perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL
PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
NURANI WIDYATMASARI
F3309085
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Life is like riding a bicycle.
To keep your balance you must keep moving.
(Albert Einstein)
Nilai dari seseorang itu ditentukan dari keberaniannya memikul tanggungjawab,
mencintai hidup dan pekerjaannya.
(Kahlil Gibran)
Tidak ada harga atas waktu, tapi waktu sangat berharga.
Memiliki waktu tidak menjadikan kita kaya, tetapi menggunakannya dengan baik
adalah sumber dari semua kekayaan.
(Mario Teguh)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan untuk:
Kedua Orangtuaku
Kakak-kakakku
Teman-teman kos Muffidah
Teman-teman DIII Akuntansi 2009
Almamaterku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat-
Nya penulis dapat menyelesaikan penelitian dan penulisan Tugas Akhir dengan
judul “EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN
(PERSERO) AREA SURAKARTA”.
Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas
Maret.
Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan, dorongan, dan
bimbingan dari semua pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Drs. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakulltas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Agus Budiatmanto,M.Si.,Ak., selaku Ketua Program Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Dra. Sri Murni, SE., MSi., Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dalam penyusunan Tugas Akhir.
4. Bapak FX Sumarno selaku Asman SDM dan Administrasi PT PLN
(Persero) Area Surakarta, yang telah mengijinkan penulis untuk
melaksanakan magang di PT PLN (Persero) Area Surakarta.
5. Ibu Cahyati sebagai pembimbing di PT PLN (Persero) Area Surakarta dan
segenap karyawan PT PLN (Persero) Area Surakarta yang telah membantu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
dalam memberi informasi dan data yang diperlukan guna penyelesaian
tugas akhir ini.
6. Kedua orangtuaku dan kakak-kakakku yang selalu memotivasiku,
terimakasih atas motivasi dan doanya.
7. Teman-teman DIII akuntansi angkatan 2009, terimakasih atas
kebersamaan yang takkan terganti.
8. Segenap Dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas
Maret.
9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak
demi penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Laporan Magang ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca.
Surakarta, Juli 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
ABSTRAK ....................................................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... v
MOTTO ........................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN ............................................................................................ vii
KATA PENGANTAR .................................................................................... viii
DAFTAR ISI .................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan .................................................. 1
B. Latar Belakang Masalah ............................................................ 15
C. Perumusan Masalah ................................................................... 18
D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 18
E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 18
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
BAB II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka........................................................................ 20
B. Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Area
Surakarta .................................................................................... 35
C. Pelaksanaan Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero)
Area Surakarta ........................................................................... 43
D. Evaluasi Sistem Dana Kas Kecil pada PT PLN (Persero)
Area Surakarta ........................................................................... 51
BAB III. TEMUAN
A. Kelebihan ................................................................................... 53
B. Kelemahan ................................................................................. 54
BAB IV. PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................................ 55
B. Rekomendasi ............................................................................. 55
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
1.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Area Surakarta ..................................... 7
2.1. Bagan Alir Pembentukan Dana Kas Kecil ........................................................ 29
2.2. Bagan Alir Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran
Dana Kas Kecil ................................................................................................. 30
2.3. Bagan Alir Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ............................................... 31
2.4. Bagan Alir Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta .................................................... 41
2.5. Bagan Alir Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area
Surakarta ........................................................................................................... 42
2.6. Bagan Alir Pelaksanaan Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran
Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta ........................................... 49
2.7. Bagan Alir Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
PT PLN (Persero) Area Surakarta .................................................................... 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataa Tugas Akhir
2. Bukti Kas / Bank Pengeluaran
3. Persetujuan Anggaran
4. Kuitansi
5. Bukti Kas / Bank Penerimaan
6. Laporan Kas / Bank Harian
7. Rencana Kebutuhan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL
PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA
NURANI WIDYATMASARI
F3309085
PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan salah satu Badan Usaha Milik
Negara yang bergerak dalam bidang energi listrik. Dalam melaksanakan kegiatan
operasionalnya PT PLN (Persero) Area Surakarta menggunakan dana kas kecil
yang telah ditetapkan oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I
Yogyakarta.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi apakah sistem dana
kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan
standar operasional prosedur (SOP) dana kas kecil yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT PLN (Persero) Area
Surakarta penulis beberapa kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan sistem
dana kas kecil. Kelebihan tersebut antara lain unsur-unsur sistem dana kas kecil
yaitu dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi yang
terkait, dan prosedur pembentukan hingga prosedur pengisian kembali dana kas
kecil dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil sudah sesuai dengan standar
operasional sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan. Sedangkan kelemahan
dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil adalah dokumen yang digunakan dalam
pelaksanaan sistem dana kas kecil tidak dibuat rangkap dan tidak bernomor urut
tercetak.
Berdasarkan evaluasi terhadap sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area
Surakarta dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional yang telah
ditetapkan, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperbaiki seperti dokumen
sebaiknya dibuat rangkap untuk mengantisipasi hilangnya dokumen.
Kata kunci: Sistem akuntansi, Kas kecil
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL
PADA PT PLN (PERSERO) AREA SURAKARTA
NURANI WIDYATMASARI
F3309085
PT PLN (Persero) Area Surakarta is one of the State Owned Enterprise that
moves in the field of electrical energy. In carrying out the operations of PT PLN
(Persero) Area Surakarta using a petty cash fund has been established by PT PLN
(Persero) Distribution of Central Java and D.I Yogyakarta.
The purpose of this study was to evaluate whether the petty cash fund of PT
PLN (Persero) Area Surakarta was carried out in accordance with standard
operating procedures (SOP) petty cash fund has been established by the company.
Based on research conducted at PT PLN (Persero) Area Surakarta author
of several strengths and weaknesses in the implementation of the system of petty
cash funds. Advantages include the elements of the system of petty cash funds used
documents, accounting records are used, the related functions, and procedures
for the establishment of procedures to replenish the petty cash fund in the
implementation of the system of petty cash funds are in accordance with standard
operating system of petty cash funds has been determined. While weaknesses in
the implementation of the petty cash fund system is a document used in the
implementation of the system of petty cash funds are not made copies and not the
serial number printed.
Based on the evaluation of the system of petty cash fund of PT PLN
(Persero) Area Surakarta can be concluded that the implementation of the system
of petty cash fund of PT PLN (Persero) Surakarta Area is in conformity with
established operational standards, but there are some things that need fixing such
a document should be made to duplicate to anticipate the loss of documents.
Keyword: Accounting system, petty cash
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di
bidang energi adalah Perusahaan Listrik Negara (PLN). PLN mengurusi
semua aspek kelistrikan di Indonesia dengan direktur utama Nur Pamudji.
Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika
beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkitan tenaga listrik
untuk keperluan sendiri. Pengusahaan tenaga listrik untuk kepentingan
umum dimulai sejak perusahaan swasta Belanda memperluas usahanya di
bidang tenaga listrik, yang semula hanya bergerak di bidang gas.
Kemudian meluas dengan berdirinya perusahaan swasta lainnya.
Setelah diproklamirkannya kemerdekaan Indonesia, tanggal 17
Agustus 1945, perusahaan listrik yang dikuasai Jepang direbut oleh
pemuda-pemuda Indonesia pada bulan September 1945, lalu diserahkan
kepada pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945
dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas oleh Presiden Soekarno. Waktu itu
kapasitas pembangkit tenaga listrik hanyalah sebesar 157,5 MW.
Tanggal 1 Januari 1961, dibentuk BPU - PLN (Badan Pimpinan
Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan
kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola
tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas. Saat
itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW. Tahun
1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara
sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun 1990 melalui
peraturan pemerintah No 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa
usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan
kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga
listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas maka pada bulan Juni 1994 status
PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero).
2. Profil Perusahaan
PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan salah satu cabang
Perusahaan Listrik Negara yang berada di bawah pengawasan PT PLN
Distribusi Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. PT PLN Area Surakarta
beralamat di Jalan Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. PT PLN Area
Surakarta dipimpin oleh seorang manajer yaitu Bapak Puguh Dwi
Atmanto. Sedangkan jumlah Pegawai di PT PLN (Persero) Area Surakarta
adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
a. Manajer : 1 orang
b. Pelayanan dan Administrasi : 28 orang
c. Perencanaan dan Evaluasi : 6 orang
d. Konstruksi : 8 orang
e. Transaksi Energi : 11 orang
f. Jaringan : 24 orang
Jumlah : 78 orang
Dalam penyaluran tenaga listrik demi kepentingan masyarakat, PT
PLN (Persero) Area Surakarta dibantu oleh beberapa Rayon yang tersebar
di se-karesidenan Surakarta. Diantaranya adalah:
1) PT PLN (Persero) Rayon Surakarta Kota
2) PT PLN (Persero) Rayon Manahan
3) PT PLN (Persero) Rayon Kartasura
4) PT PLN (Persero) Rayon Sukoharjo
5) PT PLN (Persero) Rayon Sragen
6) PT PLN (Persero) Rayon Karanganyar
7) PT PLN (Persero) Rayon Grogol
8) PT PLN (Persero) Rayon Sumberlawang
9) PT PLN (Persero) Rayon Palur
10) PT PLN (Persero) Rayon Wonogiri
11) PT PLN (Persero) Rayon Jatisrono
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
3. Usaha dan Kegiatan
a. Pelayanan yang diberikan oleh PT PLN (persero) Area Surakarta
Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik:
1) Pembangkitan tenaga listrik.
2) Penyaluran tenaga listrik.
3) Distribusi tenaga listrik.
4) Perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan tenaga
listrik.
5) Pengembangan penyediaan tenaga listrik.
Menjalankan usaha penunjang tenaga listrik:
1) Konsultasi ketenagalistrikan.
2) Pembangunan dan pemasangan peralatan
ketenagalistrikan.
3) Pengembangan teknologi peralatan yang menunjang
penyediaan tenaga listrik.
Kegiatan-kegiatan lainnya:
1) Kegiatan pengelolaan dan pemanfaatan sumberdaya alam
dan sumber energi lainnya untuk kepentingan tenaga
listrik.
2) Pemberian jasa operasi dan pengaturan (dispatcher) pada
pembangkitan, transmisi, distribusi serta retail tenaga
listrik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
3) Kegiatan perindustrian perangkat keras dan lunak di
bidang ketenagalistrikan dan peralatan lain terkait dengan
tenaga listrik.
4) Kerja sama dengan pihak lain atau badan penyelenggara
bidang ketenagalistrikan baik dari dalam maupun luar
negeri di bidang pembangunan, operasional,
telekomunikasi dan informasi terkait dengan
ketenagalistrikan.
5) Usaha jasa ketenagalistrikan.
b. Kegiatan usaha Perusahaan dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
Kegiatan Perencanaan
Kegiatan Pembangunan
Kegiatan Usaha/Operasi
Kegiatan Riset dan Penunjang
c. Visi dan Misi
VISI
Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh-
kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada
Potensi Insani.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
MISI
1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait,
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan
dan pemegang saham.
2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan
kualitas kehidupan masyarakat.
3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong
kegiatan ekonomi.
4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
MOTTO
Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik
NILAI-NILAI
1) Saling Percaya, Integritas, Peduli, Pembelajar
2) Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan
3) Penghargaan pada harkat dan martabat manusia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
5. Deskripsi Jabatan
a. Manajer Area
Tanggung jawab utama :
Mengkoordinasikan tugas untuk mencapai target kinerja
perusahaan.
Mengevaluasi perkiraan kebutuhan energy listrik dan
pendapatan penjualan tenaga listrik ( bottom – up load forecast)
untuk merencanakan pengusahaan ketenagalistrikan.
Mengkoordinasikan pengendalian operasi dan pemeliharaan
jaringan distribusi untuk mempertahankan keandalan pasokan
energi tenaga listrik.
Mengkoordinasikan penjualan tenaga listrik dan menjamin mutu
keandalan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan Penertiban Pemakaian Tenaga
Listrik (P2TL) untuk menekan losses.
Mengkoordinasikan pelaksanaan Keselamatan Ketenagalistrikan
(K2) dan Keamanan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
Mengkoordinasikan pelaksanaan penyambungan baru, perubahan
daya, administrasi pelanggan, pembacaan meter, proses rekening,
pengelolaan piutang pelanggan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa
untuk mendukung operasional kegiatan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan
dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat
Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan
dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat
Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan.
Mengkoordinasikan penerimaan dan pengeluaran dana imprest
dan receipt untuk kelancaran operasional perusahaan.
Mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
untuk memenuhi target dan citra perusahaan
Mengkoordinasikan pelaksanaan kerjasama dengan stakeholder,
penandatanganan dan pertanggungjawaban aspek hukum sesuai
dengan kewenangan di wilayah kerjanya.
Mengkoordinasikan kegiatan kesekretariatan dan
mempertanggungjawabkan pengelolaan asset perusahaan di
wilayah kerjanya.
Mengevaluasi pencapaian kinerja unit asuhannya secara berkala.
b. Asisten Manajer Pelayanan dan Administrasi
Tanggung jawab utama :
Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran, pelayanan pelanggan,
keuangan, SDM dan sarana.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Mengkoordinasikan kegiatan pasang baru dan perubahan daya
sesuai kewenangan.
Melakukan pemetaan calon pelanggan dan pelanggan untuk
perencanaan strategi pemasaran.
Mengevaluasi data perkembangan daerah sebagai bahan untuk
kajian program pemasaran.
Memverifikasi Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik
(SPJBTL) sesuai kewenangan.
Memonitoring pelaksanaan transaksi yang menggunakan
Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T) dan atau
Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat
(P2APST).
Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan administrasi pelanggan
yang meliputi data induk pelanggan (DIL) dan pengendalian
data induk saldo (DIS).
Memonitoring kegiatan penagihan dan pengawasan kredit.
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan hubungan industrial
untuk meningkatkan efektifitas komunikasi perusahaan.
Menyusun usulan formasi tenaga kerja (FTK) termasuk tenaga
outsourcing untuk efisiensi penggunaan tenaga kerja.
Menyusun usulan peningkatan kompetensi SDM dan
merencanakan usulan diklat/kursus.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan
administrasi umum (kesekretariatan, pelayanan umum),
pengelolaan fasilitas kantor serta keamanan & K3.
Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21)
pegawai dan pensiunan.
Melakukan verifikasi dan validasi serta persetujuan terhadap
kelengkapan bukti-bukti, tentang kesesuaian persyaratan berkas
tagihan dan menyetujui pembayaran sesuai kewenangan.
c. Asisten Manajer Perencanaan dan Evaluasi
Tanggung jawab utama :
Mengkoordinasikan penyusunan dan pencapaian target Kinerja
Perusahaan.
Mengkoordinasikan penyusunan RKAP, LKAO dan LKAI.
Menyusun data dukung untuk penyusunan Prakiraan Beban dan
Rencana Umum Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL).
Menyusun dan mengevaluasi (KKO,KKF dan ERM) Usulan
Anggaran Investasi (AI) dan Anggaran Operasi (AO) system
distribusi.
Mengkoordinasikan Master Plan Pengembangan Jaringan
Distribusi dan Scada.
Menyusun rencana perluasan jaringan distribusi untuk PB/PD
serta pembangunan Listrik Perdesaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Memonitor dan mengevaluasi implementasi aplikasi,
pemeliharaan sistem informasi.
Mengkoordinasikan penyusunan dan updating mapping data
jaringan dan pelanggan.
d. Asisten Manajer Konstruksi
Tanggung jawab utama :
Mengkoordinasikan pengendalian pekerjaan Pembangunan
Jaringan Distribusi untuk penyambungan baru, efisiensi, mutu
dan keandalan sistem distribusi dan PLTM sesuai jadwal dan
ketentuan yang berlaku.
Mengkoordinasikan ketersediaan material .
Mengkoordinasikan rekonsiliasi stock opname material.
Memastikan proses Tata Usaha Logistik sesuai prosedur.
Monitoring pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Mengevaluasi dan mengkoordinir penyelesaian pekerjaan
konstruksi dan melakukan commisioning test untuk pelaksanaan
penyambungan.
Melakukan Serah Terima Fisik Teknik (STFT).
Melakukan pengendalian pelaksanaan pekerjaan konstruksi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
e. Asisten Manajer Transaksi Energi Listrik
Tanggung jawab utama :
Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan
pengelolaan APP, penekanan susut dan P2TL.
Mengkoordinasikan pemasangan, pembacaan dan evaluasi APP
pelanggan TM, transaksi antar unit dan IPP/excess power.
Memonitor dan mensupervisi pemasangan, pembacaan dan
evaluasi APP TR.
Mengkoordinasikan pengendalian APP untuk memastikan
akurasi pengukuran transaksi tenaga.
Mengkoordinasikan pemeliharaan APP, baik korektif maupun
preventif.
Mengkoordinasikan proses pembuatan rekening penjualan
tenaga listrik dan penerbitan stroom.
Memverifikasi hasil transaksi energi pelanggan pasca dan
prabayar (prepaid) dan APP antar unit serta IPP/excess power.
Mengevaluasi dan memetakan kinerja susut, penertiban dan
pemutakhiran data PJU.
Mengkoordinasikan kegiatan P2TL.
Mengkoordinasikan pengelolaan Automatic Meter Reading
(AMR).
Mengelola kebutuhan dan mengendalikan pemakaian segel serta
matris segel.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Melakukan rekonsiliasi dengan pihak-pihak yang terkait atas
penerimaan dan pengeluaran.
Melakukan pengendalian biaya operasi perusahaan untuk
mendapatkan efisiensi biaya perusahaan.
Merencanakan kebutuhan kas jangka pendek dan
mengkoordinasikan pelaksanaan kas opname secara berkala
untuk pengamanan fisik Kas.
Mengkoordinasikan kegiatan pembukuan sesuai dengan
pedoman perusahaan.
Menyusun Program dan Rencana Kerja (PRK).
f. Asisten Manajer Jaringan
Tanggung jawab utama :
Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan
operasi system Distribusi dan pemeliharaan jaringan distribusi.
Mengevaluasi rencana dan pelaksanaan Operasi system
Distribusi dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi, PDKB, dan
PLTM.
Melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja proteksi
jaringan distribusi.
Melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja pelayanan
teknik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Melakukan verifikasi dan validasi asset distribusi secara
periodik.
Menyusun dan mengkoordinasikan pelaksanaan SOP untuk
setiap pekerjaan Operasi, Pemeliharaan Jaringan Distribusi,
dan PDKB.
Melakukan pengendalian operasi system Distribusi dan
pemeliharaan Jaringan Distribusi.
Melakukan evaluasi pelaksanaan SOP Operasi system Distribusi
dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi guna tercapainya Zero
Accident.
Melakukan koordinasi dengan unit / instansi terkait dalam
rangka operasi system Distribusi dan pemeliharaan Jaringan
Distribusi.
B. LATAR BELAKANG MASALAH
Di era globalisasi ini, perusahaan dituntut untuk selalu meningkatkan
kualitas agar mampu bersaing di pasar dunia, begitu pula dengan BUMN.
Menurut Undang-undang nomer 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik
Negara, definisi BUMN adalah Badan usaha Milik Negara yang selanjutnya
disebut BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar
modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang
berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Menjadi perusahaan berkelas dunia adalah cita-cita BUMN. Namun untuk
mewujudkan cita-cita tersebut, BUMN harus memperkuat fondasinya. Fondasi
utama BUMN adalah pengelolaan keuangan. Pengelolaan keuangan yang baik
akan sangat bermanfaat bagi kelangsungan hidup perusahaan dalam
persaingan pasar yang begitu ketat. Dalam pengelolaan keuangan perusahaan
tidak akan pernah lepas dari adanya kas perusahaan. Jusup (2005: 3)
menyebutkan bahwa kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian
karena sifatnya yang sangat liquid. Oleh karena itu, dituntut adanya sistem
yang baik agar tidak terjadi penyalahgunaan kas perusahaan.
PT PLN (Persero) merupakan salah satu BUMN yang bergerak dibidang
kelistrikan. PT PLN (Persero) memiliki cabang yang tersebar di seluruh
wilayah Indonesia. Salah satu cabang tersebut adalah PT PLN (Persero) Area
Surakarta yang berada di bawah pengawasan PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. Dalam melaksanakan kegiatan operasinya,
PT PLN (Persero) menyiapkan dana khusus untuk setiap cabang yang tersebar
di seluruh wilayah Indonesia. Dana tersebut biasa disebut dengan kas
pembiayaan/kas imprest. Kas pembiayaan PT PLN (Persero) tersebut
memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil yaitu adanya
pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban
pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil. Perbedaan
dari keduanya adalah kas kecil hanya digunakan untuk pengeluaran
perusahaan yang relatif kecil, sedangkan kas pembiayaan digunakan untuk
hampir seluruh kegiatan operasional cabang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Demi kelangsungan hidup perusahaan, pelaksanaan sistem dana kas kecil
yang dilaksanakan PT PLN (Persero) Area Surakarta harus sesuai dengan
standar operasional prosedur yang telah ditetapkan, jika pelaksanaan sistem
dana kas kecil tidak sesuai dengan standar operasional prosedur misalnya
dokumen tidak dibuat rangkap, maka resiko hilangnya dokumen akan sangat
tinggi, sehingga jika dokumen tersebut hilang tidak ada pengganti dokumen
tersebut. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan standar operasional prosedur
yang ditetapkan, maka perlu adanya evaluasi terhadap sistem dana kas kecil
tersebut. Evaluasi terhadap sistem dana kas kecil tersebut dimaksudkan untuk
mengantisipasi kelemahan-kelemahan dalam sistem dana kas kecil pada PT
PLN (Persero) Area Surakarta dan untuk mengetahui apakah pelaksanaan
sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah sesuai dengan
standar operasional prosedur yang telah ditetapkan.
Berdasarkan alasan tersebut penulis melakukan penelitian di PT PLN
(Persero) Area Surakarta, penulis tertarik untuk meneliti tentang sistem dana
kas kecil yang diterapkan pada PT PLN (Persero) Area Surakarta dan akan
berusaha mengevaluasi sistem pengelolaan kas kecil tersebut. Berdasarkan
latar belakang yang diuraikan di atas penulis tertarik mengambil judul
“EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (Persero) AREA
SURAKARTA”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan
masalah dalam penelitian ini adalah apakah sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan standar
operasional prosedur (SOP) sistem dana kas kecil?
D. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah untuk
mengevaluasi apakah sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area
Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur
(SOP) sistem dana kas kecil.
E. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT PLN (Persero)
Area Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Bagi peneliti
Menambah pengetahuan dan wawasan tentang pengelolaan sistem
dana kas kecil dalam suatu perusahaan dan sebagai pembanding
dengan teori yang telah didapat dalam perkuliahan.
2. Bagi pembaca
Memberikan gambaran nyata terhadap pembaca tentang pengelolaan
dana kas kecil suatu perusahaan dan dapat digunakan sebagai
referensi dalam penulisan Tugas Akhir bagi peneliti yang lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
3. Bagi perusahaan
Memberikan masukan kepada perusahaan sebagai bahan
pertimbangan atas kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan agar
kedepannya menjadi lebih baik lagi dalam pengabdiannya terhadap
masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang saling berubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall,
2007:6).
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Selain itu, sistem juga diartikan suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan (Mulyadi, 2001).
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
(Romney,2003).
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi, 2001:3).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal
dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk (1) persiapan informasi
keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan
memproses berbagai transaksi perusahaan. (Romney,2003)
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi:
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam
berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review)
hal-hal yang telah terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak
manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data
tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
3. Sistem Dana Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek (Baridwan, 2004:86).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Dana kas kecil (petty cash fund) adalah dana kas yang digunakan untuk
membayar jumlah pengeluaran yang relatif kecil namun tetap menjaga
pengendalian secara memuaskan (Weygant et al., 2007:467).
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas
dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara :
a. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system)
Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening
dana kas kecil.
2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening
dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai
dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
b. Sistem saldo tetap (imprest system)
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan
sebagai berikut:
1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat
dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas
kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan
sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut
dinaikkan atau dikurangi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara
yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian
kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.
Dalam penyelenggaraan dana kas kecil, suatu perusahaan harus
menerapkan sistem yang memadai agar tidak terjadi penyelewengan dana
kas kecil. Oleh karena itu, untuk menghindari penyelewengan tersebut,
dalam sistem dana kas kecil terdapat unsur-unsur tertentu yang digunakan
dalam sistem dana kas kecil. Mulyadi (2001:530) menyebutkan bahwa
unsur-unsur yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
a. Dokumen yang Digunakan
1) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari
assistant analyst akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil,
dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil.
2) Cek
Dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kas
kecil dengan melibatkan bank.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
3) Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana
kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah
dikeluarkannya kas kecil olehnya.
4) Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
5) Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Jurnal pengeluaran kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan
dalam pengisian kembali dana kas kecil.
2) Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan
jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi
pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
c. Fungsi yang Terkait
1) Fungsi kas
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab dalam
mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek
kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas
kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2) Assistant analyst akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, assistant analyst akuntansi
bertanggungjawab atas:
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan
persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance).
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga
bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan
dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai
dasar pembuatan bukti kas keluar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
3) Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat
tertentu yang ditunju, dan rencana kebutuhan.
4) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini bertanggungjawab atas pemakaian dana kas kecil
dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan
dokumen pendukungnya.
5) Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan
dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga
bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
d. Prosedur yang membentuk sistem
1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembnetukan dana kas kecil dengan imprest system tidak
berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system. Bagian kas mencatat
pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar.
Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan
dana kas kecil diserahkan oleh bagian kas ke bagian kasa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa membuat cek
atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar
diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh
bagian kasa.
2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil
Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat
dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya
mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut
abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas
kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil,
pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas
kecil yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan
dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan
untuk dipakai sebagai dasar rencana kebutuhan sebesar jumlah
dana yang telah dikeluarkan.
3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan
atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dicatat
dengan mendebit rekening biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
e. Bagan alir (flowchart)
Menurut Mulyadi (2001) , bagan alir data adalah suatu model
yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data
dalam suatu sistem. Bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem,
hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan
aliran data. Berikut bagan alir sistem dana kas kecil dengan metode
imprest system:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Bagian
Kas Kecil Jurnal
Mencatat Setelah bagian kasa
nomor cek membubuhkan cap lunas
pada register pada BKK dan dokumen
bukti kas keluar pendukung dan mencatat
Dikirim ke Bagian nomor cek pada BKK
Kartu Persediaan
dan Kartu Biaya
untuk diarsipkan
BKK : Bukti kas keluar
SK : Surat Keputusan
Gambar 2.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
2
BKK 3
Cek
Menyimpan
uang tunai
Menguang-
kan cek ke
bank
N
4
4
BKK 3
Cek
N
Register
Cek
Selesai
3 Mulai
Surat
Keputusan
Membuat
bukti kas
keluar
Register
Bukti Kas
Keluar
4 SK
3
2
BKK
SK
BKK
1
1
SK
3
BKK 1
SK
1
BKK 3
Cek
Mengisi cek dan
memintakan
tanda tangan
atas cek
3 2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
Bersama dengan
uang tunai
diarsipkan Dikembalikan kepada sampai
pemakaidana kas kecil saat
setelah dibubuhi pengisian
cap lunas kembali
kas kecil
PPKK : Permintaan pengeluaran kas kecil
BPKK : Bukti pengeluaran kas kecil
DP : Dokumen pendukung
Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil
Mulai
Membuat
permintaan
pengeluaran
kas kecil
2
PPKK 1
1
4
PPKK 2
N
Selesai
2
PPKK 1
N
Mengeluarakan
uang dan
mengumpulkan
bukti
pendukung
Membuat
bukti
pengeluaran
kas kecil
DP
BPKK
3
1
2
PPKK 1
Menyerahkan
uang kepada
peminta
2
PPKK 1
2
A
3
DP
PPKK 1
BPKK
Membuat
permintaan
pengeluaran
kas kecil
DP
PPKK 1
BPKK
PPKK 2
N 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Bagian Utang
Arsip BPKK
dan dokumen
pendukung-
nya
PP3K : Permintaan pengisian kembali kas kecil
BKK : Bukti kas keluar
Gambar 2.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
6
1
DP
BPKK
2
PP3K 1
Membuat
bukti kas
keluar
DP
BPKK
2
PP3K 1
3
2
BKK 1
DP
BPKK
2
PP3K 1
5
2 3
Register
bukti kas
keluar
4
DP
BPKK
T
Menguang-
kan cek ke
bank
Menyimpan
uang tunai
Mulai
Membuat
permintaan
Pengisian
DP
BPKK
2
PP3K 1
1
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Setelah bagian kasa
membubuhkan cap lunas
pada BKK dan dokumen
pendukungnya dan
mencatatat nomor cek
pada BKK
Gambar 2.3 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
(Lanjutan)
3
DP
BPKK
PP3K
BKK 1
Register
Cek N
Selesai
3
PP3K
BKK
Kartu
Biaya
N
3
DP
BPKK
PP3K 2
3
BKK 1
Mengisi cek
dan meminta
tanda tangan
atas cek
DP
BPKK
PP3K 2
3
BKK 1
Cek
5 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
4. Sistem Pengendalian Intern
Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem akuntansi suatu
perusahaan, unsur-unsur pengendalian intern harus dimasukkan sebagai
unsur melekat dalam berbagai sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:163)
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Menurut Romney (2003), pengendalian internal adalah rencana
organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset,
memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan
yang telah ditetapkan.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian
tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-
prinsip berikut ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
assistant analyst akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan
praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur
tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan
catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu
karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling
penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan
jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas
yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan
pertanggunjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
B. SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN (PERSERO) AREA
SURAKARTA
Dalam kegiatan operasinya PT PLN (Persero) menetapkan sejumlah dana
untuk seluruh unit PT PLN (Persero) yang nantinya akan digunakan untuk
membiayai kegiatan operasional perusahaan. Dana tersebut biasa disebut kas
pembiayaan (kas Imprest). Kas pembiayaan yang diterapkan oleh PT PLN
(Persero) memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil, bedanya kas
imprest tidak hanya digunakan untuk pengeluaran perusahaan yang relatif
kecil saja melainkan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan secara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
keseluruhan. Berikut uraian tentang sistem dana kas kecil PT PLN (Persero)
Area Surakarta:
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta meliputi :
a. Bukti kas / bank penerimaan
Bukti kas / bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil
pada saat pembentukan dan pengisian kembali.
b. Cek
Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.
c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
Dokumen permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak
yang membutuhkan dana kas kecil untuk meminta uang ke
pemegang dana kas kecil
d. Bukti kas / bank pengeluaran
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan
permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pendukung dari
pemakai kas imprest.
e. Rencana kebutuhan
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian
kembali dana kas kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
f. Persetujuan anggaran
Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan
otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager
pelayanan dan administrasi.
g. Laporan kas / bank harian
Laporan kas / bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
Laporan kas / bank harian digunakan untuk merekap transaksi yang
terjadi pada hari tersebut.
2. Catatan akuntansi yang digunakan
a. Jurnal penerimaan kas / bank
Jurnal penerimaan kas / bank dibuat oleh assistant analyst keuangan
pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Jurnal pengeluaran kas / bank
Jurnal pengeluaran kas / bank dibuat oleh pemegang dana kas kecil
berdasarkan bukti pengeluaran kas / bank.
3. Fungsi yang terkait
a. Assistant analyst keuangan
Assistant analyst keuangan bertanggung jawab dalam pembentukan
dan pengisian kembali dana kas kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
b. Assistant analyst akuntansi
Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan
transaksi ke dalam laporan keuangan.
c. Pemegang dana kas kecil
Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan
dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan
persetujuan assistant manager pelayanan dan administrasi.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil.
Permintaan dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana
kas kecil bersama dengan persetujuan anggatan serta bukti
pendukung.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil
secara periodik dan pencocokan hasil pengitungan dengan catatan
kas.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
setiap bulan di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Tengah dan D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas
imprest
1) Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana
kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil dan
dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi dan bukti
pendukung lainnya serta persetujuan anggaran dari kepala
bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan
administrasi.
2) Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen
tersebut ke SAP (System Application and Product in data
processing). Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat
transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas / bank dan
menerbitkan nomor dokumen pembayaran. Setelah itu
pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan
yang tertera di dokumen tersebut.
3) Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas / bank harian
berdasarkan jurnal pengeluaran kas / bank.
4) Pada akhir bulan pemegang dana kas kecil membuat data saldo
buku besar yang berisi pengeluaran dana kas kecil selama
periode bulan tersebut.
5) Pemegang dana kas kecil menyerahkan softcopy saldo buku
besar tersebut ke assistant analyst akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan
dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan.
2) Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana
kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil.
3) Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas / bank penerimaan
rangkap dua. Kemudian pemegang dana kas kecil memintakan
otorisasi atas cek dan bukti kas / bank penerimaan.
4) Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan
uang tunai tersebut.
5) Bukti kas / bank penerimaan diarsip oleh pemegang dana kas
kecil dan yang satu lagi diserahkan ke assistant analyst
keuangan untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal
penerimaan kas / bank.
5. Bagan alir (flowchart)
Bagan alir sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
meliputi tiga prosedur, yaitu:
a. Pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta tidak
terdapat bagan alir karena dana kas kecil telah di-dropping oleh PT
PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran
Kas Kecil
PA : Persetujuan Anggaran BKK : Bukti kas / bank pengeluaran
Gambar 2.4 Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
Mulai
PA
PPKK
PA
PPKI
Kuitansi
Membuat permintaan
dana kas kecil dan
persetujuan anggaran
dan memintakan
otorisasi
Melakukan
pembelian dan
memperoleh
kuitansi
1
N
Selesai
PA
PPKI
Kuitansi
PA
PPKI
Kuitansi
BKK
1
Memberikan
uang tunai dan
memasukkan data
ke SAP
Membuat bukti
kas/bank pengeluaran
dan menerbitkan
nomor dokumen
pembayaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
c. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil Assistant Analyst Keuangan Assistant Analyst
Akuntansi
RK : Rencana Kebutuhan
BKM : Bukti kas / bank penerimaan
Gambar 2.5 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN (Persero) Area
Surakarta
Mulai
RK
Membuat rencana
kebutuhan dan telah
diotorisasi oleh
supervisor
administrasi umum
1
4
Jurnal
Pengeluaran
kas
Laporan
Keuangan
Buku Besar
RK
RK
Cek
1
Membuat
cek
2
Membuat bukti kas/
bank penerimaan
dan memintakan
otorisasi
Menguangkan
cek dan
menyimpan
uang tunai
Cek
2
3
BKM 1
Cek
2
BKM 1
N
Selesai
Jurnal
Pengeluaran
kas
BKM
3
4
N
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
C. PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN
(PERSERO) AREA SURAKARTA
Pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero) Area Surakarta
adalah sebagai berikut:
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil
PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah:
a. Bukti kas / bank penerimaan
Bukti kas / bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
Bukti ini dibuat pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana
kas kecil.
b. Cek
Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk membentuk dan
mengisi kembali dana kas kecil. Dalam menguangkan cek, cek harus
diotorisasi oleh assistant manager administrasi dan pelayanan.
c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
Permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang
membutuhkan dana untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil.
Dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian
masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
d. Bukti kas / bank pengeluaran
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan atas
permintaan pengeluaran dana kas kecil beserta bukti pendukung dari
pemakai dana kas kecil.
e. Rencana kebutuhan
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian
kembali dana kas kecil. Sebelum dokumen diserahkan ke assistant
analyst keuangan untuk pengisian kembali, dokumen tersebut harus di
otorisasi oleh supervisor administrasi umum.
f. Persetujuan anggaran
Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan
otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan otorisasi dari assistant
manager administrasi dan pelayanan.
g. Laporan kas / bank harian
Laporan kas / bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk
merekap setiap transaksi yang terjadi setiap harinya. Dokumen ini
selanjutnya akan digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk
membuat saldo buku besar pada akhir bulan yang nantinya akan
diserahkan ke assistant analyst akuntansi untuk pencatatan ke dalam
laporan keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
2. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran dana
kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah:
a. Jurnal penerimaan kas / bank
Jurnal ini dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Jurnal pengeluaran kas / bank
Jurnal ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti kas/
bank pengeluaran.
3. Fungsi yang terkait
a. Assistant analyst keuangan
Assistant analyst keuangan bertanggung jawab atas pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.
b. Assistant analyst akuntansi
Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan
transaksi ke dalam laporann keuangan.
c. Pemegang dana kas kecil
Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan
dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan
persetujuan assistant pelayanan dan administrasi, dan membuat
rencana kebutuhan dalam setiap periode yang telah ditentukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan
pengeluaran dana kas kecil. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan
persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant
manager pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan bukti
pendukung seperti kuitansi.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara
periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.
Pemeriksaan ini tidak dilakukan secara mendadak, tetapi ada
pemberitahuan sebelumnya.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta adalah :
a. Prosedur pembentukan kas imprest
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta setiap
bulan di-dropping oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan
D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas
kecil
1) Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas
kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama
dengan persetujuan anggaran yang telah diotorisasi oleh kepala
bagian masing- masing dan assistant pelayanan dan administrasi
serta dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi.
2) Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut
ke SAP (System Application and Product in data processing). Dari
SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam
jurnal pengeluaran kas / bank dan menerbitkan nomor dokumen
pembayaran. Setelah itu pemegang dana kas kecil menyerahkan
uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut.
3) Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas / bank harian
berdasarkan jurnal pengeluaran kas / bank yang telah dibuat.
4) Laporan kas / bank harian digunakan oleh pemegang dana kas kecil
untuk membuat saldo buku besar pada akhir periode bulan tersebut
yang akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi.
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan
dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan
setelah mendapat persetujuan dari supervisor administrasi umum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
2) Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana
kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil.
3) Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas / bank penerimaan
kemudian memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas / bank
penerimaan.
4) Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang
tunai tersebut.
5) Bukti kas / bank penerimaan diserahkan ke Assistant analyst
keuangan untuk pencatatan transaksi ke dalam jurnal penerimaan
kas / bank.
5. Bagan alir (flowchart)
Bagan alir pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN (Persero)
Area Surakarta meliputi tiga prosedur yaitu :
1) Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil di-dropping oleh PT
PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
a. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran
Kas Kecil
PA : Persetujuan Anggaran BKK : Bukti kas / bank pengeluaran
Gambar 2.6 Pelaksanaan Permintaan dan Pertanggungjawaban
Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta
Mulai
PA
PPKK
PA
PPKI
Kuitansi
Membuat permintaan
dana kas kecil dan
persetujuan anggaran
dan memintakan
otorisasi
Melakukan
pembelian dan
memperoleh
kuitansi
1
N
Selesai
PA
PPKI
Kuitansi
PA
PPKI
Kuitansi
BKK
1
Memberikan
uang tunai dan
memasukkan data
ke SAP
Membuat bukti
kas/bank pengeluaran
dan menerbitkan
nomor dokumen
pembayaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil Assistant Analyst Keuangan Assistant Analyst
Akuntansi
RK : Rencana Kebutuhan
BKM : Bukti kas / bank penerimaan
Gambar 2.7 Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta
Mulai
RK
Membuat rencana
kebutuhan dan telah
diotorisasi oleh
supervisor
administrasi umum
1
N
Selesai
Jurnal
Pengeluaran
kas
BKM
3
4
4
Jurnal
Pengeluaran
kas
Laporan
Keuangan
Buku Besar
RK
RK
Cek
1
Membuat
cek
2
Membuat bukti kas/
bank penerimaan
dan memintakan
otorisasi
Menguangkan
cek dan
menyimpan
uang tunai
Cek
2
3
BKM 1
Cek
BKM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
D. EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PT PLN (PERSERO) AREA
SURAKARTA
Berdasarkan uraian atas sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area
Surakarta dan pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area
Surakarta, penulis akan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem dana
kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta. Evaluasi terhadap pelaksanaan
sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah sebagai
berikut:
a. Evaluasi dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area meliputi bukti kas / bank penerimaan, cek, permintaan
pengeluaran dana kas kecil, bukti kas / bank pengeluaran, rencana
kebutuhan, persetujuan anggaran dan laporan kas / bank harian.
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil
PT PLN (Persero) Area Surakarta sesuai dengan standar operasional
prosedur sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan. Tetapi dokumen
tersebut tidak dibuat rangkap. Sehingga hanya bagian tertentu yang
memiliki arsip dari dokumen tersebut.
b. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas
kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah jurnal penerimaan kas /
bank dan jurnal pengeluaran kas / bank. Catatan yang digunakan tersebut
sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
c. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN
(Persero) Area Surakarta adalah assistant analyst keuangan, assistant
analyst akuntansi, pemegang dana kas kecil, fungsi yang memerlukan
pembayaran tunai, dan fungsi pemeriksa intern. Fungsi yang terkait dalam
pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah
sesuai dengan standar operasional prosedur yang ditetapkan.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil tersebut
membuktikan bahwa sudah adanya pemisahan fungsi sesuai dengan
tanggung jawab masing-masing.
d. Evaluasi terhadap prosedur yang membentuk sistem
Dalam sistem dana kas kecil, PT PLN (Persero) Area Surakarta
menggunakan metode imprest system. Dalam metode imprest system
terdapat tiga prosedur yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil,
prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil,
dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
Prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT
PLN (Persero) Area Surakarta mulai dari prosedur pembentukan dana kas
kecil hingga pengisian kembali dana kas kecil sudah sesuai dengan standar
operasional prosedur yang telah ditetapkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan penelitian terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT
PLN (Persero) Area Surakarta, penulis menemukan bebeberapa kelebihan dan
kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
A. KELEBIHAN
Kelebihan dari sistem pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan oleh PT
PLN (Persero) Area Surakarta adalah :
a. Unsur-unsur sistem dana kas kecil yaitu dokumen yang digunakan,
catatan akuntansi yang digunakan, fungsi yang terkait, dan prosedur
pembentukan hingga prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam
pelaksanaan sistem dana kas kecil sudah sesuai dengan standar
operasional sistem dana kas kecil yang telah ditetapkan.
b. Sudah ada pemisahan fungsi secara tegas sesuai dengan tanggung jawab
masing-masing. Hal tersebut dimaksudkan untuk menghindari terjadinya
penyelewengan / kecurangan.
c. PT PLN telah menggunakan SAP (System Application and Product in
data processing) untuk memudahkan dalam pencatatan transaksi
sehingga memudahkan karyawan dalam pengolahan data.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
B. KELEMAHAN
Kelemahan dari pelaksanaan sistem pengelolaan dana kas kecil yang
diterapkan oleh PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah dokumen yang
digunakan dalam sistem dana kas kecil tidak dibuat rangkap sehingga
pengarsipan dokumen hanya terbatas pada bagian tertentu dan apabila
dokumen tersebut hilang akan susah untuk mencari penggantinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan oleh penulis
terhadap pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN (Persero) Area Surakarta,
penulis dapat menyimpulkan hasil penelitian bahwa secara keseluruhan
pelaksanaan sistem dana kas kecil yang diterapkan PT PLN (Persero) Area
Surakarta sudah sesuai standar operasional yang telah ditetapkan. Hal tersebut
dapat dilihat dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan,
catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur yang membentuk sistem
mulai dari pembentukan kas kecil hingga pengisian kembali kas kecil.
B. REKOMENDASI
Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan, penulis
mencoba memberikan rekomendasi atas kelemahan dalam sistem dana kas
kecil PT PLN (Persero) Area. Rekomendasi tersebut adalah dokumen yang
digunakan dalam sistem dana kas kecil sebaiknya dibuat rangkap. Hal
tersebut dimaksudkan agar dokumen tersebut dapat dimiliki oleh setiap
bagian yang terkait sehingga lebih mudah dalam memproses transaksi yang
terjadi. Selain itu, apabila dokumen tersebut hilang masih ada penggantinya.
Top Related