Matakuliah Komunikasi Bisnis dan Sosial

Pokok Bahasan Penulisan Laporan dan

Proposal Bisnis Sub Pokok Bahasan

Membuat laporan dan proposal yang efektif, proses penulisan laporan dan proposal

Pertemuan ke-10

Pengertian

Menurut Bovee dan Thill Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu

Herta A Murphy dan Herbert W HildebrandtMenyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih dengan tujuan bisnis tertentu.

Himstreet dan Baty Laporan Bisnis adalah suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi atau lembaga ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah

A. Laporan Bisnis

Simpulan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai karakteristik sebagai berikut :

1. Netral

2. Tidak memihak

3. Objektif

4. Menyajikan data

5. Disusun secara sistematis

6. Menyangkut informasi eksternal maupun internal

7. Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi

8. Memiliki tujuan yang jelas

B. Proposal Bisnis

Merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu

Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana dsb

Proposal dapat berbentuk :

1. Solicited Proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak luar perusahaan karena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu.

2. Unsolicited Proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar.

Kegunaan Laporan dan

Proposal Bisnis

1. Untuk dokumentasi yang bersifa permanen (tetap)

2. Untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab pertanyaan

3. Untuk laporan & Proposal yang berasal dari pimpinan mengalir kebawahan (top-down) digunakan sebagai pertanggung jawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh organisasi

4. Untuk laporan yang berasal dari bawahan mengalir ke pimpinan (bottom-up) digunakan sebagai usulan kegiatan atau alat bagi pimpinan untuk memonitor kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit atau departemen – departemen yang ada dalam organisasi

Tujuan Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan dan proposal bisnis digunakan sebagai alat manajerial untuk memberikan informasi atau memberikan kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses pemecahan masalah. Seperti :

1. Memonitor (mengendalikan operasi ) contohnya laporan operasi dan laporan kegiatan karyawan

2. Membantu implementasi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan contohnya kebijakan penempatan karyawan

3. Memenuhi persyaratan legal (hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan ) contohnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan

4. Mendokumentasikan pekerjaan baik yang dilakukan oleh pihak internal dan eksternal (klien) perusahaan contohnya laporan kinerja dan perkembangan kegiatan

5. Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu contohnya laporan riset dan

6. Memperoleh bisnis baru atau pendanaan contohnya proposal penjualan dan pengembangan produk

Jenis – Jenis Laporan Bisnis

1. Berdasarkan fungsinya

Laporan Informasi (Information Report) Berfungsi untuk memberi informasi dengan

menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi

Contohnya laporan perkembangan (progress report), laporan sementara (interim reports) dan laporan triwulan (querterly reports)

Laporan Analitikal (Analitycal Report) Berfungsi menyajikan fakta – fakta, menganalisis

dan menafsir, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi

Contohnya laporan rekomendasi (recommendation report), Usulan (Proposal)

2. Berdasarkan subjeknya Subjek yang dimaksud disini adalah departemen

atau bagian yang mengeluarkan laporan tersebut atau tempat laporan tersebut diperoleh.

Misalnya laporan akuntansi, periklanan, pembelanjaan, asuransi, pemasaran, produksi, teknik dsb

3. Berdasarkan Formalitasnya

1. Laporan formal (long reports) Pada umumnya berbentuk panjang

(tergantung situasi dan kondisi yang ada ), lebih dari 10 halaman dan mencakup masalah – masalah kompleks

Laporan formal mencakup 3 bagian penting yaitu

(1) body teks (pendahuluan, isi dan penutup) ;

(2) Prefatory parts (sampul, judul,halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel)

(3) Supplement Parts (lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks)

2. Laporan informal (short reports) Mencakup body text tetapi ada beberapa

laporan informal yang mencakup juga judul halaman, pengiriman, catatan akhir dan lampiran

4. Berdasarkan keasliannya

Laporan otoritas adalah laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain

Laporan sukarela adalah laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan swasta

Laporan publik adalah laporan yang dibuat oleh suatu lembaga pemerintah, seperti sekolah, rumah sakit, atau lembaga lain yang dibiayai oleh negara

5. Berdasarkan frekuensinya

Laporan berkala (periodic reports) Merupakan laporan yang disusun berdasarkan

jangka waktunya Misalnya laporan penjualan harian, laporan

produksi mingguan dan laporan bursa saham

Laporan khusus (special reports) Merupakan laporan yang dibuat pada saat

dibutuhkan misalnya laporan tentang inventarisir peralatan dan perlengkapan perusahaan pada saat perusahaan tersebut akan dijual /dialihkan

6. Berdasarkan penampilannya

• Laporan Memorandum (memorandum reports)

Adalah laporan yang menggunakna format memo seperti mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal dibuatnya memo tersebut

Laporan Surat Adalah laporan yang menggunakan format surat

dengan kepala surat yang didalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

Laporan dalam bentuk cetakan Adalah laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul

yang sudah tercetak, instruksi dan baris – baris kosong

7. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

• Laporan pendahuluan (premilimanary reports)

Merupakan laporan yang mencakup persiapan proyek, hasil yang diharapkan dan cara melakukan pelatihan pegawai

Laporan perkembangan (progress reports) Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan

proyek secara berkala

Laporan akhir (final reports) Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek

8. Berdasarkan pelaksanaan pertemuan

• Agenda (agenda)

Suatu dokumen yang disiapkan sebelum pertemuan berlansung, mencakup jadual pelaksanaan dan topik yang dibahas dalam pertemuan

• Resolusi (resolution)

Laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan

Notulen (minutes)Adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan

yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan

Laporan Pertemuan (Proceedings)Adalah laporan resmi, yang cakupannya cukup

luas dan berisi hasil –hasil pertemuan atau konferensi penting

Syarat Laporan yang Baik

Mencakup tiga hal yaitu :

1. Informasi yang akurat Adalah informasi yang tidak mencakup kebenaran, tidak

akurat dan tidak lengkap yang akan mengakibatkan kemunduran, kemerosotan atau bahkan memudarkan reputasi suatu organisasi dihadapan masyarakat pada umumnya.

Hal yang bisa membantu mengatasi ketidakakuratan informasi

1. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret

2. Laporkan semua fakta yang relevan

3. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif (secara spesifik )

4. Berikan bukti –bukti valid yang mendukung simpulan

5. Hindari bias pribadi

2. Mengisyaratkan adanya pertimbangan yang baik Laporan bisnis harus menjaga etika bisnis seperti

hindari kata –kata atau pendapat yang menyinggung, menyerang atau menjelek – jelekan seseorang atau lawan bisnis,

3. Format dan organisasi laporan sesuai kebutuhan pembaca

artinya format dan organisasi laporan hendaknya mampu memenuhi kebutuhan pembaca

Tiga format laporan meliputi :

1. Surat Pihak Eksternal Organisasi

2. Memo Pihak Internal Organisasi

3. Manuscript laporan yang yan memiliki lebih dari 50 halaman dan memerlukan pendekatan formal, yang terdiri banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts)

Perencanaan Pokok Laporan dan Proposal

1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah

yang mencakup tujuan penyusunan laporan, jawaban terhadap pertanyaan seperti apa yang diinginkan berapa banyak, mengapa dan kapan, akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang lingkup atau batasan dari suatu judul laporan

cara yang bisa digunakan dalam mendefinisikan masalah adalah

1. Pertanyaan yang tepat Sebelum melakukan penelitian pertanyaan –

pertanyaan berikut bisa digunakan untuk membantu mengetahui tujuan pembuatan laporan . Apa yang perlu ditentukan

Mengapa masalah tersebut pentingSiapa yang terlibat dalam situasi tersebutDimana munculnya masalahKapan masalah itu munculBagaimana situasinya

2. Mengembangkan pertanyaan tujuan Pertanyaan tujuan harus dibuat sejelas

mungkin karena jika tidak informasi yang tidak relevan akan masuk kedalam laporan

2. Analisis audiens Artinya siapa yang akan menerima laporan

tersebut, baik dari segi pendidikan, pengalaman maupun emosionalnya tujuannya agar laporan bisnis yang ingin disampaikan dapat mengenai sasarannya

3. Menentukan ide atau gagasan Membuat hipotesis sebagai dasar untuk

menentukan informasi yang diperlukan

4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan Adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan

dari sumber yang dipercaya

Data tambahan bisa diperoleh dengan melakukan :

1. penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah dan ensiklopedia)

2. penelitian primer (mencari data dari catatan organisasi, surat – surat, catatan harian, laporan – laporan , wawancara dan daftar pertanyaan )

5. Menganalisis dan menafsirkan data Dalam menganalisis atau penafsiran harus objektif,

jujur dan tidak menghilangkan atau mamanipulasi fakta yang relevan

6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan diorganisasikan dan dibuatkan outline terakhir ( inti dari sebuah tulisan )

Outline penelitian berisi langkah –langkah pemecahan masalah

Outline laporan berisi alternatif masalah

Sekian dan

Terima Kasih.