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7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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Ing. Cibeles Tavarez Morizette (Auditoria Interna Informtica)

Informtica


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1.1. Fundamentos de los Sistemas de Informacin1.1.1. Datos, Informacin y Sistemas: Frecuentemente utilizamos los trminos datos,

informacin y sistemas, por lo mismo es necesario comprender su concepto general y en un

contexto desde su profesin, esto para el manejo efectivo de la informacin.

1.1.2. Datos e informacin: No son trminos iguales.

Datos Proceso Informacin

Datos: Se refiere a la materia prima en la produccin de informacin.

Proceso: Se refiere a cualquier manipulacin de datos, por lo general con el objetivo de

producir informacin.

Informacin: Son datos que adquieren significado dentro de un contexto.


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1.1.4. Generacin de la informacin: la informacin til o producto

de salida se genera a travs de la manipulacin de unos datos en el

sistema, todo esto dentro de un proceso.

1.1.5. Informacin en el contexto: se refiere a la informacin til a

utilizar, esta debe de ser relevante, completa, precisa y actual.


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1.1.6. Que es un sistema? Un sistema es una serie de elementos que

funcionan en conjunto, para alcanzar un objetivo o varios objetivos en

comn, al aceptar una entrada, procesarla y producir una salida de maneraorganizada.

A continuacin un ejemplo de la Empresa como Sistema:


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1.1.8. Sistemas y Subsistemas: No todos los sistemas tienen un solo

objetivo, a menudo un sistema incluye varios subsistemas, que son

componentes de un sistema mas grande, con sub-objetivos, los cuales

contribuyen a lograr el objetivo principal.

Por ejemplo cada departamento dentro de una empresa, constituyen

subsistemas que buscan cumplir objetivos. Por ejemplo un sistema de

contabilidad esta compuesto por varios mdulos o subsistemas:


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1.1.9. Sistemas Cerrados y Sistemas Abiertos Comparacin

Dependiendo de la naturaleza de la informacin que fluye dentro de unaorganizacin, los sistemas pueden ser abiertos o cerrados.

Un sistema es cerrado: cuando se mantiene aislado, sin conexin con otro

sistema, nada fluye hacia otro sistema. Eje, un reloj, un televisor.

Un sistema abierto: Interacta con otros sistemas. Por ejemplo, un

sistema de contabilidad que registra cxc, cxp y flujo de caja, es

abierto si recibe las cifras relacionadas con los sueldos del sistema

de sueldos.


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Un sistema de informacin: son todos los elementos que

funcionan en conjunto, para procesar datos y producir informacin.

Casi todos los sistemas de informacin de una organizacin estn

compuestos de muchos subsistemas con sub-objetivos, los cualesbuscan lograr el objetivo principal de la empresa.

1.1.11. Informacin y Administracin

Razonamiento de sistema es un mtodo eficaz de administracin,

porque crea una estructura para la toma de decisiones y solucin de

problemas. Para solucionar problemas los administradores necesitan

aislar los problemas para solucionarlos, esto lo logran cuando

identifican los subsistemas en que ocurren los problemas y generan

la solucin dentro de las posibilidades de esos subsistemas.


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1.1.14. Las cuarto etapas del proceso: La computadora proporciona unmedio conveniente para ejecutar las cuatro operaciones principales de un sistema

de informacin:

Introduccin de datos en el SI (Entrada)

Cambio y manipulacin de los datos en el SI (Procesamiento de datos)

Obtencin de informacin fuera del SI (salida)

Almacenamiento de datos e informacin (almacenamiento)


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1.1.16. Equipo de cmputo para Sistemas de Informacin: Esta compuesto

por la entrada, salida, almacenamiento y personas, todos estos elementos

trabajan juntos como un sistema para lograr un objetivo buscado.


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1.1.18. Sistemas de procesamiento de transacciones:

Los sistemas de procesamiento de transacciones o STP. Estos

consisten en registrar datos reunidos dentro de los limites de las

organizaciones.

Por ejemplo: Cajeros automticos que registran retiros, depsitos y

transferencias de efectivo. Despus de reunidos estos datos el SI los

procesa automticamente, para convertirlos en informacin o los

almacena para su procesamiento posterior bajo solicitud.


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1.2. Introduccin a los Sistemas de Informacin en

las Organizaciones

1.2.1. Sistemas de informacin para la administracin

1.2.1.1. Definicin

Un Sistema de Informacin para la Administracin o SIA, es aquel que

ayuda a los administradores y otros profesionales a planear, controlar ytomar decisiones.


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1.2.1.2. Tipos de Sistemas de Informacin para la administracin

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones. Ayudan a los

administradores a tomar dediciones.

Sistemas de informacin para ejecutivos. Ayudan a los funcionarios de

alto nivel a dirigir una organizacin.


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Sistemas expertos. Incluyen formulas cuantitativas o modelos que

procesan datos. Sistemas que incorporan la experiencia humana.

Por ejemplo sistemas mdicos. Por ejem, Dendral ( SE queInterpreta la estructura molecular).

Sistemas de informacin geogrfica. Aplicacin vinculada con

una base que contiene datos sobre una zona de cierta ciudad, pas,

etc.


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1.2.2. Sistemas de informacin en las empresas

1.2.2.1. Sistemas de informacin en reas funcionales de la empresa

En toda organizacin son necesarios los sistemas de Informacin, ya que son

herramientas claves en el procesamiento de transacciones, la toma de decisiones, la

resolucin de problemas y las operaciones en general de la organizacin.


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A continuacin mencionamos las reas especificas, segn la manera en que

se usan los SI:

1.2.2.1.1. Contabilidad: En contabilidad los sistemas de informacin ayudan

a registrar transacciones de negocio, producir informes financieros peridicos y

crear otros producidos por ley como los balances generales y los estados de

perdidas y ganancias.

1.2.2.1.2. Finanzas: El propsito de estos sistemas es facilitar la planeacin

financiera y transacciones de negocios. Todo esto para ayudar a aumentar las

ganancias de la organizacin.


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1.2.2.1.3. Mercadotecnia: El propsito de este SI es detectar las personas que

poseen mayor probabilidad de comprar lo que vende la organizacin y

promover los productos y servicios apropiados para esas personas.

1.2.2.1.4. Recursos Humanos: Los sistemas de administracin de RR.HH

ayudan principalmente a mantener registros y evaluaciones de los empleados.

Mantener registros exactos de los empleados. Y cuantificar fortalezas y

debilidades.


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1.2.3. Sistemas de informacin en diferentes sectores empresariales

A continuacin se menciona los sectores del negocio en que se aplican los

Sistemas de Informacin. Los SI se adaptan a necesidades especificas del sector:

1.2.3.1.Produccin: Los SI se usan en toda la operacin de produccin, desde el

control de inventarios hasta el pago a proveedores. Ayudan a asignar recursos

como personal, materias primas y tiempo para optimizar la productividad. Estas

operaciones utilizan SI para procesar los pedidos de los clientes calendarizar la

produccin , control de calidad, etc.


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1.2.3.2. Servicio: Los SI juegan un papel central en el sector de servicios,

porque a menudo son la espina dorsal de las organizaciones de servicios,

por ejemplo las aerolneas y los bancos hacen uso de estos SI en sustransacciones diarias y automatizadas, para brindarle un servicio mas

eficiente al usuario y aumentar as la productividad.


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1.2.3.3. Ventas al menudeo: Los SI permiten que estas cadenas de venta al

menudeo a travs de sus ventas, hallan obtenido una economa de escalas

significativas, es decir, han podido bajar sus costos. Estos SI reducen al

mximo los niveles bajos y altos de inventario en las cadenas, vinculando los

sistemas de la tienda con los de los proveedores.

1.2.3.4. Nuevos Negocios: El impacto de los SI en los negocios va mas all

de la simple automatizacin. Muchas empresas adoptas los SI para

proporcionar nuevos productos y servicios que solo se volvieron econmicos

con el desarrollo de las tecnologas de informacin (comercio electrnico).


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1.2.3.5. Gobierno: Las organizaciones gubernamentales y comerciales

han hecho uso de los SI para automatizar procesos y reemplazar el

trabajo humano. En este caso los SI se utilizan para recaudar impuestos,pagar servicios de seguridad social y comprar bienes y servicios a los

departamentos.


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Las organizaciones hacen uso de los SI para crear grandes centros de

almacenamiento de datos, llamados base de datos, as los datos pueden

organizarse por categoras y sistematizados para producir informacin til.

1.2.4.1. Comercio electrnico

Entre las TI y los negocios ha habido un punto de encuentro estimulante,

que ha sido el comercio electrnico. La apertura de la internet en el

comercio, permiti el crecimiento del comercio electrnico entre negocios y

el cliente.


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1.2.4.2. Porque estudiar los sistemas de informacin?

Porque todos los profesionales hacen uso de los SI con la finalidad de

mejorar su desempeo. Aprendiendo software, hardware y mtodos.


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1.2.4.3. Profesionales en sistemas de informacin

La combinacin de habilidades tcnicas y administrativa prepara a los

profesionales para ser el vinculo entre la TI y otros gerente de la

organizacin.

1.2.4.4. Carreras en sistemas de informacin

La carrera de un profesional en SI, no se limita solo a ese campo, sinoque administradores que hacen uso de los SI han ascendido a

posiciones de mayor nivel como gerentes de su organizacin, aplicando

el conocimiento de los SI.


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1.2.5. Importancia de los sistemas de informacin para la

administracin

1.2.5.1. Como los sistemas de informacin han transformado las

organizaciones y la administracin?


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1.2.5.2.Como esta conformado el cambiante entorno de los negocios

contemporneos? Definir estructura.

El cambiante entorno de los negocios contemporneos

Globalizacin

Administracin y control en un mercado global

Competencia en mercados mundiales

Grupos de trabajo globales

Sistemas de entrega globales

Transformacin de las economas industriales

Economas basadas en conocimiento e informacin

Productividad

Nuevos productos y servicios

Conocimientos: un activo estratgico y productivo central

Competencia basada en el tiempo

Vida mas corta de los productos

Entorno turbulento

Base de conocimientos limitada en los empleados


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Transformacin de la empresa

Aplanamiento

Descentralizacin

Flexibilidad

Independencia de la ubicacin

Bajos costos de transaccin y coordinacin

Facultacin

Trabajo de colaboracin y de equipo


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1.2.5.3. Transformacin de las economas industriales

En la actualidad la fuerza laboral ya no esta centrada en lasfabricas, sinoen las reas de ventas, educacin, cuidado de la salud, bancos, compaas

de seguros, bufetes, computacin, etc. Con esto comenz la revolucin de

los conocimientos y la informacin.

Los conocimientos y la informacin se estn convirtiendo en los cimientosde muchos servicios y productos nuevos. Estos son los productos intensivos

en conocimientos e informacin.

Los conocimientos se han utilizado tambin en la industria automovilstica,

apoyndose en informticos e ingenieros, aumentando esto la

automatizacin y el disminuyendo el nmero de empelados obreros.


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Tambin en el rea de la produccin seprocesa y distribuye la informacin.

Por ejemplo las empresas de ingeniera ambiental han elaborado estatutos de

impacto ambiental para el gobierno.

Otros productos y servicios que se apoyan en las nuevas tecnologas de

informacin son: las tarjetas de crdito, la entrega de paquetes al da siguiente

y los sistemas de reservacin a nivel mundial.

Las tecnologas de informacin tambin han sido aplicadas e invertido muchodinero en la industria de servicio, como lasfinanzas, seguros y bienes races.

En todas las industrias la informacin y la tecnologa se han convertido en

activos estratgicos cruciales de las empresas de negocios y sus

administradores.


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Se requieren sistemas de informacin para optimizarel flujo de

informacin y conocimiento dentro de la organizacin.

La aplicacin de tecnologas de informacin en la empresa ayuda a

la gerencia a maximizar los recursos de conocimientos de la

empresa.

La productividadde los empleados depender de la calidad de los

sistemas que lo apoyan.

Las decisiones gerenciales en cuanto a tecnologa de informacin

tienen una importancia crucial para la prosperidad y supervivenciade una compaa.


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1.2.5.4. Transformacin de la empresa de negocios

Las organizaciones han aprovechado las oportunidades para dirigir y

organizar, gracias a los cambios surgidos en su propia naturaleza.

El nuevo estilo de la empresa de negocios es siendo menos jerrquica, se

apoya en informacin casi instantnea para suministrar productos y

servicios y adaptarlos de forma nica a mercados o clientes especficos.

Estas nuevas orientaciones no se podran llevar a cabo sin la ayuda de las

tecnologas de informacin.

El nuevo estilo gerencial, ha sido logrado gracias a las Tecnologa de

Informacin, ya que esto le permite apoyarse en compromisos, establecermetas, formar grupos de trabajo, orientar los empleados, con

profesionalismo y conocimiento, para asegurar el funcionamiento correcto

de la empresa.


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Las organizaciones han experimentado transformacin, gracias a

las tecnologas de informacin, ya que han aplicado con ello el

conocimiento, aprendizaje y empleados ms independientes en latoma de decisiones.


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1.3. Solucin de Problemas Empresariales con Sistemas de

Informacin

1.3.1. Toma de decisiones en los negocios

Las decisiones acertadas que toman los administradores influyen en

el xito que tenga una organizacin.

Para la toma de decisiones dentro de la empresa, que impliquen el

manejo de mucha informacin y procesamiento, es til que los

administradores hagan uso de los sistemas de informacin, para

hacerlo ms efectivo.


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1.3.2. El proceso de toma de decisiones

Descripcin del proceso en tres fases, segn el investigador Herbert

Simon:

1.3.2.1. Inteligencia: En esta fase observamos las experiencias, creencias

e ideas. En los negocios, las experiencias pueden proporcionarnos

millones de datos.

1.3.2.2. Diseo: En esta fase, se disean los mtodos con el que se

valoran los datos. Los mtodos son secuencias de pasos, frmulas,

modelos y otras herramientas que nos permiten reducir de manera

sistemtica las alternativas a un nmero manejable.

1.3.2.3. Eleccin: Cuando nos queda un nmero reducido de alternativas,

elegimos la alternativa que nos parece ms prometedora.

1 3 3 Problemas estructurados y no estructurados


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1.3.3. Problemas estructurados y no estructurados

1.3.3.1. Problemas estructurados: Son aquellos cuya solucindependen de una sola serie de pasos. Dado que el conjunto de datos es

conocido y debe seguirse una secuencia conocida, un problemaestructurado, con datos idnticos siempre tendr la misma solucin.

Ejem. Los problemas matemticos y fsicos.

La mayora de los problemas en administracin no son tan fciles de

resolver.

1.3.3.2. Problemas no estructurados: En estos no hay un algoritmoque nos permita llegar a una solucin optima (ya sea porque no haysuficiente informacin sobre los factores que afectan la solucin oporque hay tantos factores potenciales, que no puede formularse ningn

algoritmo que garantice una solucin correcta nica).

La falta de estructura crea incertidumbre. Por ejemplo, no se puedegarantizar la produccin en un ao de una inversin determinada.


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1.3.3.3. Problemas semiestructurados: Es aquel que no esta

completamente estructurado. Ya que hay bastante conocimiento para

limitar el numero de soluciones disponibles, pero no suficientes para

garantizar 100% de certidumbre de llegar a una solucin optima.

No puede considerarse estructurado porque hay demasiados factores

que puede alterar el resultado final. Como ejem invertir en la bolsa de

valores.

1.3.3.4. Problemas programables: Se conoce con este nombre a los

problemas estructurados porque es factible elaborar un programa para

resolverlos.

De esta forma los problemas no estructurados se consideran noprogramables, porque no hay posibilidad de elaborar un programa

especifico para resolverlos.


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PROBLEMAS ESTRUCTURADOS PROBLEMAS SEMIESTRUCTURADOS

Cuntos trabajadores son

necesarios para integrar el personal

de la lnea de produccin A?

Cules son los beneficios de

asociarse con Agrcola, S.A?

Cul es nuestra cantidad optima

de pedidos de la materia prima Z,

con base en nuestra produccin?

Dnde debemos establecer las

siguientes cinco tiendas de nuestra

cadena de venta al menudeo?

Cuntas turbinas son necesarias

para abastecer de energa a

Santiago?

Cmo reaccionara el consumidor si

disminuimos 10% el precio de

nuestro producto?

Cul de nuestras regiones generael mayor ingreso por vendedor?

Cul es la mejor campaa depublicidad para lanzar nuestro

servicio financiero?


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1.3.4. Administradores y problemas semiestructurados

Los administradores de muchas organizaciones, deben de enfrentara diario problemas semiestructurados. Esto seria enfrentarse con

varios cursos de accin posibles y el objetivo es elegir la alternativa

que llevara al mejor resultado.

1.3.4.1. Ejemplos

Los gerente de recursos humanos enfrentan problemas

semiestructurados cuando deben decidir a quien recomendar para un

nuevo puesto, tomando en cuenta la formacin de la persona,

capacidad para aprender y asumir nuevas responsabilidades.


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1.3.5. Componentes de SATD (Sistemas de administracin para la

toma de decisiones)

Los administradores utilizan los Sistemas de Apoyo para la toma dedecisiones SATD para el ahorro de tiempo y esfuerzo en la toma de

decisiones.

Se trata de sistemas de informacin de computo diseados para

ayudar a los administradores a resolucionar una entre muchassoluciones, alternativas a un problema y para ayudar a las

corporaciones a:

Incrementar la participacin de mercado

Reducir los costos, aumentar la rentabilidad

Y Mejorar la calidad del producto.


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1.3.5.1.Modulo de administracin de datos:

Es una base o deposito de datos, que permite a la persona encargada

pasar por la fase de inteligencia de la toma de decisiones. Este modulo

proporciona un medio para que el SATD seleccione datos de acuerdo

con ciertos criterios, tipo de accin, rango de aos, etc.

Por ejemplo, el acceso al sistema financiero SAP por parte de los

usuarios para extraer el maestro de cuentas por cobrar del periodo

enero-dic 2012 (ao contable).

Administracin de

Datos


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1.3.5.2.Modulo de administracin de modelos:

Para convertir los datos en informacin til, el usuario selecciona un

modelo del modulo de administracin de modelos, que es una serie demodelos que utiliza el SATD para asistir en la toma de decisiones.

Modelos provienen de investigacin matemtica o de las experiencias.

Por ejem, La industria de lneas areas para aumentar sus ingresos hace

uso de un modelo, con el cual asigna precios a los boletos, segnparmetros introducidos por los usuarios como fecha, salida, destino,

etc.

Adm. De

modelos


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1.3.5.3.Modulo de dilogo:

Se refiere a la parte del SATD que permite al usuario interactuar con

el.

Este indica al usuario que seleccione un modulo, le permite acceder

a la base de datos y seleccionar lo ms adecuados para el proceso de

decisin o establecer criterios para seleccionar dichos datos.

Dialogo

C d SATD i i


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Componentes de un SATD y su interaccin

Dialogo

Administracin de

Datos

Adm. De

modelos


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1.3.6. Diseo de Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

Una gran cantidad de organizaciones disean sus propios sistemas en

especial si estos abordan problemas que son propios de la organizacin.

Los administradores que quieran adquirir un nuevo SATD deben tener

muy claro las circunstancias que justifican la inversin en tiempo de

empleado y esfuerzo invertido en un proyecto de diseo.

1.3.6.1. Cuando debe construirse un SATD?

Antes de la administracin hacer un compromiso con un nuevo SATD,

debe de tomar en cuenta varios factores que mencionarn ms adelante,puesto que la inversin en el diseo de cualquier sistema de informacin

puede ascender a miles o millones de dlares.


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1.3.6.2. Tipo y estructura de un problema en la toma de decisiones:

Algunos problemas estructurados o no estructurados son sencillos

de resolver, solo con el sentido comn, pero cuanto menosestructurado sea el problema mas requerir el administrador de

SATD para resolverlo.

Cuando se requiere resolver problemas no estructurados, para los

cuales existen muchos modelos como herramientas de anlisis ymuchos factores y parmetros que deben considerarse, los

administradores se auxilian de un SATD.


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1.3.6.4. Frecuencia para la deteccin de problemas por parte de los

administradores

A mayor ocurrencia del problema, ms justificado ser el diseo deun SATD para resolverlo. Si el problema raras veces se presenta, el

costo de diseo sobrepasar los beneficios.

1.3.6.5. Usuarios del sistema

Cuanto mayor sea el numero de posibles usuarios y ms alta laposicin de estos, mayor ser el impacto positivo que tendr un

SATD.

1.3.6.6. Desarrollo de proceso y los usuarios

La administracin esta interesada en que los usuarios participen en

el proceso de diseo de los SATD, tomando de su tiempo de labores

regulares. Esto a travs de pruebas en simulaciones o pruebas del

sistema.


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BIBLIOGRAFIA:

OZ, Effy, Administracin de Sistemas de Informacin 5ta edicin,

Thompson Editores, 2007

Laudon & Jane, Kenneth, Sistemas de Informacin Gerencial 8va

edicin, Prentice Hall, 2005