Download - Laporan PKL Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Transcript

LAPORAN PENGANTAR PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN BANJAR

Tanggal 2 – 30 November 2015

DISUSUN OLEH :

ISLAN NOR 13484011021

NIA MONIKA 13484011094

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN MUHAMMADIYAH BANJARMASIN

PROGRAM STUDI D3 FARMASI

2015

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena

atas berkat rahmat dan karunia-Nya jualah kami tim penulis dapat melaksanakan

tugas dan menyelesaikan laporan dari tugas Laporan Pengantar Praktek Kerja

Lapangan (PKL) di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar pada tanggal 02

November 2015 sampai dengan 30 November 2015. Penulisan laporan ini

merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan pengantar

Praktek Kerja Lapangan (PKL) Diploma 3 Farmasi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Muhammadiyah Banjarmasin.

Kami menyadari bahwa Pengantar Praktek Kerja Lapangan ini dapat terlaksana

dengan baik berkat kerja sama, bantuan, bimbingan, dan dukungan dari banyak

pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung yang diberikan selama maupun

setelah masa pelaksanaan Pengantar Praktek Kerja Lapangan di UPT Gudang

Farmasi Kabupaten Banjar. Oleh Karena itu, pada kesempatan ini kami

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. M.Syafwani, M.Kep., Sp. Jiwa selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Muhammadiyah Banjarmasin yang telah memberikan izin untuk melaksanakan

Pengantar Praktek Kerja Lapangan.

2. Risya Mulyani M.Sc., Apt selaku Kepala Program Studi D3 Farmasi STIKES

Muhammadiyah Banjarmasin.

3. Arief Rachman, S.Si., Apt., M.Mkes selaku Kepala UPT Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar.

4. Hendera, M.Farm.Klin., Apt selaku pembimbing dari pihak kampus yang telah

memberikan arahan dan bimbingan pada penulisan Laporan Pengantar Praktek

Kerja Lapangan ini.

5. Para dosen-dosen D3 Farmasi dan seluruh karyawan serta staf UPT Gudang

Farmasi Kabupaten Banjar yang telah banyak memberikan bimbingan selama

Pengantar Praktek Kerja Lapangan.

6. Orang tua kami yang telah memberikan do’a dan kepercayaan kepada kami dan

semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Pengantar Praktek

Kerja Lapangan.

Semoga Allah SWT akan selalu meridhoi dan membalas semua bantuan yang telah

diberikan kepada kami. Kami menyadari bahwa selama pelaksanaan Pengantar

Praktek Kerja Lapangan terdapat banyak kekurangan dan kekhilafan yang kami

lakukan, untuk itu kami memohon maaf kepada semua pihak yang terkait. Dan kami

menyadari pula bahwa Laporan Pengantar Praktek Kerja Lapangan ini tidak

sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan kesempurnaan hanya milik

Allah SWT. Saran yang membangun selalu diharapkan semoga Laporan Pengantar

Praktek Kerja Lapangan ini memberikan manfaat bagi kita semua. Aamiin

Banjarmasin, November 2015

Tim Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii

KATA PENGANTAR ................................................................................... iii

DAFTAR ISI .................................................................................................. v

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. ix

DAFTAR SINGKATAN ............................................................................... x

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................ 1

B. Tujuan Pengantar Praktek Kerja Lapangan ................................. 3

C. Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan ............................... 3

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 4

A. Gudang Farmasi .......................................................................... 4

1. Tugas Gudang Farmasi ........................................................ 4

2. Fungsi Gudang Farmasi ....................................................... 5

3. Tujuan Gudang Farmasi ....................................................... 5

B. Pengelolaan SDM di UPTD ........................................................ 6

C. Manajemen Perbekalan Farmasi ................................................. 6

1. Perencanaan.......................................................................... 6

2. Pengadaan dan Penerimaan .................................................. 7

3. Penyimpanan dan Pemeliharaan .......................................... 8

4. Pendistribusian ..................................................................... 9

5. Pencatatan dan Pelaporan ..................................................... 9

6. Penghapusan ......................................................................... 14

BAB III. TINJAUAN UMUM UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN

BANJAR ........................................................................................................ 15

A. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ............................................ 15

1. Sejarah UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................ 15

2. Profil Umum ........................................................................ 15

3. Wilayah Pendistribusian Obat-Obatan dan Alat Kesehatan ke

Puskesmas Kabupaten Banjar .............................................. 15

4. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi .......................... 16

5. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ...... 17

6. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar .................. 17

7. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................. 19

8. Tujuan UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................ 19

B. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar . 20

1. Kepala UPT Gudang Farmasi .............................................. 20

2. Sub Bag Tata Usaha ............................................................. 20

3. Kelompok Jabatan Fungsional ............................................. 20

C. Manajemen Perbekalan Farmasi ................................................. 21

1. Perencanaan.......................................................................... 21

2. Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan ...................... 21

3. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat ...................... 22

4. Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan 23

5. Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan ..................................... 24

6. Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan ............................ 24

7. Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa ............... 26

BAB IV. KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN ..................................... 27

A. Manajemen SDM ........................................................................ 27

B. Manajemen Perbekalan Farmasi ................................................. 27

1. Perencanaan Obat ................................................................. 27

2. Pengadaan Obat .................................................................... 29

3. Penerimaan Obat .................................................................. 29

4. Penyimpanan ........................................................................ 29

5. Distribusi .............................................................................. 30

6. Pencatatan dan Pelaporan ..................................................... 31

C. Monitoring dan Evaluasi ............................................................. 32

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 34

A. Kesimpulan.................................................................................. 34

B. Saran ............................................................................................ 36

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 38

LAMPIRAN ................................................................................................... 39

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar..... 16

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. UPTD Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Lampiran 2. Ruang Penyimpanan

Lampiran 3. Ruang Penyimpanan Infus

Lampiran 4. Ruang Penyimpanan Obat Gigi, Injeksi, Narkotika/Psikotropika, KB

Lampiran 5. Ruang Distribusi

Lampiran 6. Ruang Penyimpanan Vaksin

Lampiran 7. Suhu

Lampiran 8. Penyusunan Obat

Lampiran 9. Pendistribusian Obat

Lampiran 10. Mobil Pendistribusian Obat

Lampiran 11. Penyimpanan Arsip

Lampiran 12. Sarana Prasarana

Lampiran 13. SOP Penerimaan Obat

Lampiran 14. SOP Pendistribusian Obat

Lampiran 15. SOP Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan

Lampiran 16. SOP Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa (ED)

Lampiran 17. SOP Penerimaan Vaksin

Lampiran 18. SOP Pengambilan Vaksin

Lampiran 20. SOP Pengoperasian Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

Lampiran 21. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

Lampiran 22. Daftar Harga Pemberian Obat

Lampiran 23. Berita Acara Serah Terima Barang

Lampiran 24. Permintaan BON Obat

Lampiran 25. Data Pengamatan Suhu Ruangan

Lampiran 26. Kartu Stock

DAFTAR SINGKATAN

AA : Asisten Apoteker

Alkes : Alat Kesehatan

APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

BAKHP : Bahan Alat Kesehatan Habis Pakai

BP : Balai Pengobatan

BPOM : Balai Pengawas Obat dan Makanan

DAK : Dana Alokasi Khusus

DINKES : Dinas Kesehatan

ED : Expired Date

FEFO : First Expired First Out

FIFO : First In First Out

GFK : Gudang Farmasi Kabupaten/Kota

JKN : Jaminan Kesehatan Nasional

KIA : Kesehatan Ibu dan Anak

KONAS : Kebijakan Obat Nasional

LBI : Laporan Bulanan

LIFO : Last In First Out

LPLPO : Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

PerBup : Peraturan Bupati

PerMenKes : Peraturan Menteri Kesehatan

PKD : Pelayanan Kesehatan Dasar

PKL : Praktek Kerja Lapangan

PUSKESMAS : Pusat Kesehatan Masyarakat

SDM : Sumber Daya Manusia

SKN : Sistem Kesehatan Nasional

UPTD : Unit Pelaksana Teknis Daerah

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Obat adalah benda atau zat yang dapat digunakan untuk merawat penyakit,

membebaskan gejala, atau mengubah proses kimia dalam tubuh. Obat selalu

digunakan dalam pelayanan kesehatan. Maka obat perlu dikelola dengan baik,

efektif dan efisien. Pengelolaan tersebut bertujuan untuk menjamin

ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah

yang cukup, sehingga mudah di peroleh pada waktu dan tempat yang tepat.

Oleh karena itu, pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota

memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin ketersediaan,

pemerataan dan keterjangkaun obat untuk pelayanan kesehatan dasar.

Manajemen pengelolaan obat merupakan bagian dari upaya pembangunan

dibidang obat. Kebijakan dari pemerintah terhadap peningkatan akses obat

diselenggarakan melalui beberapa kebijakan yaitu : undang-undang No.6

Tahun 2009 tentang kesehatan, peraturan pemerintah No.51 tentang pekerjaan

kefarmasian, Sistem Kesehatan Nasional (SKN) dan kebijakan obat nasional

(KONAS). Salah satu sistem SKN 2009 adalah obat dan perbekalan kesehatan.

Gudang farmasi adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat pengelolaan obat

pemerintah meliputi obat dari dana APBN, APBD maupun JKN. Manajemen

pebekalan obat dan perbekalan kesehatan meliputi perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan serta pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan

ke puskesmas-puskesmas yang ada di wilayah kabupaten Banjar.

Unit pelaksanaan teknis daerah gudang farmasi kota Banjarmasin sebagai

UPTD melkasanakan fungsi perencanaan, penyimpanan dan pemeliharaan

untuk menjamin mutu obat dan alat kesehatan dan pelayanan pendistribusian

obat dan alat kesehatan kepada puskesmas kabupaten/kota dalam rangka

pemerataan kesehatan.

Seorang calon tenaga teknis kefarmasian selain memiliki kemampuan dalam

aspek pelayanan kefarmasian juga dituntut untuk memiliki pengatahuan dan

manajemen yang baik seperti manajemen perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan.

Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam

pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedia nya obat dengan jenis

dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin

serta dapat di peroleh pada saat yang diperlukan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, perencanaan yang merupakan salah satu

fungsi dari pengelolaan obat harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat

yang telah direncanakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran dan tepat

guna. Untuk mendukung hal ini, perencanaan obat secara terpadu antara obat

untuk pelayanan kesehatan dasar dengan obat program merupakan langkah

yang harus dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam perencanaan dan

pengedaan obat di sektor publik.

Keberadaan gudang farmasi kab. Banjar sangat lah berarti karna gudang

farmasi ini memudahkan peskesmas sekabupaten Banjar untuk memperoleh

perbekalan farmasi dan alat kesehatan untuk pelayanan kesehatan, pencegahan

dan pemberantasan penyakit di wilayah kerja masing-masing.

Sebagai seorang yang menekuni dibidang kesehatan khususnya farmasi

hendaklah mengetahui gambaran umum. Struktur organisasi tugas pokok dan

fungsi gudang farmasi kab/kota, agar kelak saat kita bekerja di instalasi serupa

tidak mengalami kesulitan-kesulitan dalam melakukan aktifitas.

Maka untuk itu penyusunan laporan ini di harapkan dapat membantu kita dalam

memulai beraktifitas di gudang farmasi.

B. Tujuan Pengantar Praktik Kerja Lapangan

Melalui kegiatan praktik kerja lapangan di UPT gudang farmasi kab.banjar,

mahasiswa di harapkan mampu :

1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi gudang farmasi di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

2. Mengetahui cara perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

distribusi, dan pemusnahan obat kada luarsa di UPT gudang farmasi kab.

Banjar

3. Melakukan monitoring terhadap waktu kada luarsa obat di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

C. Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan

1. Dapat megetahui tugas pokok dan fungsi gudang farmasi di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

2. Dapat mengetahui cara perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, distribusi, dan pemusnahan obat kadaluarsa di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

3. Ikut serta melakukan kegiatan kefarmasian diupt. Gudang farmasi kab.

Banjar sekaligus mendapat pelajaran berharga mengenai pengelolaan obat

di lapangan secara profesional

4. Dapat melakukan monitoring terhadap waktu kada luarsa obat di UPT

gudang farmasi kab. Banjar

Mampu membangun komunikasi yang baik dengan pihak dari UPT. Gudang

Farmasi kab. Banjar agar memeperoleh ilmu yang bermanfaat mengenai

pengelolaan gudang farmasi

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Gudang Farmasi

Instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan merupakan unit

pelaksanaan teknis dinas kesehatan yang bertanggung jawab kepada kepala

daerah melalui dinas kesehatan, mempunyai tugas menerima, meyimpan,

memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan,

perbekalan dan perlengkapan kesehatan dan pelaksanaan urusan

ketatausahaan.

1. Tugas gudang farmasi

Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut :

a. Gudang farmasi mempunyai tugas mengadakan, menerima,

menyimpan, memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan

obat, alat kesehatan, perbekalan dan perlengkapan kesehatan.

b. Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada point di atas adalah sebagai

berikut :

1) Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar

disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem

“buttom up”

2) Perhitungan rencana keutuhan obat untuk 1 tahun anggaran

disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau

epidimiologi

3) Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa

sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai

dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih

4) Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota mengajukan rencana

kebutuhan obat kepada pemerintah kabupaten/kota , pusat,

provinsi, dan sumber lainnya.

5) Melakukan pelatihan petugas pengelola obat publik dan

perbekalan kesehatan untuk puskesmas

6) Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi

ketersediaan obat public dan perbekalan kesehatan ke pusksmas

7) Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepeda pemerintah

kabupaten/kota

8) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap

pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar

9) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap

jaminan mutu obat yang ada di gudang farmasi

2. Fungsi Gudang Farmasi

Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud tersebut di atas instalasi gudang

farmasi dan perlengkapan kesehatan mempunyai fungsi:

a. Perencanaan koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas di

lingkungan unit

b. Menyimpan dan mendistribusian obat-obatan, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan lainnya pada unit-unit pelayanan kesehatan

c. Pelaksanaan perncatatan dan evaluasi mengenai ketersediaan/

penggunaan obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan

d. Pelaksanaan pembinaan pemeliharaan mutu obat-obatan, alat

kesehatan dan perbekalan kesehatan

e. Pengamatan secara umum terhadap khasiat obat yang ada dalam

persediaan

f. pemberian informasi mengenai pengelolaan obat, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan.

3. Tujuan Gudang Farmasi

Tujuan umum :

Terlaksananya ketersediaan , pemerataan, mutu, dan keterjangkauan

sediaan farmasi dan alat kesehatan secara aman, efektif dan efisien pada

instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan.

Tujuan khusus

Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat yang merata dan teratur

secara tepat jumlah, waktu dan tempat.

a. Terlaksananya pengendalian persediaan obat dan pembekalan

kesehatan

b. Meningkatnya kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.

c. Pengelolaan SDM di UPTD, sehingga efektif dan efisien.

B. Pengelolaan SDM di UPTD

Agar organisasi di Gudang Farmasi berjalan lancar, maka diperlukan tenaga

yang sesuai untuk pengelolaan obat. Tenaga yang dibutuhkan untuk

menjalankan manajemen di Gudang Farmasi adalah : Apoteker, Asisten

Apoteker, Tenaga SMU/Sarjana lainnya. Menurut Depkes (2005), jumlah

tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akan memudahkan

organisasi mencapai tujuan.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di gudang farmasi kabupaten meliputi

perencanaan, pengadaan/ penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan,

pengamanan dan pendistribusiaan persediaan obat dan perbekalan kesehatan

kepada puskesmas di kabupaten Banjar, sarana kesehatan dan pihak lainnya.

1. Perencanaan

Tujuan dari perencanaan adalah agar terjadi kesinambungan antara

permintaan dan ditribusi , sehingga distribusi obat berjalan lancar dari

pihak gudang farmasi ke pihak yang membutuhkan serta menghindari

terjadinya stock out (kekosongan) obat.

Metode yang digunakan dalam melakukan perencanaan adalah :

a. Metode Morbiditas/Epidimiologi

Metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu

daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat.

b. Metode Konsumsi

Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan

pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan

koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelum nya.

c. Metode Campuran

Metode yang merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode

epidimiologi.

2. Pengadaan dan Penerimaan

Tujuan dari pengadaan adalah memperoleh obat yang di butuhkan dengan

harga layak,mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses

berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan.

Pengadaan dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan di setujui,melalui :

a. Pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang farmasi)

b. Pembelian secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar

farmasi (PBF)/rekanan

c. Sumbangan/droping/hibah

Penerimaan barang merupakan bagian penting dalam proses

pengelolaan obat. Obat atau perbekalan kesehatan yang di terima

haruslah memenuhi ketentuan diantaranya adalah tepat jenis, tepat

jumlah dan waktu kadaluarsa obat dan perbekalan kesehatan yang

diterima dicatat dengan mempergunakan formulir penerimaan obat

dan perbekalan kesehatan.

Beberapa ketentuan yang harus di laksanakan berkenaan dengan

prosedur penerimaan obat dan perbekalan kesehatan yaitu :

1) Dasar

a) Surat order pembelian atau kontrak

b) Faktur pengantar

2) Proses

a) Cek keabsahan dukumen

b) Cek keabsahan barang

c) Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian

obat) dan faktur pengantar

d) Cek kualitas barang

e) Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP ( surat

order/pembelian obat) dan faktur pengantar

f) Cila semua sesuai , buat BA (berita acara) penerimaan

g) Buat laporan penerimaan

h) Catat pada buku masuk

i) Catat pada kolom gudang dan kolom kurang

j) Lanjut dengan proses penyimpanan

Dalam hal ini penerimaan barang hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

a. Sumber barang

obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK),

APBD (DAU), ASKES, program-program dinas kesehatan, bantuan

kemanusiaan (jika terjadi bencana alam)

b. Kondisi barang

c. Tanggal kadaluarsa (Expired Date)

d. Jumlah barang

3. Penyimpanan dan Pemeliharaan

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi dan perlengkapan

kesehatan menurut persyaratan yang di tetapkan yaitu dibedakan menurut

bentuk sediaan dan jenisnya, suhunya, kestabilannya, mudah tidaknya

meledak/terbakar, Tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem

informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai

kebutuhan.di gudang farmasi, obat juga di simpan sesuai sumber anggaran

obat atau perbekalan kesehatan tersebut.sediaan narkotik dan psikotropik

di simpan pada lemari khusus.

Penyimpanan harus dapat menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk

sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun kimia yang

dapat mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan.macam-macam

sistem penataan obat:

a. First Expired First Out (FEFO)

Yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di

letakkan di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa

kemudian.

b. First In First Out (FIFO)

Yaitu obat yang datang kemudian di letakkan di belakang obat yang

terdahulu.

Pengelolaan penyimpanan obat dilakukan sedemikian rupa sehingga :

a. Kualitas obat dalam perbekalan kesehatan dapat di pertahankan.

b. Obat dan perbekalan kesehatan terhindar dari kerusakan fisik.

c. Pencarian obat dan kesehatan mudah dan cepat.

d. Obat dan perbekalan kesehatan aman dari pencurian.

e. Mempermudahkan pengawasan stock obat dan perbekalan kesehatan.

Obat dan perbekalan kesehatan yang disimpan perlu dilengkapi dengan

kartu stock. Informasi yang tertera antara lain : tanggal obat atau

perbekalan kesehatan, jumlah, expired date, nomor batch, dan paraf

petugas. Kartu stock berfungsi sebagai alat pantau dari obat dan

perbekalan kesehatan yang di simpan.

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada didalam

gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar

siap untuk di guanakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian

dalam rangka menghemat anggaran.

4. Pendistribusian

Merupakan kegiatan mendistribusikan obat dan perlengkapan kesehatan

kepada pihak-pihak terkait seperti puskesmas dan pelayanan kesehatan

lainya.

5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota :

Pencatatan obat adalah proses kegiatan membuat catatan secara tertib

dalam rangka melakukan penata usahaan obat-obatan, baik yang di terima,

disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di puskesmas (Depkes

2005). Ketepatan dan kebenaran pencatatan dan laporan/informasi

merupakan factor yang sangat penting dalam keberhasilan manajemen

logistic obat. Proses perencanaan dilakukan berdasarkan rekapitulasi

pemakaian obat seluruh puskesmas dan data pendukung lainnya seperti

data epididemiologi atau pola penyakit. Dengan demikian ketepatan data

dan informasi pemakaian obat puskesmas sangat mempengaruhi

ketersediaan obat di kabupaten. Berdasarkan fungsinya kegiatan

pencatatan dan pelaporan terbagi atas :

a. pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan

pengadaan obat.

1) Komplikasi pemakaian obat, dibuat berdasarkan data LPLPO

yang dilaporkan oleh masing-masing peskesmas. Hasil kompilasi

digunakan untuk menghitung kebutuhan obat dengan metode

konsumsi.

2) Komplikasi data penyakit, dilakukan dengan bantuan lembat

komplikasi Data Penyakit (LB-1) dari masing-masing

Puskesmas. Data ini digunakan untuk menghitung kebutuhan

obat berdasarkan metode morbiditas.

3) Estimasi kebutuhan obat, dilakukan sebagai bahan penyusunan

rencana pengadaan obat untuk pemakaian tahun yang akan

datang, dapat dilakukan baik dengan metode konsumsi atau

mordibilitas.

4) Pembagian menurut sumber dana, hasil perhitungan kebutuhan

obat yang telah dilakukan dibagi lebih rinci menurut sumber dana

obat.

5) Rekonsiliasi pengadaan obat, menyesuaikan rencana pengadaan

obat dengan alokasi dana obat yang tersedia.

b. Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

persediaan obat

1) Kartu persediaan barang, digunakan untuk mencatat semua

kegiatan mutasi obat di gudang, antara lain mencatat jumlah

penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa. Hasil

pencatatan ini merupakan basis data yang selanjutnya digunakan

sebagai bahan uji silang terhadap stok obat dalam gudang

penyimpanan.

2) Kartu induk persediaan barang, digunakan sebagai duplikasi

kartu stok, juga dapat digunakan untuk komplikasi jenis dan

jumlah obat yang di mutasikan dalam waktu tertentu serta untuk

kompilasi sisa stok akhir dari semua jenis obat yang tersimpan di

gudang. Kartu ini bermanfaat sebagai control bagi kepala gudang

farmasi dan sebagai alat bantu dalam penyusunan laporan,

perencanaan, pengadaan dan distribusi serta pengendalian

persediaan dan pemantauan ketersediaan obat.

3) Kartu realisasi pengadaan obat, digunakan untuk mencatat

realisasi pengadaan tiap jenis obat oleh masing-masing sumber

dana obat.

c. Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

distribusi

1) Penentuan stok optimum obat puskesmas, perumusan stok

optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus

distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan

mengenai stok pengaman (DepKes,2002)

2) Perhitungan tingkat kecukupan obat, dapat dilakukan dengan

menghitung sisa stok obat di GFK dibagi dengan total kebutuhan

stok optimum obat di puskesmas. Pencatatan stok obat

dikabupaten merupakan penata-usahaan obat yang dilakukan oleh

pengelola obat kabupaten, dalam hal ini adalah gudang farmasi.

Pencatatan obat dilakukan terhadap :

a) Penerimaan obat yang berasal dari berbagai sumber anggaran

pengadaan obat, baik dari APBD I, APBD II dan JKN,

Program dan lain-lain.

b) Pencatatan nama obat, jenis obat, masa kada luarsa obat.

c) Pencatatan harga obat, sesuai dengan SK menkes.

d) Penyimpanan di gudang farmasi.

e) Penyerahan/distribusi obat kepada puskesmas atas

permintaan yang diajukan melalui LPLPO

f) Perencanaan kebutuhan obat kabupaten.

Pelaporan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota :

Dinas kesehatan membuat laporan bulanan yang dinamakan laporan

bulanan yang dibuat oleh gudang farmasi. Pelaporan laporan bulanan

jadwalkan paling lambat tanggal 10 setiap bulan pelaporan. Untuk

pelaporan obat kedinas kesehatan propinsi dilakukan setiap tiga bulan

sekali (triwulan).

a. Laporan Mutasi

Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi yang

dilakukan pertriwulan yang berisi jumlah penerimaan, pengeluaran

dan sisa stok yang ada di GFK, kecuali narkotika dan psikotropika

yang dilaporkan setiap bulan. Kegunaan laporan ini adalah

mengetahui jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran obat

pertriwulan , mengetahui sisa stok obat pertriwulan dan sebagai

pertanggung jawaban bagi kepala GFK dan bendaharawan barang.

b. Laporan kegiatan distribusi

Laporan distribusi berfungsi sebagai laporan puskesmas atau mutasi

obat dan /kunjungan resep pertahun. Informasi yang didapat antara

lain jumlah obat yang tersedia/stok akhir. Jumlah kunjungan resep.

Manfaat laporan ini adalah mengetahui jumlah persediaan obat di

setiap unit pelayanan kesehatan, mengetahui perbandingan sisa stok

dengan pemakaian perbulan dan perbandingan jumlah persediaan

dengan jumlah pemakaian per bulan.

c. Laporan supervisi puskesmas

Laporan ini disampaikan pertriwulan kepada kepala dinas kesehatan

kabupaten/Kota dengan tembusan bupati, yang berisi rencana dan

realisasi triwulan kegiatan supervise ke puskesmas, administrasi

persediaan obat di puskesmas, pelayanan obat di puskesmas dan pola

peresepan serta informasi obat.

d. Laporan pencatatan persediaan akhir tahun anggaran

Laporan ini merupakan laporan pertanggung jawaban kepala gudang

farmasi kabupaten/kota yang berisi semua aspek yang berkaitan

dengan manajemen logistic obat dalam satu tahun. Laporan dibuat

setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan

pengeluaran selama satu tahun anggaran dan persediaan pada akhir

tahun anggaran yang bersangkutan. Kegunaan laporan ini adalah

mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama satu

tahun anggaran, mengetahui sisa persediaan obat pada khir tahun

anggaran dan sebagai bahan pertanggung jawaban kepala GFK dan

bendaharawan barang.

e. Laporan pengelolaan obat tahunan

Fungsi laporan ini adalah dapat mengukur tingkat kinerja pengelolaan

obat di kabupaten selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus

dilakukan antara lain mempersiapkan pencacahan obat per 31

Desember di tingkat puskesmas, menyusun daftar obat yang diterima

pada tahun berjalan yang berasal dari bebagai sumber anggaran,

mengevaluasi LPLPO/LB2 untuk mendapatkan informasi mengenai

pemakaian rata-rata tiap jenis obat dan jumlah kunjungan resep.

f. Laporan pemakaian dan lembar permintaan Obat (LPLPO)

LPLPO adalah laporan pemakaian dan lembar permintaan obat yang

disampaikan oleh puskesmas atau unit pelayanan kesehatan kepada

unit pengelola obat di kabupaten/kota. Formulir ini digunakan untuk

permintaan dan pemakaian obat.

Kegunaan LPLPO antara lain :

1) Sebagai bukti pengeluaran obat di GFK

2) Sebagai bukti penerimaan obat di puskesmas

3) Sebagai surat pesanan obat dari puskesmas kepada dinas

kesehatan dan GFK

4) Sebagai bukti penggunaan obat di puskesmas

6. Penghapusan

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi

dalam rangka pembebasan barang milik/ kekayaan Negara dari tanguung

jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan

penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :

a) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas

terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah

ditetapkan untuk dihapuskan/ di musnahkan sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

b) Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan

pemeliharaan,penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak

layak untuk dipelihara.

c) Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan.

Kegiatan penghapusan sediaan farmasi :

a) Membuat daftar sediaan farmasi / obat-obatan yang akan di hapuskan

beserta alasan-alasannya

b) Pisahkan sediaan farmasi / obat—obatan yang kadaluarsa/ rusak pada

tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan

c) Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya

d) Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-obatan

yang dihapuskan

e) Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan

melalui surat keputusan Bupati/Walikota

f) Membuat berita acara hasil pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan

oleh panitia pemeriksaan dan penghapusan sediaan farmasi / obat-

obatan

g) Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang / pemilik obat

h) Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang

berwenang

BAB III

TINJAUAN UMUM UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN BANJAR

A. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

1. Sejarah UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

UPT gudang farmasi kabupaten banjar berlokasi di Jalan H. M.

Cokrokusumo GG. Kasturi No.31 Telp. (0511) 4773771 Banjarbaru kode

pos. 70714. Persiapan UPT gudang farmasi kabupaten banjar sebagai unit

pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten Banjar yang ditetapkan

berdasarkan keputusan bupati Banjar No. 38 tahun 2008 tanggal 1

Desember 2008 tentang pembentukan, organisasi dan tata kerja UPT

gudang farmasi kabupaten Banjar yang merupakan tempat penerimaan,

pemeliharaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat-obatan dan

perbekalan kesehatan lainnya untuk mendukung pelayanan kesehatan

dasar dan program pada unit pelayanan kesehatan di lingkungan dinas

kesehatan kabupaten Banjar.

2. Profil Umum

a. Nama Institusi : UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

b. Status Organisasi : UPT. Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar

3. Wilayah Pendistribusian Obat-obatan dan Alat Kesehatan ke Puskesmas

Kabupaten Banjar.

a. Luas Wilayah : 4668,50 Km2

b. Jumlah Desa : 290 buah

c. Jumlah Kecamatan : 19 buah

d. Jumlah Pustu : 70 buah

e. Jumlah Polindes : 201 buah

f. Jumlah Puskesmas : 23 buah

4. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Kepala UPT

Arief Rachman, S.Si., Apt., M.Mkes

NIP. 19810512005011012

Ka Subbag TU

Kun Auliansyah Noor, MMKes

NIP. 197410031995021001

Bendahara Operasional

Jaini

NIP. 197312082006041007

Umum & Perlengkapan

Parman

NIP. 196105061981031005

Kebersihan

Fahri

NIP. 198510042012121001

Kepegawaian

Willy Yanti

NIP. 197705042012122003

Staf Komputer

Keamanan

Darlan

NIP. 197305052012121002

Kelompok Jabatan

Fungsional

Perencanaan

Koordinator

Achmad Sarbini, S.Si., Apt

NIP. 197707122005011012

Penyimpanan

Koordinator

Endria Dharmiantie S.

NIP. 197908252005012009

Pendistribusian

Koordinator

Wiwin Widyastuti

NIP. 197909232006042025

Pencatatan & Pelaporan

Koordinator

Erni Rusna Yulida

NIP. 196712201990032003

Monitoring & Evaluasi

Koordinator

Apiatul Husna

NIP. 197304121994032004

Anggota Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

5. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

a. Visi :

Menjadikan pusat penyimpanan, distribusi obat dan perbekalan

kesehatan yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk

menunjang pelayanan kesehatan yang bemutu di kabupaten banjar.

b. Misi :

1) Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kreteria khasiat dan

keamanan obat.

2) Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah

dan jenis secara kontinyu.

3) Meningkatkan profesionalisme dalam penyimpanan obat dan

distribusi obat dan alat kesehatan.

4) Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan Alat

Kesehatan.

6. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, UPT

Instalasi Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian

kegiatan teknis operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas

Kesehatan dibidang pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan.

Tugas dari tiap bagian yaitu :

a. Bagian penerimaan, yang bertugas :

1) Melakukan penerimaan barang-barang farmasi dari berbagai

sumber.

2) Mencatat no batch, tanggal expayed date obat.

3) Mengadakan pengecekan terhadap mutu obat.

4) Menghitung jumlah sesuai dengan surat pengiriman.

5) Melaksanakan pencatatan dalam buku penerimaan.

6) Melaksanakan pencatatan obat kedalam kartu stock obat.

b. Bagian penyimpanan, yang bertugas :

1) Melakukan penyimpanan barang-barang farmasi yang berasal

dari berbagai sumber yang telah di terima oleh bagian

penerimaan.

2) Melakukan penyusunan obat berdasarkan alphabet sesuai dengan

jenis obat.

3) Melakukan pencatatan penerimaan obat ke dalam kartu stock

barang.

4) Melakukan penyimpanan dan penyusunan barang farmasi dari

berbagai sumber sesuai dengan system penyimpanan FEFO dan

FIFO.

5) Melakukan penyimpanan sesuai dengan suhu yang telah

ditentukan.

6) Melaksanakan stock opname setiap bulan.

7) Melaporkan obat ED dan rusak kepada kepala instalasi farmasi

setiap setelah melakukan opname.

c. Bagian pendistribusian, yang bertugas :

1) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang

farmasi dari puskesmas melalui LPLPO yang dikirim oleh

puskesmas sesuai dengan jadwal permintaan obat yang telah

ditentukan.

2) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang

farmasi dari program berdasarkan SPMB dari kepala dinas

kesehatan kabupaten.

3) Melakukan pencatatan pendistribusian barang farmasi kedalam

kartu barang dan kartu induk obat.

4) Melakukan pendistribusian barang farmasi sesuai FEFO dan

FIFO.

UPT Gudang Farmasi kabupaten banjar melakukan pendistribusian

obat pada 23 puskesmas setiap satu bulan sekali yaitu puskesmas

Dalam Pagar, Sungai Rangas, Sungai Tabuk, Kertak Hanyar, Gambut,

Astambul, Bawahan Selan, Matapura, Pesayangan an Pengaron. Ada

pula beberapa puskesmas yang didistribusikan setiap dua bulan sekali

di awal bulan yaitu puskesmas Lok Baintan, Tatah Pemangkih Laut,

Sungai Lulut, Karang Intan, Sungai Alang, Aranio, Paramasan,

Sungkai, Sambung Makmur, Simpang Empat, Sungai Pinang, Aluh-

Aluh dan Jambu Burung.

7. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, dalam

menyelenggarakan tugas pokok UPT Instalasi Farmasi menyelenggarakan

fungsi :

a. Penyiapan bahan perencanaan dan program kerja teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan

b. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan

c. Pencatatan dan evaluasi

d. Pengamatan mutu dan khasiat obat dan perbekalan kesehatan secara

umum

e. Pelaporan persediaan dan penggunaan obat

f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dan kerjasama teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dengan unit-unit kerja

terkait

g. Penyelenggaraan ketatausahaan UPT Instalasi Farmasi

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya.

8. Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Banjar

a. Tujuan Umum :

Terpenuhinya obat yang berkualitas dan terjaminnya pelayanan

pengobatan bagi semua lapisan masyarakat dengan prosedur distribusi

yang efektif dan efisien.

b. Tujuan khusus :

1) Terlaksanannya penyimpanan dan pendistribusian obat yang

merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat.

2) Terlaksanannya pengendalian persediaan obat dan perbekalan

kesehatan dikabupaten banjar.

3) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenanga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.

4) Pemberdayaan SDM yang ada, sehingga efektif dan efisien.

B. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

UPT gudang farmasi kabupaten Banjar berdasarkan peraturan bupati banjar

no.36 tahun 2008 memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :

1. Kepala UPT gudang farmasi

Tugasnya : mengikuti dan memenuhi petunjuk-petunjuk kepala dinas

kesehatan kabupaten banjar sesuai dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku dan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan

semua unsur dilingkungan gudang farmasi dan memberikan bimbingan

serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

2. Sub bagian tata usaha

Tugasnya : melaksanakan urusan tata usaha, keungan dan kepegawaian.

3. Kelompok jabatan fungsional

Tugasnya :

a. melaksanakan sebagian tugas unit kerja sesuai dengan keahlian dan

kebutuhan.

b. Sebagaimana pda ayat 1 dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional

senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah dan tanggung

jawab kepada kepala unit pelaksanaan teknis sesuai dengan ketentuan

peraturan peraturan yang berlaku.

UPT gudang Farmasi kabupaten Banjar memiliki sumber daya manusia secara

keseluruhan sebanyak 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT;

1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang

diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian, umum &

perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional

yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan

& pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam membantu

kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Banjar.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

1. Perencanaan

Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun

oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom up” dengan

metode yang digunakan adalah metode campuran. Metode campuran

merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi

dimana metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat

berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan

penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun

sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah metode perencanaan yang

di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering

muncul di masyarakat.

2. Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan

a. Penerimaan obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) Setelah obat dan

alat kesehatan diterima oleh tim penerima barang dan dilakukan

pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat, mutu,

kemasan dan lama ED, oleh Tim pemeriksa barang Dinas Kesehatan

Kabupaten Banjar kemudian diserah terimakan ke Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar.

b. Bagian pencatatan dan evaluasi Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat,

mutu, kemasan dan lama ED sesuai berita acara serah terima barang,

kemudian dicatat oleh bagian penyimpanan dan penyaluran GFK

Banjar, selanjutnya disimpan menurut bentuk dan item, dicatat dalam

kartu stock.

c. Setiap akhir tahun Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar selalu

melakukan uji kelayakan dan mutu obat dengan mengirimkan

beberapa sampel obat pada BBPOM Banjarmasin, untuk keamanan

dan sebagai bahan evaluasi untuk mengadakan obat tahun berikutnya.

d. Penerimaan sumber lain seperti Buffer Provinsi (buffer stock) setiap

Kabupaten / Kota merencanakan kebutuhan obat dan alkes apa saja

yang dimasukkan dalam pengadaan obat buffer, sesuai permintaan

Dinkes Prov Kal-Sel melalui Instalasi Gudang Farmasi Prov Kal-Sel

mendistribusikannya ke GFK Banjar, pada dasarnya sistem

penerimaannya sama dengan obat PKD. Dalam hal emergency bila

terjadi kekosongan beberapa jenis obat di Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan kabupaten yang

selanjutnya Dinas Kesehatan mengirim surat permintaan obat ke

Instalasi Farmasi dan Peralatan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi

sesuai dengan kebutuhan.

e. Penerimaan obat-obatan Program Imunisasi, Gizi dan program

lainnya sebagian masih dilaksanakan di Dinas Kesehatan Kabupaten

Banjar, seperti program KIA dan Gizi, sedangkan untuk obat-obatan

P2PL seperti obat TB paru dll sebagian besar sudah di UPT. Gudang

Farmasi Kabupaten Banjar, ke depan diharapkan terintegrasi langsung

ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar (one gate police) Baik

Administrasi, pencatatan dan pelaporan serta pemeliharaan dan

pendistribusian.

3. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat

a. Penyimpanan sumber penerimaan seperti (PKD, Buffer Prov., Askes

dan Program) dan dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya

seperti tablet, salep, syrup, ampul dan vial, dan seterusnya. Untuk obat

tertentu dikelompokkan berdasarkan fungsinya seperti obat gigi,

psikotropik serta infus disimpan diruang terpisah.

b. Untuk menjaga kelembaban dan gangguan rayap, tikus dan jenis

serangga maka untuk penyangga menggunakan palet dengan ukuran

T : 20 cm, P : 100 cm, L : 100 cm.

c. Suhu/Temperatur, menghindari terjadinya percepatan kerusakan

akibat panas. Obat-obatan disimpan pada (25°C) serta sebaiknya tidak

melebihi (30°C) atau kurang (15°C), ada 3 jenis suhu yang disarankan

untuk penyimpanan pada suhu ruangan (15-30°C), disimpan sejuk (8-

15°C) & disimpan dingin (2-8°C).

d. Cahaya, obat-obatan atau alat kesehatan yang dapat merusak sediaan

atau sensitif terhadap pencahayaan khususnya sinar matahari, oleh

karena itu apabila mendapatkan obat yang diberikan dalam wadah

gelap, jangan dipindahkan obat tersebut ke tempat lain yang intensitas

pencahayaan tinggi atau transparan terhadap sinar matahari.

e. Untuk melindungi produk obat dari kondisi kelembaban tinggi,

biasanya dipilih wadah yang terbuat dari kaca atau plastic biasanya

sediaan obat dentis atau obat yang sejenisn.

f. Sistem penyimpanan pada UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

menggunakan konsep First expired first out (FEFO) yaitu obat dan

alat kesehatan dilihat dari masa kadaluarsanya walaupun datang lebih

dulu / terakhir tapi tanggal kadaluarsanya (expired date) dekat maka

dikeluarkan terlebih dahulu dan First in first out (FIFO) artinya obat

dan alat kesehatan yang datang lebih dulu dikeluarkan lebih dahulu.

4. Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan

a. Puskesmas melalui pengelola obat menyerahkan laporan dan Lembar

Permintaan Lembar Pemakaian Obat (LPLPO) ke Dinas Kesehatan

Kabupaten dan Gudang Farmasi Kabupaten Banjar, untuk dilakukan

pengecekan.

b. Oleh bagian pencatatan dan evaluasi, laporan LPLPO dilihat

pemakaian obat, sisa stock optimum persediaan obat dan permintaan

kemudian dari bagian pencatatan evaluasi GFK memberikan obat

sesuai dengan ketentuan permintaan dan pemberian obat yang ada

kecuali keadaan tertentu seperti bencana alam atau KLB di puskesmas

permintaan dan pemberian melalui persetujuan Dinas Kesehatan dan

ditetukan kemudian.

c. Dari bagian pencatatan dan evaluasi kemudian diserahkan ke bagian

penyimpanan dan penyaluran untuk menyiapkan pengepakan sesuai

jumlah permitaan obat dari puskesmas. Oleh bagian penyimpanan dan

penyaluran dilakukan repaking obat perpuskesmas, dibuatkan berita

acara serah terima barang, selanjutnya dicatat di buku agenda obat

keluar / kartu stock dan kemudian dikirim sesuai jadwal yang sudah

ditentukan.

d. Untuk kegiatan sosial atau kemasyarakatan dan lainnya untuk

permohonan mengajukan proposal ke Dinas Kesehatan untuk

disetujui setelah disetujui maka Dinas Kesehatan mengeluarkan Surat

Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) yang selanjutnya dibawa

pemohon ke Gudang Farmasi kebagian pencatatan dan penyaluran

untuk dikoreksi / diverifikasi lagi apakah obat-obatan tersebut ada

atau masih mencukupi ketersediaan untuk 18 bulan ke depan, setelah

telaah kiranya memungkinkan kemudian disetujui oleh GFK dan

dibuatkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).

5. Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan

Sistem informasi ketersediaan dan pemakaian obat di Gudang Farmasi

setelah rekapitulasi pemakaian obat dan alat kesehatan dalam bentuk

laporan bulanan, triwulan dan laporan tahunan dikirim ke Dinas Kesehatan

Kabupaten Banjar dan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan

Selatan dan untuk laporan obat tertentu seperti psikotropika laporannya

juga dikirim ke Balai Besar POM Banjarmasin.

Pelaporan dinamika logistik obat dan alat kesehatan dilakukan setiap 1

bulan sekali yang meliputi PKD, buffer stock, obat program, psikotropika,

narkotika, obat gigi, infus, reagen, dan alkes. Dan dilaporkan berdasarkan

tahun pengadaan yang akan direkap setiap 1 tahun sekali sebagai data

perencanaan tahun berikutnya.

6. Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan

Kegiatan pendistribusian obat dan perbekalan alat kesehatan setiap bulan

atau dua bulan sekali ke puskesmas, obat dan perbekalan kesehatan

kesehatan diberikan atau didistribusikan setelah puskesmas menyerahkan

Lembar Permintaan dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dua rangkap,

satu untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar dan satu diserahkan ke

UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.

a. Pendistribusian obat dibuat selama 1 tahun dengan periode

pengiriman dengan jadwal setiap 1 dan 2 bulan, Gudang Farmasi

membuat jadwal distribusi obat sesuai dengan waktu yang sudah

direncanakan/ dijadwalkan untuk masing-masing puskesmas selama

satu tahun. Adapun jumlah puskesmas di wilayah kerja sebanyak 23

puskesmas.

b. Apabila tanggal dinyatakan sebagai hari libur atau libur nasional,

maka jadwal distribusi diundur ke hari berikutnya, demikian juga

puskesmas yang lain mundur dari jadwal tetapnya tiap bulan.

c. Sesuai kesepakatan bersama, setiap obat dan alkes yang

didistribusikan, apabila ada komplen berkaitan dengan jumlah

(kurang / lebih) langsung dilaporkan baik melalui telpon / sms, atau

datang langsung, tidak lebih dari 1 minggu setelah obat

didistribusikan. Lebih dari itu sudah dianggap lengkap sesuai berita

acara serah terima barang.

d. Sesuai kesepakatan bersama, obat dan alkes masa kadaluarsa kurang

dari 3 bulan (kecuali vaksin dan serum) maka GFK tidak akan

mendistribusikannya ke puskesmas, dan bila terjadi, pihak puskesmas

berhak untuk melakukan penolakan, terkecuali dalam hal-hal tertentu

da nada kesepakatan.

e. Kekosongan obat di puskesmas, diatasi dengan cara puskesmas

meminta tambahan obat atau bon obat seperti yang telah disebutkan

di atas melalui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) dari

Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.

f. Untuk Puskesmas Pembantu (Pustu) dan Puskesdes, obat

didistribusikan oleh Gudang Farmasi ke Puskesmas Induk, kemudian

Puskesmas Induk mendistribusikan lagi dengan menggunakan format

LPLPO Sub Unit.

7. Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa

Pemusnahan obat-obatan kadaluarsa telah diatur oleh Peraturan

Pemerintah Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1998, tentang

Pengamanan sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, pada Bab X

Pemusnahan, Pasal 44 – 48. Pemusnahan obat merupakan kegiatan

penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa,

rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar.

Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat

dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan

kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan manfaat,

selain itu pemusnahan juga bertujuan untuk menghindari pembiayaan

seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau

perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

Kadang-kadang obat yang kadaluarsa sudah mengalami penguraian,

dimana salah satu hasil uraiannya dapat saja membahayakan kesehatan dan

jiwa manusia yang mengkonsumsinya.

Pemusnahan obat berujuan untuk menghindari besarnya pembiayaan yang

dibebankan kepada Negara akibat adanya pemeliharaan, penyimpanan dan

penjagaan barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara oleh Negara

selain itu juga menghindari penyalahgunaan dari obat yang sudah tidak

layak untuk dipergunakan.

Terdapatnya obat dan alkes kadaluarsa pada UPT. Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar maupun pengembalian dari 23 Puskesmas seKabupaten

Banjar merupakan suatu masalah yang tidak bisa dihindari dari suatu

pengelolaan obat. Hal ini dikarenakan diantaranya adalah obat mempunyai

masa kadaluarsa yang tidak bisa dihindari, disamping itu juga lebih

disebabkan karena perubahan pola penyakit dan konsumsi obat, serta dari

tahun ke tahun hanyalah merupakan prediksi yang didapat dari tahun-

tahun sebelumnya.

Semakin menumpuknya obat dan alkes yang telah memasuki masa

kadaluarsanya di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dari tahun ke

tahun mengharuskan untuk dilakukannya pemusnahan obat dan alkes

karena semakin mengurangi luas dari lokasi penyimpanan yang tersedia

dan juga untuk menghindari terpaparnya debu obat yang rusak atau zat

berbahaya lainnya yang dapat mempengaruhi terhadap kesehatan,

khususnya petugas-petugas yang ada di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar. Sistem pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa sebagai

berikut :

a. Pihak puskesmas membuat berita acara pengembalian obat kadaluarsa

/ rusak, dilampiri daftar obat dan alkes kadaluarsa / rusak, yang

ditandatangani oleh pengelola obat dan Kepala Puskesmas. Oleh

Gudang Farmasi, dilakukan pengecekan kemudian dicatat ke dalam

buku obat kadaluarsa (ED) sesuai berita acara dan daftar obat ED yang

dikirimkan dan disimpan di ruang isolasi penyimpanan obat ED

Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.

b. Oleh GFK Banjar, obat dan alkes ED yang sudah terkumpul dan dari

pengembalian 23 Puskesmas dibuatkan daftar obat dan alkes

dimaksud antara lain sumber obat (APBD, program, buffer prov.),

tahun pengadaan, jenis, tanggal ED, nilai asset (Rp) dll, selanjutnya

diusulkan ke Dinkes Kabupaten Banjar untuk dilakukan pemusnahan.

c. Kemudian dibentuk tim penilai yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten Banjar untuk menilai obat dan perbekalan

kesehatan kadaluarsa / rusak tersebut layak atau tidak untuk

dimunahkan.

d. Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul

ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan.

g. Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim

pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk sekanjutnya

dilakukan pemusnahan terhadap obat dan perbekalan kesehatan.

BAB IV

KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen SDM

Sumber daya manusia (SDM) di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

terdiri dari 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT; 1 orang

sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang

diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian, umum &

perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional

yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan

& pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam membantu

kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Banjar. Masing-masing SDM

memiliki tugasnya masing-masing, tetapi dalam pelaksanaan di lapangan

seluruhnya saling membantu satu sama lain.

Dalam pelaksanaan pengelolaan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

selalu berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar untuk

memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan yang berkualitas di UPT Gudang

Farmasi Kabupaten Banjar disamping pendidikan formal, petugas gudang

farmasi juga diikutkan pelatihan-pelatihan, khususnya masalah kefarmasian

baik yang diadakan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar atau Dinas Kesehatan

Provinsi Kalimantan Selatan.

B. Manajemen Perbekalan Farmasi

1. Perencanaan Obat

Perencanaan obat merupakan hal yang penting karena perencanaan obat

sangat mempengaruhi ketersediaan obat di UPT Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar. Dengan perencanaan obat yang tepat dapat mencegah

tejadinya kekurangan obat, kekosongan obat maupun kelebihan obat di

UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.

Perencanaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dilakukan

setiap 1 tahun sekali dengan metode kombinasi yaitu merupakan gabungan

dari metode konsumsi dan metode epidemiologi dimana metode konsumsi

adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil

obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada

penggunaan obat tahun sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah

metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu

daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat.

Perencanaan dilakukan secara sistem “bottom up” yaitu yang bertindak

sebagai user adalah puskesmas yang melakukan perencanaan. Setiap

perencanaan yang dilakukan oleh puskesmas direkap dan analisis di Dinas

Kesehatan sehingga terbentuk perencanaan obat terpadu tingkat

kabupaten.

2. Pengadaan Obat

Pengadaan obat merupakan proses untuk penyediaan obat yang

dibutuhkan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar. Tujuan pengadaan

obat yaitu agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup

sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada

saat diperlukan.

Pengadaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengacu

sesuai dengan aturan yang telah diatur dengan pemerintah berdasarkan

barang dan jasa.

3. Penerimaan Obat

Barang datang dicocokkan dengan faktur dan kontrak pengadaan yaitu di

check nama obat, jenis obat, jumlah obat, kondisi fisik, kuantitas, kualitas,

expired date, nomor batch dan nama penyedia (distributor). Setelah semua

selesai faktur dan surat kirim barang di tanda tangani kemudian faktur

direkap untuk diarsipkan dan dicatat di buku penerimaan.

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat obat, yang

dinilai aman dari pencurian serta gangguan yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat yaitu, memelihara mutu obat, menghindari

penggunaan yang tidak bertanggug jawab, menjaga kelangsungan

persediaan dan mempermudah pencarian dan pengawasan. Penyimpanan

obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dilakukan dengan cara

yaitu :

a. Setelah di karantina obat dicheck lagi seperti pada penerimaan barang,

kemudian obat didistribusikan ketempat penyimpanan sesuai

golongan obat.

b. Berdasarkan sumber dana yaitu dari APBD, Provinsi dan program,

berdasarkan tahun pengadaan, berdasarkan bentuk sediaan misalnya

seperti sediaan tablet, sirup, alkes, reagen. Berdasarkan suhu seperti

sediaan tablet dan sirup disimpan di suhu ruangan, vaksin dan suppo

disimpan di suhu dingin yaitu dalam cool chain.

c. Metode penyimpanan yang digunakan yaitu menggunakan sistem

First Expired First Out (FEFO) yaitu obat atau alkes yang lebih dahulu

mendekati tanggal expired date maka akan dikeluarkan terlebih

dahulu, sistem First In First Out (FIFO) yaitu obat atau alkes yang

pertama kali datang maka itu yang pertama kali dikeluarkan dan

sistem Last In First Out (LIFO) yaitu obat atau alkes yang terakhir kali

datang maka itu yang pertama kali dikeluarkan.

d. Pada ruang distribusi obat disusun berdasarkan alfabet.

5. Distribusi

Distribusi adalah satu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan

pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin dari gudang obat secara

merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan

kesehatan. Tujuan dari distribusi yaitu :

a. Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga

dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

b. Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit

pelayanan kesehatan.

c. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan

pelayanan dan program kesehatan.

Distribusi obat yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

yaitu kepada 23 puskesmas yang berada di wilayah Kabupaten Banjar.

Distribusi obat ke puskesmas di bagi menjadi 2, yaitu :

a. Permintaan obat terjadwal

Pendistribusian obat terjadwal yaitu dilakukan setiap bulannya dengan

menggunakan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan

Obat). Sebelum dilakukan distribusi obat, puskesmas harus

mengirimkan LPLPO di awal bulan atau paling lambat 2 hari sebelum

jadwal distribusi. LPLPO yang masuk dianalisis seperti dicheck

jumlah permintaan, stock optimum, stock sisa dan jumlah

ketersediaan obat yang ada di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar. Setelah LPLPO selesai di analisis maka obat disiapkan di

ruang distribusi dan dicheck sesuai dengan nama barang, jumlah,

expired date, nama puskesmas tujuan, dipacking dan diberi penandaan

agar tidak tertukar dengan puskesmas lain. Obat dan alkes siap

didistribusikan ke puskesmas sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

b. Permintaan obat yang tidak terjadwal

Biasanya permintaan obat yang tidak terjadwal dari puskesmas

disebabkan oleh adanya KLB (Kejadian Luar Biasa), ataupun stock

obat di puskesmas habis sebelum waktu meminta obat. Untuk

pendistribusian atau permintaan obat seperti ini, maka puskesmas

yang datang ke UPT Gudang Farmasi untuk meminta obat yang

diperlukan dengan mencantumkan surat permohonan bon obat

6. Pencatatan dan Pelaporan

Tujuan dari pencatatan adalah untuk memonitoring obat (pemasukan dan

pengeluaran obat) sehingga dapat digunakan untuk menganalisis

kebutuhan serta pemasukan dan pengeluaran dapat dipertanggung

jawabkan.

Tujuan pelaporan adalah untuk melaporkan seluruh aktivitas atau kegiatan

di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mulai dari pendistribusian

obat hingga pencacatan sisa stock obat.

Pencatatan dan pelaporan obat di UPT gudang farmasi kabupaten banjar

di lakukan berdasarkan indikator pencatatan yaitu :

a. Dinamika logistik yang dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten

setiap bulannya.

b. Kartu stock untuk mencatat mutasi / pengeluaran barang

c. Buku penerimaan untuk mencacatat obat yang masuk

d. Buku pengeluaran untuk mencatatat pengeluaran dari LPLPO

e. Buku bon untuk mencatat bon dari puskesmas

f. LPLPO

g. Stock opname

C. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring bertujuan untuk memonitoring kegiatan yang telah dilakukan

apakah sesuai atau tidak dan menindak lanjuti kegiatan yang belum terlaksana

untuk menjadi bahan masukan ke Dinas Kesehatan. Monitoring di UPT

Gudang Farmasi dilakukan 3 bulan sekali untuk memonitoring alur kegiatan

yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi, monitoring ke puskesmas-puskesmas

dilakukan 1 bulan sekali sebagai bimbingan teknis (Bimtek).

Evaluasi bertujuan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam 1 periode (1

tahun) biasanya dilakukan di akhir tahun, dari evaluasi tersebut dituangkan

dalam bentuk laporan tahunan yang disampaikan ke Dinas Kesehatan sebagai

bahan pertimbangan di tahun berikutnya.

Monitoring dan evaluasi yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar meliputi obat Expired Date, obat rusak. Obat yang tidak terserap, obat

habis, stock sisa bermanfaat, stock obat berlebih, SOP yang masih perlu

diperbaiki, masalah suhu ruangan, kegiatan oprasional, sarana prasarana, dan

SDM untuk dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar untuk dijadikan

sebagai bahan masukan dan pertimbangan.

a. Pemusnahan Barang

Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat

dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan

kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan manfaat,

selain itu pemusnahan juga bertujuan untuk menghindari pembiayaan

seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau

perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

Pemusnahan obat dan alkes di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

dilakukan dengan cara :

1) Obat expired date yang ada digudang di karantina.

2) UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengirim surat kepada

puskesmas untuk mengirim obat yang expired date maupun obat rusak

ke gudang.

3) Seluruh obat expired date dari gudang dan Puskesmas dikumpulkan.

4) Dilakukan penilaian oleh tim penilai obat dan perbekalan kesehatann

yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.

5) Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul

ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan.

6) Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim

pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk selanjutnya

dilakukan pemusnahan.

b. Metode Pemusnahan

Pemusnahan obat dan alat kesehatan dilakukan dengan metode

pembakaran dengan menggunakan incenerator dan bekerja sama dengan

Rumah Sakit Ratu Zaleha Martapura. Pemilihan pemusnahan dengan

incenerator karna incinerator dinilai paling efisien dan aman dari cemaran

serta mudah.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah kami melakukan kegiatan Pengantar Praktik Kerja Lapangan (PKL)

selama 1 bulan dari tanggal 2 November 2015 sampai dengan 30 November

2015 di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar, dapat disimpulkan :

1. Managemen Sumber Daya Manusia (SDM) di UPT Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar terdiri dari 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai

kepala UPT; 1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian

tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian,

umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok

jabatan fungsional yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan,

pendistribusian, pencatatan & pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta

3 tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT gudang farmasi

kabupaten Banjar.

2. Managemen perbekalan farmasi di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar, antara lain :

a. Perencanaan

Perencanaan dilakukan dengan metode kombinasi yaitu berdasarkan

pada pendekatan pola konsumsi dan epidemiologi

b. Pengadaan

Pengadaan dilakukan mengacu sesuai dengan aturan yang telah diatur

dengan pemerintah berdasarkan barang dan jasa.

c. Penerimaan

Penerimaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

dilakukan oleh tim penerima dan pemeriksa kemudian obat yang

datang dicocokkan dengan faktur dan kontrak pengadaan yaitu di

check nama obat, jenis obat, jumlah obat, kondisi fisik, kuantitas,

kualitas, expired date, nomor batch dan nama penyedia (distributor).

d. Penyimpanan

Penyimpanan obat disusun berdasarkan golongan obat, sumber dana,

tahun pengadaan, suhu, FEFO, FIFO, LIFO dan alphabet.

e. Pendistribusian

Pendistribusian dilakukan setiap 1 bulan sekali untuk 10 puskesmas

dan setiap 2 bulan sekali untuk 13 puskesmas.

f. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan obat / perbekalan kesehatan di UPT Gudang

Farmasi Kabupaten Banjar di lakukan berdasarkan indikator

pencatatan yaitu, dinamika logistik, kartu stock, buku penerimaan,

buku pengeluaran, buku bon, LPLPO dan stock opname yang

dilakukan 1 bulan sekali.

3. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring di UPT Gudang Farmasi dilakukan 3 bulan sekali untuk

memonitoring alur kegiatan yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi,

monitoring ke puskesmas-puskesmas dilakukan 1 bulan sekali sebagai

bimbingan teknis (Bimtek). Evaluasi dilakukan dalam 1 periode (1 tahun)

biasanya dilakukan di akhir tahun. Monitoring dan evaluasi meliputi obat

expired date, obat rusak, obat yang tidak terserap, obat habis, stock sisa

bermanfaat, stock obat berlebih, SOP yang masih perlu diperbaiki,

masalah suhu ruangan, kegiatan oprasional, sarana prasarana, dan SDM

untuk dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.

a. Pemusnahan Barang

Pemusnahan obat dan alkes di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar dilakukan dengan cara :

1) Obat Ex.Date yang ada di gudang di karantina.

2) UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengirim surat kepada

puskesmas untuk mengirim obat yang expired date maupun obat

rusak ke gudang.

3) Seluruh obat expired date dari gudang dan Puskesmas

dikumpulkan.

4) Dilakukan penilaian oleh tim penilai obat dan perbekalan

kesehatann yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten Banjar.

5) Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di

usul ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan

pemusnahan.

6) Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk

tim pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten

Banjar untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan dilakukan dengan metode pembakaran menggunakan

incenerator yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Ratu Zaleha

Martapura. Pemilihan pemusnahan dengan incenerator karna

incenerator dinilai paling efisien dan aman dari cemaran serta mudah.

B. Saran

Setelah kami melakukan Pengantar Praktek Lapangan Kerja (PKL) di UPT

Gudang farmasi Kabupaten Banjar ada beberapa masukan dari kami yaitu :

1. Peningkatan SDM agar dapat meningkatkan kompetensinya dalam bidang

IT berbasis komputer sehingga dapat memudahkan pekerjaan dan

memaksimalkan pelayanan.

2. Lebih diperhatikan dalam APD (Alat Pelindung Diri) pada saat memasuki

gudang farmasi, seperti penggunan masker dan baju khusus untuk

menghindari debu / kotoran serta dari kontaminasi obat terhadap tubuh.

3. Penambahan penggunaan pendingin ruangan untuk menjaga agar suhu

ruangan penyimpanan obat tetap stabil.

4. Penambahan ruang karantina dengan memodifikasi penggunaan ruang

baguanan agar obat atau alkes yang datang dapat dikarantina diruang

tersendiri.

5. Menjaga kebersihan ruangan agar obat dan alkes tetap bersih, terhindar

dari kotoran terutama debu.

6. Memperbaiki peletakan obat, agar tidak terlalu mepet dengan dinding

karna dapat menyebabkan kurang baiknya sirkulasi udara.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2014. Laporan Tahunan UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar Tahun

2014. Martapura : Dinas Kesehatan

Anonim. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1426/Menkes/S.K/XV.2002 Tentang Pedoman Pengelolaan Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI

Anonim. 2010. Materi Pelatihan Managemen Kefarmasian di Instalasi Farmasi

Kabupaten / Kota. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI

Anonim. 2015. Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015 Tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Instalasi

Farmasi. Martapura : Dinas Kesehatan

Anonim. 2005. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor

1575/MENKES/PER/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Kesehatan RI. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI

LAMPIRAN

Lampiran 1. UPTD Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Lampiran 2. Ruang Penyimpanan

Lampiran 3. Ruang Penyimpanan Infus

Lampiran 4. Ruang Penyimpanan Obat Gigi, Injeksi, Narkotika/Psikotropika, KB

Lampiran 5. Ruang Distribusi

Lampiran 6. Ruang Penyimpanan Vaksin

Lampiran 7. Suhu

Lampiran 8. Penyusunan Obat

Lampiran 9. Pendistribusian Obat

Lampiran 10. Mobil Pendistribusian Obat

Lampiran 11. Penyimpanan Arsip

Lampiran 12. Sarana Prasarana

Lampiran 13. SOP Penerimaan Obat

Lampiran 14. SOP Pendistribusian Obat

Lampiran 15. SOP Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan

Lampiran 16. SOP Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa (ED)

Lampiran 17. SOP Penerimaan Vaksin

Lampiran 18. SOP Pengambilan Vaksin

Lampiran 20. SOP Pengoperasian Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

Lampiran 21. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

Lampiran 22. Daftar Harga Pemberian Obat

Lampiran 23. Berita Acara Serah Terima Barang

Lampiran 24. Permintaan BON Obat

Lampiran 25. Data Pengamatan Suhu Ruangan

Lampiran 26. Kartu Stock