PENDAHULUAN

Penjadwalan produksi merupakan aktivitas perencanaan dan pengendalian

produksi untuk jangka pendek, umumnya dalam periode perencanaan kurang dari 1

tahun, dimana suatu pekerjaan diproses dengan menggunakan sumber daya yang

terbatas.

Dalam penjadwalan produksi, pengalokasian sumber daya tersebut didasarkan

suatu prosedur sistematis untuk mencapai suatu kriteria diharapkan; misalnya

meminimumkan rata-rata waktu keterlambatan, memaksimumkan utilitas sumber

daya, dan lain-lain.

Dalam menyusun jadwal produksi sesuai prosedur yang telah dirancang,

dapat digunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Project.

Microsoft Project merupakan salah satu perangkat lunak yang disediakan

dalam Microsoft Office (selain Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Access, dan lain-

lain) yang berfungsi untuk memjadwalkan beberapa aktivitas dalam suatu proyek,

dengan aturan/hubungan antar aktivitas dalam proyek tersebut yang sudah tertentu

(serial, paralel atau gabungannya).

Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dalam menyusun

jadwal produksi dengan menggunakan Microsoft Project:

1. Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien,

karena ditunjang dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk

tiap proses, serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang

waktu.

2. Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode

waktu penjadwalan produksi

3. Penjadwalan produksi yang dihasilkan lebih akurat dibandingkan

dilakukan secara manual.

4. Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling.

5. Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan

dalam waktu yang cepat.

Selanjutnya pada bagian berikut ini akan dibahas secara singkat dan jelas

struktur dari aplikasi perangkat lunak Microsoft Project Professional 2013, langkah-

langkah penerapan Microsoft Project Professional 2013 dalam penyusunan jadwal

produksi, berserta contoh kasusnya.

STRUKTUR MS PROJECT PROFESSIONAL 2013

Microsoft Project Professional 2013 terbagi menjadi 3 bagian utama, seperti

ditunjukkan pada Gambar 1, yaitu:

1. Tools bar, terdapat beberapa icon, yaitu:

Calendar, Gantt chart, Network diagram, Task usage, Tracking gantt,

Resource graph, Resource sheet, Resource usage, more views.

2. Gantt table, terdapat beberapa kolom, yaitu:

ID, Task name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Name.

3. Gantt Chart, terdapat kolom-kolom bulanan / mingguan / harian / jam tempat gantt

chart.

Gambar 1. Struktur Microsoft Project Professional 2013

MEMULAI PROJECT

1. Memulai Proyek Baru

Tekan File – New – Blank Project, selanjutnya akan tampil Sheet kosong

seperti Gambar 1. Selanjutnya pengguna harus menentukan jadwal kerja

perusahaan, yaitu informasi tentang hari kerja dan jam kerja secara detail untuk

proyek yang akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.

2. Menentukan Jadwal Kerja

Langkah berikutnya adalah pembuatan kalender perusahaan. Dalam

program microsoft project terdapat beberapa pilihan untuk mewakili

penanggalan kalender yang berbeda-beda, diantaranya jam kerja Standar 08.00-

17.00, shift malam, atau 24 jam. Tekan Project – Change Working Time, maka

akan muncul jendela “Change Working Time” dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Change Working Time

Gantt Table Gantt Chart

Tools Bar

Apabila pilihan kalender tidak ada yang cocok dengan kelender

perusahaan, maka pengguna harus merancang sendiri kalender perusahaan

tersebut dengan cara klik pada Create New Calendar, maka akan muncul

jendela “Create New Base Calendar” seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Create New Base Calendar

Isikan nama kalender dan pilih Create New Base Calendar, lalu klik Ok.

Kemudian masuk ke kolom Work Weeks seperti pada Gambar 4, double klik

pada kolom default dan jendela Detail For ‘[Default]’ akan muncul seperti pada

Gambar 5. Lakukan pengisian detail jam kerja pada tiap masing-masing hari

dalam satu minggu, setelah itu klik Ok.

Gambar 4. Work Weeks

Gambar 5. Details for ‘[Default]’

Setelah selesai membuat kalender perusahaan, Selanjutnya pengguna

harus mengisi data Project Informaton, yaitu informasi tentang proyek yang

akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.

3. Pengisian Project Information

Klik Project – Project Information, selanjutnya akan tampil jendela

“Project Information” seperti pada Gambar 6, dengan alternatif Schedule from :

Project Start Date, Start date: day dd/mm/yy

Project Finish Date, Finish date: day dd/mm/yy

Gambar 6. Project Information

Setelah informasi mengenai jadwal awal atau akhir proyek diisi,

selanjutnya tekan Ok. Untuk memberikan informasi singkat mengenai file

proyek yang sedang dibuat, tekan File – Info – Project Information –

Advanced Properties - Summary, selanjutnya akan tampil seperti Gambar 7

dan isi sesuai menu dan akhiri dengan tekan Ok.

Gambar. 7 Advance Summary Project Information

4. Pengisian Resource Sheet

Klik View – Resource Sheet, selanjutnya akan muncul jendela Resource

Sheet seperti pada Gambar 8, terdapat kolom :

Resource name : Nama sumber daya (mesin, operator, material)

Type : Work (mesin, operator) or material

Material label : Satuan untuk material

Initial : Singkatan untuk resource name

Group : Pekerjaan kelompok

Max. unit : Jumlah unit yang tersedia untuk work

Standard rate : Work (Rp/unit time); Material (Rp/unit material)

Ovt rate : Work (Rp/unit time)

Cost/use : Biaya untuk pekerjaan borongan

Accrue at : Waktu pembayaran: start, end, prorate (% yang telah

selesai)

Base calendar : 24 hours, night shift; standard

Code : Kode untuk masing-masing resource

Gambar 8. Resource Sheet

5. Input Task Pada Gantt Table Entry

Dalam penjadwalan produksi, task adalah operasi-operasi dalam membuat

suatu produk yang ditulis secara lengkap dengan operasi-operasi pembuatan

komponen produk tersebut. Dengan menggunakan fasilitas View-Gantt Chart –

Table Entry yang ada pada Microsoft Project dan informasi order seperti

ditunjukkan pada Tabel 1 dan peta proses operasi untuk mesin rajangan pada

Gambar 9, kita dapat mengisikan nama task, durasi, tanggal mulai, dan

predecessor.

Tabel 1. Order Bengkel Purnama Bulan April 2015

Tanggal Order Nama Mesin Pemesan

2 April 2015 Rajangan manual Banyuwangi

3 April 2015 Pembuat kerupuk Tulungagung

3 April 2015 Pembuat kerupuk Mx

13 April 2015 Rajangan Turen

21 April 2015 Rajangan Pakisaji

28 April 2015 Roll Bojonegoro

28 April 2015 Pembuat kerupuk Bojonegoro

Rangka MesinPisau PlendesAss PisauPlat CoverCorongPangkon Dinamo

O-1Potong Siku 4/4

Mesin Gunting Plat20'

O-2Las Siku 4/4Mesin Las

63'O-4Melubangi Plandes

Mesin Blander19'

O-510'Bubut Plandes

Kecil, AsMesin Bubut

O-6Las As, Plandes Kecil

Mesin Las8'

O-7Melubangi Plandes

KecilMesin Bor

5'

O-8Potong Plat Monel

GilapMesin Gunting Plat

127'

O-10Las Plat Monel

GilapMesin Las

45'

O-11Potong Plat Monel

GilapMesin Gunting Plat

25'

O-12Las Plat Monel

GilapMesin Las

38'

O-13Melubangi Plandes Pangkon DInamo

Mesin Blander15'

O-14Las EngselMesin Las

9'

O-19

O-20

O-21

O-22

O-23

O-24

O-25

PerakitanOperator Perakitan

CatOperator Perakitan

O-25I-1

Setting dan InspeksiOperator Setting

1350'

450'

225'

O-3Bubut Rata Plandes

Mesin Bubut15'

O-9Roll Plat Monel

GilapMesin Roll

20'

Gambar 9. Peta Proses Operasi Mesin Rajangan

Predecessor adalah hubungan antar tugas/aktifitas dalam satu proyek,

yang artinya jika satu tugas/aktifitas mengalami perubahan waktu maka otomatis

tugas/aktifitas yang lainnya juga akan ikut berubah. Sehingga pengguna tidak

perlu untuk merubah satu persatu waktu tugas yang saling berhubungan, gambar

1 menunjukkan gambaran 4 macam predecessor dalam microsoft project

(Yuditira 2013). Ada 4 macam predecessor yaitu :

1. FS : Finish to Start = Pekerjaan B dapat dimulai setelah Pekerjaan A

selesai.

2. FF : Finish to Finish = Pekerjaan A dan B selesai bersamaan.

3. SS : Start to Start = Pekerjaan A dan B dimulai bersamaan.

4. SF : Start to Finish = Pekerjaan A dapat diakhiri jika Pekerjaan B telah

dimulai.

Gambar 10. Jenis Predecessor dalam Microsoft Project

Setelah mengetahui jumlah order, peta proses operasi, dan hubungan antar

tugas dari setiap operasi selanjutnya pengguna harus melakukan input data-data

tersebut kedalam gantt table. Dapat dilihat pada Gambar 11, penulisan task

dimulai dengan Mesin Rajangan selanjutnya dengan posisi menjorok kedalam

dituliskan komponen / part dari mesin rajangan tersebut, dan dalam posisi

menjordok kedalam lagi dituliskan proses operasi dari pembuatan komponen /

part tersebut. Pengguna cukup melakukan input data Duration, Start,

Predecessor, dan Resource Name pada task proses operasi masing-masing part

saja, task komponen / part, dan produk akan secara otomatis terisi. Daftar produk

yang akan diproduksi (secara ringkas) dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 11. Input Gantt Table

Gambar 12. Ringkasan Gantt Table

Task Mode : Mode penjadwalan setiap tugas, pada mode ini tersedia 2 opsi.

Auto Schedule (penjadwalan akan mengikuti tanggal dilakukannya

penjadwalan tersebut untuk task tanpa presecessor, dan akan mengikuti

predecessor sebelumnya untuk task yang memiliki predecessor). Manually

schedule (pengguna dapat mengatur sendiri tanggal mulai atau selesainya

pengerjaan tugas.

Task Name : Nama produk, komponen dari produk, atau proses pengerjaan.

Indent pada task name harus sesuai dengan urutan proses pada OPC produk.

Duration : lama pengerjaan, dapat diisi dengan satuan year (y), month (mo),

week (w), day (d), hour (hr), minutes (m).

Start : Waktu dimulainya pekerjaan.

Finish : Waktu selesainya pekerjaan.

Predecessor : Proses yang mendahului

Resource Names : Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan task /

tugas tersebut.

LAPORAN

Laporan hasil penjadwalan produksi dengan Microsoft Project Professional

2013 dapat ditampilkan dalam bentuk :

Overview : Laporan hasil penjadwalan secara keseluruhan, yang terdiri dari 5

(lima) jenis, yaitu :

1. Project Summary : Ringkasan hasil penjadwalan.

2. Top Level Task : Jadwal untuk proses utama saja.

3. Critical Task : Jadwal untuk proses yang berada pada jalur kritis.

4. Milestone : Jadwal proses milestone (proses dengan durasi waktu nol).

5. Working Days : Jadwal kerja yang digunakan.

Current Activity : Laporan kegiatan proyek yang terdiri dari 6 (enam) jenis,

yaitu :

1. Unstarted tasks: Daftar proses yang belum selesai.

2. Tasks starting soon: Daftar proses yang akan dimulai.

3. Tasks in progress: Daftar proses yang sedang dikerjakan.

4. Completed Tasks: Daftar proses yang sudah selesai.

5. Should have started tasks: Daftar proses yang harus diselesaikan

pada tanggal tertentu.

6. Slipping tasks: Daftar proses yang menyimpang dari rencana.

Cost : Laporan tentang biaya proyek, yang terdiri dari 5 (lima) jenis,

yaitu:

1. Cash flow: Laporan jadwal pengeluaran biaya produksi.

2. Budgets: Laporan dana anggaran proyek.

3. Overbudgets tasks: Daftar proses yang membutuhkan dana melebihi

anggaran.

4. Overbudgets resources: Daftar resource yang melebihi anggaran.

Assignment : Pemakaian resource pada proses produksi, yang terdiri dari

4 (empat) jenis, yaitu:

1. Who does what : Daftar resource dengan proses-prosesnya.

2. Who does what when: Daftar resource dengan proses dan

jadwalnya.

3. To-do list: Daftar resource dengan proses yang harus dilakukan.

4. Overallocated resources: Daftar resource yang melebihi alokasi

proses.

Workload : Beban kerja resource, yang terdiri dari 2 (dua) jenis; yaitu.

1. Task usage: Daftar proses dengan resources yang digunakan dan

beban kerja per minggunya.

2. Resource usage: Daftar pemakaian resource untuk tiap proses

dengan beban kerja per minggunya.

Custom : Laporan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan

penjadwalan produksi , tetapi ditentukan sendiri oleh user. Pada custom

report terdapat banyak jenis seperti ditunjukkan pada Gambar Klik View –

Report…-Custom… - Select.