1
FItriana M.Sabir, S.Kom
SISFO adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan untukmengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi dalamusaha mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol dalamorganisasi.
I T
Organisasi
SISFO
FItriana M.Sabir, S.Kom
Organisasi :Sisfo merupakan bagian dari organisasi. Kunci utama dariorganisasi adalah orang, SOP dan budaya. Organisasimengkoordinasikan pekerjaan melalui struktur hirarki, sertamempunyai SOP untuk dipatuhi dan dijalankan.
Manajemen :Para manajer sesuai dengan tingkatannya dalam levelorganisasi menentukan strategi bisnisnya sendiri-sendiri.
Teknologi :Berupa H/w, S/w, Storage, komunikasi, Network.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Bisnis
Unit strategi
SOP
Organisasi I T
KetergantunganS/w
H/w
DB
Network
FItriana M.Sabir, S.Kom
1. Merampingkan Organisasi2. Merubah Work Flow3. Merubah batasan organisasi4. Globalisasi5. Arsitektur informasi6. Investasi7. Kontrol dan Tanggung Jawab
FItriana M.Sabir, S.Kom
Tipe SISFO Level Manajemen
Strategis
Manajemen
Pengetahuan
Operasional
Manajer Senior
Manajer menengah
Pekerjaan pengetahuan
Manajer Operasional
Unit-unit bisnisFItriana M.Sabir, S.Kom
Operasional :Mendukung pengoperasian tugas sehari-hari seperti penjualan, pembelian,penggajian.
Pengetahuan :Merupakan sistem pendukung tersebarnya pengetahuan bagi para pekerja dalamorganisasi. Tujuan utama dari sistem ini adalah menolong organisasi untukmenemukan, mengorganisasikan, serta menyatukan pengetahuan baru dalamorganisasi dan mengontrol aliran kertas kerja.
Manajemen :Sistem yang didesain untuk memonitoring, kontrol serta pengambilan keputusanbagi manajer tingkat menengah.
Strategis :Menolong senior manajer untuk mengambil prediksi jangka panjang serta isustrategis lainnya. Intinya lingkungan luar apa yang mempengaruhi jalannya bisnis
FItriana M.Sabir, S.Kom
E I S
S P K S I M
T P SO A S K M S
FItriana M.Sabir, S.Kom
JENIS SISFO INPUT PROSES OUTPUT PEMAKAI
E I S Data internal dan eksternal
Interaktif, grafik, simulasi
Prediksi, respon untuk query
Senior manajer
S P K Database yg dioptimalisasikan untuk analisis data, model
Interaktif, analisis, simulasi
Respon untukquery, analisis keputusan
Profesional, staff manajer
S I M Kumpulan data transaksi, model sederhana
Laporan rutin Kesimpulan Manajer tingkat menengah
K M S Dasar pengetahuan spesifikasi desain
Modeling, simulasi
Grafik, model Profesional, teknikal staff
O A S Jadwal, dokumen Komunikasi, jadwal, manajemendokumen
Dokumen, jadwal Staff
T P S Kejadian, transaksi
Urut, gabung, list, serta update
Lap. Lengkap, kesimpulan
Staff operasi
FItriana M.Sabir, S.Kom
2
FItriana M.Sabir, S.Kom
Faktor yang mempengaruhi :
Lingkungan BudayaStruktur
SOPProses Bisnis
PolitikPerusahaan
I TOrganisasi
FItriana M.Sabir, S.Kom
Gambar diatas, Menunjukkan hubungan 2 arah antara
organisasi dengan sisfo. Keduanya mempunyai hubungan
yang saling menguntungkan. Dari pihak sisfo, harus
diterapkan pada organisasi agar dapat menghasilkan
informasi yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan dari
pihak organisasi harus membuka diri untuk penerapan
sisfo sehingga keuntungan dapat dirasakan sebesar-
besarnya.
Hubungan keduanya begitu rumit karena terlalu banyak
faktor yang menjadi ukuran, seperti : lingkungan, budaya,
struktur, SOP, proses bisnis, politik dan perubahan.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Defenisi organisasi dipandang dari 2 segi yaitu : Teknik dan Tingkah Laku.
Sebagai tingkah laku maka organisasi terdiri dari struktur sosial yangformal, stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungannya sertamemprosesnya menjadi output. Dari segi tingkah laku maka organisasimerupakan sekumpulan hak, kewajiban dan tanggung jawab yangdiperlakukan seimbang setiap peristiwa dalam organisasi. Kedua segitersebut saling melengkapi satu sama lainnya.
Dari segi teknik, organisasi memandang sisfo sebagai sebagai alat baruyang merubah input menjadi output yang semakin baik, sedangkan tingkahlaku memandang organisasi yang mengimplementasikan sisfo tidak semata-mata menghadirkan alat baru tetapi harus bisa merubah proses.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Hampir semua organisasi pada jaman modern ini mirip karena organisasi tersebutmempunyai kesamaan karakteristik, yaitu :1. Divisi dari pekerja.2. Hirarki.3. Peraturan dan prosedur4. Penilaian sama5. Kwalitas untuk posisi6. Maksimal efisiensi organisasi
Kesamaan karakteristik organisasi ini sering disebut birokrasi. Selain itu ada lagibeberapa hal yang mempunyai organisasi sama yaitu : SOP, Politik dan Budaya
FItriana M.Sabir, S.Kom
Walaupun ada kesamaan dari karakteristik organisasi, tetapitidak ada 2 organisasi yang sama. Organisasi beda dalam halstruktur, lingkungan, proses bisnis. Organisasi dibagi 5 jenisyang masing-masing dibedakan berdasarkan kebutuhan akankepemimpinan struktur. Lingkungan organisasi mengambilsumberdaya dari lingkungan dan mempengaruhilingkungannya. Bisnis proses merupakan sarana koordinasi danorganisasi aktifitas pekerjaan, informasi untuk menghasilkanproduk atau servis.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Ada pertanyaan penting yang harus dijawab, yaitu : bagaimanaorganisasi menggunakan sisfo?. Siapa yang memegang peranandari perubahan sisfo?. Siapa yang memakai sisfo? Dan mengapaorganisasi menomorsatukan sisfo? Pertanyaan itu yangmenentukan peranan sisfo dimasa yang akan datang dalamorganisasi. Selain itu, organisasi juga membentuk departemensendiri dalam organisasi.
Kenapa organisasi membangun sisfo???Pertanyaan ini dapat dijawab dengan menjelaskan 2 faktorpengaruh yaitu, faktor lingkungan dan faktor internal.Lingkungan mempengaruhi desain sisfo seperti persainganmeningkat, aturan pemerintah berubah. Juga internal sepertinilai, norma dan keinginan penting dari pemimpin.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Sisfo dapat merubah struktur organisasi dalam 3 hal, yaitudalam bentuk Segitiga, T terbalik dan Diamond. Segitiga berartisisfo tidak merubah struktur organisasi, T terbalik menurunkanlevel manajemen menengah dan meningkatkan pekerjaan‘unskill’, sedangkan diamond meningkatkan level manajemenmenengah dan menurunkan pekerjaan ‘unskill’.
Apakah organisasi terpengaruh ????Secara nyata organisasi tidak gampang terpengaruh.Kebanyakan organisasi malah bertahan terhadap apa yangmereka jalani sekarang ini. Hubungan antara teknologi danorganisasi harus saling menguntungkan seperti yang tampakpada gambar berikut. Untuk mengimplementasikan sisfo dalamsuatu organisasi konsekwensinya harus merubah tugas,struktur dan orang.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Teknologi
Tugas
Orang
Struktur
Sinergi 4 komponenFItriana M.Sabir, S.Kom
Tanggung jawab bervariasi mulai dari pengambilan keputusan, merancangacara, laporan, menghadiri rapat dan lain-lain. Menurut Mintzberg perananmanajer merupakan perkiraan kegiatan manajer dalam suatu organisasi.Menurut beliau, ada 3 kategori kegiatan manajerial yaitu :
1. Peranan InterpersonalManajer sebagai pemimpin, berusaha untuk memotivasi, konsultasi danmendukung bawahannya. Dan yang paling penting manajer berperansebagai penerus aspirasi bawahan.
2. Peranan Informasimanajer berperan sebagai pusat kegiatan dari organisasinya, menerima danmendistribusikan informasi.
3. Peranan Keputusanmanajer berperan sebagai penginisiatif kegiatan, serta menegosoasikankonflik.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Pengambilan keputusan merupakan kegiatan manajer yang paling sulit.
SISFO Cuma mendukung mengumpulkan data serta menyebarkan
informasi, selebihnya merupakan tugas manajer.
Berdasarkan 4 jenis sisfo yang sudah dibahas pada pertemuan I, maka
para ahli membagi 4 jenis tingkatan dalam pengambilan keputusan :
strategis, manajemen, pengetahuan dan operasional.
Pengambilan keputusan secara strategis menentukan tujuan jangka
panjang, sumber daya, serta kebijakan organisasi.
Manajemen merupakan tingkatan pengambilan keputusan yang
mengawasi jalannya penggunaan sumber daya serta serta kegiatan
operasional.
Tingkat pengetahuan merupakan pengevaluasian ide-ide baru untuk
produk serta jasa baru, mengkomunikasikan pengetahuan baru serta
menyebarkan ide tsb.
Operasional yang merupakan tingkatan terakhir merupakan keputusan
untuk menjalankan tugas dari manajer tingkat atas dan mengalokasikan
sumber daya pada tugas tersebut.FItriana M.Sabir, S.Kom
Menurut Simon, keputusan terbagi menjadi keputusan yangterprogram dan keputusan yang tidak terprogram berdasarkancara pengambilan keputusan.
Keputusan terprogram merupakan keputusan yang berulang,rutin dan mempunyai prosedur standar untukmengakomodirnya.
Keputusan yang tidak terprogram merupakan keputusan yangtidak rutin, tidak repetitif serta tidak ada prosedur jelas untukmengakomodirnya. Kadangkala keputusan berada ditengah-tengah antara terprogram dan tidak terprogram. Keputusanseperti ini dinamakan keputusan semi terprogram.
FItriana M.Sabir, S.Kom
Pengambilan keputusan merupakan serangkaian kegiatan yangdilakukan pada waktu yang berbeda. Menurut tingkat pengambilankeputusan ada 4 yaitu : inteligen, desain, pemilihan dan implementasi.
Tingkatan yang pertama membahas tentang pengumpulanpengumpulan informasi untuk mengenal masalah yang terjadi dalamorganisasi.
Tingkatan desain merupakan kegiatan menentukan bermacam solusiuntuk masalah yang terjadi.
Pemilihan merupakan pemilihan atas solusi yang terbaik untukmengatasi masalah yang terjadi.
Pada tingkatan terakhir merupakan pengimplementasian solusiterhadap masalah. FItriana M.Sabir, S.Kom
Top Related