52
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN JASA, PIUTANG
DAN PENERIMAAN KAS PADA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Profil Perusahaan
PT Gemilang Elektrik Indonesia didirikan pada tahun 2000 berdasarkan akte
pendirian No. 3 tanggal 11 Maret 2000 yang dibuat dihadapan notaris Hilda Anas, S. H.
di Bandung. PT Gemilang Elektrik Indonesia telah mendapat Surat Keputusan
pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan nomor C-09898-
HT.01.01.TH.2006 pada tanggal 6 April 2006. Perusahaan juga memiliki izin usaha
dengan nomor 518/BH.10.24/V/2006 pada tanggal 12 Mei 2006 dengan NPWP
bernomor 02.526.076.1-445.000.
Pada awalnya PT Gemilang Elektrik Indonesia berlokasi di Komplek Margahurip
Asih II No.16, Bandung. Saat ini PT Gemilang Elektrik Indonesia telah pindah ke
Jakarta dan berlokasi di Grand ITC Permata Hijau, Diamond No. 29, Jalan Arteri
Permata Hijau, Jakarta Selatan, 12210 dengan No. Fax. +62-21-53663502.
PT Gemilang Elektrik Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang perdagangan jasa. Jenis jasa yang ditawarkan oleh PT Gemilang Elektrik
Indonesia yaitu jasa perbaikan, jasa pengadaan, jasa pemeliharaan, dan jasa instalasi.
Perusahaan ini telah memiliki sertifikat CIQS 2000 yang menjamin kualitas dari layanan
jasa serta produk jaringan telekomunikasi yang diberikan.
53
Perusahaan ini memiliki gudang penyimpanan sendiri untuk menyimpan barang
yang digunakan untuk jasa pengadaan. Jasa pengadaan merupakan pendukung kegiatan
jasa pemeliharaan, instalasi dan reparasi yang terjadi ketika dibutuhkan barang
pengganti untuk perangkat telekomunikasi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.
Sedangkan perangkat telekomunikasi yang menjadi bidang usaha perusahaan ini
meliputi transmisi, antena, ultraphone, komputer, modem, komponen elektronik,
Telepon Umum Coin(TUC), Telepon Umum Calling Card (TUCC), DLC (Digital Loop
Carrier), alat ukur, material sentral, material fastlink, aksesoris jaringan (meliputi
jaringan tembaga dan fiber optic, jaringan radio), dan alat teknologi informasi lainnya.
3.2 Visi dan Misi perusahaan
3.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi salah satu perusahaan penyedia solusi telekomunikasi dan informatika yang
handal di Indonesia dengan orientasi kepada kepuasan pelanggan.
3.2.2 Misi perusahaan
a. Menjalin kerjasama yang kuat dengan semua vendor atau supplier yang terkait
dengan proses kerja.
b. Merealisasikan dan menjaga komitmen untuk cepat, tepat, dan focus dalam
menangani pelanggan.
54
c. Meningkatkan interaksi pemasaran yang efektif guna mencapai target yang dapat
menyejahterakan karyawan dan peningkatan kinerja perusahaan.
d. Memberikan layanan jasa dan produk jaringan telekomunikasi dengan
menekankan kualitas pada seluruh proses kerja di perusahaan sehingga
mendukung tercapainya visi perusahaan.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi menunjukkan hubungan fungsional, kewenangan dan tanggung
jawab masing-masing jabatan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada PT Gemilang Elektrik Indonesia
55
3.4 Pembagian Tugas dan Tanggungjawab
3.4.1 DIREKTUR UTAMA
Tanggung Jawab
- Menjabarkan visi dan misi perusahaan kepada Direktur SDM dan Keuangan dan
Direktur Operasional dan Teknik.
- Membuat proyeksi target dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka pendek dan
jangka panjang.
- Melakukan tindakan pengawasan baik berdasarkan hukum maupun di luar hukum
demi kepentingan perusahaan.
- Membuat pelaporan tingkat pertumbuhan perusahaan dengan
mempertanggungjawabkan pada Rapat Umum Pemegang Saham.
Wewenang
- Menentukan arah dan tujuan perusahaan guna mencapai keberhasilan untuk
peningkatan keuntungan kepada masing-masing departemen dibawah para dewan
direksi yang ada dalam perusahaan.
- Melakukan terobosan secara manajemen maupun teknologi sesuai perkembangan
yang ada sekarang ini.
56
3.4.2 DIREKTUR SDM DAN KEUANGAN
Tanggung Jawab
- Menjabarkan visi dan misi perusahaan ke dalam alur kerja.
- Menetapkan alur kerja dalam divisi yang dibawahinya dan kerjasama antar divisi
guna menunjang kinerja perusahaan.
- Membuat pelaporan rutin dan berkala tentang kegiatan divisi yang dibawahinya
kepada Direktur Utama.
- Menjamin tersedianya Sumber Daya Manusia yang handal dan berkualitas.
Wewenang
- Membuat dan menerapkan aturan perusahaan dalam Standar Operasi Prosedur.
- Melakukan pelatihan internal guna menjamin kemampuan Sumber Daya Manusia
yang optimal dan mengikuti perkembangan teknologi.
3.4.3 DIREKTUR OPERASIONAL DAN TEKNIK
Tanggung Jawab
- Menjabarkan visi dan misi perusahaan ke dalam alur kerja.
- Menetapkan alur kerja dalam divisi yang dibawahinya dan kerjasama antar divisi
guna menunjang kinerja perusahaan.
- Membuat pelaporan rutin dan berkala tentang kegiatan divisi yang dibawahinya
kepada Direktur Utama.
57
Wewenang
- Melakukan pemeriksaan tentang prosedur yang digunakan di divisi yang
dibawahinya.
3.4.4 MANAJER GENERAL AFFAIR
Tanggung Jawab
- Membuat pelaporan rutin dan terstruktur sesuai format instruksi kerja kepada
Direktur SDM dan Keuangan.
- Menentukan target perolehan kerja dalam rentang waktu bulanan dan tahunan.
- Melakukan pencatatan dan pengumpulan semua data yang terkait dalam prosedur
kepada pelanggan.
- Mengetahui kondisi jaringan akses pelanggan melalui komunikasi yang efektif (face
to face, form isian, dan atau laporan keuangan)
- Mengetahui tingkat kepuasan pelanggan atas layanan yang telah diberikan
perusahaan.
Wewenang
- Mengambil keputusan dalam melakukan pekerjaan untuk menjaga kesetiaan para
pelanggan serta mencari pelanggan baru disertai memperkenalkan produk-produk
yang akan dipasarkan.
58
3.4.5 MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA
Tanggung Jawab
- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf Sumber Daya Manusia.
- Membuat dan mensosialisasikan sistem prosedur kerja ke seluruh pegawai yang
terkait yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam membuat dan melaksanakan program pelatihan secara
efektif dan efisien.
- Membuat pelaporan tertulis mengenai kinerja Sumber Daya Manusia secara berkala
kepada Direktur SDM dan Keuangan sesuai ketentuan perusahaan.
Wewenang
- Membuat dan mensosialisasikan sistem prosedur kerja ke seluruh pegawai yang
terkait dengan kebijakan perusahaan.
- Memberikan penilaian tentang kinerja Sumber Daya Manusia di perusahaan secara
tertulis dan terstruktur.
3.4.6 MANAJER KEUANGAN
Tanggung Jawab
- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf keuangan.
- Memonitor fungsi keuangan dan akuntansi agar berjalan sesuai dengan prosedur yang
ada.
59
- Membuat seluruh pelaporan keuangan baik berupa neraca akhir tahun, neraca rugi
laba.
- Membuat laporan mengenai pajak untuk dilaporkan kepada Kantor Pelayanan Pajak,
Direktur SDM dan Keuangan.
Wewenang
- Mendapat wewenang untuk melakukan transaksi pengeluaran untuk segala keperluan
perusahaan, baik transaksi perbankan maupun untuk kebutuhan operasional
perusahaan dengan diketahui direksi yang terkait.
3.4.7 MANAJER TEKNIK
Tanggung Jawab
- Membuat instruksi kerja tertulis mengenai identifikasi kerusakan dan perbaikan yang
disosialisasikan ke staf teknik untuk menangani perbaikan.
- Bertanggungjawab atas berfungsinya perangkat telekomunikasi dan atau alat
Teknologi Informasi milik pelanggan sesuai kesepakatan yang tertuang di Perjanjian
Kerja Sama.
- Melakukan seluruh pemeriksaaan mengenai perbaikan perangkat atau modul
telekomunikasi lainnya dengan sistem pengujian yang sesuai standar telekomunikasi.
- Membuat laporan kerja perbaikan untuk modul maupun untuk pemeriksaan rutin
sarana kerja.
60
Wewenang
- Menyatakan seluruh perangkat atau modul telekomunikasi yang masuk dari
pelanggan dapat difungsikan sesuai standar mutu pengujian.
- Dapat melakukan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat dengan mengikuti
proses kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
3.4.8 MANAJER QUALITY ASSURANCE
Tanggung Jawab
- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf Quality Assurance
untuk melakukan pengujian terhadap fungsi dan kualitas atas perangkat yang telah
diperbaiki.
- Membuat laporan pengujian seluruh pekerjaan perbaikan perangkat dari divisi yang
terkait untuk dinyatakan bahwa kepastian perangkat atau modul serta alat kerja yang
digunakan telah memenuhi standar mutu yang dikeluarkan dalam bentuk jaminan
hasil kerja.
Wewenang
- Memberikan jaminan kualitas atas seluruh pekerjaan yang masuk dalam pengujian.
3.4.9 MANAJER LOGISTIK
Tanggung Jawab
61
- Bertanggung jawab dalam menyediakan material kerja serta penyimpanan seluruh
perangkat atau modul telekomunikasi dan Teknologi Informasi dan seluruh alat-alat
yang berhubungan dengan perangkat tersebut.
- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pekerjaan pengemasan dan pengiriman agar
tidak terjadi kesalahan pengiriman.
Wewenang
- Mencatat transaksi penerimaan barang baik dari internal maupun dari eksternal atau
pemasok.
3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang dan
Penerimaan Kas yang Berjalan
3.5.1 Prosedur Penawaran Harga
Bagian General Affair menerima permintaan jasa melalui telepon dari pelanggan.
Bagian General Affair kemudian mengecek apakah pelanggan sudah terdata. Jika
pelanggan belum terdata maka bagian General Affair akan mencatat data pelanggan baru
tersebut. Pelanggan kemudian akan menginformasikan jasa yang dibutuhkan dan
mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Bagian General Affair
melalui fax.
Setelah SPPH diterima dari pelanggan, Bagian General Affair kemudian
melakukan pengecekan harga ke Bagian Logistik, yang akan melakukan pengecekan
62
harga ke buku persediaan. Setelah itu akan dilakukan estimasi harga dan berdasarkan
SPPH yang diterima dari pelanggan Bagian General Affair akan membuat Surat
Penawaran Harga (SPH) yang berisi daftar harga jasa. SPPH dari pelanggan akan diarsip
oleh Bagian General Affair. Kemudian akan dilakukan pertemuan dengan pelanggan
untuk melakukan negosiasi harga mengenai proyek yang akan dikerjakan.
Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan yaitu jasa reparasi, maka Bagian
Teknik mulai melakukan identifikasi kerusakan untuk memilah perangkat atau barang
yang dapat diperbaiki dan yang tidak dapat diperbaiki. Jika perangkat atau barang
teridentifikasi masih bisa diperbaiki maka akan dilakukan reparasi, sedangkan untuk
perangkat yang tidak bisa diperbaiki maka dibutuhkan barang pengadaan sebagai
pengganti. Setelah dilakukan identifikasi kerusakan pada barang, maka akan dilakukan
negosiasi yang meliputi harga atas jasa pengadaan atau jasa reparasi atas barang.
Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa instalasi, maka bagian
teknik akan melakukan identifikasi mengenai barang apa saja yang akan diberikan jasa
instalasi. Negosiasi yang dilakukan yaitu negosiasi mengenai harga jasa instalasi.
Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa pemeliharaan, maka bagian
teknik akan langsung melakukan survei lapangan, mengidentifikasi gangguan pada
barang. Jika bagian teknik menemukan bahwa terdapat barang yang sudah tidak layak
untuk digunakan lagi sehingga dibutuhkan barang baru, bagian teknik akan menanyakan
kepada pelanggan, apakah pelanggan memiliki barang pengadaan yang dibutuhkan. Jika
pelanggan memiliki barang yang dibutuhkan, maka akan dilakukan pemeliharaan dan
penanganan gangguan dengan menggunakan barang milik pelanggan. Jika pelanggan
63
tidak memiliki barang yang dibutuhkan, maka bagian teknik akan mengusulkan untuk
menggunakan barang yang dimiliki perusahaan. Jika pelanggan menyetujui, maka
negosiasi yang akan dilakukan yaitu mengenai harga jasa pemeliharaan dan harga jasa
pengadaan.
3.5.2 Prosedur Perjanjian Kerja Sama
Jika telah terjadi kesepakatan harga antara pelanggan dengan Bagian General
Affair dari PT Gemilang Elektrik, maka General Affair kemudian akan membuat
Perjanjian Kerja Sama (PKS). Surat ini akan ditujukan kepada pelanggan. Isi surat PKS
meliputi harga atas jasa yang telah disepakati, perjanjian mengenai jatuh tempo
pembayaran, dan perjanjian lainnya. Surat ini akan dibuat sebanyak dua rangkap dan
akan dikirimkan ke pelanggan. Pelanggan kemudian akan memberikan konfirmasi
persetujuan dan mengirimkan PKS rangkap kedua kepada General Affair untuk diarsip.
General Affair akan mengcopy PKS dan mengirimkan kepada bagian keuangan.
3.5.3 Prosedur Pengerjaan Jasa
Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa reparasi, maka pengiriman
surat Perjanjian Kerja Sama rangkap ke dua dikirimkan oleh pelanggan bersamaan
dengan perangkat yang rusak.
Berdasarkan PKS rangkap ke dua yang diterima dari pelanggan, Bagian General
Affair kemudian melakukan pemeriksaan kesesuaian antara barang yang tercatat di PKS
dengan barang yang diterima. Jika data barang belum sesuai maka Bagian General
Affair akan melakukan konfirmasi ulang ke pelanggan hingga data barang tersebut
64
sesuai. Jika data barang telah sesuai, maka Bagian General Affair akan membuat Work
Order (WO) yang akan diberikan kepada Manajer Teknik bersama dengan barang yang
rusak. Perjanjian Kerja Sama rangkap ke dua juga akan diarsip menurut nomor surat.
Manajer Teknik akan menerima Work Order sebagai perintah kerja dan bagian
Teknik akan mulai merencanakan mengenai peralatan kerja yang dibutuhkan untuk
melakukan reparasi, serta merencanakan servis yang akan dilakukan. Jika perangkat atau
barang teridentifikasi masih bisa diperbaiki maka akan dilakukan reparasi, sedangkan
untuk perangkat yang tidak bisa diperbaiki dibutuhkan barang pengadaan sebagai
pengganti. Bagian Teknik menghubungi Bagian Logistik melalui telepon untuk meminta
barang pengadaan yang akan digunakan untuk melakukan reparasi. Bagian Logistik
kemudian mengirimkan barang yang dibutuhkan kepada Bagian Teknik. Untuk setiap
barang pengadaan yang diambil dari gudang, Bagian Logistik akan mencatat
pengeluaran barang.
Bagian Teknik akan mengirimkan barang yang tidak dapat diperbaiki ke Bagian
Logistik. Bagian Logistik kemudian memberikan label unrepaired pada barang tersebut
untuk dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang yang telah diperbaiki. Setelah
perbaikan selesai, Bagian Teknik kemudian mengirimkan barang hasil perbaikan
bersama dengan Work Order ke bagian Quality Assurance.
Jika jasa yang dikerjakan yaitu jasa instalasi, maka Work Order akan diberikan
kepada bagian teknik. Bagian teknik akan langsung melakukan survei lapangan setelah
menerima WO dari Bagian General Affair kemudian merencanakan pekerjaan dan mulai
65
melakukan instalasi. Setelah instalasi selesai dikerjakan, WO kemudian diberikan ke
bagian Quality Assurance.
Jika jasa yang dikerjakan yaitu jasa pemeliharaan, bagian teknik akan langsung
melakukan survei lapangan setelah menerima WO dari bagian General Affair, kemudian
mengidentifikasi gangguan pada barang dan merencanakan tindakan pemeliharaan yang
bertujuan untuk memastikan barang tetap beroperasi dengan baik. Berdasarkan hasil
identifikasi pada saat dilakukan negosiasi, jika ditemukan barang yang sudah tidak layak
untuk digunakan lagi sehingga dibutuhkan barang baru, dan jika pelanggan tidak
memiliki barang pengganti dan telah menyetujui untuk menggunakan barang yang
dimiliki perusahaan, bagian teknik akan meminta barang yang dibutuhkan kepada bagian
logistik melalui telepon. Bagian logistik kemudian akan mengirim barang yang
dibutuhkan, dan mencatat barang yang dikeluarkan. Jika barang telah tiba di lapangan
maka akan mulai dilakukan pemeliharaan. Setelah pemeliharaan telah selesai dilakukan,
maka WO akan diberikan kepada bagian Quality Assurance.
3.5.4 Prosedur Pengujian Kualitas
Untuk jasa reparasi, setelah menerima barang hasil perbaikan dari bagian logistik
bagian Quality Assurance akan melakukan pengecekan kesesuaian jumlah barang yang
akan diuji dengan data barang yang tercatat di WO. Jika data telah sesuai, maka akan
mulai dilakukan pengujian. Sedangkan jika data barang belum sesuai, bagian Quality
Assurance akan melakukan konfirmasi ulang ke bagian teknik hingga data barang sesuai.
Jika barang hasil reparasi telah lulus uji dan berada dalam kondisi yang sudah
baik, maka Bagian Quality Assurance akan membuat Berita Acara Uji Terima (BAUT)
66
sebagai bukti jaminan bahwa barang yang diperbaiki telah berfungsi dengan baik.
Bagian Quality Assurance akan mengirimkan BAUT dan Work Order ke bagian
keuangan, dan mengirimkan barang hasil uji kepada Bagian Logistik.
Untuk jasa pemeliharaan atau instalasi, jika bagian Quality Assurance telah
menerima WO dari bagian teknik atas jasa pemeliharaan atau instalasi yang telah
dilakukan, maka bagian Quality Assurance akan melakukan pengujian di lapangan
terhadap barang hasil pemeliharaan atau terhadap barang hasil instalasi. Jika barang hasil
pemeliharaan dan hasil instalasi telah lulus uji, maka bagian Quality Assurance juga
akan membuat BAUT dan memberikan BAUT dan Work Order ke bagian keuangan.
3.5.5 Prosedur Pengiriman Barang dan Pembuatan Faktur
Prosedur pengiriman barang dimulai ketika barang hasil jasa reparasi dan
pengadaan akan dikirimkan kepada pelanggan. Bagian keuangan kemudian
mencocokkan kesesuaian data barang yang tercatat di BAUT, Work Order dan copy dari
PKS, dan membuat Faktur Penjualan sebanyak dua rangkap sebagai berikut:
Faktur Penjualan rangkap pertama akan diberikan kepada Bagian Logistik.
Faktur Penjualan rangkap ke dua akan diarsip sementara oleh Bagian Keuangan.
Bagian Keuangan juga akan membuat Faktur Pajak sebanyak tiga rangkap sebagai
berikut:
Faktur Pajak rangkap pertama diberikan kepada bagian logistik.
Faktur Pajak rangkap ke dua akan diarsip oleh Bagian Keuangan.
Faktur Pajak rangkap ke tiga akan dikirim ke Kantor Pajak.
67
Faktur Penjualan menjelaskan informasi mengenai rincian jasa, total jumlah yang
harus dibayar oleh pelanggan, tanggal jatuh tempo untuk piutang dan tujuan rekening
dimana pelanggan harus membayar.
Bagian keuangan kemudian membuat Surat Pengiriman Barang sebanyak dua
rangkap berdasarkan Faktur Penjualan sebagai berikut :
SPB rangkap ke 1 akan diberikan kepada bagian logistik.
SPB rangkap ke 2 akan diarsip oleh Bagian keuangan.
Work Order juga akan diarsip oleh bagian keuangan.
Berdasarkan Faktur Penjualan rangkap pertama, Faktur Pajak rangkap pertama
dan SPB rangkap pertama, Bagian Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim
kemudian melakukan pengemasan dan pelabelan pada barang rusak, barang perbaikan,
dan barang pengadaan. Setelah selesai menyiapkan barang, Bagian Logistik kemudian
mengirimkan barang rusak, barang hasil reparasi dan barang pengadaan kepada
pelanggan dengan melampirkan Faktur Penjualan rangkap pertama, Faktur Pajak
rangkap pertama, serta Surat Pengiriman Barang (SPB) rangkap pertama.
Setelah pelanggan menerima barang, faktur penjualan dan faktur pajak, dan
memastikan bahwa semua barang telah diterima, pelanggan akan memberikan
konfirmasi melalui telepon untuk memberitahukan bahwa barang telah diterima dengan
lengkap dan telah selesainya permintaan servis.
Bagian keuangan akan mencocokkan Faktur Penjualan rangkap ke 2 dan SPB
rangkap ke 2. Jika sesuai maka Bagian Keuangan akan mencatat transaksi penjualan jasa
68
kredit ke dalam Buku Piutang kemudian mengarsipkan Surat Pengiriman Barang
rangkap ke 2 dan Faktur Penjualan rangkap ke 2.
Jika jasa yang dilakukan adalah jasa pemeliharaan atau instalasi, maka bagian
keuangan akan mencocokkan Work Order dengan BAUT dan copy dari PKS dan
membuat Faktur Penjualan sebanyak dua rangkap dimana Faktur Penjualan rangkap
pertama akan dikirimkan ke pelanggan, dan mencatat penjualan ke dalam buku piutang
berdasarkan faktuur penjualan rangkap kedua. Setelah selesai maka Faktur Penjualan
rangkap kedua beserta Work Order, BAUT dan copy PKS akan diarsip oleh bagian
keuangan.
Bagian Keuangan juga akan membuat Faktur Pajak sebanyak tiga rangkap sebagai
berikut:
Faktur Pajak rangkap pertama diberikan kepada pelanggan.
Faktur Pajak rangkap ke dua akan diarsip oleh Bagian Keuangan.
Faktur Pajak rangkap ke tiga akan dikirim ke Kantor Pajak.
3.5.6 Prosedur Penerimaan Kas
Pada saat piutang jatuh tempo, Bagian Keuangan akan melakukan pengecekan
pada Buku Piutang kemudian melakukan pemberitahuan mengenai piutang yang jatuh
tempo melalui telepon ke pelanggan. Pembayaran kredit dilakukan oleh pelanggan
melalui transfer ke rekening atas nama perusahaan.
Jika pelanggan sudah membayar maka pelanggan akan mengirimkan Bukti
Transfer dan Bukti Potong pajak melalui fax ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan
69
akan melakukan pengecekan dan jika jumlah uang yang diterima telah sesuai dengan
Bukti Transfer, maka Bagian Keuangan kemudian akan membuat Bukti Bayar dan
mencatat penerimaan kas. Bukti Bayar akan dibuat sebanyak 2 rangkap sebagai berikut:
Bukti Bayar rangkap ke 1 untuk diarsip oleh Bagian Keuangan.
Bukti Bayar rangkap ke 2 dikirim ke pelanggan sebagai bukti pembayaran telah
diterima.
Jika pelanggan telah menerima Bukti Bayar rangkap ke 2, Bagian Keuangan
akan mengarsipkan Bukti Bayar rangkap ke 1, Bukti Transfer dan Bukti Potong. Pada
akhir bulan akan dibuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) kepada Direktur.
3.5.7 Rich Picture Sistem Berjalan
70
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
71
3.5.8 Flowchart Prosedur Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur di Bagian General Affair
72
Gambar 3.4 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian General Affair
73
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur di Bagian Keuangan
74
Gambar 3.6 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Keuangan
75
Gambar 3.7 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Teknik
76
Gambar 3.8 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Logistik
77
Gambar 3.9 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Quality Assurance
78
3.6 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan terhadap sistem yang berjalan, ditemukan beberapa
permasalahan dalam sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang dan persediaan
pada PT Gemilang Elektrik Indonesia yaitu :
1. Informasi yang tersedia untuk pengambilan keputusan manajer hanya berupa laporan
penerimaan kas.
Pada saat ini perusahaan belum menyediakan laporan yang cukup bagi manajer
untuk mendukung pengambilan keputusan. Hal ini terlihat dari laporan bulanan yang
tersedia untuk manajer hanya berupa Laporan Penerimaan Kas. Manajemen perusahaan
juga membutuhkan informasi lain mengenai laporan penjualan atas jasa yang paling
sering diminta, analisis umur piutang, informasi piutang yang belum dibayar dan
informasi lain agar mampu mengambil keputusan yang tepat dan sesuai dengan yang
dibutuhkan perusahaan saat ini.
Salah satu kegunaan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung
pengambilan keputusan. Saran yang diusulkan yaitu membuat sistem yang dapat
menyajikan informasi berupa laporan yang akurat mengenai penjualan, piutang dan
penerimaan kas. Sistem ini akan membuat laporan jurnal penjualan, laporan penjualan
per jasa, laporan penjualan per pelanggan, laporan analisis umur piutang. Dengan
informasi yang lengkap dari laporan tersebut diharapkan manajemen perusahaan akan
membuat keputusan yang tepat untuk perusahaan agar mampu meningkatkan efisiensi
operasional bisnis serta peningkatan keuntungan atau laba perusahaan.
79
2. Kesulitan dalam mendapatkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo.
Ketika piutang telah jatuh tempo, bagian keuangan terkadang lupa atau kesulitan
mengetahui jika terdapat piutang yang sudah jatuh tempo, sehingga bisa menyebabkan
keterlambatan dalam melakukan penagihan.
Hal ini disebabkan karena pada sistem berjalan saat ini untuk mengetahui piutang
yang akan jatuh tempo Bagian Keuangan harus mencari informasinya terlebih dahulu di
dalam buku piutang.
Hal ini akan menyebabkan keterlambatan pembayaran pelanggan karena
penagihan yang terlambat dilakukan oleh bagian keuangan. Hal ini juga akan
menyebabkan aliran kas masuk menjadi terhambat sehingga mengakibatkan perusahaan
terganggu dalam membiayai kegiatan operasionalnya. Salah satu tujuan Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan yaitu menagih piutang kepada pelanggan tepat pada
waktunya.
Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu merancang sistem yang
mampu menganalisis umur piutang sehingga bagian keuangan mampu mengetahui
informasi mengenai piutang yang belum dibayar dan yang akan jatuh tempo. Sistem ini
juga akan memberikan peringatan atau alert ketika terdapat piutang yang akan jatuh
tempo, sehingga bisa dilakukan penagihan tepat waktu.
3. Perusahaan tidak memiliki prosedur penagihan piutang yang baku.
Pada saat ini perusahaan tidak memiliki prosedur penagihan yang baku untuk
piutang, dimana proses penagihan kepada pelanggan dilakukan melalui telepon.
80
Hal ini akan menyebabkan risiko terjadi keterlambatan pembayaran piutang oleh
pelanggan karena tidak adanya dokumen khusus yang berfungsi untuk mengingatkan
pelanggan untuk membayar utangnya ketika jatuh tempo pembayaran telah tiba. Hal ini
juga akan menyebabkan aliran kas masuk perusahaan menjadi terhambat.
Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu menerapkan prosedur
yang baku atas penagihan piutang kepada pelanggan dengan merancang sistem yang
akan mencetak surat tagihan untuk pelanggan. Surat tagihan ini akan digunakan sebagai
dokumen pengingat untuk dikirimkan kepada pelanggan ketika piutang pelanggan akan
jatuh tempo. Dengan adanya Surat Tagihan diharapkan akan mengurangi kemungkinan
pelanggan dalam melupakan hutang mereka yang akan jatuh tempo.
4. Surat Work Order tidak bernomor urut tercetak.
Surat Work Order merupakan dokumen yang dibuat untuk memulai pengerjaan
servis. Saat ini Bagian General Affair membuat surat ini secara manual dan tidak
memberikan nomor urut pada dokumen. Surat ini juga akan digunakan oleh Bagian
Keuangan dalam membuat faktur penjualan.
Hal ini akan menyebabkan risiko terjadinya kesalahan atau kecurangan yang
dilakukan bagian keuangan dalam pembuatan faktur untuk Work Order yang sama.
Bagian keuangan bisa membuat faktur berdasarkan Work Order palsu dan
memungkinkan terjadi pengiriman barang ke pihak lain yang tidak berhak tanpa
dilakukan penagihan, karena surat pengiriman barang juga dibuat oleh bagian keuangan.
81
Saran yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini yaitu membuat sistem yang
akan memberikan nomor urut pada setiap dokumen yang dihasilkan, dimana nomor urut
tersebut merupakan nomor selanjutnya dari nomor urut atas transaksi sebelumnya.
Dengan adanya nomor urut tercetak pada setiap dokumen yang dihasilkan akan
memastikan keaslian suatu dokumen yang dijadikan dasar pembuatan dokumen lainnya,
serta akan memudahkan penelusuran atas suatu dokumen.
5. Tidak adanya perangkapan dokumen pada surat Work Order dan BAUT untuk
dijadikan arsip.
Surat Work Order yang dibuat oleh bagian General Affair dan BAUT yang
dibuat oleh bagian teknik hanya dibuat sebanyak satu rangkap, untuk diarsip kemudian
oleh bagian keuangan.
Hal ini akan menyebabkan kesulitan penelusuran atas keaslian Work Order dan
BAUT karena bagian general affair dan bagian teknik tidak memiliki arsip atas
dokumen tersebut.
Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu dilakukan
perangkapan atas setiap dokumen yang dihasilkan untuk diarsip oleh bagian terkait.
Dengan ini diharapkan perusahaan lebih mudah dalam melakukan penelusuran atas
pembuktian keaslian dokumen.
6. Terjadi perangkapan tugas antara bagian keuangan dan akuntansi.
Pada saat ini perusahaan belum memiliki pembagian tugas yang jelas antara
bagian keuangan dan akuntansi dengan bagian logistik dimana surat pengiriman barang
82
tidak dibuat oleh bagian logistik sebagaimana mestinya, melainkan dibuat oleh bagian
keuangan. Selain itu perusahaan juga menggabungkan bagian keuangan dengan bagian
akuntansi.
Hal ini akan menyebabkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh bagian
keuangan. Salah satu kecurangan yang mungkin terjadi dalam sistem informasi akuntansi
yaitu terjadinya lapping. Lapping merupakan suatu bentuk penyalahgunaan dana hasil
penagihan dari pelanggan dan keterlambatan pencatatan atau pengepostingan pelunasan
piutang.
Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu pemisahan tugas.
Bagian general affair yang seharusnya membuat surat pengiriman barang, dan sebelum
barang dikirimkan ke pelanggan, surat tersebut harus telah mendapat otorisasi dari
manajer terkait. Pemisahan tugas merupakan salah satu komponen pengendalian internal
dimana bagian keuangan yang bertugas sebagai penerima kas harus dipisah dengan
bagian akuntansi yang bertugas sebagai pihak yang mencatat transaksi penerimaan kas
dan pengurangan piutang. Hal ini dapat menghindari kecurangan yang mungkin terjadi
di dalam perusahaan.
7. Tidak adanya surat sebagai bukti penerimaan barang oleh pelanggan.
Pada saat ini perusahaan belum memiliki surat sebagai bukti penerimaan barang.
Jika barang yang dikirimkan oleh bagian logistik telah sampai di tempat pelanggan,
pelanggan akan memberikan konfirmasi melalui telepon ke perusahaan.
83
Hal ini disebabkan karena perusahaan pada umumnya telah memiliki hubungan
bisnis yang erat dan memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelanggan sehingga
perusahaan menganggap bahwa tidak diperlukan dokumen sebagai bukti bahwa barang
telah sampai ke tempat pelanggan.
Saran yang diusulkan yaitu penambahan perangkapan surat pengiriman barang
dan pelanggan harus memberikan konfirmasi berupa tanda tangan di surat pengiriman
barang tersebut sebagai tanda bahwa barang telah diterima. Jika barang telah diterima
pelanggan, pelanggan akan memberikan konfirmasi berupa tanda tangan di surat
pengiriman barang untuk dikirimkan kembali ke bagian logistik, dimana rangkap
pertama dari surat pengiriman barang akan diberikan ke pelanggan, dan rangkap ke dua
dari surat pengiriman barang akan diberikan ke bagian logistik untuk dijadikan arsip
perusahaan.
8. Pada saat ini perusahaan sering menerima keluhan dari pelanggan mengenai
keterlambatan penyelesaian jasa.
Perusahaan sering menerima keluhan dari pelanggan. Hal ini disebabkan karena
manajemen belum memiliki pengendalian atas pengerjaan jasa sehingga pengerjaan jasa
sering diselesaikan dalam batas waktu melebihi perjanjian.
Hal ini akan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena perusahaan tidak
memberikan jasa sesuai dengan batas waktu yang telah dijanjikan, dan perusahaan
seringkali harus membayar denda atas keterlambatan penyelesaian jasa tersebut. Hal ini
menyebabkan perusahaan mengalami kerugian karena harus membayar denda dan
84
perusahaan terancam kehilangan pelanggan karena pemberian layanan jasa yang tidak
memuaskan.
Saran yang diusulkan untuk menangani masalah ini yaitu merancang sistem yang
membuat Work Schedule untuk diisi oleh bagian teknik. Work Schedule ini akan
mencatat setiap detil pengerjaan jasa yang dilakukan oleh bagian teknik. Sistem
kemudian akan menghitung persentase penyelesaian atas semua kegiatan jasa yang
sedang dikerjakan sehingga manajemen bisa mengetahui bagaimana perkembangan
pengerjaan jasa yang bertujuan untuk mendukung dilakukannya kegiatan pengendalian
dan melalui sistem ini diharapkan agar manajemen bisa lebih mudah dalam mengambil
keputusan lebih lanjut jika diperkirakan akan terjadi keterlambatan penyelesaian jasa.
9. Pada saat ini perusahaan tidak memiliki dokumen sebagai bukti permintaan
pengeluaran barang dari gudang.
Pada saat ini perusahaan tidak memiliki dokumen yang menjadi dasar permintaan
pengeluaran barang, dimana bagian teknik menghubungi bagian logistik melalui telepon
untuk meminta barang dari gudang yang dibutuhkan untuk jasa pengadaan.
Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa tidak diperlukan
dokumen untuk menjadi dasar permintaan pengeluaran barang. Hal ini didukung oleh
budaya dalam perusahaan dimana hubungan antar karyawan sangat dekat sehingga rasa
solidaritas dan kepercayaan antar karyawan pun tinggi.
Hal ini akan menyebabkan kemungkinan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh
bagian teknik atau bagian gudang dimana terjadi pengeluaran barang yang sebenarnya
85
tidak dibutuhkan. Salah satu ancaman dalam sistem penjualan kredit adalah pencurian
pada persediaan.
Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu menerapkan prosedur
yang baku atas permintaan pengeluaran barang dari gudang dengan merancang sistem
yang akan mencetak Surat Permintaan Keluar Barang untuk setiap barang atas jasa
pengadaan yang dibutuhkan di lapangan yang timbul dari pengerjaan jasa pemeliharaan
atau jasa instalasi. Surat ini akan dibuat berdasarkan jasa pengadaan yang sudah
diidentifikasi pada saat dilakukan negosiasi dengan pelanggan, sebagai perintah ke
bagian logistik untuk mengeluarkan bagarng Bagian general affair akan mencetak surat
ini ketika Perjanjian Kerja Sama telah dibuat. Surat ini akan dibuat sebanyak dua
rangkap, dan akan ditandatangani oleh bagian teknik jika barang pengadaan telah tiba di
lapangan, untuk kemudian diarsip oleh bagian logistik dan bagian general affair. Dengan
surat ini diharapkan bisa menjadi bukti atas permintaan pengeluaran barang dari gudang.
Top Related