5
BAB II
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
2.1 Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat terlepas
dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan didirikan
bertepatan waktu dengan beridirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal
21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan Dies Nataliesnya.
Pada awalnya perpustakaan menempati salah satu ruang di Fakultas Ilmu
Pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri dari 1
(satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf dan 1 (satu) orang pembantu umum.Tahun
1970 perpustakaan pindah di Gedung Rektorat (sekarang Gedung Registrasi
Lama) dengan luas bangunan 520 m2 yang saat ini digunakan untuk ruang MKU
dan Unit Layanan Bimbingan dan Konseling (UPBK).
Dengan SK Rektor Nomor 28/1970 yang menetapkan mulai 1 Januari 1971
perpustakaan menjadi lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah
Rektor dan dipimpin oleh seorang Direktur Perpustakaan. Sejalan dengan itu
dikeluarkanlah Sk Rektor Nomor 19/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa
semua perpustakaan fakultas dan jurusan melebur kedalam perpustakaan institut,
integrasi tersebut baru selesai tahun 1974. Selaras dengan perkembangan jumlah
6
koleksi dan tuntutan layanan, pada tahun 1974 perpustakaan pindah lagi ke
gedung baru seluas 1.004 m2 (sebelah barat gedung FISE).
Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status setelah
keluarnya SK Rektor Nomor 81/PT27R/C/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin
oleh seorang Kepala Bagian di bawah Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan. Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukanya PP Nomor 5
tahun 1980 tentang Organisasi Perguruan Tinggi di Indonesia dan SK
Mendikbud Nomor 0140/0/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja IKIP
Yogyakarta ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis
(UPT) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor, pembinaan
sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor 1, pengelolanya terdiri dari Kepala
Perpustakaan dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
Pada tahun 1983 diterbitkan SK Mendikbud Nomor 0142/0/1983 tentang
Organisasi Tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan
SK Mendikbud Nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud Nomor
0174/0/1995 yang memberikan status sebagai Unit Pelaksana Teknis sejajar
dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.
Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1980 berturut-turut
perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan dari UNDP yaitu:
Mr. Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr. lorens bidang pengembangan
tenaga, dan Mr. FG Pooe bidang perencanaan gedung/bangunan untuk survei
kemungkinan pengmbangan perpustakaan. salah satu realisasinya pada tahun
7
1986 telah selesai dibangun gedung perpustakaan yang cukup representatif
dengan luas kurang lebih 4.212 m2 dan letaknya strategis dekat Gedung Rektorat
UNY.
Sejak awal berdirinya perpustakaan hingga sekarang Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta telah mengalami enam kali pergantian pimpinan
(kepala) yang nama dan masa pengabdianya masing-masing sebagai berikut:
1. Soeatminah (1964-1987)
2. Dra. Sumardilah (1987-1994)
3. Drs. Sri Marnodi (1994-1998)
4. Drs. H. Rochmad Wahab, M.Pd.,MA. (1999-1999)
5. Drs. Tatang Amirin (2000-2002)
6. Sri Hartati, SH (2002-2010)
7. Sukarjono, S.Sos (2010-2014)
8. Nurkhamid (2014–Sekarang)
2.2 Visi dan Misi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta Mempunyai Visi dan Misi sebagai
berikut :
2.2.1 VIsi
“Sebagai penyedia informasi ilmu pengetahuan dan teknologi."
2.2.2 Misi
1.Meningkatkan relevansi dan mutu layanan sitem perpustakaan terpadu
kepada seluruh pemakai jasa di lingkungan universitas.
8
2. Menerapkan teknologi informasi, teknologi yang pada intinya bertumpu
pada konsep otomasi.
3. Perpustakaan tidak hanya sebagai pemakai tetapi juga sebagai pemilik
data dan informasi dalam rangka mendukung kerjasama (resources
sharing ) dengan perpustakaan dan pusat informasi lain.
2.3 Fungsi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi, maka UPT P
erpustakaanUniversitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan bagi:
1. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
2. Dosen dan Karyawan Universitas Negeri Yogyakarta
3. Masyarakat dari Luar Universitas Negeri Yogyakarta
2.4 Struktur Organisasi
Menurut SK Mendikbud. No. 0174/0/1995 Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta (UNY) berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Teknis di
bidang perpustakaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Rektor yang sehari-hari pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Rektor
Perpustakaan bertugas memberikan pelayanan bahan rujukan dan informasi
untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat. Untuk penyelenggarakan tugas tersebut perpustakaan mempunyai
fungsi menyediakan dan mengolah bahan pustaka, memelihara bahan pustaka,
melakukan pelayanan, dan melakukan tugas tata usaha perpustakaan.
9
Sesuai dengan kedudukannya sebagai UPT, Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.
Adapun pembinaan seharí-harinya dilakukan oleh Pembantu Rektor 1. UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta berdasarkan SK Mendikbud
0174/0/1995 terdiri atas Kepala Perpustakaan, Kepala Subag Tata Usaha
Perpustakaan, dan Kelompok Pustakawan.Perpustakaan dipimpin oleh seorang
Kepala yang ditunjuk diantara pustakawan senior dilingkungan perpustakaan.
Sedang Kelompok Pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan
fungsional yang dipimpin seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara
tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugasnya
kegiatan layanan perpustakaan disalurkan melalui 5 koordinator kegiatan
sebagaiberikut
Koordinator Layanan Teknis, meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Seleksi Bahan Pustaka
b. Seleksi Bahan Pustaka
c. Pengadaan Bahan Pustaka
d. Inventarisasi Bahan Pustaka
e. Klasifikasi/Tajuk Subyek
f. Deskripsi Katalog
g. Pasca Katalog
h. Perawatan Bahan Pustaka
10
Koordinator Layanan Pemakai, meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Pengadministrasi Keanggotaan
b. Layanan Sirkulasi
c. Layanan Referensi dan Informasi
d. Layanan Baca
Koordinator Layanan Khusus, meliputi kegiatan-kegiatan:
a. Layanan Pendidikan Pemakai
b. Layanan Penerbitan
c. Statistik
Koordinator Teknologi Informasi, kegiatannya meliputi:
a. Pengelolaan hardware
b. Pengelolaan software
c. Pengelolaan Web
Koordinator Kerjasama, kegiatannya meliputi:
a. Kerjasama dengan perpustakaan di seluruh D.I. Yogyakarta.
b. Kerjasama dengan sesama perpustakaan perguruan tinggi negeri di
seluruh Indonesia
c. Kerjasama dengan Perpustakaan perguruan tinggi luar negeri
11
STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN NEGERI
YOGYAKARTA
Ka. Perpustakaan
Kasubag TU Ketua Kelompok
Pustakawan
Korbid
Pengemb TI
Korbid Lay Khusus Korbid Lay
Pemakai
PUM Korbid Lay
Teknis
Peng.
Hardware &
Software
Layanan e-library Keanggotaan Surat & ATK
Seleksi Bhn
Pustaka
Layanan
Sirkulasi
Ruang & APK
Pend. Pemakai Inv. Bhn
Pustaka
Penerbitan Layanan
Referensi
Parkir
Klas.& Tjk
Subyek
Layanan Baca
Penitipan Tas
Statistik Deskripsi
Katalog
Pasca Katalog
Perawatan
Bhn Ptk
Kebersihan
Front Office
WR III WR II WR I
Layanan
Koran
Korbid
Kerjasama
Perpustaka
an
Perguruan
Tinggi dan
Perpustaka
n Lain
WR IV
12
2.5 Sumber Daya Manusia
Sumberdaya Manusia dalam suatu organisasi sangatlah penting guna
mendukung suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik dan tetap selalu
berpedoman pada tujuan yang ingin diraih. Tanpa adanya manusia yang
mengurus dan mengelola segala sesuatunya maka sudah tentu organisasi terdebut
tidak dapat berjalan dengan baik. Begitu pula dengan organisasi perpustakaan.
Tenaga pustakawan merupakan sumber daya manusia yang mempunyai
peran sangat penting dalam kemajuan perpustakaan, karena pustakawan lah yang
berkewajiban mengelola dan mengurus segala sesuatu yang ada diperpustakaan
sekaligus yang memberikan pelayanan kepada para pemustaka.
Di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memiliki beberapa
tenaga pustakawan yang bertugas dalam mengelolah organisasi perpustakaan
yang dapat di jelaskan dengan rincian formasi sebagai berikut:
TABEL 1
DAFTAR PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
NEGERI YOGYAKARTA
No Jenis Gol Tingkat Pendidikan Jml
SD SLTA DII/DIII S1 S2
1. Pustakawan IV - - - - 1 1
III - 2 5 11 1 19
II - - - - - -
Jumlah (a) 0 2 5 12 2 20
2. Non
Pustakawan
IV - - - - - 0
III - 2 - 4 1 7
II - 4 1 - - 5
I 1 - - - - 1
13
Kontrak - - - 1 - 1
Jumlah (b) 1 7 1 5 1 14
Total (a+b) 1 9 6 17 3 34
Sumber: Data pegawai UPT Perpustakaan UNY tahun 2015
2.6 Gedung Perpustakaan
Pada dasarnya gedung perpustakaan dibangun guna penempatan berbagai
macam bahan pustaka dan koleksi – koleksi yang dapat dimanfaatkan oleh para
pengguna.Begitu juga Gedung perpustakaan yang ada di Universitas Negeri
Yogyakarta Jl. Colombo 1 Kampus Karangmalang, Catur Tunggal, Kec. Depok,
Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Gedung ini terdiri dari tiga
lantai yang luasnya ± 4.212 m2,dimana penempatan – penempatan ruangan
adalah sebagai berikut :
2.6.1 Lantai I
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:
a) Ruang Layanan Peminjaman/Sirkulasi (R. 1.14).
b) Lobby untuk istirahat dan membaca koran. Presensi pengunjung
disediakan di depan pintu masuk bersebelahan dengan layanan
Keanggotaan dan penerimaan sumbangan alumni maupun hasil
penelitian dosen.
c) Ruang Penitipan Tas.
d) Ruang Electronic Library (R. 1.12), digunakan untuk menyediakan
layanan akses internet, jurnal elektronik, kumpulan artikel dan berita
14
(KBI), CD micro teaching, CD teknologi tepat guna, CD interaktif,
VCD dan kaset pengajaran bahasa asing, CD-ROM, dll.
e) Ruang Pengolahan Koleksi (R. 1.04).
f) Toilet untuk pengunjung dan karyawan.
g) Gudang.
2.6.2 Lantai II
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:
a) Ruang Baca dan Koleksi (R. 2.10), terdiri dari koleksi buku tentang
Bahasa, Sains dan Teknologi, Seni, Olah Raga, Geografi, Sastra dan
Sejarah (sebagai koleksi cadangan bertanda R).
b) Ruang Kerja Kepala Perpustakaan dan Tata Usaha (R. 2.09).
c) Lobby untuk istirahat dan layanan fotocopy untuk keperluan
pengunjung.
d) Ruang Pertemuan (R. 2.06), digunakan untuk rapat staf dan untuk
menerima tamu perpustakaan.
e) Ruang Koleksi Referensi/Informasi (R. 2.08).
f) Dapur/Pantry (R. 2.05)
g) Ruang ATK (R. 2.02)
h) Toilet untuk pengunjung dan karyawan.
i) Ruang Koleksi Terbitan Berkala (R. 2.03), terdiri dari koleksi Majalah,
Jurnal bentuk cetak, SKH, dll.
15
2.6.3 Lantai III
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:
a) Ruang Koleksi (R. 3.12), terdiri dari koleksi buku tentang Karya
Umum, Filsafat & Psikologi, Agama, dan Ilmu-ilmu Sosial termasuk
Pendidikan (sebagai koleksi cadangan bertanda R).
b) Mushola (R .3.09)
c) Kamar kecil dan tempat wudlu untuk pengunjung dan karyawan (R.
3.04).
d) Ruang Koleksi (R. 3.03), terdiri dari koleksi buku tentang skripsi,
tesis, disertasi, dan laporan hasil penelitian dosen UNY.
2.7 Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
2.7.1Jenis Koleksi
a. Buku atau Monografi
Koleksi perpustakaan terdiri dari buku/monografi yang berupa buku
teks, buku informasi (fakta), buku rujukan (referensi), laporan
penelitian, serta skripsi/tesis/disertasi. Koleksi buku di UPT Universitas
Negeri Yogyakarta sampai pada tahun 2015 adalah sebagai berikut :
TABEL 2
KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
NEGERI YOGYAKARTA
Gol Jenis Indonesia Asing Jumlah
Judul Eks Judul Eks Judul Eks
1. Karya Umum 3.158 7.014 962 1.385 4.120 8.399
2. Filsafat 3.140 9.240 2.947 4.658 6.087 13.898
3. Agama 2.220 4.841 249 362 2.469 5.203
4. Ilmu Sosial 38.735 86.802 14.112 18.330 52.847 105.132
16
5. Bahasa 3.167 8.495 2.302 6.228 5.469 14.723
6. Ilmu Murni 5.879 22.569 5.155 10.678 11.034 33.247
7. Ilmu Terapan 18.105 42.938 9.948 14.016 28.053 56.954
8. Seni & OR 4.448 11.212 2.263 3.256 6.711 14.468
9. Kesusasteraan 3.383 8.989 2.559 5.954 5.942 14.943
10. Sejarah,
Geografi 2.528 5.271 1.244 1.455 3.772 6.726
Jumlah 84.763 207.371 41.741 66.322 126.504 273.693
Sumber : Data koleksi buku UPT Perpustakaan UNY tahun 2015
b. Terbitan Berkala
Untuk melengkapi koleksi, UPT Perpustakaan Univeristas
Negeri Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang
berupa majalah maupun jurnal.
TABEL 3
KOLEKSI TERBITAN BERKALA UPT PERPUSTAKAAN
NEGERI YOGYAKARTA
No Jenis Indonesia Asing Total
Langganan Hadiah Jml. Langganan Hadiah Jml
1. Jurnal 27 233 260 81 28 109 369
2. Majalah Il-
miah Populer
35 144 179 48 8 56 235
3. Majalah
Populer
46 79 125 2 10 12 137
4. Surat kabar
a. Harian
b. Mingguan
10
17
0
1
10
18
0
0
0
0
0
0
10
18
5. Lain-lain 29 921 950 52 406 458 1408
Jumlah 164 1.378 1.542 183 452 635 2.177
Sumber: Data koleksi buku UPT Perpustakaan UNY tahun 2015
17
2.8 Penempatan Koleksi
Untuk lebih mendayagunakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu
pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis dan
efisien, penempatannya sebagai berikut:
2.8.1 Buku
a) Buku Tandon (Reserve Books), diberi tanda ”R” ditempatkan di
lantai II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap
judul dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu
koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).
b) Buku Pinjaman/Sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman
lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka
dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur
dalam tata tertib dan prosedur peminjaman.
c) Baik buku tandon maupun buku pinjaman penempatannya disusun
menurut kelas/subyek.
2.8.2 Tesis/Skripsi/Disertasi
Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya
sangat terbatas dengan persyaratan tertentu.Di ruang tesis/skripsi/disertasi
penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subyek buku.
18
2.8.3 Laporan Penelitian
Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang
3.03.Koleksi ini hanya untuk dibaca ditempat dan dapat di foto
kopi.Pengerakannya disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan
subyeknya.
2.8.4 Koleksi Rujukan (Referensi)
Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08, pemanfatannya
hanya dibaca ditempat, dan boleh dipinjam untuk difoto kopi. Koleksi ini
disusun menurut jenis disertai kelas/subyek
2.8.5 Koleksi Majalah/Jurnal
Koleksi majalah/jurnal dapat dibaca di lantai II ruang 2.03.Koleksi
tersebut hanya dapat dibaca ditempat tidak dapat dipinjam dibawa pulang
kecuali untuk difoto kopi.Penyusunannya menurut abjad judul. Majalah
baru ditayangkan (di display) dan majalah yang sudah lengkap nomornya
dibendel/dijilid serta ditempatkan di ruang yang sama. Pada ruang
majalah ini dapat pula dibaca surat kabar lama yang sudah dibendel.
2.8.6 Koleksi Jurnal On-line
Seiring dengan perkembangan zaman yang serba modern,
Perpustakaan UNY melanggan jurnal on-line di bidang kependidikan,
scienece, sosial, pertanian, seni, teknik, humaniora, ekonomi, kesehatan.
19
2.9 Klasifikasi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Pemberian nomor pada buku yang juga sering kita sebut dengan klasifikasi
tentu sangatlah penting dalam sebuah perpustakaan. Ada beberapa system
klasifikasi yang dapat digunakan oleh perpustakaan diantara nya yaitu system
klasifikasi dengan DDC ( Decimal Dewey Classification), LCC ( Library of
Congress Classification), dan UDC ( Universal Decimal Classification). Dalam
hal ini UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta memilih menggunakan klasifikasi
dengan system UDC ( Universal Decimal Classification). UDC sendiri
dikembangkan sebagai sistem klasifikasi analytico-sintetik baru dengan
kosakata secara signifikan lebih besar dan sintaks yang memungkinkan
pengindeksan konten yang sangat rinci dan pencarian informasi dalam koleksi
besar.
Dalam edisi pertama pada tahun 1905, UDC sudah termasuk banyak fitur
yang revolusioner dalam konteks klasifikasi pengetahuan: tabel berlaku umum
(aspek-free) konsep disebut tabel tambahan umum, serangkaian tabel tambahan
khusus dengan atribut tertentu tetapi dapat digunakan kembali dalam bidang
tertentu pengetahuan, sistem notasi ekspresif dengan menghubungkan simbol
dan aturan sintaks untuk memungkinkan koordinasi mata pelajaran dan
penciptaan bahasa dokumentasi yang tepat. Meskipun awalnya dirancang
sebagai pengindeksan dan pengambilan sistem, karena struktur dan skalabilitas
logis, UDC telah menjadi salah satu yang paling banyak digunakan sistem
organisasi pengetahuan di perpustakaan, di mana ia digunakan baik untuk
20
pengaturan rak, pengindeksan konten atau keduanya. Kode UDC dapat
menggambarkan setiap jenis dokumen atau objek untuk setiap tingkat yang
diinginkan dengan detail.
Struktur kelas utama UDC sama halnya dengan DDC, yakni dengan angka
utama satu digit. Struktur kelas utama UDC sebagai berikut:
0 general bibliography, libraries, etc
1 Filsafat, metafisika, psikologi, logika, etika
2 Agama, theologi
3 Ilmu-ilmu sosial
4 (kini kosong, semula untuk linguistik, filologi)
5 Matematika dan ilmu-ilmu alam
6 Ilmu-ilmu terapan, kedokteran, teknologi
7 Seni, rekreasi, hiburan, olah raga
8 Linguistik, filologi, sastra,belles-lettres
9 Geografi, biografi, sejarah
2.10 Sistem Pengolahan
Sebelum buku dapat disajikan kepada para pengguna maka dilakukan
proses pengolahan bahan pustaka guna mempermudah untuk proses temu
kembali informasi. Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan
dilakukan mulai dari bahan pustaka diterima sampai dapat disajikan dan siap
21
untuk dimanfaatkan atau dipinjam oleh pemustaka. Proses pengolahan buku di
UPT Universitas Negeri Yogyakarta dapat dijelaskan sebagai berikut :
2.10.1 Pengecekan Buku
Kegiatan pengecekan buku dilakukan untuk mengetahui
apakah jumlah pengiriman buku sudah sesuai dengan pesanan,
setelah itu kondisi buku juga dicek apakah ada kerusakan pada
halaman buku atau apakah ada halam yang hilang.Sehingga tidak
terjadi kekeliruan dan buku dapat diproses lebih lanjut.
2.10.2 Pemberian Stempel Inventaris
Pemberian stempel kepemilikan buku ini dilakukan setelah
proses pengecekan, hal ini bertujuan agar terdapan identitas
kepemilikan buku oleh UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
2.10.3 Pemasangan Benang Magnet
Pemasangan benang magnet pada buku dilakukan sebagai alat
deteksi buku, pemasangan benang magnet ini diselibkan di tegah
halam buku.
2.10.4 Proses Penginputan Data buku
Proses penginputan data buku dilakukan kedalam data base
dengan menggunakan system senayan. Proses klasifikasi buku
menggunakan system UDC ( Universal Decimal Classification).
Karena proses penginputan data dilakukan dengan system Senayan
22
maka secara otomatis setelah pustakawan mengisi lembar data yang
ada maka akan tercipta label, nomor inventaris buku, dan barcode
buku yang dapat langsung dicetak setelah penginputan seluruhnya
selesai.
2.10.5 Penempelan Label, Nomor inventaris, dan Barcode
a. Label Buku
Penempelan label buku dilakukan di punggung buku,
dimana label ini berisi nomor panggil buku yang berguna dalam
penyusunan buku dirak dan guna mempermudah proses temu
kembali informasi, dan pencarian buku di rak.
b. Nomor Inventaris dan Barcode
Penempelan nomor inventaris dan barcode pada buku
dilakukan guna mempermudah proses peminjaman buku sehingga
buku dapat langsung terdeteksi dengan alat barcode reader.
2.10.6 Pemberian Sampul Buku
Setelah semua proses selesai tahap akhir adalah proses
penyampulan buku. Penyampulan buku dilakukan dengan
menggunakan plastic mika transparan agar buku terlihat rapi, bersih,
dan awet setelah disajikan.
2.10.7 Pengiriman Buku
23
Pengiriman buku dilakuakn setelah semua proses pengolahan
telah selesai. Namun sebelum dikirim buku terlebih dahulu
dikelompokkan kedalam layanan masing – masing.
2.11 System Layanan Perpustakaan
Sebagai pusat informasi perpustakaan memiliki beberapa pelayanan
yang diadakan. Semakin banyak layanan yang ada maka akan semakin baik
suatu perpustakaan tersebut.Sejak awal berdiri UPT Universitas Negeri
Yogyakarta menerapkan system layanan terbuka (open access).System
layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi yang ada sebagai
perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan menjalankan system seperti ini
maka pemustaka dapat lebih luasa dalam mengakses informasi maupun bahan
pustaka yang dikehendaki.
2.12 Jam Buka Layanan
Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memberikan pelayanan dengan
ketentuan waktu sebagai berikut:
Senin – Kamis : 07.30 – 18.00 WIB
Jum’at : 07.30 – 11.15 WIB
Sholat Jum’at
13.30 – 18.00 WIB
Sabtu dan Minggu : 09.00 – 15.00 WIB
2.13 Layanan Sirkulasi
24
Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan bagian
dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Dimana dalam proses layanan
sirkulasi ini dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
2.13.1 Layanan Peminjaman
Dalam layanan ini bertugas mencatat semua hal yang terkait
dengan peminjaman buku, yang mencangkup semua data buku yang
dipinjam dan juga orang yang meminjam buku, serta waktu batas
peminjaman buku. Prosedur peminjaman buku dapat dilakukan
dengan cara berikut:
a. Mencari data bibliografi pada jaringan catalog computer yaitu
OPAC (Online Public Access Catalogue) di UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta atau dapat melihatnya di situs
http://library.uny.ac.id/sirkulasi.
b. Setelah data dapat ditemukan pemustaka dapat langsung
mencarinya di rak buku pada lantai I.
c. Setelah buku yang diinginkan ketemu maka pemustakan dapat
menyerahkan buku yang ingin dipinjam disertai dengan
menyerahkan KTA atau KTM yang masih berlaku.
d. Setelah buku yang dipinjam selesai diproses maka pemustaka
dapan membawa buku tersebut dengan terlebih dahulu menggesek
buka pada alat guna menonaktifkan sensor barcode yang masih
25
aktif dan member tanggal kembali pada bagian belakang buku
yang sudah dibreri lidah.
2.13.2 Layanan Pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal
yang terkait dengan pengembalian buku, mencangkup semua data
pengembalian koleksi yang dikembalikan,waktu pengembalian,
termasuk memberikan sanksi denda apabila terjadi keterlambatan.
Prosedur pengembalian dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan
disertai Kartu Tanda Anggota Perpustakaan atau KTM
2. Petugas akan melakukan proses pengembalian dan akan
menyerahkan kembali Kartu Tanda Anggota Perpustakaan atau
KTM apabila proses telah selesai.
2.14Layanan Referensi
Layanan referensi berada di Ruang 2.08 (Lantai II). Bentuk layanannya
berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang mencari
dan membutuhkan informasi tertentu.Koleksi rujukan merupakan suatu buku
atau pubikasi, dimana seseorang dapat berkonsultasi untuk mencari fakta atau
informasi tentang latar belakang obyek, orang, atau peristiwa secara cepat dan
mudah. Kecepatan dan kemudahan tersebut dikarenakan buku rujukan
informasinya dikemas secara sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis,
26
tabular, dan menurut kelompok tertentu atau pengklasifikasiannya menurut
subjek/topik/itemnya.
layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang
bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi
referensi/rujukan lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk dibaca
seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk dipinjamkan/dibawa pulang.
2.15Layanan Fotocopy
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta juga menyediakan
layanan fotocopy bagi para pemustaka. Tentunya layanan ini akan sangat
berguna khususnya untuk bahan koleksi yan g tidak dapat dibawa pulang,
seperti buku tendon, majalah, jurnal, referensi, dan bagian
skripsi/tesis/desertasi.
2.16Layanan Skripsi, Tesis, Desertasi
Layanan yang berada di Ruang 3.03 (Lantai 3) ini menyediakan koleksi
Disertasi/Thesis/Skripsi.Karena keterbatasan ruangan, maka tidak semua
koleksi Disertasi/Thesis/Skripsi dapat dipajang di ruang layanan.Pemanfaatan
koleksi yang ada ini hanya untuk dibaca ditempat dan tidak dapat dibawa
pulang, dapat difotocopy. Selain itu UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta juga menyediakan layan ini dalam bentuk file softcopy (pdf) yang
dapat di akses di ruang digilib lantai III, pemanfaatan Skripsi/Tesis/Disertasi ini
hanya dapat dibaca dan tidak dapat diunduh.
27
2.17 Layanan Majalah dan Jurnal
Semua jenis terbitan berkala baik yang dilanggan maupun hadiah,
pemberian, dan tukar menukar seperti: Jurnal ilmiah, majalah ilmiah, tabloid,
majalah populer, baik yang berbahasa Indonesia maupun berbahasa asing
ditempatkan di dalam Ruang 2.08(Lantai 2).
Majalah terbitan terbaru dipajang di rak pajangan (display sheet) dan untuk
majalah yang telah dijilid dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah
dilayani dengan cara dibaca di tempat serta dapat difotocopy.
Prosedur peminjaman majalah atau jurnal untuk difotokopi:
a) Mengambil terbitan berkala yang diperlukan
b) Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan
meninggalkan KTM/KTA Perpustakaan
c) Setelah selesai difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan menerima
kembali KTM/KTA Perpustakaan
2.18Keanggotaan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
2.18.1 Syarat Keanggotaan
Seluruh civitas akademika UNY berhak untuk menggunakan fasi
litas yang ada di perpustakaan. Untukmenjadi anggota perpustakaan har
us mendaftarkan dengan ketentuan sbb:
a) Menunjukan Kartu Mahasiswa yang masih berlaku.
b) Membayar Rp. 8000,- untuk penggantian pembuatan kartu.
28
c) Aktivasi kartu dilakukan setiap semester dengan
menunjukkan KTA atau KTM dan membayar Rp. 1000,-.
2.18.2 Peminjaman Pustaka
Pemustaka datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan menu
njukkan Kartu Tanda AnggotaPerpustakaan atau KTM dengan aturan se
bagai berikut :
1. Dosen selama 60 hari, maksimal 5 eksemplar.
2. Mahasiswa dan karyawan dapat meminjam maksimal 4
eksemplar.
3. Denda Rp. 300 perbuku tiap hari keterlambatan.
4. Koleksi dapat diperpanjang maksimal 1x massa pinjaman.
2.19Layanan Bebas Pustaka
Layanan bebas pustaka adalah layanan yang diberikan kepada para
mahasiswa yang ingin melakukan wisuda, karenan surat keterangan bebas
pustaka ini merupakan salah satu syarat jika mahasiswa ingin melakukan
wisuda. Adapun beberapa syarat yang harus dipenuhi guna mendapatkan surat
keterangan bebas pustaka adalah sebagai berikut:
1. Tidak memiliki pinjaman buku.
29
2. Untuk jenjang S1/S0 menyerahkan TAS/TABS/TAKS sofcopy ke loket
penerimaan skripsi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Menyarahkan sumbangan buku untuk S0/S1 minimal seharga Rp. 25.000,
untuk S2/S3 minimal seharga Rp. 50.000 di loket 1 UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta
2.20 Peraturan Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta
Setiap pengunjung UPT Perpustakaan UNY wajib menaati peraturan
dan tata tertib sebagai berikut:
1. Menunjukkan kartu tanda mahasiswa atau kartu tanda anggota milik sendiri
yang masih berlaku.
2. Presensi pengunjung dengan cara men-scan Kartu Tanda Anggota
Perpustakaan.
3. Bersikap dan berpakaian sopan, serta menjaga ketertiban dan keamanan.
4. Mencuri dan atau merobek koleksi perpustakaan akan dikenai sanksi
akademis baik oleh UPT Perpustakaan maupun oleh UNY.
5. Tidak diperbolehkan:
a. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan.
b. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan.
c. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan,
d. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa kerah di dalam gedung
perpustakaan.
30
e. Bersedia mentaati semua peraturan yang berlaku tanpa kecuali.
2.21Sanksi bagi pengunjung UPT Perpustakaan UNY
Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib serta
keamanan yang berlaku pada UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan yang
telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut:
1. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pinjaman di
bagian sirkulasi dikenakan denda Rp 300,00 per buku tiap hari
keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman).
2. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotocopy, pada bagian
layanan baca dikenakan denda Rp 500,00 per buku tiap jam keterlambatan.
3. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau keseluruhan
atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi tanggungjawab
peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai berikut:
4. Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau keseluruhan atau
hilang tersebut dengan bahan pustaka yang sama.
5. Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotocopy-an.
6. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik sebagian atau
keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan fasilitas yang ada di
perpustakaan.
31
7. Pengguna yang dengan sengaja atau direncanakan melanggar peraturan dan
tata tertib akan dikenakan sanksi administratif dan atau akademik.
2.22 Kerjasama Perpustakaan
Dalam membentuk dan mengelolah suatu organisasi yang baik tentunya
harus memiliki suatu bentuk kerjasama yang baik pula, begitu juga dengan
perpustakaan. Setiap perpustakaan pasti selalu memiliki kerjasama dengan
pihak lain. UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta juga memiliki
beberapa kerja sama dengan pihak lain yaitu seperti dengan pihak penerbit,
universitas-universitas lain, dan juga pihak UPT perpustakaan Negeri
Yogyakarta juga menjalin kerja sama dengan Bank Indonesia (BI) untuk
membangun “BI Corner” di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
2.23Sumber Dana
Setiap tahun perpustakaan pasti selalu menambah bahan koleksi
perpustakaannya.Hal ini selalu dilakukan agar perpustakaan dan koleksinya
dapat selalu mengikuti perkembangan zaman dan dapat selalu memenuhi
kebutuhan para penggunanya yang terus bertambah. Di UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta juga memiliki dana khusus untuk proses
pengadaan tambahan buku. Dana tersebut telah dianggarkan oleh kantorguna
pengadaan bahan pustaka yang baru. Tahun 2015 UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakara menganggarkan dana kurang lebih 3 miliar
untuk proses pengadan tersebut.
Top Related