8/4/2010
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN KAS PADA JURUSAN PENGELOLAAN KAS PADA JURUSAN
SISTEM INFORMASI INSTITUT SISTEM INFORMASI INSTITUT
TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYASURABAYA
Oleh : Immah Inayati
5203 100 040
PendahuluanPendahuluan
Secara garis besar dengan adanyaAplikasi Pencatatan Kas di Jurusan SistemInformasi dapat mempermudah danmeningkatkan kinerja AdministrasiKeuangan serta mampu menyediakaninformasi mengenai keuangan yangdiperlukan pihak manajemen di samping ituAplikasi ini mampu mendukung adanyatransparansi dana dalam Jurusan SistemInformasi
RumusanRumusan MasalahMasalah
Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan:
� Bagaimana kebutuhan dan spesifikasi kebutuhan Aplikasi Pengelolaan Kas ?
� Bagaimana desain Aplikasi Pengelolaan Kas yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah ditentukan pada tahap sebelumnya?
BatasanBatasan MasalahMasalah
Batasan masalah yang terdapat dalam pengerjaan tugas akhir ini antara lain:
� Pencatatan Keuangan hanya dibatasi hinggapencatatan keluar masuk kas, PencatatanBuku besar dan tahap akuntansi selanjutnyatidak termasuk dalam cakupan permasalahanaplikasi ini.
� Peraturan Keuangan yang menjadi dasarpembuatanAplikasi ini yaitu Peraturankeuangan yang berlaku hingga Juli 2010.
TujuanTujuan
Tujuan dari tugas akhir ini adalah merancang Sistem Informasi PengelolaanKas di Jurusan Sistem Informasi ITS
ManfaatManfaat
� Manfaat yang diberikan dari tugas akhir iniadalah sebagai berikut :
� Memberikan identifikasi kebutuhan pengguna Aplikasi Pencatatan Kas.
� Memberikan desain Aplikasi PencatatanKas
� Memberikan kemudahan dalam proses pencatatan transaksi
� Mempermudah dan mempersingkatpembuatan laporan keuangan kas
8/4/2010
2
MetodologiMetodologiMetodologiWaterfall dengan langkah :
The AsThe As--Is SystemIs System
Dokumen PetunjukOperasional Penerimaan danPenggunaan Dana.
Interview dengan AdminKeuangan dan Ketua Jurusan
Mendapatkandengan Cara :
SistemSistem SaatSaat IniIni
Sistem pengelolaan kas saat ini dapat digolongkanmenjadi beberapa langkah, yaitu :
1. Pengajukan Permintaan dana ke ITS oleh Admin Keuangan
2. Pengambilan dana BANK oleh Admin Keuangan
3. Pengambilan dana Kas oleh Juru bayar
4. Pencatatan Keluar-masuk dana oleh Juru Bayar
5. Pembuatan SPJ oleh Admin Keuangan
6. Pengumpulan SPJ ke pihak ITS oleh Admin Keuangan
7. Pembuatan Laporan
PermasalahanPermasalahan yang yang adaadaDari paparan tentang sistem pengelolaan kas yang ada sekarang padasubbab sebelumnya , dapat ditemukan beberapa permasalahan, antara lain:
1. Sistem pengelolaan kas masih menggunakan aplikasi excel yang tidakmemungkinkan adanya pemisahan hak akses serta pengamanapassword.
2. Belum adanya fungsi tutup buku yang dilakukan oleh sistem
3. Kurang adanya transparansi SPJ. Aturan bahwa SPJ dapat terdiri dari beberapa transaksi memungkinkan untuk dilakukan manipulasi angka pada SPJ
4. Ketika beberapa transaksi dilakukan satu SPJ maka sulit bagi pihakmanajemen untuk mengetahui transaksi mana saja yang menjadi satu SPJ
5. Pengelolaan kas saat ini masih memungkinkan pembayaran gaji secaratunai dan sulit dilakukan pengontrolan
6. User enggan menggunakan aplikasi yang tidak fleksibel dan mempersulitpekerjaan.
AnalisaAnalisa1. Kebutuhan F dan nF
2. Viewpoint
3. HakAkses
4. Fitur
5. Antar Muka
6. Usecase Diagram
7. UseCase Description
DesainDesain
1. Model Data
2. CDM
3. PDM
4. Activity Diagram
5. Sequence Diagram
6. Class Diagram
7. Histogram
8. Deskripsi Proses
8/4/2010
3
KesimpulanKesimpulan1. Aktor yang terlibat dalam perangkat lunak Pengelolaan Kas ini
Adalah : Karyawan yang merupakan Generalisasi dari AktorPenanggung jawab Keuangan. Dan Aktor Penanggungjawabkeuangan yang merupakan generalisasi dari AktorAdmin Keuangan dan Juru Bayar.
2. Fitur yang dibuat dalam perangkat lunak ini antara lain yaitu:
Ø Fitur Master data
Ø FiturTransaksi
Ø Fitur Supervisi
Ø Fitur Laporan
Ø Fitur Tutup Buku
3. Desain perangkat lunak monitoring tugas akhir ini dibuatdengan menggunakan UML dan menghasilkan usecase diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram.
SaranSaran
� Dalam melakukan tahap implementasi perluuntuk benar-benar memahami konsep desainsistem baru yang telah didokumentasikandalam Dokumen Deskripsi Proses PerangkatLunak sehingga Aplikasi dapat sesuai dengankebutuhan user yang telah ada.
� Dalam tahap implementasi perlu diadakanpertemuan dengan user dalam beberapatahap, tudak menunggu proses aplikasi selesaidiselesaikan agar user dapat mengetahuiperkembangan pengembangan aplikasi dandapat memberikan feedback.
TerimakasihTerimakasih
KebutuhanKebutuhan FungsionalFungsional1. Melakukan Log In
2. Mengubah Password
3. Melakukan Log Out
4. Keluar dari Sistem
5. Menampilkan Laporan
6. Menampilkan halaman Cashflow
7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri
8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan
9. Melakukan cetak laporan
10. Mengelola Mata Anggaran (MAK)
11. Mengelola SubKegiatan
12. Mengelola Karyawan
13. Mengelola Supplier
14. Mengelola SPJ
15. Mengelola Permintaan Uang muka
16. MelakukanTutup Buku
17. Mengelola Cashflow Bank
18. Mengelola cashflow kas kecil
19. Mencari Mak transaksi yang akan diinputkan dari data Mak yang ada
20. Mencari SubKegiatan transaksi yang akan diinputkan dari data SubKegiatan yang ada
21. Mencari karyawan yang akan diinputkan dari data karyawanyang ada
22. Mencari Supplier yang akan diinputkan dari data supplier yang ada
KebutuhanKebutuhan nonFungsionalnonFungsional1. Sistem memiliki menu login untuk verifikasi pengguna
2. Setiap pengguna harus memilki username dan password untuk mendapatkan hak akses lebih
3. Akses terhadap informasi harus dilakukan melalui mekanisme otorisasi (authorization)
4. Yang berhak mamasukkan data hanya admin keuangan dan Juru bayar saja
5. Saat merubah data akan muncul pertanyaan untuk meyakinkan kembali apakah perlu merubah data
6. Secara bersamaan dapat diaksesoleh setiap penggunanya
7. Data yang sedang diubah tidakdapat dilihat oleh penggunayang lain
8. Pengguna dapat mengakses data yang up to date
9. Dapat diakses dari semuakomputer, dengan syaratkomputer tersebut terhubungdengan jaringan.
10.Data keluaran yang dihasilkanakan sama untuk setiapkomputer
11.Setiap fungsi yang ada dapatberlaku untuk semua komputer
View PointView Point
8/4/2010
4
HakHakAksesAksesKaryawan :
1. Melakukan Log In
2. Mengubah Password
3. Melakukan Log Out
4. Keluar dari Sistem
5. Menampilkan Laporan
6. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri
7. Melakukan cetak laporan
Penganggung Jawab Keuangan :1. Menampilkan Halaman Cashflow
HakHakAksesAkses
Admin Keuangan:
1. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan
2. Mengelola Mata Anggaran (MAK)
3. Mengelola SubKegiatan
4. Mengelola Karyawan
5. Mengelola Supplier
6. Mengelola SPJ
7. Mengelola Permintaan Uang muka
8. MelakukanTutup Buku
9. Mencari Mak transaksi yang akan diinputkan dari data Mak yang ada
10.Mencari Supplier yang akan diinputkan dari data supplier yang ada
Juru Bayar :
1. Mengelola Cashflow Bank
2. Mengelola cashflow kas kecil
3. Mencari Mak transaksi yang
akan diinputkan dari data Mak
yang ada
4. Mencari SubKegiatan transaksi
yang akan diinputkan dari data
SubKegiatan yang ada
5. Mencari karyawan yang akan
diinputkan dari data karyawan
yang ada
6. Mencari Supplier yang akan
diinputkan dari data supplier
yang ada
FiturFitur
1. Setting System
2. Master Data
3. Transaksi
4. Supervisi
5. Laporan
6. Tutup Buku
AntarAntar MukaMuka PerangkatPerangkat lunaklunak
AntarAntar MukaMuka KomunikasiKomunikasi UseCaseUseCase DiagramDiagram
1. Aktor
2. Semua Skenario
3. Fungsionalitas Karyawan (Detil)
4. Fungsionalitas Juru Bayar (Detil)
8/4/2010
5
AktorAktor
Karyawan
Penanggung
jawab Keuangan
Juru bayarAdmin Keuangan
Use Case DescriptionUse Case Description1. Melakukan Log In (UC.01)
2. Mengubah Password (UC.02)
3. Melakukan Log Out (UC.03)
4. Keluar dari Sistem (UC.04)
5. Menampilkan Laporan (UC.05)
6. Menampilkan halaman Cashflow(UC.06)
7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (UC.07)
8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (UC.08)
9. Melakukan cetak laporan(UC.09)
10. Mengelola Mata Anggaran(UC.10)
11. Mengelola SubKegiatan (UC.11)
12. Mengelola Karyawan (UC.12)
13. Mengelola Supplier (UC.13)
14. Mengelola SPJ (UC.14)
15. Mengelola Permintaan Uangmuka (UC.15)
16. MelakukanTutup Buku (UC.16)
17. Mengelola Cashflow Bank (UC.17)
18. Mengelola cashflow kas kecil(UC.18)
Model DataModel Data
1. TD.1 TabelTransaksi
2. TD.2 Tabel MAK
3. TD.3 Tabel SubKegiatan
4. TD.4 Tabel Karyawan
5. TD.5 Tabel Supplier
6. TD.6 Tabel Permintaan
7. TD.7 Tabel SPJ
8. TD.8 Tabel Gaji
9. TD.9 Tabel Menu
CDMCDM
menggunakan mata anggaran
Digunakan dalam
Mempertanggungjawabkan / meng-SPJ-kan
Menerima dana dari
menerima gaj i dari
Menggunakan
boleh diakses oleh
transaksi
tran_id
tran_no
tran_tgl
tran_jenis
tran_type
tran_gaji
tran_nominal
tran_ketr
tran_spj
tran_penerima
status_tutup_hari
<pi> Variable characters (54)
Variable characters (10)
Date
Variable characters (12)
Variable characters (15)
Boolean
Number
Variable characters (50)
Boolean
Variable characters (30)
Boolean
<M>
<M>
<M>
<M>
<M>
<M>
Identifier_1 <pi>
mak
mak_id
mak_kode
mak_ketr
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (6)
Variable characters (50)
<M>
<M>
<M>
Identifier_1 <pi>
subkegiatan
sub_id
sub_no
sub_ketr
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (4)
Variable characters (50)
<M>
<M>
<M>
Identi fier_1 <pi>supplier
suppl ier_id
suppl ier_nama
suppl ier_barang
suppl ier_alamat
<pi> Variable characters (5)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
<M>
<M>
<M>
<M>
Identi fier_1 <pi>
spj
spj_id
spj_no
spj_tgl
spj_pph22_persen
spj_pph23_persen
spj_pph24_persen
spj_ppn_persen
spj_pph22_nilai
spj_pph23_nilai
spj_pph_24_ni lai
spj_ppn_nilai
spj_uraian
spj_nominal
status_tutup_bulan
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (15)
Date
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Variable characters (50)
Number
Boolean
<M>
<M>
<M>
<M>
<M>
Identi fier_1 <pi>
karyawan
kar_id
kar_nama
kar_NIP
kar_jabatan
kar_password
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (20)
Variable characters (6)
Variable characters (20)
Variable characters (6)
<M>
<M>
<M>
Identi fier_1 <pi>
permintaan
permintaan_id
permintaan_bulan
permintaan_tahun
permintaan_ketr
permintaan_nominal
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (10)
Variable characters (4)
Variable characters (50)
Number
<M>
<M>
<M>
<M>
<M>
Identi fier_1 <pi>
menu
menu_id
menu_nama
<pi> Variable characters (10)
Variable characters (20)
<M>
<M>
Identifier_1 <pi>
PDMPDM
FK_TRANSAKS_AMBIL_MAK_MAK
FK_TRANSAKS_DIGUNAKAN_SUBKEGIA
FK_TRANSAKS_MEMPERTAN_SPJ
FK_TRANSAKS_MENERIMA__SUPPLIER
FK_TRANSAKS_MENERIMA__KARYAWAN
FK__EMHAKSE__EMHAKSES_MENU
FK__EMHAKSE__EMHAKSES_KARYAWAN
FK_PERMINTA_CARI_MAK_MAK
Transaksi
tran_id
kar_id
suppl ier_id
mak_id
spj_id
sub_id
tran_no
tran_tgl
tran_jenis
tran_type
tran_gaji
tran_nominal
tran_ketr
tran_spj
tran_penerima
status_tutup_hari
varchar(54)
varchar(10)
varchar(5)
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
date
varchar(12)
varchar(15)
smal lint
numeric
varchar(50)
smal lint
varchar(30)
smal lint
<pk>
<fk5>
<fk4>
<fk1>
<fk3>
<fk2>
MAK
mak_id
mak_kode
mak_ketr
varchar(10)
varchar(6)
varchar(50)
<pk>
subkegiatan
sub_id
sub_no
sub_ketr
varchar(10)
varchar(4)
varchar(50)
<pk>
Suppl ier
supplier_id
supplier_nama
supplier_barang
supplier_alamat
varchar(5)
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
spj
spj_id
spj_no
spj_tgl
spj_pph22_persen
spj_pph23_persen
spj_pph24_persen
spj_ppn_persen
spj_pph22_nilai
spj_pph23_nilai
spj_pph_24_ni lai
spj_ppn_nilai
spj_uraian
spj_nominal
status_tutup_bulan
varchar(10)
varchar(15)
date
numeric
numeric
numeric
numeric
numeric
numeric
numeric
numeric
varchar(50)
numeric
smal lint
<pk>
karyawan
kar_id
kar_nama
kar_NIP
kar_jabatan
kar_password
varchar(10)
varchar(20)
varchar(6)
varchar(20)
varchar(6)
<pk>
permintaan
permintaan_id
mak_id
permintaan_bulan
permintaan_tahun
permintaan_ketr
permintaan_nominal
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
varchar(4)
varchar(50)
numeric
<pk>
<fk>
menu
menu_id
menu_nama
varchar(10)
varchar(20)
<pk>
boleh diakses oleh
menu_id
kar_id
varchar(10)
varchar(10)
<pk,fk1>
<pk,fk2>
Activity DiagramActivity Diagram
1. Melakukan Log In (AD.01)
2. Mengubah Password (AD.02)
3. Melakukan Log Out (AD.03)
4. Keluar dari Sistem (AD.04)
5. Menampilkan Laporan (AD.05)
6. Menampilkan halamanCashflow (AD.06)
7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (AD.07)
8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (AD.08)
9. Melakukan cetak laporan(AD.09)
10. Mengelola Mata Anggaran(AD.10)
11. Mengelola SubKegiatan (AD.11)
12. Mengelola Karyawan (AD.12)
13. Mengelola Supplier (AD.13)
14. Mengelola SPJ (AD.14)
15. Mengelola Permintaan Uangmuka (AD.15)
16. Melakukan Tutup Buku (AD.16)
17. Mengelola Cashflow Bank (AD.17)
18. Mengelola cashflow kas kecil(AD.18)
8/4/2010
6
Sequence DiagramSequence Diagram
1. Melakukan Log In (SD.01)
2. Mengubah Password (SD.02)
3. Melakukan Log Out (SD.03)
4. Keluar dari Sistem (SD.04)
5. Menampilkan Laporan (SD.05)
6. Menampilkan halamanCashflow (SD.06)
7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (SD.07)
8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (SD.08)
9. Melakukan cetak laporan(SD.09)
10. Mengelola Mata Anggaran(SD.10)
11. Mengelola SubKegiatan (SD.11)
12. Mengelola Karyawan (SD.12)
13. Mengelola Supplier (SD.13)
14. Mengelola SPJ (SD.14)
15. Mengelola Permintaan Uangmuka (SD.15)
16. Melakukan Tutup Buku (SD.16)
17. Mengelola Cashflow Bank (SD.17)
18. Mengelola cashflow kas kecil(SD.18)
ClassClassDiagramDiagram
Menu
menu_id
menu_nama
validasi()
Karyawan
kar_id
kar_name
kar_nip
kar_jabatan
kar_password
GetKaryawanList()
GetKaryawan()
TambahKaryawan()
RubahKaryawan()
HapusKaryawan()
1..*0..* 1..*0..*
Supplier
supplier_id
supplier_nama
supplier_barang
supplier_alamat
GetSupplierList()
GetSupplier()
TambahSupplier()
RubahSupplier()
HapusSupplier()
Spj
spj_id
spj_no
spj_tgl
spj_pph22_persen
spj_pph23_persen
spj_pph24_persen
spj_ppn_persen
spj_pph22_nilai
spj_pph23_nilai
spj_pph24_nilai
spj_ppn_nilai
spj_nominal
spj_uraian
status_tutup_bulan
GetSpjList()
GetSpj()
TambahSpj()
RubahSpj()
HapusSpj()
GetSpjBulanan()
Subkegiatan
sub_id
sub_no
sub_ketr
GetSubList()
GetSub()
TambahSub()
RubahSub()
HapusSub()
Transaksi
tran_id
tran_no
tran_tgl
tran_jenis
tran_type
tran_gaji
tran_nominal
tran_ketr
tran_spj
tran_penerima
status_tutup_hari
GetLaporanBank()
GetLaporanKasKecil()
GetLaporanKasKeseluruhan()
GetLaporandana()
GetTransaksiSudahSpj()
GetTransaksiBelumSpj()
GetTransaksiBank()
GetTransaksikasKecil()
GetTransaksi()
GetRekapDana()
GetRekapTransaksiSudahSpj()
GetTransaksiDipilih()
GetGajiDiri()
GetGajiKaryawan()
TambahBank()
TambahKasKecil()
RubahBank()
RubahKasKecil()
HapusTransaksi()
TutupHarian()
1
0..*
1
0..*
1
0..*
1
0..*
10..* 10..*10..* 10..*
Permintaan
permintaan_id
permintaan_bulan
permintaan_ketr
permintaan_nominal
GetPermintaanList()
GetRekapPermintaan()
GetPermintaan()
TambahPermintaan()
RubahPermintaan()
HapusPermintaan()
TutupTahunan()
Mak
mak_id
mak_kode
mak_ketr
GetMakList()
GetMak()
TambahMak()
Rubahmak()
HapusMak()
1
0..*
1
0..*
11..* 11..*
HistogramHistogram
Halaman Utama
Form ubah
password
Halaman Laporan
Dana
Halaman Laporan
SPJ
Halaman laporan
Permintaan
Halaman laporan
TahunanHalaman gaji Diri
Halaman Admin
Keuangan
Form Kelola MAK
Form Kelola SubKegiatan
Halaman Juru
bayar
Form Kelola Bank
Form Tutup Buku Harian
Log In
Form Kelola Karyawan
Form Kelola Supplier
Form Kelola Permintaan Uang Muka
Form Kelola SPJ
Form Kelola kas kecil
Form Tutup Buku Tahunan
Form Tutup Buku Bulanan
Form Cari Supplier
Form Cari Karyawan
Form Cari SubKegiatan
Form Cari MAK
Form Cari MAK
Form Cari MAK
Form Cari Transaksi BelumSPJ
Halaman Karyawan DeskripsiDeskripsi ProsesProses
1. 1. FungsiFungsi Log InLog In 2. 2. HalamanHalaman UtamaUtama
8/4/2010
7
3. 3. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan DanaDana 3. 3. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan Dana Cont’Dana Cont’
4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ 4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ
4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ5. 5. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan PermintaanPermintaanUangUang MukaMuka
8/4/2010
8
6. 6. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporanTahunanTahunan 6. 6. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporanTahunanTahunan
7. 7. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan CashflowCashflow 8. 8. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan GajiGaji DiriDiri
9. 9. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan GajiGaji PegawaiPegawai