BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Keputusan BPK RI Nomor 3/K/I-III.2/7/2014 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Pelaksana BPK, Seksi Litbang Jabatan Fungsional Pemeriksa (Seksi
Litbang JFP) merupakan unit kerja Eselon IV di bawah Subdirektorat Litbang
Kelembagaan pada Direktorat Litbang. Seksi Litbang JFP mempunyai tugas
melakukan penelitian dan pengembangan Jabatan Fungsional Pemeriksa serta
melaksanakan penelaahan dan penyusunan peraturan, standar, pedoman Jabatan
Fungsional Pemeriksa. Tugas tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam uraian tugas
Seksi Litbang JFP, antara lain sebagai berikut:
1. melakukan penyusunan pedoman/juklak/juknis terkait JFP;
2. melakukan penyusunan kajian terkait JFP;
3. melakukan diseminasi pedoman/juklak/juknis terkait JFP; dan
4. melakukan pemantauan dan evaluasi atas penerapan pedoman/juklak/juknis
terkait JFP.
Kedudukan Seksi Litbang JFP dalam Struktur Organisasi Direktorat Litbang sebagai
berikut:
Gambar 1. Stuktur Organisasi Direktorat Litbang
Terkait pelaksanaan tugas Seksi Litbang JFP, berdasarkan identifikasi akar masalah
dengan menggunakan metode fishbone, terdapat beberapa akar permasalahan sebagai
berikut:
Direktorat Litbang
Subdirektorat Litbang
Kelembagaan
Subdirektorat Litbang
Pemeriksaan Keuangan
Subdirektorat Litbang
Pemeriksaan Kinerja
Subdirektorat Litbang
Pemeriksaan PDTT
Seksi Litbang
Pemeriksaan Keuangan I
Seksi Litbang
Pemeriksaan Keuangan II
Seksi Litbang
Pemeriksaan Kinerja I
Seksi Litbang
Pemeriksaan Kinerja II
Seksi Litbang PDTT I
Seksi Litbang PDTT II
Seksi Litbang
Organisasi
Seksi Litbang Sisdur
Seksi Litbang
JFP
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
2
1. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mengalami kesulitan dalam
menyampaikan permasalahan JFP
- Proses yang lama dalam penyampaian permasalahan melalui Tim Penilai
Angka Kredit JFP, Sekretariat Tim Penilai, selanjutnya Biro SDM.
- Tidak ada follow up atas permasalahan JFP yang disampaikan kepada
Kasubbag SDM di Perwakilan.
- Penyampaian permasalahan difasilitasi melalui telpon dan email.
2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas
- Penyampaian permasalahan JFP saat ini dilakukan melalui Tim Penilai Angka
Kredit JFP atau Sekretariat Tim Penilai (Subbag SDM pada BPK Perwakilan)
dan Biro SDM melalui telpon atau email. Jawaban atas permasalahan
disampaikan secara langsung melalui telpon atau email balasan. Jawaban
terkait substansi peraturan JFP, Biro SDM meminta masukan dari Direktorat
Litbang. Sesuai dengan tugas dan fungsinya Direktorat Litbang (Seksi Litbang
JFP) bertugas memberikan penjelasan/diseminasi peraturan JFP termasuk
permasalahan dan kendala yang timbul dalam penerapannya, sedangkan Biro
SDM (Subbag JFP) bertugas menjawab permasalahan terkait implementasi
JFP mengingat subsistem penerapan JFP melekat pada tugas dan fungsi Biro
SDM.
3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan
- Hal ini disebabkan antara lain adanya perubahan peraturan atau kebijakan
seperti terbitnya UU ASN yang membawa konsekuensi perubahan pengaturan
jabatan fungsional.
4. Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal
- Portal JFP yang dikelola Biro SDM (sebagai admin), saat ini hanya memuat
konten informasi dan peraturan terkait JFP serta terdapat kolom FAQ yang
belum dimanfaatkan dan belum dapat diakses oleh Pengguna. Pemeriksa yang
ingin menanyakan permasalahan JFP difasilitasi melalui nomor telpon dan
alamat email yang dapat dihubungi.
Gambar 2. Identifikasi Akar Masalah – Fishbone
Layanan
dalam
pengelolaan
permasalahan
JFP belum
optimal
Equipment People
Procedures
Portal JFP belum
dimanfaatkan
secara optimal
Mekanisme
penyampaian
permasalahan
JFPbelum jelas
Pemeriksa dan pihak
terkait mengalami
kesulitan dalam
menyampaikan
permasalahan JFP
Permasalahan JFP
Belum sepenuhnya
dapat diselesaikan
Policies
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
3
Dari identifikasi akar masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat
permasalahan dalam pengelolaan permasalahan JFP yaitu layanan dalam
pengelolaan permasalahan JFP belum optimal.
Sehubungan dengan hal tersebut, guna memberikan kemudahan kepada Pemeriksa
dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya
serta menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, serta terdapat
kejelasan mekanismenya, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam
pengelolaan permasalahan JFP yang akan dilakukan melalui optimalisasi
pemanfaatan Portal JFP sebagai media/sarana pengelolaan permasalahan JFP.
Optimalisasi pemanfaatan Portal JFP tersebut akan dilakukan antara lain melalui
pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP dalam
folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten
permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search), sehingga
Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan akan
dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud.
Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media
bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan
Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.
Berikut bagan analisis pemecahan masalah layanan dalam pengelolaan permasalahan
JFP:
Selanjutnya, mengingat terbatasnya waktu penyelesaian proyek perubahan yaitu
selama 60 hari, maka sebagai tahap awal kegiatan tersebut akan dilaksanakan
melalui piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai Pilot
Project.
Gambar 3. Analisis Pemecahan Masalah
Masalah: Layanan dalam
pengelolaan
permasalahan
JFP belum
optimal
Value: Peningkatan layanan
dalam pengelolaan
permasalahan JFP
Analisis: - Perlu kemudahan
dlm. penyampaian
permasalahan JFP
- Perlu kejelasan
mekanisme
penyampaian
permasalahan JFP
- Perlu solusi atas
permasalahan JFP
- Portal JFP dapat
dioptimalkan sbg.
sarana/media
pengelolaan
permasalahan JFP
Keputusan: Layanan dalam
pengelolaan
permasalahan
JFP perlu
ditingkatkan
Cara: Optimalisasi
pemanfaatan
Portal JFP
S
o
l
u
s
i
Validasi
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
4
B. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan
Tujuan dilaksanakannya peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan
Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP
dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I
(AKN I) sebagai Pilot Project adalah :
a. Dalam jangka pendek:
Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
pada AKN I sebagai Pilot Project, sehingga terdapat kemudahan bagi
Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan
solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya,
mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta
memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya.
b. Dalam jangka panjang:
Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada seluruh AKN dan
BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan JFP, sehingga terdapat
kemudahan bagi Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui
permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan
mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian
permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya.
2. Manfaat
Manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan Jabatan
Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP adalah
sebagai berikut:
a. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan untuk
mengetahui permasalahan JFP dan solusinya.
b. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan dalam
menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya.
c. Permasalahan JFP terdokumentasikan dengan baik yang selanjutnya dapat
menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP maupun
perbaikan dalam implementasi JFP.
d. Portal JFP dimanfaatkan secara optimal dan mekanisme penyampaian
permasalahan JFP menjadi lebih jelas.
JFP adalah jabatan yang mempunyai lingkup, tugas, tanggung jawab, dan
wewenang untuk melakukan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab
keuangan negara, yang diduduki oleh pegawai negeri sipil di lingkungan BPK.
Dengan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP, Pemeriksa
dan pihak terkait penerapan JFP akan mendapatkan kejelasan terkait
implementasi peraturan JFP dan selanjutnya akan mendukung profesionalisme
dalam pelaksanaan tugas, pengembangan kompetensi, dan karir Pemeriksa. Hal
ini sejalan dengan salah satu tujuan strategis BPK yaitu mewujudkan reformasi
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
5
birokrasi di BPK yang berhasil guna. Perwujudan reformasi birokrasi tersebut
antara lain dengan meningkatkan kompetensi SDM Pemeriksa sebagai ujung
tombak pelaksanaan tugas pokok BPK dan profesionalisme dalam pelaksanaan
tugas sehingga dapat mencapai hasil pemeriksaan yang berkualitas dengan
rekomendasi yang lebih bermanfaat guna mendukung peningkatan kualitas
pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja lembaga, dan profesionalitas
SDM Aparatur.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegiatan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan
Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan
Menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai
Pilot Project, meliputi:
1. Pembentukan Tim dan Kick of Meeting Tim.
2. Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
terkait kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP.
3. Penyiapan Portal JFP berupa pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP
terkait pengelolaan permasalahan JFP dan dukungan trouble shooting pada
aplikasi dan jaringan.
4. Sosialisasi Portal JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 terkait
pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP.
5. Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
6. Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
7. Pengolahan dan pembahasan permasalahan JFP yang disampaikan oleh
Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, berupa identifikasi permasalahan terkait
substansi atau implementasi dan perumusan jawaban permasalahan JFP.
8. Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP.
9. Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan wawancara
kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
10. Penyusunan Laporan Kegiatan.
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Dalam jangka pendek:
1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.
2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.
3. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian
permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam
FAQ.
4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan
layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan
Portal JFP semakin meningkat.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
6
Dalam jangka panjang:
1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.
2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.
3. Tersedianya fitur dalam Portal JFP sebagai media penyampaian permasalahan
JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam FAQ.
4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan
serta pihak terkait penerapan JFP.
5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP atas
peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi
pemanfaatan Portal JFP semakin meningkat.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
7
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek
Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang bermasalah
terkait tugas Seksi Litbang JFP (terutana terkait tugas diseminasi
pedoman/juklak/juknis terkait JFP serta pemantauan dan evaluasi atas penerapan
pedoman/juklak/juknis terkait JFP) adalah layanan dalam pengelolaan permasalahan
JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi permasalahan, antara
lain sebagai berikut:
1. Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP;
2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas;
3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan
4. Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan secara
optimal.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam
pengelolaan permasalahan JFP.
Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP
melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP diharapkan dapat memberikan
kemudahan bagi Pemeriksa maupun pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui
permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan
mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mengenai mekanisme
penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai
sarana/medianya.
Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP akan dilakukan
antara lain melalui pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan
permasalahan JFP dalam folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP
dengan konten permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search),
sehingga Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan
akan dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud.
Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media
bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan
Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.
Dalam dalam jangka pendek proyek perubahan tersebut akan dilakukan melalui
piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan
Negara I sebgai pilot project. Selanjutnya dalam jangka panjang akan dilakukan
dengan melibatkan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP pada seluruh AKN
dan BPK Perwakilan.
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan
Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
8
Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai Pilot Project
dilakukan dalam 3 (tiga) tahapan sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan
Dalam tahapan persiapan dilakukan kegiatan sebagai berikut:
a. Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan/Dian Primartanto)
mengenai rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas
Seksi Litbang JFP dan disepakati bahwa:
1) Area Organisasi yang Bermasalah
Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang
bermasalah terkait tugas Seksi Litbang JFP adalah layanan pengelolaan
permasalahan JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi
permasalahan, antara lain sebagai berikut:
a) Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan
JFP;
b) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas;
c) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan
d) Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan
secara optimal.
2) Area Organisasi yang menjadi Area Perubahan
Peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat
I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai pilot project.
Selanjutnya menyusun Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang
ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai Mentor.
Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah ditandatangani pada
Lampiran 1.
Gambar 4. Diskusi dengan Mentor dan Penandatanganan Formulir
Kesepakatan Area Perubahan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
9
b. Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai rencana
pelaksanaan proyek perubahan, sebagai berikut:
1) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agus Saputro (Kasubbag Jabatan
Fungsional Pemeriksa pada Biro SDM) dan staf mengenai:
a) Portal JFP dan pemanfaatannya
b) Pengelolaan permasalahan JFP terkait implementasi
c) Koordinasi rencana proyek perubahan
2) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agung Swastika (Kasubbag
Administrasi SDM AKN I) dan Pak Mirza Akbar (Kasubaud I.A.2)
mengenai:
a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan
b) Kesiapan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai obyek Piloting dan
ketersediaan Pemeriksa
3) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Desi Alex (Kasubbag Pengembangan
Sistem Informasi Kelembagaan) mengenai:
a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan
b) Pengembangan Portal JFP
Kegiatan ini menghasilkan dukungan terhadap pelaksanaan proyek perubahan
dari satuan kerja terkait yaitu Kasubbag Jabatan Fungsional Pemeriksa pada
Biro SDM, Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada
AKN I, serta Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada
Biro TI.
Surat Pernyataan Dukungan dari Satuan Kerja Terkait pada Lampiran
2.
Gambar 5. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag JFP pada Biro SDM
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
10
Gambar 6. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Administrasi
SDM AKN I pada AKN I
Gambar 7. Pernyataan Dukungan dari Kasubaud I.A.2 pada AKN I
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
11
Gambar 8. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Pengembangan Sistem
Informasi Kelembagaan pada Biro TI
c. Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang
(Gunarwanto) dan persetujuan pelaksanaan proyek perubahan oleh Kadit
Litbang melalui penandatanganan Formulir Penunjukan Mentor yang telah
diperbaharui usulan tema proyek perubahan sesuai dengan Formulir
Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati dengan Mentor.
Formulir Penunjukan Mentor yang telah ditandatangani oleh Mentor
dan Kadit Litbang (Pejabat Eselon II) pada Lampiran 3.
Gambar 9. Persetujuan Pelaksanaan Proyek Perubahan
oleh Kadit Litbang
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
12
d. Mengoordinasikan persiapan pelaksanaan proyek perubahan dengan Staf
Seksi Litbang JFP:
1) Penyusunan konsep SK Tim
2) Rencana Anggaran
Konsep SK Tim dan Rencana Anggaran pada Lampiran 4.
Gambar 10. Staf Seksi Litbang JFP
e. Menyusun Proposal Kegiatan
Proposal Proyek Perubahan/Rencana Aksi Proyek Perubahan memuat pokok-
pokok sebagai berikut:
1) Identitas Proyek yang menjelaskan nama, deskripsi, sponsor, project
leader, dan sumber daya tim.
2) Latar Belakang yang menjelaskan perlunya dilakukan proyek perubahan.
3) Tujuan yang menjelaskan sasaran proyek perubahan yang akan dicapai
baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.
4) Manfaat yang menjelaskan manfaat (benefit) dari proyek perubahan yang
dilakukan, relevansinya dengan pokok pemikiran utama dalam
mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja atau kualitas
pelayanan publik yang menjadi tanggung jawabnya.
5) Ruang Lingkup yang menjelaskan lingkup proyek perubahan yang akan
dilaksanakan yang meliputi kegiatan utama yang akan dilakukan dalam
rangka mencapai tujuan proyek perubahan serta relevansinya dengan
lingkup tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya.
6) Output Kunci yang menjelaskan nilai perubahan yang ditawarkan pada
setiap rancangan kegiatan utama pada jangka pendek maupun jangka
panjang.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
13
7) Pentahapan Utama yang menjelaskan proses tahapan yang
menggambarkan aktivitas kunci yang akan dilakukan untuk
merealisasikan nilai perubahan yang ditawarkan baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang. Pentahapan Utama terdiri dari 3 (tiga)
tahapan yaitu persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan proyek perubahan.
8) Organisasi yang menjelaskan peran kunci dari para pihakyang terkait
dalam rancangan struktur organisasi pelaksanaan proyek perubahan.
9) Anggaran yang menjelaskan proyeksi jumlah dan peruntukan anggaran
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan.
10) Identifikasi Stakeholder yang menjelaskan para pihak yang
memilikipengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan proyekperubahan.
11) Kriteria Keberhasilan yang menjelaskan kerangka berpikir dan metode
yang digunakanuntuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek
perubahan.
12) Persetujuan yang menhelaskan bahwa seluruh proses rancangan proyek
perubahan telah diketahui dan memperoleh dukungan Mentor.
Proposal Proyek Perubahan telah disampaikan pada Seminar Rancangan
Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada tanggal 21 April 2016.
2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan
Tahapan pelaksanaan proyek perubahan berupa tahapan installment dan adoption
yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
a. Tahapan Installment
Dalam tahapan installment dilakukan kegiatan sebagai berikut:
1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting
Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dilakukan
melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal JFP yang melibatkan Seksi
Litbang JFP pada Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag
JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi
Kelembagaan pada Biro TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan
Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai unit piloting. Tim Optimalisasi
Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 ditetapkan
melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada
tanggal 2 Mei 2016. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan
kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat
I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor
405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan
Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan
Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP.
Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal
Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan
Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016 dengan
agenda sebagai berikut:
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
14
a) Penjelasan mengenai mekanisme dan tugas masing-masing subtim serta
jadwal pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan portal JFP.
b) Koordinasi pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan Portal JFP.
Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Legislasi terhadap SK Tim
Optimalisasi Portal JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang dan
Kaditama Revbang serta Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-
XIII.2/5/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Tim Optimalisasi Portal JFP
Tahun Tnggaran 2016 pada Lampiran 5.
Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Optimalisasi
Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP dan Kick of Meeting, Lembar
Disposisi Kadit Litbang, serta Undangan, Bahan, Daftar Hadir dan
Notulen Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP pada Lampiran
6.
Gambar 11. Diskusi dengan Mentor mengenai Persiapan Kick of
Meeting dan Kegiatan Pengisian Kuesiner pada Subauditorat I.A.2
Gambar 12. Persiapan Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
15
Gambar 13. Pelaksanaan Kick of Meeting Tim Optimalisasi
Portal JFP
2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan
layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat
I.A.2) - Pre Kuesioner
Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dengan melibatkan
Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mengetahui kebutuhan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
16
layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan pengisian
kuesioner dan wawancara dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala
Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor
411/ND/XII.3/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan
Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi
melalui Telpon, WhatsApp, dan Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza
Akbar), Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika), dan
Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan
wawancara dilakukan berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor
205/ST/XII/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan
Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2. Hasil pengisian
kuesioner dan wawancara sebagai berikut:
a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2
sebanyak 15 orang, terdiri dari 14 Pemeriksa (12 Anggota Tim dan 2
Ketua Tim) dan 1 Kasubaud. Dari 15 kuesioner yang disebarkan
sebanyak 15 kuesioner telah diisi dan dikembalikan.
b) Wawancara dilakukan terhadap 4 responden yaitu 1 Ketua Tim, 2
Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2.
c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan
bahwa:
(1) Pemeriksa mengetahui peraturan terkait penerapan JFP, namun
belum mengetahui substansinya sehingga terkadang mengalami
kendala/permasalahan dalam penerapan peraturan JFP.
(2) Pemeriksa tidak mengalami kesulitan dalam penyampaian
permasalahan FP, namun jawaban atau solusi yang diperoleh
belum dapat menyelesaikan permasalahan.
(3) Pemeriksa tidak mengetahui adanya Portal JFP. Diharapkan Portal
JFP dapat memuat ringkasan peraturan JFP, memfasilitasi
penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi dengan cepat
dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi Pengguna.
Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian
Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2,
Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang,
Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan
Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner
dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP pada Lampiran 7.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
17
Gambar 14. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara
Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP
Gambar 15. Pengisian Kuesioner Kebutuhan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
18
Gambar 16. Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP
3) Penyiapan Portal JFP
Kegiatan penyiapan Portal JFP dilakukan melalui koordinasi dengan
Kepala Biro TI melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor
427/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Permohonan
Pengembangan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam
Pengelolaan Permasalahan JFP dan koordinasi melalui telpon dengan
Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan (Desi Alex
Lestari) dan Staf pada Subbag Pengembangan Sistem Informasi
Kelembagaan (Soes Hari Putra) pada Biro TI. Penyiapan Portal JFP berupa
pengembangan Portal JFP antara lain melalui pengembangan fitur FAQ
dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP berdasarkan
tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan
jawabannya dan dilengkapi filter (search), serta penambahan fitur Tanya
JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP
yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.
Selain itu juga termasuk dukungan trouble shooting pada aplikasi dan
jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.
Kegiatan penyiapan Portal JFP juga meliputi pengisian konten Portal JFP
berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP.
Kegiatan ini dilakukan dengan berkoordinasi melalui telpon dengan
Kasubbag JFP (Agus Saputro) dan Staf Subbag JFP (Adhy Chahyo
Nugroho, Afrizal, M. Ainun Najib, dan Novi Priyana) pada Biro SDM.
Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Pengembangan Portal JFP
dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada
Lampiran 8.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
19
Gambar 17. Penyiapan Portal JFP dengan Subbag Pengembangan Sistem
Informasi Kelembagaan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
20
Gambar 18. Screen Shoot Portal JFP Sebelum Pengembangan
• Belum ada fitur Tanya JFP
• Warna background menu tab masih putih polos sehingga kurang nyaman
dilihat karena samar dengan warna background web keseluruhan
Gambar 19. Screen Shoot Portal JFP Sesudah Pengembangan
• Sudah ada Fitur Tanya JFP
• Warna background menu tab biru dengan tulisan menu berwarna putih
sehingga lebih nyaman dan jelas untuk dilihat
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
21
4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP
kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
Kegiatan siosialisasi dilaksanakan melalui koordinasi dengan Kepala
Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor
430/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Pelaksanaan
Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi
Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui
Telpon, WhatsApp, Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza Akbar) dan
Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika). Selain itu
dilakukan pula koordinasi dengan Subbag Pengembangan Sistem Informasi
Kelembagaan (Soes Hari Putra) dan Subbag JFP (Novi Priyana) terkait
kesiapan materi Portal JFP. Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal
13 Mei 2016 berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor
215/ST/XII/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan
Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi
Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan sosialisasi
dilakukan guna memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu
media/sarana dalam pengelolaan permasalahan JFP. Adapun pokok-pokok
materi yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi tersebut adalah sebagai
berikut:
a). Latar belakang, tujuan , manfaat, mekanisme pengelolaan permasalahan
JFP, dan hasil pengisian kuesioner dan wawancara kebutuhan layanan
dalam pengelolaan permasalahan JFP kepada Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat
Litbang.
b) Mekanisme Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP
disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang.
c) Penjelasan mengenai Portal JFP disampaikan oleh Subbag JFP pada
Biro SDM.
d) Langkah-langkah menggunakan Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP
disampaikan oleh Subbag Pengembangan Sistem Informasi
Kelembagaan pada Biro TI.
Hasil kegiatan sosialisasi berupa notulen dengan pokok-pokok sebagai
berikut:
a) Terdapat kendala dalam hal penyampaian permasalahan JFP yaitu:
(1) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan dengan
baik terkait permasalahan implementasi dan substansi.
(2) Proses dalam penyelesaian permasalahan JFP terlalu lama dan
tidak ada tindak lanjut karena tidak semua staf pada Subbag SDM
memahami JFP.
(3) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas.
(4) Sarana Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal.
b) Kendala penyampaian permasalahan JFP akan diatasi dengan
mengoptimalkan pemanfaatan Portal JFP.
c) Mekanisme pengelolaan permasalahan JFP, sebagai berikut:
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
22
(1) Penyampaian permasalahan melalui laman “Tanya JFP” oleh
Pemeriksa/Pengguna.
(2) Admin Direktorat Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan
permasalahan kepada Tim Identifikasi Permasalahan.
(3) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi
permasalahan:
(a) Terkait substansi disampaikan kepada Tim Tindak Lanjut
Substansi (Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang) untuk
dijawab/ditindaklanjuti.
(b) Permasalahan terkait implementasi akan disampaikan kepada
Admin Direktorat Litbang untuk diteruskan kepada Admin
Biro SDM.
(4) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari
“Pertanyaan” menjadi “Diteruskan”.
(5) Admin Biro SDM menerima email terkait permasalahan dan
menyampaikannya kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi.
(6) Tim Tindak Lanjut Substansi dan Implementasi akan merumuskan
jawaban dan menyampaikan kepada Admin masing-masing Tim
untuk mengunggah jawab melalui tautan yang tersedia pada email
Admin:
(a) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari
“Pertanyaan” menjadi “Selesai”.
(b) Admin Biro SDM mengubah status permasalahan dari
“Diteruskan” menjadi “Selesai”.
Hal yang harus diingat adalah status permasalahan diubah menjadi
“Selesai” apabila jawaban yang disampaikan sudah final agar
Pemeriksa/Pengguna menerima email jawaban.
(7) Pemeriksa/Pengguna menerima jawaban dalam jangka waktu
paling lama 3 hari setelah pertanyaan disampaikan. Selanjutnya
pertanyaan, status permasalahan dan jawaban dapat dipantau oleh
Admin dan data-data tersebut selanjutnya digunakan sebagai
Daftar Inventarisasi Masalah untuk ditindaklanjuti dan juga
sebagai bahan untuk update FAQ.
d) Portal JFP diharapkan dapat memuat ringkasan peraturan JFP,
memfasilitasi penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi
dengan cepat dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi
Pengguna.
Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan
Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP
pada Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan
Kaditama Revbang, Surat Tugas, Undangan, Bahan, Daftar Hadir
dan Notulen, serta Laporan Sosialisasi pada Lampiran 9.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
23
Gambar 20. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Kasubaud I.A.2
dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
24
Gambar 21. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag
Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI
Gambar 22. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag JFP
pada Biro SDM
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
25
Gambar 23. Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP
melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
26
b. Tahapan Adoption
Tahap adoption dilakukan pada periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016. Kegiatan
yang dilakukan dalam tahap adoption adalah sebagai berikut:
1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A 2 mengakses Portal JFP dan
menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP.
b) Admin Dit. Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan
permasalahan JFP kepada Tim Identifikasi Permasalahan.
c) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi permasalahan
(terkait substansi atau implementasi), selamjutnya menyampaikan
permasalahan substansi kepada Tim Tindak Lanjut Substansi dan
permasalahan implementasi kepada Admin Dit. Litbang untuk
diteruskan kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi melalui Admin
Biro SDM.
d) Tim Tindak Lanjut Substansi atau Tim Tindak Lanjut Implementasi
merumuskan jawaban dan menyampaikan kepada masing-masing
Admin untuk menginput kedalam sistem Tanya JFP pada Portal JFP.
e) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas
pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP.
f) Admin Dit. Litbang mendokumentasikan permasalahan JFP dan
jawabannya sebagai bahan up date FAQ dan bahan penyempurnaan
peraturan maupun perbaikan implementasi.
g) Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP
sebagai update FAQ.
Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Biro SDM
melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 549/ND/XII.3/06/2016 tanggal
17 Juni 2016 perihal Penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
27
Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP. Selain itu
dilakukan pula koordinasi secara informal dengan Subbag JFP pada Biro
SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro
TI, dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I yang dilakukan melalui Telpon,
WhatsApp, dan Email.
Gambar 24. Koordinasi Implementasi Pemanfaatan Portal JFP
dengan Subbag JFP pada Biro SDM
2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2, guna memastikan:
a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat mengakses Portal JFP dan
menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP.
b) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas
pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP.
c) Permasalahan JFP dan jawabannya terdokumentasikan dengan baik.
d) Permasalahan JFP dan jawabannya ter-upload kedalam Portal JFP
sebagai update FAQ.
Adapun hasil kegiatan monitoring adalah sebagai berikut:
a) Dalam periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016, Sistem Tanya JFP
sebagai media untuk menyampaikan permasalahan JFP telah diakses
sebangak 18 kali oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Dari 18
pertanyaan yang diajukan tersebut seluruhnya telah diberikan
jawabannya dan sebanyak 14 pertanyaan dan jawabannya telah
disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ periode 16 Mei
sampai dengan 10 Juni 2016. Sedangkan untuk periode selanjutnya 13
Juni sampai dengan 30 Juni 2016, sampai dengan tanggal 14 Juni 2016
Sistem Tanya JFP telah diakses sebanyak 3 kali oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
28
b) Screen Shoot email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang
disampaikan melalui Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP.
c) Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2.
d) Daftar Pertanyaan dan Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni
2016 yang disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam
Portal JFP.
Nota Dinas secara berjenjang Penyampaian Daftar Pertanyaan dan
Jawaban Permasalahan JFP sebagai bahan Update FAQ pada Portal
JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang, serta Laporan Monitoring
Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 beserta
lampirannya (Screen Shoot Email Pertanyaan melalui Sistem Tanya
JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa
pada Subauditorat I.A.2, dan Daftar Pertanyaan dan Jawaban
Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP
Periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016) pada Lampiran 10.
Gambar 25. Contoh Email Pertanyaan dari Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 dan Jawabannya
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
29
3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada
Subauditorat I.A,2
Kegiatan pendampingan dimaksudkan untuk memberikan bimbingan dan
penjelasan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sehingga dapat
mengakses Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana untuk menyampaikan
permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah.
Kegiatan pendampingan dilakukan melalui koordinasi dengan Kasubaud
I.A.2 melalui telpon, whatsapp, dan bertemu langsung. Hasil dari kegiatan
pendampingan, Pemeriksa pada minggu I dan II implementasi belum dapat
secara aktif mengakses Sistem Tanya JFP dikarenakan kesibukan
penyusunan laporan dan KKP, Pemeriksa baru aktif melakukan akses pada
Sistem Tanya JFP pada minggu III, sedangkan pada minggu IV sudah
disibukkan kembali dengan kegiatan pemantaun tindak lanjut.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
30
4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan
wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner
Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara evaluasi pemanfaatan Portal
JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mendapatkan
gambaran, tanggapan, dan masukan/saran terkait pemanfaatan Portal JFP
terutama pemanfaatan Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana pengelolaan
permasalahan JFP. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan
melalui koordinasi dengan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit
Litbang Nomor 539/ND/XII.3/06/2016 tanggal 14 Juni 2016 perihal
Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi
Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui
Telpon, WhatsApp, Email, dan bertemulangsung dengan Kasubaud I.A.2,
Kasubbag Administrasi SDM AKN I, dan Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan berdasarkan
Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor 267/ST/XII/06/2016 tanggal 14
Juni 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan
Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2.
Hasil pengisian kuesioner dan wawancara sebagai berikut:
a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2 adalah
14 orang, terdiri dari 13 Pemeriksa (11 Anggota Tim dan 2 Ketua Tim)
dan 1 Kasubaud. Dari 14 kuesioner yang disebarkan sebanyak 14
kuesioner telah diisi dan dikembalikan.
b) Wawancara dilakukan terhadap 6 responden yaitu 2 Ketua Tim, 3
Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2.
c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan
bahwa:
(1) Pemeriksa mengetahui dan mengakses dengan mudah Portal JFP
yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya
JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan
JFP.
(2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa memanfaatkan fitur
Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam
menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam
menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung
dijawab dengan cepat dan tepat.
(3) Harapan Pemeriksa terhadap Portal JFP yaitu:
(a) Diharapkan Portal JFP seharusnya bisa terintegrasi dengan
DUPAK dan MAKIN serta kemudahan tata cara dalam
penulisan Karya Tulis Ilmiah.
(b) Tampilan Portal JFP seharusnya dibuat lebih menarik dari sisi
warna atau menunya.
(c) Ketika pengguna Portal JFP sudah mencakup seluruh pegawai
BPK dan banyak yang menggunakan fitur Tanya JFP, harus
ada skala prioritas dalam menjawab sehingga pertanyaan bisa
cepat dijawab.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
31
(d) Kuesioner seharusnya dimasukan ke dalam Portal JFP, agar
menjadi satu pintu sekali klik saja tanpa membuka email BPK
dan sekaligus membuka Portal JFP.
Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian
Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada
Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama
Revbang, Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan
Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner dan
Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Lampiran 11.
Gambar 26. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara
dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM
AKN I
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
32
Gambar 27. Pengisian Kuesioner Evaluasi Pemanfaatan Portal
JFP
Gambar 28. Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
33
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
1. Stakeholder Internal
Stakeholder Internal adalah Staf di lingkungan Seksi Litbang JFP yang
dilibatkan dalam proyek perubahan. Seluruh Staf pada Seksi Litbang JFP
sebanyak 7 orang dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan, dengan
pembagian tugas sebagai berikut:
a. Ni Luh Putu Martina Ariastini pada Subtim Permasalahan Substansi,
bertanggung jawab untuk:
1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan
2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Mekanisme
Sertifikasi Peran JFP.
b. Wirda Hayati pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung jawab untuk:
1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan
2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Juknis JFP dan
Pedoman Pola Hubungan Kerja Pejabat Struktural Pemeriksa dengan
Pejabat Fungsional Pemeriksa.
c. Airin Maulida Harahap pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung
jawab untuk:
1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan
2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Pedoman
Penyusunan dan Penilaian KTI, Terjemahan, dan Saduran Buku dan Bahan
Lainnya di Bidang Pemeriksaan.
d. Novi Arleni pada Sekretariat, bertanggung jawab untuk membuat laporan
pelaksanaan kegiatan Tim, administrasi dan dokumentasi kegiatan serta
koordinasi dengan satuan kerja terkait.
e. Maulana Indra Al’Syafri pada Subtim Dukungan Teknologi Informasi,
bertanggung jawab untuk:
1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP;
2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan
3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP
terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP.
f. Arselo Ramadriyanto dan Lina Saraswati pada Subtim Monitoring,
bertanggung jawab untuk:
1) mengunggah produk peraturan JFP ke dalam Portal JFP;
2) mengunggah permasalahan JFP dan solusinya ke dalam Portal JFP;
3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Dukungan Teknologi
Informasi Portal JFP terkait troubleshooting yang terjadi pada Portal JFP.
2. Stakeholder Eksternal
Stakeholder Eksternal merupakan pihak terkait di luar Seksi Litbang JFP yang
dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Pembagian tugas Stakeholder
Eksternal sebagai berikut:
a. Kaditama Revbang sebagai Pengarah Pelaksanaan Proyek Perubahan
bertanggung jawab untuk memberikan arahan dalam rangka pengembangan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
34
pengelolaan permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa (JFP) melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP.
b. Kadit Litbang sebagai Penanggung Jawab Pelaksanaan Proyek Perubahan
bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Tim dan melaporkan hasil kegiatan
Tim kepada Sekretaris Jenderal.
c. Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Wakil Penanggung Jawab
Pelaksanaan Proyek perubahan dan bertanggung jawab untuk membantu
Penanggung Jawab dalam pelaksanaan tugas Tim dan sebagai Mentor-
membantu dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek perubahan.
d. Subbag JFP pada Biro SDM pada Subtim Permasalahan Implementasi
bertanggung jawab untuk:
1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi; dan
2) merumusakan solusi permasalahan JFP terkait implementasi.
e. Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI pada
Subtim Dukungan Teknologi Informasi bertanggung jawab untuk:
1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP;
2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan
3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP
terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP.
f. Subauditorat I.A.2 dan Subbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I pada
Subtim Piloting bertanggung jawab untuk:
1) menyiapkan unit piloting; dan
2) mengoordinasikan pengisian kuesioner oleh Pemeriksa dan sosialisasi
Portal JFP pada unit piloting.
g. Coach bertanggung jawab membimbing dari substansi kerangka berfikir
kreatif dan inovatif serta penyusunan proyek perubahan.
h. Pemeriksa atau pihak terkait penerapan JFP(Customers) sebagai penerima
manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP.
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
Peran para stakeholder dan cara memobilisasi dukungan stakeholder dalam
setiap tahapan proyek perubahan sebagai berikut:
a. Tahap Persiapan
1) Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan) mengenai
rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas Seksi
Litbang JFP
Kegiatan ini melibatkan Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Atasan
Langsung dan Mentor dan menghasilkan identifikasi permasalahan terkait
tugas Seksi Litbang JFP yang selanjutnya disepakati sebagai area
organisasi yang bermasalah dan area organisasi yang menjadi area
perubahan dan dituangkan dalam Formulir Kesepakatan Area Perubahan
yang ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai
Mentor.
2) Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai
rencana pelaksanaan proyek perubahan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
35
Kegiatan ini melibatkan Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf, Kasubaud
I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I, serta
Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI dan
menghasilkan pernyataan dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan
sebagai berikut:
a) Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf dalam hal melakukan
identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi dan merumusakan
solusi permasalahan JFP terkait implementasi serta penyiapan konten
Portal JFP.
b) Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I
dalam hal menyiapkan unit piloting dan mengoordinasikan pengisian
kuesioner oleh Pemeriksa serta sosialisasi Portal JFP pada unit piloting.
c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI
dalam hal mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP,
melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan, serta
melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal
JFP terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal
JFP.
3) Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang
dan menghasilkan persetujuan dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek
perubahan oleh Kadit Litbang melalui penandatanganan Formulir
Penunjukan Mentor yang telah diperbaharui usulan tema proyek perubahan
sesuai dengan Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati
dengan Mentor
4) Penyusunan konsep SK Tim dan Rencana Anggaran
Kegiatan ini melibatkan Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan
konsep SK Tim dan pembagian tugas Tim serta penyusunan anggaran yang
diperlukan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Selanjutnya melakukan
proses legislasi SK Tim tersebut dan memonitoring prosesnya.
5) Menyusun Proposal Kegiatan
Kegiatan penyusunan proposal proyek perubahan melibatkan Staf Seksi
Litbang JFP dalam hal penyusunan anggaran yang diperlukan dalam
pelaksanaan proyek perubahan. Selain itu juga melibatkan Kasubdit
Litbang Kelembagaan sebagai Atasan Langsung dan Mentor dalam
memberikan arahan dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek
perubahan dan persetujuan atas Proposal Proyek Perubahan.
b. Tahap Pelaksanaan
Tahapan Installment:
1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting
Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan
JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan
Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project melibatkan Seksi Litbang JFP pada
Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro
SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro
TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 pada
AKN I sebagai unit piloting. Oleh karena itu pelaksanaan proyek
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
36
perubahan dilakukan melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal
Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 yang telah ditetapkan
melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada
tanggal 2 Mei 2016. Proses pembentukan Tim melibatkan secara
berjenjang persetujuan dan dukungan serta arahan dari Kasubdit Litbang
Kelembagaan, Kadit Litbang, Kaditama Revbang, dan selanjutnya
ditetapkan oleh Sekjen. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan
kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat
I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor
405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan
Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan
Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP.
Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal
Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan
Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016. Kegiatan
Kick of Meeting melibatkan stakeholder sebagai berikut:
a). Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep
Nota Dinas pelaksanaan Kick of Meeting, Undangan, Bahan, Daftar
Hadir, kesiapan konsumsi, koordinasi pelaksanaan Kick of Meeting
dengan pihak terkait, dan penyusunan notulen, serta kesiapan dukungan
atas pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas
yang telah ditetapkan
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal
persetujuan dan dukungan pelaksanaan Kick of Meeting serta
memberikan arahan kepada Tim dalam pelaksanaan proyek perubahan.
c) Satuan kerja terkait yaitu Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf,
Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI
dan staf, serta Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud
I.A.2 pada AKN I dan staf dalam hal kesiapan dukungan atas
pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas yang
telah ditetapkan.
2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan
layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat
I.A.2) - Pre Kuesioner
Kegiatan ini dilaksanakan pada awal pelaksanaan proyek perubahan
dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut:
a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep
Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner
dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan
koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag
Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner,
pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan
wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
37
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang
dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan
kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas
koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala
Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang.
c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I
dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi
pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara
informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan
pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2.
3) Penyiapan Portal JFP
Kegiatan penyiapan Portal JFP berupa pengembangan Portal JFP dan
pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang
telah tersedia dalam Portal JFP melibatkan stakeholder sebagai berikut:
a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan konsep Nota Dinas
permohonan pengembangan Portal JFP dan koordinasi pelaksanaan
pengembangan Portal JFP dalam rangka peningkatan layanan dalam
pengelolaan permasalahan JFP.
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal
persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan pengembangan
Portal JFP melalui Nota Dinas koordinasi permohonan pengembangan
Portal JFP secara berjenjang kepada Kepala Biro TI.
c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada
pada Biro TI dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan
bertemu langsung terkait pengembangan Portal JFP antara lain melalui
pengembangan fitur FAQ dengan tampilan pengelompokan
permasalahan JFP berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan
konten permasalahan dan jawabannya dan dilengkapi filter (search),
serta penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk
menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin
Portal JFP untuk ditindaklanjuti serta dukungan trouble shooting pada
aplikasi dan jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.
d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal koordinasi secara
informal melalui telpon dan bertemu langsung terkait pengisian konten
Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia
dalam Portal JFP.
4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP
kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2016 guna
memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu media/sarana dalam
pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan siosialisasi melibatkan
stakeholder sebagai berikut:
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
38
a) Staf Sekssi Litang JFP dalam hal persiapan kegiatan sosialisasi berupa
penyusunan konsep Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan
Sosialisasi, Undangan, Bahan, Daftar Hadir, kesiapan konsumsi,
penyiapan souvenir, dan koordinasi pelaksanaan sosialisasi dengan
Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I, serta
penyusunan notulen dan laporan sosialisasi.
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang
dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan
kegiatan sosialisasi melalui Nota Dinas koordinasi pelaksanaan kegiatan
secara berjenjang kepada Kepala Auditorat I.A dan penugasan oleh
Kaditama Revbang.
c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan staf serta Kasubaud I.A.2
pada AKN I dalam hal koordinasi pelaksanaan sosialisasi secara
informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan
sosialisasi Portal JFP pada unit piloting
d) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada
Biro TI sebagai salah satu narasumber dalam hal penyampaian materi
terkait langkah-langkah dalam menggunakan Sistem Tanya JFP dalam
Portal JFP.
d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM sebagai salah satu narasumber
dalam hal penyampaian materi terkait penjelasan mengenai Portal JFP.
dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan bertemu
langsung terkait pengisian konten Portal JFP berupa penambahan
konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP.
Tahapan Adoption
1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2
Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 dilakukan dalam periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016
dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut:
a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal monitoring pemanfaatan Sistem
Tanya JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dan pengelolaan
permasalahan JFP terkait substansi serta dokumentasi pertanyaan dan
jawaban permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2. Selain itu juga penyusunan konsep Nota Dinas
penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP
sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP.
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal
persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan implementasi
Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 melalui Nota Dinas
koordinasi penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan
JFP sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP secara berjenjang
kepada Kepala Biro SDM.
c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I
dalam hal koordinasi pelaksanaan implementasi Portal JFP melalui
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
39
Telpon, WhatsApp, dan bertemu langsung terkait pemanfaatan Portal
JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana penyampaian
permasalahan JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
d) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal pemanfaatan Portal JFP
terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana dalam menyampaikan
permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya secara cepat dan
mudah.
d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal pengelolaan
permasalahan JFP terkait implementasi, penambahan konten dalam fitur
yang telah tersedia pada Portal JFP dan update FAQ berdasarkan Daftar
Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP dari Direktorat Litbang.
e) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada
Biro TI da;lam hal dukungan trouble shooting pada aplikasi dan
jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.
2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2
Kegiatan monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 melibatkan stakeholdersebagai berikut:
a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal memantau pemanfaatan Sistem Tanya
JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, membuat Screen Shoot
email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang disampaikan melalui
Sistem Tanya JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh
Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, serta Daftar Pertanyaan dan
Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016 yang disampaikan
ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam Portal JFP. Selain itu
juga dalam hal penyusunan konsep Laporan Montoring.
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal
persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan
monitoring pemanfaatan Portal JFP melalui persetujuan Laporan
Monitoring.
3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada
Subauditorat I.A,2
Kegiatan pendampingan dilakukan secara periodik kepada Pemeriksa pada
Subauditorat I.A.2 guna memberikan bimbingan dan penjelasan terkait
pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana
dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan ini melibatkan Staf
SeksiLitbang JFP dalam hal memberikan bimbingan dan penjelasan
langkah-langkah dalam pemanfaatan Portal JFP dan Sistem Tanya JFP.
4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan
wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner
Kegiatan evaluasi pemanfaatan Portal JFP dilaksanakan pada akhir
pelaksanaan proyek perubahan dengan melibatkan stakeholder sebagai
berikut:
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
40
a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep
Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner
dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan
koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag
Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner,
pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan
wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan.
b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang
dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan
kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas
koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala
Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang.
c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I
dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi
pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara
informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan
pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2.
4. Kendala Internal dan Eksternal
Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan antara lain sebagai
berikut:
a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus
menjalankan proyek perubahan, dikarenakan banyaknya kegiatan pada Seksi
Litbang JFP yang harus segera diselesaikan terkait peraturan-peraturan JFP.
b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif
dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP, dikarenakan
pada bulan Mei 2016 disibukkan dengan penyusunan laporan dan kertas kerja
pemeriksaan, sedangklan bulan Juni 2016 disibukkan dengan persiapan
pemantauan tindak lanjut.
c. Tedapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, sudah diberikan
jawaban namun belum dapat memberikan solusi karena permasalahan tersebut
terkait implementasi yang melibatkan satuan kerja terkait penerapan JFP,
sehingga penyelesaiannya memerlukan koordinasi lebih lanjut dengan satuan
kerja terkait.
d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses.
Pada saat Pemeriksa atau Admin mau mengakses Portal JFP kadang-kadang
jaringan mengalami gangguan.
5. Strategi Mengatasi Masalah
Strategi dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek
perubahan sebagai berikut:
a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus
menjalankan proyek perubahan
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
41
Untuk mengatasinya dilakukan perencanaan kegiatan kembali, sehingga dapat
disinergikan pelaksanaan kegiatan pada Seksi Litbang JFP yang telah
direncanakan sebelumnya dengan jadwal pelaksanaan proyek perubahan dan
dilakukan kembali pembagian tugas secara proporsional.
b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif
dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP
Untuk mengatasi kendala tersebut dilakukan koordinasi dengan Kasubaud
I.A.2 sehingga Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat meluangkan waktu
untuk mengakses Portal JFP dan juga Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana
untuk mengetahui permasalahan JFP dan jawabannya serta menyampaikan
permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah.
Selain itu dilakukan komunikasi intensif, pendekatan personal (email, telpon,
medsos) dan pendampingan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2,
sehingga Pemeriksa dapat meluangkan waktu dan dapat mengakses Portal JFP
dan Sistem Tanya JFP.
c. Terdapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, namun belum
dapat diberikan solusinya karena permasalahan tersebut terkait implementasi
Sebagai solusinya atas permasalahan tersebut akan dilakukan koordinasi dan
pembahasan dengan satuan kerja terkait.
d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses.
Untuk mengatasi gangguan pada jaringan internet akan dilakukan koordinasi
dengan Biro TI.
6. Capaian
Capaian dari proyek perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan
Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan
menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project adalah sebagai berikut:
a. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.
Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui
pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 13 orang (93%)
menyatakan dapat mengakses FAQ dalam Portal JFP dan sebanyak 1 orang
(7%) menyatakan tidak dapat mengakses FAQ pada Portal JFP.
b. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.
Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui
pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 10 orang (71%)
menyatakan tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ
telah memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan
sebanyak 4 orang (29%) menyatakan tidak.
c. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian
permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan JFP yang
disampaikan oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
Salah satu perubahan yang dilakukan dalam pengembangan Portal JFP dalam
rangka optimalisasi Portal JFP guna peningkatan layanan dalam pngelolaan
permasalaha JFP adalah penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
42
Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung
dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.
d. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.
Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui
pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat
I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 menyatakan:
1) Sebanyak 13 orang (93%) menyatakan mengetahui bahwa saat ini telah
tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,
FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait
penerapan JFP dan sebanyak 1 orang (7%) menyatakan tidak mengetahui.
2) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan pernah mengakses Portal JFP dan
sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak pernah.
3) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan Portal JFP tersebut dapat diakses
dengan mudah dan sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak.
4) Sebanyak 11 orang (79%) menyatakan telah memanfaatkan fitur Tanya JFP
dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan
permasalahan JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak
memanfaatkan.
5) Sebanyak 1 orang (7%) menyatakan terdapat kendala dalam memanfaatkan
fitur Tanya JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan
JFP dan sebanyak 13 orang (93%) menyatakan tidak terdapat kendala.
6) Sebanyak 12 orang (79%) menyatakan Sistem Tanya JFP telah
memberikan kejelasan mengenai mekanisme penyampaian permasalahan
JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak
7) Sebanyak 10 orang (71%) menyatakan tampilan FAQ dan konten
pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah memberikan kemudahan untuk
mengetahui permasalahan JFP dan solusinya dan sebanyak 4 orang (29%)
menyatakan tidak
Sehingga dapat disimpulkan bahwa:
1) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui dan mengakses dengan
mudah Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,
FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait
penerapan JFP.
3) Tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah
memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan
solusinya.
2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media
dalam menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam
menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung dijawab
dengan cepat dan tepat.
3) Sistem Tanya JFP telah memberikan kejelasan mengenai mekanisme
penyampaian permasalahan JFP.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
43
e. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan
layanan pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan
Portal JFP semakin meningkat.
Kuesioner Pre Kuesioner Post
Y T Y T
Apakah fitur yang tersedia
dalam Portal JFP saat ini
telah memberikan
kemudahan bagi anda
dalam menyampaikan
permasalahan dan
mendapatkan jawaban atas
permasalahan JFP yang
anda hadapi?
2 13 Apakah melalui sistem
Tanya JFP tersebut anda
merasakan kemudahan
dalam menyampaikan
permasalahan JFP dan
mendapatkan
jawabannya?”
13 1
Apakah anda sudah
mendapatkan
solusi/jawaban atas
permasalahan JFP yang
anda sampaikan
7 8 Apakah jawaban atas
pertanyaan permasalahan
JFP yang anda
sampaikan melalui sistem
Tanya JFP telah cukup
memberikan penjelasan
dan memenuhi
harapan anda?”
12 2
Apakah anda mengetahui
bahwa saat ini telah
tersedia Portal JFP yang
memuat konten informasi,
peraturan terkait penerapan
JFP, FAQ, dan Forum
Diskusi?
8 7 Apakah anda mengetahui
bahwa saat ini telah
tersedia Portal JFP yang
memuat konten informasi
terkait penerapan JFP,
FAQ, Tanya JFP, Forum
Diskusi, dan
Download peraturan
terkait penerapan JFP?”
13 1
Apabila anda sudah
mengakses Portal JFP,
apakah anda sudah merasa
nyaman dengan fitur yang
tersedia saat ini
3 12 Apakah Portal JFP
tersebut dapat diakses
dengan mudah
12 2
Apabila ada pengembangan
Portal JFP dengan
menyajikan fitur dengan
tampilan yang user friendly
dan memberikan
kemudahan dalam
penyampaian permasalahan
JFP yang anda hadapi serta
13 2 Apakah anda telah
memanfaatkan fitur
Tanya JFP dalam Portal
JFP
sebagai sarana/media
dalam menyampaikan
permasalahan JFP?”
11 3
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
44
mendapatkan jawaban atas
permasalahan tersebut,
apakah anda berminat
untuk mengunjungi Portal
JFP?
Berdasarkan hasil pengisian kuesioner oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2
dapat disimpulkan bahwa:
1) Dengan adanya Fitur Tanya JFP dalam Portal JFP memberikan kemudahan
kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam menyampaikan
permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya.
2) Jawaban atas pertanyaan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP
telah cukup memberikan penjelasan dan memenuhi harapan Pemeriksa
pada Subauditorat I.A.2.
3) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui bahwa saat ini telah
tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,
FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait
penerapan JFP.
4) Portal JFP dapat diaksesdengan udah namun fitur yang tersedia perlu
ditingkatkan.
5) Pemeriksa memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai
sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP.
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Tindak lanjut atas proyek perubahan setelah selesainya Diklatpim IV adalah
melakukan sosialisasi secara lebih luas kepada Pemeriksa dan Pihak terkait
penerapan JFP di Kantor Pusat maupun seluruh BPK Perwakilan terkait
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP melalui Sistem Tanya JFP sebagai
media/sarana dalam penyampain permasalahan JFP dan mendapatkan
jawabannya secara cepat dan mudah. Sehingga tujuan jangka panjang dari proyek
perubahan yaitu pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP oleh
Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan
JFP dapat diwujudkan.
Langkah-langkah yang sudah dilakukan agar proyek perubahan dapat terus
berlanjut sehingga menjadi perubahan yang positif dan berkelanjutan antara lain:
a. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan Kantor Pusat BPK,
selanjutnya akan dilakukan pemasangan baner di seluruh BPK Perwakilan.
b. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK
Nota Dinas secara berjenjang permohonan penayangan Film Sistem Tanya
JFP pada TV BPK dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada Lampiran 12.
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
45
Gambar 29. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan
Kantor Pusat BPK
Gambar 30. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750
Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867
Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id
46
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai
pilot project merupakan salah satu cara guna memberikan kemudahan bagi Pemeriksa
pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya,
menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan
kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Sistem
Tanya JFP pada Portal JFP sebagai sarana/medianya. Proyek perubahan ini juga
memberikan manfaat terdokumentasikannya permasalahan JFP dengan baik yang
selanjutnya dapat menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP
maupun perbaikan dalam implementasi JFP.
Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP ini dilaksanakan melalui pembentukan Tim
Optimalisasi Portal JFP yang ditetapkan melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor
184/K/X-XIII.2/5/2016 pada tanggal 2 Mei 2016. Tim Optimalisasi Portal JFP
melibatkan Seksi Litbang JFP dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro
SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, dan
Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 sebagai unit piloting.
Dalam jangka pendek proyek perubahan ini dilaksanakan melalui piloting dengan
menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai pilot project, selanjutnya dalam jangka panjang
peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi
pemanfaatan Portal JFP akan dilaksanakan pada Kantor Pusat dan BPK Perwakilan.
B. Saran
Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui
optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai
pilot project perlu untuk dilanjutkan keberlangsungannya di lingkungan yang lebih
luas dan tidak hanya berhenti setelah Diklatpim IV selesai, Untuk itu perlu adanya
koordinasi kegiatan dengan satuan kerja terkait dan dukungan dari Pimpinan. Selain
itu perlu adanya tindak lanjut atas permasalahan JFP terutama terkait implementasi
yang penyelesaiannya memerlukan koordinasi dengan satuan kerja terkait penerapan
JFP, sehingga perlu adanya koordinasi antar satker.
Top Related