Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan.
Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.
Pertimbangan penyelenggaraan Rapat
Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut:
1. Tujuan Rapat2. Ketepatan Waktu3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat
Tidak Diselenggarakan4. Alternatif Selain Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.
Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat
Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta2. 18 orang peserta3. Jika ingin menyebarluaskan informasi,
kirimkanlah sebuah memo.
Agenda Rapat
Contoh Agenda Rapat:
1. Presensi 9. Penundaan2. Persetujuan agenda3. Persetujuan durasi waktu rapat4. Laporan Pimpinan5. Laporan Manajer6. Pekerjaan yang tertunda7. Pengembangan Tugas8. Pengumuman
Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.
Klasifikasi Sifat Rapat
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
• Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.
• Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.• Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat
• Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.
Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut:
1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat2. Untuk mencapai keputusan bersama3. Untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan.4. Untuk menyampaikan informasi penting
kepada audiensi.
Perencanaan Rapat
Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat:
1. Menentukan tujuan2. Memilih peserta rapat3. Menyusun agenda
Persiapan Rapat
Langkah-langkah penting yang perlun diperhatikan untuk mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat2. Penyampaian undangan rapat lebih awal3. untuk memberikan waktu yang cukup kepada
peserta4. Memastikan semua yang diundang dapat
hadir5. Memastikan kesiapan fasilitas
Suasana Rapat
Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
• Pimpinan rapat datang terlambat• Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik• Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar• Pimpinan kurang siap atau memulai rapat
dengan kata-kata yang bernada ragu• Peserta rapat datang terlambat
Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu :
1.presentasi 2. rapat kerja.
Membuka RapatPimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta.
Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.