MANAJEMEN PROYEKPERANGKAT LUNAK
Program Pendidikan Vokasi
Universitas Brawijaya
Tahun 2011
Pertemuan 2
PROSES INISIASI PROYEK
BAHASAN
Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategis
organisasi Lahirnya proyek internal
Proyek internal Proyek eksternal
3
SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
4
SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
5
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)
6
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA
7
LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS
SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING
PEMASARAN DAN PENJUAL-AN
SIS:INTERACTIVETARGETED MAR-KETING
LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)
SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING
KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN
SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF
MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN
PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER
PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK
OPERASI
SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM
LAYANAN PELANGGAN
SIS:CRM
KEUNG-GULAN BERSAING
P PR EO NS DE US K U N G
P UR TO AS ME AS
PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI
8MANAJEMENN PROYEK P/L – IF015 – 3
SKS
PROYEK
STRATEGI ORGANISASI
STRATEGITI-SI
PORTOFOLIOTI-SI
STRATEGIFUNGSI LAIN
PORTOFOLIO
VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN
PROGRAM TI-SI
PROYEK TI-SI
PROGRAM
Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi
Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan
Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai
LAHIRNYA PROYEK INTERNALPemicu 1: Proyek sudah ada dalam
rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya
Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak
9
Proyek yang sudah direncanakan
Urutan kegiatan: Menyusun tinjauan kelayakan, dari
aspek: Biaya Operasional Waktu Legal
Persetujuan pelaksanaan Penunjukan Manajer Proyek
10
Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak
Urutan kegiatan:
1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI
2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit
3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan: Biaya Operasional Waktu Legal
4. Persetujuan pelaksanaan
5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)
11
KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL
DALAM ORGANISASI
12
ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional
13
DIREKTURPELAKSANA
(CHIEF EXECUTIVE)
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK
ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek
14
DIREKTURPELAKSANA
(CEO)
MANAJER PROYEK
MANAJER PROYEK
MANAJER PROYEK
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASI
PROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH
15
DIREKTURPELAKSANA
( CEO )
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASI
PROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG
16
DIREKTURPELAKSANA
(CEO)
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
KOORDINASI
PROYEK
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
MANAJER PROY
MANAJER FUNGSIONAL
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT
17
DIREKTURPELAKSANA
( CEO )
MANAJER FUNGSIONA
L
MANAJER PROYEK-PROYEK
STAF
STAF
STAF
MAN. PROYEKSTAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK A
MAN. PROYEK
MAN. PROYEK
KOORDINASI
PROYEK B
MANAJER FUNGSIONAL
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK
18
Karakteristik proyek
T i p e o r g a n i s a s i
Fungsio-nal Matriks lemah
Matriks seimbang
Matriks kuat Proyek
Otoritas Tak ada s.d rendah
Terbatas Rendah s.d sedang
Sedang s.d tinggi
Tinggi s.d penuh
% Personil organisasi yg full time di proyek
- 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 %
85 % -- 100 %
Peran manajer proyek
Tdk penuhWaktu
Tdk penuhWaktu
Penuh waktu
Penuh waktu
Penuh waktu
Sebutan manajer proyek
Koord. / Pimpinan proyek
Koord. / Pimpinan proyek
Manajer proyek
Manajer proyek/ program
Manajer proyek/ program
Staf admi-nistrasi
Tdk penuh waktu
Tdk penuh waktu
Tdk penuh waktu
Penuh waktu
Penuh waktu
PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL
Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi
Proposal mendefinisikan:o Apa yang akan dilakukano Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhio Bagaimana hasil proyek akan mendukung
strategi Memuat business case awal Format sebaiknya baku, menggunakan
template 19
Contoh Template Proposal Internal
1. Nama Proyek
2. Tanggal pengajuan
3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak
4. Persetujuan, (yang menyetujui dan tgl persetujuan)
5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)
6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi
7. Solusi yang diusulkan, (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)
8. Hasil yang diharapkan, (dampak /outcome proyek)20
Contoh Muatan BUSINESS CASE
1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)
2. Nomor revisi dokumen
3. Manfaat dan Biaya:
4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan;
ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam21
Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj.)
5. Sumber Pendanaan6. Resiko
Faktor resiko Strategi mitigasi
7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)
8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai
keperluannya
22
TUGAS (kelompok)
Buat Bussiness Case sesuai dengan proposal proyek yang Anda buat.
23
PROYEK PEMERINTAH
Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahdan perubahan-perubahannya.
24
PROYEK PEMERINTAH (lanj)
Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 20042. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2)3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)7. PP No. 95 tahun 2007 (Perubahan ke-7)
Sumber : http://www.lkpp.go.id/Regulasi.html25
PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI
26
Pengumuman penawaran pekerjaan di media
Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen
Prakualifikasi
Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar
penilaian: KAK, RKS, HPS
Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan
(aanwijzing)
Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar
Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi
proposal Menyusun dan menyerahkan• Proposal administrasi• Proposal Teknis• Proposal Biaya
Menyelenggarakan aanwijzing
Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan
proposal biaya; penentuan pemenang
PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)
DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms
of Reference) RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri
27
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)
KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat
komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas
penunjang, serta alih, pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10. Laporan
28
RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)
1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan
Pembukaan Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian
Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )
29
HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Disiapkan instansi pemerintah pemberi
pekerjaan Merupakan dasar penilaian layak
tidaknya biaya yang diusulkan konsultan
Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.
30
MUATAN USULAN TEKNIS
A. PENDAHULUANB. PENGALAMAN PERUSAHAANC. PEMAHAMAN KAKD. TANGGAPAN TERHADAP KAKE. APRESIASI INOVASIF. PENDEKATAN DAN
METODOLOGIG. RENCANA KERJAH. JADUAL PELAKSANAAN
PEKERJAANI. TENAGA AHLI DAN
TANGGUNG JAWABNYA
31
A. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI
B. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN
C. LAPORAND. STAF PENDUKUNGE. FASILITAS PENDUKUNGF. PENUTUP
LAMPIRAN :1. DOKUMEN PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &
KELENGKAPANNYA3. LAIN-LAIN
TUGAS 2 (kelompok)
Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk PT. MEDIA KARYA yang bergerak di bidang penjualan buku
32
GRUP TUGAS
1 Situs web
2 Sistem akuntansi dan keuangan
3 Sistem persediaan dan inventarisasi
4 Sistem pembelian
5 Sistem penjualan online
6 Sistem katalog online
7 Sistem kepegawaian
8 Sistem kasir / POS (Point of Sales)
SEKIAN
33
Top Related