Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Sales Order – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Permintaan Barang Urgent – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Delivery Order Resmi – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Sales Invoice – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Receiving Report – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Kwitansi – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Faktur Pajak – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Invoice Receipt – 1 transaksi
Lampiran Dokumen Bukti Penerimaan Kas
Lampiran Dokumen Purchase Order – by phone / facsimile
Lampiran Dokumen Nota Retur
Lampiran Kuesioner Penjualan pada PT Mulia Knitting Factory Ltd.
Internal Control Questionnaire (ICQ)
PT MULIA KNITTING FACTORY LTD.
No. Pertanyaan Yes No Not
Applicable
1.
2.
3.
PENJUALAN
a) Control Environment
Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas
(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?
Apakah perusahaan mempunyai daftar harga produk
(price list) secara tertulis?
Bila “Ya”, apakah daftar harga tersebut
mencantumkan kode barang untuk tiap jenis produk
yang berbeda?
Apakah perusahaan memiliki prosedur penjualan &
kebijakan secara tertulis mengenai harga jual, syarat
penjualan kredit, dan potongan penjualan?
Bila “Ya”, apakah prosedur & kebijakan yang
berlaku, berbeda-beda untuk tiap customer?
Bila “Tidak”, apakah manajer pemasaran yang
menetapkan semua kebijakan secara informal dalam
transaksi penjualan?
4.
5.
6.
7.
b) Risk Assessment
Apakah penyimpangan dari daftar harga yang
berlaku harus disetujui oleh management?
Bila “Ya”, apakah kebijakan daftar harga baru
tersebut dikomunikasikan dengan baik ke seluruh
bagian penjualan, termasuk manajer pemasaran?
Apakah perusahaan memberlakukan sistem reward &
punishment bagi para karyawannya?
Bila “Ya”,apakah management memiliki wewenang :
- memberikan punishment berupa skors bagi
karyawan yang melanggar peraturan?
- memberikan reward berupa bonus tambahan gaji
bagi karyawan yang berprestasi?
Apakah perusahaan memberlakukan sanksi bagi
customer yang telat membayar piutang?
Bila “Ya”, apakah pembeliannya akan ditangguhkan
sampai customer tersebut melunasi piutangnya?
Bila “Tidak”, apakah perusahaan akan tetap
menyetujui pembelian customer tersebut sambil terus
melakukan follow-up terhadap piutangnya yang
belum lunas?
c) Control Activities
Apakah fungsi penjualan terpisah dari :
8.
9.
10.
11.
- fungsi keuangan?
- fungsi akuntansi?
- fungsi penagihan?
Sebelum order diproses, apakah dilakukan
persetujuan penawaran harga dengan customer?
Bila “Ya”, apakah manajer pemasaran yang harus
menyetujui penawaran harga tersebut?
Apakah ada penilaian kredit yang diberlakukan bagi
semua customer secara berkala?
Bila “Ya”, apakah customer yang pembayaran
kreditnya lancar akan mendapatkan peningkatan
credit limit?
Apakah ada penilaian kredit terhadap customer baru
sebelum penjualannya disetujui?
Bila “Ya”, apakah ada kebijakan pemberian credit
limit terhadap customer baru tersebut?
Apakah perusahaan melakukan pengecekan terhadap
status piutang customer sebelum melakukan transaksi
penjualan?
Bila “Ya”, apakah admin sales memberikan daftar
piutang yang sudah jatuh tempo ke salesman untuk
cek status customer (mana saja customer yang
piutangnya belum lunas)?
12.
13.
14.
Apakah untuk tiap transaksi penjualan (Sales Order)
diminta Purchase Order dari customer?
Bila “Tidak”, apakah untuk SO yang dibuat tanpa
PO (dalam traditional marketing), di-confirm ke
customer terlebih dahulu?
Dalam traditional marketing, bila salesman telah
memberikan DO Sementara + barang ke customer
dimana tidak diperlukan barang tambahan dari
gudang (jumlah barang yang dipesan telah
terpenuhi), apakah admin sales tetap membuatkan
DO Resmi untuk dikirim bersama dengan Invoice
nantinya?
Bila “Ya”, apakah DO Sementara yang diberikan ke
customer, akan ditarik (dibatalkan) kembali oleh
perusahaan saat customer menerima DO Resmi?
Bila “Tidak”, apakah admin sales mengotorisasi DO
Sementara (dianggap sebagai DO Resmi) untuk
digunakan seterusnya dalam transaksi penjualan?
Setelah pengiriman, apakah admin sales selalu
confirm ke customer kalau barangnya sudah dikirim?
Bila “Tidak”, apakah confirm hanya dilakukan jika
barang telat dikirim?
15.
16.
17.
18.
Apakah Delivery Order Sementara :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- hanya salesman yang berhak membuat saat
memberikan barang ke customer?
- tembusannya diberikan ke admin sales & gudang
setelah diotorisasi oleh customer terlebih dahulu?
Apakah Delivery Order Resmi :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- dalam traditional marketing, hanya admin sales
yang berhak membuat & kabag. gudang yang
mengotorisasi?
- dikaitkan dengan Invoice untuk menjamin DO telah
dibuatkan Invoice-nya sebelum dikirim bersama
barang?
Apakah Sales Invoice :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian
finance yang mengotorisasi?
Apakah DO & Invoice yang batal, dicap “BATAL”
oleh manajer penjualan sebelum akhirnya disimpan?
Bila “Ya”, apakah ada penjelasan tertulis dalam
dokumen mengenai alasan pembatalan & diotorisasi
oleh manajer penjualan?
19.
20.
21.
22.
Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kwitansi?
Bila “Ya”, apakah :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian
finance yang mengotorisasi?
Retur penjualan :
- apakah ada kebijakan mengenai tenggat waktu
berlakunya retur?
- apakah admin sales akan membuat Nota Retur
berdasarkan barang yang dikembalikan customer?
Bila “Ya”, apakah :
* sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
* diberikan ke bagian finance untuk pencatatan
setelah diotorisasi dahulu oleh customer?
Apakah perusahaan memiliki kebijakan cadangan
kerugian piutang?
Bila “Ya”, apakah jumlah cadangan kerugian piutang
selama ini sudah efektif sesuai dengan jumlah
piutang tak tertagih yang terjadi?
Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang
penghapusan piutang?
Bila “Ya”, apakah penghapusan piutang tak tertagih
mendapat persetujuan lebih dulu dari management?
23.
24.
25.
26.
d) Information & Communication
Apakah dalam membuat kwitansi, admin sales
memberikan tembusannya ke bagian accounting
untuk dilakukan pencatatan secara berkala?
Bila “Tidak”, apakah bagian accounting
mencocokkan antara Bukti Penerimaan Kas &
Rekening Koran sebagai dasar pencatatan jurnal?
Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan
dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh
bagian penjualan terkait?
Bila “Ya”, apakah informasi Laporan Penjualan
diberikan secara berkala ke bagian finance,
accounting, & management?
e) Monitoring
Apakah Laporan Penjualan yang dibuat selalu
diberikan tepat waktu ke management?
Bila “Ya”, apakah Laporan Penjualan tersebut
diberikan :
- per bulan?
- per kuartal?
Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam
Laporan Penjualan dijelaskan kepada management?
27.
Apakah management melakukan tindakan untuk
mengatasi penyimpangan atas laporan yang
diserahkan padanya?
Tanggal : Diisi oleh :
( )
1.
2.
3.
GUDANG
a) Control Environment
Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas
(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?
Apakah perusahaan memiliki prosedur penyimpanan
& pengiriman barang secara tertulis?
Bila “Ya”, apakah selalu dikomunikasikan secara
berkala antar bagian gudang yang terlibat dalam
transaksi penjualan?
b) Risk Assessment
Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara
stok barang salesman dengan catatan stok gudang?
Bila “Ya”, apakah tiap salesman mendapatkan
jumlah stok barang yang sama dari gudang?
4.
5.
6.
7.
8.
Apakah dalam melakukan stock opname (pencocokan
antara kartu stok dengan stok fisik), bagian
accounting ikut serta melakukan pengecekannya
dengan bagian gudang?
Apakah gudang membuat analisa stok barang secara
berkala sebagai dasar pemesanan barang ke bagian
produksi?
c) Control Activities
Apakah fungsi gudang / penyimpanan barang terpisah
dari :
- fungsi pengiriman barang?
- fungsi penjualan?
- fungsi akuntansi?
Apakah ada pengecekan terhadap mutu & spesifikasi
barang sebelum dikirim ke customer maupun saat
terima retur dari customer?
Bila barang yang tersedia di gudang tidak mencukupi
jumlah order, apakah bagian gudang akan melakukan
pemesanan ke bagian produksi?
Bila “Ya”, apakah gudang menggunakan form
Permintaan Barang Urgent untuk confirm jumlah
tambahan barang yang diperlukan?
9.
10.
11.
12.
13.
Bila “Tidak”, apakah order akan di-pending sampai
jumlah barang yang tersedia di gudang memenuhi?
Dalam traditional marketing, apakah salesman
menggunakan form Delivery Order Khusus untuk
membawa stok barang dari gudang?
Bila “Ya”, apakah :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- hanya admin gudang yang berhak membuat &
kabag. gudang yang mengotorisasi?
Apakah Delivery Order :
- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?
- dalam modern marketing, hanya admin gudang
yang berhak membuat & kabag. gudang yang
mengotorisasi?
Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada DO
telah diotorisasi oleh kabag. gudang?
Apakah dibuat Laporan Pengeluaran Barang
berdasarkan DO yang telah diotorisasi?
Bila “Tidak”, apakah gudang menggunakan kartu
stok sebagai pelaporan jumlah stok barang?
Retur penjualan :
- apakah gudang melakukan pengecekan fisik
terhadap kuantitas barang yang dikembalikan?
14.
15.
16.
17.
- apakah retur barang dibukukan dalam kartu stok
gudang (manual sheet & sistem)?
d) Information & Communication
Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan
dengan baik antar seluruh bagian gudang?
Bila “Ya”, apakah informasi kartu stok diberikan
secara berkala ke bagian admin sales, accounting, &
management?
e) Monitoring
Apakah informasi kartu stok selalu diberikan tepat
waktu ke management?
Bila “Ya”, apakah laporan tersebut diberikan :
- per bulan?
- per kuartal?
Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam
pelaporan kartu stok selalu dijelaskan kepada
management?
Apakah management melakukan tindakan untuk
mengatasi penyimpangan atas pelaporan yang
diserahkan padanya?
Tanggal : Diisi oleh :
( )
1.
2.
3.
4.
5.
FINANCE
a) Control Environment
Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas
(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?
Apakah perusahaan memiliki syarat pembayaran
tertentu untuk tiap customer (Terms of Payment)?
Bila “Ya”, apakah TOP ini ditetapkan oleh manajer
pemasaran berdasarkan kelancaran pembayaran
piutang tiap customer?
b) Risk Assessment
Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara
saldo buku bank dengan rekening koran atas semua
transaksi penerimaan & pengeluaran kas perusahaan?
c) Control Activities
Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari :
- fungsi pencatatan kas?
- fungsi akuntansi?
- fungsi penagihan?
Retur Penjualan :
- apakah bagian finance akan mengurangi piutang
customer sesuai dengan Nota Retur yang dibuat
oleh admin sales?
6.
7.
8.
- apakah retur barang dibukukan dalam kartu
piutang (sistem)?
Apakah perusahaan membuat analisis umur piutang
(aging schedule) untuk tiap customer?
Bila “Ya”, apakah customer yang piutangnya sudah
mendekati jatuh tempo, di-follow-up?
Apakah perusahaan memiliki kartu piutang (sistem)?
Bila “Ya”:
- apakah secara bulanan diadakan pencocokan
dengan buku besar?
- apakah yang melakukan pencatatannya terpisah
dari yang mengerjakan buku besar?
- bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan
buku besar, apakah hanya manajer keuangan yang
berhak mengotorisasi?
Apakah setiap bulan dikirimkan statement of account
kepada customer?
Bila “Ya”:
- apakah secara bulanan diadakan pencocokan
dengan buku besar piutang perusahaan?
- apakah pengirimannya dilakukan oleh orang selain
petugas administrasi piutang?
9.
10.
11.
- bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan
buku besar piutang, apakah hanya manajer
keuangan yang berhak mengotorisasi?
d) Information & Communication
Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan
dengan baik antara manajer keuangan dengan seluruh
bagian keuangan terkait?
Bila “Ya”, apakah :
- Laporan Piutang diberikan secara berkala ke
bagian admin sales, accounting, & management?
- Laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala
ke bagian accounting & management?
e) Monitoring
Apakah Laporan Piutang & Laporan Penerimaan Kas
selalu diberikan tepat waktu ke management?
Bila “Ya”, apakah diberikan :
- per bulan?
- per kuartal?
Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam
Laporan Piutang & Laporan Penerimaan Kas selalu
dijelaskan kepada management?
12. Apakah management melakukan tindakan untuk
mengatasi penyimpangan atas laporan yang
diserahkan padanya?
Tanggal : Diisi oleh :
( )
1.
2.
3.
4.
ACCOUNTING
a) Control Environment
Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas
(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?
Apakah hanya bagian accounting yang dapat
mengakses pencatatan akuntansi di dalam sistem?
Bila “Ya”, apakah selalu di-update per transaksi tiap
harinya?
b) Risk Assessment
Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara
Laporan Penjualan dengan kartu stok (sistem)?
c) Control Activities
Apakah fungsi accounting terpisah dari :
- fungsi penjualan?
5.
6.
7.
- fungsi keuangan?
- fungsi penagihan?
Apakah bagian accounting melakukan pengecekan
ulang atas dokumen-dokumen berikut yang
diserahkan padanya :
- transaksi penjualan : DO, Invoice, Laporan
Penjualan, Laporan Piutang?
- transaksi penerimaan kas : Bukti Penerimaan Kas,
Laporan Penerimaan Kas?
- transaksi retur : Invoice, Faktur Pajak, Nota Retur?
Retur Penjualan : berdasarkan pengembalian barang,
apakah retur barang dibukukan dalam:
* buku besar persediaan?
* buku besar piutang?
Apakah dilakukan pengecekan ulang secara periodik
terhadap buku besar & neraca saldo atas semua
transaksi?
Bila “Ya”, apakah secara rutin disusun :
- Rekonsiliasi bank?
- Laporan keuangan kuartalan?
- Laporan keuangan tahunan?
8.
9.
10.
11.
d) Information & Communication
Apakah semua informasi sehubungan dengan
pencatatan penjualan & pembukuan telah
dikomunikasikan dengan baik antara manajer
keuangan dengan bagian accounting & management?
e) Monitoring
Apakah Laporan Keuangan selalu diberikan tepat
waktu ke management?
Bila “Ya”, apakah diberikan :
- secara bulanan?
- secara kuartalan?
- secara tahunan?
Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam
Laporan Keuangan dijelaskan kepada management?
Apakah management melakukan tindakan untuk
mengatasi penyimpangan atas laporan yang
diserahkan padanya?
Tanggal : Diisi oleh :
( )
Top Related