MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM

ORGANISASI PERUSAHAAN

Untuk Memenuhi Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen Kelas E62

Disusun Oleh:

Didik Prianto (K25161085)

SEKOLAH PASCA SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2017

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ii

DAFTAR GAMBAR iii

I. PENDAHULUAN 4

1.1 Latar Belakang 4

1.2 Perumusan Masalah 5

1.3 Tujuan Penelitian 5

II. PEMBAHASAN 6

2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi 6

2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi 7

2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com 8

III. PENUTUP 11 3.1 Kesimpulan 11

3.2 Saran 11

DAFTAR PUSTAKA 12

iii

DAFTAR GAMBAR

1 Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan 4

2 Aspek penerapan sistem informasi 6

3 Strategi peralihan sistem informasi 7

4 Ilustrasi model migrasi sistem informasi 8

5 Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi 9

6 Cek list migrasi sistem informasi 10

4

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi sebagai support system untuk kelancaran,

kemudahan dan bahkan sebagai competitive advantage bagi perusahaan. Sistem informasi

yang terdiri atas perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), perangkat jaringan

(network) dan sumber daya manusia yang terlibat didalamnya.

Dalam perjalanannya, bisnis semakin hari semakin berkembang dan semakin komplek,

begitu pula sistem informasi juga ikut berkembang mengikuti kebutuhan bisnis. Perangkat

keras misalnya, hampir setiap tahun keluar perangkat keras dengan spesifikasi yang lebih

tinggi untuk mendukung kemampuan komputasi yang lebih tinggi pula. Begitu pula untuk

perangkat lunak, selalu ada perbaikan secara tampilan, fungsi dan keamanan setiap tahunnya.

Dan tentu saja penambahan fungsi, tampilan dan keamanan itu memerlukan perangkat keras

yang bisa mendukung. Pada akhirnya sistem informasi yang ada dalam organisasi perusahaan

harus mengikuti perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak ini.

Sistem informasi dalam organisasi perusahaan secara umum berperan pada beberapa

proses bisnis yang dibagi menjadi support processes dan primary business processes. Untuk

lebih jelasnya peran sistem informasi bisa dilihat pada gambar berikut :

Gambar 1. Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan.

Melihat peran penting sistem informasi dalam perusahaan, agar tetap terus memiliki

nilai competitive advantage di tengah persaingan bisnis maka perlu dilakukan update,

upgrade atau pembaharuan sistem informasi. Dengan semakin kompleknya proses bisnis,

maka update, upgrade atau pembaharuan sistem informasi menjadi tantangan tersendiri bagi

seorang manager sistem informasi. Apabila update, upgrade atau pembaharuan tersebut ada

pada support processes, maka hal ini tidak terlalu critical, tetapi apabila itu terjadi pada

primary business process maka perlu kehati-hatian karena bersifat critical.

5

1.2 Perumusan Masalah

Persaingan bisnis yang ketat menuntut perusahaan untuk selalu kompetitif, termasuk

pada bagian sistem informasi yang digunakan. Untuk itu migrasi sistem informasi untuk

mengganti sistem lama yang sudah usang dengan sistem baru yang lebih kompetitif tentu

akan memberikan nilai bisnis yang lebih. Dalam melakukan migrasi sistem informasi banyak

hal perlu diperhatikan agar peralihan sistem informasi ini berjalan lancar. Proses pra-migrasi,

saat migrasi dan pasca-migrasi apa saja yang perlu diperhatikan agar peralihan sistem

berhasil. Bagaimana peranan masing-masing bagian, department atau stakeholder agar

peralihan sistem berjalan dengan lancar?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dari makalah ini antara lain :

1. Mengupas mengenai aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam migrasi sistem

informasi

2. Mengetahui teknik dan methodology yang tepat dalam melakukan peralihan sistem

informasi

3. Mengetahui peranan masing-masing bagian agar peralihan berjalan dengan sukses.

6

II. PEMBAHASAN

2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi

Dalam melakukan migrasi sistem informasi perlu diperhatikan beberapa aspek terkait

dengan strategi sistem informasi dan orang-orang yang terlibat dalam menggunakan sistem

inforamsi tersebut. Pada dasarnya peralihan sistem informasi akan melibatkan 3 hal yaitu

teknologi, proses dan people (orang). Untuk memastikan keberhasilan migrasi sistem

informasi maka ketiga hal itu perlu diperhatikan.

Gambar 2. Aspek penerapan sistem informasi

Manajemen harus bisa memastikan bahwa migrasi sistem informasi ini akan membawa

business value bagi perusahaan agar tetap terus berkembang dan kompetitif pada bisnis yang

digeluti. Kajian mendalam (assessment) terhadap teknologi baru yang akan diterapkan perlu

dilakukan sehingga keputusan untuk migrasi ke sistem baru memang benar-benar dibutuhkan

perusahaan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimanapun tujuan perusahaan

adalah mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, maka migrasi sistem informasi juga harus

diperhitungkan untung-ruginya.

Apabila sudah dilakukan kajian mendalam, maka proses migrasi sistem informasi juga

perlu diperhatikan. Siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing proses dan resiko

yang bisa dikontrol oleh masing-masing penanggung jawab. Proses bisnis yang terdampak

terhadap sistem informasi yang akan diterapkan juga perlu diperhatikan. Hal yang tak kalah

penting setelah itu adalah people (orang), karena secanggih apapun sistem informasi jika

orang yang akan mengoperasikannya tidak di-training dengan baik maka akan menyebabkan

kegagalan peralihan sistem informasi.

Migrasi sistem informasi sebagai strategi bagi perusahaan juga perlu di-manage dengan

baik. strategi penerapan sistem informasi penting dilakukan mengingat kebutuhan perusahaan

7

dan keuntungan yang diterima. Strategi proses peralihan sistem informasi bisa terlihat pada

gambar di bawah ini.

Gambar 3. Strategi peralihan sistem informasi

2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi

Menurut O’brien migrasi sistem informasi bisa dilakukan dengan beberapa metode

antara lain :

1. direct conversion, atau konversi secara langsung. Untuk sistem informasi yang

sifatnya tidak memiliki implikasi secara langsung secara bisnis maka konversi

model ini bisa dilakukan. Dimana sistem informasi lama secara langsung diganti

dengan sistem informasi yang baru. Konversi model ini cukup beresiko ketika

sistem informasi baru yang akan diterapkan terkait dengan primary process dari

bisnis inti perusahaan. Jika konversi tidak berhasil maka implikasi secara bisnis

sangat besar, dimana bisa jadi bisnis menjadi tidak berjalan seperti biasanya atau

bahkan proses bisnis tidak bisa dilakukan karena sistem yang baru gagal dikonversi

secara sempurna.

2. Parallel conversion, atau konversi secara parallel. Pada model ini konversi sistem

lama ke sistem baru ada saatnya dimana sistem lama dan sistem baru sama-sama

berjalan secara simultan hingga pada waktu sudah ditentukan waktu cut-off sistem

lama, maka sistem baru akan diberlakukan. Dengan model konversi seperti ini maka

resiko terhadap bisnis lebih kecil. Model ini juga membuat pengguna sistem

informasi lebih nyaman karena sudah diperkenalkan kepada sistem informasi yang

8

baru terlebih dahulu dan pada saat pengguna sudah terbiasa dengan sistem

informasi yang baru, maka cut-off bisa dilakukan.

3. Pilot conversion, atau konversi secara pilot. Pada model ini sistem baru yang akan

diterapkan, dilakukan piloting pada area atau bagian tertentu dengan scope yang

lebih kecil sehingga meminimalisir resiko. Biasanya bagian atau area yang akan

diterapkan sistem baru memiliki karakteristik yang sesuai dengan karakteristik

perusahaan yang akan menerapkan sistem baru tersebut. Bila sistem baru di area

atau bagian yang lebih kecil itu berhasil, maka pada tahap selanjutnya diterapkan

pada sistem informasi perusahaan dengan skala yang lebih luas.

4. Phase atau gradual conversion, pada konversi model ini sebenarnya

menggabungkan antara direct conversion dan parallel conversion untuk

meminimalisir resiko kegagalan dalam menerapkan sistem baru. Setiap phase dalam

migrasi sistem lama ke sistem baru harus didokumentasikan secara baik. setiap

tahap jika ditemukan bug bisa langsung diperbaiki. Migrasi bisa juga dilakukan per

modul untuk setiap phase.

Gambar 4. Ilustrasi model migrasi sistem informasi

Jika migrasi sistem informasi sudah berhasil dilakukan maka hal selanjutnya yang perlu

diperhatikan adalah post implementation activities.

2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com

Blibli.com sebagai sebuah perusahaan e-commerce memiliki beberapa sistem informasi

yang saling terkait. Sistem utama yang ada dalam situs belanja online tersebut terdiri atas

berbagai macam modul diantaranya sistem penerimaan order, sistem pembayaran, sistem

manajemen promo, sistem manajemen shipping, sistem management website, sistem

manajemen merchant, dan lain sebagainya.

time

9

Pada awal berdirinya, blibli.com menggunakan sistem belanja online berbayar yang

sudah jadi dikarenakan kebutuhan yang mendesak. Sejalan dengan perkembangan bisnis dan

persaingannya, sistem tersebut akhirnya tidak mampu memenuhi ekspektasi dari manajemen

untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Sistem lama tersebut sulit untuk dilakukan modifikasi

untuk memenuhi kebutuhan bisnis, selain itu dengan jumlah transaksi yang meningkat

membuat sistem itu menjadi lebih lambat dan akhirnya membuat semua bagian dan

pelanggan mengalami masalah. Untuk mengatasi hal tersebut akhirnya dilakukan migrasi ke

sistem baru yang dikembangkan secara internal (insourcing) dengan pemrograman java. Pada

tahun 2015 bukan hanya tampilan luar saja yang berubah tapi secara back-end system juga

berubah.

Tampilan blibli.com sebelum migrasi

Tampilan blibli.com setelah migrasi

Gambar 5. Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan migrasi sistem informasi :

1. Testing the IT sistem

2. Deployment diagram

3. Bagian yang bertanggung jawab terhadap setiap phase dan bagian dari sistem

informasi.

4. Impact analysis

5. Implementation step by step

6. Roll Back scenario jika migrasi gagal atau bermasalah.

10

Berikut ini adalah cek list yang perlu diperhatikan pada saat melakukan migrasi sistem

informasi.

Gambar 6. Cek list migrasi sistem informasi

Semua informasi di atas ada dalam document implementation plan. Di dalam dokumen

tersebut semua informasi sistem informasi dijabarkan secara jelas tahap demi tahap dan sudah

ada persetujuan dari manajemen dan pihak terkait. Migrasi sistem biasanya dilakukan pada

malam hari dimana impact terhadap bisnis biasanya lebih kecil, dan pada pagi hari semua

sistem sudah berjalan sesuai rencana. Apabila ada bug yang sifatnya minor, maka akan segera

dibuatkan dokumen dan segera dibuatkan solusinya. Namun apabila bug itu sifatnya major

maka akan dilakukan rollback ke sistem lama.

Pada kenyataanya hampir jarang sekali terjadi rollback, karena biasanya migrasi sistem

dilakukan dengan rencana yang matang. Semua metode dalam migrasi sistem informasi

dilakukan. Pada tahap awal biasanya sudah dibuatkan prototype yang di-develop dan di-

deploy pada sistem atau environment yang berbeda, sehingga manajemen sudah bisa

membayangkan perubahan yang terjadi. Ini sekaligus juga memudahkan dalam masukan

yang sifatnya tampilan. Lalu setelah itu semua data yang ada pada sistem lama dimigrasi

terlebih dahulu ke sistem baru. Setelah semua data terinput di sistem baru maka sebelum

proses migrasi total dilakukan pada malam hari, sudah berjalan secara parallel 2 sistem yang

lama dan yang baru. Pada malah hari phase selanjutnya adalah memastikan semua link, url

dan lain sebagainya sudah termapping sempurna ke sistem baru dan migrasi total dilakukan

dengan mematikan sistem lama dan menggunakan sistem baru ini. Teknik migrasi yang

dilakukan adalah parallel conversion dan phase conversion. Semua ini dilakukan untuk

memastikan peralihan sistem informasi memiliki dampak yang minimal dan peralihan

berjalan dengan smooth.

11

III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam melakukan migrasi sistem informasi maka manajemen perusahaan harus

memperhatikan aspek teknologi, proses dan manusia yang menggunakannya. Sistem

informasi sebagai penunjang bagi proses bisnis harus memberikan manfaat positif bagi

perusahaan. Pada selanjutnya penerapan sistem informasi ini akan memberikan keunggulan

kompetitif bagi perusahaan. Strategi penerapan sistem informasi juga harus

mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Apabila sistem lama sudah tidak bisa menunjang

proses bisnis maka penerapan sistem informasi yang baru mutlak diperlukan.

Dalam melakukan migrasi maka resiko yang ditimbulkan dari penerapan sistem baru

perlu diperhitungkan, termasuk pelaksanaannya apakah akan menggunakan direct

conversion, parallel conversion, pilot conversion atau phase conversion. Masing-masing

memiliki kekurangan dan keunggulannya. Penerapannyapun bisa berbeda pada setiap

perusahaan. Apabila proses migrasi melibatkan primary business proses maka perlu

diperhatikan resiko yang timbul dan harus dipastikan tidak mengganggu business proses yang

sedang berjalan.

Pada perusahaan e-commerce, migrasi sistem informasi menjadi sebuah keharusan

karena teknologi yang berkembang dan kebutuhan konsumen terus meningkat sehingga

memerlukan sistem baru yang lebih bisa memberikan pelayanan yang lebih baik bagi

konsumen. Hal ini tentu akan memberikan manfaat bagi perusahaan dimana konsumen yang

puas tentu akan terus menggunakan platform e-commerce tersebut.

3.2 Saran

Untuk setiap migrasi sistem informasi, maka dokumentasi dari sistem informasi sangat

diperlukan. Dokumentasi implementasi dan penggunaan. Setelah migrasi sistem informasi

berjalan lancar makan training terhadap users yang menggunakan perlu dilakukan sebab

secanggih apapun sistem informasi yang digunakan jika users tidak bisa menggunakannya

maka tetap menjadi sebuah kegagalan migrasi sistem informasi.

12

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. A & Marakas, G. M. (2016). Information Management System, 10th

Edition.,McGraw-Hill/Irwin. New York.

Anonim. Permasalahan Komponen Sistem Informasi pada Migrasi Sistem PT. Garuda

Indonesia. Diperoleh 13 Februari 2017, dari

https://themostwowpartner.wordpress.com/2013/02/26/permasalahan-komponen-

sistem-informasi-pada-migrasi-sistem-pt-garuda-indonesia.

Anonim. Six Step to Migration Project Success. Systel Whitepaper. Diperoleh 13 Februari

2017, dari www.syntelinc.com.

13