PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN SURAT
MENYURAT PADA KANTOR DESA
TANJUNGSARI KUTOWINANGUN
KEBUMEN
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III
DIDIN AGUS PRIYADI
NIM : 12143330
Program Studi Manajemen Informatika
AMIK BSI Jakarta
Jakarta
2017
ii
iii
iv
v
vi
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,
yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan
dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil
sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat
Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat
kelulusan program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan
diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber
literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa
bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini
tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur AMIK BSI Jakarta.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta.
3. Bapak Suharyanto, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Ibu Endah Wiji Lestari, M.Kom selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.
viii
ix
ABSTRAK
Didin Agus Priyadi (12143330), Perancangan Sistem Informasi Pelayanan
Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen
Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya.
Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk
mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam
pembuatan hardware maupun software. Kantor Desa Tanjungsari membutukan
sekali adanya suatu sistem yang menunjang dan memberikan pelayanan yang
memuaskan bagi para warganya. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas
Akhir mengenai sistem pelayanan surat menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari
yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Pada saat ini Kantor Desa
Tanjungsari hanya berupa instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang
pelayanan masyarakat. Sistem yang ada pada Kantor Desa Tanjungsari ini masih
dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan data penduduk yang ada pada
Desa Tanjungsari, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan
dengan proses pelayanan surat menyurat hingga sampai pembuatan laporan,
sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam
pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam
pencarian data-data yang diperlukan. Perancangan sistem ini merupakan solusi
yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada
instansi pemerintah ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai
suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada instansi
pemerintah ini. Sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem surat menyurat
yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem yang sekarang lebih
kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Adapun metode penelitian
yang digunakan yaitu metode obeservasi dimana pada metode ini penulis
melakukan pengamatan langsung pada kantor Desa Tanjungsari, kedua metode
studi pustaka dimana pada metode ini penulis menggunakan buku atau berkas serta
laporan sebagai referensi, ketiga metode wawancara dimana pada metode
wawancara ini langsung mewawancarai sekretaris desa Tanjungsari. Dengan hasil
penelitian pelayanan kepada penduduk masih belum maksimal karena sistem yang
digunakan masih menggunakan sistem manual sehingga pelayanan kepada
penduduk menjadi kurang efektif dan efisien.
Kata Kunci : Perancangan Sistem Informasi, Sistem Pelayanan Surat
Menyurat
x
ABSTRACT
Didin Agus Priyadi (12143330), Information System Design of Mailing Service
Service at Tanjungsari Village Office Kutowinangun Kebumen
In today's era of globalization, information technology is speeding up. The
computer that is a device that was created to facilitate human work, while
achieving good progress in the manufacture of hardware and software.
Tanjungsari Village Office requires a system that supports and provides a
satisfactory service for its citizens. That's why the author tries to make the final
task about the system of correspondence services at the Village Office Tanjungsari
which until now has not been computerized. At this time Tanjungsari Village Office
is only a government agency engaged in the field of community services. The
existing system at Tanjungsari Village Office is still done manually, starting from
the recording of the existing population data in Tanjungsari Village, to the storage
of other data related to the process of correspondence service up to the making of
the report, making it possible at the time of the process of going wrong in the
recording, the inaccuracy of reports made and delays in searching the necessary
data. The design of this system is the best solution to solve the problems that exist
in this government agency, and with a computerized system can be achieved an
effective and efficient activities in supporting activities in this government agency.
The computerized system is better than the manual correspondence system to run
more effectively and efficiently and the system is now more conducive than the
previous system. The research method used is the method of obeservation where in
this method the authors make direct observations at the office of Tanjungsari
Village, the second study method where the author in this method the author uses
books or files and reports as a reference, the third method of interview where the
method of this interview directly interviewed secretary Tanjungsari village. With
the results of research services to the population is still not maximal because the
system used is still using the manual system so that service to the population
becomes less effective and efficient.
Keywords : Information System Design, Mailing Service System
xi
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ........................................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ............................................................................................ v
Kata Pengantar ......................................................................................................................... vii
Abstrak ............................................................................................................ ix
Daftar Isi ....................................................................................... xi
Daftar Gambar ................................................................................ xiv
Daftar Tabel .......................................................................................... xv
Daftar Lampiran .............................................................................................. xvi
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .......................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan .............................................................................................. 2
1.3. Metode Penelitian .................................................................. 3
1.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 5
1.5. Sistematika Penulisan ............................................................ 6
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... 8
2.1. Konsep Dasar Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2. Teori Pendukung .................................................................... 16
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN .................................................. 35
3.1. Tinjauan Perusahaan .......................................................................... 36
3.1.1. Sejarah Intitusi/Perusahaan ......................................... 36
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................... 38
3.2. Prosedur Sistem Berjalan .............................................................. 42
3.3. Diagram Alir Data (DAD ) Sistem Berjalan ................................ 44
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ....................................... 46
3.5. Permasalahan Pokok ...................................................................... 50 3.6. Pemecahan Masalah . ...................................................................... 51
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN .................................... 53
4.1. Umum ................................................................................... 53
4.2. Prosedur Sistem Usulan ....................................................... 54
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ........................... 56
4.4. Kamus Data Sistem Usulan ................................................... 58
xii
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 66
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................................ 66
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................................ 68
4.5.3. Entity Relationship Diagram ...................................... 71
4.5.4. Spesifikasi File ............................................................ 73
4.5.5. Struktur Kode .............................................................. 77
4.5.6. Spesifikasi Program .................................................... 81
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 87
4.6.1. Umum ......................................................................... 87
4.6.2. Perangkat Keras .......................................................... 87
4.6.3. Perangkat Lunak ......................................................... 88
4.7. Jadwal Implementasi ............................................................. 88
BAB V PENUTUP .................................................................................. 93
5.1. Kes impulan ........................................................................ 93
5.2. Saran ..................................................................................... 93
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................................... 95
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .................................................................... 96
SURAT KETERANGAN RISET/PKL ........................................................ 97
LAMPIRAN-LAMPIRAN ....................................................................... 99
xiii
DAFTAR SIMBOL
Simbol Data Flow Diagram (DFD)
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
xiv
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi ..................................................................... 38
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................. 44
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ..................................................... 45
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan ............................................... 56
Gambar IV.2 Diagram Nol Sitem Usulan ........................................................ 57
Gambar IV.3 Entity Relationship Diagram ...................................................... 71
Gambar IV.4 Logical Record Structure ............................................................ 72
Gambar IV.5 HIPO ........................................................................................... 81
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.1 Notasi Tipe Data............................................................................. 23
Tabel II.2 Notasi Struktur Data ....................................................................... 24
Tabel IV.1 Spesifikasi File Penduduk ...............................................................73
Tabel IV.2 Spesifikasi File Pembuatan Surat Menyurat (PSM) ........................75
Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Surat ....................................................................76
Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Report .................................................................77
Tabel IV.5 Jadwal Implementasi .......................................................................92
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1 Copy KTP ....................................................................................... 99
A.2 Surat Pengantar RT/RW ................................................................. 100
A.3 Buku Jurnal Desa ........................................................................... 101
B.1 Surat Kematian ............................................................................... 102
B.2 Surat Pindah Domisili .................................................................... 103
B.3 Surat Kelahiran ............................................................................... 104
B.4 Surat Keterangan Usaha ................................................................. 105
D.1 Laporan Pembuatan Surat Menyurat .............................................. 106
E.1 Tampilan Form Menu Utama ......................................................... 107
E.2 Tampilan Form File Penduduk ....................................................... 108
E.3 Tampilan Form File Surat .............................................................. 109
E.4 Tampilan Form File PSM ............................................................... 110
E.5 Tampilan Form Surat Keterangan Kematian ................................. 111
E.6 Tampilan Form Surat Keterangan Pindah ...................................... 112
E.7 Tampilan Form Surat Keterangan Kelahiran ................................. 113
E.8 Tampilan Form Surat Keterangan Usaha ....................................... 114
E.9 Tampilan Form Report ................................................................... 115
E.10 Tampilan Form Exit ....................................................................... 116
1
BAB I
PEDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masa ini sudah
sangatlah pesat, penggunaan komputer dan sistemnya sudah menjadi kebutuhan
yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu pekerjaan.
Dengan perkembangan teknologi informasi yang sudah semakin maju
diharapkan semua proses yang berkaitan dengan penyebaran informasi menjadi
lebih modern. Contohnya seperti pengolahan data penduduk yang masih manual
dapat diubah menjadi sebuah sistem pengolahan yang lebih modern, contohnya
seperti rekap data penduduk, proses pembuatan surat-surat seperti surat
kematian, surat pindah domisili, surat kelahiran, surat keterangan dapat menjadi
lebih efisien, serta dapat diback up bila sewaktu-waktu diperlukan untuk
membuat laporan bulanan ataupun tahunan yang diperlukan Kepala Desa untuk
membuat laporan yang akan diserahkan untuk Kecamatan.
Permasalahan yang sering terjadi pada proses perekapan data yang bersifat
manual adalah ketika terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan seperti bencana
alam, maka data yang direkap didalam buku bisa hilang ataupun rusak. Selain itu
adanya masalah lain yang muncul yaitu ketika petugas ingin mencari data
penduduk yang diinginkan maka harus mengecek rekap data yang ada didalam
buku dan itu sangatlah tidak efektif, karena harus mengecek satu-persatu buku
tempat penyimpanan data penduduk satu desa. Jika menggunakan media
komputerisasi yang lebih modern masalah-masalah tersebut bisa dihindari
2
misalkan jika menggunakan tempat penyimpanan bukan buku melainkan
menggunakan database, selain itu proses pencarian data yang sewaktu-waktu
diinginkan oleh petugas menjadi lebih mudah dan lebih cepat dengan
menggunakan fitur search engine dimana data penduduk yang telah disimpan
didatabase bisa diakses dengan lebih cepat sehingga lebih efektif dari pada
mencarinya satu persatu.
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan diatas, maka
rumusan masalah pada tugas akhir ini adalah bagaimana membangun aplikasi
desktop pada Kantor Desa Tanjungsari untuk meningkatkan kinerja kerja
pegawainya, maka penulis mengambil judul : “Perancangan Sistem Informasi
Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun
Kebumen”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Terbentuknya perancangan sistem pelayanan surat menyurat sebagai solusi
dari permasalahan yang ada pada sistem yang masih manual pada Kantor
Desa Tanjungsari.
2. Memberikan suatu pemikiran mengenai proses pengolahan data dengan
cepat dan akurat.
3. Diharapkan dengan aplikasi desktop ini dapat membuat pekerjaan menjadi
lebih mudah dan mencegah terjadinya manipulasi data.
3
Sedangkan tujuan dari tugas akhir ini sebagai salah satu syarat
kelulusan pada program studi Diploma Tiga (D III) Jurusan Manajemen
Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3. Metode Penelitian
A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini
menggunakan model waterfall (Rosa A. S. dan M. Shalahuddin, 2013:28) yang
terbagi menjadi tiga tahapan yaitu :
1. Analisa kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi
kebutuhan perangkat lunak pada tahan ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain
pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur
perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengkodean. Tahap
ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke
representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program dari
tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini
juga perlu didokumentasikan.
4
3. Pembuatan kode program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari
tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat
pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara lojik dan fungsional dan
memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk
meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan
sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan
ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya
kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat
lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau
pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari tahap
analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru.
B. Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam melakukan
pengumpulan data yang diperlukan untuk penyusunan Tugas Akhir, yaitu :
5
1. Metode Observasi (Observation Method)
Pada metode ini penulis mengumpulkan data dan informasi dengan
melakukan pengamatan secara langsung proses pelayanan yang ada pada
Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen.
2. Metode Studi Pustaka (Library Method)
Pada metode ini pengumpulan data oleh penulis dengan menggunakan buku
ataupun berkas serta laporan yang diangkat sebagai referensi, yang diambil
dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam Kantor Desa
Tanjungsari Kutowinangun Kebumen sebagai penulisan Tugas Akhir ini.
3. Wawancara (Interview)
Selain menggunakan metode observasi dan studi pustaka, penulis
menggunakan metode wawancara langsung kepada (Bapak Teguh Prayitno
sebagai Sekretaris Desa/SEKDA Tanjungsari).
1.4. Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dari Penulisan Tugas Akhir ini, penulis
memberikan batasan pembahasan yaitu membahas sistem pelayanan surat
menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari sesuai dengan judul Tugas Akhir yang
penulis buat, yaitu mulai dari prosedur pengajuan berkas persyaratan oleh
pemohon, proses persetujuan dan pembuatan surat menyurat (Surat Kematian,
Surat Pindah, Surat Kelahiran dan Surat Usaha) oleh bagian Kepala Urusan
(KAUR) Umum Desa, proses pemeriksaan dan tanda tangan oleh Sekretaris
Desa (SEKDES), proses pengesahan surat Kepala Desa (KADES).
6
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembaca mengetahui secara ringkas tentang
permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini penulis akan membagi sistematika
penulisan dalam lima bab, dimana satu dengan yang lain saling berhubungan.
Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, maksud dan tujuan,
menjelaskan metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup dan
sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan mengenai teori-teori dasar yang
digunakan sebagai acuan dalam pembuatan system pelayanan surat
menyurat berbasis desktop. Sumber ini berasal dari buku atau
sumber-sumber lain yang dapat dipertanggung jawabkan secara
ilmiah.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisi tentang tinjauan kantor Desa Tanjungsari yang terdiri
atas sejarah serta struktur organisasi dan fungsinya, prosedur
sistem berjalan, Diagram Alir Data sistem berjalan, spesifikasi
sistem berjalan, permasalahan pokok dan pemecahan masalah.
7
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Bab ini berisi tentang bahasan secara umun, prosedur usulan sistem
berjalan, Diagram Alir Data sistem usulan, kamus data sistem
usulan, spesifikasi system usulan, spesifikasi sistem komputer.
BAB V PENUTUP
Bab terakhir dari skripsi ini adalah berisi tentang kesimpulan dan
saran sesuai dengan hasil penelitian.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
A. Sistem
Pada dasarnya sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan atau instansi yang
dihasilkan oleh suatu proses tertentu yang bertujuan untuk menyediakan informasi
untuk membantu mengambil keputusan manajemen operasi perusahaan atau
instasi dari hari ke hari serta menyediakan informasi yang layak untuk pihak luar
perusahaan atau instasi.
Menurut Susanto (2013:22) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi: “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen
apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain
dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu“.
Menurut Subhan (2012:8) dalam buku yang berjudul Analisa Perancangan
Sistem: “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen, atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga merupakan kumpulan
elemen-elemen saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input)
yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai
menghasilkan keluaran (output) yang didinginkan”.
9
1. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) “Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai
suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-
komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem (Boundary System)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai salah satu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar
sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan
dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian,
lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar
10
yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface System)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut
penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui
penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi
sistem yang membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input System)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang
dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
Maintenace input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Contoh, didalam suatu unit sistem komputer,
program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem (Output System)
Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem
informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat
11
digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal – hal
lain yang menjadi input bagi subsistem lainnya.
g. Pengolahan Sistem (Processsing System)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah
masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini
akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan
oleh pihak manajemen.
h. Sasaran Sistem (Objective) dan Tujuan (Goals)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi
sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan yang telah direncakan.
2. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:22) “Sistem merupakan bentuk integrasi antara satu
komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda
untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut”. Oleh karena itu, sistem
dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak mmerupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik. Misalkan sistem teologi, yaitu sistem yang
12
berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi, dan sistem persediaan barang.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human
Made System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang
disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis
komputer.
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian
seseorang.
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem
tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-
13
benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy.
Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan
dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang
lainnya. Misalnya sistem musyawarah.
B. Basis Data
Menurut Winarno (2013:117) mendefinisikan bahwa basis data (database)
secara bahasa memiliki arti tempat atau wadah sebuah data. Secara istilah
database yaitu kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara
sistematik sehingga dapat diambil datanya atau diolah menggunakan suatu
program. Berikut ini merupakan beberapa pengertian database :
1. Database merupakan kumpulan informasi yang disimpan didalam
komputer secara sistematik untuk memperoleh informasi dari basis data
tersebut.
2. Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan
disimpan secara bersama, untuk berbagai kebutuhan.
3. Database adalah sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu
subjek untuk tujuan tertentu.
4. Database adalah susunan record data dari suatu organisasi atau perusahaan,
yang diatur dan disimpan secara terintegrasi menggunakan metode tertentu
sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh
para pengguna.
14
Dengan memahami definisi diatas maka istilah basis data atau database
adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling
berhubungan (relation) dengan tatacara yang tertentu untuk membentuk data baru
atau informasi, atau basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang
saling berhubungan (relation) antara satu dengan yang lainnya yang
diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Pada komputer, basis
data disimpan dalam perangkat hardware penyimpan dan dengan software tertentu
dimanipulasi untuk kepentingan atau kegunaan tertentu. Hubungan atau relasi data
biasanya ditunjukan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada, sehingga proses
penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah
dan terkontrol.
C. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pada pengembangan perangkat lunak ini
menggunakan model Waterfall (Shalahuddin dan Rosa, 2013 : 19) yang terbagi
menjadi lima tahapan, yaitu:
1. Analisa kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi
kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
15
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus
pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur
pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap
analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan
menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang
dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak.
Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang
telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi logika dan
fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini
dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan
keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami
perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena
adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau
perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap
16
pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan
mulai dari tahap analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru
2.2.Teori Pendukung
A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
1. Konsep Dasar
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:69), “Data Flow Diagram (DFD) atau
dalam bahasa Indonesia menjadi Diagram Alir Data (DAD) adalah representasi
grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang
diaplikasikan sebagai data yang mengalur dari masukan (input) dan keluaran
(output)”.
DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem atau perangkat
lunak pada beberapa level abstraksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level
yang lebih detail untuk merepresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih
detail. DFD menyediakan mekanisme untuk permodelan fungsional ataupun
permodelan aliran informasi. Oleh karena itu, DFD lebih sesuai digunakan untuk
memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan
menggunakan pemrograman terstruktur karena pemrograman terstruktur
membagi-bagi bagiannya dengan fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur.
17
2. Simbol-simbol yang digunakan
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :
a. Lingkungan Luar (External Entity)
Digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain,
sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim
data atau menerima data dari system.
b. Alir Data (Data Flow)
Perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda
panah mengarah ke tujuan data.
c. Proses (Process)
Digunakan untuk melanjutkan adanya proses transformasi. Proses – proses
tersebutselalu menunjukan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan
data, jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label
yang berbeda dari aliran data yang masuk.
d. Simpanan Data (Data Store)
Menunjukan penyimpanan data. Simbol penyimpanan data menunjukan
tempat penyimpanan untuk data-data yang memungkinkan penambahan
dan perolehan data.
18
3. Aturan Main
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai
berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara satu
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang
satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store
dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada memiliki data flow yang masuk dan keluar.
4. Langkah-langkah mengembangkan DAD
Diagram alir data dapat digambarkan secara sistematis. Langkah-langkah
yang dilakukan untuk melengkapi diagram alir data supaya berhasil yaitu sebagai
berikut :
a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan
untuk menentukan berbagai macam :
1) Entitas eksternal
2) Aliran data
3) Proses-proses
19
4) Penyimpanan data
b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukan entitas-entitas eksternal
dan aliran data menuju dan dari system. Tidak menunjukan setiap proses
atau penyimpanan data yang mendetail.
c. Menggambar diagram nol, level berikutnya. Menunjukan proses-proses,
namun menjaganya tetap umum. Menunjukan penyimpanan data-
penyimpanan data pada level ini.
d. Menciptakan sebuah diagram anak untuk setiap proses dalam diagram nol.
e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang anda tetapkan untuk
setiap proses dan aliran data yang mengandung arti.
f. Mengembangkan suatu diagram aliran data fisik dari diagram alir data
logika. Membedakan antara proses manual dengan proses otomatis,
menggambarkan file-file aktual dan dilaporkan menurut nama, dan
menambahkan kontrol-kontrol untuk menunjukan kapan proses-proses
tersebut selesai atau kapan muncul kesalahan.
g. Membagi diagram alir data fisik dengan memisahkan atau
mengelompokan bagian-bagian dari diagram agar bisa menfasilitasi
pemrograman dan implementasi.
5. Tahapan Proses Pembuatan
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi 3
(tiga) tahap atau tingkat kontruksi DFD, yaitu sebagai berikut :
20
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem
yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada
didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
6. Kamus Data (Data Dictionary)
a. Konsep Dasar
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:73), “Kamus Data adalah kumpulan
daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga
masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum
(memiliki standar cara penulisan)”. Kamus data dalam implementasi
program dapat menjadi parameter masukan atau keluaran dari sebuah
fungsi atau prosedur.
21
b. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang dicatat, maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1) Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di
data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus
data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di
data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.
2) Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang
satu dengan yang lainnya.
3) Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam
bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan
komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel,
parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang
mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
22
4) Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.
5) Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan
keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6) Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini
perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk
mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem,
kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.
7) Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume
rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata
menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode
tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan yang terbanyak.
23
8) Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data
yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
7. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna
dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut :
Tabel II.1
Notasi tipe data
Simbol Arti
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
sumber : kendall & kendall (2010:344)
8. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebut nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi
lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau
24
hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Maka digunakan notasi-notasi
sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi Struktur data
Simbol Arti
= Terdiri dari
+ And (dan)
() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{} Iterasi (pengulangan proses)
[] Pilih salah satu pilihan
| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
sumber : kendall & kendall (2010:338)
9. Kunci Elemen Data (KEY)
Menurut Ladjamudin (2013:138) “Key adalah elemen record yang dipakai
untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan
untuk mengidentifikasi setiap entity atau record atau baris”.
Adapun jenis-jenis key yang digunakan :
a. Candidate key
Satu atribut atau dengan jumlah atribut minimal, disebut dengan candidate
key. Candidate key tidak boleh berisi atribut dari table yang lain.
25
b. Primary key
Salah satu atribut dari candidate key dapat dipilih atau ditentukan menjadi
primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut :
1) Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.
2) Key tersebut lebih sederhana.
3) Key tersebut terjamin keunikannya.
c. Alternate key
Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key,
maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.
d. Foreign key
Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjukan kepada
primary key pada table lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi
yang memiliki kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to
many (banyak ke banyak). Foreign key biasanya diletakan pada tabel atau
relasi yang mengarah ke banyak.
B. Entity Relationship Diagram
Menurut Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak”.
Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan E-R Diagram,
adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang
menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara
26
abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana manfaat data,
membuat data, mengubah data dan menghapus data.
1. Komponen-komponen ERD
a. Entity
Pada E-R Diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk
persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam
sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana
terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat
dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi,
kejadian (terdapat unsure waktu di dalamnya).
b. Relationship
Pada E-R Diagram Relationship dapat digambarkan dengan sebuah
bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang
terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (Relationship) diberi
nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan
pembacaan relasinya (bias dengan kalimat aktif atau kalimat pasif).
c. Relationship Degree
Relationship Degree atau Derajat Relationship adalah jumlah
entitas yang berpartisipasi dalam satu relasi. Derajat relationship yang
sering dipakai didalam ERD.
1) Unary Relatinship
Unary Relatinship adalah model relationship yang terjadi diantara
entitas yang berasal dari entitas set yang sama. Sering juga disebut
sebagai Recursive Relationship atau Reflective Relationship.
27
2) Binary Relationship
Binary Relationship adalah model relationship antara instance -
instance dari suatu tipe entitas (dua entitas yang berasal dari entitas
yang sama). Relationship ini paling umum digunakan dalam
pembuatan model data.
3) Ternary Relationship
Temary Relationship merupakan relationship antara instance –
instance dari tigas tipe entitas secara sepihak.
d. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas
maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang
menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun
relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari
setiap entitas dan relationship.
e. Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang
dapat berelasi dengan entitas yang lain. Terdapat tiga macam
kardinalitas relasi, yaitu :
1) One to One
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian
pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu
kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
28
2) One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke
satu tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk
satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak
hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya
satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu
hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
a) One to Many (satu ke banyak)
Yang berarti satu tupel pada entitas A dapat berhubungan
dengan banyak tupelo pada entitas B tetapi tidak sebaliknya,
dimana setiap tupelo pada entitas B berhubungan dengan
paling banyak satu tupel pada entitas A.
b) Many to One (banyak ke satu)
Yang berarti setiap tupel pada entitas A dapat berhubungan
dengan paling banyak satu tupel pada entitas B tetapi tidak
sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas A berhubungan
dengan paling banyak satu tupel pada entitas B.
3) Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada
sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada
entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas pertama, maupun dilihat dari
sisi yang ke dua.
29
2. Notasi (Diagram E-R)
Notasi-notasi simbolik didalam Diagram E-R yang dapat digunakan adalah
sebagai berikut :
a. Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas-entitas.
b. Lingkaran/elip, menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai
key digaris bawahi).
c. Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi atau relasi.
d. Garis, sebagai penghubung antara himpunan rekasi dengan
himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.
e. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyak garis cabang
atau dengan pemakaian angak (1 dan 1 untuk relasi satu-ke-satu, 1
dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-
ke-banyak).
3. Transformasi Diagram E-R ke LRS (Logical Record Structure)
Aturan-aturan dalam melakukan transformasi E-R Diagram ke LRS adalah
sebagai berikut :
a. Setiap entitas akan diubah kebentuk sebuah kotak dengan nama entitas
berada diluar kotak dan atribut berada didalam kota.
b. Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas,
kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri
30
C. Pengkodean
Menurut kendall (2008a:267) menyimpulkan bahwa “Pengkodean adalah
proses dari meletakkan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai
dengan segera, lebih mudah dimasukan digital atau huruf”.
1. Tipe Kode
Menurut Kendall (2008b:273) Menurut jenisnya struktur kode diantaranya
yaitu:
a. Kode Mnemonik (mnemonic code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode
mnemonik dibuat dengan dasar singkatan sebagian karakter dari item yang
mewakili kode ini.
b. Kode Urut (sequential code)
Kode urut disebut juga kode seri merupakan kode yang nilai urut
antara suatu kode dengan kode berikutnya.
c. Kode Blok (blok code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu
yang mencerminkan suatu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan.
d. Kode Grup (group code)
Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap
field mempunyai arti.
31
e. Kode Desimal (decimal code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka
desimal dimulai dari angka 0 sampai 9 atau dari 00 sampai 99 tergantung
banyaknya kelompok.
2. Pedoman Umum Pengkodean
Menurut Kendall (2008c:275) Pedoman umum pengkodean diantaranya
yaitu:
a. Meringkas
Kode seharusnya diringkas. Kode yang terlalu panjang berarti banyak
tombol dan akibatnya banyak kesalahan. Kode panjang juga berarti
bahwa penyimpanan informasi dalam basisdata akan memerlukan
banyak memori.
b. Menjaga Kode tidak Berubah
Kestabilan berarti bahwa identifikasi kode untuk pelanggan
seharusnya tidak berubah setiap kali data diterima.
c. Memastikan Bahwa Kode adalah Unik
Bagi kode supaya bekerja, harus unik perhatikan bahwa semua kode
yang digunkan dalam sistem dan memastikan bahwa tidak
menggunakan nomor atau nama kode sama untuk item-item yang
sama. Nomor dan nama kode merupakan bagian yang sangat penting
dari masukan dalam kamus data.
d. Membiarkan Kode dapt Diurut
Memanipulasi data dengan bermanfaat, kode harus dapat diurut.
32
e. Menghindari Kode yang Buat Kekacauan
Menghindari penggunaan karakteristik kode yang terlihat atau
terdengar serupa.
f. Menjaga Kode yang Seragam
Kode perlu untuk mengikuti bentuk banyak format sepanjang waktu.
g. Memperbolehkan Modifikasi Kode
Sistem pengkodean seharusnya mampu mencakup perubahan.
h. Membuat Kode Berarti
Kode yang berarti lebih mudah dimengerti, bekerja dengannya dan
dipanggil.
i. Menggunakan Kode-kode bisa digunakan.
D. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
Menurut Ladjamudin (2013:211) HIPO merupakan teknik untuk
mendokumentasikan sistem pemrograman. HIPO dikembangkan oleh personel
IBM yang percaya bahwa dokumentasi sistem pemrograman yang dibentuk
dengan menekankan pada fungsi-fungsi sistem akan mempercepat pencarian
prosedur yang akan dimodifikasi, karena HIPO menyediakan fasilitas lokal dalam
bentuk kode dari tiap prosedur dalam suatu sistem.
HIPO dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dari macam-macam
pemakai yang menggunakan dokumentasi untuk tujuan-tujuan yang berbeda,
antara lain sebagai berikut :
33
1. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk
memperoleh gambaran umum sistem.
2. Seorang Programmer aplikasi dapat menggunakan dokumentasi HIPO
untuk menentukan fungsi-fungsi program.
3. Seorang programmer pemeliharaan dapat menggunakan dokumentasi
HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang akan dimodifikasi dengan
cepat.
1. Jenis-jenis Diagram HIPO
Paket HIPO terdiri dari tigas jenis diagram, yaitu diagram daftar isi visual
(Visual Table Of Content – VTOC), diagram ringkas (overview diagram), dan
diagram rinci (detail diagram).
a. Diagram Isi Visual (DIV)
DIV merupakan diagram pertama dari HIPO yang terdiri dari satu atau
lebih diagram hierarki. Diagram ini berisikan nama dan nomor identifikasi
dari semua program HIPO untuk diagram ringkas dan rinci secara terstruktur.
b. Diagram Ringkas
Diagram ringkas ini merupakan diagram kedua dari paket HIPO yang
menjelaskan fungsi dan referensi utama yang diperlukan dalam program detail
untuk memperluas fungsi sehingga cukup rinci.
34
c. Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO berisikan elemen-elemen dasar sistem, menerangkan
fungsi-fungsi khusus, menampilkan item-item input dan output secara rinci,
dan memberikan referensi terhadap diagram HIPO yang lain seperti flow chart
dan tabel keputusan dari logika yang rumit.
35
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Kantor desa adalah instansi pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan
umum kemasyarakatan, dengan perkembangan teknologi dan kemajuan zaman
menuntut instansi kantor desa untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam
meningkatkan mutu dan pelayanan serta manajemen. Setiap kantor desa didukung
oleh karyawan yang masih standar khususnya untuk pelayanan umum. Seluruh
kegiatan dikerjakan masih secara manual sehingga membutuhkan waktu dan
cenderung banyak terjadi kesalahan dalam proses pelayanan masyarakat pada
umumnya serta tidak terorganisirnya data-data masyarakat yang ditangani secara
optimal.
Kantor desa adalah pusat pelayanan umum kemasyarakatan peduli terhadap
kepuasan masyarakat adalah sikap mental yang dituntut kepada setiap karyawan
kantor desa. Sikap mental seperti ini bukanlah bawaan sejak lahir, tetapi harus
dbentuk melalui program pendidikan, latihan dan bimbingan karyawannya secara
optimal agar memiliki sikap mental senang melayani masyarakat pada umumnya.
Apabila kita renungkan dalam-dalam, kantor desa tidak ada artinya tanpa masyarakat.
Masyarakat mempunyai banyak pilihan, hasil penelitian di luar negeri menunjukan
bahwa masyarakat yang tidak terlalu puas akan menceritakan ketidakpuasannya
kepada lebih kurang sepuluh temannya.
36
Masyarakat yang hanya puas biasanya bungkam, kecuali kalau ditanya oleh
seseorang, sedangkan kalau masyarakat yang sangat terpuaskan (“Delighted
customer”) akan menceritakan kepuasannya lebih kurang kepada seluruh orang
teman-temannya. Jelas kiranya ini merupakan tujuan dari kantor desa yang ada di
Indonesia yang belum terealisasi sampai saaat ini.
3.1.1. Sejarah Intitusi/Perusahaan
Kantor Desa Tanjungsari merupakan salah satu kantor desa yang berada pada
wilayah Kecamatan Kutowinangun Kabupaten Kebumen dengan luas wilayah ±
207,44 Ha, dengan batas wilayah:
1. Sebelah Utara : Desa Karangsari
2. Sebelah Timur : Desa Babadsari
3. Sebelah Selatan : Desa Lundong
4. Sebelah Barat : Desa Kaliputih
Kantor Desa Tanjungsari terbagi menjadi 4 Rukun Warga (RW) dan 20 Rukun
Tetangga (RT) dengan 5 Dusun (Karang Sambung, Karang Cingkrang, Kragilan,
Sabrang Balong, dan Watu Tumpang) penduduk sampai akhir bulan Desember 2015
tercatat 2.962 jiwa dari 880 kepala keluarga.
Berikut adalah Visi dan Misi Kantor Desa Tanjungsari :
37
a. Visi
Terwujudnya masyarakat yang mandiri, maju, mapan, dan bermatabat
berdasarkan Pancasila dan Undang-undang dasar tahun 1945.
b. Misi
Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari pernyatan visi oraganisasi dalam
kaitannya dengan pencapaian visi itu sendiri. Adapun yang menjadi misi
Kantor Desa Tanjungsari adalah :
1. Meningkatkan sumber daya manusia bagi aparatur pemerintah desa dalam
rangka menjalankan pemerintahan sesuai dengan undang-undang dan
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.
2. Meningkatkan kwalitas pelayanan publik dibidang eksosbud, kesehatan,
pendidikan dan kepemudaan.
3. Meningkatkan dan menjaga harmonisasi antar pemerintahan dengan
masyarakat sehingga tercipta sebuah komunikasi yang aktif dalam rangka
menentukan segala kebijakan maupun keputusan serta menumbuh
kembangkan rasa saling asah, asih, dan asuh dalam rangka terwujudnya
stabilitas pemerintahan desa.
38
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan syarat mutlak yang harus ada untuk
menjalankan suatu badan usaha, juga untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab
masing-masing anggota supaya tidak ada tugas berganda. Adapun uraian tugas dan
fungsi masing-masing dalam struktur organisasi dari Kantor Desa Tanjungsari adalah
sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI PEMERINTAH KANTOR DESA
TANJUNGSARI
Sumber : Kantor Desa Tanjungsari
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Kantor Desa Tanjungsari
39
FUNGSI :
1. BPD
a. Menetapkan peraturan desa bersama dengan kepala desa.
b. Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat.
2. Kepala Desa
a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa berdasarkan kebijakan
yang ditetapkan bersama BPD.
b. Mengajukan rancangan peraturan desa.
c. Menetapkan peraturan desa yang telah mendapatkan persetujuan bersama
BPD.
d. Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai APB desa
untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD.
e. Membina kehidupan masyarakat desa.
f. Membina perekonomian desa.
g. Mengkoordinasikan pembangunan desa secara partisipatif.
h. Mewakili desa di dalam dan di luar pengadilan serta dapat menunjuk
kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
i. Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
40
3. Sekretaris Desa
a. Sebagai pelaksana bagian surat menyurat, arsip, serta laporan.
b. Melaksanakan urusan administrasi keuangan.
c. Melaksanakan administrasi pemerintahan desa, pembangunan, dan
kemasyarakatan.
d. Melaksanakan fungsi serta tugas kepala desa apabila kepala desa sedang
berhalangan.
e. Melaksanakan urusan perlengkapan serta kerumahtanggana desa.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa.
4. Kepala Urusan Pemerintahan
a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan desa.
b. Sebagai pelaksana kegiatan dalam bidang ketentraman serta ketertiban
masyarakat.
c. Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang dilimpahkan oleh
kepala desa.
d. Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pemerintahan desa.
5. Kepala Urusan Pembangunan
a. Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pembangunan di desa.
b. Sebagai pelaksana kegiatan dalam upaya pembinaan perekonomian desa
serta melakukan inventarisasi potensi-potensi yang ada di desa.
41
6. Kepala Urusan Keuangan
a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan Desa.
b. Persiapan bahan penyusunan APB Desa.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.
7. Kepala Urusan Umun
a. Pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar
serta pengendalian tata kearsipan.
b. Pelaksanaan pendataan inventarisasi kekayaan Desa.
c. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum.
d. Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat tulis
kantor serta pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.
e. Mengelola administrasi data perangkat Desa.
f. Membuat persiapan bahan-bahan laporan.
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.
8. Kepala Urusan Kemasyarakatan
a. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan program kegiatan keagamaan.
42
b. Penyiapan dan pelaksanaan program perkembangan kehidupan beragama.
c. Penyiapan bahan dan pelaksanaan program, pemberdayaan masyarakat
dan sosial kemasyarakatan.
d. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Desa.
9. Kepala Dusun
a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban,
pembangunan, serta kemasyarakatan di wilayah kerjanya
b. Sebagai pelaksana peraturan desa di wilayah kerjanya
c. Sebagai pelaksana kebijakan desa
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berikut ini akan dijelaskan prosedur pelayanan surat menyuratnya pada Kantor
Desa Tanjungsari mulai dari proses awal hingga proses akhir pembuatan laporan.
1. Proses penerimaan berkas pemohon
Pemohon mendatangi kantor desa untuk menemui bagian pelayanan
(perangkat jaga) dengan membawa berkas-berkas bila diperlukan seperti surat
pengantar RT/RW, copy KTP yang bersangkutan untuk pembuatan surat yang
dibutuhkan oleh pemohon, apabila telah lengkap pemohon harus mengisi
43
buku jurnal yang telah disediakan oleh bagian pelayanan (perangkat jaga)
untuk arsip pada kantor desa.
2. Proses pembuatan surat untuk pemohon
Setelah melakukan pengisian buku jurnal, bagian pelayanan pendaftaran
(perangkat jaga) menyerahkan berkas pada KAUR UMUM untuk melakukan
proses selanjutnya yaitu pembuatan surat untuk pemohon yang dibutuhkan.
Setelah pembuatan surat selesai lalu diserahkan kembali kepada pemohon
untuk melanjutkan proses pemeriksaan.
3. Proses pemeriksaan surat oleh sekretaris desa (SEKDES)
Pada proses ini dilakukan pemeriksaan surat yang telah dibuat untuk
pemohon. Dengan memeriksa apakah data pemohon didalam surat itu telah
benar dengan berkas data-data pemohon yang telah dibawa dan memeriksa
apakah pembuatan surat telah benar dengan ketentuan yang ada dan ditanda
tangani oleh SEKDES, selanjutkan SEKDES akan menyerahkannya kepada
Kepala Desa untuk proses pengesahan, selain itu SEKDES juga membuat
laporan bulanan atau tahunan untuk diserahkan kepada Kepala Desa.
4. Proses pengesahan oleh Kepala Desa
Pada proses ini Kepala Desa mengesahkan surat yang telah dibuat oleh
KAUR UMUM yang telah diperiksa dan ditanda tangani oleh SEKDES untuk
selanjutnya diserahkan kembali kepada pemohon.
44
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
a. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
Surat pengantar : Surat pengantar RT/RW
Copy KTP : Copy Kartu Tanda Penduduk
Isi jurnal : Buku jurnal Kantor Desa
45
b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
Surat pengantar : Surat pengantar RT/RW
Copy KTP : Copy Kartu Tanda Penduduk
Isi jurnal : Buku jurnal Kantor Desa
Arsip KD : Arsip Kantor Desa
46
Surat Acc : surat yang telah disetujui.
Acc Surat : surat yang harus disetujui.
Surat keterangan : 1.Surat kematian
2. Surat pindah
3. Surat kelahiran
4. Surat usaha
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pelayanan surat
menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Copy Kartu Tanda Penduduk
Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Fungsi : Untuk mencatat data penduduk
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kantor Desa
Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan
Media : Kerta cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
47
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Surat Pengantar RT/RW
Nama Dokumen : Surat Pengantar RT/RW
Fungsi : Sebagai pengantar dan bukti adanya
permohonan pembuatan surat
Sumber : Pemohon
Tujuan : Kantor Desa
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan surat
(bila diperlukan)
Media : Kertas
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Buku Jurnal
Nama Dokumen : Arsip KD
Fungsi : Sebagai bukti adanya pemohon pembuatan
surat
Sumber : Kantor Desa
48
Tujuan : Kantor Desa
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan surat
Media : Buku jurnal
Jumlah rangkap : -
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Adapun bentuk dokumen keluaran surat-menyurat adalah sebagai berikut:
1. Surat Kematian
Nama Dokumen : Surat kematian
Fungsi : Untuk dokumen keterangan kematian
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi kematian
Media : Kertas cetakan
Jumlah rangkap : 4 (empat) lembar
Bentuk lampiran : Lihat lampiran B.1
49
2. Surat Pindah Domisili
Nama Dokumen : Surat Pindah Domisili
Fungsi : Untuk dokumen keterangan pindah domisili
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan
Media : Kertas cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat lampiran B.2
3. Surat Kelahiran
Nama Dokumen : Surat kelahiran
Fungsi : Untuk dokumen keterangan kelahiran
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadinya kelahiran
Media : Kertas cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
50
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Surat Keterangan Usaha
Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha
Fungsi : Untuk dokumen kepemilikan usaha
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan
Media : Kertass cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat lampiran B.4
3.5. Permasalahan Pokok
Dari hasil penelitian yang penulis lakukan dari bagian pelayanan surat menyurat
Kantor Desa Tanjungsari dalam mengelola pelayanannya, penulis melihat adanya
kelemahan sistem tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai beriut :
1. Pada proses pertama atau proses penerimaan berkas, petugas bagian
pelayanan masih dipegang oleh satu atau dua orang saja, sehingga
pelayanannya menjadi lamban dan sering terjadi antrean.
51
2. Pada proses rekap data masih menggunakan Microsoft excel sehingga kurang
efektif dan efisien.
3. Belum tersedianya alat pencetakan ditiap-tiap kantor desa sehingga
pencetakan masih dilakukan oleh Kantor Kecamatan dan proses pencetakan
lambat sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk penduduk
mendapatkan surat yang dibutuhkan.
4. Pada proses pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft excel
sehingga kurang efektif dan efisien.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah penulis mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh pihak Kantor
Desa Tanjungsari dalam hal pengolahan sistem pelayanan surat menyurat, maka
untuk mengatasi permasalahan diatas yaitu dengan cara :
1. Memanfaatkan sarana pendukung yang ada dari segi perangkat lunak,
perangkat keras, dan pengolah datanya. Dengan kata lain proses penerimaan
berkas dilakukan dengan cara sistem yang terkomputerisasi dengan
menggunakan program komputer yang telah dirancang sesuai dengan sistem
dan cara kerja pada Kantor Desa Tanjungsari sehingga tidak membuat
penduduk menunggu terlalu lama.
52
2. Proses penginputan data menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi
sehingga proses penginputan dapat dilakukan dengan cepat dan tidak menyita
waktu.
3. Disediakan aplikasi atau program yang sudah terkomputerisasi, sehingga
proses pelayanan surat menyurat bisa langsung dibuat di Kantor Desa
Tanjungsari tanpa harus ke Kantor Kecamatan.
4. Sudah disediakan fasilitas aplikasi untuk merekap laporan pelayanan surat
menyurat agar efektif dan efisien.
53
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Umum
Sejalan dengan perkembangan teknologi maka diperlukan pengolah data
yang lebih efektif dan efisien agar dapat mengurangi human error yang dapat
terjadi akibat sistem yang masih dijalankan dengan manual. Sehingga alat
pengolah data memegang peranan yang sangat penting untuk dapat menghasilkan
data yang akurat.
Dengan sistem pengolahan data yang dipakai sekarang ini, diperlukan
keterampilan dan kemampuan yang lebih besar, cepat serta tepat untuk
memproses dan menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Maka
diperlukannya penggunaan mesin komputer yang telah berbasis komputerisasi
sebagai alat pengolah data yang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat dan
cepat.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap sistem yang
berjalan, maka perlu diadakannya perubahan pada sistem yang lama yaitu dengan
cara merancang sistem yang lebih baik untuk mempermudah dan
memyempurnakan proses kerja sistem pelayanan surat-menyurat ini. Dalam
sistem usulan ini hanya mengalami sedikit perubahan, tidak hanya berisikan
tentang pengembangan pada sistem lama yang masih menggunakan sistem manual
ke sistem yang baru yang sudah terkomputerisasi. Dalam sistem ini diharapkan
54
dapat mengatasi masalah yang timbul dalam instasi ini untuk mencapai tujuan
yang diinginkan, yaitu menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan
relevan.
4.2 Prosedur Sistem Usulan
Berikut ini akan dijelaskan prosedur usulan untuk sistem pelayanan surat-
menyurat Kantor Desa Tanjungsari.
1. Proses penerimaan berkas pemohon
Pemohon mendatangi kantor desa untuk menemui bagian pelayanan
(perangkat jaga) dengan membawa berkas-berkas bila diperlukan seperti
surat pengantar RT/RW, copy KTP yang bersangkutan untuk pembuatan
surat yang dibutuhkan oleh pemohon, apabila telah lengkap pemohon
harus mengisi buku jurnal yang telah disediakan oleh bagian pelayanan
(perangkat jaga) untuk arsip pada kantor desa.
2. Proses penginputan dan pembuatan surat oleh KAUR UMUM
Setelah pengisian buku jurnal dan berkas pemohon telah benar diserahkan
kepada KAUR UMUM, KAUR UMUM melakukan penginputan data
pemohon untuk disimpan dalam file PSM dan pembuatan surat untuk
pemohon dengan mengambil data yang sudah ada dari file master data
penduduk.
55
3. Proses pemeriksaan surat dan pengesahan oleh SEKDES
Setelah surat telah selesai dibuat oleh KAUR UMUM lalu diserahkan
kepada SEKDES untuk diperiksa apakah surat yang telah dibuat dengan
benar dengan data pemohon yang sudah ada lalu ditanda tangani SEKDES
untuk selanjutnya diserahkan kepada Kepala Desa untuk ditanda tangani
dan diserahkan kembali kepada pemohon.
4. Proses pembuatan laporan surat menyurat
Pada bagian pembuatan laporan berdasarkan file PSM dan arsip KD yang
sebelumnya akan diperiksa oleh SEKDES untuk diserahkan setiap bulanan
ataupun tahunan kepada Kepala Desa saat dibutuhkan untuk laporan
Kecamatan.
56
4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
a. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar IV.1.
Diagram Konteks Sistem Usulan
Keterangan :
Surat pengantar : Surat pengantar RT/RW
Copy KTP : Copy Kartu Tanda Penduduk
Isi jurnal : Buku jurnal Kantor Desa
Arsip KD : Arsip Kantor Desa
Laporan PSM : Laporan Pembuatan Surat Menyurat
57
b. Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.2.
Diagram Nol Sistem Usulan
Keterangan :
Surat pengantar : Surat pengantar RT/RW
Copy KTP : Copy Kartu Tanda Penduduk
Isi jurnal : Buku jurnal Kantor Desa
Arsip KD : Arsip Kantor Desa
Data PSM : Data Pembuatan Surat Menyurat
Laporan PSM : Laporan Pembuatan Surat Menyurat
Surat Acc : Surat pemohon yang telah disetujui
58
Acc surat : surat yang harus disetujui
Ttd surat : penanda tangan surat pemohon
Surat keterangan : 1.Surat kematian
2. Surat pindah
3. Surat kelahiran
4. Surat usaha
4.4 Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data adalah daftar fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Berikut ini adalah kamus data yang ada pada sistem
usulan, yaitu :
a. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Nama Arus Data : Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Alias : KTP
Arus Data : Penduduk – Proses 1.0
Proses 1.0 – File Master Data Penduduk
Penjelasan : Untuk mencatat data warga
Periode : Setiap terjadi pembuatan surat
Volume : Setiap adanya pembuatan surat
Struktur Data Header + isi
59
Heade =: Nama_Propinsi + Nama_Kota + NIK
NIK = terdiri dari 16 digit
Isi = 1{Nama + TTL + jns_kelamin + Alamat + Agama
+ Status_perkawinan + Perkerjaan +
kewarganegaraan + Berlaku hingga + foto +
nama_kota + tg; + tanda_tangan.
2. Surat pengantar RT/RW
Nama Arus Data : Surat pengantar RT/RW
Alias : Surat pengantar
Bentuk data : cetakan manual
Arus Data : Penduduk – proses 1.0
Proses 1.0
Penjelasan : Untuk mencatat data warga (bila
diperlukan)
periode : Setiap terjadinya pembuatan surat (jika
diperlukan)
Volume : Setiap adanya pembuatan surat
Struktur data Header + Isi + Footer
60
Header =Logo + Kop Instansi + Judul surat + No surat
No_surat =terdiri dari 9 digit
Isi =1{ Nama + TTl + Jenis kelamin +
Kewarganegaraan + Agama + Status_kawin
+ Pekerjaan + tempat tinggal + No KTP +
No KK + Maksud_tujuan }1
Jns_kelamin =[Laki-laki | Perempuan]
Status_kawin =[Belum kawin | Kawin | Janda | Duda]
Fotter =Nomor + Tgl + Validasi I + Validas II
Validasi I =*Validasi RW*
Validasi II =*Validasi RT*
b. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Surat kematian
Nama Arus Data : Surat keterangan kematian
Alias : Surat kematian
Bentuk data : cetakan komputer
Arus Data : Surat – proses 3.0
Proses 3.1 – Surat kematian
61
Penjelasan : Untuk pemohon pembuatan surat
periode : Setiap terjadinya pembuatan surat
Volume : Jika adanya kematian
Struktur data Header + Isi + Footer
Header =keterangan + kode wilayah + Judul surat +
No surat
No_surat =terdiri dari 6 digit
Isi =1{ data keluarga + data jenazah + data ayah
Ibu + data pelapor }1
Data keluarga =nama kepala keluarga + nomor kepala
keluarga
Data jenazah =nik + nama + jenis kelamin + tempat tanggal
lahir + agama + pekerjaan + alamat + anak
nomor + tanggal kematian + waktu + sebab\
kematian + tempat kematian + yang
menerangkan
Data ayah ibu =nik + nama + tempat tanggal lahir +
Pekerjaan + alamat
62
Data pelapor =nik + nama + tempat tanggal lahir +
pekerjaan + alamat
Fotter =Tgl + Validasi I
Validasi =*Validasi Kepala Desa*
2. Surat pindah domisili
Nama Arus Data : Surat keterangan pindah
Alias : Surat pindah
Bentuk data : cetakan komputer
Arus Data : Surat – proses 3.0
Proses 3.2 – Surat pindah
Penjelasan : Untuk pemohon pembuatan surat
periode : Setiap terjadinya pembuatan surat
Volume : Jika adanya permohonan pindah
Struktur data Header + Isi + Footer
Header =logo + kop instansi + Judul surat +
No surat
No_surat =terdiri dari 6 digit
63
Isi =1{ Data daerah asal + Data kepindahan }1
Data daerah asal =No KK + Nama kepala keluarga +
Alamat + NIK pemohon + Nama
Data kepindahan =alasan pindah + alamat tujuan + jenis
kepindahan + status KK tidak pindah +
status KK pindah + keluarga yang pindah
Fotter =Petugas regristasi + tanggal permohonan +
Validasi I + validasi II
Validasi I =*Validasi Camat*
Validasi II =*Validasi Kepala Desa*
3. Surat kelahiran
Nama Arus Data : Surat keterangan kelahiran
Alias : Surat kelahiran
Bentuk data : cetakan komputer
Arus Data : Surat – proses 3.0
Proses 3.3 – Surat kelahian
Penjelasan : Untuk mencatat data kelahiran
64
periode : Setiap terjadinya kelahiran
Volume : Setiap adanya pembuatan surat
Struktur data Header + Isi + Footer
Header =Keterangan + Judul surat + No surat
No_surat =terdiri dari 6 digit
Isi =1{ Hari kelahiran + Tanggal kelahiran +
tempat + nama + ibu + alamat +
istri dari}1
Fotter = Tgl + Validasi I
Validasi =*Validasi Kepala Desa*
4. Surat keterangan usaha
Nama Arus Data : Surat keterangan usaha
Alias : Surat usaha
Bentuk data : cetakan komputer
Arus Data : Surat – proses 3.0
Proses 3.4 – Surat usaha
Penjelasan : Untuk mencatat keterangan usaha
65
periode : Setiap terjadinya permohonan
Volume : Setiap adanya pembuatan surat
Struktur data Header + Isi + Footer
Header =Logo + Kop instansi + Judul surat + No surat
No_surat =terdiri dari 6 digit
Isi =1{nama + alamat + pekerjaan +
Keterangan usaha}1
Fotter = Tgl + Validasi I
Validasi =*Validasi Kepala Desa*
5. Laporan PSM
Nama Arus Data : Laporan Pembuatan Surat Menyurat
Alias : Laporan PSM
Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer
Arus Data : Proses – 4.0
Penjelasan : Laporan untuk mengetahui data pembuatan
surat menyurat perbulan
Periode : Setiap periode
66
Volume : 1 Halaman
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + Nama organisasi + alamat + judul +
Periode
Periode = Bulan + Tahun
Isi = 1{No + No pengajuan + NIK + Nama +
Tanggal pembuatan}1
Footer = Validasi I
Validasi I = *Validasi Kepala Desa*
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah :
1. Copy Kartu Tanda Penduduk
Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Fungsi : Untuk mencatat data penduduk
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kantor Desa
67
Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan surat
Media : Kertas cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Surat Pengantar RT/RW
Nama Dokumen : Surat Pengantar RT/RW
Fungsi : Sebagai pengantar dan bukti adanya
permohonan pembuatan surat
Sumber : Pemohon
Tujuan : Kantor Desa
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan surat
(bila diperlukan)
Media : Kertas
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Buku Jurnal
Nama Dokumen : Arsip KD
Fungsi : Sebagai bukti adanya pemohon pembuatan
68
surat
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Kantor Desa
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan surat
Media : Buku jurnal
Jumlah rangkap : -
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk rancangan dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada
system usulan adalah :
1. Surat Kematian
Nama Dokumen : Surat kematian
Fungsi : Untuk dokumen keterangan kematian
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi kematian
Media : Kertas cetakan
69
Jumlah rangkap : 4 (empat) lembar
Bentuk lampiran : Lihat lampiran B.1
2. Surat Pindah Domisili
Nama Dokumen : Surat Pindah Domisili
Fungsi : Untuk dokumen keterangan pindah domisili
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan
Media : Kertas cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat lampiran B.2
3. Surat Kelahiran
Nama Dokumen : Surat kelahiran
Fungsi : Untuk dokumen keterangan kelahiran
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadinya kelahiran
Media : Kertas cetakan
70
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Surat Keterangan Usaha
Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha
Fungsi : Untuk dokumen kepemilikan usaha
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Penduduk
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan
Media : Kertass cetakan
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat lampiran B.4
5. Laporan Pembuatan Surat Menyurat
Nama Dokumen : Laporan PSM
Fungsi : Untuk laporan bulanan
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Kepala Desa dan Kecamatan
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan
Media : Kertass cetakan
71
Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lihat lampiran D.1
4.5.3 Entity Relationiship Diagram
a. Entity Relationship Diagram
Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pelayanan surat menyurat :
Gambar IV.3.
Entity Relational Diagram
72
b. Logical Record Structure
Gambar IV.4.
Logical Record Structure
73
4.5.4 Spesifikasi File
a. Spesifikasi file penduduk
Nama file : tb_penduduk
Akronim : Data Penduduk
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Penduduk
Tipe : File Master
Organisasi file : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 173 Karakter
Kunci field : NIK
Software : MySQL
Tabel IV.1.
Spesifikasi File Penduduk
No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 NIK Nik Varchar 16 Primary key
2 NO KK no_kk Varchar 16
3 Nama Nama Varchar 30
4 Tempat lahir tempat_lahir Varchar 20
74
5 Tanggal lahir tanggal_lahir Date 8
6 Jenis kelamin jenis_kelamin Varchar 1
7 Golongan Darah gol_darah Varchar 2
8 Alamat Alamat Varchar 50
9 Rt Rt Varchar 3
10 Rw Rw Varchar 3
11 Status kawin status_kawin Varchar 1
12 Pekerjaan Pekerjaan Varchar 20
13 Kewarganegaraan kewarganegaraan Varchar 3
b. Spesifikasi file psm
Nama file : tb_psm
Akronim : Data Pembuatan Surat
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pembuatan Surat
Tipe : File Master
Organisasi file : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 61 Karakter
Kunci field : id_psm
75
Software : MySQL
Tabel IV.2.
Spesifikasi File PSM
No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 Id Pembuatan id_psm Varchar 7 Primary key
2 NIK Nik Varchar 16 Foreign Key
3 Nama Nama Varchar 30
4 Tanggal tanggal_buat Date 8
c. Spesifikasi tabel surat
Nama file : tb_surat
Akronim : Data surat keterangan
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat
Tipe : File Master
Organisasi file : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 34 Karakter
Kunci field : id_surat
Software : MySQL
76
Tabel IV.3.
Spesifikasi Tabel Surat
No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 ID surat id_surat Varchar 4 Primary key
2 Nama surat nama_surat Varchar 30
d. Spesifikasi Tabel report
Nama file : tb_report
Akronim : Report
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Report
Tipe : Transaksi
Organisasi file : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 65 Karakter
Kunci field : -
Software : MySQL
77
Tabel IV.4.
Spesifikasi Tabel Report
No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 ID Pembuatan id_psm Varchar 7 Foreign Key
2 NIK nik Varchar 16 Foreign Key
3 Nama Nama Varchar 30
4 Tanggal tanggal_buat Date 8
5 ID Surat id_surat Varchar 4 Foreign Key
4.5.5 Struktur Kode
Dibuat agar proses pengertian data menjadi lebih mudah.
A. Nomor Induk Kependudukan (NIK)
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Kode Wilayah Propinsi
Kode Wilayah Kota
Kode Wilayah Kecamatan
Dua Digit untuk tanggal
lahir
Dua Digit untuk bulan
lahir dua digit untuk tahun
lahir
Kode urutan kreasi dari
server
Panjang : 16
Tipe : Text
78
Keterangan :
1. Digit 1 dan 2 kode wilayah propinsi
2. Digit 3 dan 4 kode wilayah kota
3. Digit 5 dan 6 kode wilayah kecamatan
4. Digit 7 dan 8 dua digit untuk tanggal lahir, ketentuan :
a) jika laki-laki ditulis adanya, misalnya tanggal 01
b) jika wanita ditambah dengan 40, misalnya tanggal 01+40, maka
penulisannya menjadi 41
5. Digit 9 dan 10 dua digit untuk bulan lahir
6. Digit 11 dan 12 dua digit terakhir tahun lahir
7. Digit 13, 14, 15 dan 16 adalah nomor urutan kreasi dari server
Contoh :
3 1 7 5 0 8 1 5 0 8 9 2 0 0 0 2
Kode Wilayah Propinsi
Kode Wilayah Kota
Kode Wilayah Kecamatan
Dua Digit untuk tanggal
lahir
Dua Digit untuk bulan
lahir dua digit untuk tahun
lahir
Kode urutan kreasi dari
server
79
B. ID PSM (Pembuatan Surat Menyurat)
X X X X 9 9 9
Inisial tahun
Inisial bulan
Tiga digit nomor urut
Panjang : 5
Tipe : text
Keterangan :
1. Digit 1 dan 2 inisial tahun
2. Digit 3 dan 4 inisial bulan
3. Digit 5 sampai 7 tiga digit untuk nomor urut
Contoh ;
1 7 0 8 0 0 1
Inisial tahun
Inisial bulan
Tiga digit nomor urut
80
C. ID Surat
X X 9 9
Inisial Surat Keterangan
Dua digit nomor urut
Panjang : 4
Tipe : text
Keterangan :
1. Digit 1 dan 2 inisial surat keterangan
2. Digit 3 dan 4 tiga digit untuk nomor urut
Contoh ;
S K 0 1
Inisial Surat Keterangan
Dua digit nomor urut
81
4.5.6 Spesifikasi Program
Gambar IV.5.
Diagram Hirarcy plus Input Process Output
82
Spesifikasi Program dalam Perancangan Program Pada Pembuatan Tugas
Akhir, terdiri dari :
a. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : menu utama
Fungsi : Untuk menampilkan pilihan menu program
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.1
Proses Program : Pada menu utama terdapat pilihan :
1. Menu File, untuk data penduduk dan data surat.
2. Menu Transaksi, untuk data PSM.
3. Menu Surat, untuk membuat surat keterangan.
4. Menu Report, untuk laporan pembuatan surat
5. Menu Exit, untuk keluar dari program
b. Spesifikasi Program Menu File
Nama Program : Menu File
Akronim : menu file
Fungsi : Untuk menampilkan dan mengisi data baru
83
data penduduk
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.2 Dan E.3
Proses Program :
1) Ketika masuk menu utama kemudian klik file lalu pilih data
penduduk, dalamnya terdapat perintah :
a) Save, untuk menyimpan data penduduk yang melakukan
pengajuan pembuatan surat.
b) Edit, untuk mengubah data yang salah.
c) Delete, untuk menghapus data penduduk yang salah dalam
penginputan data.
d) New, untuk mengisikan data baru.
e) Back, untuk keluar dari menu master data penduduk.
2) Ketika masuk menu utama kemudian klik file lalu pilih data surat,
dalamnya terdapat perintah :
a) Save, untuk menyimpan data inisial surat
b) Edit, untuk mengubah data yang salah
c) Delete, untuk menghapus data yang salah
d) New, umtuk mengisikan inisal surat yang baru
84
e) Back, untuk keluar dari menu surat
c. Spesifikasi Program Menu Transaksi
Nama Program : Menu Transaksi
Akronim : menu transaksi
Fungsi : Untuk menampilkan dan mengisi data baru
data pembuatan surat menyurat
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.4
Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik transaksi
pilih PSM, dalamnya terdapat perintah :
1. Save, untuk menyimpan data PSM.
2. Edit, untuk mengubah data yang salah.
3. Delete, untuk menghapus data PSM yang salah dalam penginputan
data.
4. New, untuk mengisikan data baru.
5. Back, untuk keluar dari menu PSM.
d. Spesifikasi Program Menu Surat
Nama Program : Menu Surat
85
Akronim : menu surat
Fungsi : Untuk menampilkan pilihan surat yang akan dibuat
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.5, E.6, E.7 dan E.8
Proses Program : Pada menu surat terdapat pilihan :
1. Surat kematian, untuk membuat surat keterangan kematian.
2. Surat pindah, untuk membuat surat keterangan pindah.
3. Surat kelahiran, untuk membuat surat keterangan kelahiran.
4. Surat usaha, untuk membuat surat keterangan usaha.
5. Back, untuk keluar dari surat.
e. Spesifikasi Program Menu Report
Nama Program : Menu Report
Akronim : menu report
Fungsi : Untuk menampilkan laporan berdasarkan
periode yang telah dipilih
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.9
Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik report
86
pilih laporan PSM, dalamnya terdapat perintah :
1. Cetak, untuk mencetak laporan.
2. Back, untuk keluar dari menu laporan
3. New, untuk kembali ke menu transaksi dan mengisi data baru
f. Spesifikasi Program Menu Exit
Nama Program : Menu Exit
Akronim : exit
Fungsi : Untuk melaporkan seluruh kejadian permohonan
data surat yang telah melewati proses pembuatan
surat.
Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013
Bentuk Program : Lihat Lampiran E.10
Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik exit
maka akan muncul perintah untuk keluar dengan
pilihan :
1. Yes, untuk keluar dari program pelayanan surat menyurat.
2. No, jika tidak keluar dari program pelayanan surat menyurat.
87
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer
Pada pembahasan kali ini, akan dijabarkan tentang perkembangan
teknologi pada bidang informasi seperti perangkat lunak (software) dan perangkat
keras (hardware) karena sistem akan berhasil dijalankan apabila didukung dengan
sarana yang baik pula.
4.6.1 Umum
Sarana pendukung yang baik bukan berarti sarana pendukung yang
bermerek bagus dan harga mahal. Dalam hal ini sarana pendukung yang baik
adalah sarana yang mampu membantu aplikasi program atau sistem yang efektif
dan efisien. Tetapi tidak menutup kemungkinan sarana yang memenuhi keinginan
kita adalah sarana yang dapat memberikan hasil terbaik, cepat dan akurat
memiliki nilai yang baik.
4.6.2 Perangkat Keras
Perangkat keras yang diperlukan dalam sistem pembuatan pelayanan surat
menyurat adalah sebagai berikut:
1. Processor : Dual core (2,6 GHz)
2. RAM : DDR 2 2GB
3. Hard disk : Standar
4. Keyboard : Standar PS2 or USB
5. Mouse : Standar PS2 or USB
88
6. Monitor : LCD 16 inci
7. Flash disk : 8 GB
8. Printer : Dot Matrix
4.6.3 Perangkat Lunak
Perangkat keras komputer tidak dapat berfungsi jika tidak didukung oleh
pengoperasian perangkat lunak. Perangkat lunak yang dibutuhhkan pada
komputerisasi sistem yang diusulkan dalam tugas akhir ini adalah :
1. Sistem Operasi: Windows 7
2. Bahasa Program: Microsoft Visual Studio 2013
3. Software Database: MySQL
4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan suatu rencana yang menjalankan tental
hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi sistem pelayanan surat
menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari. Pada tahap ini dibutuhkan rencana
implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan
penerapan sistem pelayanan surat menyurat untuk mencapai keinginan yang
diharapkan serta menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan apabila system baru
ini diterapkan dari segala sesuatu yang akan dibutuhkan nantinya dalam
penerapannya.
89
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha untuk mewujudkan
sistem yang telah dirancang adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan data awal
Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui dan mengumpulkan data-data
yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun
dokumen output, waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah satu
minggu.
2. Analisa sistem
Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan berserta masalah
yang ada, tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk
permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut, sehingga mengurangi
kesalahan antara sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan,
untuk menganalisa dibutuhkan dua minggu.
3. Desain sistem
Membuat file adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk menentukan file-
file yang diperlukan untuk operasional sistem usulan, melalui file-file ini
data akan dikelola dan diolah. Adapun waktu yang dibutuhkan untuk
kegiatan ini adalah satu minggu.
90
4. Desain perangkat lunak
Proses penerapan sistem pada sistem pelayanan surat menyurat ini
dilakukan untuk menggantikan sistem yang lama. Adapun waktu yang
dibutuhan adalah satu minggu.
5. Pembuatan program
Pembuatan program adalah kegiatan penyiapan perangkat lunak (software)
untuk membuat hasil yang diinginkan oleh si pemakai sistem. Dalam
program terdapat beberapa faktor-faktor yang akan mempengaruhi
pembuatan program, faktor-faktor ini antara lain adalah banyaknya
program yang akan dibuat dan tingkat permasalahan dalam program.
Waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah tiga minggu.
6. Test sistem
Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba
terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat
berjalan dengan baik dan benar. Kegiatan ini dapat berjalan dengan baik
apabila program dan file telah selesai dikerjakan. Untuk test sistem
diperlukan waktu sebanyak satu minggu.
7. Pelatihan dan training
Kegiatan ini dilakukan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan
cara tentang pengoperasian sistem. Didalam menentukan waktu
penyuluhan dan training membutuhkan kriteria antara lain orang-orang
yang akan terlibat langsung dengan komputer, serta latar belakang pernah
91
atau tidaknya personil mempelajari software sebelumnya. Waktu yang
diperlukan adalah satu minggu.
8. Pembuatan buku petunjuk
Tujuan pembuatan buku petunjuk operasi antara lain untuk menuntun dan
memudahkan pemakai sistem dalam pengoperasiannya. Buku petunjuk ini
secara garis besar membuat penjelasan mengenai prosedur-prosedur yang
digunakan dalam pelaksanaan sistem secara keseluruhan seperti petunjuk
pengisian formulir, teknik, pemrograman, dan prosedur-prosedur laporan,
perkiraan waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu.
9. Evaluasi dan operasional
Operasional adalah menjalankan sistem secara utuh. Operasional terhitung
sejak sistem mulai dioperasikan, untuk sistem usulan ini diberikan batasan
waktu operasionalnya yaitu kurang lebih selama satu minggu setelah itu
akan dilakukan evaluasi terhadap sistem usulan tersebut, apakah sudah
sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak
.
92
Tabel IV.5.
Jadwal Implementasi
No
Kegiatan
Waktu
Bulan I Bulan II Bulan III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain system
4 Desain perangkat lunak
5 Pembuatan & tes program
6 Tes system
7 Pelatihan
8 Pembuatan buku petunjuk
9 Evaluasi & operasional
93
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya
yang merupakan hasil observasi yang penulis lakukan, penulis menarik
kesimpulan bahwa :
1. Hak akses yang ada pada sistem ini yaitu sebagai pengguna (pegawai
kantor desa) memiliki hak akses terhadap sistem pelayanan masyarakat.
2. Sistem ini dapat digunakan untuk menangani proses pengisian data,
perubahan data dan penghapusan data.
3. Dengan adanya sistem ini juga dapat memberikan laporan dan
mempermudah pembuatan surat oleh pengguna dengan proses yang lebih
efisien.
5.2 Saran
Dalam perancangan sistem pelayanan surat menyurat ini kiranya penulis
ingin menyampaikan beberapa saran yang dapat diterapkan dalam sistem ini,
antara lain :
1. Diharapkan sistem ini dapat dikembangkan untuk beberapa kantor desa,
tidak hanya satu kantor desa saja, untuk penerapan di kantor desa lain
memang memerlukan budget untuk pengaplikasiannya itu sendiri bisa
diajukan setiap kantor desa masing-masing kepada kecamatan desa itu
sendiri.
94
2. Pembuatan file cadangan sebaiknya dilakukan secara berkala, hal ini
sangat penting untuk mencegah kemungkinan kehilangan dan kerusakan
data yang telah disimpan.
3. Dengan sistem yang baru, penguna disarankan untuk memperhatikan
kekurangan dan kelemahan pada sistem agar dapat segera dicari
pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki.
4. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari
pihak yang tidak berkepentingan.
5. Supaya kegiatan yang dilakukan dapat memberikan hasil yang lebih
maksimal, maka perlu ditingkatkannya ketelitian personil dalam
pengolahan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
95
DAFTAR PUSAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin.(2013). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu.
Yogyakarta.
Azhar Susanto.(2013). Sistem Informasi Akuntansi. Bandung:Lingga Jaya.
Kendall, kenneth E. Dan Julie E. Kendall. (2008). Analisis dan Desain Sistem.
Pearson Prentice Hall: New Jersey
Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan
Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Subhan, Mohamad. (2012). Analisa Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu
Cendekia.
Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem Informasi. Andi Offset : Yogyakarta.
Winarno, Edy, Ali Zaki, dan SmitDev Community.(2013).Belajar Pemrograman VB6
dalam Sekejap. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
97
98
100
Lampiran A.2. Surat Pengantar RT/RW
101
Lampiran A.3. Buku Jurnal Desa
102
Lampiran B.1. Surat Kematian
103
Lampiran B.2. Pindah Domisili
104
Lampiran B.1. Surat Kelahiran
105
Lampiran B.1. Surat Keterangan Usaha
106
Lampiran D.1. Laporan Pembuatan Surat Menyurat
107
Lampiran E.1. Tampilan Form Menu Utama
108
Lampiran E.2. Tampilan Form File Penduduk
109
Lampiran E.3. Tampilan Form File Surat
110
Lampiran E.3. Tampilan Form File PSM
111
Lampiran E.4. Tampilan Form Surat Keterangan Kematian
112
Lampiran E.5. Tampilan Form Surat Keterangan Pindah
113
Lampiran E.6. Tampilan Form Surat Keterangan Kelahiran
114
Lampiran E.7. Tampilan Form Surat Keterangan Usaha
115
Lampiran E.8. Tampilan Form Report
116
Lampiran E.9. Tampilan Form Exit
Top Related