Download - MS Word Tips

Transcript
Page 1: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word

Tip dan Trik

Volker Müller

Fakultas Teknik Informatika

Universitas Kristen Duta Wacana, Yogyakarta 55224, Indonesia

Email: [email protected]

Homepage: http://lecturer.ukdw.ac.id/vmueller

Abstrak: Pengolah kata seperti MS-Word sangat membantu dalam penulisan karya

ilmiah. Kadang-kadang pengetahuan tentang pemakaian MS-Word untuk menulis

sebuah laporan berpuluh-puluh halaman masih terbatas pada operasi-operasi dasar.

Dalam tulisan ini saya mencoba menjelaskan beberapa fitur MS-Word yang

mendukung penulisan karya ilmiah.

���Pendahuluan

Banyak mahasiswa di Universitas Kristen Duta Wacana dan universitas-universitas lain di

Indonesia yang sudah biasa menggunakan pengolah kata seperti MS-Word atau OpenOffice

untuk menulis laporan kerja praktek atau laporan skripsi. Kadang-kadang pengetahuan tentang

pemakaian MS-Word untuk menulis sebuah laporan berpuluh-puluh halaman masih terbatas

pada operasi-operasi dasar. Dengan demikian banyak fasilitas yang sudah disediakan MS-Word

untuk mendukung penulisan karya ilmiah belum dimanfaatkan mahasiswa. Dalam publikasi ini

saya mencoba menjelaskan beberapa fitur MS-Word yang akan sangat membantu dalam

penulisan karya ilmiah dalam bidang Matematika dan Informatika. Saya berharap semoga

tulisan ini bisa membantu mahasiswa dalam menyusun laporan-laporan dan sekaligus dalam

meningkatkan kualitas formal laporan tugas akhir.

Tema yang akan saya jelaskan dalam publikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Penulisan rumus matematika dan karakter khusus (Bab II).

2. Spell checking untuk teks dalam bahasa Indonesia (Bab IV).

3. Automatic numbering dan cross-references (Bab V).

4. Styles untuk menyeragamkan dokumen (Bab VI).

5. Daftar Isi dan Indeks secara otomatis (Bab VII).

Page 2: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

2

6. Daftar Pustaka secara semi-otomatis (Bab VIII).

7. Pemakaian Header dan Footer (Bab IX).

8. Penulisan dalam Kelompok dan Reviewing (Bab IX).

9. Pemakaian master document dan subdocument (Bab X).

Semua tip dalam publikasi ini telah saya cek dengan MS-Word 2000. Versi MS-Word yang

lebih baru atau StarOffice 5.0 / OpenOffice 1.0 atau yang lebih baru seharusnya mendukung

semua fitur yang saya jelaskan. Jika anda menggunakan versi yang lebih lama, saya tidak bisa

memastikan bahwa semua fitur tersebut ada. Bila tidak ada, saya menyarankan untuk meng-

update ke versi yang lebih baru. Dalam tulisan ini saya selalu menggunakan notasi A � �

untuk menunjukkan pemakaian tombol A, dilanjutkan dengan tombol B.

Tip pertama saya adalah kelengkapan instalasi. Karena kemampuan MS-Word sangat luas, tidak

mungkin kita menguasai semua fasilitas yang sudah tersedia. Oleh karena itu, setiap instalasi

Word harus dilengkapi dengan file-file HELP secara utuh. Hanya dengan file-file tersebut

secara utuh, kita bisa langsung mencari informasi bila muncul masalah dalam pemakaian MS-

Word. Selain itu, banyak informasi tentang pemakaian MS-Word tersedia di Internet, misalnya

di [WPS].

Saya sangat berterima kasih jika ada pembaca yang memberitahu tentang fitur lain yang belum

dijelaskan dalam tulisan ini namun layak pakai. Saya berencana untuk menambah penjelasan

tentang fitur lain pada tulisan ini sehingga menjadi lebih lengkap.

�����Penulisan Rumus Matematika

Dalam laporan tugas akhir bidang teknik seringkali digunakan rumus matematika dan karakter

khusus seperti karakter bahasa Yunani, simbol penjumlahan dan lain-lain. Seringkali mahasiswa

memilih huruf yang agak mirip dengan huruf yang diinginkan, tetapi tidak sama. Tentu saja cara

ini kurang bagus. MS-Word menyediakan dua fasilitas untuk menulis karakter asing dan rumus

matematika, yaitu Symbols dan Math-Equation. Saya pernah melihat contoh-contoh seperti

pada kolom pertama pada tabel berikut, kolom kedua menunjukkan contoh penulisan yang

menurut saya jauh lebih indah.

Penulisan yang

kurang bagus

Penulisan yang

lebih bagus

Penulisan yang

kurang bagus

Penulisan yang

lebih bagus

x # y x ≠ y {1} V {2, 3} {1} ∪ {2, 3}

e < 0.1 ����� � dim. 2 x 4 dim. 2 × 4

Page 3: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

3

x . y x · y a xor b a ⊕ b

������� 1+x

�i=1

n i ∑

=

n

i

i1

[ 1 2 3] [ 2 3 4] [3 5 6]

653

432

321

1

x + 1 (dengan AutoShapes) 1

1

+x

Secara umum kita bisa menggunakan karakter yang sudah disediakan dalam Insert � Symbol

jika rumus matematika yang dipakai tidak rumit. Pada feature ini juga tersedia simbol-simbol

yang penting pada jurusan selain Teknik, seperti misalnya simbol mata uang Euro (� �������British Pound ( ���� Screenshot untuk tabel simbol tersebut bisa dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 : Screenshot Symbols

Jika rumus matematika lebih rumit, seperti misalnya gabungan beberapa operator, sebaiknya

Math-Equation dipakai. Sesudah menekan “ Insert � Object � Microsoft Equation 3.0” kita

mendapat jendela seperti dijelaskan pada Gambar 2 .

Gambar 2 : Screenshot Math-Equation

Page 4: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

4

Jika ada salah satu simbol yang seringkali kita pakai, sebaiknya kita mendefinisikan sebuah

shortcut untuk simbol tersebut sehingga simbol tersebut bisa dipakai dengan cepat. Misalnya

ketikan titik di tengah (· ) bisa dilakukan dengan cepat sebagai Alt-0-1-8-3 (tekan tombol Alt,

kemudian mengetik 0-1-8-3). Definisi Shortcut baru bisa kita lakukan sebagai berikut: Pada

menu “ Insert � Symbol” kita harus memili h karakter yang diinginkan, kemudian kita men-

click “Shortcut Key” , kemudian diinputkan shortcut baru dalam kotak “Press new shortcut

key” . Akhiri pemili han dengan menekan tombol “Click Assign” .

�������Penempatan Teks

Kebiasaan lain yang kurang bagus terjadi dalam penempatan teks, misalnya dalam presentasi

kode. Dalam presentasi kode seringkali muncul indentation, yaitu bagian tertentu harus digeser

beberapa karakter ke kanan. Banyak mahasiswa menggunakan spasi untuk menggeser kode.

Cara ini kurang bagus karena ukuran spasi tidak selalu sama, bisa bervariasi bergantung jumlah

karakter dalam baris tersebut. Selain itu, ukuran spasi di layar dan di printer tidak selalu sama,

sehingga hasil cetakan mungkin kurang rapi. Untuk menyelesaikan masalah indentation,

disediakan tabulator dan tombol TAB. Dengan menetapkan tabulator pada posisi yang kita

inginkan dan menggunakan tombol TAB untuk melompat pada posisi tersebut, presentasi rumus

menjadi jauh lebih bagus.

Gambar 3 : Tabulator

Gambar 3 menunjukkan bahwa tabulator juga bisa dipakai untuk menempatkan dua bagian dari

satu baris pada posisi tertentu. Selain itu tabulator mempunyai kemungkinan untuk diubah

dengan mudah (menggeser tanda di ruler atas) dan kode akan disesuaikan.

Kemungkinan lain untuk membentuk format satu baris yang lebih rapi adalah dengan

menggunakan tabel dengan border yang tidak mempunyai warna. Dengan demikian, border

Page 5: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

5

tidak kelihatan, tapi baris tetap rapi. Tabel berikut menunjukkan bagaimana sebuah rumus bisa

dilengkapi dengan sebuah nomor (lihat Bab V cara memili h nomor secara otomatis). Untuk

kejelasan saya menggunakan border yang masih kelihatan.

Posisi untuk rumus (1)

Border tabel ini bisa diubah dengan Format � Borders and Shading � Page Border.

Kemudian kita memili h No Border.

�����Spell Checking untuk Bahasa Indonesia

MS-Word secara default sudah menyediakan fasili tas untuk mengecek kebenaran ejaan dalam

bahasa Inggris (spell checking). Karena kebanyakan laporan di Indonesia ditulis dalam bahasa

Indonesia, fasili tas spell check biasanya tidak dipakai, dan — walau dikoreksi secara manual

berapa kali pun — biasanya tetap ada kesalahan ketik dalam laporan-laporan.

Dengan menggunakan file kamus berbahasa Indonesia, fasili tas spell check bisa juga digunakan

untuk bahasa Indonesia. Saya menyediakan satu buah archive di website pribadi yang berisi

file-file kamus bahasa Indonesia. Untuk instalasi, pengguna harus terlebih dulu mengekstrak file

yang menyimpan file dengan kata-kata (file tersebut ada dalam tiga bagian karena ukuran file

terbatas maksimal 64 Kbytes: Indoaa.dic, Indoab.dic, Indoac.dic) ke dalam directory

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Proof . Kemudian file-file ini harus

diintegrasikan pada program MS-Word dengan memili h Tools →→→→ Options →→→→ Spelling &

Grammar →→→→ Dictionaries. Akan muncul jendela seperti di Gambar 4.

Empat file baru harus kita tandai dalam kotak, kemudian klik OK. Sesudah instalasi itu, spell

check untuk bahasa Indonesia bisa kita jalankan seperti biasa dengan menggunakan tombol F7

atau lewat menu Tools →→→→ Spelling and Grammar.

Page 6: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

6

Gambar 4 : Custom Directory

Dengan metode ini kita bisa menggunakan fasilitas spell check, namun belum bisa mengecek

tata bahasa untuk bahasa Indonesia. Saya belum menemukan file dengan definisi tata bahasa

Indonesia untuk MS-Word. Kalau ada pembaca yang memilikinya, tolong dikirim kepada saya

lewat Email.

���Cross-References dan Automatic Numbering

Dalam setiap laporan ada bagian yang memerlukan numbering. Misalnya setiap bab, subbab,

teorema, dan contoh biasanya diberikan satu bilangan tertentu. Pemberian bilangan ini bisa

dilakukan secara otomatis dengan MS-Word. Untuk teks yang diberi style Heading (lihat Bab

VI tentang styles) pemberian nomor itu biasanya sudah ada secara otomatis. Tetapi banyak

pemakai MS-Word belum menggunakan fasilitas untuk memberi nomor untuk bagian tertentu,

misalnya untuk contoh, rumus, teorema, atau algoritma. Pemberian nomor secara otomatis

mempunyai keuntungan dibandingkan penomoran secara manual. Misalnya jika ada rumus baru

di antara dua rumus yang sudah ada, semua nomor rumus akan diganti secara otomatis. Jadi,

kita tidak harus mengubah semua nomor urutan rumus. Kita bisa memberikan nomor secara

otomatis dengan memanfaatkan feature field.

Sebuah Field adalah semacam kotak untuk data yang mungkin akan berubah dalam dokumen.

Field yang paling sering dipakai adalah PAGE field, yang akan ditambah ke dokumen jika anda

menggunakan penomoran halaman, dan DATE field, yang ditambah dengan tombol Insert →→→→

Date and Time. Field mempunyai dua representasi, kode untuk field dan nilai untuk field. Nilai

Page 7: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

7

DATE field adalah tanggal aktual, kode DATE field adalah kode tertentu dalam kurung kurawal

(lihat penjelasan di bawah ini).

Sebuah Field bisa dimasukkan ke dalam dokumen dengan menggunakan “ Insert � Field”

Kemudian kita akan melihat jendela seperti di Gambar 5. Gambar 5 menunjukkan bahwa semua

field dibagi ke beberapa kategori (jendela sebelah kiri), dan setiap kategori mempunyai

beberapa field yang bisa kita pili h dengan menandainya di jendela sebelah kanan. Ada

kemungkinan lain untuk memasukkan kode sebuah field ke dalam dokumen, yaitu secara

manual. Kode untuk field disimpan dalam kurung kurawal ( { } ). Kalau kita menekan Ctrl + F9,

kurung kurawal akan muncul, dan nama field bisa kita isi (pembaca dapat melihat bahwa kurung

kurawal tidak bisa dimasukkan secara langsung lewat keyboard). Kode sebuah field ini bisa

ditampilkan dengan menandai field tersebut, kemudian menggunakan tombol kanan dari mouse

dan tekan Toggle Field Codes. Kalau kita mengulangi langkah ini, kode akan diganti dengan

nilai untuk kode tersebut. MS-Word biasanya meng-update nilai semua field hanya pada

pembukaan pertama dokumen. Kalau kita mau meng-update nilai semua field yang ada dalam

dokumen, kita harus menggunakan tombol Ctrl-a, kemudian Mouse kanan � Update Field.

Pembaca bisa melihat dan mendapat informasi tentang semua field yang tersedia dalam HELP.

Sebuah Field bisa dimasukkan ke dalam dokumen bisa kita lakukan dengan menggunakan

“ Insert � Field” Kemudian kita akan melihat jendela seperti di Gambar 5. Gambar 5

menunjukkan bahwa semua field dibagi ke beberapa kategori (jendela sebelah kiri), dan setiap

kategori mempunyai beberapa field yang bisa kita pili h dengan menandainya di jendela sebelah

kanan. Ada kemungkinan lain untuk menambah sebuah field, yaitu secara manual. Kalau kita

menekan Ctrl + F9, kurung kurawal akan muncul, dan nama field bisa kita isi (pembaca dapat

melihat bahwa kurung kurawal tidak bisa dimasukkan secara langsung lewat keyboard).

Pembaca bisa melihat dan mendapat informasi tentang semua field yang tersedia dalam HELP.

Untuk menggunakan penomoran secara otomatis sebaiknya field SEQ dipakai (sudah dipili h di

Gambar 5). Kemudian kita harus memberikan sebuah identifier (nama) pada perintah SEQ itu.

Nama tersebut adalah nama yang perlu diberi nomor (seperti tabel, contoh, atau gambar) yang

diberi nilai awal satu. Kemudian setiap kali kita menggunakan field SEQ untuk nama yang

sama, maka nama tersebut akan diberi nomor secara berurutan sesuai dengan letaknya. Ada juga

kemungkinan untuk menambah beberapa switches (option) yang bisa memanipulasi format

nomor yang diberikan (untuk semua options, lihatlah HELP).

Page 8: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

8

Gambar 5 : Screenshot Field

Pembaca disarankan untuk membaca HELP file pada MS-Word untuk lebih memperdalam

pemakaian field dan options yang sudah disediakan. Dengan demikian, kita bisa mendefinisikan

sequence rumus untuk memberi contoh pemakaian field (dan sekaligus tabulator untuk

menempatkan nomor di bagian kanan baris). Dengan tabulator (seperti dijelaskan pada Bab III )

kita menempatkan cursor pada bagian kanan baris, kemudian kita mengetik field “ ({ SEQ

rumus })” . Hasil adalah seperti berikut ini (rumus yang saya pakai bisa dianggap sebagai

contoh saja) :

∫ ==

10

1xdxxy (2)

Keuntungan kedua dari pemakaian pemberian nomor secara otomatis adalah cross-referencing,

yaitu pada posisi apa pun kita bisa menambah satu referensi ke rumus ini. Langkah pertama

untuk itu adalah menambah satu bookmark untuk rumus (2). Tandai lebih dulu bagian yang

akan kita bookmark, lalu tekan tombol “ Insert � Bookmark” . Kemudian akan muncul jendela

seperti di Gambar 6. Pili h satu nama yang akan mewakilkan rumus ini (dalam contoh ini

“ rumus_integral” ).

Page 9: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

9

Gambar 6: Screenshot Insert Bookmark

Dalam posisi manapun di dokumen, bisa kita melakukan cross referencing dengan

menggunakan tombol Insert � Cross-reference dengan Reference type Bookmark. Jika itu

dilakukan, maka akan muncul jendela seperti Gambar 7.

Gambar 7 : Screenshot Cross-reference

Akhirnya output yang ditampilkan menjadi rumus “ (2)” . Selain teks yang di-bookmark, ada

beberapa informasi lain yang bisa direferensi secara otomatis. misalnya halaman atau nomor

bab di mana rumus tersebut berada. Sama seperti pemberian nomor yang juga dihitung kembali

secara otomatis, semua cross references ini akan diubah secara otomatis jika nomor untuk

rumus berubah. Dengan demikian, referensi yang kita pakai akan selalu “up-to-date” dan tidak

Page 10: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

10

ada masalah dengan mengubah semua referensi secara manual, sebuah prosedur yang

memerlukan waktu dan yang penuh dengan sumber kesalahan. Selain itu, cross-references akan

diubah menjadi hyperlink kalau dokumen diekspor ke format HTML. Untuk informasi lebih

lengkap diharapkan pembaca menggunakan informasi dalam HELP tentang cross-references.

�����Templates dan Styles

Setiap dokumen MS-Word berdasarkan sebuah template. Template tersebut menentukan

struktur dasar dokumen, menyimpan informasi setting seperti nilai AutoText, font, key

assignments, macros, menus, page layout, special formatting, dan styles. Ada dua macam

template, yaitu global templates dan document templates. Global templates, termasuk Normal

template, menyimpan informasi yang disediakan untuk semua dokumen. Document templates

menyimpan settings yang hanya dipakai dalam dokumen aktual. Kedua tipe template bisa kita

sesuaikan dengan keinginan kita sehingga secara otomatis format dokumen dirapikan.

Karena Normal template adalah template yang per default dipakai untuk semua file baru, kita

sebaiknya hati-hati dengan mengubah data template tersebut karena setiap perubahan akan

mempengaruhi semua file lain juga. Lebih baik kita membuat satu global template khusus untuk

semua file kita sendiri. Kita bisa mengembangkan global template baru dari template lain yang

sudah ada dengan men-click File � New. Kemudian pilihlah template yang mirip dengan

template baru, dan pakailah Create New � Template � OK. Pada menu File, pilihlah Save As

� Document Template. Kemudian pilihlah nama baru dan Save. Sekarang template baru ini

sudah diciptakan, dan kita bisa memulai menyesuaikan semua parameternya sesuai keinginan

kita. Untuk mengubah template pada dokumen yang sudah mempunyai template lain, kita bisa

menggunakan tombol Tools � Templates and Add-Ins � Attach, dan memilih template baru

untuk file aktual.

Style adalah gabungan karakteristik format yang bisa dipakai untuk sebuah dokumen untuk

menyeragamkannya dengan cepat. Dengan menggunakan sebuah style bisa kita mengubah

banyak atribut sekaligus. Misalnya kita bisa menentukan ukuran huruf sebagai 16 pt, font-nya

Arial, dan alignment-nya sebagai centered untuk teks biasa. Saat kita membuka MS-Word, per

default Normal style akan dipakai (untuk teks biasa). Selain itu masih ada beberapa style default

lain (untuk judul, footnote, index, dll.) yang bisa kita lihat di kotak atas kiri di Gambar 8 berikut.

Kita bisa memilih style yang sesuai dengan keinginan kita dengan cepat dengan jendela tersebut.

Biasanya nama style sudah menunjukkan tujuan yang paling cocok, misalnya semua style

Heading paling bagus untuk judul bab, subbab, dan bagian lain.

Page 11: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

11

Gambar 8 : Styles

Semua styles bisa diubah dan disesuaikan dengan keinginan kita dengan mudah. Pakailah

tombol “Format � Style” , kemudian pili h style yang ingin kita ubah dalam kotak Styles,

akhirnya perubahan bisa dilakukan dengan men-click Modify. Gambar 9 menunjukkan layar

yang muncul kalau kita mencoba mengubah style Normal. Penjelasan parameter aktual untuk

style tersebut ditampilkan pada bagian Description. Kemudian kita bisa menyesuaikan

parameter dan sesudah selesai menyimpannya dengan menggunakan tombol OK. Sebaiknya

versi baru style juga disimpan dalam global template aktual (sehingga semua dokumen berdasar

template tersebut juga dipengaruhi, tidak hanya dokumen aktual). Ini bisa kita lakukan dengan

memili h Add to Template.

Selain mengubah style yang sudah tersedia, kita bisa menambah style baru sesuai keinginan kita.

Prosedurnya hampir sama dengan penjelasan di atas, hanya tombol Modify diganti dengan

tombol New. Kemudian semua parameter bisa dipili h. Sesudah menyimpan informasi ini, style

baru ini bisa dipakai dalam dokumen aktual (atau tersedia dalam global template aktual kalau

Add to Template dicek).

Page 12: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

12

Gambar 9 : Modify Style Normal

Satu masalah yang seringkali membingungkan pemakai styles adalah kenyataan bahwa sesudah

perubahan sebuah style lama tidak semua bagian teks yang sudah menggunakan format sesuai

style tersebut diubah secara otomatis. Pembaca sebaiknya memperhatikan bahwa perubahan

secara otomatis hanya terjadi jika checkbox Tools � Templates and Add-Ins � Automatically

update document styles dihidupkan. Jika tidak dipilih, perubahan pada style lama tidak akan

mempengaruhi bagian teks lama yang memakai style tersebut, hanya bagian baru yang di-format

dengan style baru akan memakai format baru.

�������Daftar Isi dan Indeks secara Otomatis

Pemakaian styles secara teratur mempunyai keuntungan lain bagi kita. MS-Word bisa

menghitung daftar isi dan daftar gambar secara otomatis, berdasar style Header dan Caption.

Dengan meng-click Insert � Index and Tables � Table of Contents kita akan melihat layar

berikut seperti di Gambar 10.

Kita bisa memilih beberapa format untuk daftar isi yang akan dihitung secara otomatis.

Keuntungan dari metode ini adalah fakta bahwa semua halaman selalu akan dihitung kembali

sehingga perubahan pada dokumen tidak akan merepotkan kita. Semua tabel akan di-update

MS-Word secara otomatis. Pada Gambar 10 sekaligus terlihat bahwa MS-Word juga bisa

menghitung sebuah Index untuk dokumen secara otomatis. Pada Index tersebut akan

dimasukkan kata-kata tertentu yang sebelumnya telah kita pilih dengan sengaja (jadi, tidak

Page 13: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

13

ditentukan lewat style). Kalau kita ingin memasukkan kalimat / kata tertentu dalam Index, kita

harus menandai kalimat atau kata dulu, kemudian menginputkan teks yang nanti akan

ditampilkan di Index pada kotak Main entry. Ada kemungkinan untuk memberikan beberapa

tingkat entri, detailnya bisa dibaca di HELP. Untuk menandai kata, kita memilih Insert →

Index and Tables → Index → Mark Entry atau lebih pendek Alt + Shift + X. Kemudian

muncul jendela Gambar 11, dan informasi yang akan muncul di Index bisa diinputkan. Untuk

menambah Index secara otomatis, prosedur sama, kecuali Mark Entry diganti OK.

Gambar 10 : Table of Contents

Page 14: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

14

Gambar 11 : Mark Index Entry

Saya sampai sekarang belum menemukan cara yang mudah dan efisien untuk menghitung daftar

perpustakaan secara otomatis. Kalau ada pembaca tulisan ini yang tahu, silakan menghubungi

dan memberitahukan caranya kepada saya.

���������Daftar Pustaka secara Semi-Otomatis

Pada bab sebelumnya kita melihat bagaimana daftar isi, daftar tabel dan indeks bisa dihitung

secara otomatis. MS-Word 2000 belum bisa menghitung daftar pustaka secara otomatis

(berlawanan dengan OpenOffice atau StarOffice). Namun ada trik bagaimana daftar pustaka

bisa dihitung secara semi-otomatis, maksudnya sebagian besar kerja dilakukan MS-Word, dan

kita hanya harus memperbaiki hasilnya sedikit). Walaupun prosedur lebih repot daripada daftar

isi, tetap bisa membantu dan tidak terlalu sulit.

Kalau kita menulis sebuah laporan yang mempunyai referensi seperti [Reading], kita harus

menandai referensi dulu, kemudian tekan Edit � Copy (atau Ctrl-C). Pada menu Insert, kita

memilih Footnote. Hasil bisa dilihat di Gambar 12.

Page 15: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

15

Gambar 12 : Footnote dan Endnote

Kita memili h Endnote � OK dan menginputkan seluruh teks untuk referensi yang kita

inginkan, lengkap dengan format sesuai aturan. Kalau informasi referensi sudah lengkap, kita

melanjutkan penulisan dokumen. Setiap kali kita mau menambah satu referensi harus kita

menggunakan prosedur ini.

Apabila penulisan dokumen sudah selesai, kita bisa memulai dengan mengumpulkan semua

endnote pada tempat yang diinginkan (biasanya pada akhir dokumen atau pada akhir bab).

Referensi sudah ada dalam endnote, tetapi juga masih ada penomoran endnote yang harus kita

hilangkan. Kita menandai semua endnote dan meng-copy semua seperti di atas. Kemudian kita

memindahkan mouse ke tempat di mana kita mau menampilkan daftar pustaka. Pada tempat itu

kita bisa paste informasi referensi dengan Edit � Paste atau Ctrl-V. Sekarang seharusnya ada

salinan dari semua endnote (yaitu semua referensi) pada posisi yang kita inginkan, tetapi semua

endnote masih diawali dengan nomornya. Nomor ini bisa dihilangkan dengan men-hold tombol

Alt dan menandai semua nomor (tombol Alt memungkinkan seleksi secara vertikal, sedangkan

Shift untuk seleksi secara horisontal), kemudian tekan Delete. Langkah berikut adalah

penghapusan endnote asli . Kita me-double-click pada pojok kiri bawah (status bar dengan

tulisan Page … dan Sec …), kemudian memili h Replace � More ����������

, di sana kita

memili h Endnote Mark. Dengan kotak “ replace with” yang masih kosong kita menekan

Replace All � OK. Sekarang semua endnote bersama dengan nomornya sudah dihapus MS-

Word.

Langkah terakhir adalah mengurutkan semua referensi dan menghapus referensi yang muncul

lebih dari satu kali . Pengurutan ini bisa dilakukan secara otomatis sebagai berikut: kita

menandai semua referensi dulu dengan mouse. Kemudian kita tekan Table � Sort �

Page 16: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

16

Paragraph dan mengakhiri dengan OK. Data sudah terurut, dan kita hanya harus menghapus

referensi yang muncul beberapa kali karena kita memasukkan endnote tersebut beberapa kali.

Prosedur yang saya jelaskan di sini masih agak panjang, tetapi sebenarnya tidak terlalu sulit.

Menurut saya, prosedur ini untuk dokumen panjang lebih bagus dan lebih cepat daripada

mencari semua referensi, kemudian meng-copy semua informasi tersebut pada akhir file. Tetapi

tetap diharapkan bahwa versi terbaru MS-Word akan mendukung perhitungan daftar pustaka

secara otomatis sehingga pemakaian menjadi masih lebih mudah.

�����Penyesuaian Header dan Footer

Untuk laporan panjang penomoran halaman sangat diperlukan. MS-Word menyediakan fasilitas

untuk memberikan nomor halaman secara otomatis, bahkan dengan format yang kita inginkan.

Untuk itu ada daerah header (untuk teks pada bagian atas halaman) dan footer (bagian bawah

halaman) yang bisa kita isikan dengan informasi apa pun. Seringkali header dipakai untuk

menunjukkan versi dokumen dan footer menampilkan nomor halaman.

Kita bisa memilih format untuk header dan footer dengan View � Header and Footer.

Kemudian muncul sebuah jendela seperti pada Gambar 13. Dalam daerah yang dikelilingi garis

terputus bisa kita isi setiap informasi, bahkan field apa pun seperti dijelaskan pada Bab V.

Penambahan beberapa field yang seringkali digunakan sudah tersedia lewat tombol Insert

AutoText, tetapi field lain juga boleh kita gunakan. Untuk footer ada daerah sama pada bawah

halaman.

Gambar 13 : Screenshot Header

Untuk laporan seringkali format khusus diwajibkan untuk penomoran halaman, misalnya nomor

harus mulai dengan nomor bab, dilanjutkan dengan nomor halaman atau sebagainya. Format

untuk nomor halaman bisa kita pilih dengan Insert ������ ��������� ������ ����� �!#" . Kemudian

Page 17: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

17

akan ditampilkan jendela seperti pada Gambar 14, dan penulis bisa memilih format yang

diinginkan.

Gambar 14 : Screenshot Format Penomoran Halaman

Kita juga bisa menambah nomor halaman saja dengan memilih Insert � Page Numbers. Dalam

jendela yang ditampilkan sesudah tekan tombol tersebut ada kemungkinan untuk memilih

format nomor (sama dengan Gambar 14), selain itu kita bisa memilih jika kita mau memakai

nomor pada halaman pertama atau tidak. Untuk tulisan karya ilmiah jurnal, seringkali tidak

dipakai nomor halaman pada halaman pertama.

Format yang kita pilih untuk header dan footer akan sama untuk semua halaman dalam section

aktual. Section adalah bagian dari dokumen yang mempunyai format dasar (misalnya header,

footer, teks dalam satu atau dua kolom, dan lain-lain) yang sama. Pada awalnya, seluruh

dokumen berbentuk satu section saja. Jika kita mengubah format header atau footer pada satu

halaman dalam section aktual, perubahan tersebut akan diteruskan untuk semua halaman lain

pada section tersebut. Dengan demikian, jika kita inginkan dua versi header yang berbeda

dalam satu bab, harus kita pecahkan bab tersebut ke dalam dua section. Perpecahan section bisa

kita lakukan dengan tombol Insert � Break � Section Break, continuous. Dengan break

tersebut, section aktual akan diakhiri dan section baru akan dimulai tanpa kita lihat perbedaan

dalam dokumen kita. Dengan memakai tombol View � ������������ ������������� ��� ���������

previous (tombol ) kita bisa menentukan bahwa format header / footer dalam section

Page 18: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

18

aktual sama dengan format header / footer pada section sebelum. Jika kita mau mengubah

header / footer, kita harus menghilangkan Same as Previous jika terpilih (dengan menekan

tombol kembali), kemudian isikan header / footer baru.

���Penulisan bersama Kelompok dan Reviewing

Penulisan laporan kadang-kadang adalah kerja sama antara beberapa orang dalam satu

kelompok. Kerja kelompok menambah beberapa masalah pada penulisan, misalnya jika dua

lebih orang mengubah dokumen sekaligus.

MS-Word menyediakan fasilitas untuk membandingkan dua dokumen. Misalkan dua anggota

kelompok mengubah laporan sekaligus sehingga ada dua versi dari laporan. Dengan menekan

Tools � Track Changes � Compare Documents bisa kita bandingkan dokumen-dokumen

kita. Hasil perbandingan versi aktual dokumen dengan versi lama dokumen adalah sebagai

dicontohkan pada Gambar 15. Kata-kata baru muncul dalam warna merah, kata-kata yang

terhapus muncul tercoret. Kemudian penulis bisa menerima atau menolak perbedaan masing-

masing dengan menekan Tools � Track Changes � Accept or Reject Changes. Dengan

demikian, muncul jendela seperti dilihat pada Gambar 16. Untuk setiap perbedaan antara dua

versi dokumen bisa kita pilih jika mau diterima dan secara otomatis ditambah pada dokumen

aktual, atau jika mau ditolak dan dihapus.

Gambar 15 : Screenshot Perbandingan dua versi dokumen

Page 19: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

19

Gambar 16 : Screenshot Accept or Reject Changes

Satu masalah lain adalah pembacaan koreksi dokumen oleh seorang reviewer. Belum pasti

kelompok kerja mau menerima semua usulan perbaikan dari reviewer tersebut. Reviewer

tersebut bisa menambah usulan perbaikan dengan mengubah mode MS-Word. Biasanya setiap

perubahan langsung ditambah pada dokumen. Jika kita memilih Tools � Track Changes �Highlight Changes, akan muncul jendela pada Gambar 17. Sesudah kita memilih Track

changes while editing, semua perubahan yang kita lakukan (baik penghapusan, penambahan,

atau perubahan kata) akan ditampilkan seperti di Gambar 15. Dengan demikian anggota

kelompok bisa melihat dengan mudah di mana ada perbedaan. Perbedaan ini bisa diterima atau

ditolak dengan metode seperti sudah saya jelaskan pada atas.

Gambar 17 : Screenshot Highlight Changes

�����Master Documents dan Subdocuments

Laporan sebuah tugas akhir biasanya dokumen yang cukup besar, bisa puluhan halaman. Kalau

semua halaman itu disimpan dalam satu file saja, file tersebut akan sangat besar dan waktu

untuk membukanya akan lama. Tetapi biasanya hanya satu bagian tertentu dari dokumen

tersebut dikerjakan (satu bab). Untuk mempermudah kerja pada dokumen besar, MS-Word

menyediakan fasilitas master document dan subdocuments.

Master document adalah dokumen yang berisikan dokumen-dokumen lain. Master document ini

bisa dipakai untuk mengorganisir dokumen panjang dengan memecahkannya ke bagian yang

Page 20: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

20

lebih kecil , disebut subdocuments. Misalnya untuk setiap bab sebuah laporan satu subdocument

disediakan, seluruh laporan disimpan dalam satu master document. Master document dan

subdocument juga bisa dipakai untuk menulis satu laporan sekelompok orang yang bekerja

sama. Untuk menggunakan fasili tas master dan subdocument, kita harus menggunakan styles

seperti dijelaskan di Bab VI) karena pemecahan dokumen ke beberapa bagian akan ditentukan

styles.

Untuk membuat master document baru, pili h outline view di menu View, kemudian kita

memili h judul yang cocok untuk semua bagian, dalam style Headings. Kalau master document

ini disimpan, MS-Word akan memili h nama file untuk semua subdocument sesuai isi Headings

tersebut. Kita juga bisa mengkonversi sebuah dokumen menjadi master document dan kemudian

memecahkannya ke beberapa subdocuments.

Di Gambar 18 bisa dili hat sebuah master document dengan dua subdocument, yaitu “Bab I” dan

“Bab II ” . Untuk sebuah master document ada dua mode, yaitu expanded dan collapsed. Kita

bisa mengganti mode dengan tombol yang ada di sebelah kiri panah biru dalam Gambar 18.

Master document yang expanded menampilkan seluruh isi dari semua subdocument (dalam

contoh ini dua-duanya subdocument masih kosong). Mode ini cocok kalau kita mau mencetak

seluruh dokumen, atau mau membaca beberapa bab sekaligus. Selain itu mode expanded harus

dipili h kalau kita mau menambah satu subdocument baru (panah biru dalam) atau memasukkan

satu file menjadi subdocument untuk master document aktual (panah kuning dalam Gambar 18).

Expanded master document harus dipakai untuk melihat cross-references antara dua

subdocument. Biasanya cross-references seperti dijelaskan di Bab V hanya bisa dipakai dalam

satu file saja, tidak antara dua lebih file. Kalau kita menggunakan beberapa subdocument, tidak

mungkin menggunakan cross-references antara dua subdocument. Satu satunya kemungkinan

untuk menambah cross-references antar file adalah meng-expand master document yang terkait

dan menambah cross-references pada expanded master document tersebut. Kalau kemudian kita

menampilkan subdocument sendiri saja, cross-reference akan ditampilkan sebagai “undefined

cross reference” , karena tidak ada dalam subdocument aktual (tetapi pengguna tidak harus

bingung karena sebenarnya semua cross-reference akan muncul pada expanded master

document, dan inilah mode yang dipakai untuk cetakan).

Page 21: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

21

Gambar 18 : Master Document, Outline View, subdocument expanded

Gambar 19 menunjukkan master document sama dalam mode collapsed. Dalam mode ini, isi

semua subdocument tidak akan ditampilkan di layar tetapi diganti dengan bookmark ke file yang

menyimpan subdocument tersebut. Kita hanya harus meng-click link tersebut dan sebuah

jendela baru akan dibuka dengan subdocument tersebut. Dalam subdocument kita bisa bekerja

seperti dengan dokumen biasa, tidak ada perbedaan dengan cara pemakaian MS-Word untuk

dokumen biasa.

Gambar 19 : Master Document, Outline View, subdocument collapsed

Pemakaian pertama master document dan subdocument mungkin dianggap suli t, tetapi

pengguna dengan sedikit pengalaman pun akan melihat bahwa keuntungannya konsep ini cukup

luas. Sebagai aturan umum pembaca bisa mengingat bahwa semua langkah untuk seluruh

dokumen sebaiknya dilakukan dalam master document expanded (misalnya memili h page

numbers, header, footer, table of contents, index, dan lain-lain), tetapi editing file bisa dilakukan

dalam subdocument langsung dengan collapsed master document.

�������Kesimpulan

MS-Word sudah menyediakan banyak fitur untuk mendukung saya dalam laporan yang cukup

panjang. Dalam tulisan ini, saya menjelaskan beberapa dari fitur tersebut. Diharapkan bahwa

dengan pemakaian informasi dalam tulisan ini akan membantu pengguna sehingga penulisan

sebuah laporan dengan MS-Word akan lebih mudah, “ lebih otomatis” , dan lebih rapi.

Saya bersadar bahwa masih ada banyak fitur MS-Word yang tidak saya jelaskan dalam tulisan

ini. Kalau pembaca merasa bahwa satu feature sebaiknya ditambah pada tulisan ini, silakan

memberitahukan informasi tersebut pada saya. Saya juga berharap bahwa ada masukan lain

Page 22: MS Word Tips

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

22

tentang feature dalam tulisan ini yang masih sulit dimengerti pembaca sehingga bisa dijelaskan

lebih bagus. Semoga tulisan ini bermanfaat untuk para mahasiswa.

Daftar Pustaka

[WPS] Microsoft Word MVP Site, URL: http://www.mvps.org/word/

[Reading] University of Reading: Using Endnotes to Create a Bibliography in Word 2000,

URL: http://www.rdg.ac.uk/ITS/Topic/WordProc/WoP2Kend01/