0
PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN
PENDEKATAN INSOURCING ATAU OUTSOURCING DAN
URGENSI MAINTAINABILITY SUATU SOFTWARE
PADA PERUSAHAAN
Oleh:
Ayu Septi Indriani
K15161116
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
BOGOR
2016
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya kami telah mampu menyelesaikan tugas makalah mengenai
Perkembangan Sistem Informasi dengan Pendekatan Insourcing atau Outsourcing dan
Urgensi Maintainability suatu Software pada suatu Perusahaan. Tugas makalah ini
disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Kami menyadari bahwa selama penulisan banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak. Oleh sebab itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.
2. Pihak lain yang turut membantu dalam proses penyusunan makalah ini, baik
secara langsung maupun tidak.
Makalah ini bukanlah karya yang sempurna karena masih banyak kekurangan,
baik dalam hal isi maupun sistematika dan teknik penulisannya. Oleh sebab itu, kami
sangat mengharapkan kritik dan sarannya yang bersifat membangun dalam
penyempurnaan karya tulis ini. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat,
khususnya bagi penulis umumnya bagi pembaca.
Bogor, Februari 2017
Penulis
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi dan sistem informasi merupakan pengetahuan dasar yang
dikembangkan lebih professional didalam suatu organisasi. Keberadaan
pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat
penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat
memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Tanpa adanya
sistem yang terkomputerisasi, organisasi akan menghadapi kendala untuk
mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh
proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual.
Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi, informasi dapat dikelola dengan
baik, sehingga dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya.
Keberhasilan pengembangan system informasi saat ini telah menjadi salah
satu indicator dari kinerja organisasi yang menjadi sorotan, bukan saja dari aspek
operasional perusahaan, tetapi juga hubungannya dengan kepercayaan pelanggan.
Perusahaan dengan dukungan IT yang baik dan memadai akan memiliki nilai plus
dari pesaingnya berupa respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas
pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah
secara lebih akurat, serta kepercayaan terhadap delivery pekerjaan.
Perkembangan kebutuhan perusahaan sebagaimana tersebut diatas menjadikan
sistem informasi berkembang menjadi lebih kompleks dari sekedar hubungan
komunikasi antara dua pihak menjadi suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-
prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi
penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada
manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal
yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan
3
keputusan. Keunggulan-keunggulan tersebut yang membuat banyak pihak
meningkatkan konsentrasi dalam pembangunan system informasinya.
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui
metode insourcing dan outsourcing.Perusahaan harus berhati-hati dalam hal
pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Perusahaan harus
memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya Kesalahan di dalam
pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu
yang terpakai akan terbuang sia-sia.
Berdasarkan fenomena tersebut diatas, penulis mencoba menganalisa masing-
masing model tersebut dengan melihat kelebihan dan kelemahan penggunaan
masing-masing model tersebut. Selain permasalahn tersebut di atas, dalam
makalah ini akan menjelaslan terkait dengan urgensi maintainability dalam
konteks implementasi suatu sistem informasi. Perusahaan-perusahaan di dunia
telah mengembangkan sistem informasi berbasis teknologi informasi untuk
mendukung fungsi operasional dan fungsi menejerial (pengambilan keputusan
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka rumusan masalah yang muncul adalah:
1.2.1 Bagaimana peran pengembangan sistem informasi dengan menggunakan
pendekatan insourcing atau outsourcing pada perusahaan?
1.2.2 Jelaskan urgensi maintainability dalam konteks implementasi suatu sistem
informasi pada perusahaan?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui perkembangan sistem
informasi dari pendekatan model outsourcing dan insourcing dengan melihat
kelebihan dan kelemahan penggunaan masing-masing model tersebut dan juga
untuk mengetahui seberapa penting peran urgensi maintainability dalam konteks
implementasi suatu sistem informasi (tingkat keberhasilan implementasi suatu
software).
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penerapan Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan suatu kombinasi terorganisir dari
kumpulan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi,
data resources, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang menyimpan,
memanggil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi
(O’Brien & Marakas, 2007).
Berikut adalah beberapa definisi sistem informasi dari berbagi ahli:
2.1.1. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang
dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi. (Alter, 1992).
2.1.2. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak
yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih
berguna. (Bodnar dan Hopwood 1993).
2.1.3. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada
pemakai. (Hall, 2001).
2.1.4. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
(Turban, McLean dan Wetherbe, 1999).
Penerapan sistem informasi menurut O’Brien adalah untuk menunjang
kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam mengambil keputusan,
dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi. Sistem informasi
mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi (hardware, software dan
jaringan komunikasi), sumber data serta kebijakan dan prosedur kerja, untuk
mengelola (menyimpan, mengakses kembali, mengubah dan menyebarluaskan)
informasi dalam sebuah organisasi.
5
Manajemen informasi merupakan segala kegiatan yang berkaitan dengan
pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga
pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna) pada waktu yang tepat
(McLeod, 1998).
Implementasi aktual dari suatu sistem informasi merupakan perpaduan
beberapa fungsi (cross-functional informational systems) yang dibangun dan
dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. Fungsi-fungsi SI yang lain, selain
operasional dan manajerial beberapa di antaranya adalah sistem kepakaran (expert
systems), sistem manajemen pengetahuan (knowledge management systems),
sistem informasi strategis (strategic information systems) dan sistem fungsional
bisnis (functional business systems, misal: pembukuan, keuangan, human capital)
2.2 Insourcing dalam Sistem Informasi
Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu
organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu,
Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun
fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau
produk tertentu. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting
merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam
bidang tersebut dalam suatu perusahaan Insourcing adalah keputusan bisnis yang
sering dilakukan untuk mempertahankan kontrol produksi atau kompetensi kritis.
Insourcing secara luas digunakan dalam produksi untuk mengurangi biaya pajak,
tenaga kerja dan transportasi (en.wikipedia.org).
Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC
(Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem.
Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting,
yang mencakup berbagai tahapan berikut:
2.2.1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi
yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
6
2.2.2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk
dibangun.
2.2.3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
2.2.4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan
yang diperoleh pada tahapan analisis.
2.2.5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur
2.3 Outsourcing dalam Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to
Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian
sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan
tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga.
Dalam kaitannya dengan sistem informasi, outsorcing digunakan untuk
menjangkau fungsi sistem informasi secara luas dengan mengontrak penyedia
layanan eksternal atau dapat dikatakan bahwa outsourcing merupakan
pemindahan atau pengalihan tanggung jawab kepada pihak ke dua dalam hal ini
adalah tenaga kerja. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem
informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan
outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk
memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software
dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai
keinginan perusahaan. Lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk
mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan
dari dasar.
2.4 Kriteria Kualitas Produk Software
Maintainability sebagai Salah Satu Kriteria Kualitas Produk Perangkat
Lunak. ISO 9126 menjelaskan bahwa terdapat enam karakteristik kualitas
perangkat lunak, yaitu functionality, reliability, usability, efficiency,
maintainability dan portability.Menurut penjelasan yang dimuat dalam dokumen
7
ISO 9126, maintainability adalah kapabilitas produk perangkat lunak untuk dapat
dimodifikasi. Modifikasi dapat berupa tindakan koreksi, peningkatan fungsi atau
adaptasi perangkat lunak terhadap perubahan, serta modifikasi dalam kaitan
kebutuhan dan spesifikasi fungsionalnya. ISO 9126 membagi aspek
maintainability ke dalam lima sub kriteria diantaranya sebagau berikut:
1.1.1. Analysability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dianalisis atas
terjadinya defisiensi, untuk dapat dipelajari penyebab-penyebab kegagalan
di dalam perangkat lunak tersebut, atau kapabilitas untuk dapat
diidentifikasi bagian-bagian di dalam software tersebut bilamana
diperlukan modifikasi.
1.1.2. Changeability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk boleh menerima
modifikasi-modifikasi tertentu yang akan diimplementasikan pada software
tersebut.
1.1.3. Stability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk terhindar dari dampak tak
terduga akibat modifikasi pada software tersebut
1.1.4. Testability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dilakukan validasi
atas perubahan yang telah ditanamkan di dalamnya;
1.1.5. Maintanability Compliance
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk mengikuti / sesuai
standard dan ketentuan terkait maintainability
8
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Alasan Perusahaan Memilih Model Insourcing
Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem
informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan
pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem
bertukar input dan output dengan lingkungannya. Organisasi biasanya memilih
untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga
kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian
memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa
dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik
dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-
outsourcing-kannya. Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
3.1.1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam
perusahaan.
3.1.2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu
tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3.1.3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar
perusahaan.
3.2 Keunggulan & Kekurangan Insourcing
1.1.1. Keunggulan Insourcing
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya:
- Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti
kebutuhan sistem dalam perusahaan.
- Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan.
9
- Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
- Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
- Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan
oleh karyawan perusahaan tersebut.
- Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
- Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan
data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
- Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah
dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
- Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
- Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus
menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya
diri perusahaan akan kemampuannya.
- Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat
mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak
adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
- Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks.
- Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end
user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem
sesuai dengan harapan.
- Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan
sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar.
1.1.2. Kekurangan Insourcing
Kekurangan dalam menerapkan metode insourcing adalah:
- Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai
teknologi informasi.
10
- Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama
karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin
sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan
efisien.
- Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum
tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga
ada peluang teknologi yang digunakan tidak up to date.
- Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer
sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
- Adanya demotivasi dari karyawan yang ditugaskan untuk
mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core
competency pekerjaan mereka.
- Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan
kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan
(ditanggung sendiri).
- Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus
dimulai dari nol
- Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran
pengembang memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para
pengembang merasa putus asa.
- Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target
yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
- Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
3.3 Alasan Perusahaan Memilih Model Outsourcing
Perusahaan besar saat ini yang core business-nya sudah skala besar dan
keuntungan yang didapat sudah besar maka mereka akan lebih cenderung
menggunakan tenaga kerja outsource karena tenaga kerja yang ada sudah terampil
dan tidak perlu lagi pelatihan untuk bekerja pada jabatan tertentu, resiko akan
11
kehilangan karyawan tersebut juga relatif kecil karena karyawan memiliki kontrak
dengan sang outsource provider. Bagi sang perusahaan beban pajak dan beban
lain karena menggunakan jasa pihak ke dua tidaklah terlalu penting, bagi mereka
yang terpenting adalah keuntungan yang besar karena kinerja para karyawannya
untuk memajukan perusahaan juga mencapai visi dan misi perusahaan.
Keunggulan yang lain yang dapat didapat dari perusahaan pengguna jasa
adalah perusahaan dapat mengevaluasi kinerja dari karyawan yang bersangkutan,
sehingga perusahaan dapat memberhetikan karyawan apabila kinerjanya menurun
atau tidak sesuai dengan ekspektasi. Perusahaan pengguna jasa berhak penuh akan
pemberian insentif atau bonus kepada karyawan outsource. Sedangkan
perusahaan yang menggunakan insource biasanya adalah perusahaan yang belum
terlalu besar, karena mereka lebih mementingkan cost yang keluar apakah
sebanding dengan apa yang akan didapatkannya untuk dalam jangka waktu dekat.
Terkecuali karyawan yang ditugaskan sudah memiliki background pengalaman
yang mumpuni untuk melakukan pekerjaan tersebut, tentunya tidak murah untuk
menggaji karyawan profesional.
Alasan suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan
agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan
mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah dengan menggunakan
outsourcing merupakan kebijakan dari perusahaan, sehingga perusahaan
dihadapkan pada beberapa keuntungan dan tantangan kedepannya.
Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses
pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak
perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta
maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O’Brien dan Marakas (2006),
beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai
alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi
diantaranya:
- Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
- Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi.
12
- Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
- Faktor waktu/kecepatan.
- Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka
waktu yang cukup lama.
- Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan
terampil
Perusahaan memiliki wewenang penuh untuk menggunakan tenaga kerja yang
diinginkan baik insource ataupun outsource, hal tersebut dapat dilihat dari
kepentingan perusahaan tersebut. Untuk dapat lebih efektif maka disarankan
adanya:
3.3.1. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource
dengan bekerja sama, perubahan, atau permasalahan yang terjadi.
3.3.2. Tenaga outsource telah ditraining terlebih dahulu agar memiliki
kemampuan/ketrampilan.
3.3.3. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun
tenaga kerja yang ditulis secara detail dan menginformasikan apa yang
menjadi hak-haknya
3.4 Keunggulan & Kekurangan Outsourcing
3.4.1 Keunggulan Outsourcing
Keunggulan dengan menerapkan metode outsourcing adalah:
- Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun
sendiri fasilitas sistem informasi.
- Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang
sistem informasi.
- Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource
dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
13
- Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih
sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang
dibutuhkan perusahaan.
- Fleksibel dalam merespon perubahan sistem informasiyang cepat
sehingga perubahan arsitektur sistem informasi berikut sumberdayanya
lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sistem informasi
pasti memiliki pekerja yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi,
serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage
bagi perusahaan outsource.
- Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
- Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem
merupakan tanggung jawab pihak vendor.
- Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih
cepat, efektif, dan efisien karena dikerjakan oleh orang yang
profesional di bidangnya
- Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer
dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada
perusahaan.
- Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan
- Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang
mempunyai reputasi baik.
- Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan
biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan
bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi
kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
- Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan
anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya
pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli.
14
- Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber
daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka
perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
- Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan
karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
- Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan
pengurangan pegawai.
- Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang.
- Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan
teknologi yang terbaru, sehingga dapat menjadi competitive advantage
bag perusahaan pengguna.
- Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
- Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada.
- Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan
dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena
risiko kegagalan dapat diminimalisir
3.4.2 Kekurangan Outsourcing
Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan
metode outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
- Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena
adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor,
misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
- Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan
sistem dalam perusahaan tersebut.
- Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi
sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
15
- Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi
karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor,
sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan
kebutuhan sistem.
- Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
- Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup
lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli
sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.Resiko
tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi
ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
- Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak
outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat
yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
- Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-
outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang haru
segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung
resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan
karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih
dahulu.
- Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik
diantaranya.
- Kehilangan kendali terhadap sistem informasi dan data karena bisa saja
pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
- Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal
dengan tenaga kerja outsourcing.
- Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer
tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan
perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
16
- Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3
tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan
bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang
baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus
merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
- Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk
karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak
outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan
inovasi secara internal di masa mendatang.
-
3.5 Urgensi Maintainability Suatu Software
3.5.1 Aktivitas Pemeliharaan Perangkat Lunak
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan
responsive bagi penggunanya setelah hal tersebut selesai dikembangkan
dan diinstal. Pemeliharaan merupakan hal yang lebih sulit dan kompleks
untuk dianalisis dibandingkan dengan proses pengembangannya.
Pemeliharaan perangkat lunak mencakup banyak aktivitas yang berbeda.
Sedikitnya ada 23 jenis pekerjaan yang dapat dikelompokkan dalam
lingkup pemeliharaan (Lampiran 1). Keduapuluhtiga aktivitas
pemeliharaan ini merupakan bentuk-bentuk dari modifikasi perangkat
lunak eksisting. Terkadang beberapa aktivitas tersebut dapat terjadi
berurutan dalam satu aliran kerja modifikasi, misanya reverse engineering
seringkali mendahului aktivitas reengineering. Pemeliharaan merupakan
pekerjaan yang relatif lebih kompleks daripada tahap pengembangan
perangkat lunak. Hal-hal yang menjadi kunci keberhasilan suatu
perusahaan dalam aktivitas ini (jones, 2010).
3.5.2 Urgensi Maintainability Sistem Informasi
Swanson (1999) mengartikan maintainability dari suatu Sitem
Informasi (SI) sebagai kapabilitas SI untuk ditingkatkan atau diperluas
17
fungsi-fungsinya, di mana pemakaian sumberdaya dalam aktivitas
pemeliharaan, pengoperasian dan penggunaannya adalah se-ekonomis
mungkin. Alokasi sumberdaya perlu dipertimbangkan dengan cermat, baik
biaya maupun effort yang akan dikeluarkan kelak dalam pemeliharaan SI.
Hal ini perlu dicermati bilamana organisasi menilai maintainability SI yang
dimilikinya akan memberikan benefit dikemudian hari. Urgensi
maintainability SI perlu dicermati karena biaya yang dikeluarkan untuk
pemeliharaan cukup besar.
Boehm (1982) mengungkapkan hasil studinya, di mana biaya
pemeliharaan memakan porsi resource dana kegiatan pengembangan dan
implementasi perangkat lunak yang relatif besar, di mana biaya
pemeliharaan perangkat lunak mengambil porsi 49%, sedangkan biaya
pengembangan adalah 43% dan sisanya (8%) untuk kegiatan lain-lain.
Biaya perbaikan kesalahan pada suatu perangkat lunak juga meningkat
sejalan dengan tahapan pengembangannya.
Maintainability merupakan hal yang penting karena SI harus terus
beradaptasi terhadap perubahan lingkungan penggunaan maupun
kebutuhan-kebutuhan yang baru, selain memenuhi tuntutan user untuk
kehandalan sistem perangkat lunak yang membangun SI dari koreksi atas
kesalahan-kesalahan (bugs) Jika suatu aplikasi perangkat lunak yang
dimiliki oleh sebuah organisasi dalam proses pengembangannya dibuat
agar lebih mudah untuk dimodifikasi, misalnya dibangun dengan tingkat
kerumitan yang rendah, maka usaha (effort) yang dicurahkan oleh
organisasi tersebut dikemudian hari akan lebih ringan (Swanson, 1999).
Maintenance effort sebagai input aktivitas pemeliharaan terdiri dari
sumberdaya yang dialokasikan dan digunakan dalam tugas ini, misalnya
sumberdaya mesin, workbenches dan sumberdaya manusia atau staff.
Sumberdaya manusia sendiri dibedakan berdasarkan keterampilan (skills),
pengalaman dan motivasinya, yang kemudian dikelompokkan lagi sesuai
job class serta besaran gaji
18
BAB IV
SIMPULAN
Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing
maupun outsourcing, memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga
penggunaanya sangat tergantung kepada kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa
metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa
karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di
perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan
perusahaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu
dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin
si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu
maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama.
Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada
berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga
ketika outsourcing dilaksanakan para staf memahami pentingnya keahlian dan
teknologi baru bagi perusahaan mereka dan didorong untuk memperoleh keahlian
baru tersebut. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor
yang tepat karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga
penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik
dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan responsif
bagi penggunanya. Kegiatan pemeliharaan memerlukan praktek manajemen yang
baik untuk menjamin tersedianya sumberdaya untuk mendukung hal tersebut
sehingga kebutuhan akan perubahan dan penyesuaian, yang termasuk dalam lingkup
pekerjaan pemeliharaan, dapat dipenuhi. Besarnya biaya dalam aktivitas
pemeliharaan perlu diseimbangkan dengan besarnya benefit yang akan diterima
perusahaan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Alter, S. (1992). Information System: A Management Perspective. The
Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc.
Bodnar G. H. dan Hopwood W. S. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:
Andi.
Boehm. Barry And Tom De Marco. Controlling Software Project, Yourdon Press.
1982.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiiga, Salemba Empat,
Jakarta.
http://en.wikipedia.org
ISO 9126, I. (2000). Information technology–Software product quality, Part 1:
Quality Model. International Organization for Standardization
Jones, C. (2010). Software Engineering Engineering: Lessons from Successful
Projects in the Top Companies. New York: McGraw-Hill.
McLeod. Raymond. 1998. Management Information Systems.7th Edition, New
Jersey: Prentice Hall, Inc.
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi
12. Salemba Empat. Jakarta
O’Brien, James A 2006. Introduction to Information Systems (12th ed). Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, J., & Marakas, G. 2007. Management Information Systems (10 ed.). New
York: McGraw Hill/Irwin.
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems,
fifteenthedition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Swanson, E. B. (1999). IS“Maintainability”: Should It Reduce the Maintenance
Effort? (Winter, Ed.) Database for Advances in Information Systems, 30/1,
65-76.
Turban, Efraim; McLean, Ephraim; dan Wetherbe, James (1999). Information
Technology for Management. New York: John Wiley & Sons, Inc.
20
LAMPIRAN
Lampiran1. Dua Puluh Tiga (23) jenis pekerjaan yang dapat dikelompokkan
dalam lingkup pemeliharaan