perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user i
PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI
PDAM SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
MARHANIK
D1508104
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
MOTTO
Saya berniat baik , saya melakukan hal baik
kemudian saya menjadi orang baik
(Gede Prama)
Plan, Do, Patient and Pray
(Masoko)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk:
1. Ibu dan bapak ku tercinta.
2. Masoko & Mbak Anne serta si kecil Aira.
3. Mbak Asih & Mas Aris.
4. Adikku Enno.
5. (Pika, Mimut, Rinta dan simbah Yana).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat,
rahmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan penulisan laporan pengamatan dengan judul Pengelolaan Arsip
Di Sub Bagian Administrasi PDAM
Penulis menyusun Tugas Akhir ini untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh sebutan vokasi (A.md) program pendidikan Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan atas bantuan dan dukungan dari
berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Drs. Pramono, SU Dosen Pembimbing penulisan Tugas Akhir.
2. Ir. Singgih Tri Wibowo Direktur Utama PDAM Kota Surakarta yang telah
memberikan izin penulis melaksanakan magang.
3. Drs. Suharno Kepala Staff Personalia, Ibu Sri Redjeki Kepala Sub Bagian
Administrasi, Ibu Rusmiyatun&Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi dan
seluruh staff beserta karyawan PDAM Surakarta yang telah membantu
penunjang penyusunan Tugas Akhir.
4. Drs. Sudarto, Msi Dosen Penguji Tugas Akhir dan Ketua Program
Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret.
5. Kedua orang tua dan segenap keluarga tercinta atas doa dan dukungannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman.
Kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun sangat penulis
harapkan. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Surakarta, 05 Juli 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN JUDUL ................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................. iii
HALAMAN PERNYATAAN ................................................................. iv
MOTTO .................................................................................................... v
PERSEMBAHAN .................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .............................................................................. vi
DAFTAR ISI ............................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xi
DAFTAR TABEL .................................................................................... xii
DAFTAR BAGAN ................................................................................... xiii
ABSTRAK ................................................................................................ xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .............................................. 1
B. Perumusan Masalah ..................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ..................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan ................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka ......................................................... 5
1. Pengertian Pengelolaan Arsip ............................... 5
2. Fungsi Arsip ......................................................... 7
3. Tujuan Arsip ......................................................... 8
4. Tata Aliran Surat Masuk ....................................... 9
5. Tata Aliran Surat Penting Keluar ......................... 16
6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar ............................. 17
7. Penyimpanan Arsip ............................................... 20
8. Asas Penyimpanan Arsip ...................................... 22
9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ....................... 25
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
B. Metode Pengamatan ...................................................... 26
1. Lokasi Pengamatan .................................................. 26
2. Jenis Pengamatan ..................................................... 26
3. Sumber Data ............................................................ 26
4. Teknik Pengumpulan Data ...................................... 27
5. Teknik Analisa Data ................................................ 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
A. Visi.................................................................................. 30
B. Misi................................................................................. 30
C. Sejarah Berdiri dan Perkembangan PDAM Surakarta .. 30
D. Kondisi Eksisting .......................................................... 32
E. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .......................... 33
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta ........................................................................ 42
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar ............. 42
2. Penyimpanan Arsip .................................................. 53
3. Penggunaan Arsip .................................................... 53
4. Pemeliharaan Arsip .................................................. 54
5. Penyusutan Arsip ..................................................... 55
6. Pemusnahan Arsip ................................................... 56
7. Fasilitas Kearsipan .................................................. 57
8. Pegawai Kearsipan .................................................. 63
B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip PDAM
Surakarta ....................................................................... 64
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................... 65
B. Saran ............................................................................. 66
Daftar Pustaka ............................................................................................ 67
Lampiran-lampiran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
DAFTAR GAMBAR
HALAMAN
Gambar 4.1 : Kartu Kendali Surat Masuk ...................................... 60
Gambar 4.2 : Kartu Kendali Surat Keluar ...................................... 61
Gambar 4.3 : Kartu Disposisi ......................................................... 62
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR TABEL
HALAMAN
Tabel 4.1 : Jumlah Surat Masuk Bulan Januari-Maret .............. 47
Tabel 4.2 : Jumlah surat Keluar Bulan Januari-Maret ............... 50
Tabel 4.3 : Daftar Fasilitas Kearsipan ....................................... 63
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
DAFTAR BAGAN
HALAMAN
Bagan 2.1 : Proses Aliran Surat Masuk ...................................... 15
Bagan 2.2 : Proses Aliran Surat Keluar ...................................... 18
Bagan 3.1 : Bagan Organisasi PDAM Surakarta ........................ 41
Bagan 4.1 : Proses surat masuk PDAM Surakarta ..................... 46
Bagan 4.2 : Proses surat keluar PDAM Surakarta ...................... 49
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
ABSTRAK
MARHANIK, D1508104, PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 66 halaman.
Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta hambatan apa saja yang dialami di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.
Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di kantor Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara, observasi serta studi pustaka.
Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan prinsip satu pintu dengan menggunakan asas penyimpanan desentralisasi. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dicatat/diagendakan melalui kartu kendali masuk ataupun keluar. Penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor, yaitu nomor kode klasifikasi yang digunakan seluruh lingkungan wilayah Jawa Tengah. Keperluan peminjaman arsip tidak memakai kartu peminjaman sehingga keberadaan arsip sulit dilacak. Kegiatan penyusutan arsip ditanggulangi dengan cara memindahkan arsip ke gudang arsip milik PDAM Surakarta, gudang tersebut dipakai untuk menampung seluruh arsip dari seluruh unit kerja.
Hambatan yang dihadapi adalah kurangnya pelayanan terhadap peminjaman arsip yang tanpa ada bukti tertulis sehingga keberadaan arsip sulit dilacak dan ditemukan kembali jika suatu saat diperlukan. Kurangnya fasilitas pendukung kearsipan berupa komputer yang penggunaanya harus bergantian dengan unit kerja lain. Kegiatan pemusnahan arsip di PDAM Surakarta selama ini belum pernah ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xv
ABSTRACT
MARHANIK, D1508104, ARCHIVES MANAGEMENT IN SUB-SECTION ADMINISTRATION PDAM SURAKARTA, End Task, DIII Studies Program Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta Eleven March, 2011, 66 pages.
Archives have an important role for smooth operation of the organization as a source of information and memory center. However, in reality the low appreciation of the problem so that archival records are not managed properly. The purpose of these observations to determine the management of archives as well as any obstacles experienced in the office of Regional Water Company (PDAM) Surakarta.
The author takes the location of the observations, especially in the office of Sub-Division of Administration PDAM Surakarta. This type of observation using a qualitative descriptive approach to the observation of an active role. Source data obtained from informants, locations of observation and supporting documents. Data collection techniques used were interviews, observation and book study.
Management of archives in Subpart Administration PDAM Surakarta using the principle of one door by using the principle of decentralized storage. Handling incoming and outgoing mail is recorded / scheduled through the control card entry or exit. Archive storage system using numbers, ie the number of classification codes used throughout the neighborhood region of Central Java. Archival purposes does not use the card borrowing borrowing so difficult to trace the existence of archives. Events archive depreciation overcome by moving the archive into the archive warehouse owned by PDAM Surakarta, the warehouse used to house the entire archive of every part of the office / work units.
Barriers faced is the lack of service to the lending archives without any written evidence so difficult to trace the existence of archives and found again if a time is required. Lack of supporting facilities in the form of computer archives that use should be alternating with other work units. Records destruction activities in Surakarta PDAM had been unprecedented.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-
warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dari segi pengelolaan arsip
yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan
berguna membantu pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Dalam
perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor hampir bisa
dipastikan segala sesuatunya sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan.
Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan, dari
kehidupan masa lalu kita melihat rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip.
Begitu pula dengan kehidupan modern sekarang ini arsip tetap merupakan
komponen penting mengingat bahwa hidup ini tidak lepas dari kehadiran
arsip. Arti penting arsip antara lain ialah merupakan bukti otentik yang
menyangkut status, hak, kepemilikan serta peran dari suatu institusi.
Mengingat arti penting dari arsip tersebut di atas, maka sudah
selayaknya baik itu institusi apa pun bentuknya ataupun perseorangan wajib
untuk melaksanakan apa yang disebut pengelolaan. Prinsipnya pengelolaan
arsip harus dilakukan secara utuh. Ini berarti berkas-berkas tersebut ditata
berdasarkan mata kegiatan yang dilakukan secara utuh dari awal sampai
dengan selesai.
Pengelolaan yang demikian itu selain menjamin kemudahan dalam
proses penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari
suatu kegiatan. Seiring dengan perkembangan zaman serta kebutuhan
informasi (dan juga bukti) di zaman modern sekarang ini, ketersediaan arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
menjadi sesuatu yang sangat vital. Karena itulah penataan arsip yang
terkonsep dan sitematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi, kegiatan,
serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi, pemahaman
serta kesadaran akan arti penting arsip merupakan nilai yang mutlak harus
ditumbuhkan.
Berbagai arti penting dari arsip tersebut di atas penulis tertarik
untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip yang dijalankan
di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Pengamatan khususnya
dilakukan di kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang
untuk menangani arsip surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
Kepengurusan arsip surat di kantor tersebut menggunakan prinsip
satu pintu. Sistem penyimpanan arsip sendiri menggunakan sistem
desentralisasi, yang berarti setiap sub bagian dari kantor diberi wewenang
sendiri untuk melaksanakan pengelolaan arsip di kantor unit kerja masing-
masing.
Di kantor Sub Bagian Administrasi telah menggunakan fasilitas
komputer untuk mengagendakan surat dan mencetak kartu kendali serta kartu
disposisi. Penggunaan komputer ini mempercepat kepengurusan surat dan
penemuan balik arsip menjadi lebih efisien. Hanya saja mengalami kendala
dalam penggunaan fasilitas kearsipan berupa komputer tersebut, komputer
yang sebagai salah satu fasilitas pendukung kearsipan dipakai juga oleh unit
kerja lain untuk menyelesaikan tugasnya. Ini menyebabkan harus bergantian
dalam penggunaannya.
Disamping itu prinsip dari kearsipan belum terlaksana secara utuh.
Hal ini terlihat dari belum pernah dilakukannya kegiatan pemusnahan arsip di
kantor tersebut. Hal ini mengakibatkan penumpukan arsip in-aktif yang masa
retensinya telah habis dan seharusnya dimusnahkan hanya disusutkan dengan
cara dipindah tempatkan ke gudang arsip milik PDAM. Di gudang tersebut
arsip dari seluruh unit kerja di kantor PDAM Surakarta bercampur jadi satu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dari uraian yang dikemukakan tersebut di atas maka penulis
tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pelaksanaan kearsipan di
PDAM Surakarta dengan mengambil judul PENGELOLAAN ARSIP DI
SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM
B. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimanakah pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM) Surakarta?
2. Apa sajakah hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan
kearsipan di kantor Perusahaa Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.
C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah
Air Minum Surakarta.
b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses pengelolaan
arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Agar hasil dari pengamatan ini dapat memberikan masukan dan
bermanfaat bagi kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta dalam
hal pengelolaan arsip.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam dalam
memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A. Md) pada Program Diploma
III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
D. MANFAAT PENGAMATAN
1. Bagi Penulis
a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya di bidang
kearsipan.
b. Sebagai perbandingan antara teori kearsipan yang penulis terima di
bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sebenarnya.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan terhadap pelaksanaan kegiatan
pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Pengelolaan Arsip
Sebelum menguraikan lebih jauh mengenai pengertian pengelolaan
arsip penulis ingin mengemukakan terlebih dahulu arti dari pengelolaan itu
sendiri. Istilah pengelolaan dalam bahasa Inggris adalah management.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah pengelolaan adalah proses,
cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan
kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan
pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan.
Menurut Malayu S.P Hasibuan (2007: 2) adalah ilmu
dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-
sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan
Dari pengertian di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai
pengertian pengelolaan adalah suatu proses melakukan kegiatan untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan menggunakan tenaga
orang lain.
Sedang arsip (record) yang dalam bahasa Indonesia ada yang
knya dapat diberikan pengertian
sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan
orang (itu) pula. , 2007: 01)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Definisi warkat di atas tidak jauh beda dengan yang dikemukakan
oleh The Liang Gie (2007, 115-118 warkat adalah setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan-
D suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
Sedangkan menurut A.W Widyaja (1993, 8) mendefinisikan
teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, ayat a & b menetapkan
bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
Berdasarkan berbagai definisi di atas penulis menyimpulkan bahwa
arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung keterangan-
keterangan yang berguna bagi pengguna melalui proses pengaturan dan
penyimpanan sehingga mudah dan cepat ditemukan bila sewaktu-waktu
diperlukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Dari pengertian tersebut di atas mengenai pengelolaan dan arsip
penulis dapat mengambil kesimpulan pengelolaan arsip merupakan
penataan dan penyusunan kembali informasi dan fisik arsip yang frekuensi
kegunaannya sudah menurun berdasarkan kaedah-kaedah kearsipan
sehingga dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan dan mudah
dilakukan penyusutan.
Sedang menurut Zulkifly Amsyah (2005, 4) manajemen arsip
adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian
dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan.
2. Fungsi Arsip
a. Arsip dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan Administrasi Negara ( UU No.7 Th 1971 )
Menurut Basir Barthos (2007, 12) arsip dinamis sebagai arsip
yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut
Sedang Ig. Wursanto (1989: 28 ) rsip dinamis yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat
dibedakan menjadi 3 macam :
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannnya
sudah mulai menurun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
b. Arsip Statis
Berdasarkan UU N Arsip Statis
yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi
Negara.
Definisi yang tidak beda terlalu jauh dari pengertian di atas
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 Arsip statis yaitu arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 12 ) Arsip statis
sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus
sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional/Pemerintahan.
3. Tujuan Kearsipan
Pada pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971 (Basir Barthos,
2007: 3) tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungj
Sedang tujuan pengelolaan arsip menurut A.W Widjaya (1993: 8)
adalah sebagai berikut:
a. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
b. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.
c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut
dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
4. Tata Aliran Surat Masuk
Menurut Ig. Wursanto (1991, 110) menyebutkan bahwa pada
dasarnya pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi 5
langkah, yaitu:
1. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang datang/masuk diterima oleh Petugas
Penerima Surat. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat
dibedakan menjadi:
1) Surat yang diterima melalui Pos dan Telkom yang dapat dibedakan
menjadi 2 macam yaitu diantar oleh petugas pos dan diambil
sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2) Surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari
kantor pengirim.
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan
yang telah ditentukan. Surat terlebih dahulu diklasifikasikan ke dalam
kelompok:
a. Surat dinas/bisnis
Surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan
kepada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bertindak
mewakili kepentingan perusahaan.
b. Surat Pribadi
Surat yang berasal dari perorangan atau organisasi yang ditujukan
kepada pimpinan selaku pribadi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Sedang menurut Ursula Ernawati (2004, 61) surat melalui beberapa
penyortiran. Penyortiran pertama/ First Sorting, pada tahap ini surat-surat
bisnis sudah dipisahkan dari surat-surat pribadi. Selanjutnya menyortir
surat-surat bisnis/dinas menrut sifat dan kepentingannya menjadi:
a. Surat Penting/mendesak
Surat yang memerlukan tindakan segera. Kadangkala si pengirim
Penting/urgent
tidak mencantumkannya. Pada umumnya surat-surat yang memakai
Spesial Mail Service (Surat Hantaran Khusus) adalah surat penting
karena biayanya lebih mahal dibandingkan dengan cara pengiriman
biasa.
b. Surat biasa
Surat yang mempunyai derajat kepentingan di bawah surat penting.
Biasanya diselesaikan setelah surat penting.
c. Surat rahasia
Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju. Bila isi
surat rahasia tersebar luas akan menimbulkan kerugian bagi pihak
yang dituju oleh surat tersebut.
Penyortiran kedua mengatur surat-surat pribadi menurut jenisnya,
biasanya dipisahkan menjadi 3 kelompok:
a. Surat-surat bisnis/dinas
Surat yang pada saat klasifikasi dan penyortiran pertama telah
dipisahkan dari surat-surat lainnya berikutnya diseleksi dan
dikelompokkan menurut jenis-jenisnya. Contoh: surat dari kantor
cabang, surat dari client, surat supplier.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
b. Surat pribadi
Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk
pimpinan.
1) Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh
siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan.
2) Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas
kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya.
c. Bahan-bahan iklan
Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari
amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya.
Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat
lainnya.
3. Pembukaan Surat
Pembukaan surat ialah kegiatan membuka dan mengeluarkan surat
dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan
lebih lanjut.
Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan beberapa petunjuk
sebagai berikut:
Sebelum surat dibuka harus diteliti lebih dahulu apakah semua surat
yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan
apakah semua surat-surat tersebut benar-benar boleh dibuka. Misal
dengan tanda Pribadi untuk surat pribadi pada sampul surat dan
untuk surat rahasia diberi tanda Rahasia atau Khusus pada salah
satu sudut sampul.
Bukalah sampul surat bagian atas lebar (bagian lebar sampul) dari
salah satu sisi, kiri atau kanan dengan hati-hati.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat
atau isi sampul terpotong.
Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek.
Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal,
direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik
(transparan tissue tape).
Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan
(diklip) dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas
ke bawah sebagai berikut:
Paling atas adalah surat
Di bawahnya lampiran (kalau ada)
Paling bawah adalah sampul atau amplop surat.
Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu:
a) Dengan cara menyobek bagian pinggir (sisi kanan, kiri atas
atau bawah) dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan
terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang
tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik.
b) Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat
yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam
tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan
misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop
manual/tangan atau hand envelope opener, mesin pembuka
amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat
membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan
500 amplop per menit.
4. Pencatatan Surat
Setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk
mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Menurut Zulkifly
Amsyah (2005, 53-61) ada 3 (tiga) prosedur yang umum digunakan:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
1. Prosedur Buku Agenda
a. Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan
(data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai
alat bantu untuk mencari surat yang tersimpan dalam file.
Walaupun dalam buku agenda tidak tercamtum nomor file buku ini
memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari
surat terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat
dan lain-lain. Hubungan erat antara buku agenda dengan file
penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih
sering menggunakan sistem filing kronologis yang juga merupakan
susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat
keluar pada buku verbal maka surat yang disimpan dengan sistem
kronologis dapat ditemukan.
b. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan,
pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang
dicatat disini lebih sedikit daripada buku agenda, yaitu nomor surat,
tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Di dalam unit kerja
biasanya mempunyai buku ekspedisi.
2. Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat masuk
mempergunakan Kartu Kendali, surat digolongkan ke dalam surat
penting, surat biasa dan surat rahasia.
Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah
dibanding dengan menggunakan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali
disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda disusun secara
kronologis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
3. Prosedur Tata Naskah
Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah
adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun
data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map
jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada
pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat
bersangkutan.
5. Pengarahan Surat
1) Surat-surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh
pencatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Kolom-kolom dalam
kartu kendali semua diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada
karena pencatat tidak dapat mengetahui kepada siapa surat-surat
tersebut akan diteruskan.
2) Surat-surat berikut tiga kartu kendali disampaikan kepada
pengarah surat.
3) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian
kolom-kolom sudah benar.
4) Setelah dianggap benar kemudian pengarah mengisi kolom
kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang
akan menerima surat-surat tersebut.
5) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III)
oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat
tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada di
tangan pengarah surat masuk untuk diarsip sebagai alat kontrol.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Kartu kendali I dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan
berfungsi sebagai buku agenda.
6) Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti
bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan
kepada pengarah untuk disimpan sehingga kartu kendali II ini
dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II
diserahkan kepada penata arsip.
Bagan 2.1 Proses tata aliran surat masuk
UNIT KEARSIPAN PENGOLAH
PENERIMA PENCATAT PENGARAH P. ARSIP
Keterangan:
a : amplop berisi surat 2 : kartu kendali warna hijau
b : surat 3 : kartu kendali warna merah
1 : kartu kendali warna putih
b
1
2
3
1
2
2
2
3
3
2 2
a
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
5. Tata Aliran Surat Penting Keluar
Menurut Sutarto (1980, 237) mengemukakan proses tata aliran
surat penting sebagai berikut:
1. Mencatat Surat Keluar
Untuk surat keluar yang akan dikirim keluar dicatat pada Kartu
Kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan
Pengolah dicatat Petugas Pengolah yang bersangkutan. Cara-cara
pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk.
2. Penyampaian
Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, maka surat
keluar bersama-sama dengan Kartu Kendali I dan II disampaikan
kepada Unit Kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim.
Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada
pengarah/pengendali.
Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau
pengirimannya di bagian belakang arsip surat.
Kemudian arsip surat bersama-sama dengan Kartu Kendali
berwarna hijau disampaikan kepada Pengolah.
Oleh Pengolah Kartu Kendali II berwarna hijau tersebut diparaf
dan dikembalikan kepada Pengarah dan selanjutnya diserahkan
kepada Penata Arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip surat
disimpan oleh Pengolah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar
Proses surat biasa keluar menurut Sutarto (1980, 242) adalah:
1. Pencatatan
Seperti halnya surat penting keluar, pencatatan surat biasa keluar
juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada Lembar
Pengantar Surat Biasa rangkap 2.
2. Penyampaian
Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar
Pengantar surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk
diberi stempel.
Setelah surat aslinya dikirim, arsip surat distempel jam dan tanggal
pengirimannya.
Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II
disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada
pencatatat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Bagan 2.2 Proses tata aliran surat keluar
PENGOLAH
UNIT KEARSIPAN
PENCATAT PENGARAH P. ARSIP
Keterangan:
a : arsip surat 1 : kartu kendali warna putih
b : surat asli yang akan dikirim 2 : kartu kendali warna merah
d : amplop berisi surat yang akan dikirim 3 : kartu kendali warna hijau
b a
b
a
a
a
1 2
3
2
3
3
1 2 3
2 2
d
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
7. Penyimpanan Arsip
Salah satu ciri yang harus ada pada arsip adalah warkat-warkat itu
mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Berbagai nilai guna dapat
disingkat menjadi ALFRED (Santen, 1995) yaitu:
a. Administrative value (nilai administrasi); keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh
perusahaan.
b. Legal value (nilai hukum); keberadaan arsip dipertahankan karena
nilai hukum yang terkandung di dalamnya.
c. Fiscal value (nilai di bidang keuangan); keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya.
d. Research Value (nilai penelitian); keberadaan arsip dipertahankan
karena nilai riset di dalamnya.
e. Educational Value (nilai pendidikan); keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di
dalamnya.
f. Documentary Value (nilai dokumentasi); keberadaaan arsip
dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di
dalamnya.
Sedang menurut Badri Munir Sukoco (2008, 86) nilai guna arsip
dibagi menjadi 2 yaitu:
1) Nilai guna primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu
organisasi, antara lain:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
1. Nilai guna administrasi yaitu dokumen inaktif yang digunakan
dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna
administratif.
2. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut
penggunaan uang untuk audit atau operasional.
3. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi
menyangkut kepentingan hukum.
4. Nilai guna historis, berupa nilai guna dokumen yang disimpan
bukan karena kepentingan bisnis melainkan karena kepentingan
historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan
suatu kegiatan.
2) Nilai guna sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta
arsip. Ada 2 nilai guna yang termasuk di dalamnya:
1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau
perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan
fungsi dan kegiatannya.
2. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan
organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan
informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.
Menurut Ig.Wursanto ( 1995, 49) dewasa ini dikenal ada 5 sistem
penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem abjad (alphabetical filling system), sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
b. Sistem pokok soal (subject filling system), sistem ini semua
naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah.
c. Sistem nomor/angka (numerical filling system), sistem ini yang
dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh
unit organisasi yang bersangkutan.
d. Sistem wilayah/daerah (geographical filling system), sistem ini
susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah.
e. Sistem tanggal (chronological filling system), sistem ini arsip
disusun berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal.
8. Asas Penyimpanan Arsip
Menurut Ig. Wursanto (1991, 172) dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 macam asas yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filling) pada
unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat pada setiap unit yang ada
dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.
Sedang keuntungan dan kelemahan penyimpanan warkat
dengan menggunakan asas sentralisasi dikemukakan oleh Zulkifly
Amsyah (2005, 16) keuntungannya adalah:
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan.
Sedangkan beberapa kelemahan dalam asas sentralisasi adalah:
Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang
kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arisp akan memerlukan waktu
lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan memberikan
kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus
warkat sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara
sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-
masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan bertugas
menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan masing-
masing.
Keuntungan penyimpanan warkat menggunakan asas
desentralisasi ialah:
Pengelolaan arsip yang dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit
kerja tersendiri.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsip sudah
dikenal baik.
Sedangkan kerugian menggunakan asas desentralisasi antara lain:
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat
menimbulkan duplikasi yang tersimpan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di
setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan
sukar dijalankan.
Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-
petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai
latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja
dan ini merupakan pemborosan.
c. Asas Campuran/Kombinasi
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara
sentralisasi dengan desentralisasi (Ig. Wursanto, 1991: 174).
Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah
untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam
asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran
ini terdapat dua pola kombinasi:
1) Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya
sebagian kecil unit satuan kerja yang
menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara
sentralisasi (dipusatkan).
2) Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara sentral (dipusatkan) dan hanya
sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara desentralisasi.
9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam
pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan No.34 tahun 1979
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan
cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan
Pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Sedang menurut Sulistyo Basuki (2003, 320) menyebutkan metode
pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi dan pembuburan.
Pencacahan
Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikro
yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah ini dalam
bahasa Inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang
menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik,
merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Jenis pencacah
lain ialah disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga
menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil. Jenis
ini paling cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula mesin
pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan
kertas.
Pembakaran
Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal,
bahkan dahulu merupakan metode paling populer. Metode ini
pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman
di lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali
terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
dokumen rahasia dapat diketahui oleh lawan. Disamping itu
potongan kertas yang tak terbakar seluruhnya, masih dapat dibaca,
biayanya relatif mahal dan kini metode ini dianggap tidak
bersahabat dengan lingkungan.
Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancur-lumatkan
arsip dinamis in-aktif termasuk mirofilm.
Pembuburan
Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan
dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak
terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan
air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Hasil
pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator
yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur.
Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan
adanya Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan
oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10
Jadwal Retensi Arsip adalah suatu
daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip
disimpan atau dimusnahkan. Jadwal retensi mempunyai tujuan untuk:
Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi
kepentingan administrasi.
Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Mengambil lokasi pengamatan di kantor Perusahaan Daerah Air Minum
Surakarta yang berlokasi di Jl. LU Adi Sucipto No.143 Surakarta. Pengamatan
difokuskan pada kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang
dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pemilihan lokasi ini bukan
tanpa maksud, karena di lokasi tersebut sesuai dengan judul dan permasalahan
yang dikaji oleh penulis.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis menggunakan pendekatan
deskriptif dengan observasi berperan aktif. Bersifat deskriptif yaitu jenis
pengamatan yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang
pengelolaan arsip di PDAM kota Surakarta. Berperan aktif maksudnya penulis
tidak hanya diam mengamati akan tetapi ikut serta dalam kegiatan pengelolaan
arsip yang memungkinkan penulis lebih fleksibel dalam pengumpulan data,
analisa masalah dan menyimpulkan hal-hal yang perlu dipertanyakan.
3. Sumber Data
1. Narasumber/Informan
Beberapa orang ahli yang oleh penulis dianggap berwenang dalam suatu
masalah. Pemilihan informan ini menggunakan teknik purposife sampling yaitu
pemilihan sampel diarahkan pada sumber data yang dipandang memiliki data
penting yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti (HB. Sutopo,
2002, 43). Bertindak sebagai informan adalah:
a) Staf ahli administrasi
b) Petugas pelaksana kearsipan yang lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
2. Lokasi
Lokasi pengamatan berlangsung di kantor Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Surakarta khususnya pada kantor Sub Bagian Administrasi yang
mempunyai wewewang pengurusan surat masuk dan surat keluar. Penulis ikut
serta secara langsung mengamati pengelolaan arsip di bagian kantor ini.
3. Dokumen/arsip
Dokumen atau arsip yang di dalamnya terdapat mengenai hal-hal yang
mendukung serta terkait dengan pengelolaan arsip yang diperoleh dari Sub
Bagian Administrasi sebagai referensi untuk mengumpulkan data.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan
langsung kepada informan atau orang autoritas (ahli yang berwenang
dalam suatu masalah). Penulis menggunakan teknik wawancara tak
terstruktur.
b. Observasi
Suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam
kurun waktu tertentu bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai
objek pengamatan. Observasi dilakukan untuk mengamati langsung
bagaimana pengelolaan arsip dilaksanakan.
c. Studi Pustaka
Dalam metode ini pengumpulan data dilakukan dengan cara
mempelajari buku-buku yang mendukung termasuk literatur tentang
penulisan dan hal-hal yang mendukung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
5. Teknik Analisa Data
Adapun dalam pengamatan ini menggunakan teknik analisa data kualitatif.
Menurut H.B Sutopo (2002: 87) menjelaskan proses analisis data dilakukan
sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisis data
yang berupa deskripsi kalimat dikumpulkan lewat observasi, wawancara,
mencatat dokumen dan lain-lain yang kemudian disusun secara teratur tetap
merupakan kata susunan kalimat yang sangat besar jumlahnya sebelum siap
digunakan dalam analisis akhir. Sebelum proses analisis akhir dilakukan
adalah perlunya pengaturan data yang disesuaikan dengan cara analisisnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
A. VISI
Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang air minum dan air
limbah melalui pengelolaan yang berwawasan lingkungan.
B. MISI
1. Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat
secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan.
2. Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah
(PAD).
3. Meningkatkan profesionalisme Sumber Daya Manusia.
4. Melestarikan sumber air.
C. SEJARAH BERDIRI DAN PERKEMBANGAN PDAM
SURAKARTA
Air minum Surakarta terbangun pada tahun 1929 oleh Paku
Buwono X pada saat thedakan pada tahun 1925 di masa penjajahan
Belanda masih berlangsung. Belanda yang berkuasa pada saat itu
mengemukakan masalah sumber-sumber air bersih yang diperkirakan
dapat memenuhi kebutuhan air bersih di Surakarta. Pembahasan awal
masalah ini dimulai dari pembicaraan kedua belah pihak dari pemerintahan
Belanda dan pemerintahan yang ada di Surakarta. Pembicaraan ini
menghasilkan kesepakatan kerjasama pengadaan air bersih antar keduanya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Kemudian pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada NV Hoogdruk
Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken.
Pada tahun 1942 ketika terjadi perang Asia Timur Raya, Jepang
mengambil alih penjajahan Belanda atas Indonesia. Pada masa penjajahan
Jepang seluruh aset dari peninggalan pemerintahan Belanda dengan
sendirinya menjadi milik pemerintahan Jepang. Termasuk aset PDAM
.
Pada masa penjajahan Jepang usaha pemeliharaan air tidak mendapat
perhatian sama sekali, kondisi ini tentu berdampak buruk bagi perusahaan.
Beberapa fasilitas yang ada pun mengalami kerusakan karena tidak adanya
usaha pemeliharaan. Dalam sejarah perkembangan kodisi terburuk PDAM
dialami pada masa penjajahan Jepang.
Sesudah Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945,
pengambilan alih seluruh aset yang ada di Indonesia termasuk aset
perusahaan air ini. Nama antor
Air Minum Surakarta (KAMS). Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan
dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya II Surakarta.
Namun usaha untuk memperluas dan mengembangkan jaringan tidak
berjalan dengan lancar maka dikeluarkan SK Walikotamadya Dati II
Surakarta tentang pendirian Perusahaan Derah Air Minum Surakarta,
tanggal 16 Juli 1976 PDAM Surakarta resmi berdiri.
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21
Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah
ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II
Surakarta. Pada tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah
Kota Surakarta No.1 tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah
Nomor 3 tahun 1977.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
D. KONDISI EKSISTING
Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2009
sebesar 831,49 l/det, untuk melayani 54.828 sambungan rumah atau ±
57,23% dari total penduduk Surakarta, berasal dari air baku mata air
Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengaan
kapasitas sebesar 362,24 l/det dan dari IPA Jurug 82,25 l/det (kap.
Terpasang 100 l/det).
Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3, hanya mampu
melayani pada jam puncak 2,97 jam dari standart 4,8 jam atau 38,12%.
Sehingga pada jam-jam puncak kawasan Selatan pelayanan dan sebagian
kawasan Utara tekanan airnya tidak dapat menerima air.
E. STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS
1. Organisasi Pelaksana Perusahaan
Merupakan organisasi opersional perusahaan yang dipimpin oleh
seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.
Organisasai Pelaksana Perusahaan terdiri dari:
a. Direktur Umum membawahi:
1) Bidang Langganan terdiri dari:
a) Seksi Hubungan Langganan
b) Seksi Data Langganan
c) Seksi Rekening Langganan
2) Bidang Keuangan terdiri dari:
a) Seksi Anggaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
b) Seksi Pembukuan
c) Seksi Kas
3) Bidang Aset terdiri dari:
a) Seksi Perawatan Aset
b) Seksi Pengendalian Aset
c) Seksi Kolam Renang Tirtomoyo
b. Direktur Teknik membawahi:
1) Bidang Produksi terdiri dari:
a) Seksi Perencanaan Produksi
b) Seksi Instalasi Produksi
c) Seksi Sumber Air
2) Bidang Distribusi terdiri dari:
a) Seksi Perencanaan Distribusi
b) Seksi Instalasi Distribusi
c) Seksi Meter Air
3) Bidang Limbah Cair teridiri dari:
a) Seksi Perncanaan Limbah Cair
b) Seksi Instalasi Limbah Cair
c) Seksi Pengolahan Limbah Cair
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Uraian Tugas
1) Bidang Langganan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan administrasi bidang Langganan.
b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Langganan.
c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening
Langganan.
d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening
Langganan.
e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan
Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan.
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
2) Bidang Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Keuangan.
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Anggaran, Seksi Pembukuan dan seksi Kas.
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, seksi
Pembukuan dan Seksi Kas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
3) Bidang Aset mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Aset.
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang
Tirtomoyo.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
4) Bidang Produksi mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Produksi.
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber
Air.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber
Air.
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan
Produksi, Seksi Instalasi Produsi dan Seksi Sumber Air.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
5) Bidang Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Produksi.
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter
Air.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter
Air.
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan
Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air.
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
6) Bidang Limbah Cair mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Limbah Cair.
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi
Pengolahan Limbah Cair.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi
Pengolahan Limbah Cair.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Limbah
Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah
Cair.
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
2. Sekretariat Perusahaan
Merupakan unsur staf yang dipimpin oleh seorang Sekretaris
Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur Utama.
Sekretariat Perusahaan terdiri dari:
a) Sub Bagian Administrasi
b) Sub Bagian Rumah Tangga
c) Sub Bagian Kepegawaian
Uraian Tugas
Sekretariat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan.
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat
Perusahaan
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian
Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian
Kepegawaian.
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub Bagian
Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian
Kepegawaian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi, Sub
Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
3. Organisasi Teknis Perusahaan
Merupakan organisasi teknis operasional perusahaan yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari:
a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari:
1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan
2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik
b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari:
1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi
dan Keuangan
2) Penelitian dan Pengembangan Peusahaan Bidang Teknik
c. Unit terdiri dari:
1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama
2) Unit Teknologi Sistem Informasi
3) Unit Laboratorium
Uraian Tugas
1. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan administrasi Inspektorat Perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat
Perusahaan.
c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Inspektorat
Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat
Perusahaan Bidang Teknik.
d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan
Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.
e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan. Inspektorat Perusahaan
Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan
Bidang Teknik.
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
2. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan mempunyai tugas:
a. Melaksanakan administrasi Penelitian dan Pengembangan
Perusahaan.
b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian
dan Pengembangan Perusahaan.
c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian
dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan
dan Penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.
d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Penelitian
dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan
dan penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.
e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Penelitian dan
Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan
penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
3. Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama mempunyai tugas:
a. Melaksanakan administrasi Unit Hukum, Kelembagaan dan
Kerjasama.
b. Menyusun program dan rencana kerja Unit Hukum, Kelembagaan
dan Kerjasama.
c. Melaksanakan kegiatan hukum.
d. Melaksanakan kegiatan kelembagaan.
e. Melaksanakan kegiatan kerjasama.
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
4. Staf Ahli Perusahaan
Merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan
tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
Staf ahli Perusahaan terdiri dari:
a. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan.
b. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik.
Uraian Tugas
1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai
tugas:
a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang
administrasi dan keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan
saran bidang administrasi dan keuangan.
c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
2. Staf Ahli Peusahaan Bidang Teknik mempunyai tugas:
a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang teknik
perusahaan.
b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan
saran bidang teknik perusahaan.
c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta
Dalam uraian pembahasan mengenai pengelolaan arsip di PDAM
Surakarta akan diuraikan meliputi:
1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar
Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta
ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem
pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang
dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa
surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang
mengatakan bahwa:
Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi, surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa surat- (wawancara dengan staff Administrasi PDAM Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011)
Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah
sebagai berikut:
a. Prosedur pengurusan surat masuk
Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan
penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap arsip-
arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua
surat harus diterima melalui prinsip satu pintu, tapi terkadang ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
surat yang diterima sendiri secara langsung oleh unit kerja yang
bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang
bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera
memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses
sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara
dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:
sendiri. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. (Wawancara dengan staff Ahli Administrasi yaitu Ibu Yemmy tanggal 1 Februari 2011).
Semua surat yang datang/masuk diterima oleh satpam baru
kemudian disampaikan ke Sub Bagian Administrasi untuk diproses
selanjutnya, namun terkadang ada juga kurir surat yang langsung
mengantarkan ke Sub Bagian Administrasi. Dalam pencatatannya
baik surat masuk maupun surat keluar akan dicatat dengan
menggunakan kartu kendali. Dengan adanya pencatatan ini
memperlancar proses pengurusan surat selanjutnya, selain itu juga
akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau
dihasilkan dalam suatu waktu.
Secara detailnya langkah-langkah yang dilakukan dalam
prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bagian Administrasi
adalah:
1. Menerima naskah dinas atau surat yang diterima dari kantor atau
instansi lain baik melalui pengantar atau kurir, pos atau telkom.
2. Meneliti kebenaran alamat naskah/surat dinas tersebut baru
kemudian menandatangani surat pengantar dan satpam
mengantar surat tersebut ke Sub Bagian Administrasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
3. Semua surat diterima oleh Staff Administrasi (Bu Yemi) yang
kemudian melakukan penyotiran surat yaitu memisahkan surat-
surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok
atau golongan yang telah ditentukan. Apakah surat itu surat biasa
ataukah surat dinas yang bersifat biasa, penting, rahasia.
4. Membuka surat untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop
surat dan kemudian dibaca isinya untuk mengetahui kepada siapa
surat tersebut disampaikan dan untuk mengkategorikan kode
klasifikasi atau kode masalah.
5. Setelah kode masalah diketahui, selanjutnya dilakukan
pencatatan pada Agenda surat masuk secara komputerisasi. Pada
Agenda surat masuk dilakukan pencatatan perihal kelengkapan
surat. Setelah dilakukan pencatatan dalam agenda surat masuk
kemudian dicetak menjadi 2 kartu kendali (kartu kendali merah
dan kartu kendali kuning) dan 1 kartu disposisi.
6. Baru kemudian Staff Administrasi menyerahkan surat kepada
sekretaris perusahaan dengan menyertakan kartu kendali dan
kartu disposisi untuk ditindak lanjuti. Semua surat yang masuk
harus diketahui oleh sekretaris perusahaan karena sekretaris
bertindak sebagai pengarah surat. Sekretaris perusahaan
mengetahui isi surat melalui kartu kendali untuk menentukan
apakah surat tersebut harus diajukan ke Direktur Umum,
Direktur Teknik, Direktur Utama dan selanjutnya mengisi kartu
disposisi dengan menuliskan pada kolom penjelasan. Untuk
menentukan kemana surat tersebut diajukan dilihat dari sifat
surat tersebut (penting atau biasa).
7. Tahap selanjutnya surat beserta kartu kendali dan kartu disposisi
diserahkan ke salah satu direksi untuk ditindak lanjuti
disposisinya, jika surat itu penting maka surat bisa langsung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
diserahkan ke Direktur Utama. Untuk surat yang bersifat tidak
segera atau tidak penting maka surat dapat diserahkan ke
Direktur Umum atau Direktur Teknik. Surat yang masih
memerlukan tidak lanjut Direktur Utama maka surat langsung di
distribusikan ke direktur utama, tapi jika surat tersebut sudah
tidak memerlukan tidak lanjut dari direktur utama maka cukup
sampai di direktur umum atau direktur teknik. Direksi akan
melakukan pendisposisian surat masuk dengan menuliskan
kalimat perintah di kolom laporan/informasi/tanggapan.
8. Apabila surat masuk telah mendapat tanggapan disposisinya dari
direksi maka surat dibawa ke Sub Bagian Administrasi lagi. Staff
Administrasi membaca tanggapan disposisi untuk ditindak lanjuti
sesuai disposisinya. Kartu kendali kuning ditinggal di Sub
Bagian Adiministrasi untuk dijadikan arsip. Kemudian surat asli
dan kartu kendali merah di distribusikan ke bagian yang yang
sesuai dengan disposisi dari direksi.
9. Setelah surat selesai ditindak lanjuti sesuai disposisi baru surat
asli diarsipkan di Sub Bagian Adminisrasi.
Setiap surat yang masuk di PDAM Surakarta semua akan
mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk
lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk di Sub Bagian
Administrasi, berikut gambar skema pengurusan surat masuk di PDAM
Surakarta:
Pengurusan surat masuk
Tata aliran surat masuk di PDAM dapat digambarkan melalui
bagan berikut ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Bagan 4.1
Proses surat masuk PDAM Surakarta
Sub. Bag. Adm Sekretaris Perusahaan Direksi
Sumber: Sub. Bagian Administrasi
Berdasarkan pengamatan penulis berikut diperoleh data
jumlah surat masuk yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi
PDAM Surakarta mulai dari bulan Januari sampai Maret yang dapat
dilihat dari tabel di bawah ini:
Menerima
Menyortir
Mencatat
&
Mencetak kartu kendali dan
disposisi
Mendistribusikan surat sesuai disposisi
dari direksi.
Mengetahui surat
&
Mengarahkan surat
Menanggapi
&
Mengisi disposisi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Tabel 4.1
Jumlah surat masuk sesuai bidang periode Januari-Maret
Tahun 2011
Kode Bidang Bulan
Januari Februari Maret
000 Umum 133 137 155
100 Pemerintahan 14 15 13
200 Politik - - -
300 Keamanan - - -
400 Kesejahteraan Masyarakat 25 20 22
500 Perekonomian 15 16 17
600 PU&Ketenagakerjaan 7 13 7
700 Pengawasan - - -
800 Pegawaian 22 23 32
900 Keuangan 13 6 12
Jumlah 229 230 258
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Berdasarkan dari tabel di atas terlihat bahwa surat yang
paling banyak ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta adalah surat dari bidang Umum dan yang paling sedikit
adalah bidang PU(Pekerjaan Umum)&Ketenagakerjaan. Dari bulan
Januari hingga Maret jumlah surat masuk yang diterima dan
ditangani paling banyak yaitu pada bulan Maret.
b. Prosedur surat keluar.
Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh PDAM
Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait, baik pihak
internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam
mewujudkan kerjasama yang baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Berdasarkan dari pengamatan dan wawancara diperoleh
kesimpulan bahwa langkah-langkah proses surat keluar di Sub
Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:
1. Pengetikan naskah surat yang disesuaikan dengan konsep surat
yang telah ditetapkan di kantor PDAM Surakarta. Hal ini
menjadikan proses pembuatan surat keluar dapat berjalan
dengan lancar dan cepat sebab telah ada konsep surat yang
ditetapkan.
2. Setelah diketik, diperiksa kemudian diserahkan kepada
pimpinan/pejabat berwenang. Setelahnya penandatanganan
surat oleh direksi (baik asli maupun tembusan) ditandatangani
dengan tanda tangan asli.
3. Surat yang berasal baik dari bagian-bagian lain maupun dari
Sub Bagian Administrasi sendiri sebelum dikirim diberikan ke
bagian Sub Bagian Administrasi untuk dicatat dalam agenda
surat keluar secara komputerisasi. Tetapi untuk mempercepat
jalannya proses surat keluar tersebut terlebih dahulu surat
dicatat dalam kartu kendali surat keluar. Surat diberikan nomor
urut atau nomor indeks serta pembubuhan cap dinas.
4. Surat digandakan dengan difotocopy untuk diarsipkan
kemudian yang asli akan dikirim.
5. Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.
6. Pemeriksaan surat terlebih dahulu mengenai kelengkapan surat
meliputi alamat surat, nomor dan tanggal surat, tanda tangan,
cap atau stempel dinas serta jumlah lampiran jika ada sebelum
dimasukan ke dalam amplop.
7. Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop kemudian
ditutup dengan lem atau perekat.
8. Apabila surat akan dikirim lewat pos maka harus menempelkan
perangko dibagian atas amplop surat secukupnya tapi jika surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
akan diantar sendiri oleh pihak PDAM Surakarta sendiri maka
amplop surat dilampirkan lembar pengantar.
9. Surat dikirim ke bagian atau instansi lain. Setiap surat yang
keluar di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-
langkah seperti yang telah dijelaskan di atas.
Tata aliran surat keluar di PDAM Surakarta dapat digambarkan
seperti bagan di bawah ini:
Bagan 4.2
Proses surat keluar PDAM Surakarta
Unit kerja internal
kantor PDAM Direksi
Sub Bagian
Administrasi
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Jumlah surat keluar yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi
PDAM Surakarta periode bulan Januari hingga Maret tahun 2011 dapat
dilihat dari tabel di bawah ini:
Pengetikan naskah surat.
Penandatangan surat.
Pemberian nomor
surat&stempel dan
pendistribusian surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Tabel 4.2
Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret
Tahun 2011
Kode Bidang Bulan
Januari Februari Maret
000 Umum 81 98 94
100 Pemerintahan 19 20 26
200 Politik - - -
300 Keamanan - - -
400 Kesejahteraan Masyarakat - - -
500 Perekonomian 3 2 -
600 PU&Ketenagakerjaan 8 11 14
700 Pengawasan - - -
800 Pegawaian 28 54 47
900 Keuangan 1 - 1
Jumlah 152 185 182
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga
Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan
pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik,
Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian
Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip
yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas
desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit
kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat
dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga
lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan
kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang
digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang
satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu
gedung.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode
klasifikasi dari tiap-tiap masalah.
Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem
nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola
klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah.
Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh (10) pokok masalah yang
diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan
pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan
mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta sebagai berikut:
1) Menyortir arsip
Setelah surat/arsip diperoleh kepastian bahwa surat siap
untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah
menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsip/surat
dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi
arsip/surat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu
kendali surat masuk.
2) Mengindeks
Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung
di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode
klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM
Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok
masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta.
Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat
penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam
urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang
disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata
urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat.
3) Penyimpanan Arsip
Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi
selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal
penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal
penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam
setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode
masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada
ordner tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
3. Penggunaan Arsip
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip
yang sudah lama disimpan untuk melaksanakan tugasnya. Terkadang
terdapat pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan tertentu
sehingga mengharuskannya untuk meminjam arsip tersebut ke Sub Bagian
Administrasi.
Di Sub Bagian Administrasi untuk peminjaman tidak ada prosedur
peminjaman secara khusus. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang
masih aktif dan inaktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus
melalui ketentuan tertentu. Dalam peminjaman tidak disertai dengan bukti
peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip
yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan
bahwa:
tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan, namun jika peminjaman terlalu lama dan arsip akan digunakan oleh penanggung jawab maka peminjam akan diminta untuk segera untuk mengembalikan arsip yang dipi (Wawancara dengan Ibu Yemi tanggal 1 Februari 2011).
Dengan demikian peminjaman arsip di Sub Bagian Administrasi
PDAM Surakarta ini belum baik. Tidak ada ketentuan tertentu dalam
peminjaman arsip dan dalam peminjaman arsip yang tanpa bukti tertulis
seperti kartu peminjaman merupakan suatu kelemahan karena hal ini
membuat tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika
terjadi kehilangan. Selain itu lama peminjaman arsip tidak akan ditentukan
sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
4. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil
kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang
dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan
menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-
faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar
arsip. Faktor dari dalam yang merusak dari dalam arsip adalah bahan yang
digunakan untuk membuat arsip. Sedangkan faktor yang merusak arsip
dari luar arsip yaitu kelembaban udara, serangan serangga.
Kegiatan pemeliharaan arsip di Sub Bagian Administrasi meliputi:
a. Pemeliharaan fisik arsip
Pemeliharaan arsip fisik ini dapat berupa perawatan dan penjagaan
arsip dengan membersihkannya dari unsur debu yang menempel atau
anai-anai dan rayap. Bila ditemukan terdapat jamur arsip-arsip yang
lembab/basah dipisahkan dan dikeluarkan dari lemari penyimpanan
lalu dikeringkan dengan diangin-anginkan supaya tidak timbul jamur
pada kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak
kertas maka tempat penyimpanan arsip yaitu filling cabinet dan
lemari arsip diberikan bahan-bahan pencegah serangga yaitu kapur
barus.
c. Menyimpan kebersihan ruang penyimpanan arsip.
Ruang arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Dalam
menjaga kebersihan ruang penyimpanan dilakukan dengan cara lantai
disapu dan dipel, sedangkan untuk menjaga kebersihan meja kerja,
filling cabinet, lemari arsip, ordner dan peralatan lainnya dari debu
dengan menggunakan lap atau sulak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
d. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tidak lembab dan
harus terang. Di Sub Bagian Administrasi dalam mengatur
kelembaban udara dan untuk mengurangi banyak debu dengan
menggunakan AC. Selain berfungsi mengatur kelembaban udara A.C
juga membantu mengurangi banyaknya debu. Intensitas cahaya
matahari yang masuk ruangan penyimpanan arsip juga mendapat
perhatian dengan menggunakan penerangan dari lampu neon juga
cahaya matahari. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara
langsung ke tempat penyimpanan arsip jendela-jendela ruangan
dibuat menghadap ke utara sehingga tidak menghadap ke arah
datangnya matahari. Penerangan lampu digunakan saat malam hari
atau bila cuaca mendung. AC di ruangan tidak di hidupkan secara
terus-menerus, hanya saat jam-jam kerja.
5. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu dari kegiatan pengelolaan
arsip karena tidak selamanya arsip harus disimpan terus-menerus dalam
tempat penyimpanan. Kegiatan penyusutan arsip untuk memisahkan arsip
aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip. Pengurangan arsip diberlakukan untuk
arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif atau daya simpan tertentu.
Berdasarkan wawancara diperoleh hasil sebagai berikut:
Rata-rata masa aktif dari arsip yang disimpan di kantor PDAM pada sub bagian administrasi adalah 5 tahun, akan tetapi untuk arsip seperti undangan 6 bulan saja sudah bisa disusut (wawancara dengan Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011).
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
dipindahkan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga
negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Tak jauh beda
dengan apa yang dilakukan oleh PDAM kota Surakarta hanya saja untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
menyusutkan arsip dengan cara memindahkan arsip dari ruang
penyimpanan yang berada di kantor ke gudang arsip yang berbeda lokasi.
Bila terjadi kekurangan tempat di lemari penyimpanan untuk
menyimpan arsip baru dan juga untuk menghindari penumpukan arsip,
pihak Sub Administrasi PDAM Surakarta akan memindahkan arsip
dengan daya simpan terlama dari dalam lemari penyimpanan untuk
dipindahkan ke gudang arsip yang berlokasi di Kleco. Di gudang tersebut
seluruh arsip dari unit kerja masing-masing bagian kantor PDAM
Surakarta bercampur jadi satu. Tidak terdapat pula upaya pemeliharaan
dan perawatan arsip-arsip di gudang terseut dikarenakan tidak ada
petugas khusus yang ditunjuk. Sehingga keadaan arsip-arsip disana
sangat kacau karena tidak ditata dengan baik.
6. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip berarti adalah aktivitas menghancurkan secara
fisik arsip yang telah habis nilai guna. Untuk dapat melaksanakan
pemusnahan arsip diperlukan adanya Jadwal Retensi. Jadwal retensi yaitu
suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip
disimpan/dimusnahkan. Akan tetapi selama ini PDAM Surakarta belum
pernah sekalipun melakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan hasil
wawancara:
Pemusnahan arsip lazim dilakukan bila retensi arsip inaktif atau nilai guna arsip sudah mencapai 5 tahun sudah bisa dilakukan pemusnahan, sebelumnya harus dibuatkan berita acara pemusnahan. Namun selama ini hal tersebut belum pernah dilakukan aktivitas pemusnahan (wawancara dengan Ibu Rusmiyatun Staf Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011).
Adapun hal-hal yang menyebabkan belum adanya kegiatan pemusnahan
arsip yaitu:
1. Tidak ada keberanian dari pegawai yang menangani arsip untuk
melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip atas pertimbangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
tertentu yaitu dikhawatirkan arsip-arsip tersebut masih akan
diperlukan dikemudian hari.
2. Pegawai yang menangani arsip bukan tenaga arsiparis yang
seutuhnya. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga
menangani pekerjaan administratif lainnya sehingga tidak fokus
dalam hal pekerjaan kearsipan.
7. Fasilitas Kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana
dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan kearsipan
yang juga membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang
pelaksaannya. Fasilitas kearsipan yang tesedia di Sub Bagian Administrasi
PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Alat penerimaan surat
1) Baki surat
Baki surat digunakan untuk meletakan surat yang baru saja
diterima agar terpisah dengan surat yang sudah lama atau surat
yang telah selesai diproses.
2) Gunting, silet atau cutter
Gunting digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan
tidak merusak isi surat.
3) Alat tulis
Merupakan alat atau fasilitas kearsipan yang diperlukan untuk
mencatat setiap kegiatan.
4) Meja kerja
Meja kerja ini digunakan untuk menulis kegiatan yang
berhubungan dengan kearsipan seperti surat yang masuk di kantor
maupun surat balasan untuk instansi yang lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
b. Alat penyimpanan arsip
Alat penyimpanan arsip yang ada di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta adalah sebagai berikut:
1) Stopmap (map)
adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran
yang bermacam-macam. Di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta menggunakan beberapa stopmap yaitu:
a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena
hanya dapat untuk menyimpan yang paling luas ukuran (21
cmx34cm). Kegunaan stopmap ini untuk menyimpan
sementara waktu.
b) Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari
logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak
mudah lepas.
c) Ordner adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di
dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan
dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Label untuk
tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan
di setiap ordner.
2) Sekat/guide
Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah
dengan rincian atau sub-sub masalah.
3) Pelubang kertas/perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di
dalam ordner.
4) Filling Cabinet
Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang
yang diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk
menyimpan arsip. Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci
susunannya mulai dari atas ke bawah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
5) Lemari Penyimpanan Arsip model CRS Manual
CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar di atas sebuah rel. Bagian bawah lemari menggunakan
roda sehingga mudah digeser.
c. Alat Pelaksana Korespondensi
Alat pelaksanaan korespodensi adalah alat yang digunakan untuk
melaksanakan korespodensi atau surat menyurat. Alat korespondensi
yang terdapat di Sub Bagian Administrasi:
1) Komputer
Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file surat dan
untuk mengetik surat-surat, laporan-laporan, buku agenda surat
masuk dan surat keluar dll. Komputer digunakan untuk
mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan menghemat
waktu.
2) Scanner
Perangkat yang digunakan untuk mengcopy data ke komputer.
3) Printer
Alat untuk mencetak kartu kendali dan kartu disposisi.
4) Mesin Ketik
Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir
atau berkas yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer. Di
Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta terdapat 2 jenis mesin
ketik yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.
5) Stapler.
Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar
disposisi.
6) Remover
Remover berfungsi untuk mencabut staples.
7) Mesin fotocopy
Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan arsip-arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
8) Faximile
Faximile digunakan sebagai alat komunikasi dan sebagai media
pengiriman produk surat. Biasanya surat yang dikirim melalui
faximile berupa surat yang bersifat segera atau penting.
9) Kartu Kendali
Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk
atau keluar, pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian. Disamping sebagai pencatat surat, kartu kendali
berfungsi juga sebagai penyampaian surat dan penemuan kembali
arsip. Kartu kendali yang digunakan ada 2 yaitu:
kartu kendali surat masuk digunakan untuk mencatat surat-
surat yang masuk.
Gambar 4.1
Kartu Kendali Surat Masuk
Index Kode Nomer Urut
Isi ringkas
Dari
Tanggal surat Nomer surat Lampiran
Pengolah Tanggal diteruskan Tanggal terima
Catatan
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
kartu kendali surat keluar digunakan untuk mencatat surat-
surat yang keluar.
Gambar 4.2
Kartu Kendali Surat Keluar
Index : Kode : Nomor Urut :
Isi ringkas :
Kepada :
Pengolah: Tgl. Surat: Lampiran :
Catatan :
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta
10) Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari
atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti
surat yang masuk:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Gambar 4.3
Kartu disposisi
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta
11) Stempel atau cap dinas
Stempel yang digunakan untuk menstempel surat-surat dinas
sebagai bukti resmi dari PDAM Surakarta dalam melaksanakan
kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
Tabel 4.3
Daftar fasililtas kearsipan
No Nama Fasilitas Jumlah
1 Meja kerja 2
2 Baki surat 2
3 Gunting 2
4 Silet/cutter 2
5 Pelubang kertas/perforator 2
6 Stappler 3
7 Komputer 1
8 Remover 1
9 Printer 1
10 Scanner 1
11 Faximile 1
12 Mesin ketik 2
13 Mesin fotocopy 2
14 Filling kabinet 2
15 Lemari penyimpanan model CRS 1
Jumlah 25
Sumber: Sub Bagian Administrasi
8. Pegawai kearsipan
Pegawai kearsipan haruslah seseorang yang mengetahui seluk
beluk dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan. Pegawai yang
menangani masalah kearsipan di Sub Bagian Administrasi kantor PDAM
Surakarta disebut dengan Staff Ahli Administrasi. Meski bukan tenaga
arsiparis yang sesungguhnya namun Staff Ahli tersebut sudah mendapat
pengetahuan dasar mengenai pengurusan arsip. Terdapat 5 pegawai staff
ahli administrasi akan tetapi hanya satu orang yang diberi wewenang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
untuk menangani arsip yaitu mengurusi surat masuk dan keluar hingga
penyimpanan arsip, sisanya bisa membantu bila diperlukan.
B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip di PDAM Surakarta.
Dari hasil wawancara dengan staff administrasi terdapat adanya
hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip pada sub
bagian administrasi di Kantor PDAM Surakarta. Kendala-kendala tersebut
antara lain :
1. Kurangnya pelayanan terhadap pengguna/peminjam arsip, karena tidak
ada aturan dalam peminjaman arsip dan tidak ada bukti tertulis (kartu
peminjaman) sehingga bila ada arsip yang hilang tidak ada cukup bukti.
Terkadang juga pengguna dapat secara langsung mencari arsip yang
dikehendakinya tanpa melalui perantara pihak petugas menyebabkan
keberadaan arsip sulit dilacak jika suatu saat diperlukan.
2. Fasilitas kearsipan berupa komputer yang dipakai untuk kegiatan
mengagendakan surat serta mencetak kartu kendali dan kartu disposisi
dipakai pula untuk kepentingan sub bagian lain dari kantor tersebut. Hal
tersebut menyebabkan penggunaan komputer harus bergantian.
3. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga menangani pekerjaan
administratif lainya, sehingga pegawai tidak fokus dalam pengelolaan
arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis di kantor Sub
Bagian Administrasi Perusahaan Daerah Air Minumn (PDAM) Surakarta
Bagian Admini
bahwa pengelolaan arsip yang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip disana
telah berjalan dengan cukup baik dan sesuai prosedur namun masih terbentur
beberapa hambatan dan kurangnya jumlah fasilitas kearsipan.
Penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Sub Bagian
Administrasi menggunakan prinsip satu pintu. Penanganan surat masuk mengikuti
prosedur berikut:
1. Surat diterima oleh Sub Bagian Administrasi kemudian dibuka dan dicek
kelengkapan surat.
2. Surat diagendakan dengan dibuatkan kartu kendali serta disposisi.
3. Kemudian didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan guna diketahui dan
mengarahkan surat untuk diteruskan ke salah satu Direksi.
4. Pendisposisian surat yang selanjutnya didistribusikan sesuai isi disposisi.
Sedang untuk penanganan surat keluar sendiri dapat mengikuti prosedur
sebagai berikut:
1. Pembuatan naskah surat dari unit kerja internal yang ditandatangani
oleh pejabat berwenang.
2. Kemudian surat diketahui/ditandangani oleh Direksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
3. Surat diagendakan oleh Sub Bagian Administrasi untuk diberi nomor
surat dan dibubuhi stempel perusahaan.
4. Pendistribusian surat ke pihak internal perusahaan atau eksternal
perusahaan yang bisa dikirim melalui kurir atau lewat jasa pos.
Hambatan-hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip yaitu kurangnya
jumlah dari fasilitas kearsipan yang mendukung demi tercapainya efisiensi
kerja. Pelayanan peminjaman arsip yang tanpa bukti kartu peminjaman
menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak kembali dan sikap kurang disiplin
dari si peminjam. Penumpukan arsip di gudang yang berantakan serta
terbengkalai akibat dari tidak adanya kegiatan pemusnahan.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis menyampaikan beberapa
saran yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk memperlancar
pengelolaan arsip yaitu:
1. Pelayanan peminjaman arsip kurang memadai, harusnya menggunakan
kartu peminjaman sebagai tanda bukti peminjaman selain itu juga dapat
mempermudah upaya pelacakan arsip.
2. Perlu adanya menambah fasilitas kearsipan berupa 1 PC komputer yang
digunakan oleh Staff Ahli Administrasi sendiri untuk mengagendakan
arsip agar penggunaannya tidak harus bergantian dengan unit kerja lain.
3. Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sehingga arsip inaktif yang
menurut masa retensinya sudah habis dapat disingkirkan agar tidak terjadi
penumpukan arsip.
Top Related