J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 387

PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWANBAGIAN PARKIR

STUDI KASUS : KORPS MARINIR PUSAT KOPERASI

Aris Setiawan1), Lusi Fajarita2)

1Sistem Informasi , Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur1,2Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

E-mail : arissetiawanoriginal@yahoo.com1), lusi.fajarita@budiluhur.ac.id2)

AbstrakRancang bangun sistem informasi penggajian karyawan merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudahpelaksanaan penggajian karyawan secara terkomputerisasi sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalamproses penggajian karyawan secara keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses penggajian tersebut. Halini akan menunjang kelancaran proses penggajian di instansi sehari-harinya. Dengan adanya sistem penggajiankaryawan parkir pada KORPS MARINIR PUSAT KOPERASI yang masih menggunakan cara manual mulai daripendataan karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian bendahara. Berdasarkanpermasalahan tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memberikan informasi dengancepat, tepat serta akurat yang dapat digunakan dalam menunjang jalannya aktifitas transaksi pembayaran gajikaryawan dan pembuatan laporan. Penelitian ini menggunakan teknik metode observasi, wawancara, studidokumen dan studi kepustakaan. Adapun diagram ERD sebagai dasar pembuatan sistem. Sistem ini mendukungkegiatan penggajian karyawan mulai dari penyimpanan data karyawan, cetakan bukti transaksi pembayarangaji serta berbagai macam cetakan laporan. Diharapkan dengan digunakannya sistem terkomputerisasi dapatmembantu pihak instansi mengatasi kendala dan hambatan yang terkait dalam proses penggajian karyawan.

Kata kunci: Penggajian, Sistem Informasi, UML, Waterfall.

1. PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang

Gaji umumnya merupakan wujud penghargaanyang diberikan dari instansi kepada parakaryawannya atas kontribusi instansi tersebut. Gajimerupakan kebutuhan pokok dari para karyawan,sehingga pemberian gaji tidak boleh sampaiterlambat atau salah perhitungan.

Selama ini sistem penggajian karyawan parkirdi KORPS MARINIR PUSAT KOPERASI masihterdapat pencatatan yang dilakukan berulang,sehingga menimbulkan kerangkapan data di dalamdokumen. Selain itu data yang diproses secaramanual akan terasa tidak efektif dan efisien sehinggamasih membutuhkan waktu yang cukup lama dalampengambilan keputusan. Dengan adanya pengelolaanyang baik dan sistem yang terkomputerisasidiharapkan mampu meningkatkan kualitaspelayanan bagi karyawan khususnya dalam halpenggajian karyawan.

1.2. Rumusan MasalahAdapun beberapa masalah penggajian

karyawan parkir yang dialami oleh KORPSMARINIR PUSAT KOPERASI seperti:a. Masih terdapat pencatatan yang dilakukan

berulang disemua kwitansi untuk karyawansehingga menimbulkan kerangkapan data didalam dokumen.

b. Pembayaran gaji karyawan, uang makan, uanglembur dan tunjangan masih menggunakankwitansi yang sama sehingga sulitmembedakan fungsi dari masing-masingkwitansi.

c. Ruang penyimpanan berkas atau dokumenyang kurang dan tidak tertata dengan baik,sehingga proses pencarian dokumen menjadisulit serta dokumen mudah hilang dan rusak.

d. Sering terjadinya kesalahan dalam perhitunganjumlah kehadiran karyawan, karena bendaharamasih harus menghitung jumlah kehadirankaryawan pada laporan absensi secara manual.

e. Sering terjadinya kesalahan dalam perhitunganjatah lembur karyawan, karena bendaharamasih harus menghitung jatah lemburkaryawan secara manual pada laporan absensilembur.

f. Tidak adanya laporan uang makan, laporanuang lembur, laporan tunjangan dan laporancuti kerja sehingga bendahara sulit merangkumdata karena harus mengumpulkan dokumen-dokumen yang ada.

g. Belum adanya laporan rekapitulasi gajikaryawan sehingga menyulitkan bendaharadalam mengetahui total keseluruhan gaji yangdikeluarkan setiap bulan.

1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisana. Tujuan Penulisan

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 388

1) Untuk membantu mengatasi masalah prosespembayaran gaji karyawan parkir yang sedangberjalan pada KORPS MARINIR PUSATKOPERASI.

2) Meminimalkan kesalahan pencatatan datarangkap.

3) Memudahkan penyimpanan dan pencarian dataserta mempercepat pengolahan data.

4) Menjadikan alur proses penggajian karyawanparkir pada KORPS MARINIR PUSATKOPERASI lebih terstruktur, efektif danefisien.

5) Pengolahan data lebih cepat dan akurat dengansistem informasi penggajian karyawan.

6) Menyediakan laporan-laporan beserta dokumenkeluaran sistem yang dibutuhkan dengan tepatakurat.

7) Sebagai salah satu syarat untuk kelulusanProgram Strata-1 Universitas Budi LuhurJakarta.

b. Manfaat Penulisan1) Bagi penulis sendiri untuk menambah

pengetahuan dan pengalaman bagi penulisdalam menerapkan ilmu yang diperoleh selamaperkuliahan.

2) Dapat meningkatkan kinerja bendaharaKORPS MARINIR PUSAT KOPERASI,terutama dalam proses penggajian karyawandibagian parkir untuk mempermudahpenyimpanan data, mengurangi terjadinyakesalahan-kesalahan dan kerusakan pada data.

3) Manfaat penelitian ini bagi institusi diharapkandapat menjadi bahan pembelajaran danreferensi bagi kalangan yang akan melakukanpenelitian lebih lanjut dengan topik yangberhubungan dengan judul penelitian yangsama.

1.4. Konsep Dasar InformasiMenurut [8] menjelaskan pengertian

informasi adalah data yang diolahmenjadi bentuk lebih berguna dan lebihberarti bagi yang menerimanya.

1.5. Konsep Dasar Sistem InformasiSistem informasi menurut [1], yaitu

“Sistem informasi merupakan total semuakomponen yang mencakup dan meilikikaitan dengan sistem termasukhardware, software, organisasi dan data”.

1.6. Konsep Dasar Analisa SistemMenurut [8], analisa sistem dapat

diartikan sebagai suatu prosespengembangan dari suatu sistem denganmaksud untuk menganalisa dan

memahami sistem yang ada, denganmenganalisa permasalahan, kesempatan,hambatan yang terjadi dan kebutuhanyang diharapkan dapat diusulkanperbaikanya agar kedepannya lebih baiklagi.

1.7. Konsep Dasar Perancangan SistemMenurut [4], dalam suatu

perancangan sistem informasi terdiri darirancangan komponen-komponen.Komponen-komponen ini dirancangdengan tujuan untuk dikomunikasikankepada user atau pemakai.

1.8. Konsep Dasar Berorientasi ObyekMenurut [5], Suatu metode yang digunakan

untuk menampilkan design dari perangkat lunakpada sebuah sistem.

1.9. Analisa Berorientasi ObyekMenurut [4], mendefinisikan analisa

berorientasi obyek sebagai berikut:Analisa berorientasi obyek atau Object OrientedAnalysis adalah tingkatan untuk mengevaluasisebuah kebutuhan dari sistem yang akan dibuatdengan menggunakan konsep berorientasi objek,apakah sudah benar kebutuhan yang sudah bisadibangun dengan konsep berorientasi objek danapakah sudah benar kebutuhan yang ada bisaditerapkan menjadi sebuah sistem berorientasi objek.

1.10.Perancangan Berorientasi ObyekPerancangan berorientasi obyek merupakan

tahap lanjutan setelah analisa berorientasi obyek,perancangan berorientasi obyek adalah suatupendekatan yang digunakan untuk menspeksifikasikebutuhan-kebutuhan sistem denganmengkolaborasikan obyek-obyek, atribut-atribut,dan method-method yang ada.

1.11.Pengertian Fishbone DiagramMenurut [3], fishbone diagram atau diagram

tulang ikan atau lebih dikenal dengan diagramIshikawa yang telah dibuat di Jepang. Fishbonediagram rancang untuk mengenali dari penyebabmunculnya suatu masalah yang terutama ketikacenderung jatuh berfikir pada rutinitas.

1.12.Teori-Teori Pendukunga. Pengertian Penggajian

Menurut [2] di dalam bukunyamenjelaskan bahwa Pembayaran upahyang diberikan kepada seseorang atasjasa selama bekerja disebuah instansiataupun perusahaan, dan pada saattertentu akan dievaluasi.

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 389

b. Pengertian KaryawanMenurut [6] mendefinisikan karyawan

atau tenaga kerja adalah orang yangmenjual pikiran atau tenaga pada usiakerja (berusia 15-64 tahun) danmendapat upah yang sudah ditentukanterlebih dahulu.

1.13.Studi LiteraturPada tahun 2015 [7], membuat

penelitian dengan judul “Analisa DanPerancangan Aplikasi Sistem InformasiPenggajian Karyawan Pada PT. AdityaBuana Inter Sungailiat Bangka”. Yangditerbitkan dalam “Jurnal SIMETRIS, Vol. 6No.2 – November 2015, ISSN: 2252-4983”. Penelitian ini bertujuan untukmembuat sistem penggajian karyawanmenjadi terkomputerisasi agar aktivitasproses penggajian menjadi lebih cepatdan lebih efisien dan juga bermanfaatuntuk memudahkan dalam prosespenghitungan gaji karyawan yang telahdirancang agar dapat memberikankemudahan dalam proses penghitungangaji karyawan serta dapat mengetahuilaporan gaji secara tepat pada saatdibutuhkan. Yang dihasilkan dari sisteminformasi ini adalah dapat mengelola datapenggajian karyawan danmenerapkannya kedalam sisteminformasi yang berbasis desktop yangdibuat menggunakan Visual Basic 6.0

2. METODE PENELITIAN2.1. Identifikasi

Dalam menemukan masalah pada penelitian,terlebih dahulu dilakukan kegiatan mencari, berpikirdan mencatat untuk menemukan gagasan atau idenuntuk melakukan suatu penelitian. Dalam prosesberfikir dilakukan pengamatan atau survei mengenaisubjek dan objek dari masalah yang terjadi dilapangan. Selanjutnya, dilakukan proses identifikasiterhadap suatu masalah, yaitu:a. Kerangka Kerja Pemikiran

Adapun kerangka kerja penelitian yang dipakaiuntuk melakukan penyusunan penelitian ini, sebagaiberikut :

Pada gambar 1 diatas merupakan gambarankerangka pemikirian yang digunakan dalampenelitian ini.1) Studi Literatur: Pada tahap ini penulis mencari

informasi tambahan dari berbagai sumber,seperti : buku, jurnal, prosiding dan jugainternet yang berhubungan dengan topikpenelitian yang diambil.

2) Pengumpulan Data: Pada tahap ini dilakukanproses pengumpulan data yang bertujuan untukmendapatkan data dan informasi yangdibutuhkan oleh peneliti untuk mencapai tujuandan menjawab permasalahan pada subjekpenelitian.

3) Analisis Sistem: Pada tahap ini dilakukanmengevaluasi permasalahan yang timbul padasistem yang sedang berjalan. Dengan demikian,diharapkan peneliti dapat menemukan kendala-kendala dan permasalahan yang terjadi padasistem penggajian di KORPS MARINIRPUSAT KOPERASI, sehingga dapat diusulkanperbaikan.

4) Pengembangan Sistem: Pada tahap inidilakukan penyusunan sistem denganmenggunakan model waterfall.

5) Pembuatan Laporan: Pada tahapan inidilakukan pembuatan laporan yang disusunsesuai dengan hasil penelitian yang telahdidapatkan sehingga menjadi laporan penelitianyang dapat memberikan gambaran secara utuhtentang sistem yang dibangun.

2.2. Metode Pengumpulan DataMetode yang diterapkan oleh peneliti untuk

mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkanyaitu dengan cara :a. Observasib. Wawancarac. Studi Dokumend. Studi Kepustakaan

2.3. Teknik Analisis DataSalah satu teknik pengembangan sistem untuk

mengatur urutan data kedalam suatu pola, teknikanalisa Object Oriented. Pendekatan ObjectOriented menggunakan teknik pengembangansystem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistemyang Object Oriented yang dapat di aplikasikandengan baik dan jelas.

2.4. Metode Pengembangan SistemMetode pengembangan sistem mengacu pada

model waterfall atau yang sering disebut jugadengan model air terjun. Pada gambar 2 merupakanmetode waterfall yang digunakan untuk

Gambar 1: Kerangka Pemikiran

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 390

memodelkan dan mengembangkan sistem yangdiusulkan.

2.5. Metode Perancangan SistemPerancangan proses sistem dapat digambarkan

dengan:1) Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram digunakan untukmenggambarkan hubungan antara orang,tempat, objek dan kejadian yang ada di dalamsistem.

2) Logical Record Structure (LRS)Logical Record Structure adalah strukturrecord pada tabel yang terbentuk dari hasilantar himpunan entitas.

3) RelasiRelasi digunakan untuk menghubungkan antaranggota himpunan.

4) NormalisasiNormalisasi adalah teknik untukmengelompokkan data ke dalam tabel untukmemenuhi kebutuhan didalam organisasi.

5) Spesifikasi Basis DataSpesifikasi Basis Data digunakan untukmenggambarkan struktur data pada sistem.

2.6. Metode Perancangan dan Pemodelan SistemSecara VisualUML merupakan singkatan dari “Unified

Modelling Language” yaitu suatu struktur himpunandan teknik pemodelan program berorientasi objek.Berikut jenis-jenis diagram UML:1) Use Case Diagram

Use case diagram yaitu gambaran dari aktor,usecase dan hubungan disuatu sistem.

2) Activity DiagramActivity diagram atau diagram yangmenggambarkan tentang aktivitas yang terjadidi dalam sistem.

3) Sequence DiagramSequence diagram adalah diagram yangmenggambarkan interaksi antara sejumlahobjek.

4) Class DiagramClass diagram yaitu diagram yangmenampilkan strukur dan deskripsi class serta

hubungan antara class pada suatu sistem yangnantinya akan digunakan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN3.1. Analisa Masalah

Pada gambar 3 di atas menjelaskan beberapamasalah yang digambarkan dalam bentuk fishbone.

3.2. Analisa Sistema. Activity Diagram

1) Activity Diagram Proses Absensi

Pada gambar 4 di atas menjelaskan bendaharaakan memberikan buku absensi kepadakaryawan, kemudian karyawan menandatanganibuku absensi yang telah disediakan. Absensi inidigunakan oleh bendahara sebagai acuan dalampembuatan slip uang makan.

2) Activity Diagram Proses Pembuatan SlipUang Makan

Gambar 2: Metode Waterfall

Gambar 3. Analisa Masalah Fishbone

Gambar 4: Activity Diagram Proses Absensi

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 391

Pada gambar 5 di atas menjelaskan bendaharamelihat laporan kehadiran karyawan di bukuabsensi, kemudian bendahara akanmembuatkan slip uang makan besertamemberikan uang makan dan menyerahkannyakepada karyawan.

3) Activity Diagram Proses PengajuanLembur Kerja

Pada gambar 6 di atas menjelaskan karyawanmengajukan lembur kerja kepada bendahara,selanjutnya bendahara akan memeriksa jatahlembur karyawan pada buku absensi. Jikakurang dari 84 kali dalam setahun makakaryawan tersebut akan diizinkan olehbendahara.

4) Activity Diagram Proses Pembuatan SlipLembur

Pada gambar 7 di atas menjelaskan bendaharamelihat laporan kehadiran karyawan pada bukuabsensi, kemudian bendahara akan membuatkan slipuang lembur beserta memberikan uang lembur lalumenyerahkannya kepada karyawan.

5) Activity Diagram Proses Pembuatan SlipGaji

Pada gambar 8 di atas menjelaskanpada akhirbulan bendahara akan membuatkan slip gajikaryawan dan memberikan cap, selanjutnyabendahara menyerahkan gaji karyawan kepadakaryawan

6) Activity Diagram Proses Pembuatan SlipTunjangan

Gambar 5: Activity Diagram Proses Pembuatan Slip UangMakan

Gambar 6. Activity Diagram Proses Pengajuan Lembur Kerja

Gambar 7. Activity Diagram Proses Pembuatan Slip Lembur

Gambar 8. Activity Diagram Proses Pembuatan Slip Gaji

Gambar 9: Activity Diagram Proses Pembuatan SlipTunjangan

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 392

Pada gambar 9 di atas menjelaskan bendaharaakan memeriksa jumlah karyawan yangmendapatkan tunjangan, kemudian bendaharaakan membuatkan slip tunjangan danmemberikan uang tunjangan secara tunai lalumenyerahkannya kepada karyawan.

7) Activity Diagram Proses Pengajuan CutiKerja

Pada gambar 10 di atas menjelaskan karyawanyang akan mengajukan cuti makan seharisebelum cuti karyawan harus melapor kepadabendahara, lalu bendahara akan memeriksasisa cuti pada buku absen, jika masih memilikisisa cuti tahunan maka bendahara akanmemberi izin cuti dan memberikan form cutikerja, selanjutnya karyawan diminta untukmengisi form cuti kerja yang telah diberikankemudian memberikan kembali kepadabendahara.

8) Activity Diagram Proses PembuatanLaporan

Pada gambar 11 di atas menjelaskan bendaharaakan membuat laporan absensi karyawan danabsensi lembur, pada akhir bulan laludiserahkan kepada ketua.

3.3. Use Case Diagram1) Master

Pada gambar 12 di atas menjelaskan use casemaster yang terdiri dari Entry Data Karyawan,Entry Data Bagian dan Entry Data Tunjangan.

2) Transaksi

Pada gambar 13 di atas menjelaskan use casetransaksi yang terdiri dari Entry absensi, CetakUang Makan, Entry Absensi Lembur, CetakUang Lembur, Cetak Gaji, Cetak Tunjangan,dan CetakForm Pengajuan Cuti.

3) Laporan

Pada gambar 14 di atas menjelaskan use caselaporan yang terdiri dari Cetak LaporanAbsensi, Cetak Laporan Uang Makan, CetakLaporan Absensi Lembur, Cetak LaporanUang Lembur, Cetak Laporan Tunjangan,Cetak Laporan Cuti Kerja, dan Cetak LaporanRekap Gaji

Gambar 10: Activity Diagram Proses Pengajuan Cuti Kerja

Gambar 11. Acitvity Diagram Proses Pembuatan Laporan

Gambar 12: Use Case Diagram Master

Gambar 13: Use Case Diagram Transaksi

Gambar 14. Use Case Diagram Laporan

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 393

3.4. ERD

Pada gambar 15 di atas menjelaskan rancanganERD yang ada pada sistem.

3.5. Struktur Tampilan MenuPada gambar 16 di atas menjelaskan tampilan

menu yang ada pada sistem.

3.6. Rancangan Layar

Pada gambar 17 di atas menjelaskan tampilan formentry data karyawan yang ada pada menu master.

3.7. Sequence Diagram

Pada gambar 18 di atas menjelaskan sequenceentry data karyawan.

4. KESIMPULANBerdasarkan analisa yang telah dilakukan,

penulis dapat menyimpulkan bahwa:a. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,

diharapkan dapat mengurangi kesalahan dankerangkapan data dalam pencatatan

b. Disediakannya beberapa modul yangmenghasilkan keluaran berupa slippembayaran, diantaranya modul cetak uangmakan untuk mencetak slip uang makan, modulcetak uang lembur untuk mencetak slip uanglembur, modul cetak slip gaji untukpembayaran gaji dan modul cetak tunjanganuntuk mencetak slip tunjangan.

c. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,diharapkan membantu bendahara dalampenyimpanan dan pencarian data, sehinggameminimalisir terjadinya kerusakan dankehilangan dokumen.

d. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,diharapkan membantu bendahara untukmengetahui jumlah kehadiran karyawan tanpaperlu menghitung kembali jumlah kehadirankaryawan karena sudah dilakukan oleh sistem.

e. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,diharapkan membantu bendahara untukmengetahui jatah lembur karyawan tanpa perlumenghitung kembali jatah lembur karyawankarena sudah dilakukan oleh sistem.

f. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,diharapkan dengan adanya ketersediaanlaporan uang makan, laporan uang lembur,laporan tunjangan dan laporan cuti kerja agarbendahara dapat melihat siapa saja karyawanyang telah mendapatkan uang makan, uang

Gambar 15: ERD

Gambar 16: Struktur Tampilan Menu

Gambar 17: Form Entry Data Karyawan

Gambar 18: Sequence Diagram Entry Data Karyawan

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 394

lembur, tunjangan dan yang sering mengajukancuti.

g. Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi,diharapkan dapat menghasilkan laporan gajiagar bendahara dapat mengetahui keseluruhangaji yang dikeluarkan setiap bulan.

Dari kesimpulan diatas maka penulismemberikan saran-saran antara lain:a. Dalam rangka pengembangan dan

pengoperasian sistem maka diperlukan tenagaahli dalam bidang komputer. Untuk itu instansiperlu mengadakan pelatihan untuk bendaharayang berkaitan untuk persiapan tenagapelaksanaan dan meningkatkan sumber dayayang ada.

b. Mengadakan back-up data secara berkala,dikarenakan mencegah sesuatu hal yang tidakdinginkan.

c. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak danperangkat keras yang dilakukan oleh ahli untukmencegah hal-hal yang tidak dinginkan danuntuk menjaga dalam rangka menjaga asetinstansi.

5. DAFTAR PUSTAKA[1] Isa, Irwan., 2012, Reengineering Sistem Informasi I, Cetakan

Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu.[2] Moehariono., 2012, Pengukuran Kinerja Berbasis

Kompetensi, Cetakan Ke 1, Jakarta, Penerbit RajaGrafindo Persada.

[3] Prabantini, Dwi., 2010, Cracking Creativity The Secret ofCreative Genius Edisi 1, Yogyakarta, Andi.

[4] Rosa & Shalahudin., 2011, Modul Pembelajaran RekayasaPerangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Obyek),Bandung, Modula.

[5] Shelly & Rosenblatt., 2010, System Analysis and DesignEight Edition. Boston, Course Technology.

[6] Subri, Mulyadi., 2012, Ekonomi Sumber Daya Manusia,Jakarta, PT Raja Grafindo.

[7] Suci, Mayasari Melati., 2015, Analisa Dan PerancanganAplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan PadaPt. Aditya Inter Sungailiat Bangka, Jurnal SIMETRIS,Vol 6 No 2 – ISSN: 2252-4983, November 2015.

[8] Yakub., 2012, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta,Graha ilmu.