LAPORAN PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(Manajemen Operasional Farmasi)
Bagian 8 (MANAJEMEN INVENTORY)
Disusun Oleh:
NAMA : Sri I. Batorowati
NIM : 10023115
KELAS/GOLONGAN : VIIB/1
HARI PRAKTIKUM : Kamis Siang (14:00-15:30)
LABORATORIUM KOMPUTER
FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
YOGYAKARTA
2013
MANAJEMEN INVENTORY
A. Tujuan
1. Dapat menjelaskan konsep inventory manajemen operasional dan produksi
2. Dapat menerapkan konsep dasar inventory untuk manajemen operasional dan
produksi di industry obat maupun Apotek sesuai dengan kasus
3. Dapat menggunakan salah satu tool inventory dari POM for windows untuk
penyelesaian kasus dan analisisnya
B. Dasar Teori
KONSEP DASAR
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu
perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan
persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi
dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh
terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan
persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance
menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi
menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan
produksi dapat dipenuhi.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah
persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi
maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian
persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang
tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan
sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi,
yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang
terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya
persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut
carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan
yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk
biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang,
biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya
pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan.
Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat
kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena
membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi
untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan,
yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak).
Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2).
Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak
dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh
keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari
pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-
biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan
pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain :
biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya
pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan
pemeriksaan bahan/barang.
Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada
tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan
pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan
pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA?
1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
JENIS PERSEDIAAN
1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent
demand inventory)
2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses
produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
KAPASITAS VS PERSEDIAAN
Kapasitas: merupakan kemampuan untuk menghasilkan produk
Persediaan: semua persediaan material yang ditempatkan di sepanjang jaringan proses
produksi dan jalur distribusi.
TUJUAN PERSEDIAAN
1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)
2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian
3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan
5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi
6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga
7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman
8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.
9. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount
10. Komitmen terhadap pelanggan.
HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN
1. Struktur biaya persediaan.
a. Biaya per unit (item cost)
b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)
- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
- Biaya pengiriman pemesanan
- Biaya transportasi
- Biaya penerimaan (Receiving cost)
- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost):
surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)
- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang
apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of
storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and
loss).
e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)
2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.
METODA MANAJEMEN PERSEDIAAN
A. METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)
B. METODA SISTEM PEMERIKSAAN TERUS MENERUS (CONTINUOUS
REVIEW SYSTEM)
C. METODA SISTEM PEMERIKSAAN PERIODIK (PERIODIC REVIEW SYSTEM)
D. METODA HYBRID
E. METODA ABC
METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)
ASUMSI:
1. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus.
2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap.
3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.
4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan
dan tetap dalam bentuk paket.
5. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam
jumlah volume yang besar.
6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan.
7. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak
tergantung pada jumlah item pada setiap lot.
8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain.
Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):
OC = S (D/Q)
Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)
CC = ic (Q/2)
Maka, total biaya persediaan:
TC = S (D/Q) + ic (Q/2)
Biaya TC=biaya total
Tahunan Biaya
Pengelolaan
Biaya iCQ/2
Minimum
Biaya pemesanan
SxD/Q
EOQ
Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q dihitung dari:
Q = (2SD)/ic
METODA POQ (PERIODIC ORDER QUANTITY)
Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan
ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi
oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis
maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode
pemesanannya adalah setahun.
PenggunaanPOQ:
POQ digunakan sebagai pengganti EOQ, bila permintaan tidak uniform.
Formula EOQ digunakan untuk menghitung waktu antarpemesanan (economic time
between orders)
POQ = EOQ/Rata2 pemakaian per minggu
Dengan POQ ini kuantitas pemesanan ditentukan oleh permintaan aktual, sehingga
akan menurunkan biaya penyimpanan (carrying cost).
QUANTITY DISCOUNT MODEL
Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier)
memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah
yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin
banyaknya jumlah yang dibeli.
Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya
pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka
biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan
akan semakin meningkat.
Asumsi dalam Quantity Discount Model
1. Permintaan Bebas (Independent Demand)
2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).
3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)
4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)
5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying cost
depends linearly on the average level of inventory)
6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)
7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)
Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan
biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :
D QH
TC = − S + − + PD
Q 2
Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan
yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut :
1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah
ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam
potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang
optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.
2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.
3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya,
dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas
optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.
4. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai
diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
KATEGORI BIAYA
Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ), biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan
sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari
tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.
a. Biaya Pemesanan
Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan
pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya
pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan
pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain :
1) Biaya persiapan pembelian
2) Biaya pembuatan faktur
3) Biaya ekspedisi dan administrasi
4) Biaya bongkar bahan yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian
5) Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian.
Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up cost,
procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar
frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan.
b. Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan
sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa
contoh dari biaya penyimpanan antara lain :
1) Biaya simpan bahan
2) Biaya asuransi bahan
3) Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan
4) Biaya pemeliharaan bahan
5) Biaya pengepakan kembali
6) Biaya modal untuk investasi bahan
7) Biaya kerugian penyimpanan
8) Biaya sewa gudang per satuan unit bahan
9) Risiko tidak terpakainya bahan karena usang
10) Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan
yang besangkutan.
Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau holding cost.
c. Biaya Tetap Persediaan
Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan
di dalam perusahaan yang tidak terkait , baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah
unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap
persediaan antara lain :
1) Biaya sewa gudang per bulan
2) Gaji penjaga gudang per bulan
3) Biaya bongkar bahan per unit
4) Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit
yang disimpan.
C. Latihan
1. RSUD sehat sejahtera dalam setahun membutuhkan 100.000 unit sediaan cairan i.v.
untuk pasien rawat inap. Apabila biaya pemesanan tahunan tiap barang adalah Rp
3000 dan biaya penyimpanan tiap unit per tahun sebesar Rp 500, maka tentukanlah
komponen berikut ini:
a. Jumlah barang yang di order dan berapa kali order harus dilakukan dalam
setahun sehingga bernilai ekonomis?
b. Berapa jumlah maksimal dan rata-rata barang digudang sehingga efisien?
c. Berapa biaya total, order dan holding untuk menjalankan system inventory di
RSUD tersebut sehingga bernilai ekonomis?
2. Pada industry farmasis dimana saudara bekerja diketahui bahwa tingkat kebutuhan
tahunan adalah 10.000 unit, setup/order cost sebesar rp 25/unit, holding cost rp
20/unit. Apabila hari aktif dalam setahun dihitung 250 dan tingkat produksi harian 80
unit/hari maka hitunglah optimal production quantity (Q) serta komponen
pembiayaan yang lain antara lain biaya gudang tahunan dan biaya setup tahunan
sehingga perusahaan tersebut memperoleh keuntungan maksimal.
3. Rumah sakit sahabat setia memiliki kebutuhan produk sebagai berikut:
Nama produk Deman Harga
Simvastatin 500 70000
Natrium diklofenak 400 25000
Omeprazole 100 45000
Piroxicam 900 12000
Glibenklamid 1500 15000
Paracetamol tablet 2000 10000
Cetirizine 300 90000
Ranitidine 700 30000
OBH syrup 1200 10000
Amoxcicilin kaplet 1400 40000
Agar diperoleh keuntungan optimal bagaimana menyusun prioritas sediaan produk
dan disertai hasil analisisnya.
D. Cara Kerja dan Pembahasan
I. Soal nomer 1
1. Gunakan POM for windowa untuk mengerjakan soal diatas. Pilih Module →
Inventory→ New → 1. EOQ modul
2. Masukkan data seperti kolom dibawah ini:
3. Kemudian Klik OK
4. Setelah itu muncul Kolom yang harus diisi sesuai kasus yang ada, sbg berikut:
5. Setelah itu klik Solve. Kemudian hasil analisis akan muncul
Pertanyaan & jawaban:
a. Jumlah barang yang di order dan berapa kali order harus dilakukan dalam
setahun sehingga bernilai ekonomis? Barang yang di order: 1095.45 sebanyak
10x order dalam setahun
b. Berapa jumlah maksimal dan rata-rata barang digudang sehingga efisien?
Jumlah max: 1095.45 dan rata-rata barang: 547.72
c. Berapa biaya total, order dan holding untuk menjalankan system inventory di
RSUD tersebut sehingga bernilai ekonomis? Total biaya 547722.6, biaya order:
273861.3 dan biaya holding: 273861.3
Grafik:
II. Soal nomer 2
1. Gunakan POM for windowa untuk mengerjakan soal diatas. Pilih Module →
Inventory→ New → 2. Produk orde quantity model
2. Masukkan data seperti kolom dibawah ini:
3. Kemudian Klik OK
4. Setelah itu muncul Kolom yang harus diisi sesuai kasus yang ada, sbg berikut:
5. Setelah itu klik Solve. Kemudian hasil analisis akan muncul
Pertanyaan & jawaban:
a. Berapa production quantity (Q)? Q: 223.61
b. Berapa Biaya gudang tahunan? Holding: 1118.03
c. Berapa Biaya setup tahunan sehingga perusahaan tsb memperoleh keuntungan
max? Setup: 1118.03
Grafik:
III. Soal nomer 3 (analisis ABC)
1. Gunakan POM for windowa untuk mengerjakan soal diatas. Pilih Module →
Inventory→ New → 4. ABC Analysis
2. Masukkan data seperti kolom dibawah ini:
3. Kemudian Klik OK
4. Setelah itu muncul Kolom yang harus diisi sesuai kasus yang ada, sbg berikut:
5. Setelah itu klik Solve. Kemudian hasil analisis akan muncul
Pertanyaan & jawaban:
Bagaimana menyususn prioritas sediaan produk?
Hasil analisis POM for windows dimana kategori A= 20% dan B= 30% maka
dikategorikan amoxicilin kaplet dan simvastatin masuk kategori A, sedangkan
glibenklamid, ranitidine dan cetirizine masuk kategori B dan PCT tablet, OBh syrup,
piroxicam, Na. diklofenak dan omeprazole masuk kategori C.
Dollar-volume. ini adalah permintaan dikalikan harga untuk setiap item
Persentase Dollar-volume. Ini adalah item dollar volume dibagi dengan total dolar /
volume.
Kumulatif persentase dollar-volume. Ini adalah total volume dolar ketika item
diurutkan dari volume dolar tertinggi sampai volume dolar terendah.
E. Kesimpulan
I. Soal nomer 1
Jumlah barang yang di order dan berapa kali order harus dilakukan dalam
setahun sehingga bernilai ekonomis? Barang yang di order: 1095.45 sebanyak
10x order dalam setahun
Berapa jumlah maksimal dan rata-rata barang digudang sehingga efisien?
Jumlah max: 1095.45 dan rata-rata barang: 547.72
Berapa biaya total, order dan holding untuk menjalankan system inventory di
RSUD tersebut sehingga bernilai ekonomis? Total biaya 547722.6, biaya order:
273861.3 dan biaya holding: 273861.3
II. Soal nomer 2
Berapa production quantity (Q)? Q: 223.61
Berapa Biaya gudang tahunan? Holding: 1118.03
Berapa Biaya setup tahunan sehingga perusahaan tsb memperoleh keuntungan
max? Setup: 1118.03
III. Soal nomer 3
Hasil analisis POM for windows dimana kategori A= 20% dan B= 30% maka
dikategorikan amoxicilin kaplet dan simvastatin masuk kategori A, sedangkan
glibenklamid, ranitidine dan cetirizine masuk kategori B dan PCT tablet, OBh
syrup, piroxicam, Na. diklofenak dan omeprazole masuk kategori C.
F. Daftar Pustaka
Akrom, M.D., M.Kes., dan Farida, M. Sc., Apt., 2013. Modul Praktikum Sistem
Informasi Manajemen, Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan,
Panduan POM for Windows.
Top Related