2018
1 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................... 1
PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK ........................................................................................................ 2
CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD .................................................................................................................. 7
SURAT MASUK ..................................................................................................................................................... 9
CARA MEMBUAT DISPOSISI ............................................................................................................................ 9
A. Penerima Surat.................................................................................................................................... 9
B. Penerima Disposisi ............................................................................................................................11
SURAT KELUAR ..................................................................................................................................................14
CARA BUAT SURAT KELUAR ..........................................................................................................................14
CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR ...............................................................................................................18
AGENDA SURAT .................................................................................................................................................20
CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL .......................................................................................................20
CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK ) ..............................................21
CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK )..............................................22
2 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
JENIS PENGGUNA APLIKASI SUREK :
1. Pimpinan , merupakan pengguna sebagai pejabat eselon yang bertugas di Pemerintah
Kabupaten Agam .
2. Staf, merupakan pengguna sebagai staf (non-eselon) yang bertugas di Pemerintah
Kabupaten Agam
3. Agendaris / Tata Usaha , merupakan pengguna yang bertugas sebagai agendaris pada
OPD. Untuk persuratan Agendarislah yang memegang peranan untuk kelancaran
persuratan di OPD
4. Local Admin, merupakan pengguna sebagai admin pada OPD
Catatan :
Menu Pengaturan Instansi, Pengguna , Nama Jabatan hanya terdapat pada pengguna Local
Admin
Menu Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar hanya terdapat pada pengguna Tata
Usaha / Agendaris
PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK
Menampilkan semua admin pada OPD . Pada menu ini tersedia
untuk hapus, ubah, dan tambah pengguna
Menampilkan struktur OPD beserta pejabat dan nama jabatan
Terdapat menu untuk tambah , ubah dan hapus nama jabatan
pada masing-masing instansi
Terdapat menu untuk tambah , ubah dan hapus nama instansi
sesuai dan struktur organisasi pada OPD
3 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK
Menampilkan semua data surat yang ditujukan kepada user
Menampilkan semua data surat tembusan yang ditujukan kepada user
Menampilkan semua disposisi yang ditujukan kepada user
Menampilkan semua disposisi yang dibuat oleh user
Menampilkan semua disposisi yang dibagikan kepada user
Menampilkan semua data surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user
Menampilkan semua konsep surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user
Menampilkan semua data surat yang batal
Menu untuk membuat surat keluar
Menampilkan semua surat yang ditanda tangani oleh user
Menampilkan semua agenda surat masuk pada OPD
Menampilkan semua agenda surat keluar pada OPD
Menu untuk memasukkan agenda surat masuk secara manual
4 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
SURAT MASUK
Surat Masuk
AGENDARIS
KEPALA OPD
Nomor Agenda
SEKRETARIS
Beri Disposisi
KABID / KASI / STAF
Beri Disposisi
SURAT MASUK PADA OPD
Beri Disposisi
5 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
STAF KASI KABID SEKRETARIS
KABAN / KADIS
KirimKonsep
Setuju Konsep
SetujuKonsep
Setuju Konsep
Tolak Konsep
TolakKonsep
Tolak Konsep
Menolak Konsep
KONSEP SURAT (*doc / *docx)
SURAT KELUAR (*.pdf )
AGENDARIS
Setuju Konsep
Tata Usaha OPD Penerima
WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN KEPALA OPD)
Surat Keluar
Nomor Agenda
Tanda Tangan Surat
6 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
STAF KASI KABID SEKRETARIS
KABAN / KADIS
KirimKonsep
Setuju Konsep
SetujuKonsep
Setuju Konsep
Tolak Konsep
TolakKonsep
Tolak Konsep
Menolak Konsep
KONSEP SURAT (*doc / *docx)
SURAT KELUAR (*.pdf )AGENDARIS
Setuju Konsep
Tata Usaha OPD Penerima
WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN SEKDA)
Surat Keluar
Nomor Agenda
Tanda Tangan Surat
ASISTENSEKDA
Setuju Konsep
Tolak Konsep
Tolak Konsep
AGENDARIS ASISTEN
AGENDARIS SEKDA
Konsep Surat
Konsep Surat
Setuju
Konsep
7 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD 1. Buka Aplikasi pada http://surek.agamkab.go.id/ dan masuk melalui akun yang telah
dibuatkan oleh admin OPD
2. Setelah berhasil login akan tampil halaman utama dengan notifikasi pada atas halaman
Notifikasi akan menampilkan jumlah disposisi masuk atau jumlah surat yang belum diproses
/ belum dibaca atau jumlah surat yang perlu diperiksa atau ditanda tangani oleh oleh
pengguna. Pada Agendaris notifikasi berupa jumlah surat masuk atau surat yang akan
diberikan nomor untuk surat keluar .
Notifikasi surat
yang belum
diproses
8 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
3. Jika Ingin merubah password dari akun, silakan klik pada Nama Pengguna dan Ubah Kata
Sandi
Isi password dengan kombinasi huruf dan angka, contoh password diisi abc123 dan klik ganti kata
sandi
9 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
SURAT MASUK Surat Masuk hanya ada pada Kepala OPD ( DInas / Badan / Bagian / Kecamatan ) karena semua surat
kedinasan ditujukan kepada Kepala OPD. Setelah Agendaris memberikan nomor agenda masuk
maka surat akan masuk ke menu surat masuk kepala OPD untuk diberikan disposisi.
CARA MEMBUAT DISPOSISI
A. Penerima Surat Semua surat yang ditujukan ke penerima akan masuk ke menu Surat Masuk Seperti pada Gambar .
Untuk Memilih silakan klik pada Surat yang akan dibuka
Pada Halaman surat akan terlihat detil dari surat yang dikirim beserta menu untuk
mengunduh halaman surat.
Pada halaman surat terdapat 2 Tombol yakni :
1) , digunakan untuk mendownload / unduh surat yang dikirimkan
2) , digunakan untuk membuat disposisi
Pada halaman disposisi , penerima surat bisa memberikan disposisi kepada yang terkait
10 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang tergantung kebutuhan disposisi diberikan.
Setelah tombol Kirim Surat dipilih, akan muncul notifikasi untuk memastikan pengiriman seperti pada
gambar.
Disposisi yang berhasil dibuat akan muncul pada menu disposisi keluar seperti pada gambar
11 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
B. Penerima Disposisi
Untuk penerima disposisi semua disposisi yang diterima akan masuk ke dalam menu
disposisi masuk. Dan hasil disposisi yang dibuat akan
1. Untuk melihat semua disposisi masuk dilakukan dengan cara klik pada menu disposisi masuk
Status disposisi masuk ada 3 makna yakni :
a) Belum Baca , artinya disposisi yang masuk belum dibaca oleh pengguna
b) Sudah Baca, artinya disposisi yang masuk telah dibaca tapi tidak ada disposisi yang
dibuat ke bawahan
c) Sudah Disposisi, artinya disposisi yang masuk telah dibaca dan telah dilanjutkan
dengan disposisi ke bawahan
2. Untuk melihat detail dari disposisi masuk klik di surat yang akan dilihat
12 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
3. Pilih yang akan dilakukan dengan disposisi masuk
Pada halaman detail disposisi masuk ada beberapa tombol yang fungsinya sebagai berikut :
a)
digunakan untuk melihat halaman surat yang didisposisi
b)
digunakan untuk meneruskan/ membagikan disposisi surat kepada pengguna yang lain
sebagai informasi.
c)
digunakan untuk membuat disposisi kepada bawahan . Contoh dari Kepala Seksi kepada Staf
13 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang. Pada Pembuatan disposisi disesuaikan intruksi
yang akan diberikan dan silakan isi disposisi yang akan diberikan kepada staf dan pilih Kirim
Surat
d)
merupakan menu untuk langsung membuat surat keluar sebagai tanggapan disposisi masuk
e)
berfungsi untuk menolak surat jika tidak sesuai dengan tupoksi / bagi surat yang salah
sasaran diposisi. Penolakan disposisi dilakukan dengan mengisi alasan penolakan disposisi
dan klik tombol Ya, Tolak
14 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
SURAT KELUAR Pada saat memilih menu surat keluar akan tampil data surat keluar yang “telah selesai dibuat” oleh
user. Telah selesai dibuat maknanya adalah surat tersebut telah diperiksa, disetujui, dan
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut.
CARA BUAT SURAT KELUAR 1. Klik Buat surat pada Surat Keluar dan akan tampil seperti gambar
2. Isi Semua Data
Atas Nama , diisi dengan cara memilih nama yang akan menandatangani surat
15 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Tanggal Surat, diisi dengan cara memilih tanggal membuat surat
Penerima , diisi dengan cara pilih tujuan yang akan menerima surat keluar
Catatan : Khusus Nota Dinas, Penerima Surat adalah Asisten
Tembusan, diisikan pilihan penerima sebagai tembusan surat keluar
Perihal Surat, diisi dengan perihal surat keluar
Jenis Naskah, diisikan dengan pilihan jenis surat keluar
Pemeriksa, secara otomatis akan terlihat pemeriksa surat. Silakan sesuaikan pemeriksa.
Contoh jika Penandatangan surat adalah bupati, maka ditambahkan pemeriksa dengan
Asisten dan Sekda
Silakan Pilih dengan mengklik tombol pilih untuk menambahkan pemeriksa surat
16 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Pilih tombol Pilih untuk menambahkan pemeriksa. Dan Pada daftar akan muncul seperti pada
gambar :
Pemeriksa yang
ditambahkan
17 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Pada Kolom Isi surat, diisikan dengan file dokumen yang telah disiapkan dengan format *.doc atau
*.docx . Jika semua form telah diisi maka klik tombol Kirim Surat seperti pada gambar.
Untuk konfirmasi klik Ya, Simpan.
Akan muncul notifikasi sukses bila surat berhasil dibuat
Jika surat telah disetujui dan ditanda tangani, maka akan diberi nomor agenda dan dikirim ke
penerima surat.
18 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR 1. Semua surat yang perlu diperiksa akan muncul di notifikasi, jikalau surat sudah dibuka tapi belum
sempat diperiksa bisa dilihat lagi pada menu surat keluar pada list Konsep
2. Untuk Melihat Detil surat silakan klik pada surat
Pemeriksa bisa edit untuk data penerima surat. Untuk melihat dengan cara klik pada nama surat
untuk mengunduh surat.
19 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
3. Jika ada perbaikan dan langsung dilakukan oleh pemeriksa, hasil file yang telah dikoreksi bisa
diupload kembali pada halaman drop files seperti pada gambar
4. Pada menu Tindakan Pemeriksa ada 3 pilihan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan surat
Pemeriksa bisa menambahkan isi pesan pada kolom pesan pemeriksa
5. Jika pemeriksaan telah selesai maka pemeriksa pilih Tombol Save Surat.
List
Pemeriksa
Surat
20 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
AGENDA SURAT Menu Agenda surat hanya terdapat pada jenis pengguna Tata Usaha. Pada menu inilah pemberian
nomor agenda surat masuk dan surat keluar dilakukan.
CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL
1. Siapkan surat yang telah discan dengan format *.pdf dan isi semua kolom yang diperlukan sesuai
dengan surat masuk
Tanggal Penerima, diisi dengan tanggal surat diterima oleh OPD
Tanggal Surat, diisikan dengan tanggal surat pada surat masuk
Pengirim, diisikan oleh pananda tangan surat
Nomor Surat Masuk, diisi dengan nomor surat masuk
Nomor Agendaris, diisi sesuai dengan nomor agenda surat masuk
Penerima, diisikan dengan tujuan surat masuk
Perihal Surat, diisikan sesuai dengan perihal pada surat masuk
Jenis Naskah Dinas, diisikan sesuai dengan jenis surat masuk
Isi Surat , diisikan dengan memilih surat yang telah discan.
2. Jika telah diisi semua data, Silakan Simpan. Akan muncul notifikasi jika surat berhasil dimasukan
seperti gambar
21 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
3. Untuk melihat surat, silakan klik agenda masuk pada kolom agenda seperti gambar
CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK ) 1. Lihat surat masuk pada notifikasi atau pada Menu Surat Masuk dan pilih surat
2. Akan muncul halaman untuk pemberian nomor surat seperti pada gambar. Nomor Agenda
disesuaikan dengan nomor agenda manual yang ada pada OPD
Klik Tombol Terima Surat setelah pemberian Nomor Agenda dan surat akan sampai ke Penerima Surat
22 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK )
1. Saat ada notifikasi surat yang siap dikirim, itu artinya ada surat keluar yang perlu diberikan nomor
agenda surat keluar. Silakan klik notifikasi atau pada menu surat keluar pilih konsep .
2. Silakan isikan nomor surat keluar dan nomor agenda surat
Untuk isi surat, klik surat dengan format *.doc atau *.docx dan convert ke dalam bentuk pdf.
Contoh: Klik Surat keluar dengan nama SUREK undangan.doc dan setelah berhasil download, buka file
dokumen. Kemudian maka convert / ubah ke dalam bentuk pdf dengan nama file SUREK undangan.pdf.
23 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
Cara merubah file dokumen ke bentuk pdf ( pada Microsoft Word 2007 – 2016 ) a) Buka file dokumen *.doc / *.docx
b) Pilih Menu File lalu Save As seperti gambar
c) Isi Nama File dan pastikan telah memilih save as type pdf dan klik simpan
24 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018
3. Setelah pastikan nomor surat keluar dan agenda keluar telah terisi serta isi surat telah dipih,
kemudian klik kirim surat
4. Klik Ya, Kirim untuk melanjutkan
5. Surat yang telah berhasil dikirim bisa dilihat pada menu surat keluar
Surat yang telah berhasil dikirim
Top Related