KOMUNIKASI BISNIS Business Communication

PERTEMUAN I

LATAR BELAKANG DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

LATAR BELAKANG PENYELENGGARAAN KOMUNIKASI DENGAN PASARKONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS DAN PERANANNYATUJUAN KOMUNIKASI BISNISKOMPONEN-KOMPONEN DALAM KOMUNIKASIKOMUNIKASI TATAP MUKA

LATAR BELAKANG DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Dinamika organisasi/perusahaan semakin besar dan berkembangPersaingan antar organisasi/perusahaan terasa semakin ketat.Tuntutan, keinginan dan harapan publik (masyarakat) thd informasi semakin tinggi.Publik/masyarakat semakin kritis.Perkembangan teknologi komunikasi yg sangat luar biasa.Besarnya pengaruh opini publik,citra,sikap thd suatu organisasi semakin besar.Ditunjang media masa yg berpengaruh terhadap pembentukan opini publikOrganisasi tak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan publik.(diadaptasi dari Soemirat dan Ardianto,2002)

Menurut Vik & Gilsdorl,dlm Haryani (2001) Komunikasi dlm dunia bisnis dpt dilakukan: tenaga penjual, penerima telpon atau dgn menggunakan surat resmi dari perusahaan.

Konsumen yg diperlakukan dgn baik akan melakukan transaksi ulang dgn perusahan maka perusahaan terus memperhatikan dgn komunikasi lisan maupun tertulis.

Komunikasi bisnis mempunyai karakteristik sbb:Pesan bisnis yg terkandung disusun utk audience yg membutuhkan informasi.Pesan bisnis disusun dgn pertimbangan batasan waktu dan biaya.Pesan bisnis disusun utk lebih dari satu tujuan.Pesan bisnis hrs memperhatikan nada dan pengaruhnya thd audience.

Ada 5 persyaratan (kualifikasi) dlm melakukan komunikasi bisnisAbility to communicate (kemampuan berkomunikasi)Ability to organize (kemampuan mengorganisasikan)Ability to get on with people (kemampuan membina relasi/bergaul,menciptakan net working.Personality integrity (memiliki kepribadian utuh/jujur dan profesional.Imajination (memiliki imajinasi yg kuat).** diadaptasi dari Soemirat dan Ardianto (2002)**

Perbedaan Komunikasi bisnis dgn komunikasi yg lainnya.Business communication is gool oriented (berorientasi tujuan dan praktis).Business communication takes place in real time (menempatkan diri pd waktu yg tepat dan pasti).The communicator, not the audince, is responsible for successful communication (komunikator bukan khalayak, bertanggung jawab thd keberhasilan komunikasi)A Business message should present the communicator and her company in a favorable light ( pesan akan mencerminkan komunikator dan perusahaannya dpt memberikan keuntungan).

2. Konsep Dasar Komunikasi Bisnis dan Peranannya.Dunia usaha dan bisnis atau sektor kehidupan lainnya tdk akan dpt berjalan sbgmn mestinya tanpa KomunikasiKomunikasi itu dpt mengubah opini, sikap dan perilaku.Arus komunikasi bisnis adalah perpaduan antara komunikasi top down dan bottom up.Perubahan sosial dlm dunia bisnis menuntut pelaku bisnis utk meningkatkan etika komunikasi bisnis agar tdk menimbulkan mafia dan kriminal bisnis dlm masyarakat.Seorang akademisi mengibaratkan komunikasi ini sbg mobil cantik yg banyak diminati. Organisasi, ekonomi dan bisnis adalah komunikasi. Tanpa komunikasi tidak akan ada bisnis.

3. Tujuan Komunikasi BisnisApapun bentuk organisasinya,komunikasi akan berfungsi sbg:1). Informatif. Pimpinan dan anggota org butuh informasi utk menyelesaikan tugasnya sesuai tujuan.2). Regulatory. Komunikasi berfungsi sbg pengatur/pengendali berupa peraturan, prosedur, perintah, laporan.3). Persuasif. Komunikasi berfungsi, membujuk mengajak orang agar mengikuti, ide, gagasan, tugas dan keinginan.4). Integratif. Komunikasi berfungsi utk organisasi yg terbagi menjadi bbrp bgn , tetap menjadi satu kesatuan.5). Instruktif. Komunikasi berfungsi utk memberikan instruksi oleh mereka yg mempunyai wewenang.

Hubungan Antara Partisipasi Komunikan dgn Kendali Komunikator(Bovee dan Thill,2003)

Tujuan hubungan tsb adalah utk: memberi informasi, membujuk dan mengajak kerjasama. Utk memberi informasi: makin rendah partisipasi komunikan maka diperlukan kendali komunikator makin tinggi.Utk membujuk: bila partisipasi komunikan sedang, maka diperlukan kendali komunikator yg sedang pula.Utk mengajak kerjasama: makin tinggi partisipasi komunikan maka kendali komunikator makin rendah.

4. Komponen-komponen Dlm Komunikasi BisnisSiapakah publik dari Komunikasi Bisnis ?Komunikasi bisnis mencakup semua aspek dari: sharing ideas in business maka publik dari kombis adalah semua stakeholders dari perusahaan.Stakeholders perusahan scr konvensional dibagi dua: publik internal dan eksternal.

Publik Internal terdiri dari:Employess / para pegawaiStockholders / para pemegang saham

Publik Eksternal adalah:- Kommunity / masyarakat sekitar- Pemerintah / pusat dan daerah- Suppliers / para penyalur- Consumers/custumers; /konsumen/pelanggan- Financial institutions / mitra bisnis- Competitors / pesaing

Ada 5 Lingkup Pokok Komunikasi Bisnis1). Bentuk komunikasi: oral,written,gestural dan signal communication.2). Keterampilan komunikasi: merasa, mendengar, membaca, mengobservasi, menghayati, berpikir, memahami.3). Faktor psikologis:personality, appearance/ penampilan, reputasi, dressing, maturity.4). Proses komunikasi: sumber, pesan, komunikator,Komunikan, channel, effect.5). Ilmu-ilmu penunjang: bahasa, psikologi, sosiologi, teknologi.

5. Komunikasi Tatap mukaKomunikasi yg paling efektif adalah kom langsung dgn cara tatap muka.Oral communications bisa dilakukan face to face, dgn komunikasi antar persona, dgn kelompok, ataupun komunikasi massa baik mel media umum maupun mel media massa, baik lisan maupun tertulis.Komunikasi tatap muka atau face to face communication dapat dilakukan melalui wawan cara atau interview.Wawancara adalah bentuk komunikasi dua arah ( two-way communucation ).

PERTEMUAN IIJENIS JENIS KOMUNIKASI1.Komunikasi Menurut Cara Penyampaian2.Komunikasi Menurut Perilaku3.Komunikasi Menurut Maksudnya4.Komunikasi Menurut Ruang Lingkup5.Komunikasi Menurut Aliran Informasi6.Komunikasi Menurut Jaringan Kerja7.Komunikasi menurut Peranan Individu8.Komunikasi Menurut Jumlah yang berkomunikasi.

1.Komunikasi Menurut Cara PenyampaianCara penyampaian Komunikasi terdiri atas saluran kom lisan (oral communication) dan komunikasi tertulis (written communication).Masing-masing saluran memiliki beberapa media utk memindahkan pesan dari pengirim ke penerima.Komunikasi lisan merupakan komunikasi yg paling banyak digunakan dlm bisnis. Mis: kom tatap muka, mel telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, presentasi bisnisSaluran ini disukai krn: sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis, memiliki kemampuan yg tinggi dlm memberikan feedbeack. Dlm komunikasi massa dpt digunakan media elektronik: radio, film, tv, komputer, vidio cassett/tape, teleconference.

Saluran Komunikasi TertulisPesan tertulis dlm bisnis dpt berbentuk: surat, memo, proposal dan laporan dgn mempertahankan nada yang sopan dan bersahabat.Pesan tertulis dpt ditulis tangan atau dgn bantuan media elektronik: mesin faks, telegram, e-mail, SMS, pos biasa.

2. Komunikasi Menurut PerilakuNorma kelompok merupakan perilaku standar yg diterima kelompok utk anggotanya (Hanafi dlm Haryani,2001). Dgn demikian, norma menentukan batas wilayah antara perilaku yg diterima dan yg tdk diterima kelompok.

3. Komunikasi Menurut MaksudnyaApapun bentuk organisasi, komunukasi akan berfungsi:1.Informatif menginformasikan2.Regulatory mengatur3.Persuasif mengajak4.Integratif menyatukan5.Instruktif memerintahkanMenurut Bovee dan Thill,(2003) tujuan umum kombis: (1) Informming, (2) Persuading/membujuk dan (3) Collaborating.

4. Komunikasi Menurut Ruang LingkupKomunikasi merupakan hal yg sangat fundamental dlm kehidup manusia. Peristiwa komunikasi bisa terjadi dimana-mana. Mis: Menyalakan TV dgn menekan tombol listrik (engineering communication), dua ekor burung saling bercengkrama (animal communication), hubungan antar sel pd saat makhluk hidup bernafas (cell communication), dan komunikasi antar manusia (human communication)

5. Komunikasi Menurut Aliran InformasiDitinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi terdiri atas: saluran formal dan saluran informal.Saluran komunikasi formal merupakan saluran komunikasi resmi yg mengikuti rantai komando dlm struktur org. Komunikasi formal bisa terjadi secara vertikal maupun horizontal / lateral.Saluran kom informal mengabaikan hierarki organisasi. Komunikasi informal sering disebut: desas desus, rumor atau selentingan.Kombis bisa berupa komunikasi internal, eksternal, bersifat formal maupun informal, dpt berbentuk verbal maupun nonverbal.

6. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja 1. Komunikasi Internal dalam Organisasi: - dengan / antar karyawan. - dengan pemegang saham / investor.

2. Komunikasi Eksternal dlm Organisasi: - dengan Konsumen, masyarakat, audien, pelanggan - dengan pemasok / penyalur - dengan pemerintah, regulator - dengan mass media, media cetak & elektronik - dengan kompetitor - dengan asosiasi - mitra bisnis, lembaga keuangan.

7. Komunikasi Menurut Peranan IndividuDlm rapat, setiap individu akan memainkan peran tertentu yg membantu kelompok utk mencapai tujuan.Dlm hal ini terdapat 3 jenis peran: yaitu peran yg berorientasi pd diri sendiri, peran yg berhubungan dengan kelompok dan peran sebagai fasilitator ( Bovee dan Thill,1995 )

a. Peran yg berorientasi pd diri sendiri (self oriented roles): peran yg dimotivasi oleh kebutuhan pribadi seseorang. Misal, seorang peserta rapat yg bersifat controlling, yaitu mendominasi rapat dgn menunjukkan superioritasnya.

b. Peran yg berhubungan dgn kelompok (group maintenance roles): Dlm rapat seorang berpikir dan bertindak dgn memberi sumbangan utk mencapai tujuan. Mis: memberi tanggapan positif dgn alasan rasional dan memperhatikan secara nonverbal kearah audience.

c.Peran sebagai fasilitator (task facilitating roles): menunjukkan hubungan antara ide-ide dari para peserta, mengklarifikasi isu atau lontaran pendapat , dan meringkas pendapat-pendapat dari peserta lain.

8. Komunikasi Menurut Jumlah Yang BerkomunikasiMemperhatikan pendapat para pakar, dpt diuraikan 5 tipe / tingkatan komunikasi:

1) .Intrapersonal Communication (Komunikasi dgn diri sendiri): Proses komunikasi yg terjadi di dlm diri individu krn seseorang memberi arti thd suatu objek yg diamati atau terbetik dlm pikirannya sendiri. ( Atau suatu aktifitas internal monolog.)

Komunikasi dgn diri sendiri berfungsi: mengembangkan kreativitas, imajinasi, memahami dan mengendalikan diri sendiri serta meningkatkan kematangan berpikir sebelum mengambil keputusan.

2).Interpersonal Communication (Komunikasi Antar Pribadi )Adalah proses komunikasi yg berlangsung antara dua orang atau lebih. Fungsi komunikasi itu adalah utk meningkatkan hubungan insani (human relations), menghindari dan mengatasi konflik pribadi, mengurangi ketidak pastian, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman dgn orang lain.

3). Small Group Communication(Komunikasi kelompok Kecil)Adalah komunikasi yg berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan alat utk membantunya. Tipe ini juga sering disebut komunikasi antar pribadi.

4). Mass Communication (Komunikasi massa)Dlm komunikasi massa, pesan dikirim dari sumber lembaga kpd khalayak yg bersifat massal melalui alat-alat mekanis , seperti televisi, radio, surat kabar, atau film. Ciri-ciri kom massa:- pesan bersifat terbuka.- penerima adalah khalayak yg variatif- pesan dikirim mel media massa- pesan berlangsung satu arah, cepat,luas- Fungsi menyebarluaskan informasi.

5). Public Communication (Komunikasi Publik) Biasa disebut komunikasi pidato, kolektif, retorika, public speaking atau audience communication.Ciri-ciri Komunikasi publik:- Pesan utk khalayak melalui tatap muka- Pesan berlangsung kontinu- Interaksi sangat terbatas- Pesan disiapkan dgn matang** ( Berfungsi: utk menumbuhkan semangat kebersamaan/solidaritas, mempengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik n menghibur.