Administrasi Sarana dan Prasarana Page 2
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul
“Mengidentifikasi Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan
Prasarana Kantor”.
Dalam penulisan modul ini saya menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga
kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan modul ini. Khususnya kepada :
1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si, selaku dosen mata kuliah Pengembangan
Bahan Ajar Administrasi Perkantoran serta pembimbing dalam pembuatan modal.
2. Pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Saya berharap dengan adanya modul ini dapat membantu guru maupun siswa dalam
kegiatan belajar mengajar dan mencapai tujuan dari pembelajaran dengan tepat dan efektif.
Penulis menyadari bahwa pembuatan modul ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
Penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang dapat menyempurnakan modul
ini
Malang, Desember 2017
Penulis
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 3
DAFTAR ISI
Halaman Sampul ................................................................................................. 1
Kata Pengantar ................................................................................................... 2
Daftar Isi .............................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................................................................... 4
B. Deskripsi Singkat ...................................................................................... 4
C. Kompetensi Inti ......................................................................................... 6
D. Kompetensi Dasar ..................................................................................... 6
E. Relevansi Manfaat .................................................................................... 7
F. Tujuan Pembelajaran ................................................................................ 7
G. Petunjuk Penggunaan Modul .................................................................... 8
BAB II KEGIATAN BELAJAR
A. Kemampuan Dasar .................................................................................... 9
B. Materi Pokok ............................................................................................. 9
C. Paparan Isi Materi ..................................................................................... 9
i. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................. 9
a) Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor ..................... 9
b) Langkah-langkah Pengadaan Peralatan Kantor .............................. 10
c) Pengadaan barang yang perlu direncanakan .................................. 11
ii. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................ 14
a) Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor .................... 14
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 4
b) Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ......... 14
c) Cara Membeli Peralatan Kantor (office supplies) yang baik .......... 15
d) Karaktarestik Perbekalan Kantor (office supplies) yang baik ........ 15
D. Rangkuman ............................................................................................... 16
E. Latihan atau Tugas .................................................................................... 18
F. Tugas Mandiri ........................................................................................... 18
BAB III EVALUASI
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi .................................................................... 19
B. Materi Evaluasi ......................................................................................... 19
C. Soal-soal Evaluasi ..................................................................................... 19
BAB IV PENUTUP
A. Tidak Lanjut .............................................................................................. 25
B. Harapan ..................................................................................................... 25
C. Glosarium .................................................................................................. 26
D. Lampiran ................................................................................................... 27
Kunci Jawaban .......................................................................................... 27
Penilaian .................................................................................................... 29
E. Daftar Pustaka ........................................................................................... 32
F. Tentang Penulis ......................................................................................... 33
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 5
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan
akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang
berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien,
maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan
baik.
Maka dari itu diharapkan dalam penyusunan modul ini sebagai bahan ajar dapat
digunakan secara mandiri oleh siswa tetapi dengan arahan dari guru. Penerapan modul
dapat mengkondisikan kegiatan pembelajaran lebih terencana dengan baik, mandiri, tuntas
dan dengan hasil (output) yang jelas. Sehingga siswa dan guru dapat mengetahui
kemampuan dari masing-masing individu.
Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas
kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan.
Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku,
kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan
atau organisasi biasanya dilakukan melalui beberapa langkah- langkah.
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi
pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang perlu direncanakan ada tiga
yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan barang tidak bergerak. Selain
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Deskripsi
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 6
perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam pengadaan peralatan kantor, yakni penyimpanan, pemeliharaan, administrasi
perlengkapan.
KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro- aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
1.1 Bertambahnya keimanan dengan menyadari hubungan keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang
menciptakannya.
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong)
3.3 Menentukkan Administrasi Perencananaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan
Prasarana
C. Kompetensi Inti
D. Kompetensi Dasar
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 7
1. Agar lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa
2. Agar mampu berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli santun, ramah
lingkungan, gotong royong terhadap sesama.
3. Agar dapat Menentukan Administrasi Perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana
4. Agar dapat Menentukan Administrasi Perencanaan permintaan sarana dan
prasarana
1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa
2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong terhadap sesame
3. Siswa mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana
4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan
prasarana
5. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana
6. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan permintaan sarana dan
prasarana
E. Relevansi Manfaat
F. Tujuan Pembelajaran
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 8
1. Peserta Didik
a) Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik
b) Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi
yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada
guru.
c) Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru.
d) Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur
dan teliti serta bertanggung jawab.
e) Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,
bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya
f) Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi Pratik.
2. Guru
a) Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan waktu
yang dibutuhkan.
b) Berilah bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c) Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas
pencapaian belajar peserta didik.
d) Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas / tampat
belajar.
e) Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
G. Petunjuk Penggunaan Modul
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 9
1. Menentukan administrasi perencanaan pengadaaan dan permintaan sarana dan
prasarana
1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Langkah-langkah pengadaan perlatan kantor
Pengadaan barang yang perlu direncanakan
a) Barang habis pakai
b) Barang tidak habis pakai
c) Barang tidak bergerak
2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor
Cara membeli perbekalan kantor (office supplies) yang baik
Karakteristik Perbekalan kantor (office supplies) yang baik
1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas
kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang
digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan
tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat
kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat
BAB II
KEGIATAN BELAJAR
A. Kompetensi Dasar
B. Materi Pokok
C. Paparan Isi Materi
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 10
dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri,
maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor
melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh
instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam
jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga
harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup
kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus
didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam
kegiatan operasional,
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang
berlaku,
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur
2. Langkah-langkah Pengadaan Peralatan Kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat
kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya
pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari
buku induk,
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan
dan ketersedian biaya,
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 11
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima
barang,
j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk
didistribusikan
3. Pengadaan barang yang perlu direncanakan
a) Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal,
alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari
rencana kegiatan
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut tiap bulan
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan
dan kemudian menjadi rencana tahunan
b) Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam
jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah,
komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 12
Berikut prosedur pengadaan barang tidak habis pakai:
Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak
pakai,
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan,
Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan
menyusun rencana pengadaan tahunan
c) Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut:
Menyusun rencana pengadaan tanah
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
Mengadakan survei harga dilokasi
Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan
baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun
dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
Mengadakan perhitungan luas bangunan
Menyusun rencana anggaran biaya
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 13
Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana
tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang
disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:
a) Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka
efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan
harus memperhatikan :
- Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
- Memenuhi syarat penyimpnan barang,
- Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
- Memperhatikan jangka waktu penyimpanan
- Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi
baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal
yang telah dilaksanakan.
c) Administrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap- tiap
barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan
yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan
administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 14
2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana
yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan
prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang
diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.
Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta
sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk
diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan
sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.
2. Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan
bon permintaan peralatan/perlengkapan,
b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan
tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang
yang diminta ada dalam gudang),
c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan
persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit
pemakai,
e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik
secara administrasi maupun secara fisik,
g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek
fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah
sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 15
Berikut contoh bon permintaan peralatan perlengkapan kantor
3. Cara Membeli Peralatan Kantor (Office Supplies) yang baik
a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli
b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
c) Memilih teman berbekanja yang tepat
d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan
kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan
bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa
menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita
bekerja.
4. Karakteristik Perbekalan kantor (Office Supplies) yang baik
Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang
harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan
kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam
membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga
yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 16
Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang
baik, yaitu :
a. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk
membantu pekerrjaan kantor,
b. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
c. Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor
sehari- hari.
1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas
kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan
tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat
kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan
melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima
hibah dari pihak lain.
2. Langkah-langkah Pengadaan peralatan kantor, yaitu:
a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku
induk,
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya,
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan
D. Rangkuman
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 17
3. Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat
kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang perlu
direncanakan ada tiga yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan barang
tidak bergerak. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni penyimpanan,
pemeliharaan, administrasi perlengkapan.
4. Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di
butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.
5. Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor, yaitu:
a. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon
permintaan peralatan/perlengkapan,
b. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada
dalam gudang),
c. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan
tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
d. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
e. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan
yang dikeluarkan tersebut,
f. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara
administrasi maupun secara fisik,
g. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara
yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
h. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 18
Tugas mandiri
Setelah mempelajari pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor,
buatlah list belanja untuk kantor baru dan golongkan masuk kedalam barang
apakah itu!
Barang Habis Pakai Barang Tidak Habis
Pakai
Barang Tidak Bergerak
F. Tugas Mandiri
E. Latihan/Tugas
Observasi perencanaan pengadaan dan permintaan
sarana dan prasarana kantor di sekolah
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 19
Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut
Untuk mengukur pemahaman siswa tentang perencanaan pengadaan dsn permintaan
sarana dan prasarana
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai
tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai.
Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan
atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan
yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis
operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana
dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada
huruf a, b, c, atau d!
1. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor
untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Adalah pengertian dari...
a. Pengadaan
b. Perencanaan
c. Administrasi
d. Pemeliharaan
e. Penggunaan
2. Sebutkan salah satu langakh-langkah pengadaan perlatan kantor...
BAB III EVALUASI
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi
B. Materi Evaluasi
C. Soal-soal Evaluasi
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 20
a. Pengajuan surat permohonan
b. Menganalisis keperluan kantor
c. Esensial perencaan
d. Pelaksaan pengadaan
e. Membuka catatan tahun lalu
3. Sebutkan jenis-jenis pengadaan...
a. Pengadaan rutin
b. Terbatas
c. Pengadaan tahunan
d. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
e. Pengadaan khusus
4. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan...
a. 1
b. 5
c. 6
d. 7
e. 9
5. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam
proses belajar mengajar salah satu tujuan dari...
a. Administrasi sarana dan prasarana
b. Perencanaan
c. Pengadaan
d. Permintaan
e. Pemeliharaan
6. Sebutkan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai...
a. Survey barang yang dibutuhkan
b. Melihat kepeerluan bos dan sekertaris
c. Banyak harga potongan perlatan kantor
d. Mengundang orang yang menjual
e. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana
kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai
7. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah...
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 21
a. Perlatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem
dan sebagainya
b. Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang
seperti ini dalam perkantoran adalah computer, telepon, dan perealatan atau mesin
lainnya
c. Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan
digunakan
d. Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk
menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor
e. Peralatan yang digunakan setiap tahun
8. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah...
a. Meja dan kursi
b. Tanah dan bangunan
c. Gunting dan pensil
d. Jam dan vas bunga
e. Komputer dan printer
9. Apabila sarana dan prasarana yang diajukan melebihi anggaran yang ada makan hal
benar yang perlu dilakukan adalah...
a. Analisis uang
b. Menentukkan prioritas
c. Mencari tender lain
d. Meminta tmabahan anggaran
e. Mengganti dengan barang yang lebih murah
10. Jenis golongan barang apakah dibawah ini...
a. Barang habis pakai
b. Barang tidak bergerak
c. Barang tidak habis pakai
d. Barang mahal
e. Barang untuk bos
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 22
11. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang, pengertian dari...
a. Penyimpanan
b. Pemeliharaan
c. Penyusunan
d. Inventarisasi
e. Pengadaan
12. Ciri peralatan kantor yang baik adalah sebagai berikut, kecuali...
a. Bernilai guna
b. Membantu pekerjaan
c. Bemutu tinggi
d. Berkualitas
e. Bernilai Mahal
13. Dibawah ini adalah tips cara membeli perlatan kantor antara lain...
a. Ceklis alat kantor apa yang mau dibeli
b. Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna
c. Prioritaskan barang yang paling dibutuhkan
d. Ajaklah teman untuk bertukar pendapat
e. Semua jawaban benar
14. Dibawah ini adalah beberapa susunan perencanaan.
Menyusun rencana pengadaan tanah
Mengadakan survey untuk menentukan lokai tanah
Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan
Mengadakan survey harga dilokasi
Perencanaan apakah yang akan dibeli...
a. Perencanaan barang tidak habis pakai
b. Perencanaan barang habis pakai
c. Perencanaan tanah
d. Perencanaan bangunan
e. Perencanaan gedung
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 23
15. Tujuan Penggadaan Sarana dan Prasarana adalah...
a. Untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan dan keperluan kantor,
menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan atau sebab lain yang
dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk
menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap
bulan
c. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana
kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai
d. Memperingan pekerjaan kantor
e. Agar sesuai dalam pemilihan barang perlengkapan sesuai atau tidaknya
B. Soal Isian
Isilah titik-titik di bawah ini dengan jawaban yang tepat!
1. ….. adalah suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas
kantor, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana kantor di masa yang akan
dating untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem
dan lain sebagainya adalah…
3. Ada berapa jeniskah pengadaan barang …
4. Siapakah yang berfungsi untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu
kantor dan kegiatan penghapusan atau penyusutan…
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya … perakatan/perlengkapan yang dikeluarkan
tersebut.
6. Meja dan kursi merupakan contoh pengadaan …
7. Unit pemakai mengajukan permintaan kepada bagian gudang dengan …
8. Agar lebih mudah ketika berbelanja membuat …
9. …. merupakan jenis pengadaan barang tidak bergerak
10. …. merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 24
C. Soal Essay
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar!
1) Jelaskan apakah yang dimaksud dengan pengadaan fasilitas kantor!
2) Jelaskan dan berikan contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai!
3) Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan!
4) Dalam kegiatan penyimpanan hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sebutkan!
5) Meliputi apa sajakah langkah-langkah pengadaan peralatan kantor!
SELAMAT MENGERJAKAN!!
- BERFIKIRLAH SUKSES JIKA KELAK INGIN SUKSES -
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 25
Proses kegiatan belajar mengajar dengan menggunakan modul ini sebagai media
pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan melakukan tindak lanjut
sebagai berikut :
1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan bahan ajar
dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media modul secara
berkesinambungan
2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini sebagai
pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang diperlukan secara
luas
3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan yang
tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat mengevaluasi apa
saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajaran
Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai berikut:
1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar
2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh
informasi dan pengetahuan baru
3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta
didik memahami materi
4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi
harus terus dilakukan
5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.
BAB IV
PENUTUP
A. Tindak Lanjut
B. Harapan
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 26
C. Glosarium
Skala Prioritas = Yang perlu diutamakan
Urgent = Penting
Sistematis = Teratur dan Logis
Realistic = Pemikiran yang benar-benar nyata
Mubazir = sia-sia
Stock = Barang yang masih ada
Logistic = mendapatkan barang, waktu kondisi
dengan waktu yang tepat
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 27
LAMPIRAN
KUNCI JAWABAN
I. Soal Pilihan Ganda
1. A 6. E 11. A
2. B 7. B 12. E
3. D 8. B 13. E
4. D 9. B 14. C
5. A 10. C 15. A
II.
II. Soal Isian
1. Perencanaan sarana dan prasarana
2. Barang habis pakai
3. Tiga (habis pakai, tidak habis pakai dan tidak bergerak)
4. Administrasi perlengkapan
5. Mengecek
6. Tidak habis pakai
7. Bon
8. Catatan belanja/list
9. Tanah dan bangunan
10. Pemeliharaan
III. Soal Essay
1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang
fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan
penyelesaian pekerjaan tersebut.
2. -Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya
semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 28
-Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan
dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran
adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.
3. Langkah-langah yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pengadaan :
Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan
Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam
kegiatan operasional
Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku
Menyimpan dan memelihara perlengkapan
Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan
sesuai prosedur
4. Langkah-langkah dalam penyimpanan:
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperluka
Memenuhi syarat penyimpanan barang
Memperhatikan sifat barang yang disimpan
Memperhatikan jangka waktu penyimpanan
Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus
dikeluarkan
5. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor:
Pengajuan surat permohonan ke gudang
Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran
Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan
dari buku induk
Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan
dan ketersedian biaya
Bendahara meminta persertujuan pimpinan
Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan
Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 29
Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima
barang
Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk
didistribusikan
Instrumen Penilaian
A. Soal Pilihan Ganda
Jumlah Soal : 15 butir soal
Skor tiap soal : 2 point
Jumlah skor : jumlah skor benar x skor (2 point)
Skor maksimal: 30
B. Soal Isian
Jumlah soal : 10 butir soal
Skor tiap soal : 2 point
Jumlah skor : jumlah soal benar x skor (2 point)
Skor Maksimum : 20
C. Soal Essay
Jumlah soal : 5 butir soal
Nilai akhir yang diperoleh:
∑ skor pilihan ganda+ ∑ skor essay = SKOR AKHIR
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 30
FORMAT PENILAIAN PSIKOMOTORIK
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku
berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini :
D = Memerlukan Perbaikan
C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat Baik
FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
No Rincian Tugas
Kinerja ( RTK)
Memerlukan
Perbaikan (D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat Baik
(A)
1 Teliti, tekun,
cekatan
2 Jujur
3 Loyal
4 Disiplin
5 Kreatif-
Inovatif
FORMAT PENILAIAN KETRAMPILAN SOSIAL
Petunjuk:
Untuk setiap ketrampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas ketrampilan sosial
siswa ini menggunakan skala berikut :
D = Memerlukan Perbaikan
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 31
C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat Baik
No Rincian Tugas
Kinerja ( RTK)
Memerlukan
Perbaikan (D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat Baik
(A)
1 Berkomunikasi
2 Bekerjasama
3 Partisipasi
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 32
Bhavati, Anugerah. 2014. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor (online)
(http://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-
kantor.html), diakses 19 November 2017
Dino.anugrah. 2014. Prosedur Pengasaan Pengadaan Peralatan Kantor (online)
(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-
kantor.html) diakses 20 November 2017
Irwandi. 2015. Perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana, (online)
(http://myblogirwandi.blogspot.com/2015/03/perencanaan-dan-pengadaan
sarana- dan.html) diakses 20 November 2017
Lorenza.madina. 2015. Administrasi sarana dan prasarana (online)
(http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-
sarana-dan-prasarana.html) diakses 21 November 2017
Puji, Ayu. 2015. Materi Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor (online)
(http://ayupuji057.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan-sarana-dan-
prasarana.html), diakses 22 November 2017
DAFTAR PUSTAKA
Administrasi Sarana dan Prasarana Page 33
Tentang Penulis
Fira Dila Mia ANggita, anak pertama dari
pasangan Pujianto dan Sumiatun yang lahir pada
tanggal 30 Maret 1997 di Blitar tepatnya di Desa
Wonorejo Kecamatan Talun Kabupaten Blitar.
Penulis saat ini sedang menempuh pendidikan S1
di Universitas Negeri Malang angkatan 2015,
prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran.
Sebelum menjadi seorang mahasiswi di
Universitas Negeri Malang, Fira sempat
menempuh pendidikan di SDN Wonorejo 01,
SMPN 1 Talun dan SMAN 1 Garum Jurusan IPS.
Pada masa sekolah jenjang SMP, penulis aktif pada Organisasi Siswa Intra Sekolah
(OSIS). Penulis mempunyai hobby menulis dan travelling.
Modul ini merupakan modul pertama yang ditulis oleh Fira, disajikan sebagai
acuan untuk siswa kelas XI semester I dalam mata pelajaran Administrasi Sarana dan
Prasarana. Materi yang dibahas dalam modul ini sudah diperluas serta beberapa data
telah disesuaikan dengan keadaan saat ini.
Top Related