LEAR UNIT 1
Merancang SMM ISO 9001:2000
Unit
Pembelajaran
QU-3.3
Modul 3, Semester Tiga
Pengembangan Mutu Pendekatannya
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 2
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)
Edisi pertama, 2008
Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.
Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)
PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .
SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MJUTU & PENDEKATANNYA
UNIT PEMBELAJARAN 3 Merancang SMM ISO 9001:2000
Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)
Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.
Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.
Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut, dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.
DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)
International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO
Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy
Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111
Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842
E-mail: [email protected]
Diterjamahkan oleh:
Dindin Sulaeman
Sinta A Majid
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 3
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3
Merancang QMS
Tujuan pembelajaran khusus
1. Pendahuluan
2. Merancang QMS ISO 9001:2000
2.1. Latar belakang sejarah ISO
2.2. Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000
2.3. Persyaratan Dokumentasi
2.4. Langkah-Langkah Implementasi
3. Rencana Proyek
3.1. Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjangan
3.2. Rapat Tim Pengarah
3.3. Rapat Tim Kerja
4. Daftar Tugas
5. Lampiran
Bibliography and Webography
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 4
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Tujuan Khusus Pembelajaran
Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:
• Menjelaskan garis besar latar belakang sejarah ISO
• Menilai manfaat sertifikasi ISO
• Mengidentifikasi visi dan misi organisasi
• Membuat diagram organisasi
• Menjelaskan prosedur implementasi ISO
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 5
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
1 Pendahuluan
Di bab pertama ini kita akan menjelajahi latar belakang sejarah ISO. Seri
ISO 9000 yang pertama dilahirkan dari industri pertahanan dimana selalu ada
tradisi komando dan Kendali . Akibatnya, ISO 9000 juga mengikuti pola yang
sama yaitu dengan memberikan persyaratan untuk mencegah kegagalan,
terlepas dari fakta bahwa pengalaman telah membuktikan bahwa cara ini
tidak berhasil memastikan tingginya mutu produk.
Seri ISO 9000:2000 menggambarkan perubahan mendasar dalam hal
maksud, tujuan dan pendekatan.
Dengan menganggap ISO 9000 sebagai sebuah kerangka kerja yang bisa
digunakan untuk membuat organisasi berhasil, tidak hanya sekedar
serangkaian persyaratan minimum, akan tetapi ada manfaat besar yang bisa
diperoleh. Dengan menggunakan pendekatan implementasi, kita akan
mengikuti jalur yang sudah terbukti menuju ke keberhasilan.
Ada orang-orang yang percaya bahwa standar lebih memperkenalkan
birokrasi dan membatasi serta memaksa organisasi melakukan berbagai hal
yang tidak benar-benar memberikan nilai tambah.
Ada juga orang-orang yang meyakini bahwa memiliki sertifikat ISO 9000
adalah sebuah keharusan, namun mereka sama sekali tidak berniat atau
mendedikasikan waktu mereka untuk memahami dan belajar.
Tapi, “Jika saudara terus melakukan hal-hal yang selalu saudara lakukan,
saudara akan terus mendapatkan semua yang selalu saudara dapatkan!”
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 6
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
2 Merancang SMM ISO 9001:2000
2.1 Latar Belakang Sejarah ISO
ISO dilahirkan dari gabungan dua organisasi – ISA
(International Federation of the National Standardising
Assosications/ Federasi Internasional untuk Asosiasi
Penyusunan Standar Nasional), yang didirikan di New
York tahun 1926, dan UNSCC (United Nations Standard
Coordinating Committee/Komite Penetapan Standar
PBB), yang didirikan pada tahun 1944.
Pada bulan Oktober 1946, para delegasi dari 25 negara,
yang mengadakan pertemuan di Institute of Civil
Engineers di London, memutuskan untuk menciptakan
sebuah organisasi internasional baru, yang tujuannya
adalah ‘untuk memfasilitasi koordinasi internasional dan penyeragaman standar
industri’. Organisasi baru tersebut, ISO, secara resmi mulai beroperasi pada
tanggal 23 Februari 1947).
Keluarga ISO 9000 dan ISO 14000 adalah dua dari standar-standar ISO yang
paling terkenal. ISO 9001:2000 dan ISO 14001 (versi 1996 dan 2004)
diimplementasikan oleh lebih dari sejuta organisasi di 161 negara.
Keluarga ISO 9000 menangani ‘manajemen mutu ’. Ini berarti apa yang dilakukan
oleh organisasi untuk memenuhi:
• Persyaratan mutu dari konsumen
• Persyaratan peraturan perundangan yang bisa diterapkan
• Kepuasan konsumen
• Perbaikan kinerja terus menerus
Apa yang Dibutuhkan oleh ISO 9000
ISO 9001:2000 adalah standar yang menyediakan serangkaian persyaratan
terstandarisasi untuk sistem manajemen mutu, terlepas dari apa yang dilakukan
oleh perusahaan pengguna sistem tersebut, ukurannya, atau apakah perusahaan
tersebut bergerak di sektor umum atau swasta. Ini adalah satu-satunya standar
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 7
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
yang ada dalam keluarga ISO yang bisa mensertifikasi perusahaan – meski
sertifikasi bukan merupakan persyaratan wajib dalam standar tersebut.
Standar-standar lain yang ada dalam keluarga ISO melingkupi aspek-aspek spesifik
seperti aspek fundamental dan kosakata, perbaikan kinerja, dokumentasi, pelatihan
serta aspek finansial dan aspek ekonomi.
Mengapa sebuah organisasi harus mengimplementasikan ISO 9001:2000
Tanpa konsumen yang puas, sebuah organisasi berada dalam bahaya! Untuk
membuat konsumen tetap puas, organisasi tersebut perlu memenuhi persyaratan
mereka. Standar ISO 9001:2000 menyediakan sebuah kerangka kerja yang sudah
diuji coba untuk mengambil sebuah pendekatan sistematis untuk mengatur proses-
proses dalam organisasi tersebut agar bisa terus menghasilkan produk yang
memuaskan harapan konsumen.
Bagaimana model ISO 9001:2000 berfungsi
Persyaratan untuk sebuah sistem mutu memang telah terstandarisasi – namun,
banyak organisasi yang memandang dirinya unik. Jadi bagaimana ISO 9001:2000
bisa memungkinkan keberagaman pernyataan, di satu sisi, perusahaan ‘Mr. dan
Mrs.’, dan di sisi lain, sebuah perusahaan manufaktur multinasional dengan
komponen-komponen layanan, atau sebuah sarana umum, atau badan pemerintah?
Jawabannya, ISO 9001:2000 menentukan persyaratan apa saja yang harus
dipenuhi oleh sistem mutu, namun tidak mendikte bagaimana cara sebuah
organisasi memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut. Hal ini memberikan
fleksibilitas dan cakupan yang luas untuk mengimplementasikannya dalam berbagai
sektor bisnis dan budaya bisnis, serta di berbagai budaya bangsa.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 8
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Sejarah dan penerapan
Standar mutu berakar pada
praktek penstempelan perak
pada abad ke 12. Untuk
melindungi konsumen, sebuah
item harus diuji di kantor
pengujian, dan jika item
tersebut memenuhi syarat
minimum kandungan perak,
item tersebut akan distempel.
Dimulai sejak tahun 1959,
departemen pertahanan
Inggris dan Amerika
mengeluarkan standar Kendali
mutu untuk memastikan
bahwa bahan, bagian dan perlengkapan yang disediakan oleh pemasok memang
mutunya memadai. Tidak ada orang yang menginginkan bom yang tidak bisa
meledak—atau meledak sebelum dilemparkan! Inspektur pemerintah mendatangi
pemasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar yang telah ditetapkan
tersebut. Standar lain dibuat sepanjang tahun 1960-an: oleh program luar angkasa
NASA, NATO, perusahaan listrik Kanada dan Inggris, Menteri Pertahanan Inggris.
Semua standar ini didasarkan pada filosofi pemeriksaan mutu produk setelah
diproduksi dan memerlukan audit oleh inspektur pemeriksa yang mewakili
konsumen. Di Inggris saja, ada 17.000 inspektur pemeriksa yang distafkan oleh
pemerintah.
Selama tahun 1970-an, pendekatan yang digunakan berubah dari pemeriksaan
oleh konsumen terhadap pemasok menjadi pemeriksaan oleh pemeriksa pihak
ketiga. Istilah ‘Jaminan mutu ’ juga mulai menyebar, menggantikan istilah
‘Kendali mutu ’.
Pada tahun 1979, kantor standar Inggris mengeluarkan BS 5750, yang mencakup
jaminan mutu untuk barang-barang keperluan non militer. Negara-negara lain
segera mengikuti contoh tersebut. Akhirnya pada tahun 1987, International
Organisation for Standardisation (Organisasi Internasional untuk Penetapan
Standar, dikenal dengan nama ISO, yang berasal dari kata Yunani yang berarti
‘setara’ atau ‘sama’), yang merupakan aliansi badan penetapan standar dari 91
negara di seluruh dunia mengeluarkan seri standar ISO 9000 untuk memfasilitasi
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 9
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
perdagangan internasional. Standar tersebut sama persis dengan BS 5750
keluaran Inggris.
Penggunaan ISO 9000 menyebar dengan cepat, sebab para konsumen
mengharuskan para pemasok menggunakannya untuk memastikan bahwa produk
yang mereka beli telah mencapai level minimum mutu. Pada tahun 1994, ISO
mengeluarkan revisi kecil untuk standar tersebut. Namun, ada kecemasan yang
tersebar luas menyangkut benar tidaknya standar tersebut mendukung pendekatan
mutu. Kecemasan ini mencerminkan pengetahuan tentang manajemen mutu pasca
Perang Dunia II. Pada tahun 2000, ISO membuat revisi besar dari rangkaian
standarnya, dengan mengurangi jumlah dokumen dalam seri tersebut dan lebih
menekankan konsep-konsep seperti proses kerja dan kepuasan konsumen.
Perubahan ke standar baru ini tercapai pada Desember 2003.
Untuk para pemasok dalam industri otomotif, ISO/TS 16949:2002 mengikuti format
ISO 9001:2000 namun menambahkan sejumlah persyaratan tambahan. Standar
ini akan menggantikan QS 9000, standar yang dipublikasikan oleh Ford, General
Motors, dan DaimplerChrysler. ISO 14001, standar untuk sistem manajemen
lingkungan, sejalan dengan ISO 9001:2000 dalam penggabungan sistem
manajemen mutu dengan sistem manajemen lingkungan yang mudah dilakukan.
Masalah dan Potensi
Versi pertama ISO 9000 (1987 dan 1994) dikritik karena menekankan pada
inspeksi, Kendali produk yang tidak sesuai, dan dokumentasi. Versi pertama
tersebut mencerminkan pendekatan Kendali mutu tradisional yang ‘memeriksa
mutu’. Versi pertama ISO 9000 ini bisa saja bekerja dengan baik dalam konsep
manajemen mutu keseluruhan di dunia modern, khususnya jika digunakan pada
langkah akhir proses perbaikan yang sudah distandarisasi, namun standar tersebut
harus dipakai secara kreatif oleh orang yang mempelajari prinsip-prinsip Total
Quality Management (TQM) di tempat lain. Jika dipakai begitu saja, tanpa
digabungkan dengan standar atau pendekatan lain, versi pertama ISO 9000 ini
akan jadi sistem manajemen yang ketinggalan zaman.
ISO 9001:2000 dimaksudkan untuk menggabungkan prinsip-prinsip manajemen
mutu yang ada sekarang, serta untuk membuatnya lebih mudah digunakan.
Perubahan yang ada dalam ISO 9001:2000 ini mencakup penekanan yang lebih
besar pada proses, kepuasan konsumen, peran para pimpinan manajemen, analisis
data dan perbaikan terus menerus. Delapan Prinsip Manajemen Mutu (LU3.1.2)
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 10
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
juga tercakup di dalamnya, meski penggunaannya tidak menjadi persyaratan dalam
proses sertifikasi, ke delapan prinsip ini mencakup: menitikberatkan konsumen,
kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem
pada manajemen, perbaikan terus menerus, pendekatan faktual pada pengambilan
keputusan, dan hubungan timbal balik dengan pemasok yang saling
menguntungkan.
Salah satu kritik utama pendekatan berdasarkan standar ini adalah bahwa
pendekatan tersebut hanya memberikan jaminan tingkat mutu minimum pada
konsumen. Para pendukung pendekatan ini menyatakan bahwa perubahan-
perubahan terbaru yang dilakukan akan memandu organisasi melalui siklus
perbaikan yang akan membawanya melampaui persyaratan mutu minimum.
Pengalaman di masa lalu telah menunjukkan bahwa jika diterapkan dengan baik,
standar ISO 9000 bisa menguntungkan organisasi dengan cara memastikan
konsistensi sistem manajemen mutu dan membuatnya lebih bisa dipertahankan.
Saat jurnal ini ditulis, perubahan pada ISO 9000 masih terlalu baru untuk bisa
dinilai apakah hanya menggunakan standar itu saja bisa menjadi dasar untuk
sistem manajemen mutu yang efektif atau tidak.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.3-AS1/4
“KELEBIHAN SERTIFIKASI ISO” yang bisa anda temukan di
Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu
mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal
Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Visi dan misi organisasi
Definisi:
- Pernyataan visi menyatakan apa yang diinginkan oleh organisasi tersebut dan
dimana organisasi tersebut ingin berada dalam waktu dekat (1 – 3 tahun)
serta apa yang dibawa oleh organisasi tersebut.
- Pernyataan misi menyatakan apa organisasi tersebut, kenapa organisasi
tersebut ada, alasan keberadaannya. Minimalnya, sebuah pernyataan misi
harus menentukan konsumen utama organisasi, barang dan jasa yang
diproduksinya dan deskripsi lokasi geografis dimana organisasi tersebut
beroperasi (apa yang harus saya lakukan untuk sampai ke sana?).
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 11
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Membuat visi masa depan
Konsep dan pernyataan visi harus terlihat mengandung dua komponen:
sebuah filosofi panduan
sebuah gambaran konkret.
Harus seperti apakah visi yang efektif itu? (di Kampus)
Menantang - selalu terlihat tapi juga tidak diluar
jangkauan
Jelas - tidak menimbulkan interpretasi yang saling
bertentangan
Mudah diingat - sebuah pernyataan yang tidak lebih
dari 20-25 kata adalah bentuk yang ideal.
Melibatkan- sebuah pernyataan yang memungkinkan dan memperkuat
Berdasarkan nilai - harus ada ikatan kuat dengan nilai-nilai Kampus itu sendiri
Visual - visi harus lah bisa ditafsirkan atau digambarkan secara visual
Menggerakkan - visi harus menimbulkan tanggapan dari semua orang.
Jadi panduan - visi harus bisa dijadikan tolok ukur yang bisa digunakan oleh
semua orang yang terkait dengan Kampus untuk mengukur (membandingkan)
tindakan mereka sehari-hari.
Terkait dengan kebutuhan peserta didik – ujian terbesar sebuah visi terkair
dengan tindakan dan pencapaian peserta didik .
Komitmen – tantangan nyata sebuah visi
Organisasi terkunci pada satu strategi
Organisasi tersebut telah membatasi pilihannya begitu rupa hingga akhirnya
terkunci dari semua alternatif karena keputusan yang diambil sebelumnya.
Karena ada jarak waktu antara memulai sebuah strategi dengan dampak
penggunaan strategi tersebut, organisasi tersebut harus bertahan pada
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 12
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
strateginya sedemikian rupa sampai bisa memetik hasil dari investasinya dalam
bentuk sumber daya manusia, perlengkapan, pemasaran, dan bangunan.
Ketidakaktifan - organisasi tersebut tidak mampu dan tidak mau menanggapi
perubahan-perubahan dalam lingkungannya dan, dari segi apapun, memandang
dirinya terpisah dari perubahan-perubahan itu karena faktor sejarah
Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS2/4 “VISI DAN MISI” yang
bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran
ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait
dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Diagram Organisasi
Langkah berikutnya yang harus diambil adalah mengetahui bagaimana organisasi
tersebut disusun. Di tahun pertama, saudara telah mempelajari apa itu diagram
organisasi. Ini kebalikannya.
Direktur
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3
Administrasi
Atau
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 13
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
DEWAN
DIREKTUR
UNITUNIT UNIT
TiMTiM TiM TiM TiM TiM
Diagram organisasi adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi
berdasarkan kedudukan. Diagram ini biasanya menunjukkan para manajer dan
staf biasa yang menyusun sebuah organisasi. Diagram ini juga menunjukkan
hubungan antara para staf dalam organisasi tersebut yang mungkin berupa:
• Langsung – hubungan langsung antara atasan dengan bawahan.
• Lateral - Hubungan antara berbagai departemen yang level hirarkinya sama.
• Staf - Hubungan pembantu manajerial dengan bidang lain. Pembantu
manajerial ini bisa memberikan saran langsung ke manajer yang ada diatasnya.
Namun, mereka tidak memiliki kewenangan untuk mengatur tindakan manajer
yang posisinya lebih tinggi.
• Fungsional – hubungan antara posisi spesialis dengan bidang lain. Spesialis
tersebut biasanya memiliki kewenangan untuk bersikeras agar manajer
melaksanakan instruksinya.
Di banyak perusahaan besar, diagram organisasi bisa sangat besar dan sangat
rumit sehingga kadang-kadang disederhanakan menjadi diagram-diagram kecil
untuk tiap departemen dalam organisasi tersebut.
Ada sejumlah keterbatasan yang dimiliki oleh diagram organisasi:
• Diagram ini hanya menunjukkan ‘hubungan formal’ dan tidak memberikan
informasi apapun tentang pola hubungan (sosial) manusia yang muncul.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 14
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Diagram ini tidak menunjukkan apa pun tentang gaya manajerial yang dipakai
(otokrasi atau demokrasi)
• Diagram ini cepat basi, khususnya dalam organisasi besar yang secara berkala
mengganti stafnya.
CATATAN: Untuk membuat diagram organisasi yang tepat saudara perlu
mengetahui organisasinya terlebih dulu. Jika saudara membuat diagram organisasi
dari organisasi yang tidak saudara ketahui, saudara harus meminta informasi
tersebut terlebih dulu. Dengan demikian, hubungan baik dengan organisasi sangat
diperlukan.
Sifat dinamis organisasi
Organisasi bersifat dinamis dan berubah serta berevolusi terus menerus.
Manajemen memiliki kemampuan untuk mengubah tugas dan tanggung jawab
kerja kapanpun hal itu dianggap perlu dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Akibatnya, perubahan tugas dan tanggung jawab atau restrukturisasi organisasi
tidak selalu menjamin pergantian orang di dalamnya. Selain itu, kinerja luar-biasa
seorang staf tidak menjadi jaminan perubahan peran dan/atau posisinya. Namun,
jika tugas dan tanggung jawab kerja berubah secara signifikan dan sepertinya
untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, manajer berkewajiban atas para stafnya
untuk mengusulkan peninjauan ulang pembagian posisi kerja tersebut. Contoh
perubahan yang signifikan bisa terlihat dalam perubahan hubungan kerja;
penambahan/pergantian/atau penghilangan tanggung jawab utama; dan
perubahan mendasar dalam persentase waktu yang dihabiskan untuk tugas utama.
Pihak manajemen harus mengarahkan semua pertanyaan yang terkait dengan
signifikansi perubahan tugas dan tanggung jawab tersebut kepada UHR
Compensation Management (Manajemen Kompensasi UHR).
Jika ada perubahan signifikan dalam tugas dan tanggung jawab kerja yang
dibebankan pada sebuah posisi, pihak manajemen bisa melaksanakaan peninjauan
resmi atas posisi tersebut dengan menerapkan pergantian peran. Pergantian peran
adalah gerakan non-kompetitif yang dilakukan oleh manajemen untuk menduduki
peran lain yang posisinya lebih tinggi, lebih rendah atau setara untuk posisi staf
khusus dan staf pengajar saja. Ada tiga jenis perubahan peran:
• Perubahan peran keatas adalah gerakan menduduki peran lain yang
posisinya lebih tinggi. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf
antara 0-10% atas penilaian manajemen.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 15
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Perubahan peran setara adalah gerakan menduduki peran lain yang
posisinya setara. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf antara
0-10% atas penilaian manajemen.
• Perubahan peran kebawah adalah gerakan menduduki peran lain yang
posisinya lebih rendah. Perubahan ini tidak mengubah jumlah gaji
yang diterima kecuali jika gaji staf tersebut melebihi gaji maksimal
untuk staf baru. Jika gajinya ternyata memang melebihi pembayaran
maksimal tersebut, maka akan dibekukan selama enam bulan dan
kemudian akan dikurangi sampai batas pembayaran gaji maksimal
untuk staf baru. Perubahan peran kebawah tidak mungkin
meningkatkan gaji dalam kondisi apapun.
Untuk mengajukan permohonan perubahan peran keatas, setara atau kebawah,
departemen yang bersangkutan harus mengisi Formulir Posisi Kerja, Profil Staf dan
Diagram Organisasi. Diagram organisasi harus mencakup posisi yang ditinjau,
penyelianya, bawahannya dan semua posisi lain (pengajar, staf dan peserta didik )
dalam unit organisasinya (departemen, divisi, pusat, bagian, institut, dan
sebagainya).
Sekarang kerjakan Tugas QU3.3AS 3/4 “DIAGRAM
ORGANISASI” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di
akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti
catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan
Portofolio Bukti
2.2 Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000
Sekarang kerjakan tugas Membaca berikut, yang bisa saudara
lihat di bagian membaca di akhir unit pembelajaran ini.
- ISO 9001: Interpretasi Standar: ( 6-17 = 11 hal.)
- ISO 9001:2000 for SME (Bahasa Indonesia): (8-43= 35 hal.)
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 16
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Apa yang benar-benar bisa diharapkan oleh organisasi atau perusahaan dari
menanam investasi pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000? Apa
yang terjadi jika saudara menerapkan Sistem Manajemen Mutu tersebut?
Umpan balik perusahaan-perusahaan yang mendaftar untuk ISO 9001:2000
menunjukkan bahwa saudara bisa mengharapkan hasil dari semua kerja
keras yang saudara lakukan.
Karena tanggung jawab yang diharuskan dalam Standar ISO 9001:2000,
organisasi-organisasi sering menemukan peningkatan keterlibatan pihak
manajemen tingkat atas terkait dengan Sistem Manajemen Mutu.
Keterlibatan ini dimulai dengan penetapan Kebijakan Mutu dan Sasaran
dan Tujuan Mutu. Lalu dilanjutkan dengan Peninjauan Ulang Manajemen
dengan melihat data dari Sistem Manajemen Mutu, dan mengambil tindakan
untuk memastikan bahwa Tujuan Mutu tercapai, lalu menentukan tujuan
Baru, dan perbaikan terus menerus tercapai.
Dengan Sistem Manajemen Mutu
diterapkan dan dimanfaatkan,
organisasi sekarang menitikberat-
kan pada Tujuan Mutu. Manaje
men diberikan data tentang dasar
yang terus ditingkatkan dan bisa
melihat kemajuan (atau mungkin juga kurangnya kemajuan) menuju
pencapaian tujuan tersebut dan bisa mengambil tindakan yang tepat. Proses
pelaksanaan Pengkajian Manajemen yang teratur dan terjadwal memastikan
evaluasi ini terlaksana. Ini memberikan mekanisme untuk mengkaji tujuan
dan kinerja pencapaian tujuan tersebut berdasarkan jadwal, dan untuk
mengambil tindakan yang didasarkan pada evaluasi tersebut.
Peningkatan produktifitas bisa didapatkan dari evaluasi awal dan proses
perbaikan yang terjadi selama proses implementasi Sistem Manajemen Mutu
serta dari pelatihan dan kualifikasi staf. Dokumentasi atau Kendali yang
lebih baik atas proses mengarahkan organisasi ke konsistensi kinerja, dan
berkurangnya hal yang tidak penting. Manajer mengalami lebih sedikit
gangguan lewat telepon pada tengah malam; para staf memiliki lebih banyak
informasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sendiri.
Kepuasan konsumen meningkat dan hal ini dianggap sebagai bagian dari
Tujuan dan sasaran yang mempertimbangkan kebutuhan konsumen juga.
Kebutuhan konsumen akan lebih bisa dipahami jika saudara meminta,
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 17
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
menerima dan menganalisis umpan balik dari konsumen. Tujuan dan sasaran
disesuaikan berdasarkan informasi tersebut dan organisasi akan menjadi lebih
berdasarkan konsumen. Karena tujuan organisasi menitikberatkan pada
konsumen, organisasi menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tujuan tiap
departemen dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja sama
memenuhi kebutuhan konsumen.
Semua hal ini mengarah ke imbalan dalam bentuk finansial, imbalan
untuk kerja keras dan investasi saudara dalam Sistem Manajemen
Mutu .
Jadi bekerjalah dengan antusias dan optimis, karena organisasi saudara akan
mengalami peningkatan signifikan dengan proyek implementasi ISO
9001:2000 ini. Saudara sedang berkontribusi untuk keberhasilan dan
keuntungan masa depan Kampus saudara, dan mungkin nanti saudara akan
berkontribusi untuk perusahaan saudara sendiri!
2.3 Persyaratan Dokumentasi
Panduan untuk Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2000
Dua tujuan paling penting dari revisi seri standar ISO 9000 adalah
• untuk menyusun serangkaian standar yang lebih sederhana yang akan
bisa dipakai dengan sama baiknya pada organisasi kecil, sedang
maupun besar dan
• untuk membuat jumlah dan rincian dokumentasi yang diharuskan jadi
lebih relefan dengan hasil kegiatan proses organisasi yang diinginkan.
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 – Persyaratan telah mencapai kedua
tujuan ini, dan tujuan panduan tambahan ini adalah untuk menjelaskan maksud
standar baru tersebut dengan perhatian khusus pada masalah dokumentasi.
ISO 9001:2000 telah mengurangi persyaratan dokumentasi secara signifikan dan
sudah jauh lebih tidak memberatkan dibanding standar yang sama versi tahun
1994. Ini memungkinkan organisasi lebih fleksibel dalam memilih cara untuk
mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutunya. Ini memungkinkan tiap
organisasi menentukan jumlah minimal dokumentasi yang dibutuhkannya untuk
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 18
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
menunjukkan perencanan, operasi dan Kendali proses yang efektif serta
implementasi dan perbaikan terus menerus efektifitas Sistem Manajeman Mutunya.
Ditekankan bahwa ISO 9001 mengharuskan (dan selalu mengharuskan) ‘sistem
manajemen mutu yang terdokumentasi’, bukan ‘sistem pendokumentasian’.
Apa itu ‘dokumen’? – Definisi dan rujukan
Berikut ini adalah sejumlah tujuan utama dokumentasi organisasi, tergantung pada
apakah organisasi tersebut telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu
yang formal atau belum;
• Komunikasi Informasi adalah sebuah sarana untuk penyampaian
informasi dan komunikasi. Jenis dan cakupan dokumentasi tersebut
tergantung pada sifat produk yang dihasilkan dan proses organisasi
tersebut, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat kemampuan
berkomunikasi dalam organisasi, serta budaya organisasi tersebut.
• Bukti kesesuaian merupakan bukti bahwa apa yang direncanakan telah
dilaksanakan.
• Pembagian pengetahuan untuk menyebarkan dan memelihara
pengalaman-pengalaman yang ada dalam organisasi tersebut. Contoh
umum dari informasi semacam ini adalah spesifikasi teknis, yang bisa
digunakan sebagai dasar untuk merancang dan mengembangkan
produk baru.
Sebuah daftar yang berisi istilah-istilah yang biasa digunakan terkait dengan
dokumentasi, diberikan dalam Annex A (diambil dari ISO 9000:2000). Perlu
ditekankan bahwa, menurut ISO 9001:2000 pasal 4.2 Dokumentasi, persyaratan
dokumen bisa dalam bentuk atau jenis media apapun, dan definisi ‘dokumen’ dalam
ISO 9000:2000 pasal 3.7.2 memberikan contoh berikut:
• kertas
• magnet
• disket komputer elektronik atau optik
• foto
• contoh master
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 19
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Para pengguna juga merujuk pada ISO/TR 10013 Panduan untuk mencari panduan
penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu .
ISO 9001:2000 Persyaratan Dokumentasi
Organisasi tersebut harus membangun, mendokumentasikan, mengimplementasi-
kan dan mempertahankan sistem manajemen mutu dan terus meningkatkan
efektifitasnya sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini. Organisasi
tersebut harus
• mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem
manajemen mutu dan aplikasinya dalam organisasi tersebut (lihat 1.2)
• menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini,
• menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan
bahwa pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses ini efektif
• memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan
untuk mendukung pelaksanaan dan pengawasan atas proses-proses ini,
• memonitor, mengukur dan menganalisis proses-proses ini, dan
• mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil
yang direncanakan dan untuk peningkatan terus menerus proses-
proses ini.
Proses-proses ini harus diatur dan disusun oleh organisasi sesuai dengan
persyaratan Standar internasional ini. Jika sebuah organisasi memilih untuk
melakukan outsourcing proses yang mempengaruhi kesesuaian produk dengan
persyaratan, maka organisasi tersebut harus memastikan Kendali atas proses-
proses tersebut. Kendali atas proses-proses yang didapat dari outsourcing harus
diidentifikasi di dalam sistem manajemen mutu .
CATATAN Proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang
dirujuk di atas harus mencakup proses-proses kegiatan manajemen, pemasokan
sumber daya, realisasi produk, dan pengukuran (penilaian).
Untuk meningkatkan efektifitas proses-proses ini dan juga kepuasan konsumen,
dibutuhkan sebuah cara yang sistematis dan jelas untuk mengatur dan mengorga-
nisir organisasi tersebut. Salah satu cara yang bisa dipakai adalah dengan
menggunakan, mempertahankan, dan meningkatkan sistem manajemen mutu.
Proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu ditunjukkan dalam
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 20
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
persyaratan diatas: a sampai f. Perlu ditekankan juga penentuan dan Kendali atas
proses-proses yang didapat dari outcontract atau outsourcing.
Dalam CATATAN diatas dijelaskan proses-proses tersebut harus merujuk kemana
jika dalam standar yang dipakai tercantum rujukan untuk proses-proses sistem
manajemen mutu .
Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS4/7 “QMS”yang bisa saudara
temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah
untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan
Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Persyaratan Dokumentasi berfokus pada, seperti yang ditunjukkan oleh namanya,
dokumen: dokumen-dokumen sistem manajemen mutu memastikan perencanaan
yang efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses perusahan, dengan
menunjukkan juga interaksi proses-proses ini.
Dokumentasi, prosedur tertulis, dibutuhkan untuk:
• Kendali: semua data dan dokumen SMM, baik dari sumber internal
maupun eksternal. Ini mencakup metode persetujuan, perbaikan dan
perubahan, dan identifikasi revisi dokumen tersebut. Dokumen-
dokumen ini harus jelas dan tersedia kapanpun dibutuhkan.
• Bisa dilacak: Kendali catatan mutu termasuk identifikasi, saat
pelaksana-an, perlindungan, penyimpanan dan pengambilan catatan.
Persyaratan umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
• pernyataan kebijakan mutu dan tujuan mutu yang tercatat;
• panduan mutu ;
• prosedur tercatat yang dibutuhkan oleh Standar Internasional;
• dokumen-dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk memastikan
perencanaan efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-prosesnya,
dan
• catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini(lihat 4.2.4).
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 21
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
CATATAN 1 Jika istilah ‘prosedur’ muncul dalam Standar Internasional ini, istilah
tersebut berarti bahwa prosedur itu ditentukan, didokumentasikan, diimplementasi-
kan dan dipertahankan.
CATATAN 2 Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu bisa berbeda-beda
untuk tiap organisasi yang disebabkan oleh:
• ukuran organisasi dan jenis kegiatannya,
• kompleksitas proses dan interaksinya, dan
• kompetensi personel perusahaan.
CATATAN 3 Dokumentasi bisa dibuat dalam berbagai bentuk atau media.
Dokumentasi mendukung komunikasi dan cara kerja yang konsisten dalam
organisasi. Dokumentasi juga mendorong implementasi proses secara efektif.
Dokumentasi berkontribusi untuk memenuhi persyaratan, perbaikan, memberikan
bukti objektif, validitas, sarana pelacakan dan penilaian efektifitas dan kesesuaian
sistem dalam organisasi. Menyusun dokumentasi bukanlah akhir, melainkan hanya
sebagai sarana untuk pelaksanaan dan perbaikan sistem manajemen mutu .
Panduan mutu
Organisasi harus menyusun dan mempertahankan panduan mutu yang mencakup
• cakupan sistem manajemen mutu , termasuk rincian dan justifikasi
untuk semua larangan (lihat 1.2)
• prosedur terdokumentasi yang disusun untuk sistem manajemen mutu ,
atau rujukan untuk sistem tersebut, dan deskripsi interaksi antara
proses-proses sistem manajemen mutu .
Panduan mutu (Quality manuals /QM) memberikan informasi konsisten tentang
Sistem Manajemen Mutu di organisasi tersebut. QM memberikan pandangan
tentang Sistem Manajemen Mutu untuk digunakan secara internal (untuk staf
sendiri) maupun secara eksternal (untuk konsumen, tim audit). Panduan Mutu
mengindikasikan prosedur kerja yang disepakati dalam organisasi tersebut.
Panduan mutu (QM) adalah:
• Sarana untuk mengkomunikasikan visi, nilai, misi, kebijakan dan tujuan
organisasi;
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 22
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Sarana untuk menunjukkan bagaimana sistem tersebut dirancang sedemikian
rupa;
• Sarana untuk menunjukkan keterkaitan antara berbagai proses;
• Sarana untuk menunjukkan siapa yang melakukan apa
• Alat untuk melatih orang baru;
• Alat untuk analisis kemungkinan perbaikan;
• Sarana untuk menunjukkan kesesuaian dengan standar dan peraturan
eksternal.
Panduan Mutu harus terdiri dari:
Pengantar
• Tujuan (panduan tersebut)
• Cakupan (panduan tersebut)
• Penerapan (panduan tersebut)
• Definisi ( istilah-istilah yang digunakan dalam panduan tersebut)
Garis besar Usaha
• Sifat usaha/organisasi – cakupan kegiatannya, barang dan jasa yang
diproduksinya,
• Pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi tersebut (konsumen, staf,
pemerintah, pemegang saham, pemasok, pemilik),
• Diagram konteks yang menunjukkan posisi organisasi tersebut dalam hubungan
dengan lingkungan eksternalnya,
• Visi dan nilai
• Misi
Organisasi
• Deskripsi fungsi,
• Diagram organisasi,
• Lokasi dan cakupan kegiatan
Proses Bisnis
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 23
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Model sistem yang menunjukkan proses-proses bisnis yang utama dan saling
keterkaitan antara proses-proses tersebut
• Indikator-indikator kinerja sistem dan metode pengukuran
• Deskripsi proses manajemen misi
• Deskripsi proses manajemen sumber daya
• Deskripsi proses penciptaan permintaan
• Deskripsi proses pemenuhan permintaan
Matriks Fungsi (hubungan fungsi dengan proses)
Matriks Lokasi (hubungan lokasi dengan proses).
Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS5/7 “PANDUAN MUTU ”
yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit
Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan
panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio
Bukti
Baca handout, “PANDUAN MUTU 1, DAN 2” yang bisa
ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3
Kendali dokumen
Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu harus
dikendalikan kan. Catatan adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikankan
sesuai dengan ketentuan yang diberikan di 4.2.4
Prosedur tercatat yang harus dibuat untuk menentukan Kendali harus:
• menyetujui dokumen-dokumen untuk kecukupan sebelum isu
• mengkaji dan memperbarui dokumen seperlunya dan menyetujui ulang
dokumen tersebut,
• memastikan bahwa perubahan dan revisi status dokumen teridentifikasi,
• memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang bisa dipakai tersebut
tersedia saat akan digunakan,
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 24
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tetap jelas dan bisa
diidentifikasi,
• memastikan bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan , dan
• mencegah penggunaan dokumen rahasia secara tidak bertanggung jawab, dan
mengaplikasikan identifikasi yang tepat pada dokumen-dokumen tersebut jika
dokumen-dokumen itu diambil untuk tujuan apapun.
Standar ini mengharuskan dokumen-dokumen yang menentukan, mengarahkan
dan mengontrol aktifitas yang mempengaruhi sistem manajemen mutu saudara
dikendalikan. Tujuan pengendalian dokumen ini adalah untuk memastikan bahwa
dokumen yang dibutuhkan, akurat dan terbaru tersedia bagi orang-orang yang
membutuhkannya.
Dokumen mendukung pelaksanaan proses Sistem Manajemen Mutu. Untuk
memberi dukungan yang efektif, perlu ditentukan apa yang perlu dikendalikan oleh
dokumen tersebut dan jenis Kendali apa yang dibutuhkan. Dokumen-dokumen
berikut telah terpilih: Sistem Manajemen Mutu itu sendiri (prosedur, instruksi,
deskripsi proses, dsb.), dokumen-dokumen seperti catatan (kinerja proses, keluhan
konsumen, dsb,), informasi produk (gambar), dan semua dokumen lain (standar-
standar dan aturan-aturan yang digunakan).
Prosedur Kendali dokumen, yang disyaratkan oleh standar tersebut, harus
menjelaskan bagaimana hal-hal berikut dikendalikan ;
• Pembuatan, pengkajian, pembaruan dan perubahan dokumen, serta proses-
proses terkait untuk tiap tahapannya;
• Identifikasi dokumen (termasuk nomor terbitan, status revisi, tanggal terbit);
• Distribusi.
Kendali catatan / rekaman
Catatan / rekaman harus dibuat dan disimpan untuk memberikan bukti kesesuaian
dengan persyaratan dan bukti operasi efektif sistem manajemen mutu tersebut.
Catatan harus tetap jelas, bisa diidentifikasi dan gampang untuk diambil. Prosedur
terdokumentasi harus dibuat untuk menentukan Kendali yang dibutuhkan untuk
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, saat penulisan dan
pembuangan catatan.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 25
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Catatan bisa memberikan informasi untuk mengatur kegiatan saudara. Sebuah
organisasi harus menyimpan catatan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 atau
untuk membuat Sistem Manajemen Mutu bisa berfungsi dengan baik. Catatan
juga bisa digunakan sebagai bukti dalam kasus tanggung jawab secara hukum.
Pencatatan bukanlah tujuan akhir, melainkan hanya sekedar sarana untuk
mengkaji, menganalisis data dan melakukan perbaikan.
Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS6/7 “REGISTRASI TANDA-
TANDA PEMERIKSAAN” yang bisa saudara temukan di Bagian
Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu
mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal
Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Pada minggu terakhir di semester tahun kedua saudara akan melakukan kunjungan
ke sebuah organisasi yang juga bersertifikat ISO. Kunjungan lapangan ini
bertujuan untuk memberikan contoh bagaimana ISO dipraktekkan. Manfaatkanlah
kesempatan ini. Saudara telah akrab dengan konsep dan prinsip-prinsip ISO.
Saudara juga telah mendiskusikan dan menggali persyaratan tentang dokumentasi,
tanggung jawab manajemen dan manajemen sumber daya. Dua persyaratan lain,
realisasi produk dan pengukuran, analisis dan perbaikan, akan segera menyusul.
Proses realisasi produk sangat menarik. Ini mungkin adalah inti usaha sebuah
organisasi. Disinilah makanan ‘diolah dan disajikan’. Bawalah Pendekatan proses
ISO dan gambar ‘pemasok-input-proses-output-konsumen’ saat saudara melakukan
kunjungan lapangan dan cari tahu tentang keduanya disana.
Program kunjungan lapangan ini terdiri dari pengantar/perkenalan, tur dengan
pemandu berkeliling organisasi dan diskusi /waktu untuk pertanyaan dimana
saudara bisa ‘mewawancara’ tuan rumah.
2.4 Langkah-Langkah Implementasi
1 Manajer Proyek menyusun Rencana Proyek
2 Pihak Manajemen dan manajer Proyek membentuk Tim Pengarah ISO
9001:2000
3 Manajer Proyek dan yang lainnya melakukan Analisis Kesenjangan dengan
menggunakan Gap Analysis Checklist
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 26
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
4 Tim Pengarah ISO 9000 menunjuk penanggung jawab untuk penyesuaian atau
pelaksanaan tiap Prosedur Sistem Mutu dan panduan Mutu kepada Tim Kerja
atau perorangan
5 Manajer Proyek melakukan pelatihan untuk staf tentang ISO 9001:2000
6 Pemimpin tim mengadakan pertemuan tim untuk merevisi proses dan prosedur
dengan berdasarkan pada hasil Analisis Kesenjangan dan mempersiapkan
Rancangan Prosedur Sistem Mutu
7 Tim Pengarah ISO 9001:2000 mengkaji ulang prosedur-prosedur tersebut saat
dilaksanakan.
8 Manajer Proyek melakukan pelatihan auditor internal
9 Sistem tersebut digunakan selama beberapa bulan sementara catatan diambil
dan perbaikan dibuat.
10 Proses audit
Ini hanyalah usulan rencana, saudara bisa mengubahnya agar sesuai dengan
organisasi atau perusahaan saudara. Saudara akan membuat sistem ini sendiri
dengan mengkaji dan mengedit berbagai prosedur, panduan dan formulir. Saudara
juga akan membuat perubahan pada proses yang sudah ada untuk memenuhi
persyaratan standar ISO 9001:2000.
Rencana Proyek berikut akan membantu saat melaksanakan perubahan-perubahan
ini.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 27
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
3 Rencana Proyek
A. Menentukan tujuan proyek (Gunakan Rancangan Rencana proyek
dalam Lampiran A)
Untuk memulai perencanaan, saudara akan perlu menentukan apa tujuan
saudara untuk proyek tersebut. Jawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Kapan saudara akan memulai proyek ini?
Anggap awal proyek saudara adalah tanggal untuk melaksanakan Analisis
Kesenjangan. Kapan saudara akan siap melakukan Analisis Kesenjangan?
Langkah-langkah yang harus diselesaikan sebelum melaksanakan Analisis
Kesenjangan:
• Tunjuk satu orang atau lebih untuk melaksanakan Analisis Kesenjangan;
akan membantu jika orang tersebut memiliki pengalaman dengan sistem
mutu atau pengalaman mengaudit
• Cetak Daftar Periksa Analisis Kesenjangan
• Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf
apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat
para staf merasa nyaman menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor
saudara.
• (Auditor adalah orang yang melakukan analisis kesenjangan. Bisa berupa
tim audit atau hanya satu orang)
2. Kapan perusahaan saudara ingin memiliki sertifikat ISO 9001:2000?
Jawaban pertanyaan-pertanyaan berikut akan menentukan batas waktu
saudara.
• Semakin pendek waktu yang diberikan untuk proyek tersebut, semakin
banyak sumber daya yang dibutuhkan selama implementasinya.
• Apa tujuan saudara perlu diketahui karena batas waktu untuk tujuan lainnya
akan ditentukan oleh informasi ini.
• Cari tahu ada tujuan perusahaan atau tidak, adakah klien yang akan
meminta sertifikasi atau persyaratan lain yang akan menentukan tanggal
batas akhir?
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 28
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Tanggal ini bisa direvisi lagi. Saudara akan menggunakan tanggal ini
sebagai tanggal target, dan selagi kita menyelesaikan analisis kesenjangan
dan menciptakan daftar saudara akan bisa menentukan tanggal yang
realisis. Hal ini akan sangat tergantung ada apa yang saat ini saudara miliki
dalam sistem mutu saudara, dan berapa banyak sumber daya yang tersedia
untuk proyek ini.
B. Menentukan Penanggung Jawab Proyek
Saudara perlu menentukan siapa yang akan
memimpin proyek ini. Apakah saudara yang akan
memikul tanggung jawab? Jika memang demikian,
saudaralah yang akan menjadi manajer proyek.
Saudara tidak perlu menunjuk perwakilan
manajemen di titik ini. Saudara hanya perlu
mengklarifikasi siapa saja yang merupakan
‘Manajemen Puncak’. Standar ISO memiliki
berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak manajemen puncak, dan
semakin cepat mereka terlibat dalam proyek ini, akan lebih baik.
• Siapa manajer proyek saudara?
• Siapa saja Puncak Manajemen dalam organisasi saudara?
• Siapa saja yang akan menjadi Tim Pengarah ISO 9001:2000? (Tim ini akan
memainkan peran penting dalam perencanaan, koordinasi dan pemasokan
sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000. Lihat Lampiran B untuk
penanggung jawab tim)
C. Mulai mengisi Bagan Waktu Proyek
1 Kapan saudara akan melaksanakan Analisis Kesenjangan dan butuh waktu
berapa lama untuk menyelesaikannya?
• Analisis Kesenjangan biasanya butuh waktu 2-5 hari. Ini akan tergantung
pada besar organisasi, jumlah auditor, kondisi sistem mutu yang ada, dan
pengalaman para auditor.
2 Merencanakan rapat untuk menentukan Tim Kerja
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 29
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Ini akan membutuhkan satu atau dua kali rapat. Manajer proyek dan pihak
manajemen tingkat atas harus terlibat.
3 Tentukan tanggal untuk melakukan pelatihan perkenalan untuk semua staf.
• Para staf harus mengetahui proyek ini, apa yang harus dilakukan, siapa saja
yang akan terlibat, dan kenapa saudara menerapkan ISO 9001:2000.
Tentukan tanggalnya setelah tanggal rapat yang dibahas diatas. (jika rapat
tanggal 3 Mei, pelatihan harus dilakukan setelah tanggal 3 Mei).
• Dengan demikian, saudara akan bisa menentukan apakah sejumlah orang
yang akan terlibat dalam proyek ini membutuhkan pelatihan lebih rinci atau
tidak, dan saudara boleh memberitahu para staf, siapa saja yang akan
mengerjakan proyek ini.
• Rencanakan pelatihan sebelum rapat tim kerja agar tiap orang yang terlibat
dalam kelompok kerja tersebut telah terlatih sejak sebelum rapat pertama.
Baca handout, “PANDUAN MUTU 1, DAN 2” yang bisa
ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3
3.1 Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjang-an
A Jadwalkan Analisis Kesenjangannya
1 Mengkaji ulang rencana proyek:
• Siapa yang saudara tunjuk untuk melaksanakan analisis kesenjangan?
• Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf
apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat
para staf merasa nyaman menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor
saudara.
• Saudara mungkin ingin mempertimbangkan pengiriman surat ke tiap staf
untuk menginformasikan bahwa Analisis akan dilakukan, oleh siapa, kapan
dan kenapa Analisis tersebut dilakukan.
2 Jadwal audit
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 30
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Tentukan apakah saudara ingin mengaudit berdasarkan proses/prosedur
atau berdasarkan bidang atau fasilitas. Pendekatan kami biasanya
melakukan audi berdasarkan bidang atau fasilitas.
• Bagi fasilitas tersebut menjadi bidang-bidang yang bisa ditangani.
Jadwalkan waktu untuk mengaudit tiap bagian standard yang berlaku untuk
bidang tersebut.
• Jika saudara menggunakan tim audit, tugaskan tim tersebut untuk
mengerjakan berbagai bidang fasilitas tersebut dalam waktu bersamaan.
• Susun daftar periksa Analisis Kesenjangan agar tiap auditor memiliki bagian-
bagian standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka
audit.
• Susun daftar periksa saudara agar tiap auditor memiliki bagian-bagian
standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka audit.
B Melaksanakan audit
Ikuti jadwal yang telah saudara persiapkan. Datangi tiap bidang fasilitas untuk
mengevaluasi sistem mutu yang telah ada. Fokuskan pada apa yang tepat dan
apa yang tidak tepat. Ingatkan auditor bahwa saudara tidak ingin berfokus pada
kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan sistem yang dipakai, dan kesesuaiannya
dengan persyaratan ISO 9001:2000.
Catat apa yang ada dan tepat, dan apa yang masih perlu ditambah dan diubah.
Ambil catatan lengkap, dokumen rujukan dan contoh.
C Melaporkan
Rangkum hasil audit dalam bentuk daftar tugas. Saudara biasanya harus
memasukkan beberapa kategori tugas.
• Proses-proses yang sesuai dengan standar dan tercatat
• Proses-proses yang sesuai dengan standar dan masih harus dicatat
• Proses-proses yang tidak sesuai dengan standar dan harus dirancang ulang
• Proses-proses yang disyaratkan oleh standar namun belum ada.
Untuk tiap persyaratan dari standar, saudara harus menentukan status sistem yang
sekarang dipakai (yang sedang diaudit). Tim Pengarah ISO 9001:2000 akan
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 31
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
menggunakan informasi ini untuk menentukan penanggung jawab untuk
pengembangan prosedur.
3.2 Rapat Tim Pengarah
A. Merencanakan rapat Tim Pengarah ISO
1. Tentukan siapa yang harus hadir. Termasuk para pimpinan pihak manajemen
tingkat atas. Jawab pertanyan-pertanyaan berikut:
• Siapa yang bisa menentukan staf mana yang akan ditunjuk?
• Apakah dia tahu tentang beban kerja staf tersebut, apakah bisa
mengakomodasi tugas yang akan dibebankan?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk sumber daya dan bisa menyediakan
sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000?
• Kelompok ini harus meneruskan rapat sebagai ‘Tim Pengarah ISO
9001:2000’
2. Buat Agenda, item-item yang harus tercantum:
• Jelaskan ‘Langkah-Langkah Implementasi’ kepada kelompok tersebut
menggunakan presentasi Power point “ISO 9001:2000 Implementation”
• Gunakan handout rapat yang ada di Lampiran B
• Lakukan pemberian tugas pada individu atau tim (Gunakan tabel dari
Lampiran B)
• Tinjau ulang tanggung jawab-tanggung jawab kerja tersebut untuk
memastikan bahwa semuanya disebarkan dengan adil, tidak menumpuk
pada satu orang atau satu kelompok saja.
• Untuk tiap tim, tunjuk satu pemimpin tim. Akan bagus sekali jika anggota
tim Pengarah ISO menjadi pemimpin untuk tiap tim Kerja. Hal ini akan
memberikan komunikasi yan baik antara tim tersebut dengan tim pengarah
selama pelaksanaan proyek.
• Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tersebut.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 32
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan untuk
melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?
Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau
individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?
• Bantuan dari perwakilan manajemen
• Bahan yang telah disiapkan
• Pelatihan khusus
• Tentukan tanggal pelaksanaan tugas (gunakan tabel dari Lampiran B)
Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia
Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas
lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya:
Tanggung Jawab Manajemen. Selesaikan Kebijakan Mutu dan Tujuan
Mutu serta tentukan proses-proses utama dan saling keterkaitannya
terlebih dulu.
Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap
tugas berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas
tersebut.
3.3 Rapat Tim Kerja
Pemimpin tim bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat pertama tim
berdasarkan rencana dalam diagram Gantt.
1. Sebuah agenda diberikan dalam Lampiran C:
• Diskusikan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000 dan langkah-
langkah Implementasi menggunakan presentasi Powerpoint “Implementasi
ISO 9001:2000”
• Gunakan Handout Tim Kerja di Lampiran C
• Berikan Prosedur Sistem Mutu yang akan menjadi tanggung jawab tim
tersebut. (Jika menggunakan prosedur yang telah disiapkan)
• Berikan bagian Analisis Kesenjangan yang sesuai dengan tanggung jawab
dan tugas tim tersebut.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 33
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tersebut.
Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan untuk
melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?
Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau
individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?
• Bantuan dari perwakilan manajemen?
• Bahan yang telah disiapkan?
• Pelatihan khusus?
2. Tentukan tanggal untuk tiap tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan
tanggal mulai dan selesai di diagram Gantt. Pemimpin tim harus mencetak salinan
bagian Analisis Kesenjangan yang relevan bagi timnya.
• Jelaskan pada tim bahwa Prosedur dan proses saudara harus sesuai.
Sejumlah proses (cara saudara melakukan sesuatu) perlu diubah untuk
memenuhi persyaratan standard, dan sebagian dari prosedur perlu diedit
untuk bisa menjelaskan dengan akurat apa yang saudara lakukan.
• Jika saudara tidak menggunakan prosedur yang telah disiapkan, tim ini akan
bertanggung jawab untuk membuat dan mendokumentasikan prosedur baru
sebagai bagian dari standar.
• Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang
belum saudara penuhi. Persyaratan-persyaratan ini nanti perlu dievaluasi
untuk menentukan apakah saudara telah mengubah proses saudara untuk
menyesuaikan dengan prosedur, atau membuat proses saudara memenuhi
standar dan mengubah prosedurnya.
• Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang telah
saudara penuhi. Evaluasi persyaratan-persyaratan ini dengan membanding-
kannya dengan prosedur untuk mengetahui apakah Prosedur tersebut perlu
di edit, atau apakah proses yang tercatat dalam prosedur tersebut bisa lebih
menguntungkan.
Atau jika tidak menggunakan prosedur yang sudah disiapkan,
tentukan persyaratan standar yang perlu anda tangani agar bisa
sesuai.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 34
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Jadwalkan rapat berikutnya. Selama rapat ini, saudara harus fokus pada
tugas-tugas yang telah saudara daftar diatas.
• Setelah proses ditentukan, prosedur perlu diselesaikan dan dikirim untuk
meminta persetujuan dari Tim Pengarah ISO 9001:2000.
3. Membahas agenda kedepan:
• Bacalah Prosedur Penyimpanan 9000 (Atau untuk tim yang bertanggung
jawab atas panduan mutu , bacalah Panduan Mutu Penyimpanan 9000) dan
bandingkan dengan proses yang ada sekarang.
• Jika tidak menggunakan prosedur Penyimpanan 9000, buat gambaran
proses baru untuk memenuhi persyaratan standar.
• Tentukan tugas untuk mengimplementasikan perubahan dalam proses
saudara dan untuk mengedit prosedur yang telah disiapkan.
• Tentukan agenda berikutnya
• Jadwalkan rapat selanjutnya.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 35
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
• Lampiran A
Rencana Proyek
Rencana Proyek: ISO 9001:2000
Tujuan Proyek:_____________________________________
Tanggal Mulai:_________________________________________
Tanggal Target Registrasi:______________________________
Penanggung Jawab:
Manajer Proyek:________________________________________________
Perwakilan Manajemen:___________________________________________
Puncak Manajemen:____________________________________________
Tim Pengarah ISO 9001:2000 ____________________________________
Batas waktu Proyek:
Tahapan Jadwal Tanggal Selesai
1. Manajer Proyek
Menyelesaikan
Pelatihan
Online
2. Melaksanakan Analisis
Kesenggangan
3. Mengadakan Rapat Tim
Pengarah ISO
4. Pengenalan
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 36
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Lampiran B
Rapat Perencanaan ISO 9001:2000
Handout Rapat Tim Pengarah ISO
Agenda:
1. Meninjau ulang ‘Langkah-Langkah Implementasi’
2. Presentasi PowerPoint “Implementasi ISO 9001:2000”
3. Menunjuk orang atau tim pelaksana untuk tiap kelompok tugas. Menentukan
sumberdaya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas.
• Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan lain saat
mengerjakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?
• Panduan teknis sepert apa yang diperlukan agar tim atau individu tersebut
bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?
• Bantuan dari perwakian manajemen?
• Bahan yang telah disiapkan?
• Pelatihan Khusus?
4. Menentukan tanggal tugas
• Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia.
• Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas
lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya:Tanggung Jawab Manajemen dan
Kendali Dokumen harus diselesaikan lebih dulu. Selesaikan Kebijakan Mutu
dan Tujuan Mutu serta tentukan proses-proses utama dan saling
keterkaitannya terlebih dulu.
• Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas
berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas tersebut.
Gunakan Analisis Kesenjangan sebagai rujukan untuk menentukan berapa
banyak tugas lagi yang harus diselesaikan oleh tiap tim.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 37
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
5. Jadwalkan sesi pelatihan staf menggunakan Paket Materi Pelatihan
• Semua staf membutuhkan pelatihan tentang Standar ISO 9001:2000.
Memberikan pelatihan sejak awal membuat semua orang mengetahui proyek
apa itu dan apa tujuannya.
• *Simpan notulensi dari semua rapat Tim Perencana dan Pengarah ISO
9001:2000. Ini bisa membantu menunjukkan keterlibatan para pimpinan
pihak manajemen tingkat atas dalam Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2000. Catat kehadiran.
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 38
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Lampiran B
Rapat Perencanaan ISO 9001:2000
Langkah-Langkah Implementasi
1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan
menggunakan Prosedur Penyimpanan 9000, Panduan Mutu 9000 dan Formulir
9000 sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standar ISO. Tim tersebut
akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana yang
membutuhkan perubahan proses.
2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang
disajikan dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan
mengedit prosedur dan formulir yang ada.
3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim
Pengarah ISO 9001:2000 untuk dikaji dan disetujui.
4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur
atau memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut.
5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat
serta menyimpan catatan.
Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000
1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur.
2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim.
3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi
pelatihan ISO 9001:2000
4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab
pertanyaan tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk
implementasi.
5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan.
6. Mengevaluasi dan memilih Registrar
D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3
UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 39
ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008
Sekarang Lakukan KUNJUNGAN LAPANGAN QU3.3-AS7/7
“SERTIFIKASI ISO” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas
di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti
catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan
Portofolio Bukti
Pemberian Tugas
Kelompok Tugas
Panduan Mutu
Kendali Dokumen
Kendali Catatan Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Infrastruktur
Perencanaan Realisasi Produk
Proses
Proses-proses yang Terkait dengan Konsumen
Perancangan dan Pengembangan
Pembelian
Kendali Barang dan Jasa
Pemasokan
Anggota Tim Pemimpin Tim
D EV EL O P I N G A P P RO AC H E S T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ M A TE R I A L S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L AJ A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA R A CO L O N N A 2
ED I S I A RE V I S I 0 ; T GL 12/05/2008
Pemberian Tugas
Kelompok Tugas
Identifikasi dan Keterlacakan
Properti Konsumen
Pemasokan Barang
Kendali Pengukuran dan Sarana Pengawasan
Pengawasan, Pengukuran dan Analisis Kepuasan
Konsumen
Audit Internal
Pengawasan, Pengukuran dan Analisis dan
Realisasi Produk Proses
Kendali Barang yang Tidak Sesuai
Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan
Anggota Tim Pemimpin Tim
Diagram Proyek Gantt
(Ganti judul tabel jadi nama Bulan saat proyek akan dijalankan- tentukan kapan tiap tim mulai dan berhenti, arsir bagian saat tim bekerja)
Kelompok tugas Bulan 1 Bulan2 Bulan3 Bulan4 Bulan5 Bulan6 Bulan7 Bulan8 Bulan9
Kendali Dokumen
Kendali Catatan Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Kompetensi, Kesadaran, dan
Pelatihan
Infrastruktur
Perencanaan Realisasi
Produk
Proses
Proses terkait dengan
Konsumen
Perancangan dan
Pengembangan
D EV EL O P I N G A P P RO AC H E S T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ M A TE R I A L S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L AJ A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA R A CO L O N N A 2
ED I S I A RE V I S I 0 ; T GL 12/05/2008
Pembelian
Kendali Produksi dan Jasa
Task group Bulan 1 Bulan2 Bulan3 Bulan4 Bulan5 Bulan6 Bulan7 Bulan8 Bulan9
Pemasokan Barang
Kendali Pengukuran dan
Sarana Pengawasan
Pengawasan, Pengukuran
dan Analisis
atas Kepuasan Konsumen
Audit Internal
Pengawasan, Pengukuran
dan Analisis
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 3
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
Lampiran B
Rapat Tim Tugas
Rapat Tim Tugas
Agenda:
1. Mengkaji Langkah-Langkah Implementasi dan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO
9001:2000. Gunakan Presentasi PowerPoint “ ISO 9001:2000 Implementation”
2. Mengkaji prosedur yang akan jadi tanggung jawab tim tersebut.
3. Mengkaji bagian Analisis Kesenjangan yang bisa digunakan oleh tim tersebut.
4. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas tersebut.
• Apakah tim tersebut membutuhkan bantuan saat mengerjakan proyek ISO
9001:2000?
• Panduan teknis seperti apa yang dibutuhkan agar tim tersebut bisa menyelesaikan
tugas dengan efektif dan efisien?
• Bantuan dari perwakilan manajemen?
• Bahan yang telah disiapkan?
• Pelatihan Khusus?
5. Menentukan tanggal tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan tanggal mulai dan
selesai di diagram Gantt.
6. Menjadwalkan rapat berikutnya.
7. Agenda berikutnya:
1. Baca Prosedur Penyimpanan 9000 dan bandingkan dengan proses saat ini.
2. Tentukan tugas untuk menerapkan perubahan dalam proses saudara dan untuk
mengedit prosedur yang telah disiapkan.
Langkah-Langkah Implementasi
1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan menggunakan
Prosedur Penyimpanan 9000, sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standard
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 4
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
ISO. Tim tersebut akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana
yang membutuhkan perubahan proses.
2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang disajikan
dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan mengedit prosedur
dan formulir yang ada.
3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim Pengarah ISO
9001:2000 untuk dikaji dan disetujui.
4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur atau
memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut.
5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat serta
menyimpan catatan.
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 5
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
Lampiran B
Rapat Tim Tugas
Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000
1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur.
2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim.
3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi pelatihan ISO
9001:2000:
• Perkenalan Staf dengan ISO 9001:2000 menggunakan Paket Materi Pelatihan
• Pelatihan Auditor Internal menggunkan Paket Materi Pelatihan Auditor Internal
4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab pertanyaan
tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi.
5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan.
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 6
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
4 DAFTAR TUGAS
Judul Tugas Perkiraan
Waktu
Pembelajaran
QU 3-3 AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “KELEBIHAN
SERTIFIKASI ISO”
15’
QU 3-3. AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN
MISI”
15’
QU 3-3. AS 3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM
ORGANISASI”
30’
QU 3-3. AS 4/7 TUGAS PEMBELAJARAN “QMS” 30’
QU 3-3. AS 5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “BUKU
PROSEDUR DAN PANDUAN MUTU ”
30’
QU3-3. AS 6/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN
UNTUK DIPLOMA”
30’
QU 3-3 AS 7/7 KUNJUNGAN LAPANGAN “SERTIFIKASI
ISO”
240’
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 7
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “KELEBIHAN
SERTIFIKASI ISO”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT
Tujuan Pembelajaran: Memahami kelebihan pengaturan sistem manajemen
mutu yang baik dan sertifikasi dalam ISO 9001.
Apa makna sertifikasi ISO 9001 bagi sebuah organisasi?
Pikirkan kelebihan (manfaat) sertifikasi. Tuliskan minimal lima.
Bisakah saudara memikirkan kekurangannya juga?
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Diskusikan pertanyaan-pertanyaan berikut di kelas.
• Apa yang bisa saudara kerjakan sendiri dan apa yang harus saudara
kerjakan dengan bantuan orang lain?
• Kapan saudara membutuhkan penasehat?
Apa auditor itu?
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 8
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN MISI”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT
Guru akan memberikan visi dan misi Kampus saudara. Bahas secara berkelompok
apakah saudara mengenali definisi tersebut atau tidak. Bisakah saudara
membedakan antara visi dan misi hanya dengan membacanya saja? Jelaskan.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Bisakah saudara mengenali visi dan misi Kampus saudara dalam kegiatan
perKampusan sehari-hari?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Cari di internet atau perpustakaan visi dan misi beberapa perusahaan. Bandingkan
berbagai visi dan misi tersebut dan tuliskan persamaan dan perbedaannya.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 9
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM
ORGANISASI”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT
Secara berkelompok buatlah diagram organisasi Kampus saudara dan
sebuah perusahaan lain. Siapkan di papan peraga. Presentasikan di kelas.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 10
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “QMS”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT
Tugas: QMS
Setelah melewati Unit Pembelajaran 3.1 untuk mengetahui bahwa saudara telah
mempelajari banyak prinsip, sarana, pandangan tentang Mutu . Di awal Unit
Pembelajaran ini, saudara telah membaca bab 4.1 Interpretasi Standar. Sekarang
setelah membaca bagian Persyaratan diatas, bisakah saudara menjelaskan
persyaratan –persyaratan tersebut?
Bahaslah persyaratan ini dalam kelompok. Tuliskan hasil diskusi saudara dalam
laporan bersama. Pastikan saudara membahas semua persyaratan diatas. Gunakan
lembar PP-P guru atau yang ada di buku saudara.
Pastikan saudara merefleksikan konsep-konsep berikut:
• QMS (Sistem Manajemen Mutu )
• Organisasi
• Mutu
• Persyaratan.
Hasil Tugas: sebanyak 2 lembar A4 laporan tentang makna persyaratan-
persyaratan ini. Saudara boleh menggunakan Kampus atau perusahaan lain
sebagai contoh kasus
Tips Gunakan lingkaran Deming circle: Plan - Do – Check - Act
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 11
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 5/7 TUGAS PEMBELAJARAN “BUKU PANDUAN DAN
PROSEDUR MUTU ”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT
Latihan pembelajaran
Guru akan memberi saudara buku Panduan dan Prosedur Mutu milik Kampus dan
organisasi. Bekerjalah secara berkelompok. Telusuri isi buku tersebut. Apakah
saudara menemukan persyaratan-persyaratan diatas? Yang mana yang saudara
temukan dan persyaratan mana yang tidak saudara temukan?
Tuliskan hasil temuan kelompok saudara di selembar kertas. Presentasikan di
kelas.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Bisakah saudara menjelaskan kenapa dokumentasi bukan bagian dari Pendekatan
Proses yang dijelaskan sebelumnya?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Kegiatan dan produk mana saja yang menjadi cakupan Manajemen Mutu ?
Kegiatan-kegiatan ini harus di catat di bagian Manajeman Mutu .
Yang tidak termasuk Manajemen Mutu juga harus tercatat ditemukan.
Buatlah diagram dari proses tersebut ( urutan dan interaksi - hubungan).
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 12
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3. AS 6/7 TUGAS PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN UNTUK
DIPLOMA”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT
Tugas: registrasi nilai ujian untuk diploma
Setelah saudara membaca bab 4.1 Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen
Mutu ; ISO 9001, Standar Interpretasi, kerjakan tugas berikut dalam kelompok
yang terdiri dari empat orang. Pastikan saudara membahas persyaratan ini dengan
tepat dan mintalah bantuan guru jika perlu.
Tiap semester saudara harus mengerjakan UTS dan UAS. Selain kedua ujian ini,
saudara juga harus mengerjakan tugas. Nilai ujian saudara dan nilai tugas saudara
dijumlahkan menjadi nilai akhir saudara. Jika nilai ini sama atau diatas batas nilai
lulus, maka saudara berhasil lulus dalam mata kuliah tersebut. Setelah itu saudara
akan mendapatkan lembar hasil studi sebagai bukti. Semua lembar hasil studi yang
saudara dapatkan adalah bukti bahwa saudara telah menjalani pendidikan dengan
berhasil dan akan mendapatkan gelar diploma.
Menurut saudara bagaimana proses registrasi ini diatur? Jelaskan proses registrasi
mulai dari nilai tugas mahapeserta didik sampai ke lulus tahun pertama kuliah
(saudara bisa mengambil contoh dari kuliah saudara selama tahun pertama). Ambil
contoh salah satu anggota kelompok . Tuliskan namanya, nama pendidikan dan
tahun kuliahnya sekarang (tahun pertama, kedua, dsb).
Cobalah menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut saat mengerjakan proses
registrasi. Periksalah
• Apa yang terjadi dengan semua nilai yang diterima oleh mahapeserta didik
?
• Apa peran guru dalam meregister (mencatat, menyimpan, menghitung dan
menggunakan) nilai ini?
• Bagian Kampus yang mana yang terkait dengan proses registrasi ini?
• Bagaimana mahapeserta didik bisa melihat kemajuannya sendiri?
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 13
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
• Bagaimana mahapeserta didik bisa membuktikan bahwa dia telah berhasil
lulus tahun pertama kuliahnya?
• Siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut mulai dari nilai tugas
sampai gelar diploma?
• Materi apa saja yang dibutuhkan?
Gunakan seluruh Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen Mutu untuk
memastikan bahwa saudara telah memenuhi persyaratannya.
Bahas hasil temuan kelompok saudara di kelas dan sesuaikan jika perlu. Tugas ini
adalah bahan portofolio!
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 14
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
QU 3-3 AS 7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SERTIFIKASI ISO”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 240’
Persiapan:
Pertama, secara berkelompok, siapkan daftar topik yang ingin saudara telaah
selama kunjungan lapangan.
Diskusikan daftar topik tersebut di kelas: satu kelompok mempresentasikan
daftar yang mereka miliki. Kelompok lain menambahkan topik mereka. Buat
prioritas topik-topik ini (kalau-kalau waktu kunjungan lapangannya terbatas).
Tunjuk dua orang pewawancara yang akan mewakili kelas selama sesi
wawancara.
Tunjuk reporter/pencatat untuk mencatat wawancara tersebut (tiap kelompok
mengambil satu kelompok topik).
Reporter harus menyusun laporan bersama-sama dengan kelompoknya.
Tukar laporan kelompok saudara dengan kelompok lain.
Gabungkan semua laporan ini dan susun satu laporan akhir yang berisi semua
topik bahasan untuk wawancara.
Setelah laporan ini ditanda-tangani oleh guru, masukkan kedalam portofolio
bukti saudara.
Gunakan contoh topik dibawah! Contoh ini belum lengkap, tapi bisa dijadikan
contoh awal yang bisa diteruskan.
Usulan topik:
• ISO dan pemasok
• ISO dan proses
• ISO dan orang (sumber daya manusia)
• ISO dan konsumen
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 15
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
• Pendekatan Proses di perusahaan saudara
• Realisasi produk di perusahaan saudara
• Pengukuran mutu
Usulan pertanyaan:
• Bagimana bisa Sistem Manajemen Mutu jadi sepenting itu dalam
sebuah perusahaan, khususnya perusahaan saudara?
• Apa alasan saudara memilih untuk memulai dengan QMS (Sistem
Manajemen Mutu ), dengan ISO?
• Apa nilai tambah QMS dan ISO?
• Kapan nilai tambah ini tidak lagi menjadi nilai tambah?
• Apa makna mutu bagi saudara?
• Apa yang ingin saudara lakukan dengan berbeda jika saudara bisa
melakukan implementasi dari awal lagi?
• Apa keuntungan finansial bagi perusahaan?
• Bagaimana orang-orang di organisasi saudara menanggapi Sistem
Manajemen Mutu ?
D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3
UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 16
ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008
BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY
Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot
Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.
Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen
op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.
Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-management 4.
Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer.
Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).
Kluwer, Deventer.
Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.
http://www.entrepreneur.com
KAM –management 5, ISO 9001 for SME , 2003, Delft.
McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.
Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.
Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard,
Switzerland.
ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press,
Milwaukee, Wisconsin.
Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.
Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented
apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.
Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.
www.the 9000store.com
Top Related