Download - SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN · Web viewDalam perpustakaan ini tersedia 13.119 pustaka yang terdiri dari 11.897 buku, 879 majalah, serta 343 jurnal ilmiah. Anggota yang telah terdaftar

Dokumen Spesifikasi - Sistem Informasi Perpustakaan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sleman

DOKUMEN SPESIFIKASI

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANPADA PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SLEMAN

Disusun oleh:Anton Topadang (263405)Dimara Kusuma Hakim (263368)Salim (259900)Syafiul Muzid (259752)

1


Program Magister Ilmu KomputerUniversitas Gadjah MadaYogyakarta2008

2


SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PENDAHULUAN

Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya. Karena tujuannya memberi layanan informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah: Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku

sebagai sumber informasi. Mengolah dan merawat pustaka. Memberikan layanan bahan pustaka.

Dengan berkembangnya teknologi informasi yang semakin pesat, teknologi informasi dapat digunakan alat peningkatan kualitas dan produktifitas bagi manusia. Tidak menutup kemungkinan pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan. Banyak perpustakaan yang memanfaatkan teknologi informasi sebagai bagian dari layanannya. Diantara tujuan pemanfaatan teknologi informasi dalam perpustakaan adalah:- Pemanfaatan teknologi informasi berbasis komputer yang

mampu membantu proses yang terjadi dalam lingkungan perpustakaan, dalam hal ini merupakan sebuah sistem informasi,

- Peningkatan layanan kepada anggota perpustakaan dan masyarakat luas secara umum.

3


- Peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja serta produktifitas pegawai.

4


SEKILAS PERPUSTAKAAN DAERAH SLEMAN

Seperti perpustakaan pada umumnya, Perpustakaan Daerah Sleman merupakan salah satu usaha pemerintah daerah Sleman untuk meningkatkan pengetahuan warga Kabupaten Sleman. Perpustakaan Daerah Sleman beralamat di Jalan Pasar Rame No.17 Kesepian Ngaglik Sleman. Perpustakaan ini terlah berdiri selama 10 (sepuluh) tahun yang lalu, yaitu tahun 1997. Dalam perpustakaan ini tersedia 13.119 pustaka yang terdiri dari 11.897 buku, 879 majalah, serta 343 jurnal ilmiah. Anggota yang telah terdaftar sebanyak 21.212 orang dari beraneka ragam profesi serta pendidikan. Perpustakaan ini melayani peminjaman untuk para anggota, dan pengunjung perpustakaan.

Sampai dengan tanggal 01 Maret 2008, Perpustakaan Daerah Sleman memiliki jumlah pegawai sebanyak 13 (tiga belas) orang, yang terdiri dari seorang Kepala Perpustakaan, 2 (dua) orang Kepala Bagian meliputi administrasi keuangan, dan layanan, sedangkan sisanya sebanyak 10 orang menjadi staff disetiap bagian tersebut. Dengan latar belakang pendidikan masing-masing 1 orang lulusan s2 bidang ilmu perpustakaan dan informasi, 3 orang lulusan s1 bidang manajemen perpustakaan, sedangkan sisanya sebanyak sembilan orang lulusan Diploma 3 dari berbagai bidang yang telah dibekali dengan pelatihan komputer dan ilmu administrasi perpustakaan.

Pada pelaksanaan harian, Perpustakaan Daerah Sleman melayani rata-rata 121 kunjungan dengan transaksi rata-rata 61 transaksi setiap hari. Dengan peminjam yang berstatus pelajar 37%, mahasiswa 45% dan sisanya 18% terdiri dari pegawai negeri sipil, wiraswasta dan lainnya. Perpustakaan Daerah Sleman membuka layanan untuk pengunjung setiap harinya mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00.

5


SKENARIO AKTIFITAS

Pada Perpustakaan Daerah Sleman, sistem yang telah berjalan terbagi menjadi beberapa skenario yang menjelaskan aktifitas-aktifitas yang terjadi didalamnya. Dibawah ini adalah skenario-skenario yang terjadi dalam Perpustakaan Daerah Sleman:1. Skenario pendaftaran anggota.

Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi dua jenis, yaitu pengunjung bukan anggota dan pengunjung yang terdaftar sebagai anggota. Pengunjung yang bukan anggota hanya diperbolehkan membaca pustaka didalam perpustakaan, sedangkan pengunjung yang terdaftar sebagai anggota diperbolehkan melakukan peminjaman pustaka untuk bisa dibawa pulang.Untuk menjadi anggota Perpustakaan Daerah Sleman, pengunjung harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Untuk mendaftar anggota, pengunjung harus menyerahkan fotokopi identitas kepada pustakawan yang sedang bertugas pada bagian layanan perpustakaan, serta mengisi formulir yang telah disediakan. Kemudian pustakawan akan memasukkan data pengunjung yang meliputi nomor identitas, jenis identitas, nama lengkap, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, pekerjaan. Setelah data dimasukkan, maka pengunjung mendapatkan kartu anggota yang berisi nomor anggota dan data pribadinya. Proses pendaftaran anggota tidak dikenakan biaya, hal ini dikarenakan Perpustakaan Daerah Sleman bertujuan memberikan pelayanan publik untuk masyarakat Sleman secara gratis. Begitu juga untuk peminjaman bersifat gratis.

2. Skenario pencarian pustaka.Untuk memudahkan pencarian pustaka yang diinginkan oleh pengunjung dan anggota, disediakan daftar pustaka yang tersedia dalam Perpustakaan Daerah Sleman. Akan tetapi hal

6


ini jarang sekali dimanfaatkan, oleh karena terlalu banyaknya pustaka yang tersedia sehingga pengunjung atau anggota yang sedang mencari langsung menuju rak-rak buku yang tersedia, yang telah dikelompokkan berdasar subyek pustaka.

3. Skenario peminjaman pustaka.Untuk melakukan peminjaman, anggota harus menunjukkan kartu anggota yang telah didapat pada waktu pendaftaran dan pustaka yang akan dipinjam pada pustakawan. Kemudian pustakawan memasukkan nomor anggota, dan nomor pustaka kedalam data peminjaman serta menentukan tanggal pustaka harus dikembalikan yang ditentukan. Batas maksimal pustaka yang bisa dipinjam anggota adalah sebanyak 2 (dua) buah pustaka per masa pinjam, sedangkan waktu maksimal pinjam pustaka adalah 10 (sepuluh) hari per masa pinjam. Pada waktu peminjaman, anggota harus meninggalkan kartu anggota dipustakawan sebagai bukti peminjaman dan jaminan.

4. Skenario pengembalian pustaka dan penentuan denda.Pengembalian pustaka dilakukan oleh anggota dengan membawa pustaka yang dipinjam. Dimana pustakawan akan mengecek nomor pustaka yang dipinjam dengan nomor kartu anggota yang meminjam. Apabila waktu pengembalian pustaka melebihi batas maksimal hari peminjaman, maka anggota tersebut akan dikenai denda. Dimana denda adalah sebesar 1.000 rupiah untuk setiap pustaka per hari. Dan anggota tersebut wajib membayar denda kepada pustakawan sebesar denda yang dikenakan sebelum meninggalkan perpustakaan atau sebelum melakukan peminjaman selanjutnya.

5. Skenario pembuatan laporan.Dalam setiap akhir bulan, pustakawan harus merekap laporan untuk dokumentasi yang meliputi transaksi peminjaman, pengembalian, rekap denda, rekap keterlambatan, manajemen

7


anggota, serta manajemen pustaka. Diantara laporan yang harus dibuat adalah sebagai berikut: Laporan peminjaman bulanan, Laporan pengembalian bulanan, Laporan rekap denda bulanan, Laporan pustaka yang terlambat dikembalikan, dan anggota

yang meminjamnya, Laporan pustaka yang melebihi waktu batas pengembalian,

dan anggota yang meminjamnya, Laporan pustaka baru, Laporan pustaka yang hilang atau diasumsikan hilang, Laporan pustaka yang sering dipinjam, Laporan anggota baru, Laporan anggota yang dikenai denda.Laporan yang dibuat diserahkan kepada kepala bagian dan kepala perpustakaan sebagai bahan pertimbangan kebijakan, peningkatan kualitas serta fasilitas pada Perpustakaan Daerah Sleman.

6. Skenario manajemen pustaka.Proses manajemen pustaka dilakukan oleh pustakawan, yang meliputi pemasukan data pustaka baru, pengubahan data pustaka, penghapusan pustaka yang hilang. Setiap pustaka yang terdapat dalam Perpustakaan Daerah Sleman memiliki beberapa atribut yang menjelaskan tentang pustaka tersebut. Diantara atribut pustaka adalah: Nomor pustaka. Nomor rak, yang meliputi bidang pustaka, misal kedokteran,

ekonomi. Judul pustaka. Tipe pustaka (buku, majalah, jurnal). Pengarang pustaka. Penerbit pustaka.

8


Tahun atau tanggal penerbitan pustaka. Tanggal masuk.Dimana pustakawan harus memasukkan data-data pustaka yang tersebut diatas untuk kelengkapan data pustaka.

9


7. Skenario manajemen anggota.Kemudahan dalam pengolahan data anggota merupakan suatu nilai tambah dalam perpustakaan. Pengolahan data anggota dilakukan oleh pustakawan yang meliputi perubahan data, penghapusan data, serta pembuatan laporan berkaitan dengan data anggota. Setiap anggota memiliki data pribadi yang meliputi nama lengkap, alamat, tanggal lahir, nomor identitas, jenis identitas, nomor telepon, serta pekerjaan.

10


DESAIN SISTEM

Arsitektur SistemSistem yang akan diterapkan pada Perpustakaan Daerah

Sleman diharapkan dapat dipakai oleh beberapa pengguna sekaligus, dimana pustakawan dapat melayani transaksi yang terjadi meliputi peminjaman dan pengembalian, pengunjung dapat melakukan pencarina pustaka dengan sistem serta kepala bagian maupun kepala perpustakaan dapat memantau data-data yang berkaitan dengan aktifitas perpustakaan secara langsung melalui sistem. Oleh karena itu sistem akan dikembangkan dengan arsitektur berbasis web, dimana dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna.

Arsitektur jaringan yang digunakan adalah arsitektur jaringan client server. Dimana dibutuhkan sebuah komputer sebagai server dari komputer-komputer lain yang mengakses data pada server.

Gambar 1. Arsitektur jaringan client server.

Proses Bisnis

11


Dalam Perpustakaan Daerah Sleman, terjadi beberapa proses bisnis atau skenario. Dibawah ini adalah beberapa diagram yang menjelaskan skenario diatas. Diagram Use Case Sistem Informasi Perpustakaan

Diagram ini menjelaskan aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam perpustakaan.

Gambar 2. Diagram use case sistem informasi perpustakaan

Diagram Use Case LaporanDiagram ini menjelaskan aktifitas-aktifitas detail dalam use case laporan.

12


Laporan Denda Kepala Bagian Keuangan

Operator

Laporan Peminjaman & Pengembalian Kepala Bagian

Administrasi

Gambar 3. Diagram use case membuat laporan

13


Activity Diagram untuk Use Case Cari PustakaDiagram ini menjelaskan aktiftas pencarian pustaka.

Masukkan Kata Kunci

Proses Pencarian sesuai Kata Kunci

Pencarian ditemukan ?

Tampilan Hasil Pencarian

Cari Lagi ? YaTidak

Ya

Tidak

Gambar 4. Diagram activity untuk aktifitas pencarian pustaka

14


Diagram Activity untuk Use Case RegistrasiDiagram ini menjelaskan tentang proses pendaftaran menjadi anggota pada Perpustakaan Daerah Sleman

Gambar 5. Diagram activity untuk aktifitas pendaftaran anggota

15


Diagram Activity untuk Use Case PeminjamanDiagram ini menjelaskan aktifitas peminjaman pustaka yang terjadi dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Gambar 6. Diagram activity untuk aktifitas peminjaman pustaka

16


Diagram Activity untuk Use Case PengembalianDiagram ini menjelaskan aktifitas pengembalian pustaka yang terjadi dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Gambar 7. Diagram activity untuk aktifitas pengembalian pustaka

17


Diagram Activity untuk Use Case LaporanDiagram ini menjelaskan aktifitas yang terjadi dalam pembuatan laporan.

Gambar 8. Diagram activity untuk aktifitas pembuatan laporan

18


Diagram Activity untuk Use Case Manajemen PustakaDiagram ini menjelaskan aktifitas pengolahan pustaka dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Pilih Proses

Tambah Pustaka

Ubah Pustaka

Hapus Pustaka

Laporan Pustaka

Gambar 9. Diagram activity untuk aktifitas pengolahan pustaka

19


Diagram Activity untuk Use Case Manajemen AnggotaDiagram ini menjelaskan aktifitas pengolahan anggota dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Pilih Proses

Ubah Anggota

Hapus Anggota

Laporan Anggota

Gambar 10. Diagram activity untuk aktifitas pengolahan anggota

20


DESAIN ANTARMUKA SISTEM

Desain antarmuka yang dikembangkan dalam sistem ini antara lain sebagai berikut:

1. Tampilan Login Admin

Gambar 11. Desain antarmuka untuk login admin2. Tampilan Halaman Admin

Gambar 12. Desain antarmuka untuk login admin3. Halaman Pencarian Pustaka

21

HEADER

FOOTER

HEADERDaftar Menu

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

FOOTER

INFO-INFO

CONTENT


Gambar 13. Desain antarmuka untuk pencarian pustaka

Hasil Pencarian :

Kode Buku

Jenis Buku Judul Penerbit

XX-XXXX

XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Jika Tidak Ditemukan :

4. Halaman Manajemen Anggota

22

Maaf data yang anda cari tidak ketemu,Silahkan Ulangi Pencarian..

MANAJEMEN USER


Gambar 14. Desain antarmuka untuk pengolahan anggota

Kode Anggota No. Identitas Nama

Lengkap Tgl Lahir Alamat Pekerjaan Telepon

X-XXXX XXX.XXXX.XXX

XXXXXXX XX-XX-XXXX

XXXXXXXXXX

XXXXXX (XXXX)XXXXXXX

EDIT

HAPUS

Jika tidak berhasil dihapus, dikarenakan status anggota masih mempunyai pinjaman:

Hasil Hapus :

23

Data anggota dengan kode XX-XXXX tidak dapat dihapus karena ada dalam transaksi peminjaman.

Data anggota dengan kode XX-XXXX telah dihapus


5. Halaman Transaksi Peminjaman

Gambar 15. Desain antarmuka untuk peminjaman pustaka

Kode Buku Judul Buku

Tanggal Pinjam

Tgl. Harus Kembali

X-XXXX XXX.XXXX.XXX

XXXXXXX XXXXXXXX Hapus

24


6. Halaman Form Pengembalian Pustaka

Gambar 16. Desain antarmuka untuk pengembalian pustaka

Hasil Proses :

Kode Buku Judul Buku Tanggal

PinjamTgl. Harus Kembali Status

X-XXXX XXX.XXXX.XXX

XXXXXXX XXXXXXXXKembali

25

Transaksi pengembalian telah di proses. Denda pengembalian user X-XXX adalah sebesar Rp :XXXXX


7. Halaman Form Manajemen Pustaka

Kode Buku

Jenis Buku

Judul Penerbit Posisi

XX-XXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XX-XXXX-XX EDIT

HAPUS

Gambar 17. Desain antarmuka untuk pengolahan pustaka

Jika tidak berhasil, dikarenakan pustaka masih dipinjam :

Berhasil dihapus:

26

Data buku dengan kode XX-XXXX tidak dapat dihapus karena ada dalam transaksi peminjaman.

Data buku dengan kode XX-XXXX telah dihapus


8. Halaman Laporan : Contoh Format Laporan Transaksi Per Tanggal :

Hasil laporan:

Gambar 18. Contoh desain antarmuka untuk pembuatan laporan

Tanggal Pinjam

Kode Anggota

Judul Buku

Tanggal Harus

KembaliXX/XX/XX X-XXXX XXXXXXX XX/XX/XX

XX/XX/XX X-XXXX XXXXXXX XX/XX/XX



27


PENANGANAN EKSEPSI

Dalam penggunaan sistem tentunya akan terjadi beberapa kesalahan yang muncul, yang diakibatkan kesalahan input atau hasil proses tidak berjalan dengan baik. Oleh karena itu dibutuhkan beberapa penanganan kesalahan tersebut. Diantara penanganan kesalahan tersebut antara lain:- Penanganan kesalahan input- Penanganan hasil proses

Kesalahan (error) dapat terjadi saat program dijalankan (running) yang dapat disebabkan oleh berbagai hal, salah satunya adalah menginput data yang salah. Dalam aplikasi ini akan dibuat beberapa contoh eksepsi untuk mengatasi error sehingga program dapat berjalan terus tanpa harus menghentikan program aplikasi tersebut. Contohnya adalah sebagai berikut:

Proses Registrasi.Pada proses registrasi pustakawan akan menginput data identitas calon anggota perpustakaan. Contoh salah satu data yang akan diinput adalah nomor KTP/KTM, apabila data tersebut sudah ada maka akan ditampilkan eksepsi berupa informasi bahwa Data tersebut sudah ada sehingga pustakawan tidak perlu lagi menginput data-data identitas tersebut.

Misalnya data input:Input Identitas : 4315415476

Gambar 19. Eksepsi penolakan karena data sudah ada.

28

Data Tersebut Sudah Ada!

OK


Proses PeminjamanPada proses ini akan diinputkan data nomor anggota perpustakaan, bila data diinput dengan benar maka proses akan terus berlangsung, tetapi bila data nomor anggota salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan.

Contoh :Misalnya nomor anggota = 1234Pada formulir pemasukan data, pustakawan memasukkan data yang salah seperti berikut:

Gambar 20. Contoh pemasukan nomor anggota

Setelah data masukan diproses maka akan ditampilkan pesan kesalahan seperti berikut:

Gambar 21. Eksepsi kesalahan karena nomor anggota salah.

Seteleh diklik OK maka proses akan kembali ke Form input Kode, tanpa harus keluar dari Form Input Kode. Demikian seterusnya untuk data yang lain pada form input data peminjaman ini.

29

Masukkan Nomor Anggota : I23A

Nomor Kode Anggota Salah. Masukkan Lagi.

OK


Proses PengembalianEksepsi yang terjadi pada proses pengembalian seperti yang terjadi pada proses peminjaman diatas. Dalam proses pengembalian akan dimasukkan data kode peminjam (kode yang benar = 1234).

Gambar 22. Contoh pemasukan nomor anggota

Pada form ini misalnya dimasukkan kode peminjam yang salah (II3A) maka pesan kesalahan akan ditampilkan misalnya dengan pesan “Kode salah, ulangi!). Dengan demikian pustakawan dapat memasukkan kembali kode peminjam yang benar tanpa program aplikasi ini dihentikan. Demikian seterusnya untuk input data yang lain pada form atau modul yang lain akan ditampilkan pesan error bila input data yang tidak sesuai.

30

Masukkan Nomor Anggota : II3A


ASUMSIDalam kasus pengembangan sistem informasi untuk

Perpustakaan Daerah Sleman, dibuat beberapa asumsi. Asumsi digunakan sebagai langkah mempermudah dalam pemahaman proses bisnis yang terjadi dalam Perpustakaan Daerah Sleman. Diantara asumsi tersebut adalah: Para pengelola atau pustakawan memahami komputer dan

mampu mengoperasionalkannya. Proses peminjaman dapat dilayani jika anggota tidak berstatus

meminjam. Maksimal peminjaman pustaka sebanyak tiga buah. Batas waktu peminjaman selama sepuluh hari. Denda dibayarkan saat pengembalian pustaka. Penggunaan barcode untuk penomoran pustaka dan kartu

anggota. Data pustaka sudah ada pada saat implementasi berdasar

katalog.

Diatas tersebut adalah beberapa asumsi yang dari proses yang terjadi dalam Perpustakaan Daerah Sleman.

SUBSET (CORE PRODUCT)Subset dalam pengembangan sistem ini adalah pembagian

pengembangan sistem dari skenario-skenario tersebut diatas kedalam tahap-tahap pengembangan yang terbagi seperti dibawah ini.

31

1 2 3


Penjelasan:- Tahap 1 adalah tahap pengembangan proses peminjaman dan

pengembalian pustaka,- Tahap 2 adalah tahap pengembangan registrasi anggota,

manajemen anggota serta manajemen katalog,- Tahap 3 adalah tahap pengembangan pembuatan laporan.

32