HOSPITAL ERP SYSTEM(MAP) MODEL ARTEFAK PROCESS

ARTEFAK

PERENCANAAN STRATEGIS RUMAH SAKIT

Untuk dapat meningkatkan produktivitasnya , rumah sakit perlu memiliki perencanaan strategis untuk dapat mencapai visi dan misi.

VISI

Menjadi rumah sakit terbesar di Indonesia dan dapat bersaing dengan rumah sakit lain, serta menjadi rumah sakit internasional. Dengan melakukan pengintegrasian setiap rumah sakit yang dimiliki.

MISI

• Memberikan layanan yang berkualitas terbaik kepada pelanggan karena kepuasan pelanggan adalah tujuan dari rumah sakit kami

• Menyediakan lingkungan dan fasilitas kesehatan yang nyaman dengan staf yang kompeten.

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

CONT.

Penjelasan setiap aktor yang ada dalam gambar struktur organisasi adalah sebagai berikut dibawah ini:

• Direktur Utama

Direktur utama merupakan jabatan tertinggi yang ada dalam rumah sakit yang bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap semua kegiatan bisnis dan pengambilan keputusan bisnis secara besar pada Rumah Sakit.

CONT.

• Direktorat Medik dan Keperawatan

Merupakan jabatan yang bertanggung jawab pada bidang medik dan bidang keperawatan. Pada Bidang Medik terdiri dari Seksi Pelayanan Medik yaitu yang bertanggung jawab pada tindak pelayanan pasien yang berhubungan dengan tindakan medik.Seksi Penunjang Medik yaitu yang bertanggung jawab dalam memberikan bantuan tambahan dalam tindakan medik.Seksi Rekam Medik yaitu yang bertanggung jawab dalam rekam medis pasien.

Pada Bidang Keperawatan terdiri dari  Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan dan Gawat Darurat yaitu yang bertanggung pada pengurusan Rawat Jalan dan Gawat Darurat.Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap dan Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Khusus.

CONT.

• Direktur Keuangan

Direktur keuangan merupakan jabatan tertinggi di departemen keuangan yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keuangan yang ada di dalam Rumah Sakit.

Pada Direktur Keuangan terdiri dari bagian penyusunan dan evaluasi anggaran,bagian perbendaharaan dan mobilisasi dana,bagian akuntansi dan verifikasi.

CONT.

• Direktur SDM dan Pendidikan

Direktur SDM dan Pendidikan merupakan jabatan tertinggi di departemen SDM dan Pendidikan. Bertugas untuk mengelola semua sumber daya manusia di lingkup rumah sakit.

SOFTWARE ARCHITECTURE DOKUMEN

Software Architecture ini adalah gabungan dari strategi inisiatif, proses bisnis, arus informasi, sistem dan jasa, serta infrastruktur teknologi yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua kegiatan yang berlangsung dirumah sakit dapat mendukung Visi, Misi, Tujuan, dan sasaran yang ingin dicapai oleh Rumah Sakit.

Dalam peningkatan perencanaan, harus melakukan inovasi baru yang mendukung pertukaran informasi dan operasional rumah sakit secara maksimal dengan teknologi baru yang dapat mendukung pencapaian visi, dan misi serta tujuan strategis rumah sakit.

SOFTWARE PERFORMANCE MANAGEMENT

Pengukuran performa dari sistem ini dapat dilihat dari:

• Pencapain operasional yang meningkat dari sebelumnya. Sehingga pendapatan ataupun pemasukan rumah sakit meningkat seiring dengan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem ini.

• Kecepatan karyawan dalam menggunakan sistem serta teknologi yang ada.

• Kepuasan karyawan dan pelanggan terhadap sistem dan teknologi, serta pelayanan yang diterapkan.

SISTEM DAN APLIKASI

Rumah Sakit memiliki sistem yang cukup baik, namun belum semua bagian-bagian dalam sistem terintegrasi dengan baik. Masing-masing bagian memiliki switch yang akan terhubung dengan switch yang terhubung langsung ke internet sehingga bagian di kantor pusat dapat melihat data dari kantor cabang.

INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI

Dalam pengembangan sistem ini, rencana teknologi yang digunakan dengan memanfaatkan teknologi yang sedang berkembang saat ini. Perubahan dan pembaharuan penggunaan teknologi disesuaikan dengan kebutuhan sistem di masa mendatang. Berikut ini adalah gambaran teknologi yang digunakan pada sistem saat ini. Dengan meningkatkan jaringan yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan operasional rumah sakit. Berikut Requirement teknologi yang digunakan

Operating System Microsoft Windows 7

Office Automation Suite (Software) Hospital ERP System

Desktop PC Lenovo VERITION m480

Desktop Monitoring LCD Monitor

Persistent Storage External HDD 1 TB

KEAMANAN

Sistem keamanan yang digunakan untuk semua modul hampir sama, semua modul telah diimplemntasi kode-kode yang digunakan untuk mencegah serangan mysql injection yang sering terjadi pada aplikasi-aplikasi berbasis web. Selain itu aplikasi ini juga menggunkana metode pangamanan standar yaitu pengenkripsian password user.

Untuk modul Take Care diperlukan metode keamanan yang lebih dari pada module-module yang lain, karena module-module yang lain tidak online dan hanya beroperasi dalam lingkup rumah sakit dimana aplikasi ERP ini diimplemntasikan, sedangkan module Take Care akan diintegrasikan dengan ERP rumah sakit lain sehingga memerlukan pengamanan transfer data yang lebih, seperti penerapan SSL atau https.

Keamanan data pasien yang disimpan dalam system ERP rumah sakit ini akan proteksi dari akses - akses yang tidak mempunyai otoritas, sehingga kemanan data pasien akan terjamin dan dapat dipertanggung jawabkan.

STRATEGI GOALS AND INITIATIVEStrategi Goal Strategi Initiative

Goal 1:Meningkatkan kerjasama dengan supplier obat

Menjalin kerjasama yang baik dengan supplier untuk meningkatkan hubungan baik dengan supplier obat

Goal 2:Meningkatkan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam mengelola aplikasi

Memberikan pelatihan yang bersertifikat terhadap aplikasi yang akan digunakan dalam rumah sakit.

Goal 3:Meningkatkan jumlah pelayanan prima terhadap pasien

Menerapkan inovasi untuk meningkatkan pelayanan sehingga dapat dipercaya oleh pelanggan (pasien)

Goal 4:Meningkatkan hubungan baik dengan pasien

Memberi pelayanan yang berkualitas dan hubungan kemitraan yang lebih baik.

Goal 5:Meningkatkan kualitas rumah sakit

Menerapkan manajemen mutu dan berkualitas terhadap rumah sakit

Goal 6:Meningkatkan citra rumah sakit

Meningkatkan manajemen mutu dan pelayanan yang berkulitas kepada pelanggan (pasien).

PROCESSGambaran Umum Proses Bisnis

Proses bisnis yang ada di dalam Rumah Sakit adalah melakukan pelayanan terhadap pasien, penjualan obat yang berkualitas terhadap konsumen/pasien, proses audit keuangan, cek stok obat serta pelaporan dengan sistem informasi yang terintegrasi ke seluruh bagian yang terhubung (rumah sakit lain) sehingga membantu mempercepat dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan (pasien) serta dengan fasilitas yang nyaman dan tenaga medis yang berkompeten, serta memudahkan kontrol kinerja dan proses bisnis yang ada di rumah sakit. Selain itu dengan pelayanan pembayaran yang dapat dilakukan secara tunai, dengan debet ATM, kartu kredit, dan deposito member pelanggan untuk peningkatan pelayanan prima.

HUBUNGAN KEGIATAN BISNIS DENGAN STRATEGI

Melakukan berbagai strategi promosi yang berbeda sehingga dapat meningkatkan pelayanan kesehatan dan penjualan obat-obatan secara maksimal seperti memberikan pelayanan dengan kualitas pelayanan yang terbaik, ruangan pelayanan yang baik dan tenaga medis yang ramah serta pemberian harga obat-obatan yang relatif murah.

PROSPEK PASAR DAN STRATEGI KOMPETITIF

Prospek pasar untuk Rumah Sakit semacam ini cukup berkembang di era saat ini karena kebutuhan manusia akan pemberian fasilitas kesehatan dan pelayanan yang baik dalam mengintegrasikan  antar rumah sakit.

Sedangkan strategi kompetitif yang terjadi pada rumah sakit ini mendapatkan motivasi agar menjadi rumah sakit terbaik di Indonesia karena persaingannya cukup banyak saat ini.

BUSSINESS PROCESS DAN ALUR INFORMASI

Prospek pasar untuk Rumah Sakit semacam ini cukup berkembang di era saat ini karena kebutuhan manusia akan pemberian fasilitas kesehatan dan pelayanan yang baik dalam mengintegrasikan  antar rumah sakit.

Sedangkan strategi kompetitif yang terjadi pada rumah sakit ini mendapatkan motivasi agar menjadi rumah sakit terbaik di Indonesia karena persaingannya cukup banyak saat ini.

GAMBARAN USER INTERFACE1. Halaman Home

halaman home ini akan menampilkan menu utama yaitu moduel-module yang ada pada sistem ERP rumah sakit.

2. Halaman Finnancial Accounting

Halaman Finnancial Accounting terdiri dari modul laporan neraca, laporan Rugi Laba, laporan penggajian, dan audit keuangan. Laporan neraca merupakan form yang berisi informasi tentang . keuangan debit dan kredit atau audit keuangan pada rumah sakit,laporan Rugi Laba berisi informasi tentang Rugi Laba pada Rumah Sakit. Laporan penggajian berisi tentang informasi penggajian pegawai.

Berikut package Proses Pada Finnancial Accounting :

• Admin Pembayaran bertugas menghitung gaji pegawai termasuk tindak medis dan tindak kerja sekaligus untuk melakukan pembayaran pegawai,actor pegawai disini ialah dokter,perawat,dan pegawai lainnya yang berada di rumah sakit. Selain itu Admin pembayaran bertugas untuk membuat laporan neraca pemasukan dan pengeluaran sekaligus laporan rugi laba.

• Petugas loket bertugas untuk pembayaran asuransi yang berhubungan dengan rumah sakit, asuransi disini termasuk asuransi wajib,sukarela,perorangan ataupun kelompok,selain itu juga bertugas dalam penerimaan pembayaran pasien yang berobat ,rawat inap atau rawat jalan. Actor petugas loket juga bertanggung jawab pada actor Admin Pembayaran jadi semua yang dilakukan oleh actor Petugas loket berda dibawah tanggung jawab actor Admin Pembayaran

CONT.3. Halaman HRD

Pada fitur HRD terdiri dari beberapa menu, yaitu menu yang menampilkan semua data pegawai, menu menampilkan data dokter, data karyawan, data struktur organisasi dan pegawai yang menjabat di struktur organisasi rumah sakit. selain itu ada menu yang digunakan untuk memanage ( dalam hal ini adalah insert data baru dan edit data dari beberapa fitur yang telah dijelaskan sebelumnya).

Pada modul HRD ini juga terdapat menu rekurtment dan lowongan, menu ini juga meliputi tampil data, update, delete dan insert data. selain itu ada tambahan menu absensi dan penilaian untuk semua karyawan rumah sakit.

Proses pada Module Human Resource:

Proses adminstrasi berfungsi untuk melakukan fungsi administrasi seperti pengelolaan data pegawai.

• Inserting, updating, deleting : digunakan untuk proses pemasukkan data pegawai, pengubahan data pegawai dan juga dapat melakukan proses pengahpusan data. insert data dilakukan oleh admin. pengelolaan data pegawai ini meliputi data pegawai secara keseluruhan, data dokter, data perwat, bidan dan pegawai administrasi.

• Search and filtering: admin dapat melakukan pencarian terhadap pegawai tertentu, dan juga mampu melakukan filtering data dengan kriteria tertentu guna memudahkan pencarian data.

• data pegawai yang ada pada module HRD akan diintegrasikan dengan module-module yang lain seperti module finansial yang memerlukan data gaji pokok setipa pegawai untuk proses perhitungan gaji.

CONT.proses absensi berisi aktifitas absensi pegawai.

• Isi absensi: pegawai dapat melakukan absensi, dalam menu ini data absensi dapat diperoleh secara manual oleh pegawai administrasi rumah sakit atau dengan menggunakan mesin absensi yang telah diintegrasikan ke database sistem ERP. data ini akan menjadi inputan untuk fitur absesnsi dari system ERP.

• Lihat absensi:  dalam masalah absensi, admin module HRD dapat melihat data absensi pegawai. dan data absensi ini akan diintegrasikan dengan module finansial yang akan digunakan untuk melakukan perhitungan gaji.

proses rekrutmen beisikan fungsionalitas perekrutan pegawai baru.

• Lihat data pelamar kerja: admin human resource dapat mengakses data para pelamar kerja pada rumah sakit. fitur ini berfungsi untuk manampung data para calon pegawai.

• manage data pelamar kerja meliputi fitur insert data, update data dan delete data.

• Lihat data lowongan pekerjaan: admin human resource dapat melihat bidang apa saja yang dibuka lowongan, serta siapa saja yang telah melamar dibidang tersebut.

• manage data lowongan: meliputi proses insert data, update dan delete data lowongan.

CONT.Proses penilaian pegawai, proses ini berisikan aktifitas penilaian pada pegawai rumah sakit.

• Insert/update/delete data penilaian: admin dapat memasukkan data dan mengubah data dari hasil penilaian pegawai.

• Lihat penilaian: admin dapat melihat data penilaian pegawai rumah sakit.

• penilaian dilakukan oleh pegawai yang telah ditunjuk sebagai penilai.

Proses reporting berisikan aktifitas pembuatan laporan.

• Buat laporan penilaian: aktifitas ini dapat membuat suatu report tentang penilaian pada pegawai yang telah dilakukan sebelumnya.

• Buat laporan rekrutmen: aktifitas ini dapat membuat suatu report rekrutment yang dilakukan oleh rumah sakit.

• Buat laporan kepegawaian: aktifitas ini dapat membuat suatu report kepegawaian, yang meliputi jumlah pegawai, gaji, dll.

CONT.

5.Halaman Take Care

• Halaman take care berisi modul seperti data pasien, biodata pasien, statistik pasien, riwayat kesehatan pasien. Halaman take care memiliki beberapa hak akses diantaranya dokter dan perawat. Berikut penjelasan dari tiap hak akses:

a. Dokter

• Dokter dapat mengakses modul ini ketika sedang memeriksa kondisi pasien, melakukan check up pasien, dan melakukan pengobatan pasien. Terdapat authentication saat dokter mengakses data milik pasien, jadi saat pasien sudah tidak lagi diperiksa, dokter tidak lagi memiliki hak akses ke pasien tersebut.

CONT.b. Perawat

• Perawat dapat mengakses modul ini ketika dokter memutuskan untuk mengalihkan perawatan untuk perawat. Dalam hal ini perawat mampu untuk memeriksa kondisi pasien, melakukan check up pasien, dan melakukan pengobatan pasien. Terdapat authentication saat perawat mengakses data milik pasien, jadi saat pasien sudah tidak lagi diperiksa, perawat tidak lagi memiliki hak akses ke pasien tersebut.

Proses Registrasi Rawat Jalan:

Pasien memilih dan melakukan registrasi layanan rawat jalan kemudian antri ke layanan poli yang dituju. Berikut langkah-langkahnya:

1.  Masukkan username dan password dalam form login (jika dalam kondisi login), centang bagian pasien pada cheklist.

2.  Apabaila sukses dalam melakukan login (pasien), maka akan muncul tampilan “Selamat Datang Pasien”.

3.  Pilih menu registrasi layanan rawat jalan, isi data yang telah disediakan.

4.  Jika selesai tekan tombol register.

5.  Jika sukses akan muncul tampilan “ Selamat anda telah melakukan registrasi layanan rawat jalan”.

6.  Tekan tombol “back” untuk melihat data registrasi.

7.  Tekan tombol “Logout” untuk keluar dari aplikasi.

CONT.• Proses Registrasi Rawat Inap:

Pasien memilih dan melakukan registrasi layanan rawat inap kemudian antri ke layanan poli yang dituju. Berikut langkah-langkahnya:

1.  Masukkan username dan password dalam form login (jika dalam kondisi login), centang bagian pasien pada cheklist

2.  Apabaila sukses dalam melakukan login (pasien), maka akan muncul tampilan “Selamat Datang Pasien”

3.  Pilih menu registrasi layanan rawat inap, isi data yang telah disediakan

4.  Jika selesai tekan tombol register.

5.  Jika sukses akan muncul tampilan “ Selamat anda telah melakukan registrasi layanan rawat inap”.

6.  Tekan tombol “back” untuk melihat data registrasi.

7.  Tekan tombol “Logout” untuk keluar.

Antri ke layanan poli yang dituju

CONT.

• Proses Create Medical Record Pasien

Dokter atau perawat melakukan penambahan pada riwayat kesehatan pasien, berikut langkah-langkahnya:

1. Login sebagai dokter atau perawat

2. Inputkan NIK pasien

NIK pada pasien bersifat unik, setiap pasien memiliki E-KTP yang dijadikan sebagai authentication saat pasien menuju dokter

3. Masukkan form medical record yang telah disediakan

Dalam proses ini, tenaga medis (dokter atau perawat) melakukan input data yang sebenar-benarnya sesuai dengan keadaan pasien ketika melakukan perawatan, pengobatan para pasien

4.  Klik save, data-data medical record telah tersimpan di database