ANLISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN
PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN
PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Melva Resarina Sidabutar
08.12.3092
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND SYSTEM INFORMATION DESIGN OF OFFICIAL GOVERNMENT DATA
COLLECTION IN INDUSTRY AND TRADE COOPERATION OF NABIRE
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE
Melva Resarina Sidabutar Krisnawati
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Computer-based information technology, now increasingly covering almost all
aspects including service KOPERINDAG Kab Nabire. Therefore,now many companies and
government organizations in indonesia technology. Nevertheless there are still many
goverment agencies still face difficulties because of the problems and weaknesses of the
system are made. Therefore we need a new data processing system which computerized
data processing system. Data processing was done carefully,thoroughly and precisely so as
not to cause delay in the presentation of an information.
Data processing applications have a very important influence in an institution
keadministrasian,especially in terms of processing and presenting data. Nevertheless there
are still many government agencies are still doing manual processing system,causing various
problems and slowness in processing and presenting data. Computer is one tool that can
process data quick ly and precisely than human capabilities. Especially in data processing
that is big enough and fast information is needed both for internal and external.
Concrete measures undertaken service KOPERINDAG Kab. Nabire to be able to
compete is to use information technology such as information system application which can
later be easy to create employment report. One of these applications are staffing information
system which is to facilitate the processing of data that previously was done manually.
By using the computer all data can be collected even become one and canb be easily used at
anytime. Very berbada far with that done manually, because the data is stored neatly and
very difficult to be taken at anytime due to storange that is not effective, because the
computerized system is needed for those who still do it manually.
Keyword : data,informaton,system
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang
komputerisasi mendorong banyak instansi dan perusahaan-perusahaan milik negara
maupun swasta untuk dapat memanfaatkan teknologi ini agar mampu bersaing
dalam era globalisasi seperti sekarang ini.
Kantor dinas koperasi perindustrian dan perdagangan di kabupaten nabire,
memiliki sistem pengolahan data yang masih terdapat kekurangan dan kelemahan,
menghambat proses administrasi kepegawaian, karena memperoleh data dilakukan
dengan memeriksa dari sekian tumpukan arsip yang ada,sehingga memerlukan
banyak waktu.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem mempunyai maksuda tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari
suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan
untuk mencapai suatu sasaran (objectives)
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengembalian
keputusan saat ini atau mendatang
2.2.2 Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model sehingga menjadi beberapa informasi yang
cukup penting oleh sipenerima,yang akan digunakan sebagai bahan masukan untuk
melakukan pengambilan keputusan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah
data kembali yang lebih bermanfaat lagi.
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,yaitu sebagai berikut :
a. Akurat, informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-
kesalahan menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
b. Tepat Waktu, informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang
bahkan mungkin tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi
merupakan landasan dalam pengembalian sebuah keputusan.
c. Relevan, informasi yang dilakukan harus memberikan manfaat bagi
pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan
yang lainnya berbeda.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Letih dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu sistem didalm suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
2.3.4 Sistem Informasi Kepegawaian
Merupakan sistem yang mengolah data kepegawaian. Dimana sistem ini dibuat
untuk mempermudah pengolahan data pegawai dalam suatu instansi atau perusahaan.
Adapun tujuan dari sistem kepegawaian ini adalah untuk membentuk mekanisme
pengumpulan data,entry data, sehingga data yang ada dapat dijamin kebenaranya dan
memberikan informasi yang optimal yang dapat membantu pimpinan menentukan kebijakan
kepegawaian dan dapt membantu manajemen kepegawaian.
2.4 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem
2.4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke d alam bagian-
bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan,kesempaan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharpakan sehingga
dapat diusulkan perbaikannya.
2.5 Konsep Dasar Basis Data
Basis data adalah sekumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lain
sehingga dapat menyajikan sebuah informasi yang sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan.
3.3 Identifikasi Masalah
Dari penjelasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa masalah yang
timbul pada dinas KOPERINDAG kab. Nabire yaitu :
1. Pengolahan data yang kurang efektif dan efisiensi dikarenakan belum optimalnya
penggunaan komputer.
2. Proses pembuatan laporan yang masih lambat dan kurang akurat
3. Pegawai yang menangani proses pembuatan laporan sudah bekerja secara
maksimal namun kemampuan kerja sistem masih dirasakan kurang.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.4.2 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Dengan informasi
yang lengkap organisasi-organisasi dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik
sehingga tujuan organisasi akan dapat tercapai.
3.5 Analisis kelayakan sistem
Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisa
kelayakan adalah menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembang
dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.
3.7 Perancangan Sistem
Rancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan perancangan
secara rinci dengan sistem baru yang akan diterapkan.
3.7.1 Rancangan Model
Rancangan model yang dibuat menggunakan 2 sistem, yang pertama yaitu diagram
alir (Flowchart ) yaitu sistem yang akan mengidentifikasi urut-urutan atau prosedur kerja pada
sebuah sistem. Sistem flowchart ini sangat berpengaruh terhadap pembuatan sistem.
Sedangkan yang kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data
(data flow diagram),model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi pada
sistem informasi secara logika akan bekerja.
3.8 Perancangan Basis Data
Database merupakan kumpulan dari dua data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasi datanya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam
sistem informasi,karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.
3.9 Perancangan Tabel
Rancangan tabel bertujuan untuk merancang struktur tabel. Rancangan struktur
tabel bertujuan untuk menentukan tipe data dan ukuran masing-masing tabel,sehingga data
dapat disimpan dengan ukuran dan tipenya.
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi merupakan tahap dimana program aplikasi siap dioperasikan pada
keadaan yang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program aplikasi benar -
benar dapat menghasilakan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
4.2 Rencna Implementasi
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk
memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan
yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.3 Pelaksanaan Proses Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar
dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini,yaitu untuk
menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.
4.3.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemlihan Personil
Proses pemilihan personil untuk menjadi user atau admin dalam menjalankan sistem
diambil dari pegawai dinas KOPERINDAG yang sudah ada. Selain tidak perlu lagi
mencari pegawai yang baru, maka dengan menggunakan pegawai yang lama
diharapkan kinerja sistem tidak akan banyak mengalami gangguan karena pegwai
yang alam bisa mengerti.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum
mereka pahami. Metode yang bisa ditempuh untuk melak ukan pelatihan
personil,yaitu:
a. Pelatihan Prosedur
b. Pelatihan Tutorial
c. Pelatihan Praktek Kerja
4.3.2 Instalasi Perangkat Lunak
1. Instalasi SQL Server 2000
2. Instalasi Aplikasi
4.3.3 Pengetesan Program
Pengetesan sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan
pengetesan program sistem untuk memastikan bahwa komponen -komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan
program secara menyeluruh. Uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh dengan kata lain
apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam satu sistem.
Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari
kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program pengolahan data pegawai
adalah :
a. Kesalahan bahasa atau kesalahan penulisan yaitu kesalah didalam
penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang telah
disyaratkan.
b. Kesalahan waktu proses yaitu kesalahn yang terjadi sewaktu executable
program dijalankan. Keselahan ini menyebabkan proses program berhenti
sebelum selesai pada saatnya,karena kompiler menentukan kondisi-kondisi
yang belum terpenuhi kerena tidak dapat dikerjakan.
4.3.4 Tindak Lanjut Implementasi
Pada tahap tindak lanjut implementasi ini terdapat tahapan pemeliharaan sistem
dilaksanakan selagi sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan
pemeliharaan meliputi :
a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan
dengan tujuan untuk melakukan analisis kearah pengembangan.
b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan sistem unutk
digunakan sebegai referensi.
4.3.5 Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai
dengan baik,tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses
untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,diharapkan sistem baru dapat
menggantikan proses sistem yang lama.
4.4 Pembahasan Program
Pembahasan program (manual program) dimaksuda untuk mengetahui bagaimana
cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penentuan
yang akan menggunakannya.
4.4.1 Form Login
Gambar 4.18 Form Login
Fungsi form password adalah auntetifikasi hak ases pengguna untuk masuk kemenu
utama. Untuk memulai program terlebih dahulu memasukkan nama dan password kemudian
klik tombol Login atau tekan enter.
4.4.2 Form Menu Utama
Gambar 4.20 Form Menu Utama
Setelah memasukan password yang benar maka akan masuk ke menu utama yang
menampilkan tombol-tombol utama. Dan bila di klik tombol utama tersebut akan muncul sub -
subnya, kemudian bila diklik tombol sub-subnya tersebut akan masuk ke form yang dituju.
4.4.3 Form Input Data Pegawai
Gambar 4.21 Form input data pegawai
Sub menu data pegawai digunakan untuk memasukan data-data pegawai yang ada
di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire.
4.4.4 Form Input Data Jabatan
Gambar 4.22 Form Input data Jabatan
Sub menu data jabatan digunakan untuk memasukkan data -data jabatan pegawai
yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire
4.4.5 Form Input Data Pangkat
Gambar 4.23 Form Input data jabatan
Sub menu data pangkat digunakan untuk memasukan data pangkat para pegawai,
dan dapat diubah apabila ada kesalahan.
4.4.6 Form Input data golongan
Gambar 4.24 Form Input data golongan
Sub menu data golongan untuk mengisi data golongan, merubah data g olongan, dan
mencari data golongan.
4.4.7 Form Input data User
Gambar 4.25 Form Data User
Sub menu data user untuk menentukan siapa saja yang biasa mengelola atau masuk
kedalam aplikasi ini
4.4.8 Form Input data mutasi
Gambar 4.26 Form Input data Mutasi
Sub menu data mutasi untuk mengisi datas mutasi, merubah data mutasi,mencari
data mutasi,menghapus data mutasi, dan menyimpan data mutasi.
4.4.9 Form Input data Pangkat Pegawai
Gambar 4.27 Form input data pangkat pegawai
Sub menu data pangkat pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data
pangkat pegawai,merubah data pangkat pegawai,mencari data pangkat pegawai,menghapus
data pangkat pegawai,dan menyimpan data pangkat pegawai.
4.4.10 Form Input data golongan pegawai
Gambar 4.28 Form Input data golongan pegawai
Sub menu data golongan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data
golongan pegawai,merubah data golongan pegawai,mencari data golongan
pegawai,menghapus data golongan pegawai,dan menyimpan data golongan pegawai.
4.4.11 Form Input data jabatan pegawai
Gambar 4.29 Form input jabatan pegawai
Sub menu data jabatan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data
jabatan pegawai, merubah data jabatan pegawai, mencari data jabatan pegawai, menghapus
data jabatan pegawai, dan menyimpan data jabatan pegawai.
4.4.12 Laporan data pegawai
4.4.13 Laporan data mutasi
4.4.14 Laporan data golongan
4.4.15 Laporan data pangkat
4.4.16 Laporan data jabatan
4.4.17 Laporan data golongan pegawai
4.4.18 Laporan data jabatan pegawai
4.4.19 Laporan data jabatan pangkat pegawai
5. Kesimpulan dan saran
5.1 Kesimpulan
Pada dasarnya penelitian dilakukan sebagai modal utama penyusunan skripsi.
Bagaimana dan bagaimana sistem informasi pengolahan data diterapkan, penulis
memnbuat kesimpulan sebagai berikut :
a. Sistem yang berjalan pada saat ini masih diproses secara manual, baik dalam
pelaksanaan dan media penyimpanannya dapat memungkinkan adanya kesulitan
dimasa yang akan datang. Meskipun pada saat ini permasalahan tersebut berupa
lambatnya penyajian informasi yang dibutuhkan sistem,sehingga sistem kurang
efektif.
b. Sistem yang baru telah terkomputerisasi yang dibangun berdasarkan sistem yang
sedang berjalan,sehingga dapat dikonversikan secara lebih sederhana dan mudah
pengoperasiannya.
c. Dalam penggunaan sistem baru dengan software visual basic 6.0 dan microsoft SQL
server 2000 diharapkan dapat membuat sistem yang sudah berjalan menjadi efektif
serta dapat menyajikan informasi secara tepat,cepat dan akurat. Aplikasi yang dibuat
sudah layak untuk dipakai meskipun masih sederhana.
5.2 Saran
a. Sistem informasi ini berbasis komputer dapat diterapkan untuk membantu pihak
instansi atau lembaga atau pengguna yang bersangkutan dalam melakukan
pengolahan data dengan jumlah besar.
b. Agar lebih efektif maka hendaknya sistem inrformasi pengolahan data pegawai yang
dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang
terkomputerisasi. Dengan sistem yang komputerisasi maka semuanya akan berjalan
dengan efektif dan efisiensi, sehingga akan menguntungkan pihak pemakai.
Dengan kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Dengan
mempertimbangkan saran tersebut diatas, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat
diterima dan diterapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Andi sunyoto (2007), pemrograman database dengan visual basic dan microsoft sql server
2000
Hanif Al Fatta. (2007), Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : penerbit
Andi Offset. Yogyakarta
Jogiyanto,HM. Analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruk tur teori dan praktek
aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta
Kusrini,M.Kom. (2006). Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data
Top Related