Download - menejemen persediaan

Transcript

Definisi: Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barangdalam proses dan barang jadi.Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengantujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaansebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang.Menurut Koher,Eric L.A. Inventory adalah : " Bahan baku dan penolong, barangjadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimilikidalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain padaakhir periode".Secara umum pengertian Inventory adalah merupakan suatu aset yang ada dalambentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan maupunbarang-barang yang sedang di dalam proses pembuatan.Klasifikasi InventoriAda beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain [3]: Inventori ProduksiYang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagin dari produk. Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Inventori In-ProcessYang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi. Inventori Finished-goodsSemua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. Persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali. Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang dagangan yang terjual. Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier,barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaian-penyesuaian (adjusment) terhadap barang.Alasan Memiliki PersediaanSecara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan.2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :a. Kerusakan mesinb. Kerusakan komponenc. Tidak tersedianya komponend. Pengiriman komponen yang terlambat4. Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.5. Untuk memanfaatkan diskon6. Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan datang.Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.Akibat kelebihan persediaan:Beban bunga meningkatBiaya penyimpanan dan pemeliharaanResiko rusakKualitas menurun.Akibat kekurangan persediaan:Proses produksi tergangguAda kapasitas mesin yang tidak terpakaiPesanan tidak dapat terpenuhi.Jenis jenis persediaan :Bahan mentahBarang dalam prosesBarang jadiSafety stockMerupakan persediaan minimal yang harus ada agar perusahaan dapat berjalan normal. Semakin besar safery stock maka perusahaan kemungkinan khabisan persedian akna semakin kecil.Safety stock adalah istilah yang digunakan oleh spesialis persediaan untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang dipertahankan di bawah siklus saham untuk penyangga terhadap tockouts. Safety Stock (juga disebut Buffer Stock) ada untuk menghadapi ketidakpastian dalam penawaran dan permintaan. Safety stock didefinisikan sebagai unit tambahan persediaan dibawa sebagai perlindungan terhadap kemungkinan stockouts (kekurangan bahan baku atau kemasan). Dengan memiliki jumlah yang memadai safety stock di tangan, sebuah perusahaan dapat memenuhi permintaan penjualan yang melebihi perkiraan permintaan mereka tanpa mengubah rencana produksi mereka.

Economic Order Quantity (EOQ)Model Economic Order Quantity atau Economic Lot Size (ELS) adalah salah satu teknik pengendalian persediaan yang paling tua dan yang paling dikenalsecara luas. Model ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang dibelimaupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang digunakan untukbarang-barang yang dibeli, sedangkan ELS digunakan untuk barang-barang yangdiproduksi sendiri (Handoko, 2008).Model ini mudah digunakan namun harus dapat memenuhi beberapa asumsiseperti (Heizer dan Render, 2006):1. Pemintaan diketahui, tetap dan bebas.2. Waktu tunggu yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan.3. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dalam katalain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok padasuatu waktu.4. Tidak tersedia diskon kuantitas.5. Biaya variabel hanya biaya untuk menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan atau membawa).6. Kehabisan persediaan (kekurangan persediaan) dapat sepenuhnya dihindarijika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku pada PT Petrokimia Gresik

Perhitungan jumlah persediaan bahan baku yang digunakan oleh perusahaan dilakukan secara periodik yaitu setiap awal bulan. Setiap awal bulan sebelum perusahaan akan melakukan produksi, perusahaan melakukan perhitungan persediaan akhir. Pencatatan administrasi persediaan dilakukan setiap ada mutasi bahan baku sebagai akibat adanya pembelian maupun pemakaian bahan baku tersebut. Bahan baku yang digunakan oleh perusahaan perlu dilakukan pengawasan kualitas terhadap bahan baku terscbut. Pengawasan kualitas bahan baku dilakukan ketika bahan baku tersebut datang ke perusahaan dan sebelum digunakan dalam proses produksi. Bagian yang bertugas dalam mengawasi kualitas bahan baku adalah PT Sucofindo (perusahaan yang ditunjuk oleh PT Petrokimia untuk mengawasi kualitas bahan baku) dan bagian dari PT Petrokimia Gresik itu sendiri.Waktu tunggu yang diperlukan perusahaan (lead time) untuk menerima pesanan bahan baku adalah bervariasi. Untuk bahan baku phosphate rock memerlukan waktu 10 hari untuk perjalanan kapal dari Cina ke Gresik, jadi total lead time yar:.g diperiukan dari pemesanan hingga bahan baku datang adalah 1 bulan. Sedangkan bahan baku asam fosfat memerlukan waktu 30 hari dalam perjalanan kapal, jadi total lead time yang diperlukan adalah 2 bulan. Sedangkan untuk asam sulfat hanya memerlukan waktu 1 hari. Pemakaian bahan baku yang dilaksanakan perusahaan dilakukan dengan sistem FIFO (first in first out). Pada sistem ini yang pertama kali masuk gudang, maka yang pertama kali digunakan untuk produksi. Akan tetapi pada kenyataannya tidak dapat berjalan sesuai dengan harapan perusahaan. Karena jika telah masuk gudang akan sulit dilakukan pengawasan bahan baku, mana yang pertama kali masuk dan mana yang terakhir kali masuk. Hal itu dikarenakan bentuk atau wujud dari bahan baku tersebut.

Tabel 1. Banyaknya Jumlah Pemesanan, Kuantitas Pemesanan dan Persediaan Rata-rata yang digunakan oleh Perusahaan, Tahun 2003

Angka-angka pada Tabel, selama periode Januari-Desember 2003 PT Petrokimia Gresik melakukan pemesanan untuk bahan baku phosphate rock sebanyak sembilan kali dengan jumlah pesanan 700,000 ton, kuantitas per pesanan bervariasi antara 40,000-70,000 ton. Pemesanan untuk bahan baku asam fosfat dilakukan sebayak tiga kali dengan jumlah pesanan sebanyak 257,000 ton, dengan kuantitas pemesanan bervariasi antara 20,000-40,000 ton. Sedangkan untuk bah an baku asam sulfat frekuensi pemesanannya sebanyak dua belas kali, dengan kuantitas per pesanan berkisar antara 5,000-15,000 ton. Biaya persediaan yang dihasilkan akibat metode yang digunakan perusahaan untuk masingmasing bahan baku tersebut.

Tabel 2. Biaya Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Kebijakan PT Petrokimia Gresik Tahun 2003Berdasarkan Tabel 2 di atas, biaya pemesanan phosphate rock adalah paling besar dibandingkan dengan bahan baku lain. Biaya pemesanan paling rendah adalah bahan baku asam sulfat dibandingkan dengan bahan baku lainnya. Sedangkan untuk biaya penyimpanan phosphate rock lebih rendah dibandingkan dengan biaya penyimpanan asam fosfat. Biaya penyimpanan yang paling rendah adalah biaya penyimpanan asam sulfat. Berdasarkan biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan, untuk bahan baku phosphate rock adalah USS2,142,000. Sedangkan untuk bahan baku asam fosfat biaya persediaannya adalah US$ 3,840,000 dan biaya persediaan untuk asam suifat adalah USS 1,188,000.

A. Pengendalian Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material Requirement Planning teknik Lotfor LotMetode pengendalian persediaan bahan baku lot for lot, menghendaki jumlah pemesanan tepat sebesar kebutuhan bersih dalam suatu periode. Besarnya pemesanan tersebut diharapkan 'mernenuhi kebutuhan bahan baku guna lancarnya suatu proses produksi. Pada akhir periode 2002, perusahaan memiliki persediaan akhir untuk masing-masing bahan baku, yang dapat digunakan sebagai persediaan awal pada tahun 2003. Dengan menggunakan metode tersebut, dapat dilakukan perencanaan pemesanan bahan baku sebesar kebutuhan bersih, yaitu kebutuhan kotor dikurangi dengan persediaan di tangan.Bahan baku phosphate rock, pacta bulan Januari 2003 mempunyar persediaan di tang an sebesar 56,332 ton sedangkan yang dibutuhkan adalah sebesar G6,000 ton. Sehingga perusahaan harus melakukan perencanaan pemesanan sebesar 9,668 ton pada bulan Desember 2002. Pada bulan Februari 2003 perusahaan membutuhkan bahan baku phosphate rock sebesar 50,000 ton, maka perusahaan dapat melakukan pemesanan bahan baku tersebut pada bulan Januari 2003 sebesar kebutuhan kotor tersebut. Pada bulan Januari 2003, bahanbaku asam fosfat mempunyai persediaan di tangan sebesar 26,649 ton, sedangkan perusahaan membutuhkan bahan baku asam fosfat sebesar 16,000 ton. Sehingga perusahaan tidak periu melakukan pemesanan bahan bahan baku lagi. Pada bulan Januari 2003, persediaan akhirnya menjadi 10,649 ton, maka jumlah tersebut tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dalam proses produksi. Perusahaan perlu melakukan pemesanan bahan baku sebesar3,3 51 ton, dan dapat dilakukan pemesanan pada bulan Desember 2002.Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, memiliki persediaan akhir pada periode 2002 sebesar 10,695 ton. Persediaan akhir tersebut dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dalam proses produksi Januari 2003. Pada periode Februari 2003, persediaan di tangan menjadi 3,695 ton, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan bahan baku. Maka perusahaan perlu melakukan pemesanan bahan baku sebesar 2,305 ton dan dilakukan pada bulan Februari2003. Banyaknya Pemesanan, kuantitas pesanan dan persediaan rata-rata dengan menggunakan metode MRP teknik lot/or lot.Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan metode material requirement planning teknik lot/or lot, pemesanan untuk bahan baku phosphate rock dilakukan sebanyak dua belas kali dengan jumlah pemesanan sebesar 634.668 ton. Kuantitas pemesanan sangat bervariasi yaitu sebesar 9,668-65,000 ton. Sedangkan untuk bahan baku asam fosfat, pemesanan bahan baku dilakukan sebanyak sebelas kali dalarn jumlah pemesanan sebesar 230.351 ton. Pemesanan dilakukan dalam jumlah berbeda-beda antara 3.351-28.000 ton. Pernesanan bahan baku asarn sulfat dalam periode 2003 dapat dilakukan sebesar sebelas kalidengan jumlah 101, 105 ton. Kuantitas pemesanan sangat berbeda-beda antara 2,305-12,000 ton. Dalam perhitungan dengan metode tersebut, rnaka akan timbul biaya persediaan seperti pada Tabel 3.Berdasarkan Tabel 3 dapat diketahui jurnlah biaya penyimpanan untuk bahan baku phosphate rock tidak sarna dengan nol. Hal ini dikarenakan pada bahan baku phosphate rock rnerniliki persediaan di tangan. Walaupun pada teknik lot for lot perusahaan dapat rnernesan bahan baku sebesar kebutuhan bersih. Akan tetapi, bahan baku tiba di perusahaan pada awal bulan dan habis di akhir bulan, sehingga dalam satu bulan tersebut perusahaan rnemiliki persediaan di tangan. Biaya persediaan untuk bahan baku asam fosfat sebesar US$ 5,704,000. Biaya persediaan tersebut terdiri dari biaya pemesanan sebesar US$ 3,520,000 dan biaya penyimpanan dengan jumlah US$ 2,184,800. Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, biaya persediaannya sebesar US$ 871,800. Biaya tersebut terdiri dari biaya pemesanan sebesar US$ 759,000 dan US$ 112,800 untuk biaya penyimpanan.

Tabel 3. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material Requirement Planning teknik Lot For Lot

Tabel 4. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan Rata-rata Metode MRP teknik Lot For Lot

B. Pengendalian Biaya Persediaan Metode Material Requirement Planning Teknik Economic Order Quantity (EOQ)Teknik EOQ, pesanan dilakukan berdasarkan jumlah kelipatan EOQ dan lebih besar dari kebutuhan EOQ. Untuk mendapatkan hasil dari EOQ, maka digunakan rumus ,dengan C adalah biaya pernesanan per pesanan, R adalah jumlah pemakaian bahan baku dalam setahun, dan H adalah biaya penyimpanan per unit per tahun.Persediaan awal pada bulan Januari 2003, untuk bahan baku phosphate rock adalah 56.332 tOG. Jumlah tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakaian dalarn bulan Januari, maka diperlukan pemesanan bahan baku tersebut sebanyak jumlah EOQ yaitu 65.400 ton. Pelaksanaan pemesanan dapat dilakukan pada bulan Desember 2002. Dengan jumlah seperti itu maka akan ada persediaan di tangan untuk bulan Februari 2003 yaitu sebanyak 55.732 ton. Sehingga pada bulan Februari 2003 tidak perlu dilakukan pemesanan terhadapbahan baku itu, karena telah cukup untuk memenuhi permintaan bahan baku. Bahan baku asam fosfat, memiliki persediaan awal untuk bulan Januari 2003 sebesar 26.649 ton. Jumlah tersebut cukup untuk memenuhi permintaan bahan baku untuk bulan Januari 2003, sehingga tidak perlu dilakukan pemesanan bahan baku. Pada bulan Februari 2003, asam fosfat yang tersedia hanya sebesar 10.649 ton, maka perIu dilakukan pemesanan bahan baku tersebut dengan jumlah 29.300 ton. Pelaksanaan pemesanan dapat dilakukan pada bulan Desember 2002. Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, persediaan awal sebesar 10.695 ton. Jumlah tersebut dapat memenuhi permintaan pemakaian bahan baku untuk bulan januari yaitu sebesar 7.000 ton. Maka untuk bulan Februari, persediaan ditangan menjadi 3.695 ton. Jumlah tersebut tidak dapat memenuhi permintaan pemakaian bahan baku yaitu sebesar 6.000 ton. Untuk memenuhi perrnintaan tersebut, perlu ilakukan pernesanan bahan baku sebesar 25.350 ton. Pelaksanaan pesanan tersebut dapat dilakukan pada bulan Februari 2003.Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rnetode material requirement planning teknik economic order quantify, dapat diketahui bahwa untuk bahan baku phosphate rock rnemiliki jumlah EOQ sebesar 65.400 ton. Pemesanan bahan baku tersebut dapat dilakukan sebanyak sepuluh kali, dengan jumlah total pemesanan sebesar 654.000 ton. Jumlah EOQ untuk bahan baku asam fosfat adalah 29.269 ton. Dengan jumlah tersebut, pemesanan bahan baku untuk asam fosfat dapat dilakukan sebanyak delapan kali, dengan total pesanan sebesar 234.400 ton. Bahan baku asam sulfat, rnemiliki jumlah EOQ sebesar25.354 ton. Pemesanan bahan baku asam sulfat dalam periode 2003 dilakukan sebanyak empat kali, dengan jumlah 101.400 ton. Berdasarkan tabel 6, biaya persediaan untuk bahan baku phosphate rock sebesar US$ 2,150,000. Biaya tersebut terdiri dari biaya pemesanan dengan jumlah US$ 1,100,000 dan US$ 1,050,000 untuk biaya penyimpanan. Bahan baku asarn fosfat memiliki biaya persediaan sebesar US$ 3,830,304. Biaya itu terdiri dari US$ 2,560,000 untuk biaya pemesanan dan US$ 1,270,304 untuk biaya penyirnpanan. Sedangkan biaya persediaan bahan haku asam sulfat sebesar US$ 406,240. Biaya persediaan tersebut berasal dari US$ 276,000 untuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebesar LJS$ 130,240.

Tabel 5. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material Requirement Planning teknik Economic Order Quantity (EOQ) pada PT Petrokimia Gresik Tahun 2003

Tabel 6. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan Rata-rataMetode MRP teknik EOQ

C. Pengendalian Biaya Persediaan Metode Material Requirement Planning Teknik Part Period Balancing (PPB)Jumlah pesanan pada teknik PPB dilakukan sesuai dengan kebutuhan kotor pada suatu periode yang digabungkan. Penggabungan tersebut dilakukan pada gabungan peri ode yang berurutan yang memiliki nilai kumulatif bagian periode yang mendekati nilai Economic Part Periode (EPP). Gabungan periode yang dipilih adalah bagian kumulatif bagian periodenya yang lebih besar dan paling dekat dengan nilai EPP. Untuk mendapatkan nilai EPP, dapat digunakan rumus: EPP = C/H, C adalah biaya pesan per pesanan dan H adalah biaya penyimpanan per unit per periode. Sedangkan nilai kumulatif bagian periode dihitung dengan cara mengalikan persediaan ekstra yang ditanggung dengan peri ode yang ditanggung. Banyaknya jumlah pemesanan, kuantitas pesanan dan persediaan rata-rata dengan menggunakan metode material requirement planning teknik part periode balancing dapat dilihat dari berdasarkan rumus di atas, nilai EPP untuk bahan baku phosphate rock adalah 36.667 ton. Periode yang digabungkan adalah Januari dengan Februari, Maret dengan April, Mei dengan Juni, Juli dengan Agustus, September dengan Oktober, dan November dengan Desember. Sehingga frekuensi pemesanan dilakukan enam kali, dengan jumlah pesanan 643.668 ton. Bahan baku asam fosfat, memiliki nilai EPP sebesar 20.000 ton. Periode yang dapat digabungkan adalah Februari sampai dengan Maret, April sampai dengan Mei, Juni sampai dengan Juli, Agustus sampai dengan September, Oktober sampai dengan November, dan Desember. Pemesanan terhadap asam fosfat dapat dilakukan sebanyak enam kali dalam periode 2003, dengan jumlah total pemesanan 230.351 ton. Sedangkan untuk asam sulfat memiliki EPP sebesar 34.500 ton. Bulan Februari sampai dengan April, Mei sampai dengan Juli, Agustus sampai dengan Oktober, dan November sampai dengan Desember adalah periodeperiode yang dapat digabungkan. Sehingga dapat diketahui banyak pemesanan yang dapat dilakukan adalah empat kali dengan jumlah pemesanan 101.105 ton. Perhitungan tersebut, dapat diketahui biaya persediaan yang timbul dapat dilihat dalam Tabel 8.Tabel 8 menunjukkan bahwa biaya persediaan untuk phosphate rock adalah US$ 1,216,500. Biaya persediaan tersebut terdiri dari biaya pemesanan sebesar US$ 660,000 dan biaya penyimpanan sebesar US$ 556,500. Asarn fosfat memiliki biaya persediaan sebesar US$ 2,845,192. Biaya tersebut diperoleh dari US$ 1,920,000 untuk biaya pemesanan dan US$ 925,192 untuk biaya penyimpanan. Sedangkan biaya pesediaan untuk asam sulfat adalab US$ 374,795. Biaya tersebut terdiri dari US$ 276,000 untuk biaya pemesanan dan US$ 98,795 untuk biaya penyirnpanan.

Tabel 7. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan Rata-rataMetode MRP Teknik PPB

Tabel 8. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material Requirement Planning Teknik Part Periode Balancing (PPB) pada PT Petrokimia Gresik, Tahun 2003.