JADWAL RETENSI ARSIP
Dalam Mata Kuliah
Penilaian dan Penyusutan Arsip
ASIP-4402
Oleh:
KELOMPOK 4
Andi Priyatno
Ardiyanto Purwosuseno
Harun Supriyanto
Kuat Mugi Utami
Ragil Afriani
Winarsih
What is Recods Retention?.
Retensi arsip adalah penetapanjangka simpan arsip.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (records retention schedule) adalahpenetapan jangka simpanarsip beserta penetapansimpan permanen dan
pemusnahannya.
Jadwal Retensi Arsip Mencakup
Dalam 3 Kategori, yaitu:
1. Retensi waktukhusus
2. Arsip yang disimpan secarapermanen
3. Rekod yang harusditinjau ulang
Kegiatan Belajar 1
Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untukmenentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk diperoleh dan berapa lama rekod akan disimpan, untukmemenuhi kebutuhan bisnis, akuntabilitas organisasi danharapan masyarakat.
Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitandengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakupretensi, penghapusan/penghancuran rekod dari/bentuksistim tata kearsipan; juga mencakup migrasi/transmisirekod-rekod dari sistem tata kearsipan, dan penggunaantransfer ke perlindungan/kepemilikan rekod.
Karena dengan proses penilaian dapatmenentukan berapa lama dan rekod apa sajayg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip.
sehinggaJadwal retensi rekod dapat merupakanjadwal kewengan , yaitu daftar yang memuatrekod series organisasi dengan penunjukanuntuk bagaimana rekod dimusnahkansesudah diciptakan dan digunakan.
Kedua Definisi di atas sangat berkaitan
FormulirKewenangan
√ Formulir ini akan memberikan bukti bahwa
unit-unit pencipta atau pengolah mana yang
sudah melakukan kegiatan penyusutan
arsip.
√ Formulir kewenangan juga memberikan
informasi siapa yang berwenang atau
menjadi saksi pada saat pemusnahan atautransfer arsip.
3 kemungkinan yang dapat
menjadi program pengurangan
atau penyusutan arsip
1. Pemindahan rekod dari unit
pencipta ke unit kearsipan.
2. Pemindahan arsip dari unit
kearsipan ke arsip nasional.
3. Pemusnahan rekod yang tidak
mempunyai nilai guna.
Program Penyusutan
ArsipDilindungi oleh
Peraturan Pemerintah
No.34 Th.1979.
Dengan 3 cara yg
dapat dilakukan yaitu:
Pemusnahan Arsip
Pemindahan / Transfer Arsip dr Unit Pencipta/Pengolahke Unit Kearsipan
Pemindahan Arsipdari Unit KearsipanLembaga ke Arsip
Nasional
Tipe Jadwal Retensi
Rekod
Dalam Pengembangan Jadwal
Retensi Ada 2 Tipe yang Dapat
Dikembangkan, yaitu:
Jadwal Retensi Umum Jadwal Retensi Spesifik
Di Indonesia , jadwal retensiumum yang sudahdikembamgkan adalah dalambentuk Surat Keputusan BersamaAntara ANRI dengan BKN untukmenentukann nilai guna danmasa simpan arsip yang berkaitandengan kepegawaian danpertanggungjawaban keuangan.
Dikembangkan sesuai denganfungsi kegiatan organisasi, khususnya kegiatan substansialuntuknmemudahkan penentuanmasaa simpan pada arsip yaglebih khusus.
Jadwal ini harus disertain denganformulir kewenangan yang disahkan oleh masing-masingkebuituhan unit pencipta arsip.
Terima Kasih
SemogaBermanfaat
Top Related