16
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Permasalahan
STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya merupakan sebuah
perguruan tinggi swasta di bawah naungan Yayasan RSUD Dr. Soetomo
Surabaya. Berkembang dari APIKES PENA HUSADA SURABAYA, yaitu
Akademi Rekam medik dan Informatika Kesehatan, saat ini STIKES Yayasan
RSUD Dr. Soetomo Surabaya telah memiliki dua jurusan, yakni: D-III Rekam
medik dan Informatika Kesehatan, dan S1 Administrasi Rumah Sakit.
Identifikasi dan analisis permasalahan yang terdapat dalm STIKES Yayasan
RS Dr. Soetomo Surabaya diawali dengan dilakukan wawancara serta observasi
terhadap pihak perusahaan. Sebelum melakukan identifikasi masalah yang
terdapat pada penentuan penerima beasiswa, pemahaman tentang proses
penentuan penerima beasiswa merupakan langkah yang penting.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, proses
penentuan penerima beasiswa ini memiliki masalah pada proses penentuan nama
calon penerima beasiswa. Penentuan nama tersebut seringkali hanya berdasarkan
emosi pegawai kemahasiswaan yang merasa kasihan kepada calon penerima
beasiswa sehingga menyingkirkan nama-nama yang lain yang sebenarnya lebih
berhak menerima.
Masalah lain yang timbul adalah ketika proses akreditasi bertepatan dengan
jadwal penentuan penerima beasiswa. Selain hanya ditangani dua orang pegawai,
kerja yang menumpuk ini sangat membebani pihak kemahasiswaan.
17
Untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang dibangun, dibagi menjadi
beberapa tahapan yaitu wawancara, observasi, studi literatur, identifikasi serta
analisis permasalahan yang terkait dengan penelitian yang dilakukan.
3.1.1 Wawancara
Wawancara adalah teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang
diajukan secara lisan kepada responden.Dalam pelaksanaan wawancara, terdapat
dua orang responden yang menjadi narasumber dari wawancara ini.
1) Kepala Laboratorium Komputer STIKES yayasan Dr. Soetomo Surabaya,
sebagai penanggung jawab kegiatan pada laboratorium komputer.
2) Staff Kemahasiswaan sebagai penanggungjawab penerima beasiswa.
3.1.2 Observasi
Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut
lingkungan fisiknya dan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang
berjalan.Pada kasus, observasi dilakukan pada laboratorium komputer dan bagian
rekam medik, yang bertujuan untuk mendapatkan data-data penunjang rekam
medik yang diperlukan.Dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan,
didapatkan beberapa data yang dihasilkan dalam penelitian yang tampak pada
Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Data Penelitian
No. Jenis Data Metode Pengumpulan
Data
Instrumen Pengumpulan
Data
1. Data Mahasiswa
pendaftar beasiswa
Dokumentasi Nama-nama mahasiswa
pendaftar beasiswa
18
No. Jenis Data Metode Pengumpulan
Data
Instrumen Pengumpulan
Data
2. Data alur pendaftaran
beasiswa
Wawancara Pertanyaan diajukan
kepada staff
Kemahasiswaan yakni
sebagai penanggungjawab
beasiswa.
3.1.3 Studi Literatur
Studi literatur dalam sebuah penelitian pada dasarnya dilakukan untuk
mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan oleh
orang lain dan bagaimana mengerjakannya. Hal ini penting agar dapat
menghindari usaha yang sebenarnya sudah pernah dilakukan orang lain dan bisa
digunakan pada penelitian ini untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Di dalam melaksanakan studi literatur dapat dilakukan dengan mencari dan
mempelajari literatur yang terkait dengan penelitian yang akan dilaksanakan.
Literatur tidak hanya berupa buku, namun dapat berupa jurnal ilmiah, paper,
skripsi mahasiswa sebelumnya, serta artikel blog dari para akademisi dengan
tahun terbit lebih dari sepuluh tahun.
Penelitian mengenai Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan
Penerima Beasiswa pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO
SURABAYA akan membutuhkan literatur yang berkaitan dengan hal berikut :
1. Beasiswa
2. Workflow System
3. SDLC (System Development Life Cycle)
Dalam penelitian ini akan dilakukan studi literatur yang lebih banyak
dengan mengunjungi perpustakaan dan membaca serta meminjam buku yang
19
mengandung materi yang telah disebutkan di atas. Selain itu, materi dan daftar
litertur yang digunakan akan dituliskan di bagian Landasan Teori dan Daftar
Pustaka.
3.1.4 Analisis Permasalahan
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan sebelumnya,
maka selanjutnya dapat dilakukan identifikasi dan analisis permasalahan.Adapun
langkah identifikasi dan analisis permasalahan pada tahap awal ini merupakan
langkah untuk menemukan permasalahan utama, serta bagaimana sebaiknya solusi
yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Alur proses penentuan
beasiswa pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya terdiri pendaftaran
beasiswa dan proses evaluasi data mahasiswa.
Alur proses penentuan beasiswa pada STIKES dinilai dapat
menimbulkan manipulasi data. Adapun gambaran alur sistem yang sudah ada di
STIKES dapat dilihat pada gambar berikut ini.
20
Gambar 3.1 Gambaran Sistem Lama di STIKES
Pada Gambar 3.1 di atas menggambarkan garis besar sistem yang sudah ada
dalam penetuan penerima beasiswapada STIKES Yayasan Dr.Soetomo Surabaya.
1. Dikti selaku penyelenggara beasiswa membuka kuota beasiswa.
2. Pihak STIKES mengambil beasiswa yang diberikan DIKTI.
3. 2 (dua) jenis beasiswa Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa dan
Peningkatan Prestasi Akademik diserahkan kepada Kemahasiswaan.
4. Kemahasiswaan membuka penawaran kepada mahasiswa.
5. Mahasiswa mendaftar dan mengambil jenis beasiswa yang dipilih dengan
memberikan syarat-syarat yang ditentukan.
6. Nama-nama yang sudah masuk akan dievaluasi pihak Kemahasiswaan yang
selanjutnya akan diberikan kepada Tim STIKES.
21
7. Tim STIKES akan memeriksa ulang jika ditolak maka pihak
Kemahasiswaan wajib mengevaluasi ulang, jika diterima maka nama-nama
tersebut dikembalikan kepada pihak Kemahasiswaan untuk diumumkan.
Adapun solusi yang ditawarkan adalah merancang membangun Rancang
Bangun Aplikasi Workflow Penentuan Penerima Beasiswa pada STIKES
YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA.dengan adanya solusi tersebut
diharapkan dapat membantu pihak Kemahasiswaan dalam menentukan penerima
beasiswa.
Proses pertama mulai dari pendaftaran beasiswa oleh mahasiswa kepada
pihak Kemahasiswaan. Setelah mendaftar dan memilih jenis beasiswa yang
diambil maka data-data mahasiswa akan dievaluasi oleh pihak Kemahasiswaan.
Pada proses ini, terdapat beberapa kekurangan, antara lain:
1. Data-data mahasiswa dipegang secara mutlak oleh pihak
Kemahasiswaan.
2. Data-data mahasiswa belum terintegrasi pada proses penentuan beasiswa.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan di atas Aplikasi ini berbasis web agar
penggunaan atau aksesnya dapat digunakan oleh beberapa user.Aplikasi ini dapat
menangani perubahan standar penilaian dari Dikti selaku direktorat pendidikan
yang menyelenggarakan beasiswa mahasiswa.
Dalam aplikasi ini terdapat user admin sebagai kepala keamanan aplikasi
dan dipegang oleh staff khusus yang nantinya dapat ditunjuk oleh pihak STIKES.
22
Sebab dalam aplikasi ini terdapat data-data pendaftar beasiswa yang bisa saja di
salahgunakan oleh pihak Kemahasiswaan.
Dalam proses evaluasi aplikasi ini telah terdapat data mahasiswa yang akan
langsung disambungkan dalam database, sehingga prihak Kemahasiswaan tidak
lagi harus cek ulang apakah IPK mahasiswa tersebut benar tau sama dengan yang
diisi dalam formulir.
Aplikasi ini juga melihat mahasiswa mana sajakah yang diterima atau
ditolak oleh pihak STIKES. Dan data tersebut dapat diprint dan dijadikan hasil
evaluasi oleh pihak STIKES.
Untuk menjalankan Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan
Penentuan Penerima Beasiswa ini diperlukan dukungan software dan hardware
sebagai berikut:
1. Software
a. Sistem operasi Windows XP Professional service pack satu atau lebih tinggi.
b. Microsoft .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.
c. Microsoft MYSQL (SQLyog Ultimate).
2. Hardware
a. Processor Intel Pentium IV 1.6 GHz atau yang lebih tinggi.
b. RAM 1 GB atau lebih tinggi.
c. Monitor, mouse,keyboard, dan printer untuk bagian-bagian yang terkait.
3.3 Perancangan Sistem
Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah dibahas sebelumnya, maka
dilakukan perancangan aplikasi. Pada tahap ini akan digambarkan blok
23
diagram,system flow, diagram konteks, data flow diagram (DFD), struktur tabel,
dan desain input output.
3.3.1 Blok Diagram
Pada Gambar 3.6 menjelaskan kebutuhan perangkat lunak berupa blok
diagram yang menggambarkan input, proses dan ouput sebagai berikut :
IPO(Input Process Output)
ProsesInput Output
Seleksi Pendaftar Beasiswa
Perhitungan Beasiswa
Peretujuan Nama-Nama Pendaftar
Beasiswa
List Pendaftar Beaiswa
Data IPK 3(tiga) semester terakhir
minimal 3,0
Data Gaji/pendapatan
orangtua(ekonomi)
Data Sertifikat-sertifikat terlampir
Lst Pendaftar Hasil Perhitungan
Daftar Penerima Beasiswa
Gambar 3.2 Blok Diagram
a. Input
1. 3 (tiga) IPK terakhir dengan minimal 3,0 merujuk pada prestasi mahasiswa.
2. Gaji/pengapatan orang tua sebagai factor ekonomi keluarga.
3. Sertifikat-sertifikat terlampir sebagai syarat pendukung.
24
b. Proses
Inputan lalu diolah melalui proses-proses. Proses-proses yang dilakukan yaitu :
1. Menyimpan Data Pendaftar Beasiswa
Proses ini dilakukan untuk menyimpan data-data para mahasiswa yang
mendaftar beasiswa, nama-nama tersebut nantinya akan dievaluasi.
2. Proses Validasi Sertifikat
Proses ini dilakukan untuk memberikan penilaian bagi sertifikat mahasiswa
yang telah diberikan sebagai syarat pendukung.
3. Seleksi Penerima Beasiswa
Proses ini dilakukan oleh pihak Kemahasiswaan dan Tim STIKES sebagai
proses utama dalam pemilihan atau memutuskan siapa sajakah yang layak
untuk menerima beasiswa.
c. Output
1. List Pendaftar Beasiswa
List atau daftar para pendaftar akan terlihat setelah para mahasiswa
mendaftar. Di sini akan terlihat nama-nama serta data-data yang teah
disertakan oleh mahasiswa
2. Hasil Validasi
Hasil penilaian Kemahasiswaan ini sebagai bahan acuan atau pendukung
dari beasiswa yang diambil oleh mahasiswa.
3. Daftar Penerima Beasiswa
Daftar ini merupakan hasil akhir dari proses penilaian. Nama-nama yang
terlihat atau keluar merupakan nama-nama yang berhak menerima beasiswa
tersebut.
25
3.3.2 System Flow
System flow menggambarkan alur dari sebuah sistem atau aplikasi atau
program yang akan dibuat. Alur sistem yang akan digambarkan sesuai dengan
interaksi pengguna dengan sistem yang akan dibuat. Berikut ini gambar alur
sistem yang terdapat dalam aplikasi penentuan penerima beasiswa yang
akandibangun pada gambar 3.3 hingga 3.7:
Title
Mahasiswa Aplikasi
Ph
ase
Start
Isi Formulir Pendaftaran
Beasiswa
Simpan Data Pendaftaran
End
Mahasiswa
Pendaftar
Gambar 3.3 System Flow Aplikasi dengan User Mahasiswa
Pada Gambar 3.3 merupakan sisflow dari user mahasiswa. Mahasiswa
pertama-tama harus mengisi formulir pendaftaran beasiswa, setelah itu data-data
akan disimpan. Dalam penyimpanan ini akan mengambil data dari tabel
mahasiswa untuk memferivikasi IPK dan faktor ekonomi mahasiswa. Kemudian
data-data tersebut akan disimpan dalam tabel pendaftar.
26
Title
AplikasiAdmin
Ph
ase
Start
Update Data-Data Master
Input Data Master
Ubah Syarat dan Ketentuan
Update Syarat dan ketentuan
Ubah User
Pengaturan user
End
Mahasiswa
Kota
Syarat Ekonomi
Syarat IPK
Syarat Sertifikat
Headmaster
Gambar 3.4 System Flow Aplikasi dengan User Admin
27
Pada Gambar 3.4 menggambarkan user admin sebagai keamanan aplikasi
dapat meng-update data data master yang ada dan disimpan dalam hal ini data-
data mahasiswa. Dan jika ada perubahan kebijakan dari DIKTI tentang syarat
pengambilan beasiswamaka admin dapat merubah syarat-syarat yang ada, hal itu
berhubungan dengan syarat ekonomi, syarat IPK, dan syarat sertifikat.Pihak
admin dapat memberikan atau mencabut hak akses pada user tertentu untuk
menjaga keamanan data.
28
Title
Kemahasiswaan AplikasiP
hase
Start
Evaluasi data-data pendaftar beasiswa
Evaluasi Pendaftar
Nama-nama yang dievaluasi
Cek dan Cetak nama yang disetujui Tim
dan Pimpinan
Print data-data penerima beasiswa
Nama-nama yang disetujui
End
Di ACC
1
Tidak
Ya3
Syarat Ekonomi Syarat IPK Syarat Sertifikat
Pendaftar Proses
Evaluasi
Pendaftaran
Gambar 3.5 System Flow Aplikasi dengan User Kemahasiswaan
29
User Kemahasiswaan dalam Gambar 3.5 ditugaskan mengevaluasi data-
data mahasiswa, data-data yang sesuai dengan kriteria akan dilanjutkan kepada
Tim STIKES apakah disetujui atau tidak. Jika tidak setuju maka Kemahasiswaan
akan memeriksa ulang, jika setuju maka akan diteruskan pada Pimpinan untuk
disetujui dan dikembalikan untuk membuat pengumuman
Title
Tim STIKES Aplikasi
Ph
ase
Start
Cek data-data Pendaftar
ACC data-data pendaftar
1
ACC
Tidak
Ya
2
End
Pendaftar Proses
Evaluasi
Gambar 3.6 System Flow Aplikasi dengan User Tim STIKES
Dalam Gambar 3.6 Tim STIKES menerima nama-nama yang telah dicek
oleh pihak Kemahasiswaan nama-nama tersebut kemudian akan dicek atau ditolak
oleh Tim STIKES. Jika nama-nama tersebut tertolak maka akan dikembalikan
pada Kemahasiswaan, tetapi jika disetujui maka nama-nama tersebut akan
diteruskan pada Pimpinan.
30
Title
Pimpinan Aplikasi
Pha
se
Start
2
Cek dan ACC Daftar yang disetujui
ACC data pendaftar
End
3
Evaluasi
Gambar 3.7 System Flow Aplikasi dengan User Pimpinan
Pada Gambar 3.7 user pimpinan hana memeriksa atau membaca nama-nama
yang telah disetujui dan diberikan acc untuk diteruskan kepada Kemahasiswaan
supaya dibuat pengumuman penerima beasiswa.
3.3.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan
aliran data antara satu entitas dengan entitas lainnya. Diagram ini menjelaskan
31
lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan data yang
terjadi pada setiap proses.
A. Diagram Konteks
Dalam context diagram ini menjelaskan proses yang terjadi dalam aplikasi
ini. Dimulai dari mahasiswa masuk ke dalam website untuk login dalam aplikasi
kemudian mengisi syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi, setelah itu pihak
kemahasiswaan akan mengevaluasi data-data mahasiswa yang telah masuk. Data-
data yang telah dievaluasi oleh kemahasiswaan kemudian diberikan kepada tim
STKES yang akan menerima atau menolak nama tersebut untuk dikaji ulang oleh
pihak kemahasiswaan. Nama-nama yang sudah disetujui kemudian diberikan ke
pihak kemahasiswaan untuk di publikasikan agar mahasiswa dapat melihat nama-
nama yang telah diterima oleh pihak STIKES.
Data Pendaftaran
Data Pendaftaran
Data Perhitungan
Pendaftar
Data Perhiitungan
Pendaftar
Data Seleksi Tim
Data Seleksi Tim
Data Pendaftar
Disetujui
Data Seleksi Tim
Data Seleksi Pimpinan
Data Seleksi Pimpinan
Data Pendaftar
Disetujui
Syarat IPK
Syarat Ekonomi
Syarat Sertifikat
Flow_15
1
Aplikasi Workflow
Seleksi Penerima
Beasiswa
Mahasiswa
Kemahasiswaan
TimPimpinan
Admin
Gambar 3.8 Diagram Konteks
32
3.3.4 Data Flow Diagram Level 0
Dalam DFD level 0 ini menjelaskan lebih detail aliran data dan proses yang
dilakukan dalam aplikasi. Dalam DFD level 0 ini terdapat 3 (tiga) proses utama,
yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Proses
mengelola master ini merupakan proses yang menghasilkan sebuah data yang
akan diolah dalam proses transaksi kemudian menghasilkan sebuah output dalam
proses membuat laporan.
33
Syarat IPK
Syarat Ekonomi
Syarat Sertifikat
Data IPK
Data Ekonomi
Data Sertifikat
Data Pendaftaran
Data-Data Pendaftar
Data Mahasiswa
Data_Mahasiswa
Data Perhitungan
Pendaftar
Data Perhitungan
Pendaftar
Data Seleksi Pendaftar
Data Seleksi Pendaftar
Data Seleksi Tim
Data Seleksi Tim
Data_Pendaftar_Seleksi
_Tim
Data Pendaftar Seleksi
Tim
Data Persetujuan Tim
Data Persetujuan Tim
data Persetujuan
Pimpinan
Data Seleksi Pimpinan
Syarat IPK
Syarat Ekonomi
Syarat Sertifikat
Syarat Beasiswa
Data Seleksi Pimpinan
Data Seleksi Pimpinan
Data Persetujuan
Pimpinan
Data Mahasiswa
Data Persetujuan
Pimpinan
Laporan Pengumuman
Penerima Laporan
Data Pendaftaran
Data-data pendaftaran
Mahasiswa
Kemahasiswaan
Tim
Pimpinan
Admin
1.1
Mengelola
Master
1.2
Mengelola
Transaksi
1 Syarat IPK
2 Syarat Ekonomi
3 Syarat Sertifikat
4 Pendaftar
5 Mahasiswa
6 Pendaftar Proses
7 Evaluasi
1.3
Mengelola
Laporan
Gambar 3.9 DFD level 0
34
3.3.5 Data Flow diagram Level 1 Mengelola Transaksi
Dalam DFD level 1 mengelola transaksi ini memberikan detail proses
transaksi yang terdapat dalam aplikasi. Proses ini diawali dengan pihak
kemahasiswaan mengevaluasi data-data mahasiswa yang membutuhkan data calon
penerima beasiswa, setelah dievaluasi nama-nama tersebut diberikan kepada Tim
STIKES dan pimpinan untuk dicek dan disetujui. Nama-nama yang telah disetujui
disimpan dalam database penerima beasiswa, kemudian nama-nama yang
disetujui tersebut diserahkan kepada pihak kemahasiswaan.
Data Mahasiswa
Data Mahasiswa
Syarat Beasiswa
Data Pendaftaran
Syarat IPK
Syarat Ekonomi
Syarat Sertifikat
Data Pendaftaran
Data-Data Pendaftar
Data-Data Pendaftar
Data Perhitungan
Pendaftar
Data Perhitungan
Pendaftar
Data Seleksi Pendaftar
Data Seleksi Pendaftar
Data Seleksi Tim
Data Seleksi Tim
Data Persetujuan Tim
Data Seleksi Tim
Data Seleksi Tim
Data Persetujuan Tim
Data Persetujuan
Pimpinan
Data Seleksi Pimpinan
Data Persetujan
Pimpinan
Data Seleksi Pimpinan
Data Perbaikan
Pimpinan
Data Perbaikan
Pimpinan
Mahasiswa
Kemahasiswaan
Tim
Pimpinan
4 Pendaftar
5 Mahasiswa
6 Pendaftar Proses
1 Syarat IPK 2 Syarat Ekonomi 3 Syarat Sertifikat
7 Evaluasi
1.2.1
Daftar Beasiswa1.2.2
Evaluasi Pendaftar
Beasiswa
1.2.3
Persetujuan Data
Pendaftar
Gambar 3.10 DFD Level 1 Mengelola Transaksi
35
3.3.6 Entity Relationship diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD juga menunjukkan struktur
keseluruhan akan kebutuhab data yang diperlukan untuk membangun sebuah
sistem atau aplikasi. Di dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan
menggunakan simbol entity. ERD dibagi menjadi dua, yaitu:
3.3.7 Conceptual Data Model (CDM)
CDM merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar
table secara konseptual. Conceptual Data Model (CDM) menjelaskan hubungan
kardinalitas antar table.Tabel yang terdapat pada CDM rancang bangun aplikasi
workflow seleksi penerima beasiswa pada STIKES Yayasan DR. Soetomo
Surabaya berjumlah 6(enam) tabel dapat dilihat pada Gambar 3.10.
36
Memiliki
Mempunyai
Mempunyai
Memiliki
Dapat Menjadi
Di Evaluasi OlehDi ACC Oleh
Menghasilkan
Menghasilkan
Di ACC oleh
PENDAFTAR
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
NO
NIM
SERTIFIKAT1
SERTIFIKAT1_KATEGORI
SERTIFIKAT1_SCAN
SERTIFIKAT2
SERTIFIKAT2_KATEGORI
SERTIFIKAT2_SCAN
SERTIFIKAT3
SERTIFIKAT3_KATEGORI
SERTIFIKAT3_SCAN
FILE_BERKAS
TANGGAL
JENIS_BEASISWA
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Variable characters (300)
Date
Variable characters (50)
PENDAFTAR_PROSES
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
NO_PROSES
NIM
SERTIFIKAT1
SERTIFIKAT1_KATEGORI
SERTIFIKAT1_SCAN
SERTIFIKAT2
SERTIFIKAT2_KATEGORI
SERTIFIKAT2_SCAN
SERTIFIKAT3
SERTIFIKAT3_KATEGORI
SERTIFIKAT3_SCAN
TANGGAL
JENIS_BEASISWA
STATUS
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Variable characters (50)
Integer
Variable characters (300)
Date
Variable characters (50)
Variable characters (50)
MAHASISWA
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
NO_MAHASISWA
NIM
NAMA
FOTO
ALAMAT
KOTA
NEGARA
TELPON
IPK1
IPK2
IPK3
GAJI
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (300)
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Variable characters (30)
Variable characters (50)
Decimal (10,2)
Decimal (10,2)
Decimal (10,2)
Integer
KEMAHASISWAAN
#
o
o
o
ID_KEMAHASISWAAN
NAMA
ALAMAT
TELEPON
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
TIMSTIKES
#
o
o
o
ID_TIM
NAMA
ALAMAT
JABATAN
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
PIMPINAN
#
o
o
o
ID_PIMPINAN
NAMA
ALAMAT
TELEPON
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
SYARAT_EKONOMI
#
o
o
o
ID_EKONOMI
PENGHASILAN1
PENGHASILAN2
NILAI
...
Integer
Decimal (10,2)
Decimal (10,2)
Integer
SYARAT_IPK
#
o
o
o
ID_IPK
IPK1
IPK2
NILAI
...
Integer
Decimal (10,2)
Decimal (10,2)
Integer
SYARAT_SERTIFIKAT
#
o
o
ID_SERTIFIKAT
JENIS_SERTIFIKAT
NILAI
...
Integer
Variable characters (50)
Integer
HEADMASTER
#
o
o
o
HEADMASTER_ID
HEADMASTER_USER_NAME
HEADMASTER_PASSWORD
ROLE
...
Integer
Variable characters (20)
Variable characters (20)
Variable characters (11)
EVALUASI
#
o
o
o
o
o
o
ID_EVALUASI
NIM
ACC_KMHS
ACC_TIM_STIKES
NILAI
TANGGAL_ACC_KMHS
TANGGAL_ACC_TIM
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (1)
Variable characters (1)
Integer
Date
Date
Gambar 3.11 CDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES
3.3.8 Physical Data Model (PDM)
Jenis model data yang menggambarkan hubungan antar table secara fisikal
disebut Physical Data Model (PDM). PDM merupakan detail dari CDM. PDM
menjelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field, serta primary
keydan foreign key-nya. Tabel yang terdapat pada PDM rancang bangun aplikasi
workflow seleksi penerima beasiswa pada STIKES Yayasan Dr. Soetomo
37
Surabaya berjumlah 6(enam) tabel. Detail hubungan antar struktur table dapat
dilihat pada Gambar 3.11.
FK_MEMILIKI
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI2
FK_MEMILIKI2
FK_MEMILIKI3
FK_DAPAT_MENJADIFK_DAPAT_MENJADI2
FK_DI_EVALUASI_OLEH
FK_DI_ACC_OLEH
FK_MENGHASILKAN FK_MENGHASILKAN2
FK_DI_ACC_OLEH2
PENDAFTAR
NO
NO_MAHASISWA
NO_PROSES
NIM
SERTIFIKAT1
SERTIFIKAT1_KATEGORI
SERTIFIKAT1_SCAN
SERTIFIKAT2
SERTIFIKAT2_KATEGORI
SERTIFIKAT2_SCAN
SERTIFIKAT3
SERTIFIKAT3_KATEGORI
SERTIFIKAT3_SCAN
FILE_BERKAS
TANGGAL
JENIS_BEASISWA
...
int
int
int
varchar(50)
varchar(50)
int
varchar(300)
varchar(50)
int
varchar(300)
varchar(50)
int
varchar(300)
varchar(300)
date
varchar(50)
<pk>
<fk2>
<fk1>
PENDAFTAR_PROSES
NO_PROSES
ID_KEMAHASISWAAN
ID_TIM
NO
NIM
SERTIFIKAT1
SERTIFIKAT1_KATEGORI
SERTIFIKAT1_SCAN
SERTIFIKAT2
SERTIFIKAT2_KATEGORI
SERTIFIKAT2_SCAN
SERTIFIKAT3
SERTIFIKAT3_KATEGORI
SERTIFIKAT3_SCAN
TANGGAL
JENIS_BEASISWA
STATUS
...
int
int
int
int
varchar(50)
varchar(50)
int
varchar(300)
varchar(50)
int
varchar(300)
varchar(50)
int
varchar(300)
date
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
<fk2>
<fk3>
<fk1>
MAHASISWA
NO_MAHASISWA
ID_SERTIFIKAT
NO
ID_EKONOMI
ID_IPK
NIM
NAMA
FOTO
ALAMAT
KOTA
NEGARA
TELPON
IPK1
IPK2
IPK3
GAJI
...
int
int
int
int
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(300)
varchar(50)
varchar(30)
varchar(30)
varchar(50)
decimal(10,2)
decimal(10,2)
decimal(10,2)
int
<pk>
<fk3>
<fk4>
<fk2>
<fk1>
KEMAHASISWAAN
ID_KEMAHASISWAAN
ID_EVALUASI
NAMA
ALAMAT
TELEPON
...
int
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
TIMSTIKES
ID_TIM
ID_EVALUASI
NAMA
ALAMAT
JABATAN
...
int
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
<fk>
PIMPINAN
ID_PIMPINAN
NAMA
ALAMAT
TELEPON
...
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
SYARAT_EKONOMI
ID_EKONOMI
PENGHASILAN1
PENGHASILAN2
NILAI
...
int
decimal(10,2)
decimal(10,2)
int
<pk>
SYARAT_IPK
ID_IPK
IPK1
IPK2
NILAI
...
int
decimal(10,2)
decimal(10,2)
int
<pk>
SYARAT_SERTIFIKAT
ID_SERTIFIKAT
JENIS_SERTIFIKAT
NILAI
...
int
varchar(50)
int
<pk>
HEADMASTER
HEADMASTER_ID
HEADMASTER_USER_NAME
HEADMASTER_PASSWORD
ROLE
...
int
varchar(20)
varchar(20)
varchar(11)
<pk>
EVALUASI
ID_EVALUASI
ID_PIMPINAN
ID_TIM
ID_KEMAHASISWAAN
NIM
ACC_KMHS
ACC_TIM_STIKES
NILAI
TANGGAL_ACC_KMHS
TANGGAL_ACC_TIM
...
int
int
int
int
varchar(50)
varchar(1)
varchar(1)
int
date
date
<pk>
<fk>
Gambar 3.12 PDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES
3.3.9 Struktur Basis Data
Struktur basis data menjelaskan struktur dan relasi data yang digunakan
untuk menyimpan data.Struktur ini didapatkan setelah Physical Data Model
(PDM) selesai dirancang.Berikut ini merupakan struktur basis data yang
diimplementasikan ke dalam aplikasi.
38
1. Nama Tabel : PENDAFTAR
Primary Key : NO
Foreign Key : NO_MAHASISWA, NO_PROSES
Fungsi : Menyimpan data pendaftar beasiswa
Tabel 3.2 Pendaftar
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 NO Integer Primary
Key No Pendaftar
2 NIM Varchar(50) Null NIM
mahasiswa
3 SERTIFIKAT1 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
4 SERTIFIKAT1_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
5 SERTIFIKAT1_SCAN Varchar(300) Null Gambar
Sertifikat
6 SERTIFIKAT2 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
7 SERTIFIKAT2_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
8 SERTIFIKAT2_SCAN Varchar(300) Null Gambar
Sertifikat
9 SERTIFIKAT3 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
10 SERTIFIKAT3_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
11 SERTIFIKAT3_SCAN Varchar(300) Null Gambar
Sertifikat
12 FILE_BERKAS Varchar(300) Null Gambar Scan
39
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
syarat yang
diperlukan
13 TANGGAL Date Null Tanggal
mendaftar
14 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null
Jenis
beasiswa
yang dipilih
2. Nama Tabel : PENDAFTAR_PROSES
Primary Key : NO_PROSES
Foreign Key : NO, ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN
Fungsi : Menyimpan data pendaftar yang sedang diproses
Tabel 3.3 Data Pendaftar Proses
No Field Tipe Data Const
raint Keterangan
1 NO_PROSES Integer
Prima
ry
Key
No
Pendaftar
2 NIM Varchar(50) Null NIM
mahasiswa
3 SERTIFIKAT1 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
4 SERTIFIKAT1_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
5 SERTIFIKAT1_SCAN Varchar(300) Null Gambar
Sertifikat
6 SERTIFIKAT2 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
7 SERTIFIKAT2_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
8 SERTIFIKAT2_SCAN Varchar(300) Null Gambar
40
No Field Tipe Data Const
raint Keterangan
Sertifikat
9 SERTIFIKAT3 Varchar(50) Null
Sertifikat
Terlampir
yang
diperlukan
10 SERTIFIKAT3_KATE
GORI Integer Null
Kategori
Sertifikat
yang
dilampirkan
11 SERTIFIKAT3_SCAN Varchar(300) Null Gambar
Sertifikat
12 TANGGAL Date Null Tanggal
mendaftar
13 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null
Jenis
beasiswa
yang dipilih
14 STATUS Varchar(50) Null Status data
3. Nama Tabel : MAHASISWA
Primary Key : NO_MAHASISWA
Foreign Key : NO, ID_EKONOMI, ID_IPK, ID_SERTIFIKAT
Fungsi : Menyimpan data mahasiswa
Tabel 3.4 Data Mahasiswa
No Field Tipe Data Constrai
nt Keterangan
1 NO_MAHASISWA Integer Primary
Key
No
mahasiswa
2 NIM Varchar(50) Null NIM
mahasiswa
3 NAMA Varchar(50) Null Nama
mahasiswa
4 FOTO Varchar(300) Null Foto
mahasiswa
5 ALAMAT Varchar(50) Null
Alamat
tinggal
Mahasiswa
6 KOTA Varchar(30) Null Kota tinggal
Mahasisswa
41
No Field Tipe Data Constrai
nt Keterangan
7 NEGARA Varchar(30) Null Negara asal
8 TELPON Varchar(50) Null Telpon
Mahasiswa
9 IPK1 Decimal(10,2) Null IPK pertama
10 IPK2 Decimal(10,2) Null IPK kedua
11 IPK3 Decimal(10,2) Null IPK ketiga
12 GAJI Integer Null Gaji
Orangtua
4. Nama Tabel : KEMAHASISWAAN
Primary Key : ID_KEMAHASISWAAN
Foreign Key : ID_EVALUASI
Fungsi : Menyimpan data user Kemahasiswaan
Tabel 3.5 Data Kemahasiswaan
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_KEMAHASISWA
AN Integer Primary Key
ID
kemahasiswa
an
2 NAMA Varchar(50) Null
Nama staff
kemahasiswa
an
3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff
4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon
staff
5. Nama Tabel : TIMSTIKES
Primary Key : ID_TIM
Foreign Key : ID_EVALUASI
Fungsi : Menyimpan data user Tim STIKES
42
Tabel 3.6 Data Tim STIKES
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_TIM Integer Primary Key
ID
kemahasiswa
an
2 NAMA Varchar(50) Null
Nama staff
kemahasiswa
an
3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff
4 JABATAN Varchar(50) Null Jabatan staff
6. Nama Tabel : PIMPINAN
Primary Key : ID_PIMPINAN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data user Pimpinan
Tabel 3.7 Data Pimpinan
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_PIMPINAN Integer Primary Key ID
kemahasiswaan
2 NAMA Varchar(50) Null Nama staff
kemahasiswaan
3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff
4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon
staff
7. Nama Tabel : SYARAT_EKONOMI
Primary Key : ID_EKONOMI
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data syarat ekonomi
43
Tabel 3.8 Data Syarat Ekonomi
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_EKONOMI Integer Primary
Key
ID
ekonomi
2 PENGHASILAN1 Decimal(10,2) Null Standart
gaji bawah
3 PENGHASILAN2 Decimal(10,2) Null Standart
gaji atas
4 NILAI Integer Null Nilai per
gaji
8. Nama Tabel : SYARAT_IPK
Primary Key : ID_IPK
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data syarat IPK
Tabel 3.9 Data Syarat IPK
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_IPK Integer Primary
Key ID IPK
2 IPK1 Decimal(10,2) Null Standart IPK
bawah
3 IPK2 Decimal(10,2) Null Standart IPK
atas
4 NILAI Integer Null Nilai per IPK
9. Nama Tabel : SYARAT_SERTIFIKAT
Primary Key : ID_SERTIFIKAT
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data syarat sertifikat
44
Tabel 3.10 Data Syarat Sertifikat
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_SERTIFIKAT Integer Primary
Key
ID
sertifikat
2 JENIS_SERTIFIKAT Varchar(50) Null Jenis
sertifikat
3 NILAI Integer Null Nilai per
sertifikat
10. Nama Tabel : HEADMASTER
Primary Key : HEADMASTER_ID
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data user aplikasi
Tabel 3.11 Data Headmaster
No Field Tipe Data Constrai
nt
Keteranga
n
1 HEADMASTER_ID Integer Primary
Key ID user
2 HEADMASTER_USER_NAME Varchar(20) Null Username
3 HEADMASTER_PASSWORD Varchar(20) Null Password
4 ROLE Integer Null
User
sebagai
apa
11. Nama Tabel : EVALUASI
Primary Key : ID_EVALUASI
Foreign Key : ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN, ID_PIMPINAN
Fungsi : Menyimpan data evaluasi penerima beasiswa
45
Tabel 3.12 Tabel Evaluasi
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_EVALUASI Integer Primary
Key ID evaluasi
2 NIM Varchar(50) Null NIM
mahasiswa
3 ACC_KMHS Varchar(1) Null
Status ACC
kemahasiswa
an
4 ACC_TIM_STIKES Varchar(1) Null Status ACC
Tim STIKES
5 NILAI Integer Null
Poin yang
didapat
mahasiswa
6 TANGGAL_ACC_KMHS Date Null
Tanggal
ACC
Kemahasisw
aan
7 TANGGAL_ACC_TIM Date Null
Tanggal
ACC Tim
STIKES
3.3.10 Desain Input/Output
A. Desain Input
A.1. Form Beasiswa
Desain Form Beasiswa digunakan mahasiswa untuk mengisi syarat dan
ketentuan yang harus dipenuhi untuk mengambil beasiswa.Dapat dilihat
pada Gambar 3.14.
46
Form Beasiswa
PERHATIAN!PERHATIAN!
08xxxxxxxxx
Sebut saja bunga
Jl.xxxNo.xxxXxxxxxxxxxxxxxxxxx
Surabaya
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxx
NIM
Nama
Alamat
Sertifikat Cari
Surat Penghasilan Orang Tua Cari
IPK 1
IPK 2
IPK 3
Kota
Pendapatan orang tua (AYAH)
Selesai
APAKAH DATA YANG ANDA MASUKKAN BENAR?
OK
ANDA TELAH MENGAMBIL SEBANYAK 3X
OK
Beasiswa PPA BBM
Pendapatan orang tua (IBU)
Pekerjaan orang tua (AYAH)
Pekerjaan orang tua (IBU)
Pembayaran Listrik Cari
Surat Keterangan Miskin(Jika ada)
Cari
Fotocopy buku tabungan BRI Cari
Fotocopy Kartu Keluarga Cari
Gambar 3.13 Form Beasiswa
A.2. Form Login
Untuk memasuki halaman aplikasi, pengguna dalam hal ini admin harus
melewati formlogin untuk memverifikasi siapa yang memasuki aplikasi
tersebut.Terdapat 3(tiga) bagian yang bisa masuk, yaitu Kemahasiswaan,
Tim STIKES, Pimpinan.Tampilan form login dapat dilihat di Gambar 3.15.
47
Aplikasi Penerima Beasiswa
Login
Masuk
Enter ID
Password
Gambar 3.14 Form Login Admin
A.3. Halaman Kemahasiswaan
Bagian Kemahasiswaan dapat memasuki Halaman Awal aplikasi seperti
terlihat di Gambar3.16, kemudian mengoperasikan menu Syarat dan
Ketentuan untuk memverifikasi dan memberikan penilaian pada sertifikat
seperti di Gambar 3.17.diform syarat dan ketentuan pada Gambar 3.18
Kemahasiswaan dapat merubah batas IPK dan penghasilan orangtua jika
nantinya terdapat perubahan kebijakan dari DIKTI selaku pemberi beasiswa.
Dan menu terakhir adalah form Nama-nama yang disetujui pada Gambar
3.19, form ini hanya muncul jika Tim STIKES dan Pimpinan menyetujui
nama-nama yang diajukan.
Halaman Awal
Nama-Nama yang DisetujuiPendaftar BeasiswaSyarat dan Ketentuan
Keluar
Gambar 3.15 Halaman Awal Untuk User Kemahasiswaan
48
Halaman Pendaftar Beasiswa
Gambar
NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
OK
Kembali Simpan Proses
Gambar 3.16 Halaman Menu Pendaftar Beasiswa
Syarat dan ketentuan
PERHATIAN!
XX,X
X.XXX.XXX
Minimal IPK:
Minimal Pendapatan:
Ubah
KembaliANDA YAKIN DATA DIUBAH?
OK
Gambar 3.17 Halaman Menu Syarat dan Ketentuan
49
A.4. Halaman Tim STIKES
Nama-nama yang disetujui
NIM NAMA
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Publikasikan
Kembali
Gambar 3.18 Halaman ACC Untuk User Tim STIKES dan Pimpinan
Halaman Gambar 3.19 keluar jika nama-nama calon penerima sudah
diproses oleh Kemahasiswaan dan Tim STIKES akan mengecek dan
menyetujui nama-nama tersebut, setelah itu Pimpinan akan memberikan
persetujuannya.
ACC Tim STIKES
NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Setujui TolakKeluar
Nama-Nama Tim yang sudah setuju
Pimpinan
Gambar 3.19 Halaman Nama-Nama Yang Disetujui
50
B. Desain Output
B.1 Laporan Nama yang di setujui
Dalam laporan ini terdapat nama-nama yang telah disetuji oleh Tim
STIKES. Nama-nama tersebut nantinya akan disimpan sebagai berkas dan
dijadikan pengumuman.
Gambar 3.20 Nama-nama yang disetujui
51
B.2 Nama-nama yang ditolak
Nama-nama yang ditolak akan terlihat di halaman Kemahasiswaan dan
dapat dicetak dan dijadikan bahan evaluasi bagi STIKES Dr.Soetomo.
Gambar 3.21 Nama-nama yang ditolak
Top Related