1
SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN
DI PERPUSTAKAAN UGM YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
Dinar Kusuma Hapsari
D 1807010
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2010
iii
MOTTO
“Segala tulisan yang diilhamkan Allah memang bermanfaat untuk mengajar,
untuk menyatakan kesalahan, untuk memperbaiki kelakuan dan untuk
mendidik orang dalam kebenaran.”
( II Timotius 3 : 16 )
”Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati; satu hati menangis dan yang satu
lagi bersabar.”
(Khahlil Gibran)
iv
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku pada:
Bapak dan Ibu tersayang, yanh selalu member kasih sayang dan doa yang tak pernah
putus untukku.
Kakakku yang selalu menyemangatiku.
Mas Indra yang selalu mendengarkan segala keluh kesahku.
Sahabat-sahabatku yang selalu ada saat aku membutuhkan kalian. Terima kasih
untuk persahabatan yang manis ini.
Almamaterku tercinta
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan
rahmat-Nya yang melimpah, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir ini.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis tidak sedikit hambatan yang
dihadapi penulis, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik
berkat pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis tidak lupa
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si, selaku pembimbing dalam penulisan
Tugas Akhir.
4. Bapak Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku penguji Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Hindar P, MSi, selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan.
6. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta.
7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik atas ilmu yang diberikan
8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
vi
Penulis menyadari dalam penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini masih
terdapat kekeliruan dan kesalahan. Sehingga penulis mengharapkan masukkan dan
kritikan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, Maret 2010
Penulis
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………… i
PERSETUJUAN ………………………………………………………………… ii
PENGESAHAN ……………………………………………………………………iii
MOTTO ………………………………………………………………………………iv
PERSEMBAHAN ………………………………………………………………… v
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………vi
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………viii
DAFTAR TABEL .......................................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................xiii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. xiv
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………1
A. Latar Belakang Masalah ………………………………………………………1
B. Tujuan …………………………………………………………………………2
C. Pelaksanaan …………………………………………………………………3
D. Metode Pengumpulan Data …………………………………………………3
E. Rumusan Masalah ……………………………………………………………4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……………………………………………………5
A. Pengertian Perpustakaan ………………………………………………………5
B. Pengertian Sirkulasi …..…………………………………………………… 6
C. Pengertian Otomasi …………………………………………………………9
BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI …………………………………… 12
A. Sejarah Umum Perpustakaan ………………………………………………12
1. Visi dan Misi Perpustakaan ……………………………………. 12
2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan …………….. 13
3. Anggaran …………………………………………………………. 15
4. Gedung dan Ruang ………………………………………………. 15
viii
B. Sumber Daya Manusia …………………………………………………… 17
C. Kelembagaan ……………………………………………………………. 21
1. Fasilitas Perpustakaan ....................................................................... 21
2. Koleksi Perpustakaan......................................................................... 22
3. Pengolahan dan Perawatan................................................................ 25
D. Layanan Perpustakaan .................................................................................. 27
1. Pelayanan Perpustakaan..................................................................... 27
2. Macam Layanan ............................................................................... 27
E. Teknologi Informasi dan Jaringan ................................................................ 31
1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan ……………… 31
2. Digital Library dan Journal Online .................................................. 32
F. Kerjasama .................................................................................................... 32
1. Kerjasama Kepustakawan ................................................................ 32
2. Kerjasama Antar Lembaga ............................................................... 32
BAB IV SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN UGM
YOGYAKARTA
A. Otomasi Layanan Perpustakaan UGM ………..........………………………34
B. Langkah Awal Penggunaan SIPUS V.3 ........................................................35
1. Login ……………………………………...………………………...35
2. Setting Koneksi Database ……………….…………………………36
C. Fitur-fitur Yang Terdapat Dalam Aplikasi SIPUS V.3 ……………………37
1. System ……………………………………………………………….37
2. Anggota ……………………………………………………………39
ix
3. Sirkulasi ……………………………………………………………41
4. Koleksi ………………………………………………………………44
5. Laporan ………………………………………………………………46
6. Setting ………………………………………………………………54
D. Pelayanan Yang Dapat Dikelola SIPUS …………………………………….58
1. Kenggotaan ………………………………………………………….58
2. Sirkulasi ……………………………………………………………..63
E. Hambatan-hambatan ……………………………………………………... 65
F. Pemecahan Masalah ……………………………………………………… 66
BAB V PENUTUP ………………………………………………………………. 67
A. Kesimpulan ……………………………………………………………… 67
B. Saran …………………………………………………………………….. 67
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………. 68
LAMPIRAN
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009 ………………………… 14
Tabel 2 Data Pengadaan Fasilitas Perpustakaan tahun 2009 …………………18
Tabel 3 Jumlah Koleksi Cetak Perpustakaan UGM ……………………… 21
Tabel 4 Jumlah Jurnal/ Majalah Perpustakaan UGM .................................... 21
Tabel 5 Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material ........................................22
Tabel 6 Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009 ….23
Tabel 7 Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009 ................................23
Tabel 8 Data Majalah Yang Dibendel .............................................................24
Tabel 9 Data Pengunjung Perpustakaan ..........................................................24
Tabel 10 Data Layanan Sirkulasi ......................................................................25
Tabel 11 Data Layanan Referensi .....................................................................26
Tabel 12 Data Koleksi Karya Ilmiah ................................................................27
Tabel 13 Data American Corner ………………………………………………28
Tabel 14 Data World Bank ……………………………………………………29
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan ..................................................... 14
Gambar 1.2 Susunan Organisasi Perpustakaan ..................................................... 14
Gambar 2.1 Login Awal SIPUS .............................................................................36
Gambar 2.2 Tampilan Dialog Box Setting Database .............................................36
Gambar 3.1 Tampilan Awal Fitur Sistem ...............................................................38
Gambar 4.1 Tampilan Awal Fitur Anggota ............................................................40
Gambar 4.2 Kartu Anggota ....................................................................................41
Gambar 5.1 Tampilan Awal Fitur Sirkulasi ............................................................42
Gambar 6.1 Tampilan Awal Fitur Koleksi .............................................................44
Gambar 7.1 Tampilan Awal Fitur Laporan .............................................................47
Gambar 8.1 Tampilan Awal Fitur Setting ...............................................................55
Gambar 9.1 Tampilan Menu Anggota ....................................................................59
Gambar 9.2 Alur Pembuatan Kartu Anggota .........................................................59
Gambar 9.3 Tampilan Menu Bebas Pinjam ............................................................60
Gambar 9.4 Alur Pembuatan SBPP ...................................................................... 61
Gambar 9.5 Tampilan Menu Pengunjung ...............................................................62
Gambar 9.6 Tampilan Confirm ...............................................................................62
Gambar 9.7 Alur Peminjaman Mandiri ...................................................................63
Gambar 9.8 Tampilan Menu Peminjaman ..............................................................64
Gambar 9.9 Tampilan Menu Pengembalian dan Perpanjangan ..............................65
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas KKM
Lampiran 2 Surat Balasan dari Universitas Gadjah Mada
Lampiran 3 Form Penilaian PKL
Lampiran 4 Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 5 Surat Bebas Pinjam Pustaka
Lampiran 6 Formulir Anggota
Lampiran 7 Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 8 Cap Inventarisasi, Cap Punggung, Cap Milik
Lampiran 9 Label Buku dan Barcode
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan
buku maupun non buku yang di dalamnya terdapat “unit kerja yang menyimpan
koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus
sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya”1.
Perkembangan perpustakaan tak lepas dari peran teknologi informasi.
Sebagai salah satu institusi pelayanan kebutuhan informasi maka perpustakaan
dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI)
dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai
tujuan.
Saat ini perpustakaan telah berkembang, “diawali dengan perpustakaan
manual, perpustakaan terautomasi, dan perpustakaan digital atau cyber library”2.
Dengan adanya Teknologi Informasi, perpustakaan telah mengembangkan
berbagai sistem layanan. Untuk itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem
otomasi yang membantu segala aktifitas di perpustakaan.
1 http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010
2 Ikhwan Arif. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan
Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju
Masyarakat berbasis pengetahuan. http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/
diakses 14 mei 2010
2
Otomasi merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informasi,
maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan
diefisienkan. Otomasi perpustakaan juga dapat membantu proses pengolahan data
koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusur kembali3.
Dengan dengan demikian pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya
untuk mengurus pengembangan perpustakaan, karena pekerjaan yang bersifat
mengulang telah diambil alih komputer.
B. Tujuan
Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada, penulis mempunyai tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
yang digunakan untuk menyelesaikan Tugas Akhir. Antara lain sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem otomasi Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada.
2. Untuk mengetahui langkah-langkah penggunaan SIPUS di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada.
3. Untuk mengetahui fitur-fitur yang terdapat dalam SIPUS.
4. Untuk mengetahui pelayanan yang dapat dikelola oleh SIPUS.
C. Pelaksanaan
3 http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/ diakses 13 mei 2010
3
Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada, alokasi waktu sebagai berikut :
Tanggal : 15 Februari - 26 Maret 2010
Waktu : Pukul 08.00 – 15.00 WIB
Tempat : Bulaksumur Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281
D. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengumpulkan data-data
penyusunan selama Praktek Kerja Lapangan antara lain dengan cara sebagai
berikut :
1. Wawancara
Metode wawancara yaitu ”metode pengumpulan data dengan cara bertanya
langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden”4. dalam metode ini
penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi atau
petugas tentang kegiatan perpustakaan terutama kegiatan yang menggunakan
sistem otomasi perpustakaan.
2. Observasi
Metode observasi merupakan ”suatu teknik atau cara pengumpulan data
dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu obyek yang akan
diteliti”5. Disini penulis mengamati langsung kegiatan yang diteliti. Kegiatan
yang diteliti adalah kegiatan yang menggunakan otomasi perpustakaan seperti
di bagian layanan Perpustakaan.
3. Studi Pustaka
4 Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta:
UPP-AMP YKPN. Hlm 92. 5 Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. Hlm 27.
4
Metode studi pustaka adalah ”suatu metode pengumpulan data yang bertujuan
memperoleh referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan, dan metode
untuk menyelesaikan Tugas Akhir”6. Di tahap ini penulis mengumpulkan
bahan-bahan referensi dengan membaca literature yang berhubungan dengan
perpustakaan dan masalah yang dibahas oleh penulis.
E. Rumusan Masalah
Untuk dapat menjalankan setiap tujuan penulis guna menyelesaikan Tugas
Akhir, maka penulis membuat beberapa rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada?
2. Bagaimanakah langkah-langkah penggunaan SIPUS?
3. Fitur apa saja yang terdapat dalam SIPUS?
4. Pelayanan apa saja yang dapat dikelola oleh SIPUS?
6 http://thesis proposals: Studi-pustaka.html/ diakses tgl 14 mei 2010.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan untuk
menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material yang disusun
berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari oleh pembaca. Selain
untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat digunakan sebagai sarana
rekreasi bagi pengguna.
Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya
yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,
bukan untuk dijual 7.
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau
gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur
demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-
waktu diperlukan oleh pembaca 8.
Secara umum perpustakaan dianggap sebagai sesuatu institusi yang di dalamnya
tercakup unsur koleksi (informasi), pengolahan, penyimpanan dan pemakai.
Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi
fisik tempat menyimpan buku semata. Akan tetapi secara sederhana dapat
dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber
daya manusia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis
perpustakaannya 9 .
B. Pengertian Sirkulasi
7 Sulistyo Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Hlm 1. 8 Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia. Hlm 7. 9 Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta :
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB. Hlm 3.
6
Sirkulasi merupakan bagian terpenting dalam perpustakaan. Sirkulasi juga
sering disebut sebagai kegiatan peminjaman. Bagian ini dianggap penting karena
merupakan tempat dimana paling sering digunakan oleh pengguna. Sehingga
unjuk kerja staf sirkulasi sangat berpengaruh pada citra perpustakaan.
P. Sumardji10
(1998: 3) berpendapat bahwa ”sirkulasi merupakan salah
satu kegiatan utama Perpustakaan. Jasa utama atau kegiatan utama Perpustakaan
adalah peminjaman buku dan materi lainnya”.
Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi yang artinya
peminjaman. Bagian ini terutama meja sirkulasi sering kali dianggap sebagai
ujung tombak jasa Perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali
berhubungan dengan pemakai dan paling sering digunakan pemakai.
Sedangkan menurut Qalyubi11
(2003: 221) berpendapat ”pelayanan
sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan
langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut
masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan
bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai”.
Dalam pelayanan di Perpustakaan, sirkulasi mempunyai beberapa fungsi
menurut Sulistyo Basuki12
yaitu:
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar Perpustakaan.
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota
Perpustakaan.
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman.
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
10 P. Sumardji. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 3. 11 Syihabuddin Qalyubi, op.cit., hlm 221. 12 Sulistyo Basuki, op.cit., hlm 257-258.
7
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau
rusak.
g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
h. Membuat statistika peminjaman.
i. Peminjaman antar Perpustakaan.
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung
Perpustakaan.
k. Tugas lainnya yang berkaitan dengan peminjaman.
Dalam suatu Perpustakaan sistem peminjaman yang digunakan untuk
pelayanan biasanya menggunakan 2 (dua) sistem, sistem pelayanan terbuka (open
access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access).
a. Sistem pelayanan terbuka (open access)
Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi
perpustakaan dijajarkan. Mereka melakukan browsing atau membuka-buka,
melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan pustaka tersebut tidak
cocok, maka mereka dapat mengganti dengan yang hampir sama atau bahkan
berbeda.13
Sistem pelayanan ini mempunyai beberapa keuntungan dan kelemahan, antara
lain:
1.) Keuntungan sistem terbuka:
13 Syihabuddin Qalyubi, op.cit., hlm 222
8
a) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga
mempunyai pengetahuan yang beragam),
b) Pengguna dapat mencari koleksi sendiri dengan mudah.
2.) Kelemahan sistem terbuka:
a) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat
semula sehingga banyak koleksi yang tercampur.
b) Petugas sehari-hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku
yang salah letak.
c) Resiko kehilangan koleksi relatif besar.
b. Sistem pelayanan tertutup (closed access)
Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke
rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi
perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui
petugas yang akan mengambil bahan pustaka untuk para pengunjung14
.
Sama halnya dengan sistem pelayanan terbuka, penggunaan sistem
pelayanan tertutup juga mempunyai keuntungan dan kelemahan.
1.) Kelebihan sistem tertutup:
a) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya.
b) Resiko hilangnya koleksi dapat diminimalkan.
2.) Kelemahan sistem tertutup:
a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan.
b) Pemakai tidak dapat browsing.
c) Buku yang dipinjam tidak dapat dibawa pulang.
14 Syihabuddin Qalyubi, loc. cit
9
Petugas perpustakaan dapat memilih kedua alternatif tersebut dengan
menyesuaikan dan melihat kondisi yang ada.
C. Pengertian Otomasi
Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh
perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi,
kenggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.
Otomasi sebenarnya lebih tepat disebut sebagai Teknologi Informasi yakni
teknologi elektronik yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan,
pengolahan dan pemanfaatan informasi 15
.
Teknologi informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun
perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.
Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) bertujuan 16
:
a. Meringankan pekerjaan.
b. Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan.
c. Mempercepat proses temu kembali informasi.
d. Memperlancar kerjasama informasi.
e. Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi informasi.
Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan,
inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature.
Sedangkan Sulistyo Basuki17
(1991: 87) berpendapat ”Teknologi Informasi
adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah
serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu balik
informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh perpustakaan serta
15 Feather dalam Lasa HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus. Hlm 217 16 Lasa HS, loc. cit 17 Sulistyo Basuki, op.cit. Hlm 87.
10
perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut kendali sumber dan materi
perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi dokumen.”
Teknologi informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam
pelayanan Perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini. Selain bermanfaat
bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para pustakawan.
Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan18
:
a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
c. Meningkatkan citra perpustakaan.
d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Saat ini Perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam bentuk
teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan di
Perpustakaan.
Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan dapat difungsikan dalam
berbagai bentuk, antara lain19
:
1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem
informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi
bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering
diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan
dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk
penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun
terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software
yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi
informasi yang didukung keduanya.
Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan
yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan
teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya
18 Wahyu Supriyanto. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 23 19 Ikhwan Arif dalam Wahyu Supriyanto, op.cit. Hlm 33-34.
12
BAB III
GAMBARAN UMUM INSTITUSI
A. Sejarah Umum Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951,
bertempat di jalan Setjodiningratan menempati gedung yang sekarang menjadi
Hotel Limaran Jl. Panembahan Senopati. Pada tahun 1959 Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada pindah ke jalan C. Simanjuntak menempati gedung
Pantja Dharma Sekip Unit V, gedung bekas Konverensi Kolombo. Sekarang
dikenal sebagai gedung Perpustakaan Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan
diresmikan pada tanggal 31 Juli 1975.
Berikut nama pejabat yang pernah menjabat sebagai kepala Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada sejak tahun 1951 :
1. Woerjanto Periode 1951 – 1955
2. Moerjopranoto Periode 1955 – 1967
3. Soedjamitko Periode 1967 – 1975
4. Dra. Sawitri Soeharto, M.A Periode 1975 – 1985
5. Soedjamitko Periode 1985 – 1986
6. Dra. Murianti, M.LS Periode 1986 – 1997
7. Dr. drh. Slamet Subagyo Periode 1997 – 2002
8. Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A Periode 2002 – Sekarang
Dengan adanya perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi Badan
Hukum Milik Negara, maka berdasarkan Surat Keputusan Rektor No.
259/P/SK/HT/2004, kedudukan Perpustakaan juga berubah dari Unit Pelaksana
13
Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang Universitas (UPU) dan sebagai bagian
dari kantor pusat universitas.
1. Visi dan Misi Perpustakaan
a. Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Sebagai unit penunjang universitas, untuk mencapai visi universitas
menjadi universitas bertaraf internasional maka visi Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada adalah perpustakaan Universitas Gadjah Mada
sebagai penyedia informasi global yang dapat diakses melalui pelayanan
yang professional.
b. Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
1) Sebagai penyedia informasi ilmiah cetak dan elektronik bagi sivitas
akademika UGM.
2) Menjadi pusat informasi kegiatan ilmiah di lingkungan UGM.
3) Mampu memasuki jaringan komunikasi global untuk penelusuran
informasi dan kerjasama antar perpustakaan.
4) Mewujudkan perpustakaan sebagai rumah kedua bagi sivitas
akademika UGM.
2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan
Berdasarkan pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM no. 259/P/SK/HT/2004
tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga,
Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
14
Gambar 1.1
Struktur organisasi perpustakaan
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Untuk memenuhi kebutuhan internal, perlu diangkat KOordinator
untuk urusan Kerjasama Kepustakawanan dan Administrasi.
Gambar 1.2
Susunan Organisasi Perpustakaan
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Adapun tugas pokok Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah :
a. Membuat perencanaan strategis kegiatan – kegiatan perpustakaan.
b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di
lingkungan perguruan tinggi.
c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun di
luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.
Kepala Perpustakaan
Kabid Database dan
Jaringan Kabid Pelayanan Koord. Administrasi
Sekretaris
Perpustakaan
Koord.
Kepustakawanan
REKTOR
Dekan Fakultas Kepala Perpustakaan
Sekretaris Perpustakaan
Kepala Bidang Database
dan Jaringan Kepala Bidang Pelayanan
15
d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik
yang ada di lingkungan universitas.
e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia
yang terdiri dari pustakawan dan pegawai Perpustakaan.
f. Membuat evaluasi pelaksanaa kegiatan perpustkaan.
g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan Universitas Gadjah
Mada.
3. Anggaran Perpustakaan.
Kegiatan Perpustakaan didukung dana operasional dari dana
masyarakat dan DIPA. Sesuai dengan Renstra universitas, Alokasi dana untuk
Perpustakaan diharapkan mencapai 5% dari anggaran universitas. Saat ini
anggaran Perpustakaan UGM sekitar 3% dari anggaran universitas dan
diharapkan setiap tahun dapat ditingkatkan sehingga mencapai 5% dari
anggaran universitas.
4. Gedung dan Ruang
a. Gedung
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1
Maret 1951 bertempat di jalan Setjodiningratan (sekarang jalan Sultan
Agung) menempati gedung yang sekarang menjadi Hotel Limaran Jalan
Panembahan Senopati. Pada tahun 1959, Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada dipindah ke Jalan C. Simanjuntak, menempati gedung Pantja
Dharma Sekip Unit V dan sekarang dikenal sebagai gedung Perpustakaan
16
Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan digunakan untuk layanan
Sirkulasi.
Pada tahun 1975, Universitas membangun gedung Perpustakaan
yang terletak di Bulaksumur, tepatnya di sebelah selatan Gedung Kantor
Pusat Universitas Gadjah Mada dengan luas bangunan 2.883 m². Gedung
ini selanjutnya dinamakan gedung Perpustakaan Unit I, diresmikan oleh
Menteri Dalam Negeri, Bapak Amir Machmud pada tanggal 31 Juli 1975.
Pada bulan Juli 2008, terjadi penggabungan Perpustakaan
Pascasarjana UGM ke Perpustakaan UGM. Saat ini Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada memiliki 3 (tiga) gedung, yaitu gedung
Perpustakaan UGM Unit I dan gedung Perpustakaan Pascasarjana yang
sekarang menjadi gedung Perpustakaan UGM Unit III bertempat di
Bulaksumur dan gedung Perpustakaan UGM Unit II yang berada di Sekip.
b. Ruang
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terbagi atas 3 (tiga) unit :
1.) Perpustakaan UGM Unit I, terdiri dari 2 (dua) lantai. Lantai 1,
terdapat beberapa ruang yaitu ruang Tata Usaha, ruang Kepala
Perpustakaan, ruang Kepala Bagian, IDIS Corner, dan American
Corner. Dilantai ini juga dapat digunakan untuk akses internet gratis.
Sedangkan lantai 2 merupakan tempat pengolahan bahan pustaka dan
ruang Teknologi Informasi.
2.) Perpustakaan UGM Unit II, terdiri dari 3 (tiga) lantai. Lantai 1
digunakan untuk WIFI Area dan ruang untuk pendaftaran anggota serta
mengurus surat bebas pustaka. Lantai 2 merupakan ruang koleksi,
Sampoerna Corner dan sirkulasi yang terdiri dari pengembalian,
17
pengecekan, absensi anggota, loker dan pengurusan surat bebas
pustaka. Lantai 3 merupakan ruang koleksi Hatta Corner.
3.) Perpustakaan Unit III, terdiri dari 3 lantai. Lantai 1 merupakan
ruang jurnal, surat kabar, buletin, majalah yang dapat juga digunakan
untuk akses internet. Lantai 2 terdapat ruang kepala bagian, ruang
pengolahan Tesis/Disertasi, pengurusan Surat Bebas Pinjam bagi
mahasiswa UGM Strata-2 maupun Strata-3 dan ruang Referensi.
Lantai 3 merupakan ruang koleksi Tesis dan Disertasi. Ditempat ini
juga dapat digunakan untuk akses internet.
B. Sumber Daya Manusia
Pada tahun 2009 perpustakaan UGM didukung oleh 143 pegawai.Sesuai
dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara no.
132/Kep/M.Pan/12/2002 dan Keputusan Bersama Kepala Perpusnas RI dan
Kepala BKN no. 21 dan 23 tahun 2003, pegawai yang berstatus pustakawan
sebanyak 75 orang.
Table 1
Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009
No Nama Gol TMT
1 Lasa, Drs.MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d
2 Purwono, Drs. MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d
3 Suwardjo, S.H.
Pembina Utama
Muda IV/c
4 Hindar Purnomo, Drs. ,MSi. Pembina IV/a
5
RR. T. Candra Dewi TI., Dra., SIP,
MSi Pembina
IV/a
6 Sri Rumani, S.H., SIP., MSi. Pembina IV/a
7 Agustinus Dwi Waluyo Penata Tk. I III/d
8 Kartini Penata Tk. I III/d
9 Maria Magdalena Sriningsih, Dra. Penata Tk. I III/d
10 Nawang Purwanti, Dra. M. Lib. Penata Tk. I III/d
11 Nurhayati, Dra. M. Si. Penata Tk. I III/d
12 Parsih, KS., S.H.,SIP. Penata Tk. I III/d
18
13 Sumarsih Penata Tk. I III/d
14 Tri Dayarina Penata Tk. I III/d
15 FX. Sugeng Penata Tk. I III/d
16 Harjono Penata Tk. I III/d
17 ME. Mardinah Penata Tk. I III/d
18 Mutingah Penata Tk. I III/d
19 Sugeng Lestari Penata Tk. I III/d
20 Uminurida Suciati, S. Pd., M. Si. Penata Tk. I III/d
21 Arismantara, BA. Penata III/c
22 Esti Wijatsih Penata III/c
23 Faizuddin Penata III/c
24 Haryono, S. Sos. Penata III/c
25 Heru Supono Penata III/c
26 ME. Nurma Herryanti Penata III/c
27 Pergola Irianti Penata III/c
28 Sri Widyati Penata III/c
29 Singgih Widodo, S.E.T., MSi Penata III/c
30 Sumiyati Penata III/c
31 Sunarno, SIP., MA Penata III/c
32 Supriyono, S.IP. Penata III/c
33 Titiek Supanti Penata III/c
34 Titik Hermini Penata III/c
35 Tri Septiyantono, Drs. MSi. Penata III/c
36 Wedyo Sarwono Penata III/c
37 Wiyarsih, SIP. Penata III/c
38 Yulia Suhartati Penata III/c
39 Akhmad Djauzan, S. Pd. Penata Muda Tk. I III/b
40 Atika Mujiastuti Penata Muda Tk. I III/b
41 Daruriyanti Penata Muda Tk. I III/b
42 Emiliana Wahyuni Rahayu Penata Muda Tk I III/b
43 Endah Choiriyah, SIP., M. Si. Penata Muda Tk I III/b
44 Lilik Kurniawati Uswah, S.E., M. Si. Penata Muda Tk I III/b
45 Maryatun,S.E. Penata Muda Tk. I III/b
46 Misran Penata Muda Tk. I III/b
47 Roh Wahyu Widayati Penata Muda Tk. I III/b
48 Sabariman Penata Muda Tk. I III/b
49 Sukirno, SIP. Penata Muda Tk. I III/b
50 Sukiryono Penata Muda Tk. I III/b
51 Surajiman Penata Muda Tk. I III/b
52 Theresia Isminarti Penata Muda Tk. I III/b
53 Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si. Penata Muda Tk I III/b
54 Widayati Penata Muda Tk I III/b
55 Y. Paidjo, SIP. Penata Muda Tk. I III/b
56 Ahmad Fakih Usman, S.S. Penata Muda III/a
57 Dewi Nurhastuti, S. Sos. Penata Muda III/a
58 Dina Yurida, Dra. Penata Muda III/a
59 Ida Fajar Priyanto, Drs, MA Penata Muda III/a
60 Ikhwan Arif, SIP. Penata Muda III/a
19
61 Ishartati, SIP. Penata Muda III/a
62 Ismulyana, S.IP Penata Muda III/a
63 Janu Saptari, SIP. Penata Muda III/a
64 Laili Hidayah, S. Sos. Penata Muda III/a
65 Maryono, SIP Penata Muda III/a
66 Nur Hidayati, A. Md. Penata Muda III/a
67 Nurana Yulianti Penata Muda III/a
68 Peni Bektiningsih, SIP. Penata Muda III/a
69 Purwani Istiana, SIP. Penata Muda III/a
70 Ratna Setyawati, SIP Penata Muda III/a
71 Rini Iswandari, SIP Penata Muda III/a
72 Sarwono, SIP. Penata Muda III/a
73 Sri Junandi Penata Muda III/a
74 Tuti Widyastuti, B.A. Penata Muda III/a
75 Umi Sugiyanti,SIP Penata Muda III/a
78 Arif Surachman, SIP Penata Muda III/a
79 Haryanta, SIP Penata Muda III/a
80 Nova Indah Wijayanti, SIP. Penata Muda III/a
81 Rita Yulianti, SIP. Penata Muda III/a
82 Sudiarta Penata Muda III/a
83 Taat Pamuji Rahardjo Penata Muda III/a
84 Wagiya Penata Muda III/a
85 Yuli Hesti Wahyuningsih, SIP. Penata Muda III/a
86 Agus Budiyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
87 Aprilia Mardiastuti Pengatur Tk I II/d
88 Isbandini, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
89 Ismu Widarto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
90
Lukas Setiaji Anggoro Wiwoho, A.
Md. Pengatur Tk. I
II/d
91 Agni Prasetyo, SET. Pengatur Tk. I II/d
92 Mardi Pramono, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
93 Muh. Aly Mubarok, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
94 Nur Cahyati Wahyuni, S. Ant. Pengatur Tk. I II/d
95 Sarjito Pengatur Tk I II/d
96 Sugeng, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
97 Supriyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d
98 Wirasto, SIP. Pengatur Tk. I II/d
99 Martina Uki Emilyasanti, A. Md. Pengatur II/d
100 Dewi Widianingsih, A. Md. Pengatur II/c
101 Dwi Rahayu Pengatur II/c
102 Jumali Pengatur II/c
103 Parjiman Pengatur II/c
104 Rusna Nur `Aini, A. Md. Pengatur II/c
105 Sakana Yoga Martono Pengatur II/c
106 Sarjono, A.Md. Pengatur II/c
107 Snuria Pusaka Pengatur II/c
108 Sugita Pengatur II/c
109 Sukirman Pengatur II/c
20
110 Waluyo Pengatur II/c
111 Y. Sarna Pengatur II/c
112 Nining Indaryani Pengatur Muda Tk. I II/b
113 Rusiman Pengatur Muda Tk. I II/b
114 Anjar Siswanto Pengatur Muda II/a
115 Furqon Indrawardana Pengatur Muda II/a
116 Joko Kristianto Pengatur Muda II/a
117 Junaidi Achirul Pengatur Muda II/a
118 Sutarman Pengatur Muda II/a
119 Suwardi Pengatur Muda II/a
120 Nugroho Sayekti Pengatur Muda II/a
121 Sumardiyono Juru Ic
122 Martono Juru I/c
123 Rujito Juru I/c
124 Sarjimin Juru I/c
125 Sarjiyo Juru I/c
126 Jaenudin Juru I/c
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Untuk pengembangan profesi pustakawan, sesuai dengan RKAT tahun
2009 Perpustakaan memberikan beasiswa kepada dua orang pegawai untuk
melanjutkan studi S-1 dan seorang pegawai untuk melanjutkan studi S-2.
Usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan pustakawan
selain melelui beasiswa dari universitas, 20 orang pustakawan diberi kesempatan
untuk menempuh pendidikan S-1 secara swadaya. Pada tahun 2009, seorang
pustakawan berhasil menyelesaikan pendidikan S-2 Perpustakaan dan 5 orang
menyelesaikan pendidikan S-1 Ilmu Perpustakaan.
Untuk pengembangan dan meningkatkan wawassan pustakawan,
Perpustakaan UGM juga mengirimkan pustakawan untuk mengikuti diklat,
seminar, lokakarya maupun studi banding.
C. Kelembagaan
1. Fasilitas Perpustakaan
Pada tahun 2009, fasilitas pengunjung Perpustakaan telah ditingkatkan
pengadaannya, seperti fasilitas untuk diskusi, fasilitas ruang belajar, komputer
21
untuk mahasiswa, fasilitas pengaman bahan pustaka dengan teknologi RFID
(Radio Frequency Identification).
RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi informasi
berbasis gelombang radio yang mampu mengidentifikasikan berbagai obyek
secara simultan tanpa diperlukan obyek langsung. Pada tahun 2009, sebanyak
10.000 eksemplar buku telah dipasang pengaman dengan RFID.
Tabel 2
Data pengadaan fasilitas perpustakaan tahun 2009
No Nama Barang Jumlah Barang Keterangan
1 AC 1.5 pk 2 unit Hibah
2 Buku Umum 400 eks Hibah
3 Buku-buku Perpustakaan 384 eks
4 Kalkulator 5 buah
5 Kamera recorder 1 unit
6 Cash boox 4 buah
7 DVD player 1 unit Hibah
8 Flash Drive 1 buah
9 Kabel 1 rol Hibah
10 Computer 21 unit 16 unit hibah
11 Note book 1 unit
12 Wireless 1 buah
13 Loudspeaker 2 unit
14 Mesin presensi 2 unit
15 Printer 5 unit
16 ProQuest Agriculture 1 set Hibah
17 ProQuest Telecomunications 1 set Hibah
18 Ram Kom 3 buah
19 Scanner Barcode 6 buah
20 Scanner Dokumen 2 buah
21 Sepeda 2 unit Pemberian
22 Stavol 6 unit Hibah
23 Switch hub 1 unit Hibah
24 Televisi 1 unit Hibah
25 UPS 2 unit
26 VCD program 106 judul Hibah
22
27 Kursi Kerja 22 unit Hibah
28 Lemari Kayu 1 set Hibah
29 Meja Kerja Kayu 3 set Hibah
30 Meja Sidang 1 buah
31 Papan Pengumuman 1 unit Hibah
32 Rak Kayu 8 unit Hibah
33 Sice/ Sofa 2 set
34 Sofa Baca 3 set Hibah
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Untuk meningkatkan keterampilan pegawai administrasi, telah dikirim
seorang pegawai untuk mengikuti pelatihan perpajakan, dua orang mengikuti
pelatihan bendahara dan dua orang mengikuti pelatihan pengadaan barang.
2. Koleksi perpustakaan
Koleksi Perpustakaan UGM meliputi koleksi cetak dan non cetak.
Koleksi cetak berupa buku teks, buku referensi, majalah, jurnal dan surat
kabar. Koleksi non cetak berupa CD, disket, kaset, e-journals, dan e-books.
Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UGM diperoleh melalui
berbagai sumber antara lain : pembelian, hadiah dan tukar menukar. Pada
tahun 2009 pengadaan buku baru baik melalui pembelian maupun hibah atau
pemberian sebanyak 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.Jumlah koleksi buku
yang dimiliki perpustakaan UGM sampai dengan akhir tahun 2009 sebanyak
109.431 judul atau 176.328 eksemplar.
Pengadaan koleksi terbitan berkala/jurnal diperoleh melalui
berlangganan, bantuan atau hibah dari badan pemerintah, swasta, asing
maupun perorangan. Jumlah terbitan berkala, majalah, jurnal sampai dengan
akhir tahun 2009 sebanyak 5.471 judul atau 55.497 eksemplar.
Perpustakaan berlangganan database e-journal di antaranya Ebsco
Host, ProQouest, J-STOR, ScienceDirect, SpringerLink, „EEE Computer
23
Society, Science AAAS, ACS Publications, SIAM Journals Online, Project
Muse, Annual Reviews dan APS Physics. Di samping itu perpustakaan juga
melanggan database e-books di antaranya net Library, American Management
Associations, dan Global Proffesional Publishing. Perpustakaan UGM juga
telah mendigitalkan abstrak Karya Ilmiah Hasil Penelitian, dan fulltext Pidato
Ilmiah/pengukuhan Rektor dan Prosiding Seminar/Lokakarya/Konferensi,
dapat diakses lewat internet.
Tabel 3
Jumlah koleksi cetak Perpustakaan UGM
Jumlah buku
Des Th 2008 Desember 2009
Judul Eks Judul Eks
104,633 140,059 109,431 145,819
Hatta Corner 30,509
Total Jumlah 109,431 176,328
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Tabel 4
Jumlah Jurnal/Majalah Perpustakaan UGM
Jenis Bahan
Pustaka
Des
Th.
2008 Desember
Th.
2009
Judul Eks Judul Eks
Terbitan
Berkala 4,178 52,080 5,013 55,031
American
Corner
Jurnal 20 20 20 20
Majalah 438 438 438 438
Hatta Corner 8
Jumlah 4,636 52,538 5,471 55,497
24
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Tabel 5
Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material
Jenis Judul Eks
Kaset, CD dan Disket 675 675
Scanner 15
Slide Proyektor 2
LCD Proyektor 1
Peta 1,039 1,039
Atlas 20 20
Globe 1
Kliping 290 290
Meja 1,212
Kursi 1,400
Almari 146
Komputer 264
Printer 37
Tempat souvenir 1
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
3. Pengolahan dan Perawatan
Bahan pustaka yang baru diterima diproses di bagian pengolahan
bahan pustaka. Dalam pengolahan bahan pustaka berpedoman pada Pedoman
Klasifikasi dan Pedoman Katalogisasi. Prosedur kerja dalam pengolahan
meliputi pengecekan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi deskriptif,
pascakatalogisasi, pengisian dan entri nomor barcode, pembuatan daftar
tambahan koleksi.
Selama tahun 2009 jumlah bahan pustaka yang selesai diolah dan
sudah siap disajikan pada pengguna adalah 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.
Tabel 6
Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009
No Jenis Bahan Pustaka Jumlah
25
Judul Eksemplar
1 Buku Teks 4.436 5.387
2 Buku Referensi 159 162
3 Jurnal dan Majalah 15 16
4 World Bank 78 78
5 American Corner 49 49
6 Laporan Penelitian 4 4
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Tindakan perawatan sesuai dengan tingkat kerusakan meliputi
penyampulan, penjilidan maupun perbaikan karena ada halaman yang sobek
atau hilang. Untuk perawatan majalah dan jurnal dilakukan dengan
pembendelan setiap beberapa edisi tertentu menjadi satu bendel.
Tabel 7
Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009
Golongan Jumlah
0 40
1 24
2 32
3 176
4 12
5 220
6 190
7 21
8 35
9 41
Jumlah 791
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Tabel 8
Data Majalah Yang Dibendel
Uraian Jumlah
Jumlah judul mjlh 345
Jumlah no mjlh 1,799
Jumlah vol mjlh 273
Jumlah bendel 539
26
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
D. Layanan Perpustakaan
Kemajuan pelayanan perpustakaan universitas dapat dilihat dari berbagai
capaian antara lain, jumlah koleksi yang tersedia, jumlah pengunjung, jumlah
buku yang dipinjam, akses internet untuk mahasiswa serta jam layanannya.
Tabel 9
Data Pengunjung Perpustakaan
Pengunjung Jumlah
Unit I 35,198
Unit II 163,545
Unit III 37,517
Jumlah 236,260
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Perpustakaan UGM memberikan layanan kepada seluruh sivitas
akademika dengan sistem terbuka.
1. Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan perpustakaan diatur sebagai berikut:
Senin s.d. Kamis : 07.30 – 20.00 WIB
(istirahat 12.00-13.00 WIB)
Jum‟at : 07.30 – 20.00 WIB
(istirahat 11.00-13.00 WIB)
Sabtu (khusus Unit II) : 07.30 – 12.00 WIB
2. Macam Pelayanan
1.) Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi selain melayani peminjaman buku teks juga
melayani keanggotaan perpustakaan dan permintaan surat keterangan
27
bebas pinjam pustaka. Selama tahun 2009 jumlah mahasiswa yang
melakukan aktivasi menjadi anggota Perpustakaan UGM sebanyak 2.835
orang. Kemudian jumlah pemohon surat keterangan bebas pinjam pustaka
sebanyak 15.250 orang. Jumlah peminjam bahan pustaka sebanyak
103.536.
Untuk meningkatkan pelayanan, maka pada tahun 2009 jumlah
buku yang dipinjam serta lama waktu pinjam ditingkatkan. Jumlah buku
yang boleh dipinjam ditingkatkan dari 8 eksemplar menjadi 10 eksemplar
dengan jangka waktu pinjam 10 hari.
Tabel 10
Data Layanan Sirkulasi
No. Uraian Jumlah
1 Pengunjung 111.746
2 Pemakai internet 6.441
3 Peminjam 32.556
4 Buku dipinjam 102.644
5 Buku dikembalikan 100.321
6 Buku dibaca 21.487
7 Buku dijilid 116
8 Buku baru :
Judul 4.859
Eks 5.020
9 Perbaikan buku
Judul 1.287
Eks 1.611
10 Tagihan buku 179
11 Buku difotokopi 670
12 Pemakai fotokopi 374
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
2.) Pelayanan Referensi (Rujukan)
28
Layanan referensi melayani pengguna dalam penelusuran informasi
untuk penyusunan karya ilmiah maupun karya akademik. Selama tahun
2009 jumlah pengunjung referensi sebanyak
Tabel 11
Data Layanan Referensi
Referensi Jumlah
Pengunjung 10,508
Penelusuran 5,091
Pemakai internet 4,237
Penggandaan 249
Bimbingan pemakai 619
Pemanfaatan sumber referensi 9,234
Jasa referensi 302
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
3.) Internet
Pada saat ini di setiap ruang pelayanan Perpustakaan telah tersedia
komputer, baik untuk penelusuran, akses database, maupun internet gratis
untuk mahasiswa. Jumlah komputer yang disediakan untuk mahasiswa
baik untuk penelusuran maupun untuk internet gratis ada 43 unit
komputer.
Data pemakai internet tahun 2009 sebanyak 6.441 orang. Di
samping itu juga terpasang antena WIFI, sehingga mahasiswa dapat
mengakses internet dengan membawa laptop sendiri. Data pemakai WIFI
pada tahun 2009 sebanyak 21.390 orang.
4.) Terbitan Berkala dan Jurnal
Koleksi terbitan berkala baik berupa majalah, jurnal dan surat
kabar hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Setiap pengunjung
yang datang mencari koleksi terbitan berkala dan jurnal melalui OPAC
(Online Public Access Catalogue) kemudian mencari dirak yang ada,
29
setelah ditemukan buku yang dicari apabila ingin mengkopi catat halaman
yang ingin dikopi dikertas yang telah disediakan oleh petugas. Proses
fotokopi dibantu oleh petugas. Jumlah pengunjung dari Universitas Gadjah
Mada maupun dari luar UGM sebanyak 37.517 orang.
5.) Koleksi Karya Ilmiah
Koleksi karya ilmiah menyajikan hasil penelitian dosen UGM dan
terbitan UGM. Sama dengan terbitan berkala dan jurnal, koleksi karya
ilmiah juga hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi saja. Data jumlah
pengunjung dan pemakaian koleksi ada pada tabel.
Tabel 12
Data Koleksi Karya Ilmiah
No Uraian Jumlah
1 Bahan Pustaka Baru 4
2 Pengunjung 37.517
3 Buku Dibaca 420
4 Buku Difotokopi 350
5 Pemakai Fotokopi 740
6 Layanan Penelusuran 2.639 Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
6.) American Corner
Di American Corner tersedia buku, jurnal, DVD, VHS, CD ROM
dan kaset bahasa yang meliputi aspek sosial, ekonomi, politik dan
kebudayaan Amerika. Semua fasilitas tersebut hanya buku yang dapat
dibawa pulang, selain itu hanya dapat dibaca dan dilihat ditempat. Selain
fasilitas diatas juga terdapat fasilitas internet.
Tabel 13
Data American Corner
No Uraian Jumlah
1 Jumlah Pengunjung 10.458
2 Buku Dibaca 4.732
30
3 Jurnal Dibaca 5.445
4 Peminjam 54
5 Buku Dipinjam 90
6 Akses Online 5.519
Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
7.) World Bank Corner
Pada tahun 2006 World Bank Regional Information Outlet (RIO)
yang berada di Perpustakaan UGM telah terpilih masuk dalam jaringan
World Bank Depository/Regional Library dari kantor pusat di Washington
DC. Dengan demikian RIO UGM secara rutin akan menerima kurang lebih
40 publikasi baru dari World Bank Headquarters di Washington DC setiap
tahun. Bahan pustaka yang tersedia meliputi buku-buku terbitan Bank
Dunia. Setiap bahan pustaka yang ada di dalam World Bank tidak dapat
dipinjam hanya untuk dibaca di tempat saja.
Selain itu RIO UGM juga memperoleh akses ke online database
resources, termasuk World Development Indicators Online dan World
Bank eLibrary untuk memperoleh data statistik seluruh dunia dan
publikasi onlinenya.
Dengan demikian mulai tahun 2006, World Bank Regional
Information Outlet (RIO) ditingkatkan menjadi World Bank Regional
Development Information Services (IDIS)
Tabel 14
Data World Bank
No Uraian Jumlah
1 Pengunjung 7.217
2 Buku Dibaca 2.780
3 Buku Baru 26 Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
31
E. Teknologi Informasi dan Jaringan
1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan
Perpustakaan UGM pada tahun 2006 telah menggunakan program
SIPUS V3 sebagai penyempurnaan SIPUS V2. dengan SIPUS V3 diharapkan
semua perpustakaan fakultas dapat terhubung dengan perpustakaan pusat,
misalnya dalam penelusuran informasi sehingga pengguna cukup menelusur di
salah satu perpustakaan dan dapat saling pinjam antar perpustakaan fakultas
tanpa harus datang ke perpustakaan yang bersangkutan.
2. Digital Library dan Journal Online
Sejak tahun 2004 Perpustakaan UGM telah melanggan jurnal-jurnal
online Acadenic Search Premier, Biomedical reference, Business Source
Premier, Regional Bussiness News, Library, Information Science &
Technology, SocIndex dan IEEE Computer Society. Untuk jurnal online,
pengguna dibantu oleh petugas yang ada dengan cara mengatakan jurnal mana
yang dicari kemudian petugas akan membrowsing kedalam jurnal-jurnal yang
dilanggan.
F. Kerjasama
1. Kerjasama Kepustakawanan
Sejak tahun 2006, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah
mengadakan kerjasama kepustakawanan hampir diseluruh Universitas yang
ada di Indonesia baik dalam bentuk penyelenggaraan diklat, magang maupun
32
bentuk lainnya. Di samping diklat yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun,
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga melayani diklat dan magang atas
permintaan instansi atau lembaga.
2. Kerjasama Antar Lembaga
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah membangun kerjasama
dengan perpustakaan-perpustakaan lain baik dengan perguruan tinggi swasta
maupun negeri, kerjasama tingkat nasional meupun regional/internasional.
Secara nasional, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada banyak
melaksanakan kerjasama dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan
Perguruan Tinggi dan Perpustakaan lain. Secara regional (ASEAN)
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah anggota dari AUNILO (Asean
Network Inter-Library Online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan
tukar menukar informasi antar universitas yang terlibat dalam bidang sumber
informasi akademik digital dan meningkatkan sumber informasi kampus.
Institusi yang masuk dalam AUNILO UBD tersebut antara lain, UBD,
Royal University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada University
(Indonesia), National University of Laos, University Malaya, University Sains
Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De La Salle
University (Philipines), Nanyang University (Thailand), Chulalongkorn
University (Thailand), Viet Nam National University (Hanoi) dan Viet Nam
National University (Ho Chi Minh).
33
BAB IV
SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
A. Otomasi Layanan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Dalam pelayanan di perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah
menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada menggunakan program aplikasi SIPUS V.3. Aplikasi
SIPUS V.3 ini adalah pengembangan dari Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu
V.2 yang terdiri dari:
1. Sistem dengan basis Client-Server yang berfungsi untuk otomasi pengolahan
data-data pustaka dan pencatatan aktifitas perpustakaan.
2. Sistem katalog Induk Berbasis Web.
Pengembangan aplikasi SIPUS V.3 ini dimaksudkan untuk
mengintegrasikan data dari setiap bagian, menyajikan pelayanan yang lebih cepat
untuk pengguna, menyajikan laporan yang lebih cepat, akurat dan mudah dibaca
guna pengambilan keputusan yang bijaksana serta meningkatkan efisiensi kerja
pustakawan dan performa Perpustakaan.
Pada dasarnya sistem informasi Perpustakaan difungsikan untuk berbagai
pekerjaan operasional Perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi,
inventarisasi, keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan
terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain yang masih dalam lingkup
operasional Perpustakaan.
Namun, pada kenyataannya di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
program aplikasi SIPUS V.3 ini hanya dipakai untuk proses peminjaman,
34
pengembalian dan perpanjangan, keanggotaan. Sedangkan pekerjaan pengolahan
bahan pustaka seperti pengadaan, katalogisasi, inventarisasi mengunakan
WINISIS. Data yang telah dimasukkan ke dalam WINISIS kemudian di upload
melalui WINISIS ke SIPUS V.3.
Program aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini menyediakan beberapa fitur atau
fasilitas untuk system informasi Perpustakaan seperti anggota, sirkulasi, koleksi,
laporan, statistic dan setting. Sedangkan fitur OPAC terpisah dari interface (antar
muka) program aplikasi SIPUS V.3
Program SIPUS V.3 ini membantu kerja para pustakawan terutama pada
bagian sirkulasi. Kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
keanggotaan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
B. Langkah-langkah Penggunaan SIPUS V.3
1. Login
Untuk dapat menggunakan SIPUS V.3 langkah pertama yang perlu
dilakukan adalah login. Login dimaksudkan untuk mengenali operator dan
membedakannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut langkah-
langkah yang harus dilakukan oleh administrator dalam melakukan login :
a. Masukkan username administrator anda pada field Username.
b. Masukan password anda pada field Password.
c. Tekan button Login untuk melakukan proses login.
Gambar 2.1
Tampilan Login
35
d. Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman utama SIPUS
Terpadu UGM V.3
2. Setting Koneksi Database
Sebelum dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3 juga harus mengatur
konfigurasi database agar dapat terkoneksi dengan database server. Berikut
langkah-langkah mengatur konfigurasi database :
a. Tekan button setting pada kotak dialog Login. Maka kotak dialog Setting
akan muncul.
Gambar 2.2
Tampilan Dialog Box Setting Database
b. Masukan alamat host server pada field Alamat Host Server.
c. Masukan nama database yang digunakan pada field Nama Database.
d. Beri tanda √ pada Simpan Pengguna Terakhir untuk menyimpan pengguna
terakhir yang telah menggunakan SIPUS Terpadu UGM V.3
e. Tekan button Simpan untuk menyimpan koneksi yang telah dilakukan.
f. Setelah melakukan setting kemudian akan ada perintah untuk melakukan
login.
36
Setelah kedua langkah tersebut dilakukan maka aplikasi SIPUS V.3
dapat digunakan. Langkah-langkah tersebut perlu dilakukan untuk mengenali
operator apabila menggunakan aplikasi SIPUS V.3, karena setiap operator
memiliki hak akses yang berbeda-beda.
C. Fitur – fitur yang terdapat dalam aplikasi SIPUS V.3
Dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini terdapat berbagai fitur yang
berguna untuk pustakawan dalam pelayanan. Fitur tersebut antara lain :
1 Sistem
Fitur ini digunakan untuk mengatur data operator yang akan
menggunakan sistem informasi, seperti nama operator dan kelompok operator
(group) seperti administrator sirkulasi atau pengolahan. Pengaturan sistem
inilah yang akan membatasi operator dalam menggunakan fitur-fitur yang
terdapat dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3, sehingga setiap operator
memilliki kapasitas tersendiri dalam penggunaan aplikasi ini misalnya
operator bagian keanggotaan hanya dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3
terkhusus pada fitur anggota.
Berbeda dengan operator bagian sirkulasi, pada bagian ini dapat
mengakses pula fitur anggota karena pekerjaan pengecekan bebas pinjam
dilakukan dibagian sirkulasi. Bagian keanggotaan hanya bertugas untuk
mencetak surat bebas pinjam. Pengaturan sistem ini sekaligus sebagai salah
satu bentuk keamanan data transaksi.
Gambar 3.1
Tampilan Fitur Sistem
37
a. Operator.
Menu operator berisi daftar data operator yang mengelola SIPUS
Terpadu V.3. Disamping itu juga berfungsi untuk mengelompokkan
operator tersebut ke dalam modul group. Seperti misalnya operator yang
sirkulasi di unit 2 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dibedakan
menjadi dua bagian keanggotaan dan sirkulasi serta dikelompokkan
kedalam unit 2. Sama halnya dengan operator yang ada pada pengolahan
unit 1 Universitas Gadjah Mada, maka dibedakan dengan operator
dibagian sirkulasi dengan mengelompokkan kedalam unit 1. Pada menu ini
juga disediakan fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data operator.
b. Grup Operator.
Menu grup operator menampilkan daftar grup beserta hak
aksesnya. Misalnya operator sirkulasi dibedakan menjadi 2 bagian yaitu
sirkulasi dan kenggotaan. Setiap operator mempunyai hak akses yang
berbeda seperti operator bagian keanggotaan hanya dapat mengakses fitur
keanggotaan dan tidak bisa mengakses fitur lainnya seperti sirkulasi atau
laporan. Pada menu ini terdapat fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data
Grup Operator.
c. Ganti Password
38
Menu ini digunakan untuk mengganti password user. Hal ini
dimaksudkan untuk dapat membedakan setiap pengguna sesuai dengan
keperluannya masing-masing.
d. Logout
Logout ini dimaksudkan untuk memutuskan koneksi dari database,
namun belum keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3
e. Keluar
Keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3
2 Anggota
Fitur anggota digunakan untuk mengatur keanggotaan seperti
pendaftaran anggota baru, pembuatan kartu anggota serta pembuatan kartu
bebas pustaka. Di sini operator atau pengguna sistem dapat melakukan
pengaturan anggota dari jenis keanggotaan dan juga melakukan pengaktifan
atau penonaktifan anggota.
Selain menu anggota pada fitur ini juga disediakan menu pengunjung
yang digunakan sebagai check atau perekam data pengunjung. Setiap
pengunjung yang datang melakukan absen dipintu masuk dengan
menggunakan Gama Card.
Gambar 4.1
Tampilan Fitur Anggota
39
Dalam fitur anggota ini terdapat 2 (dua) menu yang digunakan untuk
melakukan kegiatan keanggotaan, yaitu:
a. Anggota
Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data anggota seperti
penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota, mengecek bebas
pinjam dan mencetak kartu anggota.
1) Bebas Pinjam
Menu bebas pinjam dipergunakan untuk memeriksa status
bebas pinjam pustaka bagi anggota perpustakaan. Baik untuk anggota
perpustakaan maupun bukan anggota perpustakaan.
2) Cetak Kartu
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota.
Gambar 4.2
Kartu Anggota
40
b. Pengunjung
Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data pengunjung
seperti penambahan, pengeditan, penghapusan dan pencarian data
pengunjung. Setiap pengunjung yang datang mengisi daftar pengunjung.
3 Sirkulasi
Fitur sirkulasi digunakan untuk melakukan transaksi seperti
peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan pemesanan. Selain itu dalam
fitur ini juga disediakan fasilitas untuk melihat history anggota atau history
buku yaitu untuk melihat riwayat peminjaman buku. Dalam fitur ini juga
mengatur mengenai denda seperti pengelolaan data-data denda administrasi
dan pendataan sirkulasi seperti pengelolaan data-data buku yang sudah dibaca.
Gambar 5.1
Tampilan Fitur Sirkulasi
41
Dalam fitur sirkulasi ini terdapat beberapa menu didalamnya, antara lain:
a. Peminjaman dan Pengembalian
Menu peminjaman dan pengembalian dipergunakan untuk
pengelolaan data-data peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
1) Peminjaman
Menu ini digunakan oleh user untuk meminjam bahan pustaka.
Sekarang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sudah
menggunakan sistem peminjaman mandiri.
2) Pengembalian dan Perpanjangan
Menu ini digunakan untuk pengembalian bahan pustaka serta
perpanjangan bahan pustaka bila bahan pustaka tersebut belum selesai
dibaca oleh pengguna.
3) History Anggota
Menu ini digunakan untuk menampilkan data history anggota,
seperti judul buku yang dipinjam, perpanjangan, tanggal pinjam, status
42
denda dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan kegiatan
peminjaman dan pengembalian buku.
4) History buku
Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data history buku
seperti kondisi buku yang dalam keadaan baik ataupun rusak, judul
buku, harga buku dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan
informasi buku yang pernah dipinjam.
5) Pemesanan
Menu ini dipergunakan oleh anggota perpustakaan yang ingin
melakukan pemesanan buku apabila buku tersebut sedang dipinjam
oleh anggota lain.
b. Pendataan Sirkulasi
Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data buku yang telah
dibaca oleh pengguna, buku yang difotokopi oleh pengguna dengan
bantuan petugas, weeding buku yang dilakukan sementara ataupun
seterusnya, penjilidan buku-buku yang rusak, buku hilang dan buku yang
diperbaiki. Semua kegiatan sirkulasi yang ada tercatat pada menu ini.
c. Peminjaman Mandiri
Menu Peminjaman Mandiri digunakan untuk melakukan
peminjaman buku dengan menggunakan Kartu anggota yang telah
dilengkapi barcode.
d. Denda
43
Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data denda
administrasi keterlambatan pengembalian buku. Setiap pengguna yang
terlambat mengembalikan buku akan dikenai denda administrasi, dan
semua data denda anggota terdapat dalam menu ini.
4 Koleksi
Dalam fitur ini menyediakan beberapa sub-fitur seperti pengolahan
buku, pengolahan koleksi majalah, dan koleksi laporan penelitian. Pada fitur
ini operator dapat melakukan entri data-data bibliografis yang berasal dari
buku, majalah dan laporan penelitian. Selain itu dalam fitur ini juga disediakan
fitur untuk pencetakan kartu buku, label buku dan katalog buku.
Gambar 6.1
Tampilan Fitur Koleksi
Pada fitur ini mempunyai beberapa sub-fitur, seperti:
a. Buku
Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data koleksi buku,
seperti menghapus data buku, menambah data buku, edit data buku.
1) Eksemplar
44
Menu eksemplar ini digunakan untuk mengelola data-data
tentang identitas serta jumlah buku. Dalam menu ini juga dapat
langsung digunakan untuk menambah, mengedit jumlah eksemplar dan
menghapus data eksemplar.
2) Cetak Kartu Buku
Selain digunakan untuk menambah, mengedit dan menhapus
data buku ataupun jumlah eksemplar, menu ini juga dapat digunakan
langsung untuk mencetak kartu buku.
b. Majalah
Hampir sama dengan menu buku sebelumnya, di dalam menu
majalah ini juga terdapat menu majalah, eksemplar namun yang
membedakan adalah menu indeks majalah. Menu ini juga digunakan untuk
mengelola data-data majalah.
1) Eksemplar
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data majalah baik
menambah, mengedit dan menghapus data serta jumlah buku.
2) Indeks Majalah
Menu indeks majalah dipergunakan untuk memberikan indeks
majalah atau identitas khusus pada majalah. Hal ini dilakukan untuk
memudahkan dalam pencarian. Seperti contohnya, menambahakan
identitas khusus berupa tajuk subyek atau abstrak.
c. Laporan Penelitian
45
Dalam menu ini sama penggunaannya dengan menu buku. Di
dalam menu Laporan Penelitian ini juga digunakan untuk mengelola data-
data laporan penelitian. Biasanya laporan penelitian yang ada di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada merupakan laporan penelitian dari
pegawai staf Universitas Gadjah Mada atau mahasiswa Universitas Gadjah
Mada.
1) Eksemplar
Menu ini sama fungsinya dengan 2 (dua) menu di atas, yaitu
mengelola data-data laporan penelitian serta jumlah laporan penelitian.
5 Laporan
Fitur laporan ini menyediakan informasi dari transaksi yang telah
dilakukan di fitur lainnya seperti anggota, sirkulasi dan koleksi. Pada fitur ini
operator dapat melihat dan mencetak informasi seperti rekap denda, reklap
buku terpinjam, rekap bebas pustaka, rekap peminjaman, rekap pendaftaran
anggota, pengolahan buku, history peminjaman anggota, history buku
dipinjam, statistik dan distribusi statistik. Pada fitur ini juga dapat membuat
tagihan keterlambatan pengembalian pustaka. Dalam fitur ini sangat
membantu proses analisa aktivitas perpustakaan.
Gambar 7.1
Tampilan Fitur Laporan
46
a. Rekap Denda
Menu rekap denda ini digunakan untuk menmpilkan laporan rekap
denda dalam periode waktu tertentu. Seperti rekap denda keterlambatan
pengembalian bahan pustaka secara keseluruhan anggota dalam 1 (satu)
bulan. Didalamnya terdapat informasi nama anggota, program studi,
nomor indentitas serta tanggal anggota tersebut membayar keterlambatan
dendanya.
b. Rekap Buku Terpinjam
Sama halnya dengan rekap denda, rekap buku terpinjam digunakan
untuk menampilkan rekap laporan buku yang telah dipinjam oleh anggota
selama periode tertentu. Menampilkan buku yang terpinjam oleh pengguna
Perpustakaan secara keseluruhan dalam waktu tertentu, misalnya 1 (satu)
bulan. Dimaksudkan untuk mengetahui buku yang sering dipinjam dan
tidak sering dipinjam.
c. Rekap Bebas Pinjam Pustaka
Menu rekap bebas pinjam pustaka ini digunakan untuk
menampilkan laporan rekap bebas pinjam pustaka selama periode tertentu.
47
Seperti menampilkan daftar secara keseluruhan anggota Perpustakaan
maupun non anggota Perpustakaan yang melakukan transaksi cetak bebas
pinjam pustaka.
d. Rekap Peminjaman
Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan rekap
peminjaman bahan pustaka selama periode tertentu. Didalamnya berisi
informasi peminjaman buku per fakultas yang ada di Universitas Gadjah
Mada beserta berapa banyak buku yang terpinjam dan jumlah peminjam.
Misalnya anggota Perpustakaan fakultas biologi yang terdaftar sebagai
anggota Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada sebanyak 46
anggota telah meminjam sebanyak 256 buku selama 1 (satu) tahun.
e. Rekap Pendaftaran Anggota
Menu ini juga digunakan untuk menampilkan laporan rekap
pendaftaran anggota baru selama periode tertentu. Menampilkan secara
keseluruhan informasi tanggal anggota mendaftar, nomor identitas, nama
anggota, fakultas dan program studi selama setahun atau sebulan.
f. Rekap Pengolahan Buku
Menu rekap pengolahan buku digunakan untuk menampilkan
laporan pengolahan buku dalam periode tertentu. Menampilkan secara
keseluruhan data buku yang dikirim dari pengolahan ke bagian sirkulasi
beserta informasi umum didalam buku tersebut. Misalnya tanggal 5 april
2010 mengirim buku dengan judul Inilah Bahasa Indonesia, pengarang
Badudu, J.S, nomor barcode 00048721, nomor inventaris 91/631/P/c.1,
penerbit Erlangga, bahasa Indonesia, golongan Bahasa.
g. History Peminjaman Anggota
48
Menu history peminjaman anggota digunakan untuk menampilkan
laporan history peminjaman anggota dalam periode tertentu.
h. History Buku Dipinjam
Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan history buku yang
dipinjam oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Didalamnya
berisi informasi judul buku yang dipinjam anggota Perpustakaan selama
setahun telah meminjam buku apa saja, tanggal pinjam, tanggal
kembalinya buku, nomor klasifikasi buku, nomor inventaris, kode barcode
buku per anggota selama setahun atau sebulan.
i. Statistik
Dalam menu statistik ini menampilkan data statistik seperti, data
statistik anggota baru, anggota yang membuat surat bebas pinjam, data
peminjaman, pengembalian bahan pustaka, pembuatan kartu baca, data
buku baru, denda anggota, pemesanan buku, pengunjung, dan fotokopi
buku.
1) Statistik Anggota Baru
Menampilkan data statistik pengguna yang mendaftar sebagai
anggota Perpustakaan. Statistik ini digunakan untuk mengetahui
kenaikan pendaftaran anggota baru Perpustakaan dalam jangka waktu
tertentu.
2) Statistik Bebas Pinjam
49
Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data
statistik anggota yang membuat surat bebas pinjam pustaka selama
periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui meningkat atau
tidaknya jumlah anggota maupun non anggota Perpustakaan yang
mencetak surat bebas pinjam pustaka selama jangka waktu tertentu
baik setahun ataupun sebulan.
3) Statistik peminjam
Menu ini menampilkan data statistik peminjam bahan pustaka
selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk mengetahui
peningkatan jumlah peminjam bahan pustaka selama jangka waktu
tertentu.
4) Statistik Kartu Baca
Menu ini digunakan untuk menampilkan data anggota non-
UGM yang membuat kartu baca dalam periode tertentu. Digunakan
juga untuk mengetahui pengguna Perpustakaan non anggota yang
memanfaatkan Perpustakaan dan membuat kartu baca selama jangka
waktu tertentu.
5) Statistik Pengembalian
Menu ini menampilkan data statistik buku yang dikembalikan
oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Juga digunakan
untuk mengetahui dan membandingkan keaktifan pengguna
mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam selama jangka
waktu tertentu baik setahun maupun sebulan.
6) Statistik Buku Baru
50
Menu ini menampilkan data statistik buku baru perpustakaan
dalam periode tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan
pengadaan buku baru antara tahun sebelumnya dengan tahun sekarang.
Baik berasal dari pembelian, hibah atau hadiah.
7) Statistik Denda Buku
Menu ini menampilkan data statistik denda buku baik
keseluruhan maupun per anggota dalam periode tertentu. Digunakan
juga untuk mengetahui meningkat atau menurun pengguna
Perpustakaan yang memiliki denda baik setahun maupun sebulan.
8) Statistik Pengunjung
Menu ini menampilkan data statistik pengunjung perpustakaan
baik dari Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah
Mada selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk
membandingkan peningkatan atau menurunnya jumlah pengunjung
Perpustakaan baik yang berasal dari Universitas Gadjah Mada maupun
non Universitas Gadjah Mada selama jangka waktu tertentu baik
setahun atau sebulan.
9) Statistik Pemesanan
Menu ini menampilkan data statistik pemesanan buku yang
dilakukan oleh pengunjung perpustakaan. Sebagaimana di atas menu
ini digunakan juga untuk mengetahui banyaknya pengguna yang
melakukan pemesanan bahan pustaka meningkat atau menurun selama
jangka waktu tertentu.
10) Statistik Fotokopi
51
Menu ini menampilkan data statistik fotokopi, di mana
pengunjung menginginkan untuk menfotokopi bahan pustaka. Data
statistik ini dilihat dalam periode tertentu misalnya setahun ataupun
sebulan.
j. Distribusi Statistik
Dalam menu ini menampilkan data distribusi statistik, baik
peminjam, pengembalian, anggota baru,bebas pinjam, kartu baca,
pengunjung, denda, dan fotokopi.
1) Peminjam
Dalam menu ini menampilkan data distribusi stasistik
peminjam dalam periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk
mengetahui peningkatan secara keseluruhan peminjam bahan pustaka.
Misalnya dari tahun 2006 hingga sekarang.
2) Bebas Pinjam
Menu bebas pinjam ini menampilkan data distribusi statistik
bebas pinjam bagi anggota Perpustakaan maupun non anggota
Perpustakaan dalam periode waktu tertentu. Misalnya data distribusi
statistik anggota Perpustakaan yang mencetak surat bebas pinjam
selama tahun 2006 hingga 2009.
3) Anggota Baru
Menu anggota baru menampilkan data distribusi statistik
anggota baru perpustakaan selama periode waktu tertentu. Digunakan
juga untuk mengetahui peningkatan jumlah anggota baru datu tahun ke
tahun. Misalnya distribusi statistik dari tahun 2006 hingga sekarang.
52
4) Kartu Baca
Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengunjung non
Universitas Gadjah Mada yang membuat kartu baca selama periode
tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui peningkatan penggunaan
kartu baca Perpustakaan dari tahun ke tahun.
5) Pengembalian
Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengembalian
bahan pustaka selama periode tertentu. Digunakan juga untuk
mengetahui sedikit banyaknya aktifitas pengguna Perpustakaan yang
mengembalikan bahan pustaka. Data ini dilihat dari tahun ke tahun
misalnya, dari tahun 2006 hingga sekarang.
6) Pengunjung
Menu ini menampilkan data statistik pengunjung baik dari
Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah Mada
selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan
jumlah pengunjung dari tahun ke tahun. Misalnya jumlah pengunjung
dari tahun 2006 hingga sekarang.
7) Denda
Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengguna yang
terkena denda selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk
mengetahui meningkat atau menurun pengguna Perpustakaan yang
memiliki denda. Data ini dilihat dari tahun ke tahun.
8) Fotokopi
53
Menu ini menampilkan data distribusi statistik fotokopi yang
dilakukan pengunjung selama periode tertentu. Misalnya dari tahun
2006 hingga sekarang.
6 Setting
Fitur setting ini digunakan oleh super user (administrator) untuk
melakukan pengaturan terhadap seluruh fitur yang ada dalam SIPUS Terpadu
V.3. administrator dapat melakukan berbagai hal seperti pengaturan kategori
sirkulasi anggota, fakultas, program studi, perguruan tinggi, bahasa, frekuensi,
golongan, jenis, kondisi, asal, rumpun, badan, penyedia dan setting awal.
Perngaturan pada fitur ini akan mempengaruhi semua setting pada fitur
lainnya.
Gambar 8.1
Tampilan Fitur Setting
54
a. Kategori Sirkulasi Anggota
Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data sirkulasi
per kategori anggota. Seperti kategori mahasiswa Diploma/S-1, mahasiswa
S-2/S-3, Dosen, Karyawan/ti.
b. Fakultas
Menu ini digunakan untuk mengatur data fakultas yang ada di
Universitas Gadjah Mada. Setiap fakultas yang ada di Universitas Gadjah
Mada memiliki kode tersendiri di Perpustakaan. Dimaksudkan untuk dapat
membedakan mahasiswa sesuai dengan fakultasnya. Misalnya fakultas
Biologi kodenya BI.
c. Program Studi
Menu program studi ini digunakan untuk melakukan pengaturan
data program studi. Dimaksudkan juga dapat membedakan anggota
Perpustakaan dari satu fakultas dengan program studi sendiri-sendiri.
Misalnya fakultas Ekonomi dengan program studi Ekonomi Pembangunan.
d. Perguruan Tinggi
Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data perguruan
tinggi yang ada di Indonesia. Karena setiap pengunjung non Universitas
55
Gadjah Mada banyak dari universitas lain. Misalnya dari Universitas
Sebelas Maret, maka akan ditambahkan dengan identitas nama
pengunjung.
e. Bahasa
Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data bahasa.
Digunakan untuk dapat membedakan tiap-tiap bahasa yang digunakan
dalam bahan pustaka. Misalnya bahasa Belanda maka kode bahasanya
DUT.
f. Frekuensi
Menu frekuensi digunakan untuk melakukan pengaturan data
frekuensi. Misalnya mengatur berapa lama waktu yang diperbolehkan
untuk meminjam bahan pustaka.
g. Golongan
Dalam menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data
golongan. Setiap bahan pustaka yang ada dibedakan sesuai dengan
golongannya masing-masing. Misalnya buku tentang Perpustakaan maka
akan digolongkan pada nomor 0.
h. Jenis
Menu ini dipergunakan untuk pengaturan data jenis. Setiap bahan
pustaka yang ada di Perpustakaan berbeda jenisnya. Maka bahan pustaka
yang ada akan dibedakan menurut jenis koleksi yang ada, misalnya buku
teks, referensi, jurnal, majalah dan sebagainya.
i. Kondisi
Menu kondisi digunakan untuk melakukan pengaturan data
kondisi. Setiap bahan pustaka yang dipinjam belum tentu akan kembali
56
dalam keadaan baik. Maka dilakukan pengaturan kondisi misalnya bahan
pustaka tersebut dalam kondisi baik atau rusak. Sehingga apabila rusak
dapat segera diperbaiki dan informasi yang ada dalam OPAC juga
diperbaharui dengan kondisi rusak.
j. Asal
Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data asal. Bahan
pustaka yang ada di Perpustakaan tidak sepenuhnya berasal dari
pembelian, bisa berasal dari hadiah, sumbangan, penggantian, fotokopi.
Kesemua bahan pustaka tersebut diberi kode misalnya pembelian maka
kodenya 1, fotokopi kodenya 5.
k. Rumpun
Menu ini digunakan untukmelakukan pengaturan data rumpun
anggota. Setiap anggota Perpustakaan memiliki asal daerah yang berbeda-
beda, misalnya melayu, arya dan melanesia. Maka setiap anggota diatur
sesuai dengan rumpun masing-masing dengan kode yang sudah
ditentukan. Contohnya melayu dengan kode 1, nelanesia dengan kode 2,
dan arya dengan kode 3.
l. Badan
Menu ini digunakan untuk pengaturan data badan. Pengaturan ini
digunakan untuk membedakan letak atau tempat bahan pustaka sesuai
jenisnya. Misalnya buku referensi letaknya di unit 3, buku teks di unit 2,
semuanya menggunakan kode. Contohnya buku referensi dengan kode 3,
buku teks dengan kode 2.
m. Penyedia
57
Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data penyedia
atau penerbit. Karena bahan pustaka yang ada di Perpustakaan banyak
jenisnya dan berasal dari penerbit yang berbeda, maka untuk memudahkan
mengetahui buku tersebut berasal dari penerbit mana setiap penerbit yang
ada diberikan kode id. Contohnya penerbit Erlangga menggunakan id 15,
penerbit Bumi Kasara menggunakan kode 8.
n. Setting Awal
Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data setting
awal. Penggunaan menu ini dimaksudkan untuk merubah semua data yang
ada kembali pada pengaturan awal SIPUS V3. Sehingga pengunaan menu
ini dapat merubah semua pengaturan yang ada kembali pada pengaturan
awal sebelum SIPUS ini digunakan.
D. Pelayanan yang dapat dikelola SIPUS
Dalam pelayanan sirkulasi SIPUS V.3 banyak membantu pustakawan
dalam menyelesaikan pekerjaannya. Banyak hal yang dapat dilakukan SIPUS V3
dalam pelayanan, antara lain:
1. Keanggotaan
Dalam pelayanan keanggotaan, SIPUS membantu untuk mengelola
data-data anggota, seperti penambahan anggota baru, mengurus surat bebas
pustaka, serta sebagai absensi pengunjung perpustakaan.
a) Anggota
Gambar 9.1
Tampilan Menu Anggota
58
Alur registrasi anggota atau pembuatan kartu anggota, sebagai berikut:
Gambar 9.2
Alur Pembuatan Kartu anggota
Untuk menambah data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:
1) Tekan button tambah.
2) Masukkan data anggota pada field-field yang telah tersedia.
3) Ganti tanggal daftar sesuai dengan tanggal pendaftaran anggota.
4) Tekan button simpan, untuk menyimpan data yang telah diisikan.
Untuk mengedit data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:
1) Pilih data anggota yang akan di edit dengan cara mencari pada field
yang tersedia.
59
2) Tekan button edit. Lakukan perubahan yang diperlukan.
3) Tekan button simpan untuk menyimpan perubahan yang telah
dilakukan.
b) Bebas Pinjam
Gambar 9.3
Tampilan Menu Bebas Pinjam
Alur pembuatan surat bebas pustaka, sebagai berikut:
Gambar 9.4
Alur Pembuatan SBPP
60
Untuk mencetak surat bebas pinjam pustaka bagi anggota
perpustakaan, dilakukan hal sebagai berikut:
1) Cari data anggota pada field yang telah disediakan.
2) Tekan button bebas pinjam. Kemudian cek bebas pinjam
3) Isi nomor surat, bulan pendadaran dan bulan wisuda pada field yang
telah disediakan.
4) Tekan button cetak.
Untuk mencetak surat bebas pinjam pustaka bagi non anggota
perpustakaan, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:
1) Tekan button non anggota.
2) Isikan data anggota kedalam fiel-field yang disediakan.
3) Isi nomor surat, bulan pendadaran dan bulan wisuda pada field yang
tersedia.
4) Tekan button cek bebas pinjam untuk mengecek status peminjaman.
5) Tekan button cetak.
c) Pengunjung
Gambar 9.5
Tampilan Menu Pengunjung
61
Untuk menambah data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai
berikut:
1) Tekan button tambah.
2) Masukkan nama pengunjung pada field yang tersedia.
3) Ubah tanggal datang sesuai dengan tanggal datang.
4) Tekan button simpan untuk menyimpan data pengunjung.
Untuk mengedit data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai
berikut:
1) Pilih data pengunjung yang akan di edit pada tabel daftar pengunjung.
2) Tekan button edit, lakukan perubahan seperlunya.
3) Tekan button simpan untuk menyimpan perubahan.
Untuk menghapus data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai
berikut:
1) Pilih data pengunjung yang akan dihapus pada tabel daftar pengunjung.
2) Tekan button hapus, maka akan muncul pesan:
Gambar 9.6
Tampilan Dialog Box
62
3) Pilih button Yes untuk menghapus data atau button No untuk
membatalkan menghapus data pengunjung.
2. Sirkulasi
Dalam pelayanan sirkulasi, SIPUS membantu pustakawan seperti
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan.
a) Peminjaman
Peminjaman di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada saat ini
telah menggunakan sistem peminjaman mandiri. Alur peminjaman mandiri
sebagai berikut:
Gambar 9.7
Alur Peminjaman Mandiri
Gambar 9.8
Tampilan Menu Peminjaman Mandiri
63
Untuk melakukan penambahan data peminjaman, hal yang perlu
dilakukan sebagai berikut:
1) Identifikasi data anggota dengan menggunakan scan barcode kartu
anggota.
2) Letakkan buku di reader rfid, lalu tekan cari tag.
3) Secara otomatis buku akan masuk ke daftar peminjaman.
4) Kemudian tekan button selesai untuk peminjaman (langkah ini harus
dilakukan, jika tidak bisa disalah gunakan oleh orang lain)
b) Pengembalian dan Perpanjangan
Pengembalian dan perpanjangan di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada masih harus dibantu oleh petugas perpustakaan.
Gambar 9.9
Tampilan Menu Peminjaman dan Pengambalian
64
Untuk melakukan pengembalian dan perpanjangan, hal yang perlu
dilakukan sebagai berikut:
1) Scan buku atau kartu anggota dengan barcode reader.
2) Pilih buku yang akan dikembalikan atau diperpanjang, kemudian beri
tanda check (√) pada buku yang dimaksudkan untuk diperpanjang atau
dikembalikan.
3) Tekan button pengembalian untuk mengembalikan buku atau
perpanjang untuk memperpanjang masa pinjam buku.
E. Hambatan – Hambatan
Dalam pelaksanaan magang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada,
penulis juga mengalami beberapa hambatan. Antara lain:
1. Apabila listrik padam, maka kegiatan sirkulasi tidak dapat berjalan. Karena
semua kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi.
2. Untuk pengurusan bebas pinjam pustaka bagi mahasiswa S-2 dan S-3
dilakukan di 2 (dua) tempat. Sehingga banyak mahasiswa S-2 maupun S-3
masih kebingungan dalam mengurus surat bebas pustaka.
65
3. Proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan baik,
dikarenakan masih kurangnya kesadaran mahasiswa yang memiliki denda dan
kurangnya informasi pribadi seperti alamat dan telepon dari mahasiswa yang
mempunyai denda.
F. Pemecahan Masalah
Dari beberapa hambatan-hambatan yang ada, penulis memiliki beberapa
pemecahan masalah, yaitu:
1. Apabila listrik padam, sebaiknya perpustakaan UGM perlu membeli diesel
sehingga kegiatan sirkulasi tetap dapat berjalan.
2. Dalam pembuatan surat bebas pustaka bagi mahasiswa S-2 maupun S-3
dilakukan di satu tempat saja.
3. Dalam proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan
baik. Cara yang dapat digunakan adalah dengan menghubungi nomor telepon
anggota yang tercantum dalam data anggota perpustakaan atau pada saat
mahasiswa mencetak surat bebas pinjam pustaka untuk kepentingan wisuda.
66
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dengan selesainya penulisan Tugas Akhir ini, maka penulis dapat
menyimpulkan beberapa hal. Antara lain:
1. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menggunakan sistem terbuka.
2. Penggunaan SIPUS V.3 sangat membantu dalam pelayanan di Universitas
Gadjah Mada.
3. Program SIPUS V.3 merupakan sistem otomasi yang dimanfaatkan oleh
perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian
dan perpanjangan, surat bebas pustaka.
4. Program SIPUS V.3 dapat digunakan dengan mudah oleh anggota
perpustakaan dalam melakukan peminjaman mandiri.
B. Saran
Untuk lebih memajukan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menjadi
lebih baik lagi maka penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu:
1. Perlu menambah jumlah staf untuk transaksi keanggotaan di Perpustakaan.
2. Pengurusan surat bebas Perpustakaan sebaiknya dilakukan di 1 (satu) tempat
saja.
3. Mengembalikan bahan pustaka atau memperpanjang masa pinjam pustaka
tanpa melalui petugas. Sistem pengembalian mandiri.
4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena
banyak nomor yang salah letak rak.
67
DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan.
Makalah Seminar dan Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan
Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat berbasis Pengetahuan.
http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ diakses 14 mei
2010 pukul 11.15
Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka
Cipta
Arsyad, Lincolin dkk. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis.
Yogyakarta: UPP-AMP YKPN
http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/ diakses 13 mei 2010 pukul
16.55
http://thesis proposals: Studi-pustaka.html/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul. 11.25
http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul 11.00
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka
Utama
Lasa, HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Pinus.
Soehartono, Irawan. 1995. Metode Penelitian Sosial : Suatu Teknik Penelitian Bidang
Kesejahteraan Sosial dan Ilmu Sosial Lainnya. Bandung : PT. Remaja
Rosdakarya.
Sumardji, P. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta:
Kanisius.
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.
Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan obor Indonesia.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB.