterangan Simbol.......................................................................................................... iv
SOP KEPEGAWAIAN (12)
SOP Perencanaan Kebutuhan Pegawai ............................................................................ 1 SOP Rekrutmen & Seleksi Pegawai ................................................................................ 5
SOP Pengurusan Kartu BPJS Kesehatan Pegawai .......................................................... 9
SOP Jam Kerja Pelayanan Pegawai ................................................................................. 13
SOP Sasaran Kerja Pegawai (SKP).................................................................................. 17
SOP Jadwal Pelayanan BSDM ......................................................................................... 20
SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) ................................................................................. 23
SOP Kenaikan Pangkat Pegawai ...................................................................................... 26
SOP Tugas dan Ijin Belajar Pegawai ............................................................................... 30
SOP Pelayanan Cuti Pegawai ........................................................................................... 34
SOP Pengurusan Purnabhakti pegawai ............................................................................ 37
SOP Pembinaan Internal Pegawai .................................................................................... 41
SOP KETENAGAAN (6)
SOP Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI)................................ 45 SOP Bantuan Studi Lanjut Dosen ............................................................................. 49 SOP Rekomendasi Pindah Home Base ............................................................................ 53
SOP Mutasi Pegawai ................................................................................................ 60
SOP Pemberhentian Pegawai .................................................................................... 64
SOP Sertifikasi Dosen On Line ........................................................................................ 68
SOP Usulan Pembayaran Tunjangan Serdos ................................................................... 72
SOP Usulan Pembayaran Honorarium Dosen Tidak Tetap
& Kelebihan SKS mengajar Dosen Tetap ....................................................................... 76
SOP Usulan Jabatan Akademik Dosen ............................................................................ 80
SOP Pemberian Reward ........................................................................................... 84
SOP KETATAUSAHAAN (7) SOP Surat Masuk .............................................................................................................. 88
SOP Surat Keluar .............................................................................................................. 91
SOP Expedisi ..................................................................................................................... 94
SOP Surat Tugas ............................................................................................................... 97
SOP Pengarsipan ............................................................................................................... 101
SOP Peminjaman Arsip .................................................................................................... 104
SOP Legalisasi SK Pegawai Tetap................................................................................... 107
vi | P a g e
1 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme layanan pemenuhan kebutuhan pegawai baru mulai analisis job spesifikasi sampai dengan daftar
kebutuhan pegawai baru yang siap direkrut.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemenuhan kebutuhan pegawai baru.
3. Terkontrolnya proses pemenuhan kebutuhan pegawai baru sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Dimulai dari usulan kebutuhan dosen, Pegawai Struktural oleh Kepala Prodi/Biro/Lembaga/UPT sampai dengan menjawab
usulan kebutuhan dan berakhir daftar peserta calon pegawai yang siap untuk direkrut BSDM.
Output Diharapkan Semua proses usulan pemenuhan kebutuhan pegawai dapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.
Definisi 1. Dosen adalah: pegawai pada UMPalopo yang bertugas sebagai pendidik profesional dan ilmuwan berkewajiban
mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, Al-Islam dan Ke-
Muhammadiyahan melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan telah memenuhi syarat-syarat
minimal menjadi dosen.
2. Pegawai Struktural adalah pegawai yang diangkat oleh Pimpinan UM Palopo yang terdiri dari: Tenaga penunjang
akademik dan Pelaksana administratif dan memenuhi syarat sebagai pegawai.
Output yang diharapkan Semua proses usulan pemenuhan kebutuhan pegawai dapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Keputusan Rektor tentang Job Spesifikasi Staf Administratif.
Catatan perubahan Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
2 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM Wakil Rektor II Rektor
1
Unit Mengirim
Kebutuhan Tenaga
(Berdasarkan
Jumlah
Mahasiswa/Beban
Kerja) dan
berkordinasi dengan
Dekan
1 Hari
Berkas ajuan permintaan
penambahan
Dosen/Tenaga
Kependidikan
2
BSDM Cek
permohonan &
meneruskan Ke
Rektor dan
berkoordinasi
dengan Wakil
Rektor II
1 Hari Berkas ajuan permohonan
dan form disposisi.
3 Berkas ajuan ditolak 1 Hari
Mengarsipkan berkas
ajuan permohonan dan
form disposisi.
3 | P a g e
4
Pemberitahuan
kepada pengusul
terkait alasan
penolakan
1 Hari Berkas ajuan permohonan
dan form disposisi.
5
Berkas ajuan
diterima untuk
dilakukan tindak
lanjut
1 Hari Berkas ajuan permohonan
dan form disposisi.
f
4 | P a g e
5 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
:SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 5 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
REKRUTMEN & SELEKSI PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme layanan penerimaan pegawai baru. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan pegawai baru. 3. Terkontrolnya proses penerimaan pegawai baru sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari persiapan pengumuman, penerimaan berkas sampai dengan data pegawai baru.
Definisi
1. Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan dan menetapkan sejumlah orang sebagai calon tenaga kerja dengan
karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan.
2. Penerimaan pegawai baru adalah kegiatan layanan penerimaan pegawai baru yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu persiapan dan pengumuman, seleksi administrasi, dan tes masuk meliputi : Psikotest, AIK Test, dan Interview, ditambah Microteaching Test dan TOEFL untuk calon dosen.
Output yang diharapkan Semua proses seleksi rekrutmen dapat terlaksana dengan baik sehingga dapat melahirkan pegawai yang kompeten sesuai dengan bidangnya.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 2. Peraturan Rektor UMPalopo tentang Pedoman Rekrutmen Pegawai Baru.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
6 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 6
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
REKRUTMEN & SELEKSI PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BPH
Lembaga
AIK
1 Pengumuman
lowongan kerja 7 Hari
Pengumuman
lowongan kerja
melaui website
UMPalopo
BSDM menerima
berkas lamaran
kerja dan
dikoordinasikan
ke Wakil Rektor II
untuk selanjutnya
diteruskan ke
Rektor
1 Hari
Tersedianya berkas
lamaran kerja calon
pegawai
2
Berkas lamaran
diterima untuk
dilakukan proses
tindak lanjut
1 Hari Berkas Lamaran
Kerja
7 | P a g e
3
BSDM
Melaksanakan
Proses Seleksi
3 Hari
Daftar Hadir, Alat
Tes, Lembar
Jawaban Alat Tes,
dan Form Penilaian
Tes Seleksi
4 Menyimpulkan
Hasil Seleksi 3 Hari Berkas lamaran
5 Belum memenuhi
kriteria 1 Hari Berkas lamaran
6
Memenuhi kriteria
untuk kemudian
dibuatkan surat
usulan dari Rektor
kepada BPH guna
diterbitkan SK
pengangkatan
sebagai pegawai
kontrak
1 Hari Hasil tes dan surat
ajuan
7 BSDM
memberikan SK
pengangkatan
sebagai pegawai
kontrak kepada
Ybs
SK pengangkatan
sebagai pegawai
kontrak
8 | P a g e
9 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 9 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SOP PENGURUSAN BPJS KESEHATAN PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme layanan BPJS kesehatan bagi pegawai.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pembuatan layanan BPJS kesehatan
3. Terkontrolnya pengurusan layanan BPJS kesehatan sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Dimulai dari pengisian formulir kesediaan menjadi peserta BPJS kesehatan sampai dengan diterimanya Kartu BPJS oleh pegawai.
Definisi BPJS adalah kartu layanan kesehatan bagi setiap pegawai dengan keluarga sebagai jaminan pemeliharaan kesehatan bagi setiap
pegawai.
Output yang diharapkan Semua proses pengurusan BPJS dosen dan Pegawai Struktural dapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Peraturan Rektor tentang Sistim Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
10 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 10
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PENGURUSAN BPJS KESEHATAN PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai Ybs BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BAK
1
Memberitahukan
kepada seluruh
civitas akademika
UMPalopo melalui
koordinasi dengan
Wakil Rektor II
untuk diterusan ke
Rektor Guna
dikeluarkan surat
edaran.
1 Hari Form surat dan Disposisi
2
BSDM memberikan
surat pernyataan
kepada pegawai Ybs
1 Hari Surat pernyataan
3
Mengumpulkan data
diri & keluarga yang
diikutsertakan ke
BSDM
14 Hari
Surat penyataan, kartu
keluarga, BPJS lama (bagi
yang sudah mempunyai
kartu bpjs), surat
pengunduran diri peserta
APBD & APBN.
11 | P a g e
4
BPJS memberikan
Pemberitahuan
Berupa Tanda
Terima, Selanjutnya
Menunggu
Feedback dari BPJS
& Tagih
Pembayaran
Hari Tanda Terima Melalui
5
BSDM Menerima
Tagihan
Pembayaran dari
BPJS dan diteruskan
ke BAK
1 Hari Tagihan Pembayaran
6
BSDM Meminta
Kartu BPJS ke
Kantor BPJS
1 Hari
Surat pengantar
7
Memberikan Kartu
BPJS Kepada
Pegawai
1 Hari
Kartu BPJS
8 BSDM
mengarsipkan
1 Hari Kartu BPJS
12 | P a g e
13 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 13 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SOP JAM KERJA PELAYANAN PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen rekapitulasi kehadiran pegawai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan rekapitulasi kehadiran pegawai. 3. Terkontrolnya layanan jam kerja sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Dimulai dari melakukan presensi melalui fingerprint baik datang maupun pulang sampai terekapnya hasil fingerprint masing –
masing pegawai.
Definisi Jam kerja adalah sejumlah waktu tertentu yang ditetapkan sebagai pelaksanaan pelayanan administrasi ketatausahaan oleh setiap pegawai.
Output yang diharapkan Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan UMPalopo dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo. 2. Peraturan Rektor tentang Sistem Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
14 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 14
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SASARAN KERJA PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Absen Kehadiran
melalui Fingerprint
07.30 dan
Pascasarjana 09.30
1 Hari Data Fingerprint
2
Istirahat Pukul :
12.00-13.00 (Senin-
Kamis) dan 11.30-
13.30 (Jum’at)
1 Hari
3
Pelayanan Berakhir
dan Absen Melalui
Fingerprint 16.00
(Senin-Kamis)
16.30 (Jumat)
1 Hari Data Fingerprint
4
Lembur dengan
Mengisi Form Surat
Perintah Lembur
(SPL)
1 Hari
Form Surat Perintah
Lembur (SPL)
15 | P a g e
5 Pulang dan Absen
Melalui Fingerprint 1 Hari
Data Fingerprint
16 | P a g e
17 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 17
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SOP SASARAN KERJA PEGAWAI
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan Pegawai Struktural. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan Pegawai
Struktural. 3. Terkontrolnya penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan Pegawai Struktural sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan
mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini mulai dari mengisi form SKP yang disediakan oleh BSDM sampai dengan penyerahan hasil pengisian form SKP ke BSDM.
Definisi SKP kepanjangan dari Sasaran Kerja Pegawai yaitu dokumen penilaian kinerja pegawai di lingkungan Universitas Muhammadiyah Palopo.
Output yang diharapkan Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan UMPalopo dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian 2. Keputusan Rektor tentang Rekam Jejak Dosen dan Pegawai Struktural
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
18 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 18
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SASARAN KERJA PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai Ybs BSDM
Wakil
Rektor II
Pimpinan
Unit Kerja Rektor
1
Pegawai Ybs
mengisi Form SKP
Dan menyerahkan
form yang sudah
diisi kepada
Pimpinan Unit kerja
untuk disetujui dan
di tanda tangani
1 Hari Form SKP
2
Pegawai Ybs
menyerahan form
yang sudah ditanda
tangani oleh
pimpinan unit kerja
ke BSDM
1 Hari Form SKP
3
Mengarsipkan Hasil
Pengisian Form
SKP
1 Hari Form SKP
19 | P a g e
20 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 20 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
JADWAL PELAYANAN BSDM
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme jadwal pelayanan kantor BSDM. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kantor BSDM. 3. Terkontrolnya layanan pelayanan BSDM sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Dimulai dari melakukan pembukaan kantor sampai dengan menutup kantor BSDM melalui papan penunjuk pelayanan.
Definisi Prosedur pelayanan adalah akvivitas kerja layanan yang bharus diberikan kepada dosen dan Pegawai Struktural yang dibatasi dengan waktu pelayanan.
Output yang diharapkan Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo. 2. Peraturan Rektor tentang Sistim Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
21 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :21
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
JADWAL PELAYANAN BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Absen Kehadiran
Melalui Fingerprint
(Jam Kerja pukul
07.30)
1 Hari Fingerprint
2
Bekerja sesuai
dengan Jobdisk
masing – masing
dan melayani
Pegawai UMPalopo
1 Hari Fingerprint
3
Istirahat Pukul
12.00-13.00 (Senin-
Kamis) dan 11.30-
13.30 (Jum’at)
1 Hari Fingerprint
4
Pelayanan Berakhir
dan Absen Pulang
melalui Fingerprint
Pukul 16.00 (Senin-
Kamis) 16.30
(Jumat)
1 Hari Fingerprint
22 | P a g e
23 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 23 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
KENAIKAN GAJI BERKALA
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme penerbitan kenaikan gaji berkala (KGB) bagi pegawai UMPalopo.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan KGB.
3. Terkontrolnya layanan KGB sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu Internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan kenaikan gaji berkala sampai dengan penyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersangkutan.
Definisi Prosedur pelayanan adalah akvivitas kerja layanan yang bharus diberikan kepada dosen dan Pegawai Struktural yang dibatasi Kenaikan Gaji Berkala adalah Hak yang diterima setiap pegawai Universitas Muhammadiyah berupa kenaikan gaji pokok setiap 2 tahun.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur kenaikan gaji berkala pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 2. Peraturan Rektor tentang Sistem Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
24 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :24
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
KENAIKAN GAJI BERKALA
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai Ybs BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BAK
1
Pegawai Ybs
mengajukan
kenaikan gaji
berkala ke BSDM
1 Hari
Surat permohonan
kenaikan gaji berkala
2
BSDM verifikasi
berkas kenaikan
berkala dengan
berkoordinasi
dengan Wakil
Rektor II dan
diteruskan ke Rektor
1 Hari
Surat permohonan
kenaikan gaji berkala dan
disposisi surat
3
BSDM mengajuan
berkas kenaikan
berkala ke BAK
setelah mendapat
persetujuan Rektor
1 Hari
Surat persetujuan kenaikan
gaji berkala
4
Pemberitahuan
kenaikan gaji
berkala kepada Ybs 1 Hari
Surat persetujuan kenaikan
gaji berkala
25 | P a g e
26 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 26 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme pelayanan kenaikan pangkat bagi pegawai UMPalopo. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam Layanan Kenaikan Pangkat. 3. Terkontrolnya layanan Kenaikan Pangkat sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan kenaikan pangkat pegawai sampai dengan dibayarkan penyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersangkutan.
Definisi Kenaikan Pangkat Pegawai adalah Hak yang diterima setiap pegawai Universitas Muhammadiyah Palopo berupa kenaikan gaji pokok pokok setiap 4 tahun.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur kenaikan gaji berkala pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 2. Peraturan Rektor tentang Sistem Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
27 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 27
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BAK
1
Pegawai pengajuan
Kenaikan Pangkat
Golongan 1 Hari
Surat dan Berkas
Pengajuan
2
BSDM
memverifikasi
berkas kenaikan
pangkat/golongan
dan berkoordinasi
dengan Wakil
Rektor II dan
diteruskan ke Rektor
1 Hari
Berkas pengajuan dan
Form disposisi
3
Menerbitkan sk
kenaikan
pangkat/golongan
setelah mendapat
persetujuan dari
Rektor dan
diteruskan ke BAK
1 Hari
SK kenaikan pangkat
golongan
28 | P a g e
4
BSDM
mengarsipkan
berkas kenaikan
pangkat Ybs
1 Hari
SK kenaikan pangkat
golongan
29 | P a g e
30 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 30 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
TUGAS DAN IZIN BELAJAR PEGAWAI
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Rekomendasi Tugas dan Izin Belajar pegawai UMPalopo. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam Rekomendasi Tugas dan Izin Belajar pegawai UMPalopo. 3. Terkontrolnya layanan Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar pegawai UMPalopo sesuai dengan pelaksanaan sistem
penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengusulan SK Tugas dan Izin Belajar yang diajukan oleh dosen dan tenaga kependdikan sampai
dengan menerima SK Tugas dan Izin Belajar.
Definisi Surat Tugas atau Izin Belajar adalah dokumen persyaratan studi lanjut bagi dosen dan Pegawai Struktural dalam upaya melaksanakan pengembangan karir sebagai pegawai.
Output yang diharapkan Semua proses penerbitan Surat Tugas atau Izin Belajar dapat terlaksana dengan baik dan lancar.
Referensi Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
31 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :31
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
TUGAS DAN IZIN BELAJAR PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen/Fakultas BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BAK
1
Pegawai
mengusulkan
permohonan
Tugas/Izin Belajar
1 Hari Berkas Usulan
2
BSDM
memverifikasi
berkas dengan
berkoordinasi
dengan Wakil
Rektor II dan
diteruskan ke Rektor
1 Hari Form Disposisi
4 Berkas Ajuan
Ditolak 1 Hari
Berkas ajuan
32 | P a g e
5
Berkas Ajuan
Disetujui kemudian
BSDM membuat SK
untuk
ditandatangani oleh
Rektor
1 Hari SK Tugas/Izin Belajar
6
BSDM
menyerahkan SK
ijin/tugas belajar
kepada Ybs
1 Hari SK Tugas/Izin Belajar
7
BSDM
mengarsipkan SK
tugas/ijin belajar
1 Hari SK Tugas/Izin Belajar
33 | P a g e
34 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 34 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PELAYANAN CUTI PEGAWAI
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Cuti Pegawai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Cuti Pegawai. 3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Cuti Pegawai, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan permohonan cuti oleh pegawai kepada Rektor sampai dengan diterimanya Surat Cuti pegawai yang bersangkutan.
Definisi Cuti adalah Hak pegawai untuk mendapatkan libur pada hari kerja sesuai kententuan yang berlaku.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur penerbitan Surat Cuti dapat berjalan dengan cepat dan pegawai dapat menggunakan masa cuti sesuai
dengan tanggal yang sudah ditentukan.
Referensi Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
35 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :35
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PELAYANAN CUTI PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Pegawai
mengajukan
permohonan cuti
1 Hari Berkas Usulan
2
BSDM memeriksa
surat permohonan
cuti dan disposisi
surat permohonan
cuti pegawai kepada
Wakil Rektor II
1 Hari Form Disposisi
3
BSDM menerbitkan
sk cuti dan
memberikan kepada
Ybs
1 Hari SK Cuti
4
BSDM
mengarsipkan SK
Cuti
1 Hari SK Cuti
36 | P a g e
37 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 36 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PENGURUSAN PURNABHAKTI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Purnabhakti Pegawai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Purnabhakti Pegawai. 3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Purnabhakti Pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan Purnabhakti oleh pegawai yang akan memasuki masa purnabhakti kepada Rektor sampai dengan pencairan dana tanda kehormatan oleh Biro Administrasi Keuangan.
Definisi Purnabhakti adalah berakhirnya masa kerja pegawai di Universitas Muhammadiyah Palopo
Output yang diharapkan Semua prosedur pengajuan purnabhakti dapat terlaksana dengan baik dan pegawai yang akan purnabhakti merasa nyaman dan terpuaskan.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 2. Peraturan Rektor tentang Sistim Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
38 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 37
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PENGURUSAN PURNABHAKTI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM BAK Rektor BPH
1
Ybs Melakukan
Pengajuan
Purnabhakti 1 Hari
Berkas Usulan
2
BSDM melakukan
pemeriksaan
kelengkapan
purnabhakti dan
disposisi surat
pengajuan ke BPH
1 Hari
Berkas Usulan dan Form
Disposisi
3
BPH menerbitkan
SK purnabhakti
dengan
berkoordinasi
dengan BSDM dan
diteruskan ke BAK
untuk pencairan
tanda kehormatan
1 hari SK Purnabhakti
39 | P a g e
4
Bak memproses
pencairan dana
tanda kehormatan 1 hari
SK Purnabhakti
5
BSDM
mengarsipkan SK
Purnabhakti 1 Hari
SK Purnabhakti
40 | P a g e
41 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 41 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PEMBINAAN INTERNAL PEGAWAI
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme pembinaan internal pegawai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pelaksanaan pembinaan pegawai. 3. Terkontrolnya pelaksanaan pembinaan pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari penerbitan surat undangan sampai dengan terselesaikannya laporan kegiatan pembinaan pegawai.
Definisi
1. Pembinaan pegawai adalah pemibinaan yang dilakukan melalui pembinaan internal maupun pembinaan eksternal.
2. Pembinaan internal dilakukan oleh pimpinan tentang motivasi untuk peningkatan kinerja layanan, dan pemahaman
Al-Islam dan Kemuhammadiyahan.
3. Pembinaan eksternal melalui pengiriman pelatihan, workshop, studi banding dan tugas belajar.
Output yang diharapkan Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengan nyaman di lingkungan UMPalopo.
Referensi Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
42 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :42
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PEMBINAAN INTERNAL PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
BSDM membuat
pengajuan waktu &
pemateri pembinaan
dosen & pegawai
struktural
1 Hari
Berkas usulan, form daftar
waktu pelaksanaan &
pemateri
2
Wakil Rektor II
Memberikan
Persetujuan Jadwal,
Waktu Pelaksanaan
& Pemateri
1 Hari Form Form Daftar Waktu
Pelaksanaan & Pemateri
3
BSDM Membuat
dan Menyebar
Undangan
Pembinaan
1 Hari Undangan
43 | P a g e
4
BSDM
Melaksanakan
Kegiatan 1 Hari
Daftar Hadir & Materi
Pembinaan
44 | P a g e
45 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 45 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
REKOMENDASI BEASISWA
UNGGULAN DOSEN INDONESIA (BUDI)
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI). 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia
(BUDI).
3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI), sesuai dengan pelaksanaan
sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan dosen dari fakultas sampai terbitnya dokumen Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) sampai dengan diserahkannya dokumen Rekomendasi kepada Kopertis Wilayah IX Sulawesi.
Definisi Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia adalah hibah beasiswa untuk studi lanjut S2 atau S3 bagi dosen-dosen yang
telah memiliki NIDN dalam upaya meningkatkan jenjang karir dosen.
Output yang diharapkan Semua proses pengajuan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) dapat terlaksana dengan baik dan tepat
waktu.
Referensi
1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Dosen.
4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. 5. Peraturan Mendiknas No. 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
46 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :46 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
REKOMENDASI BEASISWA
UNGGULAN DOSEN INDONESIA (BUDI)
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Mendaftar di
Program
Pascasarjana Tujuan
atau Mendaftar di
Web Beasiswa
DIKTI
1 Hari Bukti Pendaftaran
2
BSDM Melakukan
Pengusulan PPs
Melalui Penstatusan 1 Hari
Surat Pengajuan
Rekomendasi
3
Tidak Memenuhi
Persyaratan dan
BSDM
mengarsipkan
berkas ajuan
1 Hari
Surat Pengajuan
Rekomendasi
4
Dosen Memenuhi
Syarat untuk
Mengikuti Seleksi
yang diadakan oleh
1 Hari
Surat Penetapan
Penerimaan Beasiswa
Program Pascasarjana
Dalam Negeri
47 | P a g e
LLDIKTI
5 BSDM
mengarsipkan 1 Hari
Surat Penetapan
Penerimaan Beasiswa
Program Pascasarjana
Dalam Negeri
48 | P a g e
49 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 49 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
BANTUAN STUDI LANJUT DOSEN
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme pemberian bantuan studi lanjut bagi dosen.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan bantuan studi lanjut Dosen
3. Terkontrolnya layanan pemberian bantuan studi lanjut bagi dosen sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan dosen dari fakultas sampai terbitnya dokumen pemberian bantuan kepada dosen sampai
dengan bantuan masuk ke rekening masing-masing dosen yang bersangkutan.
Definisi Bantuan studi lanjut bagi dosen adalah hibah beasiswa untuk studi lanjut S3 bagi dosen-dosen yang telah memiliki NIDN dalam
upaya meningkatkan jenjang karir dosen.
Output yang diharapkan Semua proses pengajuan permohonan bantuan studi lanjut dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Dosen.
4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
5. Peraturan Mendiknas No. 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
50 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 50
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
BANTUAN STUDI LANJUT DOSEN
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Dosen mengajukan
permohonan
bantuan lanjut studi
ke bsdm
1 Hari Surat permohonan
2
BSDM disposisi ke
rektor untuk
ditindak lanjuti
dengan
berkoordinasi
dengan Wakil
Rektor
1 Hari Surat permohonan, form.
Disposisi
3
Rektor menolak
permohonan
kemudian diarsipkan
BSDM
1 Hari Surat permohonan, form.
disposisi
4
BSDM membuat
kontrak setelah
mendapat
persetujuan dari
1 Hari Kontrak pemberian
bantuan
51 | P a g e
Rektor dan
tembusan ke bak
untuk diproses
pencairan.
5
BAK melakukan
pembayaran sesuai
dengan kontrak 1 Hari
Kontrak pemberian
bantuan
6
Dosen menerima
sejumlah dana
bantuan studi lanjut 1 Hari
Dana bantuan dan bukti
transfer
7
BSDM
mengarsipkan
berkas 1 Hari
Kontrak pemberian
bantuan
52 | P a g e
53 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 53 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
REKOMENDASI PINDAH HOMEBASE
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Pindah Homebase. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Rekomendasi Pindah Homebase.
3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Pindah Homebase sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan
1. Proses ini dimulai dari penerbitan SK Pindah Homebase sampai dengan NIDN pindah ke homebase yang dituju. 2. Proses ini dimulai SK lolos butuh dan SK Pemberhentian Dosen Tetap sampai memindahkan NIDN dosen ke Homebase
baru.
Definisi Pindah Homebase adalah perpindahan NIDN dosen tetap dari Satu Prodi ke Prodi Lain baik secara inernal maupun external PT.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur perpindahan homebase dapat terlaksana dengan baik dan pegawai yang pindah Homebase merasa aman
dan nyaman dalam bekerja.
Referensi UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Ka. Biro Sumber Daya Manusia
54 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :54 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
REKOMENDASI REKOMENDASI
PINDAH HOMEBASE INTERNAL
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen BSDM Prodi
Wakil
Rektor II Rektor
1
Dosen melakukan
pengajuan pindah
homebase (Internal) ke
Prodi
1 Hari Surat pengajuan pindah
homebase
2
Prodi Disposisi ke
BSDM dengan
berkoordinasi dengan
Dekan masing-masing
Prodi
1 Hari Form Disposisi
3
BSDM Disposisi Ke
Rektor dan berkoordinasi
dengan Wakil Rektor II 1 Hari
Surat permohonan
pindah homebase
4
Rektor menolak ajuan
permohonan pindah
Homebase kemudian
BSDM memberitahukan
kepoada Ybs dan
diarsipkan
1 Hari Surat permohonan
pindah homebase
55 | P a g e
5
Rektor menyetujui ajuan
permohonan pindah
homebase dan disposisi
surat ke BSDM untuk
diproses
1 Hari SK Pindah Homebase
6
BSDM menerbitkan sk
perpindahan homebase
dan diteruskan ke
operator PDPT dan
Kepada Dosen Ybs.
1 Hari SK Pindah Homebase
7 BSDM mengarsipkan SK
pindah homebase dosen 1 Hari SK Pindah Homebase
56 | P a g e
57 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :57 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
REKOMENDASI REKOMENDASI
PINDAH HOMEBASE EKSTERNAL
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Bir
o BSDM PDPT Prodi BAK Wakil
Rektor II Rektor
1
Dosen melakukan
pengajuan pindah
homebase (eksternal) ke
prodi
1 Hari Surat pengajuan
pindah homebase
2
Prodi Disposisi ke
BSDM untuk diproses
lebih lanjut untuk
diteruskan ke Rektor
untuk disetujui dengan
berkoordinasi dengan
Wakil Rektor II
1 Hari Form disposisi
3
Rektor menolak ajuan
perpindahan Homebase
dosen dan diarsipkan di
BSDM
1 Hari
Surat permohonan
pindah homebase
dan disposisi surat
4
Rektor menyetujui ajuan
dan disposisi ke BSDM
untuk diproses lebih
lanjut
1 Hari
Surat permohonan
pindah homebase
dan disposisi surat
58 | P a g e
5
BSDM Menerbitkan SK
Perpindahan Homebase
dan diteruskan ke BAK,
PDPT dan Ybs.
1 hari SK pindah
homebase
9 BSDM mengarsipkan SK
pindah homebase 1 hari
SK pindah
homebase
59 | P a g e
60 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 60 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
MUTASI PEGAWAI STRUKTURAL
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme mutasi Pegawai Struktural
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pelaksanaan mutasi Pegawai Struktural 3. Terkontrolnya layanan mutasi Pegawai Struktural sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan
1. Proses ini dimulai dari penerbitan SK mutasi sampai dengan mutasi Pegawai Struktural. 2. Proses ini dimulai SK lolos butuh dan SK Pemberhentian Dosen Tetap sampai memindahkan NIDN dosen ke Homebase
baru.
Definisi Mutasi adalah proses perpindahan tenaga struktural dari jabatan awal kepada jabatan yang lain karna kondisi tertentu dengan mempertimbangkan pemerataan sumber daya manusia dan kompetensi yang dimiliki.
Output yang diharapkan Semua proses mutasi pegawai struktural dapat terlaksana dengan baik dan memberikan rasa aman dan nyaman dalam bekerja.
Referensi Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian..
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Kepala BSDM
61 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :61
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Prosedur Mutasi Pegawai Struktural
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Ybs/Unit Kerja BSDM
Wakil
Rektor II Rektor BAK
1
Ybs/Kepala
Unit/Fakultas
mengajukan permohonan
mutasi ke BSDM
1 Hari Surat permohonan
2
BSDM memproses surat
permohonan dengan
berkoordinasi dengan
Wakil Rektor II dan
diteruskan ke Rektor
1 Hari Form disposisi
3
Rapat pimpinan menolak
ajuan mutasi pegawai
dan BSDM
mengarsipkan berkas
ajuan.
3 hari Hasil rapat
4
BSDM membuat SK
mutasi pegawai setelah
rapat pimpinan
menyetujui pengajuan
mutasi pegawai dan
tembusan kepada BAK
1 Hari SK mutasi
62 | P a g e
5
BSDM menyerahkan SK
mutasi dan pindah
jabatan yang baru kepada
Ybs
1 Hari SK Mutasi
6 BSDM mengarsipkan SK
Mutasi pegawai 1 Hari SK Mutasi
63 | P a g e
64 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 64 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme mutasi Pegawai Struktural 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pelaksanaan mutasi Pegawai Struktural
3. Terkontrolnya layanan mutasi Pegawai Struktural sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan permohonan berhenti bekerja sampai terbitnya SK pemberhentian.
Definisi Pemeberhentian adalah proses pemberhentian Pegawai karna kondisi tertentu dengan mempertimbangkan pemerataan sumber daya manusia dan kompetensi yang dimiliki.
Output yang diharapkan Semua proses pemberhentian pegawai struktural dapat terlaksana dengan baik dan memberikan rasa aman dan nyaman dalam bekerja.
Referensi Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian..
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
65 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :65
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBERHENTIAN PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
Wakil
Rektor II BAK Rektor
1
Ybs/Kepala
Unit/Fakultas
mengajukan permohonan
pemberhentian Ke
BSDM
1 Hari Surat permohonan
2
BSDM Disposisi ke
Rektor dengan
berkoordinasi dengan
Wakil Rektor II
1 Hari Form. disposisi
3
Rektor menolak
pengajuan
pemberhentian pegawai
dan diarsipkan oleh
BSDM
3 hari Disposisi dan surat
ajuan
4
Rektor menyetujui
pemberhentian pegawai
dan disposisi surat ke
BSDM untuk diproses
lebih lanjut
1 Hari
Form. Disposisi yang
telah disetujui oleh
Rektor
66 | P a g e
5
BSDM Membuat SK
Pegawai Struktural dan
tembusan kepada BAK 1 Hari
SK pemberhentian
7 BSDM mengarsipkan SK
mutasi SK pemberhentian
67 | P a g e
68 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 68 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SERTIFIKASI DOSEN
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tatacara perolehan Sertifikasi Dosen Online. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam perolehan Sertifikasi Dosen Online. 3. Terkontrolnya layanan perolehan Sertifikasi Dosen Online sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengajuan JAFUNG dan pangkat inpassing ke LLDIKTI melalui Aplikasi SISTER yang diverifikasi oleh Biro Sumber Daya Manusia, sampai dengan hasil lulus atau tidak Serfikasi Dosen Online.
Definisi Sertifikasi dosen Online adalah fasilitas LLDIKTI yang dimiliki dosen dalam menyelesaikan kegiatan/tugas/tes untuk memperoleh Sertifikat Pendidik secara online.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur pengajuan Tes Sertifikasi dosen dapat terlaksana dengan baik dan pegawai merasa puas dan nyaman dalam bekerja.
Referensi 1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. 2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
69 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 69
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SERTIFIKASI DOSEN
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
LLDIKTI BSDM
Calon
Serdos
Wakil
Rektor II
1
BSDM Menindaklanjuti Surat dari
LLDIKTI Wilayah IX terkait
dengan Sertifikasi Dosen dengan
berkoordinasi dengan Wakil Rektor
II
1 Hari Surat Pemberitahuan
2
BSDM Melakukan Pendataan
Dosen yang Elegible pada Akun
PSDPTU dan Membuat Surat
Pemberitahuan kepada yang
Bersangkutan.
1 Hari Data D3 Peserta
SERDOS
3
Calon Serdos melengkapi data yang
kurang pada akun SISTER masing-
masing dosen dan mengikuti semua
tes yang diujikan dengan
berkoordinasi dengan BSDM.
1 Hari Data D3 Peserta
SERDOS
4 BSDM memverifikasi data dosen
melalui aplikasi SISTER 1 Hari
Data D3 Peserta
SERDOS
70 | P a g e
5
BSDM melakukan pendampingan
pengisian borang Serdos ke dosen
yang eligible.
1 Hari Data D3 Peserta
SERDOS
6 BSDM meunggu pengumuman
hasil SERDOS di Akun SISTER 1 Hari
Data D3 Peserta
SERDOS
71 | P a g e
72 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 72 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
USULAN PEMBAYARAN TUNJANGAN SERDOS
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme usulan pembayaran Tunjangan Serdos. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan pembayaran Tunjangan Serdos. 3. Terkontrolnya layanan usulan pembayaran Tunjangan Serdos sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengumpulan BKD masing-masing dosen di Fakultas sampai dengan dana dari Kemenristek DIKTI cair
melalui Rekening masing-masing dosen.
Definisi Pembayaran tunjangan serdos adalah imbalan dari BKD dosen yang telah memiliki Sertifikat Pendidik yang dibayarkannya setiap
semester dengan menyerahkan Laporan kinerja dan Kontrak Beban Kerja setiap semester kepada Kopertis Wilayah IX Sulawesi.
Output yang diharapkan Semua proses prosedur usulan pembayaran Tunjangan Serdos dapat terlaksana dengan baik dan lancar
Referensi 1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. 2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
73 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 73
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
USULAN PEMBAYARAN TUNJANGAN SERDOS
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen Ybs BSDM Fakultas
LLDIKTI
Wilayah IX
1
Dosen mengumpulkan
berkas persyaratan
pencairan SERDOS ke
fakultas
1 Hari Berkas pencairan
SERDOS
2
Fakultas menerima &
disposisi berkas
persyaratan pencairan
SERDOS ke BSDM
1 Hari Disposisi berkas
pencairan SERDOS
3
BSDM menerima &
menyerahkan berkas
persyaratan SERDOS ke
LLDIKTI Wilayah IX
1 Hari Berkas pencairan
SERDOS
4
LLDIKTI Wilayah IX
memproses dan
mencairkan dana ke
rekening dosen
1 Hari Berkas Pencairan
SERDOS
74 | P a g e
5 BSDM melakukan
pendataan Dosen Serdos 1 Hari
SK Serdos
75 | P a g e
76 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 76 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
USULAN PEMBAYARAN USULAN PEMBAYARAN
HONORARIUM DOSEN TIDAK TETAP DAN KELEBIHAN SKS
MENGAJAR
DOSEN TETAP
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme usulan pembayaran honorarium dosen tidak tetap dan kelebihan SKS mengajar dosen tetap. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan pembayaran honorarium dosen tidak tetap dan kelebihan
SKS mengajar dosen tetap.
3. Terkontrolnya layanan usulan pembayaran honorarium dosen tidak tetap dan kelebihan SKS mengajar dosen tetap sesuai
dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari rekapitulasi SKS mengajar dosen di program studi sampai dibayarkannya honorarium oleh Biro
Administrasi Keuangan ke rekening masing-masing dosen yang berhak.
Definisi Honorarium adalah bentuk imbalan yang berupa uang atas jasa mengajar dibayarkan kepada dosen tidak tetap dan kelebihan SKS mengajar dosen tetap berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Output yang diharapkan Semua proses pembayaran honorarium dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 2. Peraturan Rektor tentang Sistim Remunerasi pegawai.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
77 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 77 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
USULAN PEMBAYARAN USULAN PEMBAYARAN HONORARIUM SKS
DOSEN TIDAK TETAP
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Fakultas BSDM BAK
1
Fakultas Menyerahkan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen Tidak
Tetap ke BSDM
1 Hari
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen Tidak
Tetap
2
BSDM Merekap dan
meneruskan ke BAK untuk
pembayaran
1 Hari
Hasil Perhitungan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen Tidak
Tetap
3 BSDM mengarsipkan 1 Hari
Hasil Perhitungan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen Tidak
Tetap
78 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :78 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
USULAN PEMBAYARAN USULAN PEMBAYARAN HONORARIUM SKS
DOSEN TETAP
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Fakultas BSDM BAK
1
Fakultas Menyerahkan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen Tetap ke
BSDM
1 Hari
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen
Tetap
2
BSDM Merekap dan
meneruskan ke BAK untuk
pembayaran
1 Hari
Hasil Perhitungan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen
Tetap
3 BSDM mengarsipkan 1 Hari
Hasil Perhitungan
Rekapitulasi SKS
Pengajaran Dosen
Tetap
79 | P a g e
80 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 80 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
USULAN JABATAN AKADEMIK DOSEN
Tujuan
1. Terbitnya mekanisme usulan jabatan akademik dosen tetap. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan jabatan akademik dosen tetap.
3. Terkontrolnya layanan usulan jabatan akademik dosen tetap, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal
Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai pada saat periode pengusulan jabatan akademik ke Kopertis sampai dengan diterima dan mendapat SK JAFUNG atau ditolak untuk memperbaiki kekurangan berkas.
Definisi Jabatan Akademik Dosen adalah Jabatan fungsional dosen yang menunjukkan profesionalisme seorang dosen.
Output yang diharapkan Semua proses pengusulan jabatan akademik ke LLDIKTI berlangsung dengan lancar dan mendapat JAFUNG bagi dosen yang bersangkutan.
Referensi 1. Peraturan BPH UMPalopo tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
81 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 81
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
USULAN JABATAN AKADEMIK DOSEN
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Dosen BSDM
Tim
PAK Fakultas BAK
Wakil
Rektor II
1
BSDM pengumuman
masa pengajuan jabatan
akademik dosen dan
berkoordinasi dengan
Wakil Rektor II
1 Hari Surat
Pemberitahuan
2
Fakultas dan dosen
menyiapkan berkas
pengajuan jabatan
akademik bersama dosen
yang akan mengajukan
jabatan akademik
1 Hari
Berkas
Pengajuan
Jabatan
Akademik
3
BSDM & Tim PAK
memeriksa kelengkapan
& kelayakan berkas dan
diteruskan ke LLDIKTI
1 Hari
Berkas
Pengajuan
Jabatan
Akademik
4
Dosen melakukan
pengecekan
perkembangan berkas
melalui
http://simpak.lldikti9.id/p
1 Hari
Nomor ID
Berkas
82 | P a g e
ak
6
BSDM menerima SK
Jabatan Akademik dan
diteruskan kepada Biro
administrasi keuangan
1 Hari SK Jabatan
Akademik
7 BSDM mengarsipkan
1 Hari
Tembusan Sk
Jabatan
Akademik
83 | P a g e
84 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 84 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PEMBERIAN REWARD
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme pemberian sanksi dan reward
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pemberian reward.
3. Terkontrolnya layanan pemberian sanksi dan reward, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai pengajuan laporan oleh masing-masing unit kerja sampai dengan pemberian reward kepada pegawai yang bersangkutan.
Definisi Penghargaan terhadap pegawai diberikan oleh pejabat yang berwenang, untuk itu penghargaan diberikan kepada pegawai yang memiliki prestasi.
Output yang diharapkan Semua proses pemberian reward diharapkan bisa berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
Referensi 1. Berkas Ajuan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (PPKP)
2. Surat DP3
3. SK Purna Bakti
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
85 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :85 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
USULAN JABATAN AKADEMIK DOSEN
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM Pegawai Rektor
Wakil
Rektor II
1 Unit kerja mengajukan berkas
pemberian reward ke BSDM 1 Hari
Berkas pengajuan
reward
2
BSDM memeriksa kelengkapan
berkas dan disposisi ke Rektor
dan berkoordinasi dengan Wakil
Rektor II
7 Hari Berkas Pengajuan
reward
3
Rektor menolak berkas ajuan
pemberian reward dan
diarsipkan oleh BSDM
1 Hari Berkas Pengajuan
reward
4
Rektor menyetujui berkas ajuan
pemberian reward kemudian
disposisi surat ke BSDM untuk
diproses lebih lanjut
1 Hari Berkas Pengajuan
reward
86 | P a g e
5
BSDM membuat surat
pemberian reward kepada yang
bersangkutan
1 Hari Reward
6 BSDM mengarsipkan 1 Hari Bukti reward
87 | P a g e
88 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 87 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SURAT MASUK BSDM
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat masuk dari pihak lain. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengarsipan surat- surat masuk.
3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat masuk sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari peneriman surat, membubuhkan stempel agenda surat sampai dengan tindak lanjut/hasil keputusan.
Definisi Surat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh penerima surat baik surat yang dikirim melalui pos, kurir, maupun diantar langsung oleh pegawai UMPalopo
Output yang diharapkan Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengan nyaman dilingkungan UMPalopo.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
89 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 88 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SURAT MASUK BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
1 Unit menyerahkan surat
ke BSDM 1 Hari Surat
2
BSDM menerima &
memeriksa kebenaran
surat masuk dan
menandatangani tanda
terima dan
mengembalikan kepada
pembawa surat
1 Hari Surat dan Tanda Terima
Surat
3
BSDM mensortir,
menindaklanjuti dan
mengarsip surat
1 Hari Surat dan Disposisi
Surat
90 | P a g e
91 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 91 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SURAT KELUAR BSDM
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat yang keluar dari BSDM. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengarsipan surat- surat keluar.
3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Surat ini dimulai dari pembuatan draft, distribusi sampai pengarsipan surat-surat keluar dari BSDM.
Definisi Surat keluar adalah surat-surat yang dibuat oleh BSDM dan dikirim kepada pihak lain.
Output yang diharapkan Semua proses surat-surat keluar dan pengarsipan dapat tertata dengan baik dan sesuai dengan filenya masing-masing.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
92 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :92 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SURAT KELUAR BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro BSDM
1 BSDM membuat draf
surat 1 Hari Draf Surat
2
BSDM mendistribusikan
surat ke masing-masing
unit
1 Hari Surat
3 BSDM mengarsipkan 1 Hari Surat
93 | P a g e
94 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 94 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
EXPEDISI BSDM
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengiriman surat-surat yang keluar dari BSDM. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengiriman surat- surat keluar.
3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengisian buku expidisi sampai dengan diterimanya kwitansi pengiriman surat.
Definisi Ekpedisi adalah catatan yang memuat data pengiriman surat-surat yang dikeluarkan oleh BSDM kepada pihak lain.
Output yang diharapkan Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pengarsipan tertata sesuai dengan file masing-masing.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
95 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :95 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SURAT EKSPEDISI BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro/Ybs BSDM
1
BSDM memberikan
surat ke Ybs yang
bersangkutan mengisi
dan menanda tangani
buku expedisi
1 Hari Draf Surat
2
BSDM memberikan
tanda bukti kwitansi
kepada yang
bersangkutan
1 Hari Surat dan Kwitansi
3 BSDM mengarsipkan 1 Hari Kwitansi
96 | P a g e
97 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 97 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
SURAT TUGAS (DIKLAT)
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi Dosen maupun Pegawai Struktural. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun
Pegawai Struktural.
3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun Pegawai Struktural sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai pada saat ada pengajuan untuk mengikuti diklat dengan mengajukan hasil SKP pegawai sampai dengan
pemberian fasilitas pelatihan dan diklat pegawai.
Definisi Diklat adalah salah satu cara peningkatan kualitas Dosen dan Pegawai Struktural.
Output yang diharapkan Semua proses pengajuan untuk mengikuti diklat pegawai dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat mengembangkan atau
meningkatkan kinerja.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab Kepala BSDM
98 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :98 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SURAT TUGAS (DIKLAT)
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM
Wakil Rektor
II Rektor
1
Pegawai pengajuan hasil
SKP pegawai ke BSDM
1 Hari Form SKP
2 BSDM memverifikasi
penilaian SKP pegawai 1 Hari Form SKP
3
BSDM meminta
rekomendasi Rektor
melalui disposisi surat
dengan
berkoordinasidengan
Wakil Rektor II
1 Hari Form SKP dan
Disposisi Surat
4
Rektor menolak ajuan
diklat dan BSDM
mengarsipkan
1 Hari Form SKP dan
Disposisi Surat
99 | P a g e
5
Rektor menyetujui,
kemudian disposisi surat
ditujukan ke BSDM
untuk ditindaklanjuti
1 Hari
Surat permohonan,
Form SKP dan
Disposisi Surat
6
BSDM memberitahukan
kepada Ybs untuk
mengikuti pelatihan
1 Hari Surat Tugas Mengikuti
Pelatihan
7 BSDM mengarsipkan 1 Hari
Surat Tugas Mengikuti
Pelatihan
100 | P a g e
101 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 101 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PENGARSIPAN BERKAS BSDM
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan berkas-berkas di BSDM. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengarsipan berkas-berkas di BSDM.
3. Terkontrolnya layanan pengarsipan berkas-berkas di BSDM. sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pembuatan kode dan pengkodean file-file sesuai dengan fungsi masing-masing berkas sampai dengan pengarsipan sesuai dengan kode kearsipan.
Definisi Pengelolaan Arsip adalah sistem tata cara menyimpan data kepegawaian sehingga mudah untuk ditemukan.
Output yang diharapkan Semua pengarispan berkas pegawai dapat tertata dengan baik dan rapi.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
102 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman :102
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGARSIPAN BERKAS BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Prodi/Unit/Biro/Pegawai BSDM
1
Pegawai menyerahkan
berkas sesuai permintaan
BSDM
1 Hari Berkas pegawai
2
BSDM menyimpan
berkas dalam bentuk soft
file dan hard file
1 Hari Berkas pegawai
103 | P a g e
104 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 104 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
PEMINJAMAN ARSIP BSDM
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme layanan peminjaman arsip BSDM. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat layanan peminjaman arsip.
3. Terkontrolnya layanan layanan peminjaman arsip, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pengambilan berkas, pencatatan pada buku pinjaman, sampai dengan diterimanya berkas kembali dengan membubuhkan tanda terima.
Definisi 1. Buku Kendali adalah Buku Catatan Peminjaman file yang terdiri dari kolom nomor, tanggal, file yang dipinjam, tanda
tangan, keterangan.
2. File adalah Surat atau Dokumen atau Berkas.
Output yang diharapkan Semua peminjaman berkas pegawai dapat tercatat dan kembali dengan baik dan rapi.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
105 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 105
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMINJAMAN ARSIP BSDM
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM
1
Pegawai mengajukan
surat permohonan
peminjaman arsip ke
BSDM
1 Hari Form Surat
Peminjaman
2
BSDM memenuhi
permintaan peminjaman
berkas kemudian
pegawai mengisi buku
peminjaman file
1 Hari Form Surat
Peminjaman
3 BSDM mengarsipkan 1 Hari Buku Peminjaman File
106 | P a g e
107 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
No Dokumen
Tanggal Penetapan
Tanggal Revisi
Revisi Ke
Halaman
: SOP/SDM/UMP/V/2020
: 12 MEI 2020
: -
: 0
: 107 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S O P)
LEGALITAS SK PEGAWAI
Tujuan 1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut atas permintaan legalitas fotocopy SK pegawai.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan permintaan legalisasi fotocopy SK pegawai.
3. Terkontrolnya layanan permintaan legalisasi fotocopy SK pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu
internal Universitas.
Ruang Lingkup Kegiatan Proses ini dimulai dari pembubuhan stempel legalitas sampai dengan penyerahan legalisasi kepada pegawai yang Bersangkutan
Definisi Legalisasi fotocopy SK pegawai adalah memberikan pernyataan legalitas fotocopy SK pegawai sesuai dengan berkas aslinya
Output yang diharapkan Semua peminjaman berkas pegawai dapat tercatat dan kembali dengan baik dan rapi.
Referensi 1. Peraturan Rektor tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Palopo.
2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.
Catatan perubahan
Penanggung Jawab
Kepala BSDM
108 | P a g e
PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALOPO
Halaman : 108
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
LEGALITAS SK PEGAWAI
No Aktivitas Waktu Hasil
Pihak yang Memproses
Pegawai BSDM
1
Pegawai Mengajukan
Fotocopy SK Pegawai
Tetap ke BSDM
1 Hari Fotocopy SK pegawai
tetap
2
BSDM Memproses
Pengajuan Tanda tangan
ke pada pihak yang
terkait dan Stempel
Legalisir
1 Hari
Fotocopy SK pegawai
tetap
3
BSDM menyerahkan SK
pegawai tetap yang
sudah di legalisir
1 Hari
Fotocopy SK pegawai
tetap
4 BSDM mengarsipkan 1 Hari Fotocopy SK pegawai
tetap legalisir
109 | P a g e
REFERENSI
1. Ketentuan Majelis Diktilitbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 0047/KTN/I.3/D/2020 Tentang Statuta Universitas
Muhammadiyah Palopo Tahun 2019;
2. Keputusan Bersama Badan Pembina Harian Nomor: 550/KEP/III.3.AU/F/2019 REKTOR Universitas Muhammadiyah Palopo Nomor:
670/KEP/III.3.AU/F/2019 Tentang Penetapan Rencana Pedoman Tata Kelola Universitas Muhammadiyah Palopo Tahun 2019-2043
3. Keputusan Badan Pembina Harian Universitas Muhammadiyah Palopo Nomor: 006/BPH.UM-PLP/X/2019 Tentang Penetapan Peraturan
Pokok-Pokok Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Palopo.-
Top Related