Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Hubungan antara teknologi dan sumber daya manusia sangat erat
kaitannya. Dengan berkembangnya teknologi maka akan
mengefisiensikan tenaga manusia dalam proses operasi suatu
perusahaan. Dalam hal ini harus ada sinkronisasi antara tenaga kerja
manusia dengan perkembangan teknologi supaya peran tenaga manusia
tidak tergantikan oleh teknologi yang ada.
Melihat hal tersebut harus adanya peningkatan kualitas para karyawan
dalam bekerja yaitu mampu berinovasi dan berkreasi dalam pekerjaannya
agar sumber daya manusia (tenaga kerja) tidak tergantikan oleh teknologi
yang semakin hari semakin berkembang.
I.2 Rumusan Masalah
Mengetahui apa itu sistem informasi sumber daya beserta
contohnya.untuk mengerti apa yang diperlukan dalam menangani suatu
sumber daya baik itu sumber daya manusia/sumber daya perusahaan.
I.3 Tujuan
Agar kita dapat lebih memahami dan mengerti tentang system informasi
sumber daya manusia yang ada serta memanfaatkannya dengan
semaksimal mungkin.
Konsep Sistem Informasi 1
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
BAB II
ISI
II.1Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resourches
Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi sistem informasi berbasis komputer yang
berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia
sehingga diperoleh informasi yang tepat guna dalam pengambilan
keputusan. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-
aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang
terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan
sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang
bersifat universal.
SISDM dapat dikatakan sebagai bentuk implementasi atau terapan
ilmu manajamen yang secara empiris meliputi kegiatan prakti
planning ,organizing,actualing dan controlling.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki
Konsep Sistem Informasi 2
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision
making).
II.2Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM
selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang
mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan
sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang
mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan
perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan
sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan
persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru,
struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal
seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan
sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat
pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk
memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan
ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi
pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job
specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang
tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal
yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat
daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian
Konsep Sistem Informasi 3
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu
berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test
tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and
evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus
menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada
dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta
meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan
dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan
pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai /
Compensation and protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur
dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting
dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada
lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi
yang ada dapat menyebabkan masalah ketenagakerjaan di kemudian
hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau
perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan
kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu
pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan
yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotivasi karyawan
dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang
profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para
karyawannya.
Konsep Sistem Informasi 4
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber
(informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum,
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data
• Program data entry
• Pedoman data entry
• Penerimaan kuesioner/hasil lab.
• Pedoman coding (code book)
• Pedoman editing
• Editing & coding
• Entry data (back up)
• Penyimpanan kuesioner/hasil lab
• Pedoman clening data
• Cleaning data
• Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan, mereka menerima
paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
II.3Model Sumber Daya Manusia
Model sumber daya manusia terdiri atas 3 subsistem input, yaitu :
Konsep Sistem Informasi 5
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi
gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan
maupun non keuangan.
Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis
sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning)
dan sebelum tahap desaian sistem (system design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di
dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah-Langkah Analisis Sistem
a) Mengidentifikasi Masalah (Identify)
• Tugas-tugas dalam mengidentifikasi masalah
• Mengidentifikasi Penyebab Masalah
• Mengidentifikasi Titik Keputusan
• Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
b) Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada (Understand)
• Menentukan Jenis Penelitian.Meliputi: wawancara, observasi,
daftar pertanyaan, pengambilan sampel
• Merencanakan Jadwal Penelitian (Who, When, Where, What,
How)
- Mengatur Jadwal Wawancara
- Mengatur Jadwal Observasi
- Mengatur Jadwal Pengambilan Sampel
• Membuat Penugasan Penelitian
• Membuat Agenda Wawancara
• Mengumpulkan Hasil Penelitian
c) Menganalisis Hasil Penelitian (Analyze)
Konsep Sistem Informasi 6
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
1. Menganalisis Kelemahan Sistem
2. Menganalisis Distribusi Pekerjaan
3. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan
4. Menganalisis Keandalan
5. Menganalisis Dokumen
6. Menganalisis Laporan
7. Menganalisis Teknologi
8. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen,
Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan
permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang
perlu, tetapi tugas ini saja belum cukup. Tugas lain dari analis
sistem yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para
pemakainya
d) Membuat Laporan Hasil Analisis (Report)
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas
berikutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini
diserahkan ke steering committee yang seterusnya diserahkan ke
manajemen
Tujuan utama penyerahan laporan ke manajemen
• Bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah
ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai
menurut manajemen
• Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak
manajemen
• Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk
melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke
tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang
tidak layak lagi).
Konsep Sistem Informasi 7
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
2. Riset Sumber Daya Manusia
Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi
Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
Secara umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi.
Secara khusus pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan
buku teks. Hal ini sangat berbeda dengan riset pemasaran yang banyak
ditulis para akademisi. Sebenarnya ensesi proses riset SDM tidak jauh
berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM dapat didefinisikan sebagai
semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan, pengumpulan,
penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki
pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan,
pemecaahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM.
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat
disebutkan dibawah ini :
Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
Hasil akhir berupa informasi, dan
Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
SDM
Riset SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai
“kompas (alat bantu) pengambilan keputusan. Informasi dikatakan
berkualitas jika memenuhi kriteria releven, akurat, reliable, valid dan
actual, yang berguna bagi menajemen. Releven berarti informasi yang
disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM. Akurat
menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan.
Reliable berarti informasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya
kebenarannya. Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan.
Actual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman,
sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan
dibuat.
Konsep Sistem Informasi 8
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Pelaku Riset SDM
Riset dibidang SDM bisa dijalankan sendiri oleh perusahan atau
dikontrakan kepihak luar. Karena umumnya bagian riset SDM
dijadikan satu dengan bagian SDM, orang-orang SDM lah yang
biasanya menjalankan riset, dibantu karyawan penelitian dan
pengembangan. Kadang kala manajer riset sendiri yang berperan
sebagai periset SDM. Hal ini tidak jadi masalah, sejauh manajer SDM
memiliki kemampuan riset atau memahami proses riset yang benar
dan punya waktu untuk menjalankannya. Sebaliknya jika perusahaan
menghadapi kendala sumber daya untuk melakukan riset SDM
sendiri, manfaatkan saja pihak luar, seperti melakuakn kontrak
dengan perusahan riset. Tentukan saja, perusahaan harus memiliki
perusahaan riset reliable sehingga dapat dihasilkan informasi yang
berguna bagi manajer SDM.
Tahap-Tahap Riset SDM
Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan
metode yang sistematis dan objektif. Artinya dalam riset SDM
diterapkan beberapa tahap yang merupakan kesatuan logis,
sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara objektif.
Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk
menjamin informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi.
Namun, perlu dipahami bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat
baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi kerangka yang
memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.
Masalah-Masalah Riset SDM
Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus
perkasus. Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum
tentu terjadi diperusahaan lain, demikian juga sebaliknya.
Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan memudahkan
Konsep Sistem Informasi 9
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
pengindetifikasian masalah riset. Untuk itu ditinjau dari ruang
lingkupnya, masalah riset SDM bisa dibedakan menjadi dua macam :
1. Masalah yang berhubungan dengan lingkungan makro atau
lingkungan luar (politik,ekonimi,sosial,budaya,hukum)
Contoh :
Berapakah besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap
kantor cabang? Kapan THR dibayar dan berapa besarnya? Informasi
ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau peraturan. Tentu saja
informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga kerja
yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana.
2. Masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan
rekrutmen, promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).
Contoh:
Apakah karyawan puas denagn jenis pekerjaan yang mereka jalankan
selama ini ? Apakah progam pelatihan atau training yang telah
dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan
dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianya ketika karyawan
direkrut, sehingga perusahan perlu melakukan riset sendiri untuk
memperoleh informasi.
Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasar tujuannya, yaitu riset
untuk mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan
masalah (Malhotra,2004) riset indentifikasi masalah dilakukan untuk
membantu menemukan atau melihat masalah yang mungkin belum
tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset memecahkan
masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang
spesifik (disesuaikan dari Malhotra,2004).
Pembagian Desain Riset SDM
Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga, riset eksploratori, riset
deskritif, dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan
informasi yang berbeda-beda. Sehingga penentuan riset yang
digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari dalam riset
SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui
Konsep Sistem Informasi 10
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
permasalahan awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori
dapat dilakukan sedangakan jika informasi yang dibutuhkan
bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bisa diterapkan.
Selanjutnya, jika informasi yang diinginkan diperoleh adalah menguji
hubungan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.
Riset Eksploratori
Sesuai dengan kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa
inggris “to explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory
research) berusaha menemukan masalah yang mungkin dihadapi
manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-raba” masalah
atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori
merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh
pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen
SDM yang sebenarnya. Hasil riset eksploratori dapat digunakan
sebagai pedoman menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
Riset Deskriptif
Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti
menggambarkan), bertujuan utama menggambarkan sesuatu.
Contoh hal yang bisa digambarkan dalam riset deskriptif adalah profil
SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi kerja, tingkat
kepuasan karyawan, aliran komunikasi antar karyawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang
dijalankan sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset
eksploratori dan riset deskriptif dilakukan berurutan.
Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil
riset eksploratori diidentifikasikan penyebabnya adalah faktor
kepuasan kerja karyawan. Peranan riset deskriptif dalam hal ini
adalah mengungkapkan informasi yang menggamabrkan seberapa
besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara
keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas,
Konsep Sistem Informasi 11
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
ada-tidaknya perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset
deskriptif relative banyak dilakukan dalam riset SDM.
Riset Kasual
Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang
berarti menyebabkan atau mempengaruhi. Artinya, riset kasual
merupakan riset yang bertujuan utama membuktikan hubungan
sebab-akibat atau hubungan mempengaruhi dan dipegaruhi dari
variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan
variable yang mempengaruhi atau menyebabkan perubahan variable
lain. Variable yang mempengaruhi ini disebut variable inependen,
sedangkan variable yang dipengaruhi oleh perubahan variable
independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan
SDM (seperti perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja,
pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik karyawan) maupun kondisi
lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga Kerja,
perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas
kerja karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan
dan sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti
perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai,
dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para
pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
Konsep Sistem Informasi 12
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
dan penerimaan.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan
memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan
pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri
komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu
perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan
memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru
yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek
personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang
berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input SDM dimasukkan ke dalam
suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database
SDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi
arus personil.
Output SDM terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1) Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer untuk merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi
Konsep Sistem Informasi 13
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran
biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2) Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun
internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis
rekruitmen.
3) Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–
informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4) Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan
gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5) Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.
Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif
yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih
ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6) Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan
dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
II.4HRD (Human Resource Department)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi.
Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
Seleksi dan Rekrutmen.
Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui
penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru
tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat
menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat
Konsep Sistem Informasi 14
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki
success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat
yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat
bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun
assessment center.
Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development).
Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan
pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal
maupun eksternal.
Compensation and Benefit.
Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh
kompensasi yang diterima kepada pegawai yang mengacu pada
kondisi pasar.
Subsistem penggajian
Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan
merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada
produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang
telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan
Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional
(UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan
“keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan Karyawan
pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan
untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam
prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum
memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas” beban
kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan
telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu
yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi
peyelenggaraan pemeliharaan SDM. Namun pada kenyataannya
banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah
Konsep Sistem Informasi 15
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan.
Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai
dengan karakteristika lingkungan Perusahaan yang ada di
Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja
dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan.
Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti
pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan
Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidah-
kaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan
tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh
Perusahaan. Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan
menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan
Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan
kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis
dan skala Perusahaan yang serupa. Sistem Gaji dengan
pendekatan “kuantitatif” pada umumnya akan lebih mudah
diterima dan dipahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor
sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan
beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan
antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para
Karyawan seperti antara lain :
Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh
Perusahaan.
Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung
dengan Perusahaan.
Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi
yang telah diberikan Karyawan.
Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan
pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan
perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
Konsep Sistem Informasi 16
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga
cukup atraktif bagi perusahaan sejenis
Sedangkan manfaat khusus dengan sistem penggajian yang
mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan
dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan diperoleh
manfaat antara lain :
Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing
memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara
bersama-sama.
Mudah dilakukan penyesuaian terhadap
keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya
laju inflasi tahunan.
Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang
disumbangkan untuk tempat kerjanya.
Ruang Lingkup Pelaksanaan
Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job
Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan yang
telah dimiliki).
Penelaahan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di
lapangan (on the spot).
Pembuatan Disain Sistem Penggajian :
Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor
tugas/jabatan/pekerjaan.
Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
Penyusunan Skala Gaji Pokok.
Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan
Key Person (Counter-part).
Konsep Sistem Informasi 17
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar
Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.
Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
Pembuatan Laporan Akhir.
Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem
Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama
Key Person masing-masing Unit Kerja.
Manajemen Kinerja (Performance Management).
Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standar kinerja
yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar
performance management bertanggung jawab untuk merancang
sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga
selaras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
Perencanaan Karir (Career Planning).
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir
bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai
memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi
yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap
pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-
masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing,
penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan
(cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu
kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Hubungan Karyawan (Employee Relations).
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai
terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini
juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai
berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management.
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan
kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal
Konsep Sistem Informasi 18
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced
separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum
masanya).
Personnel Administration and HRIS.
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi
yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum
fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll
dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi,
pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR
dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia
berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Konsep Sistem Informasi 19
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
BAB III
PENUTUP
III. Kesimpulan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resourches
Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi sistem informasi berbasis komputer yang
berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia
sehingga diperoleh informasi yang tepat guna dalam pengambilan. Dalam
kegiatannya, SDM mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM
mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan,
manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi
tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model SDM yang di
dalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan
Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja,
Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor
Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan SDM dilakukan oleh HRD (Human
Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen,
Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen
Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation
Management, dan Personnel Administration and ADM.
Konsep Sistem Informasi 20
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
DAFTAR PUSTAKA
www.wikipedia.org
www.google.com
http://www.expresscomputeronline.com/20030505/tech2.shtml
Harisa. (2010). Sistem Informasi Sumber Data Manusia,
http://harisahmad.blogspot.com/2010/05/sistem-informasi-sumber-daya-
manusia.html. 23 February 2011, 7:39:44 PM.
Setyawan, Yodi. (2008). Sistem informasi sumber daya manusia.
http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-
daya-manusia/. 18 February 2011, 9:07:13 PM.
Konsep Sistem Informasi 21
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
BIOGRAFI
Konsep Sistem Informasi 22