7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
1/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA i
UNIVERSITAS SURABAYALEMBAGA PENELITIAN
Kajian
Pengelolaan Web-site untuk Universitas Surabaya
oleh : Sugata Pikatan
Surat Tugas No: 06/ST-306/Pusbangdaya/III/1997
Abstrak :
Kajian ini dimaksudkan untuk memberikan filosofi dasar ke-
beradaan Web universitas dalam rangka menuju profesion-
alisme layanan informasi moderen, seiring dengan derap
kemajuan teknologi dan era globalisasi menjelang akhir
abad XX.
April 1997
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
2/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA ii
DAFTAR ISI
Judul i
Daftar Isi ii
Pengantar iii
BAB I Fungsi dan Pengelolaan Web-site
1
Apa web-siteitu? 1
Fungsi web-site 2
Pengelolaan web-site 4
BAB II Web dan Universitas 6
Mengapa universitas harus tampil dalam web? 6BAB III Web di Universitas Surabaya 8
Harapan untuk web Ubaya 8
Realitas web yang sudah ada 9
BAB IV Kesimpulan dan Saran 11
Pekerjaan yang tesedia 11
Personil web-site 12
Rujukan 15
Lampiran 17
Contoh web-page :
Lampiran A : Web MIT (Massachusett Institue of Technology - USA)
Lampiran B : Web University of Cambridge - UK
Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia
Lampiran D : Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand)
Lampiran E : Web NUS (The National University of Singapore)
Lampiran F : Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia
Lampiran G : Web The Chinese University of Hong Kong
Lampiran H : Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya)
Lampiran I : Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
3/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA iii
PENGANTAR
Kebutuhan informasi yang terus meningkat serta perkembangan teknologi ko-
munikasi komputer yang mutakhir telah mengubah wajah peradaban dunia dalam be-
berapa tahun terakhir ini. Hadirnya jaringan internet beserta cyber-spacenya telah
melahirkan bidang baru yang amat potensial dilihat dari berbagai aspek. Universitas Su-
rabaya sudah memutuskan untuk masuk ikut serta dalam trend masa depan ini dengan
dibukanya web-site dengan URL : http://www.ubaya.ac.id. Web-siteUbaya ini
telah berjalan lebih dari setahun dengan segala usahanya menanggulangi hambatan dan
kesulitannya. Server yang sering down, kecepatan transfer data yang rendah, pelang-
garan privacy pengguna email, persoalan data security, sering mewarnai perjalanan
hidup web Ubaya yang masih tergolong bayi ini.
Kiranya desakan pembaruan di dalam pengelolaan web Universitas Surabaya
sudah dirasakan segenap lapisan civitas academica di lembaga ini. Desakan tersebut su-
lit dibendung karena keinginan untuk maju yang demikian besar. Dari pihak pengelo-
lanya sendiri juga ada keinginan senada, terbukti dengan terbitnya surat edaran PKSI
(Pusat Komputer dan Sistem Informasi) tentang permintaan naskah homepageke selu-
ruh subsistem di lingkungan universitas (surat nomor 061/PKSI/III/1997).
Seiring dengan hasrat pembaruan dan pengembangan web-site Ubaya yang
menggebu, dirasakan perlu perumusan filosofi penyelenggaraan web-site itu sendiri
serta pengkajian sistem pengelolaannya yang tepat di Ubaya. Kajian ini berusaha men-
gupas topik-topik tersebut agar semua orang tahu apa yang dapat diharapkan dari
penyelenggaraan web sekaligus tindakan apa yang harus ditempuh untuk memulai
langkah pembaharuan itu.
Hasil kajian ini diharapkan akan memperkuat dan menjiwai pengembangan web-
site Ubaya sekarang dan di kemudian hari. Sudah saatnya semua aktivitas universitas
mengutamakan profesionalisme, jika memang tidak ingin tertinggal oleh rekanan dan
pesaing di bidang akademik keilmuan.
Kajian dilakukan dengan studi pustaka dan studi perbandingan di lapangan
tentang web-site berbagai universitas dalam dan luar negeri. Berdasarkan kebutuhan
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
4/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA iv
real yang kemudian berhasil dirumuskan, kajian ini berujung pada ulasan tentang alter-
natif pengelolaan web Ubaya agar dapat dicapai profesionalisme dalam batas-batas ke-
layakan yang dimiliki Ubaya.
Mudah-mudahan hasil kajian ini dapat memenuhi harapan seluruh civitas aca-
demica dalam rangka pembaharuan sistem informasi melalui cyber-space yang secara
fisik sudah dipunyai Ubaya.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
5/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 1
BAB I
FUNGSI DAN PENGELOLAAN WEB-SITE
Apa web-site itu ?
Pada dekade terakhir abad XX ini telah terjadi revolusi besar-besaran dalam
dunia informasi. Tembok-tembok batas alamiah yang diberikan oleh ruang dan waktu su-
dah ditumbangkan oleh teknologi telekomunikasi komputer. Kebutuhan kehidupan
moderen atas informasi sudah tak tertahankan lagi, semua orang tanpa terkecuali secara
individual memerlukannya.
Lahirnya dunia cyber di arena telekomunikasi telah membuka babakan baru dalam
peradaban manusia. Secara teoritis semua individu di muka bumi dapat berkomunikasi satu
sama lain secara langsung dalam tempo yang amat singkat dari rumah mereka masing-
masing.
Teknologi yang sedang melambung ke atas ini disambut secara luar biasa oleh se-
mua lapisan dan sektor aktivitas kehidupan di seluruh dunia. Tak terkecuali di dalamnya
adalah dunia universitas beserta seluruh iptek yang dikandungnya.
Teknologi ini adalah internet, yang telah melahirkan alam semesta baru dalam ke-
hidupan manusia yang diberi nama cyber-space. Wilayah jelajah yang maha luas di dalam
cyber-space adalah Web, yang menyediakan informasi tak terbilang banyaknya bagi
siapapun yang memerlukannya. Yang diperlukan untuk mengaksesnya hanyalah seperang-
kat komputer yang terhubung ke jaringan internet beserta alamat-alamat web-site yang
akan dituju. Web-siteadalah unit kecil dalam cyber-space seperti sebuah rumah di dalam
perkotaan pada dunia nyata. Oleh sebab itulah web-site ini juga dikenal orang sebagai
homepage, walaupun ada pula web-siteyang berisikan ribuan homepagebagaikan sebuahreal-estate perumahan.
Di alam maya ini semua kegiatan berlangsung serba cepat dan seketika. Berangsur-
angsur semua aktivitas di dunia nyata dicerminkan masuk ke dalam cyber-space sebagai
komplemen penting dalam derap majunya ke masa depan. Perusahaan bisnis, lembaga pe-
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
6/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 2
merintah, militer, pendidikan, lembaga penelitian, dan masih banyak lagi, merupakan
pelaku-pelaku aktif yang memanfaatkan dan mengambil manfaat dari keberadaan dunia
baru ini.
Fungsi web-site
Secara garis besar ada 2 macam fungsi yang dapat diberikan oleh sebuah web-site.
Keduanya dapat diberikan sekaligus sebagai layanan terhadapclient (klien, pengguna jasa
internet). Fungsi-fungsi tersebut adalah :
1. Sumber informasi
Web-sitedapat menyediakan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh klien. In-
formasi ini dapat berbentuk katalog, database, arsip, newsletter, dsb. Seorang peneliti
misalnya, tidak perlu lagi menunggu penerbitan jurnal untuk mengetahui penemuan baru
di bidangnya, karena informasi semacam itu dapat diperolehnya secara cepat dan mudah
melalui web-sitesi penemu.
2.Layanan interaktif
Web-site dapat melayani kegiatan interaktif antar klien, atau antara klien dan server.
Layanan ini antara lain berupa email, search-engine, atau hubungan langsung kepada
pengelola web-site (komentar, pertanyaan-pertanyaan, pengisian formulir, dsb.). Den-
gan demikian, melalui web ini konsultasi atau diskusi jarak jauh menjadi hal yang lum-
rah dilakukan. Dalam dunia bisnis, melalui web ini dapat pula dilakukan transaksi.
Dari uraian di atas, tampak jelas bahwa keuntungan yang diberikan oleh ke-
beradaan cyber-space sangat luar biasa. Waktu dan energi yang identik dengan ongkos
dapat dihemat secara besar-besaran. Bagi sebuah lembaga yang ingin memanfaatkan dunia
baru ini tidak punya jalan lain kecuali ikut masuk menjadi anggota masyarakat internet,
yakni mendirikan web-sitenya sendiri sebagai perwujudan dirinya di cyber-space. Siapapun
yang ingin mengkontaknya dapat mengakses web-sitenya dari mana saja setiap saat.
Dari dua fungsi utama web di atas kemudian dapat diturunkan kebutuhan-
kebutuhan penyelenggaraan sebuah web-siteyang menyertainya :
Tampilan dan organisasi dokumen web yang profesional
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
7/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 3
Seluruh dokumen harus memenuhi kriteria : menawan, berbobot dan lugas.
menawan : agar banyak menarik para penjelajah (browser) untuk berkunjung berbobot : agar diakui kredibilitas dan kualitas isinya lugas : agar efisien dalam cyber-space sehingga penjelajah hemat waktu dan
ongkos
Selain itu organisasi dokumen harus memiliki struktur yang rapi agar memudahkan up-
datingdi kemudian hari.
Penyampaian informasi yang profesional
Penyampaian informasi melalui web harus memenuhi kriteria : cepat, aman dan akurat.
cepat : keberhasilan sebuah web-site tidak hanya tergantung pada informasiyang akan disampaikan, tetapi juga pada kecepatan, efisiensi, dan kenyamanan
hantarannya kepada konsumen(1)
. Tak dapat dihindari kecepatan hantaran dalam
web juga tergantung pada kepadatan jalur komunikasi (saluran telepon, satelit,
pemakaian web server sendiri). Oleh sebab itulah implementasi perangkat keras
yang memadai (koneksi internet dengan bandwidth yang lebar, memori server
yang cukup) menjadi amat penting. Sebagai patokan, setiap halaman web harus
dapat tampil di jaringan lokal dalam selang waktu kurang dari 5 detik(2)
.
aman : para pengguna web seringkali memerlukan keamanan dalam transferdata, file, dokumen, dari ancaman virus maupun hacker. Server (komputer in-
duk) pun perlu mempertahankan diri dari serbuan sejenis itu demi kelangsungan
hidup web-site sendiri. Ada data yang tidak boleh sembarangan diketahui oleh
orang yang tidak berhak. Selain kerahasiaan seperti itu, pengguna jasa email
juga memerlukan privacy pada seluruh surat yang diterima maupun yang
dikirimkannya.
akurat : kandungan informasi yang disajikan haruslah akurat dalam hal kualitasdan nilai kebenarannya.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
8/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 4
Maintenance yang handal
Maintenancedan trouble-shootingharus siap setiap saat. Pemantauan terus-menerus
terhadap operasi web-site yang diikuti evaluasi secara periodik dapat melancarkan
usaha pemeliharaan ini.
Pengelolaan web-site
Berdasarkan fungsi web-site dan kebutuhan-kebutuhan penyelenggaraan yang
menyertainya dapat disusun model pengelolaan sebuah web-site. Secara umum model pen-
gelolaan ini dapat dipetakan menurut kegiatannya seperti dalam diagram pada gambar 1
berikut :
Gambar 1. Diagram pengelolaan sebuah web-site
Di dalam kotak dengan garis putus-putus terdapat kegiatan rutin yang dilakukan setiap
saat dalam kehidupan sebuah web-site. Berada di luarnya adalah kegiatan tidak rutin yang
mempunyai nilai strategis terhadap pengembangan web-sitesejak saat kelahirannya. Uraian
masing-masing kegiatan itu adalah :
Planning
Analysis
Design
Implementation
Promotion
Innovation
Maintenance &
updating
Monitoring &
evaluation
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
9/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 5
planning : menentukan filosofi dasar dan tujuan pengadaan web-sitebagi penyeleng-
gara.
analysis : melakukan analisa dan pengadaan terhadap komponen-komponen yang di-
butuhkan (hardware, software, koneksi internet, personalia, materi web).design: membuat web-page (HTML), skrip program (CGI, Java, dll.), organisasi do-
kumen.
implementation: peluncuran web-sitebeserta isinya ke dalam cyber-space.
promotion: memperkenalkan web-siteke dunia luar (misal melalui jasa web directory
: Yahoo, dll.), memperkaya isi, mempercantik penampilan.
maintenance & updating: memelihara, mengamankan, dan memperbaiki web-sitese-
cara keseluruhan dalam efektivitas dan efisiensi kerjanya.
innovation: menciptakan produk baru yangfeasible, kegiatan inilah yang menjadi tu-
lang punggung pengembangan web-sitemelalui redesign dan modifikasi.
monitoring & evaluation: memantau seluruh kegiatan harian dalam web-site(melalui
daftar log-nya), mengkaji komentar dan keluhan konsumen, menguji kece-
patan koneksi dari luar jaringan lokal secara rutin periodik. Hasil pantauan
yang diperoleh menjadi bahan pertimbangan updatingdi kemudian hari baik
yang menyangkut hardware maupun software.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
10/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 6
BAB II
WEB DAN UNIVERSITAS
Mengapa universitas harus tampil dalam Web ?
Ada dua alasan yang menjadi jawaban pertanyaan ini. Pertama, universitas adalah
pusat pengembangan ilmu pengetahuan, sehingga diharapkan dapat menjadi sumber infor-
masi yang senantiasa siap diakses oleh masyarakat luas, baik nasional maupun interna-
sional. Kedua, universitas dapat menjaring keuntungan yang terkait dengan eksistensinya
sendiri secara cepat dan tepat. Melalui web, universitas menampilkan dirinya di hadapan
umum. Minat calon mahasiswa, donatur, rekanan kerja, client, dapat ditumbuhkan secara
langsung dari ekspresi diri universitas dalam web.
Dua alasan di atas sudah cukup memberikan nilai yang tinggi pada eksistensi web-
sitesuatu universitas. Ia menjadi perwujudan universitas itu di dalam cyber-space. Jelaslah
kemudian bahwa pengelolaannya pun tidak boleh ala kadarnya saja, karena hal itu akan
memberikan kesan buruk kepada masyarakat terhadap universitas tersebut.
Di negeri maju pada umumnya pengelolaan web universitas dilakukan secara ber-
lapis horisontal, artinya setiap subsistem memiliki server sendiri dengan seorang pengelola
yang melakukan seluruh pekerjaan berkaitan dengan server yang diurusnya(3)
. Koordinasi
hanya dilakukan pada gerbang utama web-site dengan kebijaksanaan satu pintu, artinya
pengunjung web-sitehanya perlu tahu satu alamat saja jika ia ingin mengetahui lebih ban-
yak tentang seluruh komponen universitas itu. Semua server sub-sistem dapat diakses dari
gerbang utama ini. Contoh-contoh pengelolaan berlapis ini ada di universitas-universitas
Amerika, Eropa, dan Australia. Di lampiran A, B, dan C secara berturut-turut dapat dilihat
contoh web-pageMIT (Massachusett Institute of Technology - USA), University of Cam-
bridge (UK), dan University of Adelaide (Australia), yang mewakili ketiga benua itu.
Tampak bahwa subsistem universitas mengelola servernya sendiri-sendiri, bahkan maha-
siswa juga menyelenggarakan server mereka sendiri (misal di MIT).
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
11/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 7
Di negara berkembang kondisinya berbeda, kendala dana dan sumber daya manusia
menyebabkan web-site dikelola secara terpadu(3)
. Pengelolanya merupakan sebuah tim
yang terdiri dari beberapa orang yang masing-masing menguasai bagian yang berbeda dari
pekerjaan seorang webmaster (pengelola web-site). Contoh-contoh dapat dilihat di lampi-
ran D, E, F, G, H, dan I, yang secara berturut-turut menampilkan web-page AIT (Asian
Institute of Technology - Thailand), NUS (The National University of Singapore), Univer-
siti Kebangsaan (Malaysia), The Chinese University of Hong Kong, dan dua universitas di
Surabaya yang sudah cukup mantap web-sitenya (STTS dan Untag).
Sistem pengelolaan secara tim ini memiliki kelemahan dalam hal isi (content) web-
page. Informasi yang ingin disampaikan oleh masing-masing subsistem terhambat oleh
sedikitnya pengetahuan si pengelola web-site tentang seluk beluk subsistem yang dibahas.
Hal ini dapat dilihat misalnya dari web milik NUS yang penampilannya menawan di bagian
depan tapi kedodoran di bagian dalamnya (misal fakultas tekniknya).
Agar senantiasa berkualitas, manajemen isi web ini harus memiliki filosofi yang
dapat dirangkum menjadi dua hal(4)
:
1. pendelegasian tanggungjawab atas isi
Hal ini perlu karena informasi yang disampaikan haruslah akurat, dan ini hanya dapat
dilakukan oleh orang yang betul-betul menguasai medannya. Web-page sebuah fakultas
harus diisi oleh orang fakultas tersebut.
2. pengadaan isi yang selalu up-to-date
Hal ini perlu untuk menunjukkan dinamika dan kemajuan-kemajuan yang dicapai oleh
seluruh anggota sistem universitas.
Oleh sebab itu beberapa web-siteuniversitas di Asia kemudian berusaha melakukan
perpaduan antara model berlapis dan model terpusat untuk menutup kelemahan ini semak-simal mungkin. Model seperti ini sudah dirintis dengan baik antara lain oleh AIT, NUS
(misal perpustakaan dan fakultas sainsnya), Universiti Kebangsaan (misal fakultas tekni-
knya). Dalam model paduan, setiap subsistem mengelola servernya sendiri dengan mem-
bentuk sebuah tim penanggungjawab.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
12/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 8
BAB III
WEB DI UNIVERSITAS SURABAYA
Harapan untuk web Ubaya
Universitas Surabaya pun harus meraih sukses dalam kehadirannya di dunia cyber
ini jika ia ingin menjadi universitas yang disegani. Harapan agar web Ubaya dapat mem-
berikan manfaat sebesar-besarnya kepada seluruh civitas academica khususnya dan ma-
syarakat luas pada umumnya sudah bukan merupakan hal yang dapat ditawar lagi.
Manfaat realistis yang dapat digali dari keberadaan web-site Ubaya di jaringan
internet antara lain adalah :
memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswaMahasiswa dapat her-registrasi, melalukan perwalian, konsultasi (kepada siapa saja di
Ubaya), permohonan transkrip, dan lain-lain dari jarak jauh.
memberikan fasilitas maksimal kepada staf dosen dan penelitiSetiap dosen / peneliti memiliki fasilitas jalur khusus di kantornya ke jaringan internet,
dengan harapan dapat mengakses informasi aktual keilmuan yang menunjang pengem-
bangan profesional dirinya sendiri seperti yang dimiliki para dosen / peneliti di luar
negeri.
memberikan layanan informasi kepada masyarakatUbaya memiliki database keilmuan yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Calon
mahasiswa pun dapat berkunjung ke web-site Ubaya dalam ekplorasinya tentang
prospek Ubaya sebelum ia menjatuhkan pilihannya tanpa harus datang ke Ubaya. Suatu
hari kelak, dimana ongkos telepon sudah semurah yang ada di negara maju, kuliah on-
line jarak jauh bukanlah merupakan impian.
menjadi proposal tentang potensial Ubaya di mata duniaPengunjung asing dapat membaca karakteristik dan potensi Ubaya dari web-sitenya.
Kandidat donatur, atau yang tertarik melakukan kerjasama akan memulai perkenalan
dan kontak pertamanya dengan Ubaya melalui jaringan internet ini.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
13/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 9
Memang. diperlukan kesungguhan dan ketulusan dari semua pihak untuk men-
dorong pertumbuhan dan pengembangan bidang baru yang amat potensial ini. Sudah tentu
harus pula diatur sedemikian rupa agar para pengelola web yang berada di belakangnya
merupakan tim yang tangguh dan berdedikasi, sehingga mampu melestarikan kelangsungan
hidup web-siteyang handal sebagai salah satu ujung tombak universitas.
Realitas web yang sudah ada
Menyadari kekurangan diri sendiri adalah langkah awal untuk maju. Web Ubaya
sudah lahir dengan tampilan terbarunya yang dibuat setahun yang lalu. Dari menilik
penampilannya saja, para pengunjung dapat memperoleh kesan antara lain :
Pengelolaan web yang masih amatirHal ini tampak pada jarangnya updatingyang dilakukan. Padahal sebagai lembaga pen-
didikan yang dinamis, updatingdokumen terutama yang menyangkut aktivitas mestinya
sangat mobil sehingga web-pagenya sering berganti wajah. Kesan statis ini memberikan
sinyal bahwa tidak ada tenaga profesional yang khusus ditugaskan menangani pekerjaan
tersebut.
Pentingnya web belum disadari sepenuhnya oleh lembagaHal ini ditunjukkan oleh miskinnya informasi yang diberikan web-page. Keterangan
singkat yang kurang informatif menghiasi halaman demi halaman web Ubaya, sehingga
mengaburkan tujuan dan manfaat penyelenggaraan web-sitedi cyber-spaceyang diurai-
kan di bagian depan. Web bukanlah sebentuk kemewahan atau lambang prestise sebuah
universitas.
Kurang adanya ketegasan tentang klien yang diharapkanHal ini tampak pada bahasa yang digunakan dalam penulisan web-page. STTS secara
tegas menggunakan bahasa Indonesia dengan sasaran klien dalam negeri(3)
. Untag se-
cara tegas menggunakan 3 bahasa (Indonesia, Inggris, dan Jepang) sehingga dapat
dikonsumsi secara luas oleh orang asing(3)
. Sedangkan Ubaya yang menggunakan ba-
hasa Inggris, yang kurang baku (banyak kesalahan gramatikal) dan dengan penampilan
seadanya, amat tidak cocok untuk konsumsi luar negeri. Agar memperoleh kesan baik
seperti yang diharapkan, web-page yang ditampilkan haruslah memenuhi kriteria seperti
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
14/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 10
yang telah diuraikan di atas. Tentang bahasa yang dipakai, web-sitetidak boleh semba-
rangan, bandingkan dengan web-pagebahasa Jepang Untag yang diasuh langsung oleh
orang Jepang.
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
15/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 11
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Menyadari realitas dan harapan untuk web-siteUbaya di atas, lembaga harus sece-
patnya melakukan perbaikan-perbaikan manajerial pengelolaan web yang sampai sekarang
belum dibakukan.
Sebagai universitas di negara berkembang, pengelolaan web-siteyang relevan ada-
lah sistem dengan model paduan. Sistem ini melibatkan personil dari seluruh sub-sistem
yang akan tampil dalam web. Tentu saja keterlibatan ini dapat dibatasi pada kandungan
web-pagesaja demi efisiensi pengerjaannya.
Pekerjaan yang tersedia
Dari diagram pengelolaan web-sitepada gambar 1 di atas, pekerjaan di lingkungan
web dapat diusulkan untuk dikelompokkan menjadi empat :
1. pengadaan fasilitas : pengadaan koneksi ke internet, perangkat keras dan penun-
jangnya (komputer, modem, scanner, terminal, printer), jaringan lokal, protokol (HTTP
termasuk FTP, SMTP), program penunjang (Java, CGI, HTML, image-processor,
penghasil musik), maintenance dan pengembangan perangkat keras dan lunak, trouble-
shooting, penanganan security.
2. desain web-site : perancangan dan penyusunan organisasi semua dokumen yang akan
dipublikasikan, tampilan web-page, menyediakan fasilitas interaktif, updating secara
berkala, penulisan skrip (program), penanganan security.
3. pengadaan isi (content) web-page: penulisan isi web-pagetentang hal-hal yang bersifat
informatif dan interaktif. Jenis isinya dapat dibagi sebagai berikut :
a. administrasi - berisikan struktur organisasi; referensi peraturan akademik; profil
civitas academica; layanan akademik.
b. pengajaran - berisikan kurikulum, silabus, dan program-program pengajaran
yang lain dari seluruh fakultas; di masa y.a.d. on-line course; staf pengajar
c. pendidikan - berisikan himbauan; materi-materi edukatif; konseling
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
16/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 12
d. program-program ko/ekstra-kurikuler - kegiatan mahasiswa, himpunan, per-
wakilan mahasiswa; kursus-kursus singkat; pusat pembelajaran
e. riset - kegiatan pusat-pusat penelitian; staf peneliti; publikasi
f. perpustakaan - layanan; resensi buku; press; majalah/tabloid kampus
g. kemasyarakatan - kegiatan PPM; penanganan proyek eksternal; layanan
akademik keluar (kursus, pelatihan, program belajar bersinambung)
4. manajerial : melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan web-site, membuat
inovasi beserta analisa dan redesain atau modifikasi yang harus dilakukan. Bagian ini
juga melakukan koordinasi seluruh kegiatan kelompok yang lain.
Nilai kerja
Dengan melihat penjelasan-penjelasan di atas, bobot dan beban kerja orang-orang
yang berkecimpung dalam web universitas tidaklah ringan. Mereka harus berkonsentrasi
pada pekerjaannya, baik yang rutin maupun yang insidental, sehingga perlu dibuatkan se-
buah subsistem yang khusus menangani web-siteUbaya. Web-site Ubaya adalah perwuju-
dan Universitas Surabaya sendiri di cyber-space. Subsistem ini setingkat dengan biro atau
pusat-pusat penelitian universitas.
Personil Web-site
Ditinjau dari jenis pekerjaan di atas, manajemen Web-siteuniversitas sedikitnya memerlu-
kan 4 personal inti yang tampak dalam diagram pada gambar 2 berikut.
Gambar 2. Diagram manajemen web-site
Web-master
Fasilitator Koordinator
Teknisi Page-setter
Penanggungjawab sub-sistem
Administrator
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
17/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 13
1. Web-facilitator: mengerjakan pekerjaan nomor 1 di atas, dibantu oleh para teknisi, se-
terusnya disebut fasilitator.
2. Web administrator : melakukan pekerjaan 2 di atas ia dibantu oleh para page-setter,
seterusnya disebut administrator.
3. Content-coordinator : melakukan pekerjaan 3 di atas. Di dalam melaksanakan peker-
jaan ini ia banyak berhubungan dengan para sub-sistem dalam universitas, seterusnya
disebut koordinator. Semua kandungan web-page merupakan tanggung-jawab sub-
sistem masing-masing. Untuk itu setiap sub-sistem harus punya penanggungjawab isi
web-page.
4. Webmaster : melakukan pekerjaan 4 di atas, merupakan orang yang bertanggungjawab
atas kelangsungan eksistensiweb-site. Ia menempati hirarki tertinggi dalam pengelolaan
web-site, yang dalam kegiatan rutinnya dibantu oleh tiga orang di atas.
Oleh karena yang menjadi sasaran juga konsumen dari mancanegara, di samping edisi web-
pageberbahasa Indonesia (yang saat ini belum ada), edisi dalam bahasa Inggris merupakan
keharusan. Hal ini harus ditangani secara serius oleh orang yang mampu berbahasa Inggris
dan pernah studi di luar negeri. Syarat terakhir ini perlu karena bahasa bukan hanya se-
suatu yang dapat dipelajari, tetapi juga sesuatu yang harus dihayati bersama-sama dengan
kebudayaan yang melatarbelakanginya. Web-page berbahasa Inggris harus standar, yakni
tidak memiliki kesalahan struktur dan tata bahasa. Penggunaan bahasa Inggris yang tidak
standar akan memberikan citra buruk kepada konsumen asing. Untuk tujuan ini ada dua
pilihan, webmaster harus menguasai bahasa Inggris secara aktif, atau ia memilikiEnglish
editoryang handal. Demikian pula halnya dengan penanggungjawab dari subsistem, ia juga
bertanggungjawab atas istilah-istilah asing yang digunakan dalam bidangnya untuk melan-
carkan proses editing dan penterjemahan.
Rekruting
1.staf tetap: menerima tunjangan struktural dan fungsional
Webmaster: bertanggungjawab kepada universitas
memiliki pengetahuan luas tentang web, baik hardware maupun software berbahasa Inggris secara aktif (optional : rekruting English editor)
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
18/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 14
berpengalaman dalam manajemenFasilitator : bertanggungjawab kepada webmaster
memiliki keahlian tentang hardware dan software yang digunakan dalam peluncuranweb, operating sistem yang dipakai (misal : Unix)
berpengalaman dalam maintenance dan trouble-shooting komputer (hardware/soft-ware)
menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputerTeknisi : bertanggungjawab kepada fasilitator
Teknisi hardware Teknisi softwareAdministrator: bertanggungjawab kepada webmaster
memiliki keahlian dalam HTML untuk penyusunan web-page memiliki keahlian dalam membuat skrip (CGI, Java, dll.) sebagai penunjang web menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputerPage-setter: bertanggungjawab kepada administrator
memiliki keahlian dalam HTML dan skrip penunjang sedikitnya 2 orangKoordinator : bertanggungjawab kepada webmaster, melakukan koordinasi dengan
penanggungjawab subsistem
memiliki kemampuan lobbying berpengalaman dalam manajemen dan penelitianEnglish-editor(optional) : bertanggungjawab kepada webmaster
berbahasa Inggris secara aktif, terutama tertulis berpengalaman menterjemahkan lebih disukai yang pernah studi di luar negeri (negara berbahasa Inggris)
2.staf eksternal: menerima tunjangan fungsional
Penanggungjawab subsistem : bertanggungjawab kepada kepala subsistem masing-
masing, melakukan koordinasi dengan koordinator
berasal dari subsistem yang diwakilinya
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
19/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 15
memiliki kemampuan menulis berbahasa Inggris minimal pasif satu orang penanggungjawab untuk setiap subsistem / bidang keilmuan
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
20/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 16
Rujukan :
1. N. Yeager, R. McGrath : Web Server Technology, Morgan Kaufman, 1996
2. L. Buhle, M. Pesce, et.al. : Webmasters Professional Reference, New Riders, 1996
3. Perbandingan dari berbagai web-site universitas di Indonesia, Asia, Eropa, dan USA,
contoh-contohnya ada di lampiran.
4. J. Ablan, S. Yanoff, et.al. : Web Site Administrators Survival Guide, Sams. Net, 1996
7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website
21/21
KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 17
Lampiran
Lampiran A: Web MIT (Massachusett Institute of Technology - USA)
URL - http://web.mit.edu/
Lampiran B : Web University of Cambridge - UK
URL - http://www.cam.ac.uk/
Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia
URL - http://www.adelaide.edu.au/
Lampiran D: Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand)
URL - http://www.ait.ac.th/
Lampiran E: Web NUS (The National University of Singapore)
URL - http://www.nus.edu.sg/
Lampiran F: Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia
URL - http://www.ukm.my/
Lampiran G: Web The Chinese University of Hong Kong
URL - http://www.cuhk.hk/
Lampiran H: Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya)
URL - http://www.stts.ac.id/
Lampiran I: Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya
URL - http://www.untag-sby.ac.id/
Top Related