29
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI
3.1 Gambaran Umum Studi Kasus 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus
Pada awalnya gedung yang ditempati SMP Negeri 49 Jakarta, merupakan
gedung SGB ( Sekolah Guru Bawah ) Kramatjati yang beralih menjadi SMP Negeri
20. Pada gedung yang sama didirikan pula sekolah swasta Trisoko yang kegiatannya
berlangsung sore. Pada tahun 1965, untuk memenuhi kebutuhan sekolah di daerah
Kramatjati, selanjutnya didirikan SMP Negeri 49 pada gedung yang sama. Bersama
SMP Trisoko yang kegiatannya berlangsung sore. SMP Negeri 49 berdiri dengan SK
Menteri P dan K tanggal 19 Januari 1965 , Nomor : 90/SK/B/III/1965 dengan Kepala
Sekolah Bapak Rangga Baligo dan Wakil Kepala Sekolah Ibu Kuning. Tahun1972
pimpinan SMP Negeri 49 digantikan oleh Bapak Zain A.S. Bersamaan dengan itu
waktu belajar siswa beralih ari sore hari menjadi pagi hari. Hal ini terjadi karena
SMP Negeri 20 pindah tempat menempati Gedung baru di Kompleks Perwira
Angkatan Darat (KPAD) Bulak Rantai. Dalam perkembangannya, pada tahun 1980
SMP Negeri 49 Jakarta mendapat tambahan gedung baru yang terletak 500 meter
dari gedung utama sehingga SMP Negeri 49 memiliki dua gedung yaitu Gedung A
dan Gedung B. Pada tahun 1996, SMP Negeri 49 ditetapkan sebagai Sekolah
Unggulan se-DKI Jakarta, tahun 1998 ditetapkan sebagai Sekolah Plus DKI.
Kemudian pada tahun 2001 sebagai penyelenggara akselerasi, tahun 2003 ditetapkan
30
sebagai piloting Kurikulum Berbasis Kompetensi( KBK ) dan tahun 2004 ditetapkan
sebagai Sekolah Standar Nasional ( SSN ). Bisa dikatakan SMP Negeri 49 Jakarta
adalah sekolah kebanggaan di Jakarta Timur. Mereka bilang “Who doesn’t know 49
junior?”.
Pada saat ini SMPN 49 telah memiliki 90 orang karyawan, dan juga saat ini
telah menjadi leader karena masyarakat telah memiliki tingkat kepercayaan yang
tinggi pada SMPN 49 Jakarta. Saat ini SMPN 49 Jakarta juga telah memiliki website
yakni http://www.smpn49-jkt.sch.id/. SMPN 49 Jakarta juga telah berhasil
menghasilkan lulusan–lulusan terbaik di tingkat provinsi DKI Jakarta. Fasilitas–
fasilitas di sekolah ini pun sekarang ini dapat dibilang sangat lengkap antar lain
adalah lab bahasa, lab komputer, serta lab multimedia. Kegiatan ekstrakulikuler di
sekolah ini pun sudah berkembang pesat sejak pertama didirikannya. Kegiatan
ekstrakulikuler di sekolah ini antara lain adalah OSIS, pramuka, UKS, PMR,
Paskibra, buluntangkis, olahraga prestasi, ansambel, seni lukis, seni tari, marawis,
english club, math club, drama, sepak takraw, basket, pencak silat, KIR,
broadcasting, Robotic, public speaking, English Strengthening, TOEFL, dan OSN
club.
Saat ini sekolah ini sedang ingin meningkatkan kualitasnya baik di bidang
pendidikan maupun kualitas fisik. Oleh karena itu sekolah ini juga masih melakukan
perbaikan di sana–sini. Baik dari segi kurikulmnya, maupun dari segi fisik
gedungnya. Saat ini SMPN 49 Jakarta menggunakan Kurikulum Tingkat Satuan
Pendidikan yang di launching pemerintah pada tahun 2006. Dari segi pendidikan
sekolah ini mengalami kemjuan dengan diadakannya kelas akselerasi dan kelas
internasional, kelas internasional ini diadakan guna untuk memberikan layanan
31
pendidikan sesuai dengan potensi kecerdasan dan bakat minat yang dimiliki siswa
dengan memberikan kesempatan kepada mereka untuk dapat menyelesaikan
program reguler dalam jangka waktu yang lebih singkat, kelas ini menggunakan
kurikulum yang sama yakni KTSP namun hanya berlangsung 2 tahun. Sedangkan
untuk kelas internasional sama–sama menggunakan kurikulum KTSP namun
mameiliki masa pendidikan yang sama dengan reguler yakni 3 tahun, yang
membedakan hanya bahasa pengantar yang digunakan yakni bahasa inggris.
3.1.2 Struktur Organisasi
SMPN 49 Jakarta ini dikepalai oleh seorang Kepala Sekolah yang
membawahi 1 orang Wakil Kepala Sekolah. Berikut ini adalah struktur lengkap dai
SMPN 49 Jakarta :
32
KEPALA SEKOLAH
KOMITE SEKOLAH
KEPALA TATA USAHA
1.STAF KEPEGAWAIAN2.STAF KEUANGAN3.STAF KESISWAAN4.STAF PERSURATAN5.STAF INVENTARIS6.STAF PERPUSTAKAAN7.STAF PEMBANTU PELAKSANA
1.KURIKULUM2.KESISWAAN
3.SARANA PRASARANA4.HUMAS
KORDINATOR GURU MATA PELAJARAN (AKADEMIK)
KORDINATOR GURU MATA PELAJARAN (NON AKADEMIK)
GURU MATA PELAJARAN
WALI KELAS
GURU PEMBIMBING
TENAGA KEPENDIDIKAN
SISWA - SISWA
STAF - STAF
WAKIL KEPALA SEKOLAH
STRUKTUR ORGANISASI SMPN 49 JAKARTA
KETERANGAN : _______ GARIS KOMANDO
--------------- GARIS KONSULTASI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMPN 49 Jakarta
3.1.3 Peranan dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
Kepala Sekolah
Kepala sekolah berfungsi sebagai pimipinan, administrator, dan supervisor.
1. Kepala sekolah selaku pimpinan
Selaku pimpinan kepala sekolah mempunyai tugas :
a. Menyusun perencanaan.
33
b. Mengorganisasikan kegiatan.
c. Mengarahkan kegiatan.
d. Melaksanakan kegiatan.
e. Melaksanakan pengawasan.
f. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan.
g. Menentukan kebijaksanaan.
h. Mengadakan rapat.
i. Mengambi keputusan.
j. Mengatur proses belajar.
k. Mengatur administrasi.
l. Mengatur organisasi Siswa Intra Sekolah.
m. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan dunia usaha dan komite.
2. Selaku Administrator, kepala sekolah bertugas menyelenggarakan administrasi :
a. Perencanaan.
b. Pengorganisasian.
c. Pengarahan.
d. Pengkoordonasian.
e. Pengawasan.
f. Kurikulum.
g. Kesiswaan.
h. Kantor.
i. Kepegawaian.
j. Perlengkapan.
k. Keuangan.
34
l. Perpustakaan.
3. Selaku supervisor, kepala sekolah bertugas menyelenggarakan supervise
mengenai :
a. Kegiatan belajar mengajar.
b. Bimbingan dan penyuluhan.
c. Kegiatan ekstrakurikuler dan kurikulum.
d. Kegiatan kerja sama dengan masyarakat dan dunia usaha.
Dalam melaksanakan tugasnya, kepala sekolah dapat mendelegasikan kepada
guru yang ditunjuk sebagai wakil kepala sekolah.
Wakil Kepala Sekolah
A. UMUM
a. Wakil kepala sekolah mewakili kepala sekolah ke dalam dan ke luar jika
kepala sekolah berhalangan.
b. Wakil kepala sekolah membantu dalam menyiapkan program, perencanaan,
pelaksanaan evaluasi, dan analisis atau program kegiatan yang dibuat.
c. Wakil kepala sekolah secara khusus membidangi kegiatan/tugas.
B. KHUSUS
a. Membantu kepala sekolah dalam merencanakan, melaksanakan,
mensuperivisi dan mengevaluasi kegiatan intra maupun
ekstrakurikuler/pengembangan diri.
b. Mempersiapkan rapat-rapat guru.
35
c. Menelaah dan mempelajari perkembangan kurikulum baru untuk diterapkan
di sekolah.
d. Merencanakan pembagian tugas mengajar.
e. Menyusun jadwal pelajaran dengan bantuan staf kurikulum.
f. Memprogramkan, mengkoordinir, dan mengaktifkan guru-guru mata
pelajaran untuk melakukan pertemuan MGMP sekolah.
g. Mengumpulkan, memeriksa dan mencatat perangkat pembelajaran guru
melalui staf kurikulum (program tahunan, program semester, silabus, rencana
pembelajaran, analisis hasil belajar dan program remedial/pengayaan).
h. Merencanakan dan melaksanakan ulangan umum.
i. Menyusun jadwal ulangan umum
j. Mengusahakan peningkatan mutu pelajaran.
k. Membantu kegiatan/tugas lain.
Staf Bidang Kurikulum
a. Membantu kepal sekolah dalam merencanakan, melaksanakan, mensupervisi
dan mengevaluasi kegiatan kurikulum.
b. Mengamankan dan melaksanakan kebijakan pimpinan.
c. Menyusun jadwal pelajaran.
d. Mengumpulkan, memeriksa dan mencatat perangkat pembelajaran guru
melalui staf kurikulum (program tahunan, program semester, silabus, rencana
pembelajaran, analisis hasil belajar dan program remedial/pengayaan).
e. Mencatat presensi dan absensi guru.
f. Melakukan pembinaan guru dan wali kelas.
36
g. Menerima laporan dari wali kelas.
h. Mengumpulkan soal-soal ulangan harian, ulangan umum, dan nilai untuk
rapor.
i. Mengkoordinasikan pengisian dan pembagian rapor.
j. Bersama dengan staf kesiswaan dan staf 7 K melaksanakan pembinaan siswa,
memelihara kebersihan, dan keindahan lingkungan sekolah.
k. Membantu dalam pelaksanaan kunjungan kelas
l. Memberikan teguran kepada guru yang melalaikan tugas mengajar.
m. Membuat laporan kegiatan kegiatan kepada kepala sekolah melalui wakil
kepala sekolah.
n. Membantu tugas-tugas lainnya.
Staf 7 K
Memiliki beberapa tugas :
a. Membantu kepala sekolah dalam merencanakan, mengadakan,
melaksanakan, dan mengawasi serta menindaklanjuti 7 K.
b. Mengamankan dan melaksanakan kebijakan pimpinan.
c. Mengkoordinir, mengawasi, dan membina petugas pelaksanaan kebersihan
sekolah.
d. Mengajukan usul dan saran kepada wakil kepala sekolah, sarana dan
prasarana untuk dilanjutkan oleh kepala sekolah guna pengubahan,
penambahan, dan atau perbaikan taman sekolah.
e. Bekerja sama dengan petugas taman untuk memelihara kebersihan dan
keindahan taman.
37
f. Bekerja sama dengan staf lain dalam memelihara dan meningkatkan
kebersihan lingkungan sekolah.
g. Merencanakan dan melaksanakan kerja bakti sekolah.
h. Membuat laporan keda kepala sekolah atas bidang pekerjaannya melalui
wakil kepal sekolah.
i. Membantu tugas-tugas/pekerjaan lainnya.
Staf Perpustakaan
Memiliki beberapa tugas :
a. Membuat program kegiatan perpustakaan dengan member nomor yang
sesuai, menyampul, menjilid dan menyimpan dengan baik.
b. Mendayagunakan buku-buku perpustakaan dengan cara meminjamkan
kepada siswa dan guru dengan tertib administrasinya yang baik.
c. Mendayagunakan buku-buku perpustakaan dengan cara meminjamkan
kepada siswa dan guru dengan tertib administrasinya yang baik.
d. Menerima buku-buku sumbangan dari pihak luar dengan pengadministrasian
secara tertib dan benar.
e. Meningkatkan dan mengembangkan jumlah judul buku, dan jumlah
eksampler buku.
f. Mengadakan laporan pertanggung jawaban atas tugas perpustakaan.
Wali Kelas
A. Sebagai Administrator
a. Membuat daftar pribadi siswa di kelasnya.
b. Membuat daftar regu kerja (piket).
38
c. Membuat susunan organisasi kelas.
d. Membuat denah tempat duduk siswa dan peta kelas.
e. Mencatat hasil belajar siswa.
f. Menghitung prosentase presensi kehadiran siswa di kelasnya.
g. Membuat laporan secara periodic tentang keaadan kelasnya.
h. Mengisi dan membagikan rapor.
B. Sebagai Motivator dan Dinamisator
a. Mengenal dengan baik, seluruh siswa yang ada di kelasnya.
b. Berperan menjadi orang tua siswa serta menjadi pemecah masalah
yang ada dikelasnya.
c. Mengusahakan dan memelihara inventaris kelas, termasuk alat
kebersihan dan hiasan kelas.
d. Bekerjasama dengan guru BP/BK dan atau guru mata pelajaran,
dalam mengatasi masalah, meningkatkan prestasi.
e. Bekerjasama dengan Pembina paskibra untuk membentuk team
paskibra di kelasnya.
f. Membantu kelancaran keuangan sekolah.
g. Mengadakan hubungan kerjasama dengan orang tua siswa, dalam
rangka pembinaan siswa.
h. Sebagai Pembina upacara ketika kelasny bertugas.
Guru BP/BK
a. Membuat rencana kegiatan BP/BK.
39
b. Melaksanakan identifikasi siswa dan membuat peta siswa.
c. Member bimbingan dan/atau penyuluhan bagi siswa mengalami hambatan
belajar.
d. Membuat data peningkatan prestasi siswa.
e. Berkonsultasi dengan siswa dalam rangka mengatasi masalah siswa.
f. Member saran kepada kepala sekolah dalam hal-hal khusus tentang siswa.
g. Mencatat semua kasus dan penyelesaian dalam mengatasi masalah siswa.
h. Bekerja sama dengan lembaga social dalam mengatasi masalah siswa.
i. Mencatat hambatan dan kemajuan siswa khususnya bagi siswa yang memiliki
masalah belajar.
j. Membuat peta kelas/peta kelas.
Guru Mata Pelajaran
a. Membuat silabus, program tahunan, program semester, RPP, dan system
penilaian KBK. Mata pelajaran masing-masing.
b. Menetapkan Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM).
c. Bertanggung jawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap mata
pelajaran masing-masing.
d. Mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa.
e. Membuat catatan siswa yang mengalami kesulitan belajar.
f. Mencatat dan melaporkan hasil kesulitan belajar siswa, serta mengupayakan
penyelesaian.
g. Menyampaikan kepada guru BP/BK masalah-masalah siswa yang bersifat
khusus.
40
h. Membantu siswa yang mengalami kesulitan dalam proses belajar mengajar.
i. Bersedia menggantikan guru yang berhalangan hadir.
j. Menyelesaikan sendiri masalah siswa dalam hubungan dengan mata
pelajaran yang diajarkan.
k. Memeriksa absensi siswa.
l. Mengadakan evaluasi atau/dan ulangan setiap ulangan selesai satu
kompetensi dasar.
m. Memeriksa hasil ulangan dan mengembalikannya pada siswa.
n. Mengadakan evaluasi hasil ulangan siswa.
o. Membuat catatan kegiatan harian.
p. Membuat rencana pemberian tugas.
q. Membuat program perbaikan/pengayaan.
r. Mengumpulkan soal-soal sebagai kumpulan soal atau bank soal, setelah soal
dievaluasi.
Kepala Urusan/Bagian Tata Usaha Sekolah
Kepala Urusan/bagian tata usaha sekolah mempunyai tugas
mengkoordinir pegawai tata usaha dan melaksanakan ketatausahaan sekolah dan
bertanggung jawab kepada kepala sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan
sebagai berikut :
1. Penyusunan program tata usaha sekolah.
2. Penyusunan administrasi keuangan.
3. Penyusunan administrasi keuangan.
4. Penyusunan administrasi keuangan.
41
5. Penyusunan administrasi keuangan.
6. Penyusunan administrasi keuangan.
7. Penyusunan administrasi keuangan.
8. Pelaksanaan dan penyajian data/statistic sekolah.
9. Pembinaan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah.
10. Penyusunan laporan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
3.2 Analisis Permasalahan 3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada SMPN 49 Jakarta dapat
disimpulkan bahwa sistem inventaris SMPN 49 Jakarta masih menggunakan sistem
konvensional. Dan jika dilihat dari ketersediaan internet, maka dirasa sangat
disayangkan jika sistem konvensional ini masih digunakan.
Berikut adalah tabel proses inventaris yang terjadi di SMPN 49 Jakarta:
Tabel 3.1 Proses Inventaris Berjalan
No. Nama Proses Aktor Dokumen
1. Proses inventaris Karyawan tata usaha Dokumen penerimaan barang, dokumen
pembelian barang, dokumen data barang
masuk, dokumen laporan inventaris
Kepala Sekolah
Karyawan inventaris
Proses inventaris inilah yang sampai saat ini masih berjalan di SMPN 49
Jakarta . Untuk lebih jelasnya lagi akan dijelaskan dalam bentuk diagram alir tentang
proses ini pada gambar berikut :.
42
Gambar 3.2 Diagram Alir Proses Inventaris
Sistem inventaris diawali dengan diterimanya barang–barang serta dokumen
data barang oleh karyawan inventaris pada proses ini dokumen yang terlibat adalah
dokumen penerimaan barang dan dokumen bukti pembelian barang. Lalu karyawan
inventaris memberikan dokumen–dokumen tersebut kepada karyawan tata usaha.
Karyawan tata usaha menerima dokumen–dokumen yang diserahkan oleh
karyawan inventaris. Lalu karyawan tata usaha mulai memasukan/menginput data–
43
data barang yang diterimanya. Hasil dari penginputan data adalah dokumen data
barang yang masuk. Setelah itu karyawan inventaris akan membuat laporan
inventaris. Hasil dari pembuatan laporan inventaris ini adalah dokumen laporan
inventaris. Setelah itu karyawan inventaris memberikan laporan itu kepada kepala
sekolah.
Kepala sekolah menerima laporan inventaris yang diberikan oleh karyawan
inventaris. Setelah itu kepala sekolah akan mengecek laporan yang telah dibuat
apakah sudah benar atau belum yang nantinya akan disetujui atau tidak. Jika laporan
disetujui maka laporan tersebut akan dilaporkan kepada dinas pendidikan, dan sistem
inventaris pun selesai. Namun jika dokumen tidak disetujui maka dokumen akan
dikembalikan kepada karyawan tata usaha untuk di rekapitulasi dan membuat ulang
laporan tersebut.
Kesimpulan permasalahan pada proses inventaris SMPN 49 Jakarta dapat
dilihat pada Tabel berikut :
44
Tabel 3.2 Tabel Kesimpulan Masalah Inventaris SMPN 49 Jakarta
No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur
1.
Proses Inventaris Proses pengolahan
data yang masih
menggunakan sistem
manual, pada proses
pengolahan data
masih menggunakan
sistem manual mulai
dari penginputan data
hingga manipulasi
datanya. Proses yang
masih manual ini
menyebabkan
seringnya terjadi
kesalahan pada
pelaksanaannya.
Sistem inventaris adalah sebuah paket dari perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan pada pengoperasian penyimpanan untuk
mengontrol kuantitas, lokasi dan status dari inventory dan juga yang
berhubungan dengan pengiriman, penerimaan, pengambilan, serta proses
peletakan barang atau inventory.(Anonim4)
Menurut buku petunjuk teknis pelaksanaan sensus barang daerah propinsi
DKI Jakarta tahun 2003, terdapat 5 jenis azas sensus barang(Anonim2,
2003). Yaitu :
1. Azas Keseragaman.
Kesamaan dan keseragaman dalam pelaksanaan sensus barang.
2. Azas Fleksibilitas
Dapat menampung semua data sensus barang sesuai sasaran yang
diharapkan.
3. Azas Efisiensi
Biaaya efisiensi sesuai dengan sasaran yang diharapkan.
45
No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur
Kesalahan pada
penginputan data dan
manipulasi data dapat
berakibat fatal karena
akan menyebabkan
kesalahan pula pada
proses-proses
lainnya.
4. Azas Kontinuitas
Data dan informasi hasil sensus barang dapat digunakan optimal
dan berkelanjutan untuk pelaksanaan fungsi 0 fungsi dalam
menejemen barang.
5. Azas Kepercayaan
Data dan informasi hasil sensus barang oleh unit/satuan kerja
telah diyakini benar dan valid
Proses pengontrolan
data, pada proses
pengontrolan data
masih cukup
memakan waktu,
karena masih
menggunakan sistem
manual. Hal ini
46
No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur
menyebabkan pada
pengontrolan data per
item-nya memerlukan
waktu yang lama
karena untuk mencari
data satu item aktor
harus mencarinya
satu-persatu.
Data yang sering
hilang. Karena masih
menggunakan sistem
manual, maka
penyimpanan data
pun juga masih
bersifat manual. Hal
ini menyebabkan
47
No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur
seringnya terjadi
kehilangan data
karena pnyimpanan
data yang kurang
terorganisir. Hal ini
sangat beresiko
karena kehilangan
data dapat
menyebabkan proses-
proses lainnya akan
terhambat.
Pembuatan laporan
terlalu lama, karena
masih menggunakan
sistem manual maka
pembuatan laporan
48
No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur
bulanan akan
memakan waktu
lama. Hal ini
disebabkan karena
banyaknya data yang
akan dibuat laporan
sehingga jika
pembuatannya masih
menggunakan sistem
manual maka waktu
yang dibutuhkan
untuk menyusun data
akan semakin lama.
49
Dari tabel diatas dapat dilihat permasalahan–permasalahan yang terjadi di
SMPN 49 Jakarta saat masih menggunakan sistem inventaris berbasis manual.
Permasalahan yang terjadi antara lain adalah pada proses pengolahan data, pada
proses ini masalah terjadi karena banyaknya terjadi kesalahan pada saat penginputan
data serta pada manipulasi data. Masalah ini sangat kritis karena jika terjadi
kesalahan pada proses ini maka proses selanjutnya pun juga akan terjadi kesalahan.
Masalah kedua terjadi pada proses pengontrolan data, pada proses ini terjadi
masalah karena masih digunakannya sistem manual sehingga pada saat
pengontrolan data, saat pencarian masing-masing data membutuhkan waktu yang
cukup lama.
Masalah ketiga muncul pada proses pembuatan laporan. Sistem yang masih
manual menyebabkan proses ini memakan waktu yang lama dikarenakan banyaknya
data yang akan dibuat laporan.
Masalah keempat adalah pada data itu sendiri. Karena sistem inventaris yang
masih manual, maka penyimpanan datanya pun masih menggunakan sistem manual.
Hal ini menyababkan sering hilangnya data-data yang telah tersimpan. Hal ini
sangat beresiko karena dengan hilangnya data maka proses lainnya pun tidak dapat
berjalan dengan baik.
3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus
Untuk membantu dalam penganalisaan kebutuhan untuk meyakinkan
pembaca skripsi, maka dilakukan wawancara dalam pengumpulan data. Metode
pengumpulan data wawancara yang dilakukan pada 23 Maret 2009 pukul 12-30 –
13.00 dengan Bapak Hasmi selaku kepala sekolah, pada pukul 13.00 – 13.15 dengan
50
Ibu Helda selaku staf tata usaha, pada pukul 13.30 – 13.40 dengan Bapak Purwanto
selaku Staf Inventaris.
Tujuan wawancara yang dilakukan pada tanggal 23 maret 2009 agar
membantu untuk menemukan apa masalah yang dihadapi sekolah dalam proses
sistem inventarisnya. Wawancara terhadap kepala sekolah untuk mengetahui sistem
yang ada di sekolah, Kemudian tujuan mewawancarai ibu Helda selaku staf tata
usaha adalah untuk mengetahui proses keluar masuknya barang inventaris sekolah,
lalu mewawancarai bapak Purwanto selaku staf inventaris bertujuan untuk
mengetahui proses-proses yang terjadi dalam pengolahan data inventaris.
Berikut hasil wawancara yang telah dilakukan dengan ketiga aktor :
1. Wawancara dengan kepala sekolah dilaksanakan pada 23-03-2009 jam 12.30-
13.00. Setelah melakukan wawancara dengan kepala sekolah, masalah-masalah
studi kasus dapat teridentifikasi dengan jelas, yaitu masalah waktu pembuatan
laporan yang memerlukan waktu yang lama, kesalahan yang muncul pada
laporan yang sudah final harus membutuhkan banyak revisi. Sehingga sistem
inventaris berbasis web merupakan solusi bagi semua permasalahan tersebut.
2. Wawancara dengan staf tata usaha dilaksanakan pada 23-03-2009 pukul 13.00 –
13.15 Setelah melakukan wawancara dengan Staf tata usaha, masalah-masalah
studi kasus dapat teridentifikasi dengan jelas, yaitu waktu pembuatan laporan
yang memerlukan waktu yang lama, revisi sering dilakukan sehingga memakan
waktu yang lama, dan pembuatan laporan inventaris yang masih manual.
3. Wawancara dengan staf tata usaha dilaksanakan pada 23-03-2009 pukul 13.00 –
13.15. Setelah melakukan wawancara dengan staf inventaris telah ditemukan
dokumen serta apa saja variabel data yang dibutuhkan pada sistem inventaris
51
yang sedang berjalan. Sehingga memudahkan dalam pembuatan sistem inventaris
yang diusulkan.
Berikut ini adalah hasil evaluasi dari wawancara terhadap permasalahan yang
dihadapi oleh studi kasus.
Tabel 3.3 Tabel Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Permasalahan No. Permasalahan
Yang Muncul
Target Pengguna Yang
Mengalami
Permasalahan
Evaluasi Dari :
1. waktu
pembuatan
laporan yang
memerlukan
waktu yang
lama
Kepala sekolah,staff
tata usaha
Wawancara,menurut staff TU dan
kepala sekolah pembuatan laporan
inventaris masih menggunakan sistem
manual sehingga memerlukan waktu
yang lama. Jadi perlu dilakukan
perubahan pada sistem inventaris
2. kesalahan yang
muncul pada
laporan yang
sudah final
harus
membutuhkan
banyak revisi
Kepala sekolah,Staff
tata usaha
Wawancara, Menurut Kepala sekolah
dan staff tata usaha, sering terjadinya
revisi dalam laporan yang
dibuat,bahkan masalah muncul saat
laporan dalam tahap final,sehingga
memerlukan waktu lagi.
52
No. Permasalahan
Yang Muncul
Target Pengguna Yang
Mengalami
Permasalahan
Evaluasi Dari :
3. pembuatan
laporan
inventaris yang
masih manual
Staff tata usaha Wawancara,menurut staff tata usaha
sistem inventaris yang bersifat manual
dapat menimbulkan kesalahan pada
saat pembuatan laporan dan
dibutuhkan waktu yang lama dalam
proses pembuatan laporan
4. Pendataan
barang yang
terlalu rumit
Staff tata usaha,Staff
invetaris
Wawancara,menurut Staff inventaris
dan staff tata usaha dalam melakukan
pengontrolan tentang keadaan barang
maupun pendataan informasi barang
terdapat banyak hambatan.
Dari tabel diatas dapat dilihat permasalahan – permasalahan apa saja yang timbul
dalam proses inventaris yang sedang berlangsung. Diantaranya adalah :
1. Pembuatan laporan yang memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini terjadi
karena dalam penginputan terjadi banyak kesalahan sehingga mengakibatkan
perubahan data inventaris yang terlalu sering sehingga memakan waktu.
2. Laporan yang seharusnya sudah selesai banyak terjadi revisi didalamnya. Hal
ini terjadi karena pada saat pembuatan laporan aktor sulit untuk mengecek
apakah laporan yang dibuat sudah benar atau belum.
53
3. Penginputan data inventaris yang masih menggunakan sistem manual
menyebabkan banyaknya terjadi kesalahan pada proses tesebut. Sehingga
terjadi banyak revisi yang memakan waktu
4. Pendataan barang yang terlalu rumit. Hal ini dapat menyebabkan habisnya
waktu dalam pendataan atau pengontrolan barang serta seringnya muncul
kesalahan dalam hasil laporan.
Berikut ini adalah tabel hubungan hasil wawancara terhadap solusi yang akan
diberikan.
Tabel 3.4 Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Solusi
No. Target
Pengguna
Informasi/Data/Fungsi
Yang Diperlukan
Value Yang
Diharapkan
Mengapa Mau
Kembali
Menggunakan
Solusi
1. Staf tata
usaha
a. Pendataan barang a. Informasi
tentang keadaan
barang,saat
barang itu di
terima sampai
barang tersebut
di pakai
Karena membantu
pendataan barang
untuk melakukan
laporan kepada
pihak dinas
pendidikan,
2. Staf tata
usaha
b. pembuatan laporan b. Pembuatan
laporan yang
Mempersingkat
waktu pembuatan
54
No. Target
Pengguna
Informasi/Data/Fungsi
Yang Diperlukan
Value Yang
Diharapkan
Mengapa Mau
Kembali
Menggunakan
Solusi
tidak
memerlukan
waktu yang lama
dan
meminimalisir
kesalahan yang
muncul.
laporan dan
mempermudah
dalam tugas
pembuatan laporan
3. Staf
inventaris
Tempat melihat hasil
pendataan barang
Dapat mudah
mengontrol
keadaan barang
Memudahkan
kegiatan
inventarisasi
4. Kepala
Sekolah
Tempat melihat hasil
pendataan barang
Dapat mudah
mengontrol
keadaan barang
Memudahkan
dalam pengecekan
data inventaris
Dari tabel diatas dapat dilihat apa saja solusi–solusi yang akan diberikan pada
sistem inventaris baru nantinya. Diantaranya adalah :
1. Pendataan barang, dimana pendataan barang disini sudah tidak memakai
sistim konvensional lagi melainkan sudah mengunakan sistem yang
terkomputerisasi yang berbasis web.
55
2. Pembuatan laporan, disini pembuatan laporan akan secara langsung
tersusun dari sistem tanpa harus membuat ulang dari data–data yang
sudah diinput.
3. Tempat melihat hasil pendataan barang, disini akan dibuattempat untuk
melihat data–data yang telah diinput sebelumnya.
3.2.3 Identifikasi Permasalahan
Setelah melakukan penelitian pada studi kasus, dapat menyimpulkan
masalah – masalah yang dihadapi oleh studi kasus.
56
Berikut ini lampiran tabel rangkuman permasalahan dalam studi kasus.
Tabel 3.5 Tabel Rangkuman Permasalahan yang Dihadapi Studi Kasus No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
1. Pengolahan Data
barang
Pengolahan data
barang yang masih
mengunakan sistem
manual membuat
tugas pendataan
barang menjadi rumit
dan juga menimbulkan
kesalahan-kesalahan
pada proses tersebut.
Hal ini menyebabkan
Identifikasi masalah didapat dari :
Wawancara :
- “Sistem yang sedang
berjalan masih bersifat
manual ”
- ”Ya dengan pembuatan
sistem baru tersebut, dapat
mempermudah
pendataan,serta pada
pembuatan tidak terlalu
rumit”
- ”pembuatan laporan
Sistem inventaris adalah sebuah paket
dari perangkat keras dan perangkat lunak yang
digunakan pada pengoperasian penyimpanan
untuk mengontrol kuantitas, lokasi dan status
dari inventory dan juga yang berhubungan
dengan pengiriman, penerimaan,
pengambilan, serta proses peletakan barang
atau inventory.(Anonim4)
Menurut buku petunjuk teknis pelaksanaan
sensus barang daerah propinsi DKI Jakarta
tahun 2003, terdapat 5 jenis azas sensus
barang.(Anonim2,2003) Yaitu :
57
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
terhambatnya proses-
proses selanjutnya.
berlangsung sekitar 5 hari”
- ”Rata – rata 3 kali,biasanya
berupa kesalahan pada
pendataan”
Analisis
Setelah melakukan wawancara
dengan Staff tata usaha, masalah-
masalah studi kasus dapat
teridentifikasi dengan jelas, yaitu
1. Azas Keseragaman.
Kesamaan dan keseragaman dalam
pelaksanaan sensus barang.
2. Azas Fleksibilitas
Dapat menampung semua data sensus
barang sesuai sasaran yang diharapkan.
3. Azas Efisiensi
Biaaya efisiensi sesuai dengan sasaran
yang diharapkan.
4. Azas Kontinuitas
Data dan informasi hasil sensus barang
dapat digunakan optimal dan
berkelanjutan untuk pelaksanaan fungsi
0 fungsi dalam menejemen barang.
5. Azas Kepercayaan
58
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
waktu pembuatan laporan yang
memerlukan waktu yang lama, revisi
sering dilakukan sehingga memakan
waktu yang lama, dan pembuatan
laporan inventaris yang masih
manual.
Data dan informasi hasil sensus barang
oleh unit/satuan kerja telah diyakini
benar dan valid
2. Proses Pembuatan
laporan
Proses pembuatan
laporan yang masih
menggunakan sistem
manual menyebabkan
proses ini memakan
waktu yang cukup
lama. Hal ini
Identifikasi masalah didapat dari :
Wawancara :
- “Sistem yang sedang
berjalan masih bersifat
manual “
- “pembuatan laporan
berlangsung sekitar 5 hari”
- ” Seharusnya laporan di
59
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
disebabkan jika ingin
membuata laporan
sebelumnya dilakukan
pengecekan data satu-
persatu, karena
pengecekan data
masih manual maka
waktu yang diperlukan
cukup lama
berikan 3 hari setelah
permintaan laporan dari
dinas pendidikan”
- “Rata-rata laporan yang di
terima harus di revisi
sebanyak 3 kali”
- ”Rata – rata 3 kali,biasanya
berupa kesalahan pada
pendataan”
3. Proses pengontrolan
data
Proses pengontrolan
data masih
Identifikasi masalah didapat dari :
Didapat dari hasil pemantauan dari
penelitian proses yang sedang
60
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
menggunakan sistem
manual, sehingga pada
proses ini jika ingin
mengecek data secara
detail membutuhkan
waktu yang cukup
lama karena data harus
dicari satu-persatu
dengan cara manual,
hal ini menyebabkan
terhambatnya proses
pembuatan laporan.
berjalan.
4. Data inventaris yang
sering hilang
Karena masih
Identifikasi masalah didapat dari :
Didapat dari hasil pemantauan dari
penelitian proses yang sedang
61
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
menggunakan sistem
manual maka
penyimpanan pun
masih dilakukan
dengan sistem manual,
hal ini menyebabkan
seringnya terjadi data-
data inventaris yang
sering hilang karena
penyimpanan yang
tidak memadai
berjalan
62
Dari tabel diatas dapat dilihat permasalahan–permasalahan yang
menghambat proses inventaris pada studi kasus, diantaranya adalah proses
pengolahan data yang masih bersifat manual sehingga menimbulkan banyak
kesalahan pada proses tersebut. Pada proses pengontrolan data yang masih
menggunakan sistem manual menyebabkan jika ingin mengecek data secara detail
membutuhkan waktu yang cukup lama karena data harus dicari satu-persatu dengan
cara manual. Masalah lain timbul pada proses pembuatan laporan, hal ini
disebabkan karena pada proses ini juga masih menggunakan sistem manual
sehingga masih membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu masalah juga
terdapat pada penyimpanan data. Penyimpanan data yang masih menggunakan
sistem konvensional menyebabkan seringnya terjadi data hilang.
Permasalahan–permasalahan diatas didapat dari rangkuman hasil wawancara
terhadap studi kasus dan pemantauan dari penelitian proses yang sedang berjalan.
3.3 Analisis Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah disimpulkan pada sub bab sebelumnya. Maka dapat
dianalisa solusi–solusi yang dapat diberikan untuk memecahkan masalah tersebut.
Berikut ini tabel rangkuman solusi dari permasalahan yang ditemukan pada studi
kasus.
63
Tabel 3.6 Tabel Rangkuman Solusi Permasalahan
No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
1. Pengolahan data
Pengolahan data yang
masih mengunakan sistem
manual membuat tugas
pendataan barang menjadi
rumit sehingga memakan
waktu yang cukup lama
hal ini dapat berdampak
pada saat proses
pembuatan laporan
menjadi lebih lama serta
berdampak pada
seringnya terjadi
kesalahan pada saat
pengisian data.
Membuat sistem baru yang
berbasiskan web yang terhubung
dengan basis data,yang bersifat
dinamis dan pengisian dalam web
menggunakan form tersusun sehingga
meminimalisasi kesalahan sehingga
tidak lagi bekerja dengan sistem
manual, hal ini dapat memudahkan
dan mempersingkat waktu dalam
proses pendataan barang.
Sistem inventaris adalah sebuah paket
dari perangkat keras dan perangkat lunak yang
digunakan pada pengoperasian penyimpanan
untuk mengontrol kuantitas, lokasi dan status
dari inventory dan juga yang berhubungan
dengan pengiriman, penerimaan, pengambilan,
serta proses peletakan barang atau
inventory.(Anonim4)
Menurut buku petunjuk teknis pelaksanaan
sensus barang daerah propinsi DKI Jakarta
tahun 2003, terdapat 5 jenis azas sensus barang.
.(Anonim2,2003) Yaitu :
1. Azas Keseragaman.
Kesamaan dan keseragaman dalam
64 No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
pelaksanaan sensus barang.
2. Azas Fleksibilitas
Dapat menampung semua data sensus
barang sesuai sasaran yang diharapkan.
3. Azas Efisiensi
Biaaya efisiensi sesuai dengan sasaran
yang diharapkan.
4. Azas Kontinuitas
Data dan informasi hasil sensus barang
dapat digunakan optimal dan
berkelanjutan untuk pelaksanaan fungsi 0
fungsi dalam menejemen barang.
5. Azas Kepercayaan
Data dan informasi hasil sensus barang
oleh unit/satuan kerja telah diyakini
65 No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
benar dan valid
2. Pembuatan laporan
Laporan diberikan kepada
dinas sebulan sekali,
namun pembuatan
laporan yang masih
menggunakan sistem
manual menghambat
pembuatan laporan karena
waktu yang dibutuhkan
cukup lama dan seringnya
terhadinya kesalaham
yang harus direvisi.
Membuat sistem baru yang berbasiskan
web yang terhubung dengan basis
data,yang bersifat dinamis dan
informasi data barang yang sudah
tersusun dengan format
laporan,sehingga dapat mempersingkat
waktu pembuatan laporan
3. Pengontrolan data
Pengontrolan data yang
Membuat sistem baru yang berbasiskan
we yang terhubung dengan basis data,
66 No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
masih bersifat manual, hal
ini menyebabkan jika
ingin mengecek data
secara detail
membutuhkan waktu
yang cukup lama
karena data harus dicari
satu-persatu dengan
cara manual
yang memiliki fungsi-fungsi untuk
membantu pada pengontrolan data
sehingga pengontrolan data dapat
berjalan lebih cepat.
4. Data inventaris sering
hilang
Penyimpanan data yang
masih bersifat
konvensional
meyebabkan sering
hilangnya data-data
Membuat sistem baru yang memiliki
basis data,sehingga data akan
tersimpan baik dalam basis data yang
sudah tersedia untuk meminimalisasi
hilangnya data-data inventaris.
67 No. Permasalahan Yang
Diidentifikasi
Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori
inventaris,hal ini akan
sangat beresiko karena
dapat menghambat semua
proses yang akan
berjalan.
68
Dari tabel diatas dapat dilihat hubungan antara masalah yang ditemukan pada studi
kasus dengan solusi yang dapat diberikan. Dapat dilihat bahwa sistem pengolahan data
yang dimulai dari penginputan data barang masih menggunakan sistem manual sehingga
waktu yang dibutuhkan pada proses pengisian data barang tersebut cukup lama, serta
banyaknya kesalahan pada pengisian data barang sehingga memerlukan revisi yang
cukup sering. Pada proses pengontrolan data juga memerlukan waktu yang lama karena
jika ingin mengecek detail tiap data harus melakukan pencarian data satu-persatu secara
manual sehingga cukup banyak memakan waktu. Penyimpanan data yang masih
menggunakan sistem konvensional menyebabkan seringnya terjadi kehilangan data yang
tentu saja sangat beresiko dan berpengaruh pada proses-proses lainnya
Semua masalah diatas dapat berpengaruh dalam proses pembuatan laporan, karena
jika waktu yang dibutuhkan untuk pengisian data cukup lama maka pembuatan laporan
pun harus menunggu lama. Pengontrolan data yang menggunakan sistem manual tentu
saja juga menghambat pada proses pembuatan laporan. Revisi yang disebabkan oleh
pengisian data barang yang masih menggunakan sistem manual juga akan berdampak
sama pada proses pembuatan laporan. Karena jika revisi yang dilakukan semakin
banyak, maka proses pembuatan laporan pun harus menunggu lebih lama.
3.4 Perancangan Solusi
Untuk menghadapi permasalahan yang muncul maka akan dirancang sebuah
sistem, dimana sebelumnya telah ditemukan pemecah masalah dengan melakukan
analisis terhadap masalah–masalah di studi kasus. Sistem yang akan dibuat melibatkan 3
user yaitu : kepala sekolah, staf tata usaha dan staf inventaris. Dimana akan diberikan
69
semua akses terutama dalam hal memanipulasi data kepada administrator, memberikan
sebagian hak kepada staf inventaris dan staf tata usaha untuk melihat data.
Pemecahan yang telah ditemukan antara lain adalah pendataan barang dan
pembuatan laporan. Dimana pada pendataan barang akan memberikan akses penuh
kepada staf tata usaha sebagai admin untuk menginput dan memanipulasi data serta
dalam pembuatan laporan.dan juga kepala sekolah dan staf inventaris sebagai user untuk
melihat data yang telah di input oleh admin.
3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi Setelah ditemukan solusi untuk memecahkan masalah pada studi kasus, maka
akan dimulai merancang proses bisnis yang nantinya akan diusulkan pada studi kasus.
Berikut ini tabel tentang proses bisnis yang akan diusulkan pada studi kasus :
Tabel 3.7 Tabel Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis
Yang Akan Digunakan
Untuk Mewujudkan
Tujuan
Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan
Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut
1. Membuat web
yang terhubung
dengan basis
data
sehingga laporan
Proses control data
Inputnya informasi data,
prosesnya penginputan
data dan pengecekan data,
informasi detail barang
Info tentang barang yang telah di
diterima ataupun dibeli oleh pihak
sekolah
Sehingga user dapat mengetahui barang
– barang apa saja yang terdapat di
70
No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis
Yang Akan Digunakan
Untuk Mewujudkan
Tujuan
Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan
Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut
inventaris dengan
cepat didapatkan,
tidak seperti
sebelumnya yang
memerlukan
sekitar 5 hari
untuk
mendapatkan
laporan terbaru.
sekolah dan dapat mendukung dalam
proses pembuatan laporan inventaris
2. Membuat web
yang
mempermudah
dalam
penginputan
data
Sehingga dalam
penginputan data
dapat lebih mudah
sehingga dapat
meminimalisasi
Proses penginputan data
Inputnya data barang (
barang yang masuk dan
keluar ), prosesnya
penginputan data barang (
keluar masuknya barang )
, outputnya informasi data
barang yang sudah
diinput
Peginputan data barang yang telah dibeli
ataupun diterim oleh pihak sekolah
dengan format yang sudah tersedia.
Sehingga user dapat dengan mudah
menginput data dan dapet
meminimalisasi kesalahan dalam
penginputan data
71
No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis
Yang Akan Digunakan
Untuk Mewujudkan
Tujuan
Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan
Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut
kesalahan dalam
penginputan data
3. Membuat web
yang
mempermudah
dalam
pembuatan
laporan
Sehingga
pembuatan
laporan akan lebih
cepat tidak seperti
sebelum nya yang
memerlukan 5
hari dalam
pembuatan
laporan
Proses pembuatan
laporan
Inputnya informasi data
barang ( yang diperoleh
dari proses penginputan
data ),
Prosesnya pembuatan
laporan, outputnya
laporan inventaris barang
yang telah terformat
Pembuatan laporan inventaris yang telah
memiliki format laporan.
Sehingga dalam pemuatan laporan jauh
lebih mudah daripada dengan sistem
manual yang sebelumnya
Berdasarkan dari tabel 3.10 telah ditemukan solusi untuk melakukan pemecahan
masalah pada studi kasus, diantaranya membuat web yang terhubung dengan basis data,
72
membuat web yang mempermudah dalam penginputan data dan Membuat web yang
mempermudah dalam pembuatan laporan. Untuk membuat web yang terhubung dengan basis
data akan diberikan suatu proses control data untuk memudahkankan admin dalam pemrosesan
data, dan bagi user dapat mempermudah untuk pengecekan data. Membuat web yang
mempermudah dalam penginputan data akan disediakan form sehingga tidak mempersulit
admin. Membuat web yang mempermudah dalam pembuatan laporan admin hanya tinggal
mengambil data dari basis data kemudian akan disediakan bentuk tabel yang telah disesuaikan
dengan buku petunjuk inventaris barang DKI Jakarta.
Gambar 3.3 DAD Pengontrolan Data
73
Berdasarkan dari Gambar 3.3. Maka, Proses pengontrolan data ini dapat
dilakukan oleh 2 aktor, baik oleh kepala sekolah maupun oleh staff inventaris. Proses
diawali dengan aktor melakukan login. Saat login sistem akan mengecek validitas proses
login. Jika hasilnya tidak diterima maka proses akan berhenti atau selesai. Jika hasil
diterima maka sistem akan melihat data barang dalam basis data. Setelah itu sistem akan
menampilkan semua data barang yang telah didapat dari basis data. Lalu aktor dapat
melihat daftar data barang yang ditampilkan oleh sistem. Setelah aktor melihat data
barang maka aktor dapat logout untuk menyelesaikan proses pengontrolan barang.
Gambar 3.4 DAD Penginputan Data
Gambar 3.4 DAD Penginputan Data
STAFF TATA USAHA
DATABASE
STARTLOGIN
PENGECEKAN VALIDITAS
HASIL TIDAK END
DOKUMEN PEMBELIAN
BARANGDOKUMEN
PENERIMAAN BARANG
PROSES PENGINPUTAN
YA
MENAMPILKAN HASIL
PENGINPUTAN
SISTEM MENGINPUT
KE DATABASE
ENDBENAR
SISTEM MELIHAT
HASIL INPUTAN
LOGOUT
HASIL
SALAH
PROSES UPDATE
SISTEM MENGUPDATE DATA DALAM DATABASE
74
Berdasarkan dari Gambar 3.4. Maka, proses penginputan ini dilakukan oleh tata
usaha (aktor). Pertama-tama aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin
memulai proses. Lalu sistem akan melakukan pengecekan validitas proses login. Jika
hasilnya tidak berhasil maka proses akan berakhir atau selesai. Jika berhasil maka aktor
dapat mulai untuk menginput data. Data yang diinput berasal dari dokumen pembelian
barang dan dokumen penerimaan barang. Pada proses penginputan sistem akan
menyimpan hasil inputan data–data barang kedalam basis data. Jika proses penginputan
telah selesai maka sistem akan membaca kembali semua data yang telah diinput lalu
menampilkannya. Disini aktor akan mengecek apakah data yang diinput sudah benar
atau belum. Jika masih ada kesalahan maka aktor dapat melakukan proses update pada
data yang salah lalu sistem akan mengupdate hasil kedalam basis data. Proses update ini
juga dapat dilakukan untuk meghapus data yang sudah tidak digunakan lagi. Lalu sistem
akan menampilkan kembali hasil semua penginputan data baik yang sudah di update
atau tidak. Jika data sudah benar maka aktor dapat logout dan proses selesai.
75
Gambar 3.5 DAD Pembuatan Laporan
Berdasarkan dari Gambar 3.5. Maka, Proses pembuatan laporan ini dilakukan
oleh staf tata usaha (aktor). Pertama–tama aktor diharuskan untuk login jika ingin
memulai proses pembuatan laporan. Pada saat login sistem akan mengecek validitas
proses login. Jika hasil menyatakan salah maka proses selesai sampai disini. Jika proses
login benar maka sistem akan melihat data barang dari basis data lalu sistem akan
menampilkannya. Setelah itu aktor akan menyeleksi data mana saja yang akan dibuat
76
laporan. Setelah penyeleksian selesai maka sistem akan menampilkan hasil seleksi yang
telah dilakukan oleh aktor. Aktor akan melihat hasil penyeleksian data yang ditampilkan
oleh sistem. Jika hasil salah maka aktor akan kembali ke proses penyeleksian data untuk
memperbaiki hasil penyeleksian yang salah. Jika hasil sudah benar maka sistem akan
membuat laporan berupa dokumen laporan inventaris. Jika sudah selesai aktor dapat
melakukan logout untuk selesai atau berhenti dari sistem.
3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi Pada perancangan solusi akan didapatkan 3 solusi yaitu: pengontrol
data,penginputan data dan pembuatan laporan, dari 3 solusi tersebut menjadi 8 fungsi
yang akan mendukung sistem yang akan dibuat. 8 fungsi tersebut akan dijelaskan pada
Tabel 3.11.
Tabel 3.8 Tabel Fungsi/Menu vs Pengguna
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
1. Login
Kepala sekolah
Kepala sekolah harus
melakukan login untuk
melihat / mengecek data
inventaris barang
a. Data Entri :
username dan password
b. Proses yang Dilakukan :
disini kepala sekolah menginput
username dan password yang sudah
ditentukan
77
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
c. Informasi Yang Dihasilkan :
Staff inventaris
Staff inventaris harus
melakukan login untuk
melihat / mengecek data
inventaris barang
a. Data Entri :
username dan password
b. Proses yang Dilakukan :
disini staff inventaris menginput
username dan password yang sudah
dintentukan
c. Informasi Yang Dihasilkan :
Staff tata usaha
Staff tata usaha harus login
jika ingin melakukan proses
input,update,membuat laporan
a. Data Entri :
username dan password
b. Proses yang Dilakukan :
disini staff tata usaha menginput
username dan password yang sudah
ditentukan
c. Informasi Yang Dihasilkan :
78
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
2. Mengecek /
melihat data
inventaris
barang
Kepala sekolah
Digunakan untuk melihat /
mengecek data inventaris
barang berdasarkan
tanggal,jenis barang atau
status barang, namun tidak
dapat mengubah data barang.
a. Data Entri :
b. Proses yang Dilakukan :
c. Informasi Yang Dihasilkan :
sistem akan menampilkan semua data
inventaris
Staff inventaris
Digunakan untuk melihat /
mengecek data inventaris
barang berdasarkan
tanggal,jenis barang atau
status barang, namun tidak
dapat mengubah data barang.
a. Data Entri :
b. Proses yang Dilakukan :
c. Informasi Yang Dihasilkan :
sistem akan menampilkan semua data
inventaris
3. Penginputan
data barang
Staff tata usaha
Disini staff tata usaha dapat
menginput data barang baru
a. Data Entri :
data – data barang( kode barang,
tanggal penerimaan, nama barang,
jenis barang, status barang, jumlah
barang, merek, tipe,lokasi barang)
79
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
b. Proses yang Dilakukan :
staff atat usaha menginput data – data
barang yang baru diterima atau dibeli
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data – data barang baru yang dibeli
atau diterima
4. Update data
barang
Staff tata usaha
Disini staff tata usaha dapat
mengubah atau menghapus
data barang yang telah diinput
sebelumnya
a. Data Entri :
b. Proses yang Dilakukan :
staff tata usaha merubah atau
menghapus data inventaris yang
pernah diinput sebelumnya
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data - data barang inventaris yang
sudah diperbaharui
5. Sort data barang Kepala sekolah a. Data Entri :
80
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
Kepala sekolah dapat
menguutkan data barang
berdasar data yang diminta
tanggal diterima, jumlah barang
b. Proses yang Dilakukan :
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data – data barang berdasarkan tangal
diterima atau jumlah barang
Staff inventaris
Staff inventaris dapat
menguutkan data barang
berdasar data yang diminta
a. Data Entri :
tanggal diterima, jumlah barang
b. Proses yang Dilakukan :
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data – data barang berdasarkan tangal
diterima atau jumlah barang
Staff tata usaha
a. Data Entri :
tanggal diterima, jumlah barang
81
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
Staff tata usaha dapat
menguutkan data barang
berdasar data yang diminta
b. Proses yang Dilakukan :
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data – data barang berdasarkan tangal
diterima atau jumlah barang
6. Search data
barang
Kepala sekolah a. Data Entri :
jenis barang, nama barang,status
barang,lokasi barang
b. Proses yang Dilakukan :
kepala sekolah memasukan jenis
barang atau nama barang yang
nantinya sistem akan mencari data
berdasar jenis barang, status barang
atau nama barang yang diinginkan
82
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data inventaris barang berdasarkan
jenis barang, status barang atau nama
barang yang diinginkan
Staff inventaris a. Data Entri :
jenis barang, nama barang,status
barang,lokasi barang
b. Proses yang Dilakukan :
staff inventaris memasukan jenis
barang atau nama barang yang
nantinya sistem akan mencari data
berdasar jenis barang, status barang
atau nama barang yang diinginkan
83
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data inventaris barang berdasarkan
jenis barang, status barang atau nama
barang yang diinginkan
Staff tata usaha
Disini staff tata usaha dapat
mencari data barang dalam
basis data
a. Data Entri :
jenis barang, nama barang,status
barang,lokasi barang
b. Proses yang Dilakukan :
staff tata usaha memasukan jenis
barang atau nama barang yang
nantinya sistem akan mencari data
berdasar jenis barang, status barang
atau nama barang yang diinginkan
c. Informasi Yang Dihasilkan :
data inventaris barang berdasarkan
84
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
jenis barang, status barang atau nama
barang yang diinginkan
7. Melihat hasil
laporan sebelum
dicetak
Staff tata usaha
Disini aktor dapat melihat
hasil Tabel laporan sebelum
dicetak.
a. Data Entri :
b. Proses yang Dilakukan :
disini aktor memastikan apakah
laporan sudah benar atau belum, jiak
sudah maka akan dicetak. Dan jika
belum maka akan kembali ke
halaman sebelumnya.
c. Informasi Yang Dihasilkan :
hasil laporan yang nantinya akan
dicetak.
8. Mencetak
laporan
Staff tata usaha
Disini staff tata usaha dapet
mencetak hasik laporan yang
sebelumnya sudah diperiksa
a. Data Entri :
b. Proses yang Dilakukan :
disini aktor akan mencetak laporan
85
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Aktor dan Hak Akses Yang
Akan Menggunakan
Fungsi/Menu Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses Yang
Akan Dilakukan atau Informasi Yang
Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu
Terhadap Aktor
kebenarannya yang telah diperiksa sebelumnya.
c. Informasi Yang Dihasilkan :
file hasil data laporan serta dokumen
laporan yang sudah tercetak.
3.4.3 Perancangan Layar (Storyboard) Pada Solusi
Dari 8 menu yang telah dijelaskan pada gambar 3.6, dapat implementasikan pada
rancangan layar. 8 menu tersebut akan dimasukkan kedalam 9 rancangan layar. Dapat
dilihat pada tabel berikut :
Tabel 3.9 Fungsi/Menu vs Layar (Storyboard)
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Digunakan Pada
Proses Bisnis Baru
Nama Layar (Storyboard)
1. Login
menginput username
dan password
1.layar login
Layar login di gunakan untuk bisa
mengakses ke menu utama sekaligus
menampilkan pesan gagal login jika
login tidak berhasil.
2. Mengecek / Melihat data – data 1.a.layar lihat data user
86
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Digunakan Pada
Proses Bisnis Baru
Nama Layar (Storyboard)
melihat data
inventaris barang
Aplikasi
barang yang sudah
diinput
Disini halaman lihat data jika login
sebagai user. Hanya dapat melihat data
saja
1.b.layar lihat data admin
Disini halaman lihat data jika login
sebagai admin. Sekaligus dapat
memanipulasi data.
2.a.layar lihat data ruang user
Disini halaman lihat data berdasar
ruang jika kita login sebagai user
Disini user dapat melihat ruangan
tanpa dapat memanipulasi datanya
2.b.layar lihat data ruang admin
Disini halaman lihat data berdasar
ruang jika kita login sebagai admin
Disini admin dapat melihat ruangan
dan juga memanipulasi data yang ada.
3 Penginputan data
barang
Proses menginput
data – data barang
1.layar input data
Disini hanya admin yang dapat
87
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Digunakan Pada
Proses Bisnis Baru
Nama Layar (Storyboard)
yang diterima
mengaksesnya. Di halaman ini admin
dapat menginput data – data barang
yang telah diterima
4 Update data
barang
1.layar update data
Disini ahnya admin yang dapat
mengakses halaman tersebut. Disini
admin dapat menugbah data – data
barang yang sebelumnya telah diinput.
5 Sort data barang
1.a.layar lihat data user
Di halaman ini user dapat melihat data
sekaligus mengurutkannya berdasar
variabel tertentu
1.b.layar lihat data admin
Di halaman ini admin dapat melihat
data sekaligus mengurutkannya
berdasar variabel tertentu
6 Search data 1.a.layar lihat data user
88
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Digunakan Pada
Proses Bisnis Baru
Nama Layar (Storyboard)
barang
Di halaman ini user dapat melihat data
sekaligus mencari data dengan variabel
jenis barang.
1.b. layar lihat data admin
Di halaman ini admin dapat melihat
data mencari data barang berdasar
variabel jenis barang
2.a.layar advance search user
Di halaman ini user dapat mencari data
brang berdasarkan beberapa variabel
yang diinginkan
2.b. layar advance search admin
Di halaman ini admin dapat mencari
data brang berdasarkan beberapa
variabel yang diinginkan
7 Melihat hasil
laporan sebelum
dicetak
1.a.halaman lihat hasil laporan
Disini admin dapat melihat hasil
laporan dari data – data yang telah
diinput
1.b. halaman lihat hasil laporan ruang
89
No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Digunakan Pada
Proses Bisnis Baru
Nama Layar (Storyboard)
Disini admin dapat melihat hasil
laporan dari data - data yang telah
diinput berdasarkan ruang
8 Mencetak laporan
1.a.halaman cetak laporan
Disini admin mendapatkan hasil dari
laporan yang sudah diperiksa
sebelumnya. Disini admin dapat
langsung mencetak hasil laporan.
1.b.halaman cetak laporan ruang
Disini admin mendapatkan hasil dari
laporan berdasarkan ruang yang sudah
diperiksa sebelumnya. Disini admin
dapat langsung mencetak hasil
laporan.
Berikut ini merupakan rincian dari masing-masing layar (storyboard) yang
disebutkan di tabel VII.1
90
a. Rancangan Layar Login
Gambar 3.6 Rancangan Layar Login
Layar login merupakan tampilan awal dari web. layar ini bisa diakses oleh user
dan admin. Layar ini digunakan untuk membagi zona antara user dan admin. Sehingga
akan terbagi hak aksesnya terhadap layar – layar berikutnya.
91
b. Rancangan Layar Pemilihan halaman admin
+
Gambar 3.7 Rancangan Layar Home Admin
Pada halaman ini login akan memilih halaman berikutnya untuk melakukan
proses di antaranya lihat data, input data, lihat data ruang dan logout.
L O G O S E K O L A HH O M E C E T A K
L A P O R A NIN P U T
S U B M IT R E S E T
P ilih la y a r
C O P Y R IG H T @ X X X X X
E n te r T e x t
92
HOME LOGOUTCETAK LAPORANINPUT
LOGO SEKOLAH
Enter Text Enter TextEnter TextEnter Text
SEARCH Enter Text
SEARCH BY
Enter Text
SUBMIT RESET
Copyright@xxxx
Welcome, xxxxxx
c. Rancangan Layar Lihat Data Admin
Gambar 3.8 Rancangan Layar Lihat Data Admin
Pada halaman ini admin akan melihat semua data yang telah di input dan juga
admin dapat melakukan search dan sort terhadap variabel–variabel tertentu.
93
L O G O S E K O L A HH O M E L O G O U TC E T A K
L A P O R A NIN P U T
S E A R C H
S E A R C H B Y
SU BM IT R ESE T
W e lco m e , x xx xx x
En te r T ex t
En te r T ex t
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
SU B M IT R ESET
En te r Tex t
En te r Tex t
En te r Tex t
En te r Tex t
En te r Tex t
F O R M IN P U T B A R A N G
C O P Y R IG H T @ X X X X X
d. Rancangan Layar Input Data
Gambar 3.9 Rancangan Layar Input Data
Pada halaman ini admin akan menginput data dengan memasukkan semua
informasi barang yang telah terdapat pada form.
94
LOGO SEKOLAHHOME LOGOUTCETAK
LAPORANINPUT
SEARCH
SEARCH BY
SUBMIT RESET
W elcome, xxxxxx
Enter Text
Enter Text
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
SUBMIT RESET
Daftar ruang
COPYRIGHT@ XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
e. Rancangan Layar Pemilihan Ruang
Gambar 3.10 Rancangan Layar Pemilihan Ruang
Layar ini keluar sebelum melihat data berdasarkan ruang. Dilayar ini
untuk memilih ruang apa yang ingin kita lihat data nya. Sehingga pada layar berikutnya
data–data sudah muncul berdasarkan ruang.
95
HOME LOGOUTCETAK LAPORANINPUT
LOGO SEKOLAH
Enter Text Enter TextEnter TextEnter Text
SEARCH Enter Text
SEARCH BY
Enter Text
SUBMIT RESET
Copyright@xxxx
Welcome, xxxxxx
f. Rancangan Layar Lihat Data Ruang
Gambar 3.11 Rancangan Lihat Data Ruang
Akan tampil data–data berupa informasi barang berdasarkan ruang. Disini admin
juga dapat melakukan search dan sort.
96
LOGO SEKOLAH
Enter Text Enter TextEnter TextEnter Text
Copyright@ xxxx
LOGOUT
g. Perancangan Layar Cetak Laporan
Gambar 3.12 Rancangan Layar Cetak Laporan
Pada halaman ini admin memeriksa kembali tabel yang berisi data-data barang
sudah benar atau tidak. Jika sudah benar maka dapat langsung mencetak dengan
menekan tombol cetak, jika masih ada koreksi admin dapat kembali kehalaman
selanjutnya
97
K O P S U R A T S E K O L A H
E n t e r T e x t E n t e r T e x t E n t e r T e x t E n t e r T e x t E n t e r T e x t
K E P A D A , X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
h. Perancangan Layar Output Laporan
Gambar 3.13 Rancangan Layar Output Laporan
Output laporan ini sudah terconvert dalam bentuk document word.
98
LOGO SEKOLAH
Enter Text Enter TextEnter TextEnter Text
SEARCH Enter Text
SEARCH BY
Enter Text
SUBMIT RESET
Copyright@xxxx
Welcome, xxxxxxLOGOUT
i. Perancangan Layar Lihat Data User
Gambar 3.14 Rancangan Layar Lihat Data User
Pada halaman ini user dapat melihat data yang telah di inpunt admin dan juga
dapat melakukan fungsi search dan sort. User tidak dapat melakukan penginputan data
dan cetak laporan.
99
3.4.4 Perancangan Basis Data Pada Solusi Dari rancangan layar untuk sistem inventaris yang telah dibuat , dan juga telah
dirancang basis data yang akan digunakan untuk solusi. Dalam pembuatan basis data,
akan digunakan database engine PHPmyAdmin yang akan diintegerasikan dengan
bahasa pemrograman PHP.
Basis data yang dibuat terdiri dari 11 tabel. Berikut penjelasan terhadap tabel apa
saja yang telah dibuat.
- Tabel Anggaran
Fungsi tabel ini digunakan untuk menyimpan data : Tabel ini berisi list–list jenis
anggaran dari inventaris yang ada di SMPN 49 Jakarta
Primary Key dari tabel ini : KdAnggaran
Tabel 3.10 Tabel Anggaran
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. KdAnggaran
Varchar(1)
PK, berisi kode anggaran
2. Anggaran Varchar(20)
Berisi jenis anggaran yang digunakan
- Tabel Bahan
Fungsi tabel ini digunakan untuk menyimpan data : Tabel ini berisi list – list
bahan dari barang yang ada pada inventaris SMPN 49 Jakarta.
Primary Key dari tabel ini : KdBahan
100
Tabel 3.11 tabel bahan
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Kdbahan
Varchar(1)
PK, berisi kode bahan
2. Namabahan Varchar(15)
Berisi macam – macam bahan
- Tabel Ruang
Fungsi tabel ini digunakan untuk menyimpan data : Tabel ini berisi list – list
kode ruang dan nama ruang untuk mengetahui lokasi barang yang ada pada
inventaris SMPN 49 Jakarta.
Primary Key dari tabel ini : KdRuang
Tabel 3.12Tabel Ruang
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. KdRuang
Varchar(6)
PK, berisi kode ruang
2. Namaruang Varchar(25)
Berisi nama – nama ruang yang ada studi
kasus
- Tabel Satuan
Fungsi tabel ini digunakan untuk menyimpan data : Tabel ini berisi list – list
satuan dari barang yang ada pada inventaris SMPN 49 Jakarta.
Primary Key dari tabel ini : Kdsatuan
101
Tabel 3.13 Tabel Satuan
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Kdsatuan
Varchar(2)
PK, kode satuan barang
2. Namasatuan Varchar(20)
Berisi tentang satuan dari barang
- Tabel barang
Fungsi tabel ini digunakan untuk menyimpan data : Tabel ini berisi informasi
barang, untuk menampung hasil inputan yang dilakukan oleh admin, serta untuk
melihat data.
Primary Key dari tabel ini : Kdbarang
Tabel 3.14 Tabel Barang
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Kdbarang
Varchar(11)
PK, kode dari barang inventaris
2. Namabarang Varchar(16) Nama jenis barang
3. Kdjenisbarang Varchar(14) Merek dan tipe dari barang
4. Asalbarang Varchar(10) Asal cara perolehan barang
5. Bulanbeli Tinyint(2) Bulan dari pembelian barang
6. Tahunbeli Int(4) Tahun dari pembelian barang
7. Komponen Varchar(2) Kode komponen yang dilihat dari buku
petunjuk
8.. Kdstatus Varchar(14) Status dari barang
102
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
9. Keterangan Varchar(20) Penjelasan tentang barang
- Tabel datainventaris
Table ini berisikan informasi kapan dan apa yang di akses oleh user tersebut.
Primary Key dari tabel ini : username
Tabel 3.15 Tabel datainventaris
- Tabel User
Tabel user berisikan daftar user yang dapat mengakses system inventaris.
Primary Key dari tabel ini : username
Tabel 3.16 Tabel user
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. username
Varchar(6)
PK,FK1,username dari user yang
digunakan untuk login
2. Noregis Varchar(10)
Nomor register dari user
3. lastlogin Varchar(10) Wakru user terakhir login
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. username
Varchar(6)
PK,username dari user yang digunakan
untuk login
2. pass Varchar(10)
Password dari user yang digunakan untuk
login
103
- Tabel Inventaris
Pada tabel ini berisikan data-data informasi barang pada sistem inventaris.
Primary Key dari tabel ini : Noregis
Table 3.17 Tabel inventaris
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Noregis Varchar(10) PK,nomor register dari barang
2. Kdbahan Varchar(1) FK1,jenis bahan dari barang
3. Kdbarang Varchar(11) FK2,kode dari barang inventaris
4. Kdruang Varchar(6) FK3,kode ruang tempat barang
disimpan
5. Kdanggaran Varchar(1) FK4,kode asal diperolehnya
anggaran
6. Kdsatuan Varchar(2) FK5,satuan besar barang
7. Username Varchar(6) Fk6,user yang menginput barang
- Tabel detailinventaris
Table ini berisikan yg menjelaskan jumlah barang yg ada dan harga satuan yang
ada pada system inventaris.
Primary Key pada tabel ini : Noregis
Table 3.18 Tabel detailinventaris
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. noregis
Varchar(10)
PK,FK1,nomor register dari barang
2. Jumlah Int(16) Jumlah dari barang
104
- Tabel jenisbarang
Table ini berisikan informasi tentang nama barang dan jenis barang apa yang ada
pada sistem inventaris.
Primary Key pada tabel ini : Kdjenisbarang
Tabel 3.19 Tabel jenisbarang
- Tabel statusbarang
Table ini berisikan data tentang status keadaan barang apakah barang tersebut
rusak ringan atau rusak berat
Primary Key pada tabel ini : Kdstatus
Tabel 3.20 Tabel statusbarang
3. Hargasatuan Int(15) Harga satuan barang
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Kdjenisbarang Varchar(10)
PK, kode jenis dari barang
2. Namajenisbarang Varchar(10)
Jenis barang
3. Merek Varchar(14) Merek dari barang
4. Noseri Varchar(10) Nomor seri barang
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. Kdstatus Varchar(1)
PK, kode status dari barang
2. Namastatus Varchar(15) Status dari barang
105
Tabel 3.21 Tabel Hubungan Basis Data Dengan Rancangan Layar
No. Nama Layar (Storyboard) Tabel Yang Digunakan Pada Layar Tersebut
1. Layar login
Tabel User
2. Layar Lihat Data Tabel barang Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
3. Layar Input Data Tabel barang Tabel bahan Tabel ruang Tabel bahan Tabel satuan Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
4. Layar Pemilihan Ruang Tabel ruang 5. Layar Lihat Data Ruang Tabel barang
Tabel bahan Tabel ruang Tabel bahan Tabel satuan Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
6. Layar Cetak Laporan Tabel barang Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
7. Layar Output Laporan Tabel barang Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
8. Layar Lihat Data User Tabel barang Tabel jenisbarang Tabel inventaris Tabel statusbarang Tabel detailinventaris
106
Dari tabel diatas dapat dilihat hubungan antara rancangan layar yang telah dibuat
dengan rancangan basis data. Dari tabel diatas telah diperlihatkan bahwa dari tiap–tiap
layar memiliki hubungan dengan beberapa tabel basis data.
Berikut adalah diagram ERD dari rancangan basis data pada sistem inventaris
SMPN 49 Jakarta
inventaris
PK noregis
FK1 kdbarangFK4 kdbahanFK3 kdruangFK2 kdanggaranFK5 kdsatuanFK6 username
barang
PK kdbarang
namabarangFK1 kdjenisbarang
asalbarangbulanbelitahunbelikomponen
FK2 kdstatusketerangan
jenisbarang
PK kdjenisbarang
namajenisbarangmereknoseri
bahan
PK Kdbahan
Namabahan
anggaran
PK Kdanggaran
Anggaran
ruang
PK Kdruang
Namaruang
satuan
PK Kdsatuan
Namasatuan
statusbarang
PK kdstatus
namastatus
detailinventaris
PK,FK1 noregis
jumlahhargasatuan
user
PK username
pass
datainventaris
PK,FK1 username
noregislastlogin
1..1
1..*
Mempunyai
1..1
Mempunyai
1..*
1..1
1..* Terdiri dari
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1 1..1
Mempunyai
1..1 1..1
Mempunyai
1..1
1..1
1..*
1..1
1..1
1..1
Gambar 3.15 Diagram ERD Basis Data SMPN 49 Jakarta
Basis data dari sistem inventaris SMPN 49 jakarta terdiri dari 11 tabel yaitu
Barang, Bahan, Satuan, Ruang, Anggaran, inventaris, statusbarang, user, datainventaris,
detail inventaris, jenisbarang.
107
3.5 STD Diagram
Gambar 3.16 STD diagram halaman home
Gambar 3.17 STD diagram halaman form inventaris
110
LIHAT_DATA
ADVANCE_SEARCH_USER
LIHAT_DATA
HOME
Pilih menu advance searchtampilkan halaman advance_search Pilih menu logout
tampilkan halaman menu
Pilih menu submit(tampilkan halaman lihat data dengan data sesuai dengan hasil pencarian)
Pilih menu sorttampilkan halaman lihat data dengan data yang sudah terurut Pilih menu search
tampilkan halaman lihat data dengan data sesuai dengan hasil pencarian
Gambar 3.20 STD diagram halaman lihat data user
Gambar 3.21 STD diagram halaman daftar ruang user
111
3.6 Pseudocode
Modul Login
Jika username = username admin dan password = password admin
Status = admin
Jika username = username user dan password = password user
Status = user
Jika tidak
Username tidak terdaftar
SELESAI
Modul menu admin
Tampilkan menu yang status = admin
Jika pilih form_inventaris
Panggil modul form_inventaris
Jika pilih lihat data
Panggil modul lihat data admin
Jika pilih lihat ruang
Panggil modul daftar ruang admin
Jika pilih log out
Panggil modul home
AKHIR JIKA
SELESAI
112
Modul Daftar Ruang
Tampilkan modul daftar ruang
Status = admin
Pilih kode ruang
Panggil modul lihat data ruang
Dimana kode ruang = hasil kode ruang
SELESAI
Modul Lihat Data
Tampilkan modul lihat data
Status = admin
Jika pilih input data
Tampilkan modul form inventaris
Jika pilih Advanced search
Tampilkan modul advanced search admin
Jika pilih log out
Tampilkan modul home
Jika pilih tampil laporan
Tampilkan modul cetak
Akhir if
SELESAI
Modul Form Inventaris
113
Tampilkan form inventaris
Isi form dengan informasi barang
Jika pilih lihat keterang
Tampil modul ket_ruang
Jika pilih submit
Tampil modul lihat data admin
Akhir if
Akhir if
SELESAI
Modul Advanced Search
Tampilkan modul advanced search
Status = admin
Masukkan data
Lanjut
Data = hasil pencarian
Tampilkan modul lihat data
Modul Tampil Laporan
Tampilkan modul tampil laporan
Status = admin
Jika pilih simpan laporan
Tampil modul simpan laporan
Jika pilih kembali halaman sebelumnya
114
Tampil modul lihat data
Akhir jika
SELESAI
Modul Menu User
Tampilkan menu
status = user
Jika pilih lihat data
Panggil modul lihat data user
Jika pilih lihat ruang
Panggil modul daftar user
Jika pilih log out
Panggil modul home
AKHIR IF
SELESAI
Modul Daftar Ruang
Tampilkan modul daftar ruang
Status = user
Pilih kode ruang
Panggil modul lihat data ruang
Dimana kode ruang = hasil kode ruang
SELESAI
115
Modul Lihat Data
Tampilkan modul lihat data
Status = user
Jika pilih Advanced search
Tampilkan modul advanced search user
Jika pilih log out
Tampilkan modul home
Akhir if
SELESAI
Modul Advanced Search
Tampilkan modul advanced search
Status = user
Masukkan data
Lanjut
Data = hasil pencarian
Tampilkan modul lihat data
Top Related