UNIVERSITAS INDONESIA

EVALUASI SAMPLING STOKDI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT NASIONAL (RSUPN) DR. CIPTO MANGUNKUSUMO

TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI

WINANTI HANDAYANI, S.FARM1406598926

ANGKATAN LXXX

FAKULTAS FARMASIPROGRAM STUDI PROFESI APOTEKERDEPOK2015

Universitas Indonesia

DAFTAR ISIHALAMAN JUDULDAFTAR ISIDAFTAR GAMBARDAFTAR TABELDAFTAR LAMPIRAN

BAB 1. PENDAHULUAN1.1. LATAR BELAKANG1.2. TUJUAN

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA2.1. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI2.2. PENCATATAN

BAB 3. METODE PENELITIAN3.1. LOKASI DAN WAKTU3.2. METODE PENELITIAN

BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN5.1. KESIMPULAN5.2. SARAN

DAFTAR ACUAN

DAFTAR GAMBARGambar 4.1 Gambaran Persentase Kategori SelisihGambar 4.2 Gambaran persentase kategori , kategori 2, dan kategori

DAFTAR TABELTabel 4.1 Gambaran Satelit dengan Kategori 2 TerbanyakTabel 4.2 Gambaran banyaknya selisih (+) dan (-) di Satelit dengan Kategori 2 terbanyak

DAFTAR LAMPIRAN

iv

BAB 1PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANGLebih dari 90% pelayanan kesehatan rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan), bahan kimia, radiologi, bahan alat kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik). Di banyak Negara berkembang belanja obat di rumah sakit dapat menyerap sekitar 40-50% biaya keseluruhan rumah sakit, sehingga pengelolaan harus dilakukan dengan efektif dan efisien agar kelancaran pelayanan kesehatan tidak terganggu dan pendapatan rumah sakit juga dapat ditingkatkan. Instalasi farmasi merupakan satu-satunya bagian unit rumah sakit yang betanggung jawab penuh atas pengelolaan dan penyediaan seluruh sediaan farmasi yang beredar di rumah sakit.Manajemen rumah sakit perlu dilengkapi dengan manajemen farmasi yang sistematis. Manajemen farmasi tentu tidak terlepas dari konsep umum manajemen logistik yang meliputi pengadaan berencana, pengangkutan eksternal yang terjamin, distribusi internal yang selamat dan aman, serta pengendalian persediaan yang teliti (Aditama, 2002). Menurut Dirjen Binfar tahun 2008, Kegiatan pengelolaan atau manajemen perbekalan farmasi meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.Pencatatan merupakan salah satu bentuk pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit, yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya perbekalan farmasi yang hilang, rusak atau kadaluarsa. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok dan kartu stok induk.

Instalasi farmasi RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo telah melakukan pencatatan sediaan secara manual dengan kartu stok dan secara komputerisasi dengan 1

aplikasi berbasis web yaitu Electronic Health Record (EHR). Sistem EHR ini telah berjalan dar bulan Januari 2015. Dengan system tersebut maka pencatatan lebih acountable, namun pada kenyataannya masih sering terjadi ketidakcocokan atau selisih antara stok fisik, kartu stok, dan secara komputerisasi. Untuk itu perlu dilakukan pengkajian untuk menyajikan gambaran selisih kartu stok, selisih tertinggi dan penyebab terjadinya selisih di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo.

1.2. TUJUANTujuan dari tugas khusus ini adalah sebagai berikut:1. Menyajikan gambaran selisih stok di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo2. Menyajikan jenis kategori selisih stok tertinggi di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo3. Menyajikan 5 satelit farmasi yang masuk dalam kategori selisih tertinggi4. Mengetahui penyebab terjadinya selisih stok.

2

BAB 2TINJAUAN PUSTAKA

2.1. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASIPengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.2.1.1. Perencanaan kebutuhanPerencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.2.1.2. Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.2.1.3. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat 3

pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.2.1.4. Penyimpanan Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.2.1.5. PendistribusianDistribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan.2.1.6. PengendalianPengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit.2.1.7. Pencatatan dan PelaporanPencatatan yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.2.1.8. PenghapusanPenghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penhapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku2.1.9. Monitoring dan EvaluasiMonitoring dan evaluasi adalah kegiatan yang bermanfaat sebagai masukan guna peyusunan perencanaan dan pengambilan keputusa. Peklaksanaan monev dapat dilakukan secara periodic dan berjenjang.

2.2. PENCATATANPencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standard an harus ditarik dari peredaran, maupun untuk penelusuran adanya barang yang hilang, rusak ataupun kadaluarsa. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untukmelakukan pencatatan adalah kartu stok dan kartu stok induk.Fungsi pencatatana. Kartu stok digunakan untuk mencatata mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluarsa).b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 sumber anggaranc. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun lapora, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanannya.Hal-hal yang harus diperhatikan:a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi yang bersangkutanb. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke haric. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa) langsung dicatat di dalam kartu stokd. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.Informasi yang didapat:a. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)b. Jumlah perbekalan farmasi yang diterimac. Jumlah perbekalan farmasi yang keluard. Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluarsae. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasiManfaat informasi yang didapat:a. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasib. Penyusunan laporanc. Perencanaan pengadaan dan distribusid. Pengendalian persediaane. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusianf. Sebagai alat bantu control bagi kepala IFRSPetunjuk pengisian:a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat semua penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi di kartu stok sesuai Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain yang sejenisb. Perbekalan farmasi disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut:1) Perbekalan farmasi dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet ata ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segiempat dan lain-lain)2) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.3) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk perbekalan farmasi yang berat4) Perbekalan farmasi dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dan kuncinya dipegang oleh petugas penyimpanan dan pendistribusian5) Satu jenis perbekalan farmasi disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari dan lain-lain)6) Perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus, disimpan dalam tempat khuss. Contoh:eter, film dan lai-lainc. Perbekalan farmasi disimpan menurut FEFO dan FIFOd. Kartu stok memuat nama perbekalan farmasi, satuan, asal(sumber) dan diletakkan bersama perbekalan farmasi pada lokasi penyimpanane. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan:1) Nama perbekalan farmasi2) Kemasan3) Isi kemasan4) Nama sumber dana atau dari mana asalnya perbekalan farmasif. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:1) Tanggal penerimaan atau pengeluaran2) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran3) Sumber asal perbekalan farmasi atau kepada siapa perbekalan farmasi dikirim4) No. Bets/No lot5) Tanggal kadaluarsa6) Jumlah penerimaan7) Jumlah pengeluaran8) Sisa stok9) Paraf petugas yang mengerjakan

7

BAB 3METODE PENELITIAN

0. WAKTU DAN LOKASIPengambilan data dilakukan pada tanggal 10 Februari 20 Maret 2015 di beberapa satelit farmasi di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, antara lain Satelit Kirana, Satelit Kiara, Satelit IGD, Satelit Farmasi Pusat, Satelit ICU, Satelit PJT, Satelit Gedung A Basement, Satelit Gedung A lantai 1, Satelit Gedung A Lantai 2, Satelit Gedung A lantai 5, Satelit Gedung A lantai 7, dan Satelit Gedung A lantai 8.

0. METODE PENGKAJIANPengkajian dilakukan dengan mengumpulkan data sampling stok dari beberapa satelit di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Data yang digunakan adalah data stok fisik perbekalan farmasi, data di kartu stok dan data stok di IT/EHR. Dari data tersebut dilihat kesesuaian antara ketiganya. Terdapat 4 kategori selisih yaitu: 0 bila tidak ada selisih, stok fisik sesuai dengan kartu stok dan IT, 1 bila stok fisik tidak sesuai dengan kartu stok namun sesaui dengan IT, 2 bila stok fisik sesuai dengan kartu stok namun tidak sesuai dengan IT, 3 bila stok fisik, kartu stok dan IT ketiganya tidak sesuai. Dari data tersebut kemudian diolah dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel.

8

BAB 4HASIL DAN PEMBAHASANPenyusunan tugas ini bertujuan untuk menyajikan gambaran selisih stok, kategori selisih tertinggi dan penyebab terjadinya selisih di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Tahapan awal dalam penyusunan tugas ini yaitu mengumpulkan data sampling stok dari Satelit Kirana, Satelit Kiara, Satelit IGD, Satelit Farmasi Pusat, Satelit ICU, Satelit PJT, Satelit Gedung A Basement, Satelit Gedung A lantai 1, Satelit Gedung A Lantai 2, Satelit Gedung A lantai 5, Satelit Gedung A lantai 7, dan Satelit Gedung A lantai 8. Tahapan selanjutnya yaitu menghitung selisih dan mengkategorikan selisih yang terjadi antara stok fisik, kartu stok, dan IT. Kemudian dari data yang didapat diolah dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel untuk menghitung persentase dari masing-masing kategori, untuk mengetahui kategori selisih tertinggi yang terjadi dan untuk mengetahui 5 satelit dengan kategori selisih tertinggi.Berdasar data yang diperoleh, terkumpul 971 total sampel dari satelit yang diamati. Adapun rekapitulasi data dapat dilihat pada lampiran 4.1. Dari keseluruhan data didapat sebanyak 714 sampel atau sebesar 73,53% masuk dalam kategori 0 yaitu tidak ada selisih, stok fisik sesuai dengan kartu stok dan IT, sebanyak 41 sampel atau sebesar 4,22% masuk dalam kategori 1 yaitu stok fisik tidak sesuai dengan kartu stok namun sesaui dengan IT, sebanyak 162 sampel atau sebesar 16,68% masuk dalam kategori 2 yaitu stok fisik sesuai dengan kartu stok namun tidak sesuai dengan IT, dan sebanyak 54 sampel atau sebesar 5,56% masuk dalam kategori 3 yaitu stok fisik, kartu stok dan IT ketiganya tidak sesuai. Pada gambar 4.1 disajikan data persentase kategori selisih stok di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo.

9

Gambar 4.1 Gambaran Persentase Kategori SelisihBerdasar data tersebut dapat dilihat urutan kategori selisih yang terjadi. Urutan kategori selisih dari yang terbesar sampai yang terkecil adalah kategori 0, kategori 2, kategori 3, dan kategori 1. Persentase tertinggi yaitu sebesar 73,53% sampel masuk kategori 0 yang berarti tidak ada selisih, baik stok fisik, kartu stok maupun IT. Hal ini menunjukkan bahwa sistem manajemen pencatatan stok telah berjalan dengan baik, baik secara kartu stok maupun pada IT. Dari data kategori selisih diatas kemudian dihitung lagi sampel yang masuk kategori selisih 1, kategori 2, dan kategori 3. Sampel yang masuk dalam ketiga kategori tersebut adalah sebanyak 257 sampel. Sebanyak 41 sampel atau 15,95% masuk dalam kategori 1, sebanyak 162 sampel atau 63.04% masuk dalam kategori 2, dan sebanyak 54 sampel atau 21,01% masuk dalam kategori 3. Pada gambar 4.2 disajikan data persentase kategori , kategori 2, dan kategori 3.

Gambar 4.2 Gambaran persentase kategori , kategori 2, dan kategori 3Berdasarkan data tersebut kategori 2 adalah kategori selisih terbesar yang terjadi dengan persentase 63% ini berarti stok fisik dengan kartu stok sesuai namun tidak sesuai dengan IT. Hal ini menunjukkan bahwa selisih yang terjadi sebagian besar adalah karena pencatatan di system IT/EHR yang belum berjalan dengan baik. Kemudian dilihat 5 satelit dengan kategori selisih 2 terbanyak. Tabel 4.1 menyajikan data satelit dengan kategori selisih 2 terbanyak.Tabel 4.1 Gambaran Satelit dengan Kategori 2 Terbanyak

Hasil tersebut menunjukkan bahwa satelit yang persentase selisih kategori 2 terbesar sebesar 24,69% adalah Gedung A lantai 1. Kemudian dari kelima satelit dengan selisih Kategori 2 terbanyak kemudian dilihat lagi banyaknya selisih (+) atau selisih (-) dari masing-masing satelit. Tabel 4.2 menyajikan banyaknya selisih (+) dan (-) yang terjadi di 5 satelit tersebut.Tabel 4.2 Gambaran banyaknya selisih (+) dan (-) di Satelit dengan Kategori 2 terbanyakNoSatelitJumlah SampelJumlah SampelSelisih kategori 2(+)(-)

Jumlah (n)Persentase (%)Jumlah (n)Persentase (%)

1Gedung A lantai 175403075.00%1025.00%

2Kirana13225728.00%1872.00%

3Gedung A lantai 735181372.22%527.78%

4Satelit Pusat Farmasi135181372.22%527.78%

5IGD155181055.56%844.44%

Kemudian dilakukan penelusuran untuk mengetahui factor penyebab terjadinya selisih stok, baik selisih lebih (+) atau selisih kurang (-). Faktor penyebab selisih lebih (+) antara lain:a. Ada PF retur namun belum diinput dalam EHRb. PF dari gudang sudah disimpan, namun dalam EHR belum di-approvec. PF sudah didispen secara IT, namun tidak jadi diambild. Sistem EHR sering errore. Ketidaktelitian petugas saat serah terima PFFaktor penyebab selisih kurang (-) antara lain:a. Ada PF yang sudah diambil namun belum dipotong/diinput dalam EHRb. PF dari gudang sudah di-approve secara EHR, namun belum dilakukan penyimpananc. Ada sistem bon, jadi PF tidak diresepkan lewat EHRd. Ketidaktelitian petugas saat serah terima PF12

BAB 5KESIMPULAN DAN SARAN5.1 KESIMPULANa. Hasil evaluasi sampling stok di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo didapat bahwa persentase kategori selisih dari yang terbesar adalah kategori 0 dengan persentase 73,53%, kategori 2 dengan persentase 16,68%, kategori 3 dengan persentase 5,56% dan kategori 1 dengan persentase 4,22%.b. Dari kategori 1, 2, dan 3, didapat hasil bahwa kategori selisih terbesar adalah kategori 2, yaitu stok fisik sesuai dengan kartu stok namun tidak sesuai dengan IT.c. Lima Satelit farmasi yang masuk dalam kategori 2 terbanyak adalah Gedung A lantai 1, Kirana, Gedung A lantai 7, Satelit Farmasi Pusat, IGD.d. Faktor penyebab terjadinya selisih dengan kategori 2, baik selisih lebih maupun selisih kurang antara lain ada PF retur namun belum diinput dalam EHR; PF dari gudang sudah disimpan, namun dalam EHR belum di-approve; PF sudah didispen secara IT/EHR, namun tidak jadi diambil; Sistem EHR sering error; ada PF yang sudah diambil namun belum dipotong/diinput dalam EHR; PF dari gudang sudah di-approve secara EHR, namun belum dilakukan penyimpanan; ada sistem bon, jadi PF tidak diresepkan lewat HER; dan Ketidaktelitian petugas saat serah terima PF.

5.2 SARANa. Lokalisasi PF yang sudah dan belum diinput baik PF retur maupun PF gudang, PF yang belum diinput tidak boleh langsung disimpan.b. Kegiatan sampling stok harus didisiplinkan dilakukan telusur segera sampai penyebab diketahui dan dilaporkan PJ. c. Petugas perlu disosialisasi terkait dispen resep di EHR, hasil dispen perlu dilihat kembali, apakah resep terdispen 2 kali atau tidak, kalau iya perlu segera dilakukan retur pada HER.

d. 13

e. Lapor ke Unit Manajemen Sistem Informasi untuk ditambahkan server, supaya sistem EHR tidak loading lama.f. Untuk management depo gedung A sebaiknya diadakan kartu stok, untuk mempermudah penelusuran jika terjadi selisih stok, dilakukan secara bertahap dari depo yang jumlah perbekalan farmasinya sedikit.g. Kegiatan pengamatan terhadap sampling stok hendaknya rutin dilakukan setiap 6 bulan sekali di semua satelit farmasi di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo.h. Jumlah sampel yang diambil dari masing-masing satelit farmasi sama atau sebanding.

14

DAFTAR PUSTAKA

Aditama, T.Y. (2002). Pelayanan Farmasi dalam Manajemen Rumah Sakit. Jakarta: UI Press.Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.Febriawati, Henni. (2013). Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing.Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.58/Menkes/ SK/IX/2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

LAMPIRAN