Download - Procurement Project Management

Transcript
Page 1: Procurement Project Management

Procurement Project Management

Page 2: Procurement Project Management

Project Procurement Management

• Procurement berarti pengadaan, memperoleh barang dan / atau jasa dari sumber luar

• Istilah lainnya termasuk purchasing and outsourcing

• Contoh: membeli hardware atau software, mempekerjakan petugas kebersihan atau layanan penggajian, melibatkan konsultan atau pengacara, web hosting

Page 3: Procurement Project Management

Why Outsource?

• Untuk mengurangi biaya tetap dan berulang • Untuk memungkinkan organisasi klien fokus

pada bisnis utamanya • To access skills and technologies• To provide flexibility• To share risk

Page 4: Procurement Project Management

Project Procurement Management Processes

1. Procurement planning: determining what to procure and when

2. Solicitation (permohonan) planning: documenting product requirements and identifying potential sources

3. Solicitation: obtaining quotations, offers, or proposals as appropriate

Page 5: Procurement Project Management

Project Procurement Management Processes

4. Source selection: choosing from among potential vendors

5. Contract administration: managing the relationship with the vendor

6. Contract close-out: completion and settlement of the contract

Page 6: Procurement Project Management

Project Procurement Management Processes and Key Outputs

Fig 12-1

Page 7: Procurement Project Management

Procurement Planning

• Perencanaan pengadaan yang melibatkan identifikasi kebutuhan proyek, dengan menggunakan produk atau jasa di luar organisasi. Hal ini termasuk memutuskan:– how to procure– what to procure– how much to procure– when to procure

Page 8: Procurement Project Management

Procurement Planning

Usually involves the selection of one of the following as the primary objective:

• Procure all goods/services from a single source.• Procure all goods/services from multiple sources.• Procure only a small portion of the

goods/services.• Procure none of them

Page 9: Procurement Project Management

Procurement Planning Tools and Techniques

• Make-or-buy analysis: menentukan apakah suatu produk atau jasa tertentu harus dibuat atau dilakukan di dalam organisasi atau dibeli dari pihak lain.

Sering melibatkan financial analysis

• Experts, baik internal maupun eksternal, dapat memberikan masukan yang berharga dalam keputusan pengadaan

Page 10: Procurement Project Management

Make, buy, or outsource

Strategic Importance

Company’s Skills Related to Best External Source

Low

Low

High

High

Equal

Buy/Outsource Make or Buy/Out.

Tend to make

Tend to make MakeStrategic Alliances

Rands (1993)

Page 11: Procurement Project Management

Sourcing Strategy

High

Low

Need for tailor made support

Low HighMarket Potential to provide the support

In-house solution

Cost sharing or strategic alliance/Selective outsourcing

True spin-Off or outsourcing

Page 12: Procurement Project Management

The make decision

• Less costly (but not always!!)• Easy integration of operations• Memanfaatkan kapasitas yang ada yang

menganggur • Maintain direct control• Maintain design/production secrecy• Avoid unreliable supplier base• Menstabilkan tenaga kerja yang ada

Page 13: Procurement Project Management

The Buy decision

• Less costly (but not always!!) • Keterampilan memanfaatkan suppliers • Small volume requirement (not cost effective

to produce)• Having limited capacity or capability• Maintain multiple sources (qualified vendor

list)• Indirect control

Page 14: Procurement Project Management

Make-or-Buy Example

• Asumsikan Anda dapat menyewa item yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek sebesar $ 150/day. Untuk membeli item, biaya investasi adalah $ 1.000, dan biaya sehari-hari $ 50/day.

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk biaya sewa menjadi sama dengan biaya pembelian?

• Jika anda memerlukan item selama 12 hari, harus Anda sewa atau beli?

Page 15: Procurement Project Management

Make-or Buy Solution

• Set up an equation so the “lease” is equal to the “purchase”– Let d be the number of days to use the item– $150d = $1,000 + $50d

• Solve for d• Biaya sewa guna usaha adalah sama dengan biaya

pembelian pada 10 hari • Jika anda memerlukan item selama 12 hari, akan

lebih ekonomis untuk membeli itu

Page 16: Procurement Project Management

• Leasing : Ld = 150d ($)• Purchasing: Pd = 1000 + 50 d ($)

0

500

1000

1500

2000

2500

0 5 10 15days

$

Leasing, Ld

Purchasing, Pd

Page 17: Procurement Project Management

Types of Contract• Jenis kontrak yang dipilih didasarkan

pada berikut: • Type and complexity of requirement

(technical risk)• Tingkat persaingan harga • Urgency of the requirements• Contractor's responsibility (and risk)• Tingkat subkontrak (berapa banyak

pekerjaan akan kontraktor outsource?)

Page 18: Procurement Project Management

Types of Contracts

• Fixed-price melibatkan harga total tetap ditetapkan dengan baik produk atau jasa

• Cost-reimbursable (Biaya dapat diganti dengan): melibatkan pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan tidak langsung

• Time and material hibrida dari kedua fixed-harga dan biaya-diganti, sering digunakan oleh konsultan

• Unit price membutuhkan pembeli untuk membayar penjual yang telah ditetapkan jumlah per unit pelayanan

Page 19: Procurement Project Management

Statement of Work (SOW)

• Pernyataan kerja adalah deskripsi dari pekerjaan yang diperlukan untuk pengadaan

• include SOWs Banyak kontrak, atau saling mengikat perjanjian

• A good SOW memberikan pemahaman yang lebih baik dari harapan pembeli

Page 20: Procurement Project Management

I. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software involved and the exact nature of the work.

II. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the location of hardware and software and where the people must perform the work

III. Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end, working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related schedule information.

IV. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and specify when they are due.

V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that are relevant to performing the work.

VI. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the work is acceptable.

VII. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel requirements, and so on.

Statement of Work (SOW) Template

back

Page 21: Procurement Project Management

Solicitation Planning

• Perencanaan permohonan mungkin melibatkan menyiapkan beberapa dokumen: – Requests for Quotes (Permintaan Penawaran):

digunakan untuk meminta kutipan untuk pengadaan didefinisikan dengan baik

• Nilai rendah, standar item – Request for Proposals : digunakan untuk meminta

proposal dari calon penjual • Nilai tinggi, non-standar

Page 22: Procurement Project Management

Solicitation Planning

• Solicitation Documents - cont.– Undangan untuk tawaran atau negosiasi dan

tanggapan kontraktor awal juga merupakan bagian dari perencanaan permohonan

• High value, standardized

• Tugas utama selama perencanaan permohonan untuk mengembangkan kriteria evaluasi pengajuan

Page 23: Procurement Project Management

Outline for a Request for Proposal (RFP)

I. Purpose of RFP

II. Organization’s Background

III. Basic Requirements

IV. Hardware and Software Environment

V. Description of RFP Process

VI. Statement of Work and Schedule Information

VII. Possible Appendices

A. Current System Overview

B. System Requirements

C. Volume and Size Data

D. Required Contents of Vendor’s Response to RFP

E. Sample ContractFig 12-4

back

Page 24: Procurement Project Management

Solicitation

• Permohonan melibatkan mendapatkan proposal atau tawaran dari calon penjual

• Organisasi dapat beriklan untuk pengadaan barang dan jasa dalam beberapa cara – mendekati vendor pilihan

– mendekati beberapa vendor potensial

– iklan untuk siapa saja yang tertarik

• Seorang penawar konferensi (terbuka untuk semua penawar) dapat membantu memperjelas harapan pembeli

Page 25: Procurement Project Management

Source Selection

• Source selection involves:– Evaluating bidders’ proposals– Choosing the best one– Negotiating the contract– Awarding the contract

• Sering kali perlu mempersiapkan prosedur evaluasi formal (jika tidak dilakukan pada saat perencanaan)

Page 26: Procurement Project Management

Sample Proposal Evaluation Sheet

Fig 12-5

Page 27: Procurement Project Management

Detailed Criteria for Selecting Suppliers

Page 28: Procurement Project Management

Careful Selecting Suppliers and Writing Contracts

• Banyak perusahaan dot-com diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pasar potensial, tetapi banyak keluar dari bisnis, terutama disebabkan oleh perencanaan bisnis yang buruk, kurangnya pengalaman operasi manajemen senior, kurangnya kepemimpinan, dan kurangnya penglihatan. – Periksa stabilitas pemasok

• Be careful even with “real” suppliers

Page 29: Procurement Project Management

Contract Administration

• Administrasi kontrak memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi persyaratan kontrak

• Contracts are legal relationships, so it is important that legal and contract professionals be involved in writing and administering contracts

• PMs must monitor contractual issues

Page 30: Procurement Project Management

Suggestions on Change Control for Contracts

• Perubahan pada bagian manapun dari proyek perlu ditinjau, disetujui, dan didokumentasikan oleh orang yang sama dengan cara yang sama yang asli bagian dari rencana itu disetujui

• Evaluasi setiap perubahan harus mencakup impact analysis. Mempengaruhi pada lingkup, waktu, biaya, dan kualitas barang atau jasa yang disediakan?

• Perubahan harus didokumentasikan secara tertulis. – Juga harus mendokumentasikan semua pertemuan-

pertemuan penting dan panggilan

Page 31: Procurement Project Management

Order of Precedence

If found that there are contract inconcistencies in various documents, then the order will be A. Specifications (first priority)B. Other instructions (second priority)C. Other documents, such as exhibits, attachments, appendices, SOW, contract data requirements list [CDRL], etc. (third priority)D. Contract clauses (fourth priority)E. The schedule (fifth priority)

Page 32: Procurement Project Management

Contract Close-out

• Contract close-out includes:– Product verification untuk menentukan apakah

semua pekerjaan itu selesai dengan benar dan memuaskan

– Kegiatan administratif untuk memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir

– Pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan

• Pengadaan audit mengidentifikasi pelajaran yang diperoleh dalam proses pengadaan