OTOMASI KEARSIPANOTOMASI KEARSIPAN

Pengaruh Perkembangan TIK Pengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsipterhadap Pengelolaan Arsip

1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan)

2. Kelembagaan dan Proses Kerja

3. Sumber Daya Manusia

4. Pembiayaan

5. Pemeliharaan

6. Sistem Pendukung Terkait

7. Manajemen Perubahan

FAKTOR UTAMAPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIKFAKTOR UTAMAPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

PERKEMBANGANTEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI (TIK)

PERKEMBANGANTEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI (TIK)

Mainframe

PersonalComputer

( PC )

Client/Server( LAN )

Internet

Mengapa komputer dipakai?

Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang

Ketepatan Daya tampung data yang besar

Kecepatan

BENTUK BARU ARSIPBENTUK BARU ARSIP

• E-mail

• Website Internet

• Basisdata

• Dokumen Multimedia

• Spread Sheet, dll.

• E-mail

• Website Internet

• Basisdata

• Dokumen Multimedia

• Spread Sheet, dll.

Komunikasi/Diseminasi

Penciptaan

Penilaian

CaraPenyimpanan

Media PenyimpananAkses

Preservasi

Pemindahan/Transfer

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI ( TIK )TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI ( TIK )TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

• Dari gedung ke server

• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPKEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses• Akses jarak jauh• On-line Finding Aid

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASIDAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN

Otomasi Pengelolaan Arsip

Arsip Elektronik

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

TeknologiInformasi & Komunikasi

Kearsipan

MODEL PENGELOLAAN ARSIPBERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

MODEL PENGELOLAAN ARSIPBERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

PROSES KEGIATAN PROSES KEGIATAN

ELEKTRONIK ELEKTRONIK

dilakukan secara

MANUAL MANUAL MANUAL &ELEKTRONIKMANUAL &

ELEKTRONIK

menghasilkan

ARSIPNON-ELEKTRONIK

ARSIPNON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK

SISTEMPENGELOLAANARSIP MANUAL

SISTEMPENGELOLAANARSIP MANUAL

SISTEMPENGELOLAANARSIP HIBRIDA

(berbasis TIK)

SISTEMPENGELOLAANARSIP HIBRIDA

(berbasis TIK)

SISTEMPENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK

SISTEMPENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK

a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;

b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah;

c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel;

d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;

e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.

SASARANOTOMASI KEARSIPAN

SASARANOTOMASI KEARSIPAN

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIPTANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis

adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya.

Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).

MANFAAT OTOMASI KEARSIPANMANFAAT OTOMASI KEARSIPAN

1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.

2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.

3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).

5. Meningkatkan pelayanan publik.

6. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang.

7. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMISPROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan”

(captured) ke dalam sistem kearsipan2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan3) “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem4) Pencatatan / registrasi5) Klasifikasi6) Penyimpanan dan penanganan7) Akses8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)9) Pelaksanaan penyusutan10)Dokumentasi proses manajemen arsip

1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured) ke dalam sistem kearsipan

2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan3) “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem4) Pencatatan / registrasi5) Klasifikasi6) Penyimpanan dan penanganan7) Akses8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)9) Pelaksanaan penyusutan10)Dokumentasi proses manajemen arsip

INSTRUMEN YANG DIGUNAKANDALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

INSTRUMEN YANG DIGUNAKANDALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

A. INSTRUMEN PRINSIP:

1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:1) Thesaurus2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi2) Analisis Resiko ‘Bisnis’3) Aturan Pendelegasian4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

A. INSTRUMEN PRINSIP:1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:1) Thesaurus2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi2) Analisis Resiko ‘Bisnis’3) Aturan Pendelegasian4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

POLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUALPOLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual,

belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri-sendiri.

PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM

PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM

Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja.

SERVER

PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPANSISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASISTEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPANSISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASISTEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

SERVER

Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja.

MODUL PENGELOLAAN ARSIP MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIFAKTIFCaraka / Pos

(masuk)

Digitasi

PenyimpananArsip Konvensional

UNITKEARSIPANS

ATUANKERJA

Penyampaian kopi digital

UNIT PENGOLAH

UNIT PENGOLAH

komunikasikedinasanelektronik

APLIKASIKEARSIPAN

Registrasi

Caraka / Pos(keluar)

Registrasi &

Suratelektronik

(e-mail)

Suratelektronik

(e-mail)INTERNETINTERNET

Kontrol Operasi

Pengurusan surat / dokumennon-elektronik

PenyimpananArsip Elektronik

PEMINDAHANARSIP INAKTIF

Penggunaan Arsip

Registrasi &Penggunaan Arsip

MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIFMODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Digitasi untukpreservasi/

akses

Penyimpanan Arsip Non-elektronik

UNIT KEARSIPANLEMBAGA PENCIPTA ARSIP

PENGGUNA

kontrol

APLIKASIKEARSIPAN

penggunaan

pencarian &

PENYERAHAN ARSIP STATIS

PEMUSNAHANARSIP

PEMINDAHANARSIP INAKTIF

penggunaan manual

PENGGUNA

elektronik

adm. layanan

UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA

MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATISMODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Digitasi untukpreservasi dan

akses

Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik

UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATISPengumpulan; Penyimpanan;

Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan

PENGGUNA

kontrol

APLIKASIKEARSIPAN

penggunaan

pencarian &

SISTEMJ I K NPENYERAHAN

ARSIP STATIS

penggunaan manual

PENGGUNA

elektronik

adm. layanan

UNIT KEARSIPANLEMBAGA PENCIPTA

ARSIP