42
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
3.1.1 Bidang Usaha
PT. Intrias Mandiri Sejati atau yang lebih dikenal dengan
“IMS” adalah perusahaan berkembang yang bergerak di bidang jasa
yaitu, Recruitment, Training, dan Human Resource Management. PT.
IMS mengelola seluruh sumber daya manusia yang dari mulai,
perekrutan sampai kegiatan training yang dilaksanakan untuk
karyawan tertentu lalu karyawan disalurkan ke berbagai klien yang
memerlukan tenaga kerja outsource tersebut.
PT. IMS ini didirikan di Jakarta pada 10 Desember 2001 dengan:
• Pengesahan Menteri Kehakiman – RI
Nomor W7-09248 HT.01.04-YH.2007
• Surat Ijin Operasional sebagai Perusahaan Penyedia Jasa
Tenaga Kerja/Buruh
Nomor 45/IOPJ/JS/III/2008
• Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
Nomor 01360/1.824.271
• Surat Ijin Kepolisian
Nomor Pol.: S1/3829/IX/2002
43
• Sertifikasi KADIN
No. Reg.: 030623-00004969
• Nomor Anggota KADIN
20203.58862-41/11-04-2003
3.1.2 Produk yang Dihasilkan
Produk jasa yang dihasilkan adalah jasa penyediaan dan
pengolahan tenaga kerja kontrak (outsourcing).
3.1.3 Jumlah Karyawan dan Cabang Perusahaan
Karyawan dalam PT. IMS ini dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Karyawan Eksternal, yaitu karyawan di seluruh cabang yang
melalui PT. IMS disalurkan ke perusahaan klien yang
membutuhkan tenaga kerja. Jumlah karyawan eksternal ini
mencapai 15.000 karyawan di 17 cabang PT. IMS.
2. Karyawan Internal, yaitu karyawan yang mengelola data dari
karyawan eksternal, seperti mengelola proses recruitment,
training, dan payroll. Karyawan internal ini berjumlah sekitar
1000 orang di 17 cabang.
Untuk melayani kebutuhan partner bisnis yang tersebar di
seluruh nusantara, IMS memiliki 17 kantor cabang di kota-kota besar
seperti : Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Malang,
44
Denpasar, Medan, Batam, Pekanbaru, Padang, Palembang, Lampung,
Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Makassar dan Manado.
3.1.4 Daftar Klien
PT. IMS memiliki beberapa klien, yaitu perusahaan yang
selama ini telah bekerja sama dan menggunakan produk jasa dari PT.
IMS. Daftar klien tersebut adalah sebagai berikut:
a. Bank Asing
1. ANZ Bank
2. Standard Chartered Bank
3. DBS Bank
4. China Trust Bank
5. The Bank of Tokyo – Mitsubishi UFJ,Ltd (BOT)
b. Bank Nasional
1. Bank Panin
2. Bank Danamon
3. Bank Permata
4. Bank NISP
5. Bank Bukopin
6. Bank Mega
7. Bank Victoria
8. Bank Syariah Mandiri
9. Bank CIMB NIAGA
10. BII
11. BRI
45
12. BCA
13. BNI
c. Asuransi dan Jasa Keuangan
1. AIA Life Insurance
2. Prudential Life Insurance
3. AXA Financial
4. AXA Insurance
5. AXA Services
6. Astra CMG Life
7. Panin Life
8. Asuransi Multi Artha Guna
9. Insurance Broking Services
10. Caterpillar Finance
11. NISP Sekuritas
12. Bhakti Finance
d. Telekomunikasi
1. PT. TELKOM
2. PT. TELKOMSEL
3. PT. Mobile-8 Telecom
4. Infomedia Nusantara
46
3.2 Struktur Organisasi
3.2.1 Struktur Organisasi Secara Umum
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. IMS
47
3.2.2 Struktur Organisasi Bagian HRD
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian HRD PT. IMS
3.2.3 Job Description HRD
1. Manajer HRD
a. Memberikan persetujuan untuk proposal dana iklan yang akan
dikeluarkan oleh bagian Finance dalam proses perekrutan.
b. Melakukan proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan pengelolaan SDM agar sesuai dengan
rencana dan pencapaian.
c. Mengkoordinasikan bagian-bagian dalam HRD agar setiap
bagian/divisi melaksanakan tugasnya sesuai rencana kerja.
d. Mengontrol kinerja karyawan melalui laporan-laporan yang
diterima dari bagian HRD.
Human Resource Department Manager
Recruitment Payroll Project Management
Assessment Training & Development
48
e. Menetapkan kebijakan dan strategi pengelolaan SDM agar
SDM yang diperoleh dapat sesuai dengan kinerja, kemampuan
dan kompetensi dengan lapangan pekerjaan yang dibutuhkan.
2. Recruitment (Bagian Perekrutan)
Bertanggung jawab atas proses perekrutan karyawan dari
mulai proses:
a. Membuat Proposal Dana Iklan.
b. Memilih dan memasang iklan lowongan pekerjaan.
c. Menerima CV dan membuat jadwal panggilan wawancara
untuk pelamar.
d. Mengisi Form Data Pelamar dan memasukkan data tersebut
dalam database pelamar.
e. Melakukan tes wawancara.
f. Menyeleksi (bersama bagian yang bersangkutan) pelamar
yang akan diterima.
g. Menyerahkan hasil tes wawancara untuk pelamar yang
diterima ke bagian Project Management.
h. Membuat Laporan Perekrutan.
3. Payroll (Bagian Penggajian)
a. Meng-entry daftar gaji ke database penggajian.
49
b. Menerima payment dari bagian Finance.
c. Mentransfer gaji ke karyawan.
d. Membuat slip gaji untuk karyawan.
e. Membuat Laporan Penggajian.
4. Project Management
Bertanggung jawab atas dibuatnya suatu kontrak /
perjanjian di dalam perushaaan, seperti:
a. Membuat suatu deal atau kesepakatan antara PT. IMS dengan
tiap perushaaan klien yang akan memakai jasa PT. IMS.
b. Memasukkan data karyawan baru dalam database karyawan
baru dalam proses perekrutan.
c. Meng-update data karyawan mengenai masa kontrak, jaminan
asuransi tenaga kerja dalam database karyawan.
d. Membuat surat kontrak untuk karyawan baru.
e. Menandatangani surat kontrak untuk karyawan baru.
5. Training and Development
a. Membuat daftar training (sesuai kesepakatan klien) yang
berisi data karyawan yang akan di training dan materi
training.
b. Mencari trainer yang berkompeten dalam bidangnya.
50
c. Membuat Form absensi training.
d. Menentukan materi training yang akan diberikan kepada
karyawan.
e. Membuat Laporan training.
6. Assessment
a. Melakukan penilaian atas kegiatan Training yang dilakukan
b. Membuat dokumen Hasil Training.
c. Memotivasi kemampuan kinerja karyawan agar dapat
meningkatkan kompetensi sesuai jabatan.
d. Melakukan evaluasi training untuk karyawan baru.
3.3 Proses Bisnis Bagian Human Resource yang Sedang Berjalan
3.3.1 Proses Perekrutan Karyawan
1. Pemasangan Iklan
Proses perekrutan karyawan pada PT. IMS dimulai ketika
Bagian Perekrutan membuat Proposal Dana Iklan yang akan
digunakan untuk pemasangan iklan lowongan pekerjaan. Proposal
Dana Iklan tersebut diberikan kepada manajer HRD untuk
diotorisasi dan disetujui. Ketika Proposal Dana Iklan sudah
disetujui, proposal tersebut diberikan oleh Bagian Perekrutan
51
kepada Bagian Finance untuk dilihat tentang jumlah dana yang
harus dikeluarkan untuk membiayai dana iklan. Setelah Bagian
Finance sudah mengeluarkan jumlah dana yang dibutuhkan,
Bagian Perekrutan lalu menghubungi Perusahaan Iklan untuk
memasang iklan melalui perusahaan tersebut.
2. Pengisian Data Pelamar
Pelamar yang akan melamar kerja ke PT. IMS bisa dengan
dua cara, yaitu dengan walk-in interview dimana Pelamar bisa
datang langsung ke PT. IMS dengan membawa CV atau dengan
cara yang kedua, yaitu mengirimkan terlebih dahulu CV lalu
disusul dengan panggilan lamaran kerja via telepon oleh Bagian
Perekrutan. Tetapi cara yang kedua lebih sering digunakan oleh
para Pelamar sampai saat ini. Setelah Bagian Perekrutan
menerima CV Pelamar, Bagian Perekrutan akan memberikan
Form Data Pelamar untuk diisi oleh Pelamar lalu memasukkan
data Pelamar kedalam Database Pelamar.
3. Tes Wawancara
Bagian Perekrutan melakukan tes wawancara dan akhirnya
mendapatkan hasil tes wawancara dari Pelamar. Jika Pelamar
sudah selesai diwawancara oleh Bagian Perekrutan, yang
melakukan wawancara terhadap Pelamar selanjutnya adalah user
atau karyawan ada di bagian bersangkutan yang membutuhkan
Pelamar tersebut. Jika hasil wawancara oleh user selesai dan
52
Pelamar dinyatakan diterima, user atau karyawan ini akan
memberikan konfirmasi dari hasil tes wawancara kepada Bagian
Perekrutan yang selanjutnya akan diberikan lagi kepada Bagian
Project Management beserta data Pelamar yang bersangkutan.
Jika dari hasil tes wawancara ternyata Pelamar tidak diterima,
maka Bagian Perekrutan hanya akan mengirimkan data pelamar
saja, tidak disertai hasil tes wawancara. Data pelamar yang ditolak
tersebut akan tetap disimpan sebagai bank data dalam perusahan.
4. Pembuatan Surat Kontrak
Dari Data Pelamar yang diterima beserta hasil tes
wawancaranya, Bagian Project Management akan membuatkan
Surat Kontrak untuk ditandatangani oleh Pelamar. Setelah Surat
Kontrak sudah ditandatangani, Bagian Perekrutan kembali akan
memberikan Surat Kontrak tersebut kepada Bagian Project
Management agar data pelamar ini akan dimasukkan dalam
Database Karyawan Baru.
5. Pembuatan Laporan Perekrutan
Proses terakhir adalah pembuatan Laporan Perekrutan oleh
Bagian Perekrutan yang akan diberikan kepada Manajer HRD.
53
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Perekrutan Karyawan
3.3.2 Proses Penggajian
1. Pengolahan Gaji
Proses Penggajian karyawan PT. IMS dimulai ketika
Bagian Finance memperoleh data-data karyawan yang
dibutuhkan untuk mengolah gaji setiap karyawannya. Data yang
diperlukan Bagian Finance itu adalah data tentang masa kontrak
karyawan yang didapatkan dari Bagian Project Management
54
yang mengupdate data masa kontrak karyawannya dari Database
Karyawan. Data kedua yang diperlukan adalah data dari Bagian
Administrasi tentang absensi setiap karyawannya. Khusus untuk
karyawan eksternal PT. IMS yang sedang bekerja outsourcing di
perusahaan klien, Laporan tentang absensi karyawannya
didapatkan dari form Timesheet yang diberikan kepada karyawan
eksternal PT. IMS untuk diisi dan diotorisasi oleh supervisor dari
perusahaan klien. Ada juga perusahan klien yang mengirim
absensi karyawan melalui fax kepada Bagian Administrasi,
ataupun juga ada perusahan klien yang memberikan rekapan
softcopy ke Bagian Administrasi. Pengiriman Laporan ini
dilakukan perusahaan klien agar mereka dapat melaporkan
absensi karyawan outsource dari PT. IMS untuk keperluan
penghitungan gaji yang dilakukan oleh PT. IMS. Setelah Bagian
Finance menerima kedua data yang disebutkan diatas, Bagian
Finance lalu mengolah gaji para karyawannya.
2. Pengolahan payment
Bagian Finance kemudian melakukan perhitungan gaji
dengan cara memasukkan data tentang cuti atau lembur kedalam
sistem penggajian dan sistem akan secara otomatis memberikan
perhitungan gaji bersih dari karyawan. Dari perhitungan gaji
yang didapatkan oleh Bagian Finance, dibuat menjadi Payment
yang berisi data-data penting yang terkait tentang data karyawan,
masa kontraknya, jumlah gaji pokok, dan data cuti atau lembur
55
serta tanggal cuti atau lembur tersebut. Payment dicetak oleh
Bagian Finance lalu diberikan kepada Bagian Payroll untuk
proses transfer gaji karyawan melalui bank-bank tertentu.
3. Transfer Gaji
Berdasarkan payment tersebut, Bagian Payroll masuk
kedalam sistem bank tertentu yang mana digunakan untuk
mentransfer para karyawannya. Bagian Payroll lalu mengupload
data payment kepada bank yang bersangkutan untuk permohonan
transfer. Kemudian sistem bank akan memberikan notofikasi atau
pemberitahuan bahwa payment yang diminta untuk transfer dapat
dipenuhi. Gaji di transfer kepada masing-masing nomor rekening
karyawan. Bagian payroll lalu membuat slip gaji untuk
karyawan.
4. Pembuatan Laporan Penggajian
Proses terakhir dalam penggajian adalah pembuatan
Laporan Penggajian oleh Bagian Payroll yang akan diberikan
kepada Manajer HRD.
56
Gambar 3.4 Rich Picture Proses Penggajian
3.3.3 Proses Training
1. Kesepakatan Training
Proses Training untuk para karyawan PT. IMS dimulai
ketika Bagian Project Management membuat kesepakatan kerja
dengan perusahaan klien yang memakai jasa karyawan PT. IMS
mengenai kegiatan Training karyawan yang diperlukan oleh
perusahaan klien. Dari proses inilah Bagian Project Management
tahu karyawan mana saja yang butuh untuk ditraining.
57
2. Pembuatan Daftar Training
Kemudian Bagian Project Management mengirimkan
data karyawan untuk ditraining kepada Bagian Training. Bagian
Training membuat Daftar Training dan memberikannya kepada
Manajer HRD untuk diotorisasi.
3. Pembuatan Jadwal Training
Bagian Training membuat jadwal Training untuk
diberikan kepada Trainer. Trainer yang digunakan bisa Trainer
Internal, yaitu Trainer yang ada sudah ada dalam PT. IMS atau
Trainer Eksternal yang mungkin bisa didatangkan dari luar kota.
4. Pelaksanaan Training
Sebelum proses Training dimulai, Bagian Training akan
terlebih dahulu memberikan Form Absensi Training kepada
Trainee untuk diisi. Lalu dimulailah proses Training.
5. Penilaian Hasil Training
Ketika proses training selesai, trainer akan mendapatkan
hasil training dari para trainee yang kemudian oleh trainer hasil
training itu diberikan kepada Bagian Assessment untuk
dilakukannya penilaian. Setelah Bagian Assessment sudah
melakukan penilaian, hasil training itu akan diberikan kepada
Bagian Training. Sedangkan untuk pengolahan absensi, Form
absensi Training diberikan kepada Bagian Administrasi.
58
6. Pembuatan Laporan Training
Proses terakhir adalah pembuatan Laporan Training yang
dibuat oleh Bagian Training yang diberikan kepada Manajer
HRD beserta hasil training yang sudah diolah oleh Bagian
Assessment.
Gambar 3.5 Rich Picture Proses Training
59
3.4 Aplikasi yang Mendukung Sistem Human Resource yang Sedang
Berjalan
Aplikasi sistem yang digunakan PT. IMS dalam mendukung proses
bisnisnya adalah software Human Resource Information System yang dibeli
sepaket dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic
6.0 dan database SQL Server 2000. HRIS tersebut diimplementasikan oleh
PT. IMS sejak tahun 2007. Microsoft SQL Server 2000 digunakan sebagai
database untuk menyimpan semua data sekaligus menjadi bank data untuk
perusahaan terutama untuk penyimpanan data karyawan-karyawan eksternal
maupun internal.
Dari ruang lingkup pembahasan mengenai perekrutan, penggajian dan
training, hanya proses perekrutan dan penggajian saja yang sudah dilakukan
menggunakan sistem. Sedangkan proses training yang ada dalam perusahaan
ini masih bersifat manual.
Untuk lebih memperjelas bagaimana sistem berjalan mendukung
proses bisnis pada PT. IMS, maka dilakukan pembahasan sebagai berikut:
• Use Case Diagram untuk menggambarkan fungsionalitas sistem dari
perspektif pengguna sistem.
• Use Case Specification untuk menggambarkan interaksi antara aktor
dengan sistem.
60
3.4.1 Use Case Diagram dan Use Case Specification Sistem Perekrutan
• Use Case Diagram
Gambar 3.6 Use Case Diagram Sistem Perekrutan Karyawan
61
• Use Case Specification
Tabel 3.1 Use Case Specification Login
Tabel 3.2 Use Case Specification Pendataan Kandidat Pelamar
Nama Use Case Login
Aktor Bagian Perekrutan
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Perekrutan memasukkan NIK dan password.
Langkah 2 : Sistem membaca NIK dan password ke dalam database. Jika
NIK dan password benar, sistem akan menampilkan layar Menu. Jika NIK
atau password salah, sistem akan menempilkan pesan peringatan tidak bisa
login.
Nama Use Case Pendataan Kandidat Pelamar
Aktor Bagian Perekrutan
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk pendataan kandidat
pelamar.
Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Form Data Pelamar.
Langkah 3 : Bagian Perekrutan memasukkan informasi pokok yang wajib
62
Tabel 3.3 Use Case Specification Pendataan Hasil Wawancara
diisi, data keluarga, pendidikan, kemampuan bahasa, dan pengalaman kerja.
Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data pelamar yang diisi. Jika
masih ada kekosongan dalam form tersebut, sistem akan memberikan
menampilkan pesan peringatan untuk melengkapi isi form. Jika form sudah
terisi lengkap, maka sistem akan menyimpan data pelamar tersebut.
Nama Use Case Pendataan Hasil Wawancara
Aktor Bagian Perekrutan
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk memasukkan data hasil
wawancara.
Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Interview Check List.
Langkah 3 : Bagian perekrutan mengisi data tentang hasil wawancara
seorang pelamar seperti, data pribadi, kemampuan komputer, kemampuan
bahasa inggris, kepercayaan diri, penampilan, rekomendasi posisi, dan lain-
lain.
Langkah 4 : Sistem menyimpan data tentang hasil wawancara yang telah
dimasukkan.
63
Tabel 3.4 Use Case Specification Pendataan Pelamar yang Diterima
Tabel 3.5 Use Case Specification Login
Nama Use Case Pendataan Pelamar yang Diterima
Aktor Bagian Perekrutan
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk pendataan pelamar
yang telah diterima.
Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Document Check List.
Langkah 3 : Bagian perekrutan mengisi data tentang karyawan yang
umumnya mengenai data karyawan itu sendiri dan juga data tentang
penempatan kerja, status, gaji dan tunjangan.
Langkah 4 : Sistem menyimpan data pelamar yang diterima.
Nama Use Case Login
Aktor Bagian Project Management
Deskripsi
64
Tabel 3.6 Use Case Specification Pembuatan Surat Kontrak
Langkah 1 : Bagian Project Management memasukkan NIK dan password.
Langkah 2 : Sistem membaca NIK dan password ke dalam database. Jika
NIK dan password benar, sistem akan menampilkan layar Menu. Jika NIK
atau password salah, sistem akan menempilkan pesan peringatan tidak bisa
login.
Nama Use Case Pembuatan Surat Kontrak
Aktor Bagian Project Management
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Project Management memilih menu untuk pembuatan
surat kontrak.
Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Surat Kontrak.
Langkah 3 : Bagian Project Management mengisi semua data untuk surat
kontrak.
Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data surat kontrak. Jika masih
ada kekosongan dalam Surat Kontrak, sistem akan memberikan
menampilkan pesan peringatan untuk melengkapi data. Jika Surat Kontrak
sudah terisi lengkap, maka sistem akan menyimpan data pelamar tersebut.
65
Tabel 3.7 Use Case Specification Pembuatan Laporan Perekrutan
Nama Use Case Pembuatan Laporan Perekrutan
Aktor Bagian Perekrutan
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu Laporan Perekrutan.
Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Laporan Perekrutan.
Langkah 3 : Bagian perekrutan memasukkan periode laporan yang
diinginkan.
Langkah 4 : Sistem membaca dalam database dan menampilkan Laporan
Perekrutan.
66
3.4.2 Use Case Diagram dan Use Case Specification Sistem Penggajian
• Use Case Diagram
Gambar 3.7 Use Case Diagram Sistem Penggajian Karyawan
• Use Case Specification
Tabel 3.8 Use Case Specification Login
Nama Use Case Login
Aktor Bagian Finance
Deskripsi
67
Tabel 3.9 Use Case Specification Perhitungan Payment
Langkah 1 : Bagian Finance memasukkan NIK dan password.
Langkah 2 : Sistem membaca NIK dan password ke dalam database. Jika
NIK dan password benar, sistem akan menampilkan layar Menu. Jika NIK
atau password salah, sistem akan menempilkan pesan peringatan tidak bisa
login.
Nama Use Case Perhitungan Payment
Aktor Bagian Finance
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu untuk melakukan
perhitungan gaji.
Langkah 2 : Sistem menampilkan layar form Overtime and Payment.
Langkah 3 : Bagian Penggajian memasukkan absensi berdasarkan form
Timesheet dan SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) dari Bagian Admin.
Langkah 4 : Sistem melakukan perhitungan berdasarkan absensi karyawan
dan gaji pokoknya.
Langkah 5 : Bagian Finance lalu menyimpan data dan mencetak Payment
lalu diberikan kepada Bagian Penggajian.
68
Tabel 3.10 Use Case Specification Pendataan Gaji Kedalam Sistem Bank
Tabel 3.11 Use Case Specification Pembuatan Laporan Penggajian
Nama Use Case Pendataan Gaji Kedalam Sistem
Bank
Aktor Bagian Penggajian
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Penggajian Login kedalam sistem bank.
Langkah 2 : Sistem bank menampilkan menu untuk mengupload data untuk
transfer daftar gaji
Langkah 3 : Bagian Penggajian mengupload data gaji berdasarkan Payment.
Langkah 4 : Sistem bank menampilkan notifikasi jika transfer gaji berhasil.
Nama Use Case Pembuatan Laporan Penggajian
Aktor Bagian Penggajian
Deskripsi
Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu Laporan Penggajian.
Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Laporan Penggajian.
Langkah 3 : Bagian Penggajian memasukkan periode laporan yang
diinginkan.
70
70
3.5 Identifikasi Masalah dan Kebutuhan
3.5.1 Masalah Dalam Proses Bisnis
Tabel 3.12 Masalah Dalam Proses Bisnis Perekrutan
PEREKRUTAN
Aktivitas Masalah Kebutuhan
Pengisian Data Pelamar Belum cukup efektif karena pelamar yang datang
masih harus menulis secara manual terlebih dahulu
dalam form yang harus diisi, baru kemudian Bagian
Perekrutan mengisinya ke dalam sistem.
Perlu untuk disediakan satu sistem berbasis web yang
langsung mendata pelamar.
Tes Wawancara 1. Proses pemanggilan kerja untuk wawancara masih
bersifat manual, malalui telepon.
1. Proses pemanggilan otomatis untuk wawancara
dengan cara yang efektif.
71
71
2. Proses penyeleksian pelamar yang berjalan cukup
memakan waktu, dari satu bagian ke bagian lain
sehingga sangat tidak efektif jika pelamar jumlahnya
banyak.
2. Ada satu sistem yang langsung dapat
membandingkan kebutuhan posisi dengan kualifikasi
yang dimiliki.
Tabel 3.13 Masalah Dalam Proses Bisnis Penggajian
PENGGAJIAN
Aktivitas Masalah Kebutuhan
Transfer Gaji Masih kurangnya pengecekan yang dilakukan untuk
transfer gaji tiap karyawannya.
Diperlukan proses pengecekan yang akurat untuk gaji
karyawan yang akan ditransfer.
72
72
Tabel 3.14 Masalah Dalam Proses Bisnis Training
TRAINING
Aktivitas Masalah Kebutuhan
Kesepakatan Training Bagian Training belum terintegrasi dengan bagian
Project Management , Bagian Assessment, dan Bagian
Administrasi
Bagian Training perlu untuk terintegerasi dengan Bagian
Project Management terkait dengan kesepakatan training
dengan klien, juga terintegerasi dengan Bagian Admin
terkait dengan absensi training.
Pembuatan Daftar
Training
Pembuatan daftar ini masih diketik dan belum
menggunakan template yang pasti. Isi Daftar Training
ini pun belum mendetil.
Daftar Training harus dibuat dengan mendetil terkait
dengan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk
perencanaan kegiatan training.
Pembuatan Jadwal 1. Belum adanya fungsi untuk proses booking dalam 1. Adanya proses untuk menentukan cara melakukan
73
73
Training kegiatan training. booking para trainee dalam suatu kegiatan training.
2. Belum ada prioritas dalam dalam mendaftarkan
trainees di dalam satu kegiatan training
2. Diperlukan fungsi bagaimana cara untuk menentukan
prioritas booking seorang karyawan untuk ikut serta
dalam training.
Pelaksanaan Training Masih dibuat secara manual Form Absensi Training. Diperlukannya integerasi dengan pencatatan absesi
karyawan yang mengikuti training, sehingga tidak perlu
lagi mengisi form absensi.
Penilaian Hasil
Training
1. Hasil Training hanya dinilai ketika memang setelah
diadakannya Training. Belum ada penilaian kinerja
yang dilakukan secara berkelanjutan, khususnya
karyawan eksternal.
1. Diperlukan adanya pemantauan atas penilaian kinerja
karyawan eksternal selama bekerja di perusahaan
klien.
Pembuatan Laporan Laporan Training yang dibuat belum memuat semua data Laporan Training yang mendetil, berisi data tentang
74
74
3.5.2 Masalah Dalam Sistem Berjalan
Tabel 3.15 Masalah Dalam Sistem Berjalan Proses Perekrutan
PEREKRUTAN
Aktivitas Masalah Kebutuhan
Pemasangan Iklan Iklan lowongan belum bisa terintegerasi dengan
aplikasi perekrutan.
Iklan lowongan perlu untuk saling terintegerasi dengan
aplikasi perekrutan agar penerimaan pelamar berjalan
lebih efektif.
Pembuatan Surat Pembuatan surat kontrak harus didahului dengan Data tentang diterimanya seorang pelamar dapat
Training yang diperlukan secara lebih detil.
kehadiran trainee, pelaksanaan training, dan semua
sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan training.
75
75
Kontrak mengecek dahulu ke dalam sistem dan database
apakah seorang pelamar statusnya sudah diterima.
Proses seperti ini cukup memakan waktu.
mendorong pembuatan surat kontrak secara otomatis.
Pembuatan Laporan
Perekrutan
Pembuatan Laporan seringkali terlambat karena
sulitnya membuat laporan dengan karyawan internal
dan eskternal yang begitu banyak yang akhirnya
menyebabkan manajer pun terlambat untuk
mengetahui proses perekrutan dalam suatu periode.
Diperlukan suatu aplikasi yang dapat memungkinkan
manajer untuk melihat dan memantau perkembangan dari
proses perekrutan.
Tabel 3.16 Masalah Dalam Sistem Berjalan Proses Penggajian
PENGGAJIAN
Aktivitas Masalah Kebutuhan
76
76
Pengolahan Gaji 1. Tidak terintegerasinya Bagian Finance yang
mengelola gaji dengan Bagian Administrasi dan
Bagian Project Management, sehingga permintaan
data tentang absensi karyawan dan masa kontrak
karyawan cukup mengulur waktu dalam perhitungan
gaji.
1. Bagian Finance perlu untuk terintegerasi dengan
Bagian Admin dan Bagian Project Management untuk
dapat melihat data masa kontrak dan absensi karyawan
dengan cepat.
2. Tidak ada informasi mendetil dari Payment yang
dibuat jika ingin melihat informasi gaji setiap
karyawan.
2. Isi data yang ada dalam Payment harus sangat mendetil
dengan tampilan yang mudah dilihat.
3. Belum adanya satu fungsi yang dapat
mengelompokkan beberapa karyawan berdasarkan
tanggal penerimaan gaji yang akan diterima.
3. Perlu adanya fungsi untuk mengelompokkan karyawan
berdasarkan tanggal penerimaan gaji mereka untuk
mengurangi kesalahah pengiriman gaji.
4. Setiap karyawan eksternal tidak bisa melihat data 4. Karyawan eksternal juga perlu untuk melihat data
77
77
tentang remunerasi gaji mereka beserta
pengurangannya.
tentang apa yang menjadi pengurangan dalam gaji
mereka.
Pengolahan payment Data tentang remunerasi gaji masih harus diinput oleh
bagian Finance secara manual berdasarkan form
Timesheet.
Data remunerasi karyawan harus secara otomatis terdaftar
dengan lengkap dan akurat karena terkait dengan
perhitungan gaji.
Pembuatan Laporan
Penggajian
Belum bisa menampilkan Laporan Penggajian dalam
bentuk statisktik jika diminta oleh Manajer.
Laporan Penggajian lebih baik bisa ditampilkan secara
statistik bila dibutuhkan oleh manajer.
78
3.6 Analisis Biaya Manfaat Sistem yang Sedang Berjalan
3.6.1 Analisis Biaya Sistem yang Sedang Berjalan
Biaya investasi awal (setup cost) yang dikeluarkan oleh PT.
IMS terdiri dari biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan.
Selain itu juga ada biaya operasional (operational cost) yang terdiri
dari biaya pemeliharaan, gaji staf TI, dan lain – lain. Penjelasan
mengenai biaya-biaya tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Biaya Investasi Awal
• Perangkat keras
1. Komputer
Tabel 3.17 Total Biaya Pengadaan Komputer
Spesifikasi Dell Vostro 560MT E5800 (Intel Dual
Core E5800, 3.2 Ghz, DDR2 2 GB,
HDD 250 GB Sata, DVD-RW, VGA
Intel, Keyboard, Mouse, LCD 14.4”,
DOS)
Kuantitas 18 komputer
Biaya Rp. 3.700.000
Total Biaya Rp. 66.600.000
79
2. Printer
Tabel 3. 18 Total Biaya Pengadaan Printer
Spesifikasi Canon Laserjet LBP 3300
Kuantitas 3 printer
Biaya Rp. 2.185.000
Total Biaya Rp. 6.555.000
3. Server
Tabel 3.19 Total Biaya Server
Spesifikasi IBM X3650-M3 7945 G2A
Kuantitas 1 server
Biaya Rp. 38.500.000
Total Biaya Rp. 38.500.000
• Perangkat Lunak
1. Operating System
Tabel 3.20 Total Biaya Operating System
Spesifikasi Windows XP Professional
80
Kuantitas 18 unit untuk komputer
Biaya Rp. 1.000.000
Total Biaya Rp. 18.000.000
2. Microsoft Office
Tabel 3.21 Total Biaya Ms Office 2007
Spesifikasi Ms Office 2007
Kuantitas 18 unit untuk komputer
Biaya Rp. 900.000
Total Biaya Rp. 16.200.000
3. Pemrograman
Biaya yang dikeluarkan PT. IMS untuk
pemrograman HRIS sebesar Rp. 330.000.000 yang
merupakan biaya keseluruhan dari paket program
yang dibeli. Paket tersebut sudah termasuk:
o Biaya pembelian Microsoft Visual Basic 6.0
o Biaya pembuatan HRIS
o Biaya pembelian database SQL Server 2000
81
• Perangkat Jaringan
1. LAN
Tabel 3.22 Total Biaya LAN
Spesifikasi LAN/Belden
Kuantitas 100 meter
Biaya Rp. 2.000 per meter
Total Biaya Rp. 200.000
2. Switch
Tabel 3.23 Total Biaya Switch
Spesifikasi Switch/D-Link DES 3550
Kuantitas 1 switch
Biaya Rp. 1.990.000
Total Biaya Rp. 1.990.000
82
3. UPS (Uninterruptible Power Supply)
Tabel 3.24 Total Biaya UPS
Spesifikasi UPS APC Smart UPS XL 3000 VA
230 V
Kuantitas 1 UPS
Biaya Rp. 12.330.000
Total Biaya Rp. 12.330.000
Berdasarkan Tabel 3.17 sampai dengan Tabel 3.24 dapat
diketahui keseluruhan total biaya investasi awal PT. IMS yang
dijelaskan dalam tabel berikut:
83
Tabel 3.25 Total Biaya Seluruh Investasi Awal
No Keterangan Jumlah
Unit
Harga Satuan
(Rupiah)
Total
(Rupiah)
1 Komputer 18 3.700.000 66.600.000
2 Printer 3 2.815.000 6.555.000
3 Server 1 38.500.000 38.500.000
A. Total Biaya Perangkat Keras
111.655.000
4 Operating
System
18 1.000.000 18.000.000
5 Ms Office 2007 18 900.000 16.200.000
6 Pemrograman
Sistem&database
1 paket - 330.000.000
B. Total Biaya Perangkat Lunak
364.200.000
7 LAN 500 m 2000 200.000
8 Switch 2 4.950.000 1.990.000
9 UPS 1 12.330.000 12.330.000
C. Total Biaya Perangkat Jaringan
14.520.000
Total Seluruh Investasi Awal (A+B+C) 490.375.000
84
2. Biaya Operasional
Oleh karena HRIS PT. IMS digunakan sejak tahun
2007, biaya operasional yang terdapat pada PT. IMS akan
dijelaskan per tahun 2008 dan tahun 2009.
Tabel 3.26 Biaya Operasional per Tahun 2008
Rincian Biaya Pengeluaran Qty Total
Staff IT Rp 4.000.000/orang 4 orang x
12 bulan
Rp 192.000.000
Maintanance Rp 1.000.000/bulan 12 Bulan Rp 12.000.000
Biaya kertas Rp 500.000/tahun 12 Bulan Rp 6.000.000
Total Rp 210.000.000
Antara tahun 2008 dan 2009, terjadi kenaikan gaji staff TI sebanyak
7%, maka perhitungan biaya operasional tahun 2009 adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.27 Biaya Operasional per Tahun 2009
Rincian Biaya Pengeluaran Qty Total
Staff IT Rp 4.280.000/orang 4 orang x
12 bulan
Rp 205.440.000
Maintanance Rp 1.000.000/bulan 12 Bulan Rp 12.000.000
Biaya kertas Rp 420.000/tahun 12 Bulan Rp 5.040.000
Total Rp 222.480.000
85
3.6.2 Analisis Manfaat Sistem yang Sedang Berjalan
Dengan adanya penggunaan HRIS, PT. IMS mendapatkan
benefit yang berupa:
• Peningkatan Kepuasan Klien
Dengan menggunakan HRIS tersebut, PT. IMS telah
merasakan peningkatan pertumbuhan yang cukup tinggi
terhadap penyaluran karyawan eksternal. Dengan begitu,
permintaan tenaga kerja dapat terpenuhi dan meningkatkan
kepuasan klien.
• Customizing Sistem Mudah Dilakukan
HRIS ini menggunakan bahasa pemrograman Visual
Basic yang memungkinkan Staff TI PT. IMS dengan mudah
melakukan customize terhadap perubahan-perubahan sistem
yang diinginkan oleh manajemen, sehingga tidak ada
ketergantungan dengan vendor lain jika ingin melakukan
perubahan.
• Otoritas Sistem Terjaga
Dengan HRIS ini, setiap karyawan yang ingin
mengakses sistem harus melalui proses login, sehingga
wewenang dalam mengakses sistem tetap terjaga.
Top Related