79
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1 Overview
4.1.1 Narasi
Prosedur yang diusulkan sehubungan dengan penerapan sistem informasi
akuntansi PT. Bali Hai Brewery Indonesia pada proses pembeliannya dimulai
dari bagian Inventory Control mengecek Material Request Ordering Schedulle.
Berdasarkan Material Request Ordering Schedulle tersebut, bagian Inventory
Control dapat memperkirakan jumlah dan waktu pengiriman dari bahan baku
yang akan dipesan ke supplier. Kemudian ketika diketahui bahwa sudah
waktunya diadakan pemesanan, maka bagian Inventory Control membuat
Purchase Requisition 2 rangkap. Purchase Requisition rangkap pertama
dikirim ke bagian pembelian dan rangkap kedua untuk tujuan dokumentasi.
Setelah bagian pembelian menerima Purchasing Request rangkap
pertama, maka dibuatlah Purchase Order. Purchase Order ini terlebih dahulu
harus diberi persetujuan Manajer Keuangan. Setelah Manajer Keuangan
mengotorisasi Purchase Order tersebut, Purchase Order dicetak lalu difax
kepada supplier. Purchase Order setelah dikirim via faximile kepada supplier
maka akan dijadikan arsip oleh bagian pembelian.
Bahan baku yang dikirim oleh supplier ke pabrik maka akan diterima
oleh bagian Inventory Control. Bagian Inventory Control ini akan mengecek
bahan baku yang diterima berdasarkan Purchase Order approved di database.
Bagian Inventory Control kemudian mengecek kondisi bahan baku yang
80
diterima, jumlah bahan baku apakah sudah sesuai dengan Purchase Order dan
Surat Jalan dari supplier. Kemudian setelah memeriksa kelengkapan dokumen
dan ketersediaan bahan baku tersebut maka bahan baku yang diterima tersebut
akan dipilih secara acak untuk dites kualitasnya di laboratorium. Kemudian
bahan baku tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang.
Bagian laboratorium kemudian akan melakukan pengecekan terhadap
bahan baku tersebut, apakah sudah memenuhi kriteria/standar yang telah
ditetapkan perusahaan atau tidak. Setelah dilakukan tes, maka bagian
laboratorium akan membuat Analisis Hasil Laboratorium sebagai acuan pihak
Inventory Control bahwa bahan baku tersebut sudah bisa digunakan untuk
proses produksi. Analisis Hasil Laboratorium ini hanya akan dicetak 1 rangkap
untuk proses dokumentasi pihak laboratorium, sedangkan untuk bagian
Inventory Control akan langsung melihat hasil Analisis Hasil Laboratorium ini
melalui sistem yang ada, yang sudah terintegrasi.
Setelah bagian Inventory Control menerima laporan Analisis Hasil
Laboratorium b di jaringan komputernya, maka bagian Inventory Control
membuat Receiving Report 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirim
ke bagian Keuangan di kantor pusat, sebagai bukti bahwa bahan baku yang
dipesan oleh bagian pembelian telah diterima sesuai kondisi yang telah
ditetapkan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan
pembukuan, dan rangkap ketiga sebagai bukti dokumentasi (arsip).
Prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang dimulai jika akan dimulai
proses produksi. Proses produksi ini selalu dimulai oleh bagian Inventory
Control yang melakukan pengecekan terhadap Material Request Ordering
81
Schedulle untuk mengetahui kapan akan dilakukan proses produksi oleh bagian
produksi. Setelah itu, maka bagian Inventory Control akan menyiapkan bahan
baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sebelum dilakukan
pemindahan bahan baku ke bagian produksi, dibuatkan formulir Request For
Material. Formulir Request For Material ini akan dicetak 2 rangkap, rangkap
pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan rangkap kedua untuk bukti
dokumentasi (arsip).
Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka jika terjadi sisa bahan
baku yang masih layak untuk digunakan pada proses produksi selanjutnya,
bagian produksi akan memberitahukan via telepon bahwa terdapat bahan baku
sisa hasil produksi. Kemudian bagian Inventory Control akan melakukan
perhitungan terhadap sisa bahan baku tersebut. Setelah dilakukan perhitungan
maka bagian Inventory Control membuat Bon Pengembalian Barang yang
bertujuan untuk menambah jumlah persediaan bahan baku di gudang. Bon
Pengembalian Barang ini dicetak 2 rangkap, dimana rangkap pertama dikirim
ke bagian Akuntansi untuk proses pencatatan, dan rangkap 2 untuk
dokumentasi (arsip).
Satu minggu sebelum jadwal jatuh tempo bagian Akuntansi
mengumpulkan dokumen-dokumen bukti seperti Puchase Order, Surat Jalan,
Receiving Report dan Invoice. Kemudian dokumen-dokumen bukti ini
diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Payment Voucher-nya.
Bagian keuangan harus meminta otorisasi Manajer Keuangan kemudian jika
Manajer Keuangan menyetujui Payment Voucher maka Manajer Keuangan
membuatkan cek sejumlah nominal yang tertera di Payment Voucher. Setelah
82
itu Payment Voucher dan cek diberikan ke Kasir untuk diurus pembayarannya
kepada supplier.
Pada setiap akhir bulan dilakukan perhitungan fisik bahan baku untuk
mengecek apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah bahan baku yang
tersedia. Selain itu juga dibuat Laporan Persediaan.
Material Request Ordering Schedulle ini berfungsi bagi bagian Inventory
Control untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier ketika bahan
baku sudah diperkirakan habis dan untuk melakukan proses produksi sesuai
waktu yang telah dijadwalkan sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku
produksi.
4.1.2 Identifikasi Event
Event Internal Agent Start When Activity
Membuat
Purchase
Requisition
Inventory
Control
Ketika jadwal pada
Material Request
Ordering Schedulle
sudah menunjukkan
untuk melakukan
pemesanan ulang.
Mengecek MROS,
Membuat Purchase
Requisition 2
rangkap,
Mengirimkan
Purchase
Requisition ke
bagian Pembelian,
Membuat
Purchase
Bagian
Pembelian
Saat menerima
Purchase Requisition
Membuat PO,
Meminta otorisasi
83
Order Manajer Keuangan,
Mengirim PO ke
Supplier,
Menerima
Bahan baku
Inventory
Control
Saat bahan baku
diterima dari dari
supplier
Menerima dan
mengecek kondisi
bahan baku,
Mencocokkan Surat
Jalan, bahan baku
dan PO,
Menandatangani
Surat Jalan,
Mengirim sampel
bahan baku ke
bagian
Laboratorium,
Memasukkan bahan
baku ke Gudang,
Menguji
Sampel Bahan
baku
Bagian
Laboratorium
Saat menerima bahan
baku dari Inventory
Control
Menerima bahan
baku dari Inventory
Control,
Menguji sampel
bahan baku,
membuat Analisis
84
Hasil Laboratorium,
Membuat
Receiving
Report
Inventory
Control
Setelah laporan
Analisis Hasil
Laboratorium
menunjukkan bahwa
bahan baku lulus
kualifikasi.
Melihat Analisis
Hasil Laboratorium,
Membuat Receiving
Report 3 rangkap,
Membuat
Request For
Material
Inventory
Control
Satu hari sebelum
proses produksi
dimulai
Menyiapkan bahan
baku untuk proses
produksi,
Membuat Request
For Material
rangkap 2,
Menerima
Bahan baku
Sisa Produksi
Inventory
Control
Setelah selesai
produksi dan terdapat
bahan baku sisa
Melakukan
perhitungan
terhadap bahan
baku sisa,
Membuat Bon
Pengembalian
Barang 2 rangkap,
Melakukan
stock opname
dan Membuat
Inventory
Control
Setiap akhir bulan Melakukan
perhitungan fisik di
gudang,
85
Laporan Membuat laporan
stok opname,
Membuat Laporan
Persediaan.
Melakukan
Pembayaran
Kewajiban
Bagian
Keuangan
Satu minggu sebelum
waktu jatuh tempo.
Menerima dokumen
buti dari bagian
Akuntansi,
Membuat Payment
Voucher,
Meminta otorisasi
Payment Voucher
kepada Manajer
Keuangan,
Menerima cek dari
Manajer Keuangan,
Memberikan cek
dan Dokumen Bukti
ke Kasir.
Menerima tanda
terima dari supplier.
Tabel 4.1 Event Table
86
4.2 Activity Diagram
4.2.1 Overview Activity Diagram
Bagian Keuangan KomputerBagian LaboratoriumBagian PembelianInventory ControlSupplier
Overview Activity DiagramPT Bali Hai Brewery Indonesia
Membuat PurchaseRequisition
Membuat PurchaseOrder
{PR ttd}
Mengirimkan BahanBaku
Menerima BahanBaku
{SuratJalan}
Menguji Sampel BahanBaku
Membuat ReceivingReport
{AnalisaHasil Lab}
Membuat Request ForMaterial
Menerima Barang SisaProduksi
{}{PR}
12
{}{BPB}
12
Melakukan StockOpname
dan Membuat Lapporan
{LaporanStock
Opname}
Tr_BPB: Bon PengembalianBarang
Tr_RFM: Request For Material
Tr_RR: ReceivingReport
Tr_AHL: Analisa Hasil Lab
1
Tr_PR: PurchasingRequsition
Tr_PO: PurchaseOrder
{}{}
{RR}
3
12
{}{RFM}
12
MelakukanPembayaran
{LaporanPersediaan}
{PO} {SuratJalan}
{RR}{Invoice}
{Cek}
{}{PV}
12
TR_PV: Payment Voucher
Ms_I : Inventory
Ms_S : Supplier
Ms_B: Bank
Ms_D: Departmen
Gambar 4.1 Overview Activity Diagram
87
Pada overview activity diagram ini, dibagi-bagi berdasarkan beberapa swimlane,
yang masing-masing swimlane tersebut merupakan actor yang terlibat dalam proses.
Sedangkan untuk Activity-nya, proses analisis nya didapatkan dari setiap kegiatan
yang terjadi pada suatu waktu tertentu, dimana actor yang terlibat dalam proses ini
berinteraksi dengan sistem atau terjadi alur informasi didalamnya. Sedangkan untuk
setiap formulir yang tertera pada gambar overview ini merepresentasikan alur
formulir yang terjadi di dalam perusahaan tersebut pada bagian yang bersangkutan,
yakni pembelian dan persediaan. Overview Activity Diagram ini merupakan
gambaran secara umum, dimana gambar yang tertera diatas merupakan perwujudan
dari analisis yang sebelumnya telah dilakukan untuk Event Table (lihat table 4.1)
4.2.2 Workflow Table
Actor Activities
Membuat Purchase Requisition
Inventory Control 1. Mengecek Material Request Ordering Schedulle
2. Mengentri Purchase Requisition
Komputer 3. Menyimpan Purchase Requisition
4. Mencetak Purchase Requisition 2 rangkap
Inventory Control
5. Mengirim Purchase Requisition rangkap 1 ke Bagian
Pembelian
6. Mengarsip Purchase Requisition rangkap 2
Membuat Purchase Order
88
Bagian Pembelian
7. Menerima Purchase Requisition rangkap 1 dari bagian
Inventory Control
8. Membuat Purchase Order
Komputer 9. Menyimpan Purchase Order
Manajer Keuangan 10. Mengotorisasi Purhcase Order
Bagian Pembelian 11. Mengecek Purchase Order yang sudah diotorisasi
Komputer 12. Mencetak Purchase Order yang sudah diotorisasi
Bagian Pembelian 13. Mengirim Purchase Order kepada Supplier via Faximile
Menerima Bahan baku
Inventory Control 14. Mengecek Purchase Order approved di database.
15. Menerima bahan baku dan Surat Jalan dari Supplier
16. Mencocokkan Purchase Order, bahan baku dan Surat
Jalan
17. Menandatangani Surat Jalan
18. Mengirim sampel bahan baku (random) ke Bagian
Laboratorium
19. Memasukkan bahan baku ke gudang
Menguji Sampel Bahan baku
Bagian
Laboratorium 20.Menerima sampel bahan baku dari Inventory Control
21. Menguji sampel bahan baku
22. Mengentri Analisis Hasil Laboratorium
Komputer 23. Menyimpan Analisis Hasil Laboratorium
89
24. Mencetak Analisis Hasil Laboratorium
25. Mengarsip Analisis Hasil Laboratorium
Membuat Receiving Report
Inventory Control 26. Melihat hasil konfirmasi Analisis Hasil Laboratorium
27. Mengentri Receiving Report
Komputer 28. Menyimpan Receiving Report
29. Mencetak Receiving Report 3 rangkap
Inventory Control
30. Mengirim Receiving Report rangkap 1 ke bagian
Keuangan
31. Mengirim Receiving Report rangkap 2 ke bagian
Akuntansi
32. Mengarsip Receiving Report rangkap 3
Membuat Request For Material
Inventory Control
33. Mengecek jadwal produksi berdasarkan Material
Request Ordering Schedulle
34. Menyiapkan bahan baku yang akan diproduksi
35. Mengentri Request For Material
Komputer 36. Menyimpan Request For Material
37. Mencetak Request For Material 2 rangkap
Inventory Control
38. Mengirim Request For Material rangkap 1 ke bagian
Akuntansi
39. Mengarsip Request For Material rangkap 2
Menerima Bahan baku Sisa Produksi
90
Inventory Control
40. Menerima laporan dari bagian Produksi bahwa terdapat
bahan baku sisa produksi
41. Melakukan perhitungan terhadap jumlah bahan baku
sisa
42. Mengentri Bon Pengembalian Barang
Komputer 43. Menyimpan Bon Pengembalian Barang
44. Mencetak Bon Pengembalian Barang 2 rangkap
Inventory Control
45. Mengirim Bon Pengembalian Barang rangkap 1 ke
bagian Akuntansi
46.Mengarsip Bon Pengembalian Barang rangkap 2
Melakukan Stock Opname dan membuat Laporan
Inventory Control
47. Menghitung jumlah persediaan fisik yang terdapat di
gudang
48. Mengentri laporan stock opname
Komputer 49. Mencetak laporan stock opname
Inventory Control 50. Memilih periode laporan yang akan dicetak
Komputer 51. Mencetak Laporan-laporan
Melakukan Pembayaran Kewajiban
Bagian Akuntansi
52. Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti
Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice.
53. Mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian
Keuangan.
Bagian Keuangan 54. Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian
91
Akuntansi
55. Mengentri Payment Voucher
Komputer 56. Menyimpan Payment Voucher
57. Mencetak Payment Voucher 2 rangkap
Manajer Keuangan 58. Mengotorisasi Payment Voucher
59. Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher
60. Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah
diotorisasi ke Kasir.
Kasir 61. Melakukan pembayaran kepada supplier
62. Menerima tanda terima dari supplier
63. Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi 64. Mengarsip tanda terima dari supplier.
Tabel 4.2 Workflow Diagram
92
4.2.3 Detailed Activity Diagram
KomputerInventory Control
1Mengecek
MROS
2Mengentri
PRTr_PR: Purchase
Requisition
3Menyimpan
PR
4Mencetak PR 2
rangkap
{}{PR}
12
5Mengirim PR rangkap 1 ke Bagian
Pembelian
{PR ttd}
1
6Mengarsip PR rangkap
2
{PR ttd}2
Detailed Activity DiagramMembuat Purchase Requisition
1
Ms_I: Inventory
Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition
93
Manajer Keuangan KomputerBagian Pembelian
7Menerima PR rangkap 1 dari Inventory
Control
{PR ttd}1
8Mengentri
PO
9Menyimpan
PO
10Mengotorisasi
PO
11Mengecek PO yang sudah
diotorisasi
12Mencetak PO yang sudah
diotorisasi
13Mengirim PO kepada Supplier via
faximile
{PO}
TR_PO: PurchaseOrder
Detailed Activity diagramMembuat Purchase Order
Ms_S: Supplier
Gambar 4.3 Detailed Acitivity Diagram Membuat Purchase Order
94
KomputerInventory Control
14Mengecek PO Approved di database
Detailed Activity DiagramMenerima Bahan Baku
15Menerima Bahan Baku dan surat Jalan dari Supplier
{SuratJalan}
16Mencocokkan PO, Bahan Baku dan surat Jalan
{SuratJalan}{PO ttd}
1
17Menandatangani Surat Jalan
{SuratJalan ttd}
19Memasukkan bahan baku ke gudang
18Mengirim Sampel Bahan baku(random)
Ke Bag Laboratorium
Tr_PO: PurchaseOrder
Gambar 4 .4 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku
95
KomputerBagian Laboratorium
Detailed Activity DiagramMenguji Sampel Bahan Baku
20Menerima Sampel Bahan baku dari Inventory Control
21Menguji Sampel Bahan baku
22Mengentri Analisa Hasil Lab
23Menyimpan Analisa Hasil Lab
24mencetak Analisa Hasil Lab
Tr_AHL: Analisa HasilLab
{AnalisaHasil Lab}
25mengarsip Hasil Analisa Lab
Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan baku
96
KomputerInventory Control
Detailed Activity DiagramMembuat Receiving Report
26Melihat Hasil konfirmasiAnalisa Hasil
Lab
27Mengentri
RR
AHL: Analisa Hasil Lab
28Menyimpan
RR
RR: Receiving Report
29Mencetak RR 3
rangkap
{}{}
{RR}
3
12
30Mengirim RR rangkap 1 ke Bagian
Finance
{RR}1
{RR}2
31Mengirim RR rangkap 2 Ke Bagian
Accounting
{RR}3
32Mengarsip RR rangkap
3
Ms_S: Supplier
Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report
97
KomputerInventory Control
33Mengecek Jadwal Produksi berdasarkan
MROS
34Menyiapkan Bahan baku yang akan
diproduksi
35Mengentri
RFM
36Menyimpan
RFM
37Mencetak RFM 2
rangkap
{}{RFM}
12
38Mengirim RFM rangkap 1 ke Bagian
Akuntansi
{RFM}1
{RFM}2
39Mengarsip RFM rangkap
2
Tr_RFM: Request For Material
Detailed Activity DiagramMembuat Request For Material
Ms_D: Departmen
Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material
98
KomputerInventory Control
Detailed Activity DiagramMenerima Barang Sisa Produksi
40Menerima laporan dari Bagian Produksi
bahwa terdapat bahan baku sisaproduksi
41Melakukan perhitungan terhadap jumlah barang
sisa
42mengentri
BPB
43Menyimpan
BPB
44Mencetak
BPB
{}{BPB}
12
45Mengirim BPB rangkap 1 ke Bagian
Akuntansi
{BPB}1
{BPB}2
46Mengarsip BPB rangkap
2
TR_BPB: Bon PengembalianBarang
Ms_D: Departmen
Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku Sisa Produksi
99
KomputerInventory Control
Detailed Activity DiagramMelakukan Stock Opname dan Membuat Laporan
47Menghitung jumlah persediaan fisik yang ada di gudang
48Membuat Laporan Stock Opname
49Mencetak Laporan Stock Opname
{LapStock Opname}50
Memilih periode Laporan yang akan dicetak
51Mencetak Laporan Persediaan
{LaporanPersediaan}
Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname
dan Membuat Laporan
100
KomputerKasirManajer KeuanganBagian KeuanganBagian Akuntansi
52Mengumpulkan dokumen-dokumen
pendukungseperti Purchase Order, Surat Jalan,
Receiving Report dan Invoice
{PO} {SuratJalan}
{RR}{Invoice}
53Mengirimkan dokumen-
dokumentersebut ke bagian Keuangan.
54Menerima dokumen-dokumen
buktidari bagian Akuntansi
55Mengentri Payment
Voucher
56Menyimpan Payment
Voucher
57Mencetak Payment Voucher 2
rangkap
58Mengotorisasi Payment
Voucher
59Membuat cek sesuai
nominalpada Payment Voucher
60Mengirimkan cek dan Dokumen
Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir
61Melakukan pembayaran kepada
supplier
62Menerima tanda terima dari
supplier
63Mengirim tanda terima ke bagian
Akuntansi
64Mengarsip tanda terima dari
supplier
{}{PV}
12
TR_PV: Payment Voucher
TR_PV: Payment Voucher
{Cek}
{Cek} {PO}
{Invoice}
{RR}
{SuratJalan}
{TandaTerima}
{TandaTerima}
{Cek} {PO}
{Invoice}
{RR}
{SuratJalan}
Detailed Activity DiagramMelakukan Pembayaran Kewajiban
Ms_B: Bank
Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban
101
4.3 UML Class Diagram
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. PR-Date-Date Required-Reason of Urgency
PR header
-No. PR-Inventory Code-Quantity-Unit
PR detail
+New()+Save()+Delete()+Search()
-Kode Supplier-Nama Supplier-Alamat-No. Telp-Fax-Contact Person
Ms_Supplier
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. PO-Date-No. PR-Kode Supplier-Approved By-Date Approved
PO header
-No. PO-Inventory Code-Quantity-Harga
PO detail
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. RR-Date-No. PO-No. PR-Kode Supplier
RR header
-No. RR-Inventory Code-Quantity-Remarks
RR detail
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. RFM-Date-Department
RFM header
-No. RFM-Inventory Code-Quantity-Remarks
RFM detail
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. BPB-Date-No. RFM-Department
BPB header
-No. BPB-Inventory Code-Quantity RFM-Quantity BPB-Quantity
BPB detail
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. AHL-Date-No. PO
AHL header
-No. AHL-Inventory Code-Quantity-Remarks
AHL detail
+New()+Save()+Delete()+Search()
-Inventory Code-Nama-Satuan-Min. Level-Harga
MS_INVENTORY
+New()+Save()+Delete()+Search()
-ID-Deskripsi
Ms_Satuan
+New()+Save()+Delete()+Search()
-ID-Department
Ms_Department
1..1
1..*1..1
1..*
1..1
1..*1..1
1..*
1..1
1..*
1..11..*
1..1 1..11..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1
1..*
1..11..*
1..1 1..* 1..1 1..*1..11..*
1..*
1..1
+New()+Save()+Delete()+Search()+Print()
-No. PV-Date-Kode Supplier-Bank ID
PV header
-No. PV-No. RR-RR Date-No. PO-Ammount
PV detail
+New()+Save()+Delete()+Search()
-Kode-Deskripsi-Account Number
Ms_Bank
1..11..*
1..1 1..1
1..11..*
1..1
1..*
+New()+Save()+Delete()+Search()
-Kode Barang-Deskripsi-Quantity
Tr_Stock Opname1..1
1..1
Gambar 4.11 UML Class Diagram
102
Pada gambar class diagram diatas, masing-masing class yang ada
mereprentasikan dari database yang dibuat. Misalnya untuk class Purchase Requistion, itu
berarti terdapat database Purchase Requisition yang bertujuan untuk menampung data
yang dientry ke dalam formulir. Sedangkan field-field yang tertera di dalam class tersebut
diperoleh dengan menganalisis dari formulir perusahaan pada sistem yang sedang
berjalan. Misalkan, dalam formulir Purchase Requistion sistem berjalan terdapat field-
field sebagai berikut : No PR, Tanggal PR, Inventory Code, Quantity, Unit, Reason of
Urgency. Kemudian dalam class Purchase Requisiton yang tertera diatas, field-field yang
ada yakni : No PR, Date, Date Required, Reason of Urgency, Quantity, Unit, Inventory
Code. Hal ini menunjukkan bahwa analisis class-class yang ada diatas didapatkan dari
field-field yang ada pada formulir sistem yang berjalan.
103
4.4 Use Case Diagram
Sistem Informasi AkuntansiPembelian dan Persediaan
PT Bali Hai Brewery Indonesia
Inventory Control
Bagian Pembelian
Bagian Laboratorium
Bagian Keuangan
Membuat Laporan Pembelian Barang
Membuat Laporan Kekurangan Barang
Membuat Laporan Stok Barang
Membuat Jurnal
Membuat Laporan Pembelian per Barang
Membuat Laporan Hutang
Membuat Laporan Payment Voucher
Membuat Laporan Bon Pengembalian Barang
Membuat Laporan Request For Material
Membuat Laporan Receiving Report
Membuat Laporan Analisa Hasli Lab
Membuat Laporan Purchase Order
Membuat Laporan Purchase Requsition
Membuat Payment Voucher
Membuat Bon Pengembalian Barang
Membuat Request For Material
Membuat Receiving Report
Membuat Analisa Hasil Lab
Membuat Purchase Order
Membuat Purchase Requisition
Bagian Akuntansi
Mengentry hasil Stock Opname
Membuat Laporan Stock Opname
Gambar 4.12 Use Case Diagram
104
Gambar yang tertera pada use case terdiri dari actor dimana merepresentasikan
pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan sistem yang dirancang, sedangkan kotak
yang disebut dengan boundaries merupakan batasan antara sistem dengan user/actor
tersebut, dan didalam boundaries itu terdapat gambar-gambar yang mewakili tampilan
interface yang terjadi di sistem. Pada dasarnya gambaran use case ini adalah untuk
memudahkan penjelasan interaksi antara actor dan sistem.
4.5 Rancangan Database
Nama_file : Inventory
Primary key : Inventory_Code
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
Inventory_Code 13 Character i-99-99999999
inventory-tahun-kode
Inventory_Nama 30 Character Nama Bahan Baku
Satuan 6 Character Satuan
Min_Level 6 Numeric Minimum Level
Harga 15 Numeric Harga Satuan
Tabel 4.3 Rancangan Database Inventory
Nama_file : Supplier
Primary key : Kode_Supplier
Foreign_key : none
105
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
Kode_Supplier 13 Character S-99-99999999
Supplier-tahun-kode
Nama_Supplier 30 Character Nama Supplier
Alamat 30 Character Alamat Supplier
No. Telp 10 Numeric Telepon Supplier
Fax 10 Numeric Fax Supplier
Contact Person 10 Numeric Contact Person
Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier
Nama_file : Department
Primary key : ID
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
ID 13 Character D-99-99999999
Department-tahun-kode
Nama 20 Character Nama Department
Tabel 4.5 Rancangan Database Department
Nama_file : Satuan
Primary key : ID
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
106
ID 14 Character SA-99-99999999
Satuan-tahun-kode
Nama 8 Character Nama Satuan
Tabel 4.6 Rancangan Database Satuan
Nama_file : Bank
Primary key : Kode
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
Kode 13 Character B-99-99999999
Bank-tahun-kode
Deskripsi 30 Character Nama Satuan
Account Numeric Nomor akun
Tabel 4.7 Rancangan Database Bank
Nama_file : PR header
Primary key : No_PR
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PR 14 Character PR-99-99999999
Date 8 Date Tanggal PR
Date_Required 8 Date Tanggal dibutuhkan
Reason_of_Urgency 30 Character Alasan darurat
107
Tabel 4.8 Rancangan Database PR Header
Nama_file : PR detail
Primary key : No_PR
Foreign_key : Inventory_Code
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PR 14 Character PR-99-99999999
Inventory_Code 10 Date Kode bahan baku
Quantity 6 Numeric Jumlah permintaan
Unit 8 Character Satuan
Tabel 4.9 Rancangan Database PR Detail
Nama_file : PO header
Primary key : No_PO
Foreign_key : No_PR, Kode_Supplier
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PO 14 Character PO-99-99999999
Date 8 Date Tanggal PO
No_PR 14 Character No. PR
Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier
Approved_By 30 Character Disetujui oleh
Date_Approved 8 Date Tanggal disetujui
Tabel 4.10 Rancangan Database PO Header
108
Nama_file : PO detail
Primary key : No_PO
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PO 14 Character PO-99-99999999
Inventory_Code 13 Date Kode bahan baku
Quantity 6 Numeric Jumlah pembelian
Harga 15 Numeric Harga
Tabel 4.11Rancangan Database PO Detail
Nama_file : AHL header
Primary key : No_AHL
Foreign_key : No. PO
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_AHL 15 Character AHL-99-99999999
Date 8 Date Tanggal AHL
No_PO 14 Character No. Po
Tabel 4.12 Rancangan Database AHL Header
Nama_file : AHL detail
Primary key : No_AHL
Foreign_key : none
109
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_AHL 15 Character AHL-99-99999999
Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku
Quantity 6 Numeric jumlah
Remarks 30 Character Keterangan
Tabel 4.13 Rancangan Database AHL Detail
Nama_file : RR header
Primary key : No_RR
Foreign_key : No_PO
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_RR 14 Character RR-99-99999999
Date 8 Date Tanggal RR
No_PO 14 Character No. Po
No. RR 14 Character No. RR
Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier
Tabel 4.14 Rancangan Database RR Header
Nama_file : RR detail
Primary key : No_RR
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_RR 14 Character RR-99-99999999
Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku
110
Quantity 6 Numeric Jumlah diterima
Remarks 30 Character Keterangan
Tabel 4.15 Rancangan Database RR Detail
Nama_file : RFM header
Primary key : No. RFM
Foreign_key : Department
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_RFM 15 Character
Date 8 Date Tanggal RFM
Department 20 Character Departemen
Tabel 4.16 Rancangan Database RFM Header
Nama_file : RFM detail
Primary key : No_RFM
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_RFM 15 Character RFM-99-99999999
Inventory_Code 13 Date Kode bahan baku
Quantity 6 Numeric Jumlah diminta
Remarks 30 Character Keterangan
Tabel 4.17 Rancangan Database RFM Detail
111
Nama_file : BPB header
Primary key : No_BPB
Foreign_key : No. RFM
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_BPB 15 Character BPB-99-99999999
Date 8 Date Tanggal BPB
No_RFM 15 Character No. RFM
Department 20 Character Departemen
Tabel 4.18 Rancangan Database BPB Header
Nama_file : BPB detail
Primary key : No_BPB
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_BPB 15 Character BPB-99-99999999
Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku
Quantity_RFM 6 Numeric Jumlah diterima
Quantity_BPB 6 Numeric Jumlah dikembalikan
Remarks 30 Character Keterangan
Tabel 4.19 Rancangan Database BPB Detail
Nama_file : PV header
Primary key : No_PV
112
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PV 14 Character PV-99-99999999
Date 8 Date Tanggal PV
Kode_Supplier 13 Character No. RFM
Bank ID 13 Character Bank
Tabel 4.20 Rancangan Database PV Header
Nama_file : PV detail
Primary key : No_PV
Foreign_key : No. RR
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
No_PV 14 Character PV-99-99999999
No_RR 14 Character No. RR
RR Date 8 Date Tanggal RR
No. PO 14 Character No. PO
Ammount 15 Numeric Total
Tabel 4.21 Rancangan Database PV Detail
Nama_file : Tr_Stock Opname
Primary key : Kode Barang
Foreign_key : none
Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan
Kode Barang 13 Character I-99-99999999
113
Kode-tahun-kode
Deskripsi 30 Character Nama Satuan
Quantity 6 Number Kuantiti fisik
Tabel 4.22 Rancangan Database Tr_StockOpname
4.6 Rancangan Formulir
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Purchase Requisition No. PR :(auto number) Date : dd-mm-yyyy Date Required :dd-mm-yyyy Reason of Urgency :xxxxxxxxxx
No. Inventory
Code Description Quantity Unit 1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requested by: Approved by :
Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Inventory Control Gambar 4.13 Rancangan Formulir Purchase Requisition
114
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Desa Setia Mekar Kec. Tambun Kabupaten Bekasi, Jawa Barat Telp. 8804234, Fax. 8802161 Purchase Order No. PO : (auto number) No. Supplier : (auto number) Date : dd-mm-yyyy Nama Supplier : auto No. PR : auto Alamat Supplier: auto Approved By :xxxxxxx Date Approved :dd-mm-yyyy
No. Inventory Code Description Quantity Harga
1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999 Accepted by : PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Signature/Stamp : by
Gambar 4.14 Rancangan Formulir Purchase Order
115
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Analisis Hasil Laboratorium No. AHL :(auto number) Date :dd-mm-yyyy No. PO :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks
1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx
Issued by : Approved by :
Gambar 4.15 Rancangan Formulir Analisis Hasil Laboratorium
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Receiving Report No. RR :(auto number) No. Supplier : auto Date :dd-mm-yyyy Nama Supplier:auto No. PO :auto Alamat :auto No. PR :auto No. Inventory Code Description Quantity Remarks 1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Approved by: Noted By: Received By: Distribution: original-Finance, copy1-Accounting, copy2-arsip Inventory Control
Gambar 4.16 Rancangan Formulir Receiving Report
116
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Request For Material No. RFM :(auto number) Department :xxxxxxxx Date :dd-mm-yyyy
No. Inventory Code Description Quantity Remarks
1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Requsition Approved by Issued by Received by Distribution: original-Accounting, copy1-arsip Inventory Control
Gambar 4.17 Rancangan Formulir Request For Material
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Bon Pengembalian Barang No. BPB :(auto number) Department :xxxxxxxx Date :dd-mm-yyyy No. RFM :auto Quantity Quantity
No. Inventory Code Description RFM BPB Remarks
1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx
Return by : Approved by: Receipt by : Noted by : Distribution : original-Accounting, copy1-Arsip Inventory Control Gambar 4.18 Rancangan Formulir Bon Pengembalian Barang
117
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Payment Voucher No. PV : (auto number) Supplier :S-99-99999999 Date : dd-mm-yyyy Bank : B-99-99999999 No. No. RR RR No. PO Amount Date 1 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 2 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 3 RR-99-99999999 dd-mm-yy PO-99-99999999 99999999 Issued By : Approved By: Received By : Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Accounting
Gambar 4.19 Rancangan Formulir Payment Voucher
PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Stock Opname Kode Barang I-99-99999999 Deskripsi xxxxxxxxxxx Quantity 999999
Gambar 4.20 Rancangan Formulir Stock Opname
Top Related