Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan
Kerangka Ward and Peppard (Studi kasus: PT. XYZ)
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Peneliti :
Nanda Putra Rahayu (682014053)
Agustinus Friz Wijaya, S.Kom., M.Cs.
Melkior N.N Sitokdana, S.Kom., M.Eng.
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2018
1
2
3
4
6
1. Pendahuluan
Saat ini penerapan Teknologi Informasi (TI) dan Sitem Informasi (SI) sudah
menjadi kebutuhan dan tuntutan di setiap organisasi, baik itu bagi organisasi
publik maupun perusahaan. Dengan menerapkan Teknologi Informasi dan
Sistem Informasi diharap perusahaan dapat lebih meningkatkan kinerja pada
bidang usahanya, kemudian pengelolaan dan pengorganisasian sumber daya
perusahaan yang baik diharapkan dapat memberikan nilai tambah. Dan dengan
hadirnya SI/TI pada perusahaan, harus diimbangi juga dengan pengelolaan tata
kelola SI/TI yang baik karena agar terjadinya keselarasan antara Teknologi
informasi dengan strategi bisnis perusahaan.
PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur
pembuatan krimer non susu (Non Dairy Creamer). Pangsa pasar dari produk
yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah Business to Business (B2B) yakni
penjualan produk yang diperuntukkan untuk bisnis lain. Beberapa varian
produk krimer yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah : Vana-Blanca, Vana-
Blanca dan Vana-Grasa, dsb.
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian ICT (Information,
Communication, Technology) pada perusahaan, bahwa dalam mendukung
keberlangsungan usahanya PT. XYZ juga telah menerapkan sistem informasi
SI/TI. Namun SI/TI yang ada masih dirasa kurang optimal karena ada beberapa
proses yang sebenarnya perlu diimplementasikan sistem informasi pada PT.
XYZ tetapi dalam kenyataanya masih belum direalisasikan, sehingga
mengakibatkan belum termaksimalkan investasi SI/TI disana. Dan beberapa
pemprosesan data yang ada di PT. XYZ terkait pengelolahan persedian
inventory aset perusahaan seperti perlengkapan IT (laptop, PC, aksesoris
komputer, peralatan jaringan), pendataanya masih belum menggunakan sistem
informasi yang terintegrasi, selama ini pendataan inventory aset perusahaan
disana masih menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft office Excel
dan pendataanya masih secara manual, sehingga masih memungkinkan
terjadinya kehilangan data dan penyalahgunaan data. Kedepanya PT. XYZ juga
ingin bertumbuh dan tetap bersaing dengan kompetitor. Oleh sebab itu
Perencanaan strategis merupakan solusi yang dibutuhkan oleh PT. XYZ dalam
mengembangkan usahanya, karena Perencanaan Strategis juga dapat
mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan.
Perencanaan strategis SI/TI pada PT. XYZ menggunakan metode Ward and
Peppard. Dimana dalam menganalisa lingkungan internal bisnis digunakan alat
analisis Value Chain, untuk menganalisa lingkungan eksternal bisnis sendiri
digunakan alat analisis PEST. Sedangkan dalam menganalisa internal dan
eksternal SI/TI menggunakan alat analisis SWOT, sedangkan portofolio
aplikasi menggunakan Mcfarlan strategic grid. Dengan metode dan teknik
analisis yang dipilih diatas bertujuan untuk menghasilkan suatu perencanaan
strategis sistem informasi yang tepat dan bernilai guna, sehingga mampu
menunjang tujuan serta kebutuhan dari perusahaan. Dan hasil dari Perencanaan
strategis Sistem Informasi dapat memberikan portofolio rekomendasi Sistem
7
Informasi, untuk masa yang akan datang. Yang nantinya gunanya dari usulan
rekomendasi Sistem Informasi yang dihasilkan berguna untuk PT. XYZ dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif serta dapat menjawab masalah yang
dihadapi oleh PT. XYZ.
2. Tinjauan Pustaka
2.1. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang terkait tentang Perencanaan Strategis Sistem Informasi
sebelumnya pernah dilakukan yakni oleh Thomas, Krista (2014) dengan judul
“Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam Meningkatkan Keunggulan
Kompetitif Menggunakan Metode Ward & Peppard (Studi Kasus SMK
Diponegoro Salatiga)” Penelitian ini membahas tentang Menyelaraskan
strategis Visi & Misi yang dimiliki SMK Diponegoro dengan strategi SI/TI
dimana dalam mewujudkan keunggulan kompetitif pada organisasi. Dari
penelitian tersebut didapatkan hasil Perumusan strategis SI/TI dan Manajemen
Informasi untuk memajukan pelayananan sekolah, serta menghasilkan solusi
SI/TI dalam mendukung aktivitas utama sekolah [1].
Penelitian lainya dilakukan oleh Yoki Firmansyah (2015) dengan judul
“Perencanaan Startegis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Menggunakan Metode Ward and Peppard paa PT. Akcaya Utama Press
(Pontianak POST)”. Penelitian ini berlatar belakang bahwa penggunaan SI / TI
dalam perusahaan ini dirasa kurang efektif dan efisien, hal ini dapat dilihat
dengan tidak terlalu berfungsinya beberapa perangkat SI / TI seperti website,
aplikasi pendukung pada perusahaan ini. Dari penelitian ini menghasilkan
usulan portofolio aplikasi untuk masa yang akan datang, yang berguna bagi PT.
Akcaya Utama Press (Pontianak POST) dalam meningkatkan keunggulan
kompetitif untuk bersaing dengan competitor [2].
M.Qadafi Khairuzzaman (2015) melakukan penelitian tentang perencanaan
strategis sistem informasi dan Teknologi informasi dengan judul “Perencanaan
Strategis Sistem Informasi pada Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit
Pengumpul Menengah di Kalimantan Barat dengan Menggunakan Metode
Ward & Peppard” dimana dari penelitian tersebut bertujuan untuk
menghasilkan suatu perencanaan strategi sistem informasi yang tepat sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Perencanaan strategis ini menghasilakan
portofolio aplikasi yang bersifat bersifat Hight Potential seperti SCM (Supply
Chain Management), E-Commerce, CRM (Customer Relationship
Management) yang gunanya ialah memudahkan perusahaan dalam pemasokan
bahanbaku yang stabil dari petani, memudahkan dalam penjualan produk
perusahaan, serta menjaga hubungan kerja pelayanan yang baik dengan
pelanggan. Dan penelitian ini juga menggunakan teknik analisis seperti SWOT,
Value Chain,Analisis 5 model daya saing Porter, Five force Analisys [3].
2.2. Dasar Teori Sistem
8
Sistem Informasi
Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur dan
penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses
bisnis dalam organisasi (Ward and Peppard, 2002). Studi SI mencakup teori dan
praktek yang berhubungan dengan fenomena sosial dan teknologi yang
menentukan pengembangan, pemanfaatan dan pengaruh dari SI dalam
organisasi dan masyarakat.
Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses,mendapatkan ,menyusun,menyimpan dan
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas,yaitu informasi yang relevan,akurat, dan tepat waktu, yang
digunakan untuk keperluan pribadi,bisnis, dan pemerintah. Selain itu, teknologi
informasi merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan
[4].
Perencanaan Strategis SI/TI
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio
aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam
pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan
strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan
kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu,
perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan
kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan
strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi
yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah
adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan
strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan
pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi
pengembangan bottom up dan analisis top down (Pant & Hsu, 1995).
Ward and Peppard
Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi
investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis
organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan
keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI
dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi
disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi,
bukan berdasarkan kebutuhan bisnis [5].
9
Gambar 1. Model Strategis SI/TI [Ward & Peppard 2002]
Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran
(Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:
1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi
bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis
organisasi.
2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi,
industri, dan iklim bersaing perusahaan.
3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi
dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity),
bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia,
sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana
portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan
peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor,
pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk
menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri
dari:
1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan
memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi
dan gambaran arsitektur informasi.
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan
teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang
diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan
kebijakan SI/TI yang dibutuhkan [6].
3. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu pengamatan,
wawancara, atau penalaahan dokumen. Metode kualitatif ini digunakan karena
10
beberapa pertimbangan. Pertama, menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah
apabila berhadapan dengan kenyataan jamak. Kedua, metode kualitatif
menyajikan secara langsung haikikat hubungan antara peneliti dan responden
[7]. Pada penelitian ini dilkakukan beberapa tahap penelitian, seperti
digambarkan dalam bagan di bawah ini :
Gambar 2. Tahapan Penelitian
1. Tahap 1 adalah identifikasi masalah pada tahap ini penulis mengidentifikasi
masalah atau kendala yang dihadapi pada PT. XYZ dengan melalui
observasi dan kajian literatur. Masalah yang diidentikasi menjadi dasar
untuk menyusun perencanaan strategis Sistem Informasi pada PT. XYZ.
11
2. Tahap 2 pada tahap ini penulis meninjau berbagai penelitian seperti studi
literatur yang menjadi acuan dalam dalam penelitian ini, temasuk mengkaji
landasan teori tentang perencanaan strategis Sistem Informasi
menggunakan Ward and Peppard.
3. Tahap 3 Pengumpulan data adapun sumber data pada penelitian ini terdiri
dari dua sumber data yaitu Data Primer dan Data Skunder. Pengumpulan
data pada penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut :
A. Observasi: dilakukan observasi kurang lebih selama 4 bulan yakni
selama 14 agustus – 29 november 2017 dalam mengamati dan melihat
secara langsung kondisi pada perusahaan.
B. Wawancara: Untuk wawancara sendiri dilakukan terhadap bagian atau
Divisi ICT, bahwa yakni dengan Bpk Firman Suci.
C. Dokumentasi: Dokumentasi mengkaji dokumen-dokumen pendukung
perencanaan strategis pada PT. XYZ terkait dengan kebijakan
perusahaan dalam membuat suatu perencanaan.
4. Tahap 4 Perencanaan strategis Sistem Informasi dengan metode ward and
peppard.
A. Analisis lingkungan bisnis, dalam menganalisa lingkungan bisnis
internal digunakan alat analisis Value Chain, dan untuk menganalisa
bisnis eksternal digunakan analisis PEST.
B. Analisis lingkungan SI/TI, untuk menganalisa lingkungan SI internal
dan eksternal pada PT. XYZ digunakan alat analisis SWOT.
5. Tahap 5 Pemetaan Portofolio, Pemetaan Portofolio aplikasi menggunakan
MC farlan strategic grid. Hasil yang didapat dengan menggunakan MC
farlan strategic grid ialah untuk memetakan apalikasi sistem informasi pada
PT. XYZ berdasarkan kontirbusinya. Dan pemetaan dilakukan pada empat
kategori yakni pada: strategic, high potential, key operation and support.
6. Tahap 6 Rencana Implementasi, Rencana implementasi adalah gambaran
waktu untuk perusahaan dalam merealisasikan sistem informasi yang
diusulkan.
7. Tahap 7 Kesimpulan dan Saran, menyimpulkan hasil dari analisis
perencanaan strategis.
4. Pembahasan
4.1 Profil Organisasi
PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur
pembuatan krimmer. Produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ adalah krimer
yakni Non dairy krimer atau bisa disebut dengan krimer yang berbentuk bubuk.
Dan Pangsa pasar dari produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah business to
business (B2B) yakni penjualan produk yang diperuntukkan untuk bisnis lain.
Dan beberapa varian produk krimer yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah : Vana-
Blanca, Vana-Blanca dan Vana-Grasa, dsb.
4.2 Visi dan Misi organisasi
12
1. Berkomitmen mengembangkan, memproduksi dan memasarkan bahan-
bahan inovatif berkualitas premium, demi memanjakan kostumer.
2. Berusaha membangun kepercayaan yang baik terhadap pelanggan, sebagai
kunci untuk membangun hubungan bisnis yang sukses
3. PT. XYZ sepenuhnya berkomitmen dalam menjunjung tinggi kesalamatan
para pekerja atau para pegawai.
4. PT. XYZ sepenuhnya berkomitmen untuk mempertahankan kesehatan
lingkungan dengan menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan (SML).
5. PT. XYZ menyadari bahwa tujuan diatas hanya dapat diwujudkan dengan
dengan tekad dan ketekunan setiap individu karyawan
4.3 Analisis Bisnis Eksternal dengan PEST
Setelah melakukan tahap observasi wawancara dan studi literatur, dilakukan
proses analisis PEST , analisis PEST digunakan untuk melihat kekuatan faktor
lingkungan ekternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis pada perusahaan.
Faktor eksternal tersebut antara lain Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi.
Berikut adalah analisis PEST yang didapat pada PT. XYZ :
a. Politik
Menurut aturan kebijakan pemerintah republik Indonesia nomor 14
tahun 2015 terkait Rencana Induk Pembangunan Industry Nasional (RIPIN)
tahun 2015-2035. RIPIN tersebut berisikan tentang, perubahan paradigma
manufaktur mengakibatkan perubahan sistem manufaktur dari mass
production menjadi mass customization, dimana perhatian pertama
diberikan pada perancangan untuk menghasilkan kualitas produk sesuai
dengan kebutuhan pelanggan, dilanjutkan dengan pertimbangan pasar untuk
menetapkan harga, dan aspek investasi untuk menetapkan biaya produksi.
Dengan demikian, perhatian diberikan pada tahap perencanaan agar dapat
memenuhi market acceptability. Pada Divisi Research and Development
(RnD) PT. XYZ telah aktif dalam melakukan inovasi produk demi
memenuhi permintaan pasar dan riset inovasi produk yang dilakukan juga
diimbangi dengan support dana yang memadai dari perusahaan.
b. Ekonomi
Kurs dollar seperti yang diketahui tidak stabil, dimana dari tanggal 21
Maret 2018 hingga 2 September 2018, terjadi kenaikan kurs dollar dari Rp
13.717,39 naik menjadi Rp 14,730.00. Dengan adanya ketidak stabilan kurs
mata uang asing maka sangat mempengaruhi terhadap PT. XYZ, didalam
melakukan pembelian bahan baku, dimana PT. XYZ mendapatkan bahan
baku tersebut dari luar negeri dan dalam melakukan transaksinya
menggunakan mata uang asing yaitu dollar, dengan menurunya nilai tukar
rupiah terhadap dollar hal tersebut juga berpengaruh pada PT. XYZ dalam
hal biaya produksi sehingga dapat berimbas pada penurunan profit pada
perusahaan.
c. Sosial
13
PT XYZ didalam melakukan aktivitas manufaktur usahanya juga
menghasilkan sisa-sisa hasil produksi yakni limbah. Perusahaan juga telah
ikut andil dengan kelestarian lingkungan sekitar dimana dalam melakukan
pengolahan limbah yang bersifat cair pada PT. XYZ. PT. XYZ juga telah
memiliki devisis khusus maintenance terkait pengelolaan limbah WWTP
(wastewater treatment plant). dimana limbah dari hasil sisa aktivitas
manufaktur tesebut diolah dengan menggunakan proses WWTP hingga
limbah tesebut dinyatakan steril atau layak untuk dibuang kembali ke aliran
sungai warga disekitar PT. XYZ.
d. Teknologi
Perkembangan teknologi yang semakin pesat memberi dampak postif
pada PT. XYZ dalam mengembangkan keberlangsungan bisnisnya, salah
satu tren teknologi yang ada saat ini ialah tren teknologi Electronic Data
Interchange (EDI). Dengan adanya EDI ini dapat membantu para pelaku
bisnis dalam mengkomunikasikan dokumen tertentunya dengan pihak lain
menjadi lebih cepat, sehingga dapat menyederhanakan arus informasi.
Seperti menyederhanakan arus, Seperti perusahaan melakukan pertukaran
informasi kepada pelanggan mengenai stok produk barang digudang yang
siap dijual.
4.5 Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Berikut ini adalah analisis pemetaan lingkungan bisnis internal dengan
teknik analisis Value Chain, analisis ini dilakukan untuk mengetahui secara
jelas proses bisnis yang terjadi pada PT. XYZ sehingga akan diperoleh
gambaran yang jelas mengenai rencana strategis Sistem Informasi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan. Dimana dari proses bisnis yang ada pada
PT. XYZ, akan digolongkan kedalam dua aktivitas yakni aktivitas utama
dan aktivitas pendukung.
Gambar 3. Value Chain
14
Berdasarkan gambar 3, dijadikan sebagai berikut
1. Aktivitas Utama (Main Activity) terdiri dari :
a. LOGISTIK MASUK
- Penerimaan bahan baku
- Kontrol kualitas
- Gudang
- Persedian
b. OPERASIONAL
- Produksi krimer
- Kontrol kualitas
- Packing
c. LOGISTIK KELUAR
- Krimer jadi
- Job order
- Pengiriman
- Pembuatan surat jalan
d. Penjualan dan Pemasaran
- Penerimaan PO
- Manajemen Pelanggan
- Promosi
- Riset pasar
e. LAYANAN SERVIS
- Pemiliharaan mesin
2. Aktivitas Pendukung (Support Activity) terdiri dari :
- Pengelolaan Infrastrukur : akunting, manajemen finansial
- Pengelolaan sumber daya: Rekruitmen pegawai, training
pegawai.
- Pengelolaan Pengembangan produk dan teknologi : Department
Riset R&d, pengelolaan infrastruktur TI, Mesin produksi
- Pengelolaan Pengadaan : bahan baku,Manajemen supplier
Setelah mengetahui aktivitas utama dan pendukung yang berada di PT.
XYZ maka akan dilanjutkan dengan menganalisa hubungan antara stakeholder
dengan aktivitas utama dan pendukung, sehingga dapat mengetahui mengenai
aktivitas stakeholder tersebut. Berikut hubungan antara stakeholder dengan
aktivitas yang berada di PT. XYZ.
Tabel 1. Hubungan Antar Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi Stakeholder
Aktivitas PT. XYZ Customer
15
Aktivitas Utama
Penerimaan bahan baku
Kontrol kualitas (QC)
Penerimaan
Gudang
Persedian
Produksi krimmer
Kontrol kualitas (QC)
Packing
Krimmer jadi
Job order
Pengiriman
Pembuatan surat jalan (sj)
Penerimaan PO
Manajemen pelanggan (Customer
Service)
Pembuatan sales contract
Pemiliharaan mesin
Direktur
Manager
Divisi R&D
Divisi Supply
Planning
Divisi Produksi
Divisi Logistik
Divisi Sales
Divisi
Maintenance
Customer
Aktivitas Pendukung
Pengelolaan sumber daya
Pengelolaan Pengembangan produk
Pengelolaan Infrastrukutur TI
Pengelolaan Pengadaan
Pengelolaan administrasi dan keuangan
Direktur
Manager
HR
Divisi R&d
Divisi ICT
Divisi Finance
Divisi Logistik
Customer
4.4 Analisis SI/TI internal dan eksternal dengan SWOT
Dilakukan observasi dan wawancara untuk melihat secara langsung kondisi
internal dan eksternal SI/TI pada PT. XYZ, dan digunakan teknik analisis SWOT
(Strengths, Weakness, Opportunities, and Threats). Dan analisis SWOT ini
didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan
peluang (opportunity), namun secara bersamaan dapat meminimalkan
kelemahan (weakness) dan ancaman (threat) dalam perusahaan, sehingga
dengan digunakan analisis SWOT ini dapat mendukung proses formulasi
strategis bisnis. Dan digunakan matrik SWOT untuk menyusun faktor-faktor
strategis pada PT.XYZ dalam menggambarkan secara jelas bagaimana peluang
dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan. Yang disesuaikan dengan
kekuatan dan kelamahan yang dimilikinya demi menghasilkan strategis dalam
memajukan perusahaan[8]. Berikut adalah Matrik SWOT yang didapat dari
hasil analisis SI/TI pada PT. XYZ
16
Tabel 2. Analisis Internal dan eksternal SI/TI
1.6 Analisis lingkungan internal SI
Dari hasil wawancara didapatkan hasil analisis lingkungan SI, dimana
analisis SI internal bertujuan untuk mengetahui sistem informasi apa saja yang
telah diterapkan oleh perusahaan. Pada PT. XYZ telah menggunakan sistem
infromasi yang dapat membantu keberlangsungan proses bisnisnya, dimana
seperti aplikasi yang berguna dalam membantu pembelian barang, pengolahan
material, pengolahan produksi, pengontrolan kualitas, pengiriman, penjualan ,
layanan pelanggan serta pengolahan akunting. Adapun daftar Sistem Informasi
yang digunakan oleh PT. XYZ yang dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Internal
Eksternal
Kekuatan
STRENGTHS (S)
1. Tersedianya fasilitas Teknologi
Informasi yang memadai. 2. Adanya dukungan dari pihak
Manajemen untuk pengembangan
teknologi Informasi 3. Memiliki Sistem Informasi SAP
Kelemahan
WEAKNESSES (W)
1. Belum memiliki sistem informasi
manajemen aset
2. Belum adanya sistem yang
mengatur tentang peminjaman Inventaris perusahaan
3. Belum memiliki tenaga
programmer dalam internal
organisasi
Peluang
OPPORTUNITIES
(O)
1. Adanya pihak ketiga
yang professional terkait
SI
2. Adanya perkembangan teknologi baru yang
lebih mutakhir 3. Adanya lulusan fresh
graduate terkait SI setiap
tahunya yang
berkualitas.
STRATEGI SO
(STRENGTHS -
OPPORTUNITIES)
1. Meningkatkan kerjasama dengan
vendor yang professional terkait
pengembangan SI (S2, O1)
STRATEGI WO
(WEAKNESSES -
OPPORTUNITIES)
1. Merekrut SDM SI baru, terkait
dengan job desk SI yang
dibutuhkan (W4, O3) 2. Mengembangkan Sistem
Informasi peminjaman (W1, O1,
O2).
Ancaman
TREATHS (T)
1. Ancamanan pesaing
2. Keamanan sistem
informasi
STRATEGI ST
(STRENGTHS –
TREATHS)
1. Menambah aplikasi sistem
informasi (S1, T1) 2. Meningkatkan keamanan sistem
informasi (S1, T2)
3. Mengintegrasikan sistem informasi (S3, T2)
STRETGI WT
(WEAKNESSES -
TREATHS)
1. Menerapakan sistem informasi
manajemen inventory (W1-W2,
T1)
2. Memiliki programmer sistem
informasi (w3, T1, T2)
17
Tabel 3. Daftar Sistem Informasi di PT. XYZ
1.7 Portofolio Aplikasi dengan MCFarlan Strategic Grid
Berdasarkan dari hasil penyusunan kebutuhan aplikasi di PT. XYZ, pada
tahap ini penulis merumuskan kebutuhan portofolio aplikasi tersebut ke dalam
bentuk Mcfarlan strategic grid dan setiap aplikasi digolongkan kedalam empat
kategori kuadran yakni : kuadran srategic, kuadran key operational, kuadran
hight potential dan kuadran support. Maka hasil portofolio aplikasi pada PT.
XYZ dapat dilihat pada tabel dibawah ini
Tabel 4. MCFarlan Strategic Grid
Strategic High Potential
- Sistem Informasi EDI (Electronic
Data Interchange)
- Sistem Informasi Eksekutif
- Sistem Informasi Manajemen
Inventaris perusahaan
- Sistem Informasi peminjaman
Inventaris perusahaan
- Aplikasi Sunfish
- Sistem Informasi Purchase Request
- SAP
- Apilikasi Wonder ware
- Website perusahaan
Key Operational Support
18
Berikut adalah penjelasan dari portofolio aplikasi di atas :
1. Kuadran Strategic
Dalam kuadran strategic merupakan posisi aplikasi yang mendukung
strategi bisnis di masa datang dimana aplikasi tersebut menciptakan atau
mendukung perubahan-perubahan pada perusahan dalam menjalankan
bisnisnya. Berikut aplikasi yang digolongkan kedalam kuadran strategic:
a. Sistem Informasi EDI (Electronic Data Interchange)
Sistem Informasi ini digunakan untuk membantu perusahaan dalam
mengkomunikasikan dokumen tertentunya dengan pihak lain menjadi
lebih cepat, sehingga dapat menyederhanakan arus informasi. Seperti
melakukan pertukaran informasi terhadap pelanggan mengenai stok
produk yang siap dijual oleh perusahaan.
b. Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi ini digunakan untuk membantu para pemangku
tertinggi perusahaan yakni direktur, dalam mempermudah
memonitoring semua data dari aplikasi yang ada di PT. XYZ kedalam
suatu sistem informasi.
c. Sistem Informasi Manajement Inventaris Perusahaan
Sistem Informasi ini dibutuhkan untuk memudahkan pihak terkait pada
PT.XYZ dalam mendata inventaris perusahaan kedalam sistem,
sekaligus sistem tersebut dapat melihat data yang sebelumnya
diinputkan kedalam sistem tersebut, inventaris yang didata didalam
sistem seperti: komputer dan perlengkapanya, peralatan jaringan,
peralatan kantor.
d. Sistem Informasi Peminjaman Aset
Sistem Informasi ini dibutuhkan untuk mendata pegawai yang
melakukan peminjaman terhadap inventaris perusahaan. Data yang
dicatat seperti pegawai melakukan peminjaman: baju dan sepatu
sebagai syarat khusus untuk memasuki ruang tertentu di PT. XYZ,
kemudian sistem ini juga medata terkait peminjaman inventaris IT
seperti: laptop, mouse, speaker dll.
2. Kuadran Key Operational
Dalam kuadran Key operasional merupakan aplikasi yang digunakan saat
ini oleh perusahaan dalam mendukung proses bisnisnya dan menentukan
keberhasilan bisnisnya, untuk membantu menghindari adanya kerugian.
Berikut adalah aplikasi yang digolongkan kedalam Key Operational :
a. SAP berfungsi sebagai pengelolaan costomer order (proses
sales,shipping, dan billing), membantu dalam proses pembelian atau
procurement dan pelngelolaan inventory,membantu dalam proses
QC atau kontrol kualitas,membantu men-cek keseluruhan pada
rantai logistic, membantu dalam accounting pada perusahaan.
b. Aplikasi Wonder ware, aplikasi ini digunakan sebagai pengontrol
mesin produksi.
19
3. Kuadran High Potential
Dalam kuadran High Potential merupakan aplikasi- aplikasi inovatif
yang mungkin bisa menciptakan peluang bagi perusahan untuk meraih
keuntungan di masa yang akan datang, berikut adalah aplikasi yang
digolongkan kedalam High Potential :
a. Aplikasi Sunfish, aplikasi ini digunakan sebagai sarana dalam
absensi pegawai, promosi pegawai, Gaji atau tunjangan pegawai,
history training pegawai.
b. Sistem Informasi Purchase Request, sistem informasi ini digunakan
sebagai sarana pembelian barang untuk keperluan kantor.
4. Kuadran Support
Dalam kuadran Support memerupakan kategori aplikasi yang mendukung
proses bisnis pada PT. XYZ tetapi tidak memiliki pengaruh secara
langsung terhadap bisnis yang berlangsung pada PT. XYZ, berikut ini
ialah aplikasi yang digolongkan kedalam kuadaran Support :
a. Website perusahaan digunakan sebagai media promosi dan
membangun brand dan reputasi
4.8 Rencana Implementasi
Dalam melakukan penyusunan rencana implementasi pada PT. XYZ
dilakukan secara bertahap, dimana berdasarkan kurun waktu 5 tahun. Dari
penyusunan bertahap ini bertujuan dalam memperhitungkan pembiayan SI
pada perusahaan. Berikut adalah susunan tahapan rencana implementasi pada
PT. XYZ
Tabel 5. Rencana Implementasi
Nama Aplikasi Tahun Rencana Keterangan
2019 2020 2021 2022 2023
Sistem Informasi EDI
(Electronic Data
Interchange)
V Baru
Sistem Informasi
Manajemen Inventaris
perusahaan
V Baru
Sistem Informasi
Peminjaman Aset
V Baru
Sistem Informasi
Eksekutif
V Baru
Aplikasi Sunfish V Upgrade
Sistem Informasi
Purchase Request
V Upgrade
20
4.9 Kesimpulan dan saran
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan ditarik kesimpulan bahwa; PT XYZ
telah memanfaatkan dan menerapkan berbagai aplikasi untuk menunjang proses
bisnisnya. Namun, berdasarkan observasi masih dijumpai berbagai persoalan dalam
mengelolaan data dan juga dibutuhkan beberapa sistem informasi untuk menunjang
proses bisnisnya. Oleh karena itu telah dirumuskan beberapa strategi untuk
pengembangan SI/TI menggunakan analisis SWOT. Kemudian berdasarkan
pemetaan portofolio aplikasi saat ini dan masa mendatang menggunakan Mcfarlan
strategic grid direkomendasikan beberapa aplikasi, antara lain; Sistem Informasi
EDI (Electronic Data Interchange), Sistem Informasi Manajemen Inventaris,
Sistem Informasi Peminjaman Aset dan Sistem Informasi Eksekutif.
Saran pengembangan kedepan adalah; perlu dilakukan penelitian dan
penyusunan rencana strategis yang berfokus pada arsitektur teknologi, arsitektur
jaringan, rencana pengembangan SDM IT dan rencana integrasi sistem.
21
Daftar Pustaka
[1] Thomas, Krista, 2014, Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam Meningkatkan
Keunggulan Kompetitif Menggunakan Metode Ward & Peppard (Studi Kasus SMK
Diponegoro Salatiga, Program Studi Sistem Informasi FTI-UKSW.
[2] Yoki Firmansyah, 2015, Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi
Informasi Menggunakan metode Ward and Peppard pada PT Akcaya Utama Press
(PONTIANAK POST), VOL.3 NO.1, Jurnal Khatulistiwa Informatika.
[3] M.Qadafi Khairuzzaman, 2015, Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada
Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit Pengumpul Menengah di Kalimantan
Barat dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard, VOL.3 NO.1, Jurnal
Khatulistiwa Informatika.
[4] Dr. H.A. Rusdiana, M.M, Moch. Irfan, S.T., M.Kom, 2014, Sistem Informasi
Manajemen, Bandung: Pustaka Setia.
[5] J. Ward. and J. Peppard , 2002, Strategic Planning for Information Systems Third
Edition. England : John Wiley and Sons Ltd.
[6] Ari Wedhasmara, 2009, LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS, vol. I,
Jurnal Sistem Informasi(JSI).
[7] PROF. DR. LEXY J. MOLEONG, M.A, 2013, Metodologi Penelitian Kualitatif,
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
[8] Freddy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis Reorientasi
Konsep perencanaan Strategis untuk menghadapi Abad 21, Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
Top Related