7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Dasar/Umum
2.1.1 Pengertian Knowledge Management
Menurut Dalkir (2011, p4), Knowledge Management (KM) adalah sebuah
koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia,
teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui
penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan,
membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan
tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi
(continued organizational learning).
Menurut Kankanhalli et al. yang dikutip oleh Gottschalk (2007, p10), KM
dapat didefinisikan sebagai sebuah proses mendapatkan, mengelola dan
mengkomunikasikan pengetahuan kepada karyawan secara sistematis dan
terorganisir sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan produktifitas pekerjaan
mereka.
Menurut Davenport yang dikutip oleh Babar et al. (2009, p10), KM adalah
sebuah metode yang mempermudah proses sharing, mendistribusikan, memperoleh
dan mendapatkan pengertian atas pengetahuan yang dimiliki perusahaan. KM juga
digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, mempersingkat waktu
kerja dan meningkatkan kualitas produk.
8
2.1.1.1 Tujuan KM
Menurut Dalkir (2011, p4), KM bertujuan untuk:
• Mempermudah transisi karyawan lama yang berhenti (atau pensiun) yang
digantikan oleh karyawan baru.
• Meminimalisir terjadinya kehilangan pengetahuan yang dialami perusahaan
akibat karyawan berhenti.
• Identifikasi sumber daya dan pengetahuan penting yang dimiliki oleh perusahaan.
• Membangun sebuah toolkit yang dapat digunakan oleh individu, kelompok, dan
organisasi untuk mengurangi kehilangan modal intelektual yang potensial,
Menurut Maier (2007, p66), KM bertujuan untuk meningkatkan penciptaan,
perolehan, identifikasi, validasi, evaluasi, konversi, pengaturan, penyimpanan,
pengembangan, pendistribusian, peleburan, sharing, presentasi, pengaplikasian
pengetahuan dengan cara yang sistematis.
2.1.1.2 Manfaat KM
Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010, p71), KM bermanfaat untuk:
Tabel 2.1 Manfaat KM menurut Fernandez dan Sabherwal
People • Memberi fasilitas pembelajaran kepada employee (baik dari
antar karyawan atau sumber eksternal) berkembang secara
konstan sebagai bentuk respon terhadap pasar dan teknologi.
• Meningkatkan employee learning dan kepekaan terhadap
knowledge terbaru pada bidang mereka
9
• Employee lebih mudah mendapatkan informasi dan
pengetahuan yang dibutuhkan untuk beradaptasi pada
lingkungan organisasi.
• Employee lebih mudah belajar daripada organisasi lain yang
tidak menerapkan KM dan lebih siap untuk perubahan.
• KM menyediakan employee sebuah solusi efektif atas
permasalahan yang telah dihadapi sebelumnya.
Process • Membantu organisasi menjadi lebih efektif dengan
menentukan dan melaksanakan process yang tepat.
• Mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses
pengetahuan yang berharga.
• Membantu individu menciptakan solusi inovatif atas
masalah yang dihadapi untuk mengembangkan proses
organisasi.
• Membantu organisasi untuk pengambilan keputusan
strategis serta pengembangan produk dalam lingkungan
dinamis.
Products • Membantu organisasi menawarkan produk baru yang
menyediakan penambahan value yang signifikan
dibandingkan produk sebelumnya.
10
• Memudahkan organisasi mengakses dan mengkombinasikan
knowledge terbaik untuk mencegah produksi yang terlalu
mahal atau terlalu time-consuming.
Organizational
Performance
• Direct Impacts: KM digunakan untuk menciptakan produk
inovatif yang menciptakan keuntungan, ketika dihubungkan
dengan strategi bisnis.
• Indirect Impacts: KM membantu organisasi untuk
mengembangkan serta mengeksploitasi sumber daya
tangible dan intangible lebih baik daripada kompetitor lain.
Menurut Dalkir (2011, p25), KM bermanfaat untuk
• Untuk individual
� Membantu karyawan untuk melaksanakan tugasnya dan menghemat waktu
dengan pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah lebih baik.
� Membangun komunitas dalam organisasi.
� Membantu karyawan tetap up to date tentang kegiatan organisasi.
� Menyediakan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.
• Untuk Community of Practice (kolaborasi orang-orang yang memiliki
ketertarikan yang sama)
� Mengembangkan keahlian professional.
� Mempermudah peer to peer mentoring (pelatihan karyawan baru yang
dilakukan oleh karyawan senior).
11
� Memfasilitasi kolaborasi dan networking (pertukaran informasi) yang lebih
efektif.
� Mengembangkan kode etik professional yang dapat dianut oleh karyawan.
• Untuk organisasi
� Membantu mencapai strategi.
� Menyelesaikan masalah lebih cepat.
� Meningkatkan pengetahuan yang dimiliki mengenai suatu produk dan jasa.
� Menggabungkan ide dan meningkatkan kesempatan untuk inovasi
� Membantu organisasi agar tetap unggul dalam persaingan.
� Mempertahankan memori organisasi.
Menurut Maier (2007, p70), manfaat KM adalah:
• Untuk meningkatkan efisiensi knowledge creation melalui komunikasi masalah
dan pencarian solusi dengan observasi bersama.
• Untuk membantu pembagian, peleburan dan pendistribusian pengetahuan.
• Untuk membantu pencarian ahli yang memiliki tacit knowledge dalam organisasi.
2.1.1.3 Hambatan KM
Menurut Setiarso dalam jurnal yang berjudul “Manajemen Pengetahuan
(Knowledge Management) dan Proses Penciptaan Pengetahuan”, hambatan dalam
KM adalah :
• Sistem informasi (SI) cenderung menyimpan pengetahuan yang tidak selalu
sesuai dengan perubahan di lingkungan eksternal kalau lingkungan sekitar
organisasi serba bergejolak dan perubahan tidak berkesinambungan
(discontinuous).
12
• Model manajemen informasi cenderung memusatkan pengetahuan di sebuah
pangkalan data yang cenderung statis.
Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010, p10), hambatan dalam KM adalah:
• Organisasi gagal mengajak knowledge worker untuk berbagi pengetahuan demi
keuntungan organisasi.
• User sistem informasi tradisional tidak diajak untuk berkontribusi secara aktif
untuk membangun KM, namun didelegasikan kepada konsultan sistem informasi.
Menurut Beerli et al. (2003, p9), hambatan KM adalah:
• KM tidak disesuaikan dengan strategi organisasi
Fasilitas yang mendukung knowledge apabila tidak didasarkan pada strategi
organisasi, sudah pasti tidak akan bisa mencapai hasil yang diinginkan.
• Tidak adanya dukungan dari Top Management
KM harus didukung oleh Top Management. Jika Top Management tidak pro-
aktif dalam mengurus knowledge, maka perusahaan tidak disarankan untuk
mengimplementasikan program yang memfasilitasi pengetahuan yang berskala
besar. Namun hanya berfokus pada pengelolaan pengetahuan dalam skala yang
lebih kecil tapi terpusat pada proses atau fungsi yang terperinci.
• Tidak adanya sosialisasi untuk penggunaan KM
Perusahaan harus mensosialisasikan KM agar karyawan dapat bekerja secara
kolaboratif dan membagi pengetahuan supaya tercapai kesuksesan fasilitas KM.
• Kurangnya pelatihan untuk menggunakan KM
Banyak perusahaan menginvestasikan jumlah uang yang besar untuk
mengembangkan SI yang mendukung pengetahuan, namun tidak diimbangi
13
dengan pelatihan calon pengguna sistem. Tanpa pelatihan, pengguna tidak dapat
mengoptimalkan proses yang didukung oleh SI.
2.1.2 Jenis-jenis Knowledge
Menurut Polanyi yang dikutip Dalkir (2011, p9), terdapat dua jenis
knowledge yaitu:
• Tacit knowledge: pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam bentuk kata dan
gambar, biasanya berupa ide atau gagasan.
• Explicit knowledge: konten pengetahuan yang telah disimpan dalam bentuk kata,
rekaman suara atau gambar. Pengetahuan jenis ini disimpan dalam bentuk nyata.
Menurut Nonaka yang dikutip oleh Fernandez dan Sabherwal (2010, p25),
juga terdapat dua jenis knowledge, yaitu:
• Tacit knowledge: pengetahuan berupa perkiraan, intuisi dan perasaan yang sulit
untuk diekspresikan serta dibagikan. Tacit Knowledge lebih berupa pengalaman
dan aktivitas personal.
• Explicit knowledge: pengetahuan yang telah dituang dalam bentuk kata dan
angka. Pengetahuan jenis ini dibagikan secara sistematis dan formal dalam
bentuk data, spesifikasi, manual, gambar, audio, video, program computer serta
hak cipta.
2.1.3 Proses Penciptaan Knowledge
Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2010, p65),
penciptaan knowledge dalam organisasi berasal dari individu menjadi pengetahuan
yang berharga. Proses penciptaan knowledge terjadi secara berkelanjutan dan terjadi
14
pada semua level organisasi. Proses penciptaan knowledge perusahaan terjadi karena
adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses
socialization, externalization, combination dan internalization (SECI).
• Socialization: proses konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge. Proses
ini adalah bentuk termudah dalam berbagi pengetahuan, karena hanya dilakukan
secara face-to-face atau interaksi sosial. Contoh: brainstorming ide baru,
mentoring dan sharing.
• Externalization: proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge.
Proses ini memberikan bentuk nyata dari tacit knowledge dan dikonversi menjadi
explicit knowledge. Knowledge yang sebelumnya berbentuk ide diubah menjadi
bentuk tertulis, rekaman dan gambar. Setelah melalui proses ini, knowledge lebih
mudah dibagikan ke orang lain dan digunakan dalam organisasi.
• Combination: Proses ini menggabungkan potongan explicit knowledge menjadi
satu kesatuan. Combination terjadi setelah konsep ditata secara sistematis ke
dalam sebuah knowledge system. Contoh: laporan bulanan, analisis tren atau
database konten.
• Internalization: proses konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge.
Proses ini sangat lekat dengan istilah “learning by doing”. Internalization
mengintegrasikan pengalaman dan pengetahuan menjadi dapat digunakan di
dunia nyata.
15
Gambar 2.1 SECI Model
Sumber: www.allkm.com
Menurut Argyris dan Schon, yang dikutip oleh Babar et al. (2009, p13),
proses penciptaan knowledge dilakukan melalui single dan double-loop learning.
Dalam single-loop learning, salah satu pihak menerima feedback atas efek dan
bertindak berdasarkan pengamatan. Sedangkan, double-loop learning, tidak hanya
mengamati, namun juga memahami faktor yang mendorong akibat yang dihasilkan.
2.1.4 Knowledge Management System (KMS)
Menurut Gottschalk (2007, p39), KMS mengacu pada SI diterapkan untuk
mengatur pengetahuan organisasi yang digunakan pada tingkat individu, kelompok
dan organisasi. Sistem ini merupakan aplikasi IT yang mendukung dan
meningkatkan proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan, perpindahan serta
penggunaan pengetahuan.
Menurut Dalkir (2011, p209), KMS dapat dilihat sebagai suatu aktivitas
sistem yang melibatkan sumber daya manusia untuk menggunakan objek (tools dan
teknologi) dalam rangka menghasilkan produk pengetahuan demi mencapai tujuan.
16
Menurut Jashpara (2011, p230), KMS adalah sebuah sistem yang
memfasilitasi penyebaran dan penyimpanan pengetahuan. KMS mendukung
pembuatan, penyimpanan perpindahan dan pengaplikasian pengetahuan.
2.1.5 Knowledge Taxonomy
Menurut Dalkir (2011, p124), taksonomi adalah sebuah sistem klasifikasi
dasar yang memungkinkan kita untuk mendeskripsikan konsep dan ketergantungan,
biasanya dalam bentuk hierarki. Semakin tinggi ditempatkan, semakin umum
konsepnya. Namun, semakin rendah ditempatkan, semakin spesifik hal tersebut.
Sebuah konsep yang penting dari taksonomi adalah gagasan tentang turunan. Setiap
titik adalah sebuah sub-kelompok dari titik diatasnya. Ini berarti, setiap sifat yang
dimiliki oleh titik atas akan diwariskan dari kelas induk ke kelas anak.
Menurut Lambe (2007, p4), taksonomi secara umum berarti bentuk
kesepakatan untuk mengatur urutan hal yang kita lihat dalam dunia nyata, dari
manusia sampai pembagian benda, ide, waktu dan tempat. Cara menggambarkan
taksonomi menurut Lambe (2007, p14) terdiri dari:
• List
Bentuk dasar dari penggambaran taksonomi dan merupakan bentuk dasar untuk
menggambarkan taksonomi namun lebih kompleks. List taksonomi memiliki
karakteristik sebagai berikut:
� Kesamaan atribut atau tujuan. Contoh: kompetensi yang dibutuhkan untuk
sebuah pekerjaan.
� Menggambarkan urutan. Contoh: standar urutan tugas yang harus dilakukan.
17
� Menggambarkan hubungan. Contoh: hubungan orang tua dengan anak.
� Menggambarkan perbedaan dalam atribut. Contoh: persentase relatif dalam
pasar.
• Trees
Menggambarkan transisi dari bentuk umum ke bentuk khusus. Sebagai contoh,
peringkat dalam militer yang menggunakan tree structure. Biasanya digunakan
untuk menunjukkan beberapa jenis relasi, seperti: umum ke khusus, konsep
dengan contohnya, sebab dengan akibat, seluruhnya ke sebagian, kelompok
dengan membernya serta penampung dengan isinya.
• Hierarchies
Hirarki merupakan bentuk spesifik dari struktur tree. Bentuk ini menyediakan
cara untuk mengklasifikasi organisme kebutuhan, produk, buku dalam bentuk
hirarki (tingkatan) agar lebih mudah diidentifikasi dan dipelajari. Bentuk hirarki
yang paling diminati adalah scientific hierarchies, karena meminimalisir
ambiguitas, mempertahankan konsistensi, serta mengidentifikasi relasi.
• Polyhierarchies
Bentuk ini merupakan hierarki yang mematahkan peraturan teorinya
sendiri.Dalam polyhierarchies, sebuah item yang menjadi milik lebih dari satu
class maka akan memiliki lebih dari satu superordinate.
• System Maps
Bentuk yang merupakan representasi visual dari sebuah pengetahuan dimana
hubungan entitas digunakan untuk menggambarkan hubungan taksonominya.
18
Gambar 2.2 Knowledge taxonomy jaringan komunikasi
Sumber: trainmor-knowmore.eu
2.2. Teori-Teori Khusus Berdasarkan Topik yang Dibahas
Teori-teori khusus yang akan dibahas mengenai hal berhubungan dengan topik
dibahas.
2.2.1 EFQM Excellence Model
Menurut J. Michalska dalam jurnal berjudul Journal of Achievement in
Materials and Manufacturing Engineering (2008), European Foundation for Quality
Management Excellence Model (EFQM) adalah sebuah tools yang digunakan untuk
mengukur strength dan area of improvements perusahaan dalam setiap aktivitasnya.
Metode ini dapat digunakan untuk mengerti hubungan sebab dan akibat yang terjadi
dalam perusahaan. Model ini dapat digunakan untuk mengurangi kerumitan yang
terjadi karena menguatnya hubungan antara organisasi, komunitas dan perekonomian.
EFQM dapat digunakan oleh perusahaan agar dapat terus maju dan berinovasi.
EFQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1988 oleh 14 CEO untuk
mengembangkan sebuah tool managemen yang dapat meningkatkan tingkat
19
persaingan (competitiveness) organisasi di Eropa. Dengan didukung oleh European
Commission in the European Quality Promotion Policy, para pendiri menciptakan
EFQM Excellence Model untuk:
• Meningkatkan tingkat persaingan dalam industry Eropa
• Memperkecil jarak competitiveness antara Eropa dan Amerika Serikat serta
Jepang
Para pendiri EFQM antara lain: AB Electrolux, British Telecommunications
plc, Bull, Ciba-Geigy AG, C. Olivetti & C. SpA, Dassault Aviation, Fiat Auto SpA,
KLM, Nestlé, Philips, Renault, Robert Bosch, Sulzer AG, serta Volkswagen.
Menurut EFQM.org, model ini dapat digunakan untuk berbagai bentuk
organisasi, tanpa memperhatikan ukuran, sector atau tingkat kedewasaan perusahaan.
EFQM menyediakan sebuah common language yang dapat digunakan oleh
perusahaan agar dapat berbagi pengetahuan dan pengalamannya, baik ke dalam,
maupun ke luar organisasi secara efektif.
2.2.1.1 Komponen EFQM
Model ini memiliki tiga komponen yang terintegrasi:
• The Fudamental Concepts of Excellence
Konsep ini mendefinisikan aturan yang menjadi pondasi untuk mencapai
kesempurnaan dalam berbagai bentuk perusahaan. Konsep ini dapat digunakan
sebagai acuan untuk menetapkan kultur organisasi yang baik serta menjadi common
language untuk top management.
20
gambar 2.3 The Fudamental Concept of Excellence
sumber: EFQM.org
Konsep ini terdiri atas delapan bagian, yaitu:
� Achieving Balanced Results
Perusahaan dapat menyelesaikan misi dan bergerak maju kepada visi melalui
perencanaan yang baik serta mencapai hasil memenuhi kebutuhan jangka panjang
maupun jangka pendek stakeholder.
� Adding Value for Customers
Perusahaan harus tahu bahwa kepuasan customer adalah alasan utama untuk selalu
berinovasi dan menciptakan value yang sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi
pasar.
� Leading with Vision, Inspiration and Integrity
Perusahaan yang baik harus memiliki tujuan jelas di masa depan, merealisasikannya
supaya dapat menjadi teladan dan pedoman bagi perusahaan
21
� Managing by Processes
Perusahaan yang baik memiliki proses bisnis terstruktur serta disusun secara strategis
berdasarkan fact-based decision making untuk mencapai hasil berkesinambungan.
� Succeeding through People
Perusahaan yang baik menghargai staff dan menciptakan budaya yang mendukung
pencapaian yang seimbang antara organisasi dan goal personal.
� Nurturing Creativity and Innovation
Perusahaan yang baik dapat meningkatkan inovasi serta tingkat performa secara
berkelanjutan dan sistematis dengan menggunakan kreatifitas dari para stakeholder.
� Building Partnerships
Perusahaan yang baik mencari, mengembangkan dan memelihara relasi dengan
partner bisnis untuk menjamin kesuksesan mutual. Partnership dapat dibentuk
dengan customer, komunitas, supplier, organisasi edukasi atau dengan organisasi
non-pemerintahan.
� Taking Responsibility for Sustainable Future
Perusahaan yang baik mempunyai pedoman budaya kerja, value jelas serta standar
tinggi sebagai landasan kegiatan perusahaan, serta dapat menjaga kesinambungan
antara ekonomi, sosial dan ekologis.
• The Criteria
The Criteria adalah komponen yang menggambarkan hubungan cause and
effect dalam perusahan, serta menjelaskan penyebab dan hasil diterima. Untuk
mencapai kesuksesan yang berkesinambungan, sebuah perusahaan harus memiliki
leadership kuat dan arah strategi terarah. Perusahaan perlu mengembangkan dan
mengembangkan sumber daya manusia, partnership, serta proses mengembangkan
22
produk yang berkualitas untuk customer. Konsep ini juga dapat memenuhi kepuasan
stakeholder apabila diterapkan dengan baik.
Criteria dibagi menjadi dua kelompok besar yang masing-masing mewakili
enablers (penyebab) dan results (akibat).
Gambar 2.4 The Criteria
Sumber: EFQM.org
Enabler Criteria merupakan hal penting yang perlu dilakukan perusahaan untuk
mengembangkan dan mengimplementasikan strateginya. Terdiri dari sembilan
bagian, Enabler Criteria meliputi:
� Leadership
Model klasik dari leader bisnis yang baik adalah seseorang yang
mengarahkan dan mengontrol semua aspek dalam bisnis. Leader selalu beroperasi
melalui hirarki manajemen organisasinya yang strukturnya sudah didesain
sedemikian rupa. Tipe leader seperti ini dapat bertahan hanya sampai akhir abad ke
20. Bisnis di zaman modern ini tidak punya kemewahan yang bersifat stabil. Bisnis
saat ini menghadapi perubahan dalam pasar, customer dan teknologi.
Organisasi tidak dapat memperoleh kesuksesan apabila individual atau
beberapa orang senior executive yang berusaha melakukan strategi. Untuk mencapai
23
kesuksesan seluruh tim, dibutuhkan ide, skill, energi dan antusiasme. Sejak 1980,
konsep dan penerapan leadership telah berubah untuk memenuhi tantangan ini.
� Arti Leader bagi organisasi
Leader merepresentasikan semua orang yang berkontribusi pada managemen
dan proses perubahan. Leader mempunyai visi yang baik dan dapat
mengkomunikasikannya dengan baik. Leader juga merupakan teladan integritas,
tanggung jawab sosial dan kelakuan etis, baik internal maupun eksternal, serta
memastikan anggotanya mengadopsi standar yang baik.
� Tugas Leader
Leader bertugas untuk mengkomunikasikan visi, misi, nilai dan budaya
kepada semua anggotanya demi memastikan organisasi berjalan dengan baik.
Komunikasi policy dan strategi sangat diperlukan untuk memastikan seluruh anggota
berjalan searah. Leader juga harus mengetahui kelompok stakeholder untuk
mengembangkan approach, mengerti, mengantisipasi dan merespon kebutuhan dan
ekspektasi stakeholder.
Seorang leader harus menjadi fasilitator dan teladan. Leader harus mengerti
faktor yang mempengaruhi perubahan internal dan eksternal organisasi. Seorang
pemimpin yang baik harus mendukung dan menuntun orang melalui perubahan
dengan sabar, menginspirasi dan memotivasi.
� Strategy
Strategi adalah suatu cara yang ditetapkan secara sistematis untuk mencapai
tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Organisasi yang merencanakan masa
depannya, harus mempunyai strategi yang berfokus pada misi dan kebutuhan
stakeholder. Strategy didasarkan pada mengerti kebutuhan dan ekspektasi
stakeholder, external environment, kemampuan serta performa internal.
24
Setelah organisasi harus mengetahui siapa stakeholder, organisasi harus
membuat mekanisme dan proses untuk identifikasi kebutuhan dan ekspektasi di masa
kini dan masa depan. Organisasi yang baik harus membuat goal yang jelas untuk
inovasi dan menjalankan strategi mereka untuk mencapai prestasi.
� Strategi untuk mencapai Good Practice Organizations
Setelah organisasi menetapkan tujuan di masa depan, maka diperlukan suatu
cara untuk mencapai tujuan itu. Good Practice Organization mencapai ini dengan
menetapkan key process yang akan mengirimkan value untuk customer dan
stakeholder.
Key process mengandung inti yang memastikan tercapainya tujuan yang
disebut Critical Success Factor (CSF). CSF adalah sebuah statement yang
menyatakan bahwa team managemen harus menyelesaikan misi yang dimiliki oleh
organisasi. CSF juga merupakan faktor dan aktivitas kritis yang digunakan untuk
memastikan kesuksesan perusahaan. Contoh: CSF untuk sebuah IT Project adalah
keterlibatan user.
Organisasi yang baik menetapkan framework untuk mengelola key process.
Framework ini perlu dievaluasi secara berkala untuk memastikan key process masih
tepat untuk tujuan yang ingin dicapai.
� People
People telah menjadi bagian yang essensial dari organisasi, karena
menyediakan inspirasi, kreatifitas, visi dan motivasi yang mendukung organisasi.
People mempunyai skill dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan
organisasi. People juga dibutuhkan untuk memproduksi barang dan jasa yang akan
dipasarkan organisasi.
� Arti people bagi organisasi
25
People adalah orang yang berkontribusi langsung pada organisasi, seperti
karyawan full-time. Semua good practice organization mengenal dan menghargai
kontribusi vital yang diberikan oleh people. Ini merupakan bukti untuk mencapai
kesuksesan,organisasi harus mempunyai orang yang tepat walaupun memiliki
teknologi yang advanced.
� Merencanakan, mengelola dan mengembangkan people
Organisasi tidak dapat menentukan people yang tepat tanpa mengetahui apa
yang ingin dicapai. Untuk mendapatkan people yang tepat, organisasi harus memiliki
business plan, berdasarkan strategy yang dimiliki, serta tujuan dan prioritas yang
telah ditetapkan. Terdapat kemungkinan bahwa kebutuhan sama seperti di tahun
sebelumnya. Namun terdapat tekanan dari perubahan permintaan customer,
berkembangnya teknologi, pemerintah dan kondisi keuangan.
Untuk mengembangkan people, organisasi harus memperhitungkan
bagaimana karyawannya berpengaruh terhadap misi, visi, tujuan strategis dan proses.
People harus dapat dialokasikan sesuai dengan prioritas proses dan memahami
kontribusi atas proses yang dijalankan.
Salah satu aspek untuk mengelola people adalah fairness (sikap adil).
Kesempatan yang sama harus diberikan pada semua orang tanpa memperhatikan
suku, jenis kelamin, warna kulit. Organisasi harus bisa memastikan transparansi dan
keadilan untuk mengurangi kecurigaan, kecemburuan dan kehilangan motivasi.
� Mengembangkan kompetensi dan pengetahuan people
Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat. Kriteria paling umum
digunakan untuk memilih people yang tepat adalah kualifikasi, kemampuan teknis
dan pengalaman. Namun, dalam banyak kasus, organisasi hanya butuh orang
mempunyai basic skill dan keinginan belajar yang kuat, sehingga membutuhkan
26
pelatihan. Organisasi juga perlu memilih orang yang kita rekrut harus sesuai dengan
budaya dimiliki.
Dalam good practice organization, pemberian appraisal atas performa
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen dan pengembangan people,
Ini bertujuan untuk mengevaluasi performa di masa lalu atas target, mengidentifikasi
skill dan kompetensi, menyetujui target atas masa depan, serta mengidentifikasi
training yang diperlukan untuk pengembangan personal.
People yang kurang berkompetensi pada bidangnya, akan kehilangan
kebanggaannya pada pekerjaannya dan memiliki impression bahwa organisasi tidak
tertarik lagi kepadanya. People yang bisa melakukan pekerjaannya juga dapat merasa
terabaikan jika organisasi tidak memperhatikan pengembangan personal dan karir
mereka. Untuk mengatasi masalah ini, maka diperlukan training dan development.
Training dan development dapat dilakukan dengan mentoring, self-learning, serta
paket training berbasis internet.
� Melibatkan dan empowerment kepada people
Melibatkan people secara langsung memiliki resiko besar, namun organisasi
akan menjadi lebih efektif dan fleksibel, meningkatkan performa, serta people yang
lebih bahagia dan berkomitmen.
Salah satu cara untuk melibatkan people, adalah membantu mereka untuk
membangun sebuah team, namun bukan functional groups. Functional teams
mempunyai kecondongan untuk berfokus pada fungsi, bukan pada hasil. Functional
teams hanya memiliki pandangan sempit pada masalah karena mereka tidak
mengetahui apa yang terjadi di departemen lain. Sebuah team dapat didefinisikan
sebagai “sebuah kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagi
tanggung jawab atas sukses atau gagalnya usaha mereka”.
27
Apabila empowerment dapat dilaksanakan dengan baik, dapat memotivasi
dan mengembangkan wawasan people. Ini dapat memberikan organisasi fleksibilitas
untuk menghadapi kejadian tidak terduga. Empowerment memberikan people
pelatihan yang tepat untuk mengambil keputusan berdasar alasan mereka.
Empowerment membutuhkan dukungan dan guideline atas kegiatan mereka.
� Partnership & Resources
Partnership dapat didefinisikan sebagai “hubungan kerjasama antara dua atau
lebih kelompok untuk menambahkan value kepada customer”. Partnership dapat
dibentuk dengan customer, society, key supplier, badan pendidikan bahkan Non-
Governmental Organization (NGO). Organisasi yang baik merencanakan dan
mengelola external partnership, supplier dan sumber daya internal guna mendukung
strategi, policy dan proses operasi yang efektif.
� Menentukan partner yang tepat
Organisasi yang baik mengelompokkan dan membedakan partner sesuai
dengan strategi organisasi dan mengadopsi policy dan proses yang tepat. Organisasi
membangun hubungan berkesinambungan kepada partner untuk mengembangkan
kepercayaan mutual, keterbukaan dan respect.
Tujuan membangun partnership adalah untuk menyediakan value lebih bagi
organisasi, seperti mendapatkan teknologi baru secara utama di organisasi dan biaya
yang lebih murah. Konsep “memiliki orang dengan informasi yang tepat pada waktu
yang tepat” tidak hanya berlaku pada people, namun juga pada partner, supplier, dan
customer. Organisasi yang baik menggunakan data dan informasi mengenai performa
dan kemampuan terkini untuk mengidentifikasi kesempatan dan menciptakan inovasi.
28
� Processes, Product & Services
Process adalah urutan aktifitas untuk menambahkan value dengan
memproduksi output yang didapatkan dari sejumlah input. Dalam perubahannya,
value ditambahkan dan sumber daya digunakan. Output bisa berupa objek, informasi,
data atau keputusan.
Organisasi yang baik selalu mendesain, mengelola dan mengembangkan
proses, produk dan pelayanan untuk meningkatkan value bagi para customer serta
stakeholder. Organisasi menetapkan proses kepemilikan, peran serta tanggung jawab
dalam mengembangkan, memelihara dan memajukan framework proses kunci. Ide
baru dituangkan menjadi realita melalui proses inovasi yang tepat.
Proses dalam organisasi ditetapkan untuk mengembangkan produk dan jasa
yang memiliki value optimal bagi customer. Untuk menjadi inovatif, maka
perusahaan harus melakukan market research, customer survey dan berbagai cara
mendapatkan feedback untuk mengantisipasi dan mengidentifikasi perkembangan
dalam produk dan portofolio service. Perusahaan juga harus melibatkan people,
customer, partner dan supplier dalam pengembangan produk, jasa dan pengalaman
yang inovatif bagi customer lama dan baru.
Result Criteria menunjukkan hasil yang diterima oleh organisasi, sejalan
dengan strategic goals. Result Criterion meliputi:
� Customer Results
Organisasi yang baik merancang dan mengelola proses dan sistem yang
memungkinkan untuk memahami, memonitor serta mengevaluasi kebutuhan dan
opini customer. Customer adalah penilai akhir atas kualitas produk dan pelayanan
yang ditawarkan organisasi, dan focus customer adalah salah satu bagian dari
fundamental concept of excellence.
29
Customer result menggambarkan hasil akhir tercapainya misi dan
achievement atas visi yang dilakukan untuk customer. Organisasi yang baik
menginvestasikan waktunya untuk memahami kebutuhan customer serta menetapkan
proses yang menyampaikan produk dan jasa sesuai keinginan customer.
� People Results
People yang termotivasi dan puas adalah salah satu faktor esensial menuju
kesuksesan, karena people adalah sumber daya yang membedakan organisasi secara
unik. People menyediakan inspirasi, kreativitas, visi, motivasi, skill dan kompetensi
yang menjaga organisasi tetap berjalan. People juga merupakan tenaga yang
menyediakan barang dan jasa yang ditawarkan oleh organisasi.
People yang tidak memiliki job satisfaction (motivasi, antusiasme dan
komitmen) akan mempengaruhi produktivitas, seperti tidak dapat memberi customer
pelayanan terbaik, tidak inovatif, serta tidak dapat memaksimalkan penggunaan
sumber daya.
Agar people menjadi puas dan termotivasi dengan pekerjaan yang dimiliki,
people perlu diyakinkan bahwa organisasi menyediakan fasilitas serta tools yang
dibutuhkan dan memiliki perhatian atas pengembangan karir jangka panjang serta
jangka pendek mereka.
People result dipengaruhi oleh tindakan leader dalam pengelolaan people dan
process, serta bagaimana organisasi mengimplementasikan strategi yang dimiliki.
Organisasi perlu mengetahui perasaan, tindakan serta performa people, Ini dapat
menjadi dasar untuk meningkatkan produktivitas, menyelesaikan masalah dan
memperoleh achievement. Mengetahui people result dan merespon atas hasil yang
didapat, juga merupakan bagian esensial dari pelaksanaan strategi.
30
People result dipengaruhi oleh bagaimana leader mengelola people,
menjalankan strategi, serta pengelolaan proses. Semua faktor yang terdapat pada
enabler criteria akan mempengaruhi bagaimana perasaan people yang bekerja dalam
organisasi. People result merupakan tools yang sangat penting untuk memahami cara
untuk meningkatkan managemen people.
� Mengukur dan melaporkan people result
Terdapat banyak cara untuk mengukur yang dipikirkan people, namun
organisasi harus memperhitungkan aspek fundamental yang memotivasi dan
memuaskan people. People termotivasi untuk memenuhi kebutuhan kecil sebelum
pindah ke level selanjutnya. Organisasi perlu memahami fokus motivasi dan
keinginan people secara spesifik untuk meningkatkan people result.
Dalam EFQM Excellence Model terdapat dua kategori measures, yakni:
o Perception measures
Perception measures mengukur bagaimana people merasa tentang drinya
sendiri, pekerjaan serta mengenai organisasi. Aspek subjektif ini harus ditangani
secara serius, karena informasi ini menyediakan indikator relasi yang jelas antara
organisasi dan people.
Perlu dipahami bahwa walaupun motivasi dan kepuasan saling berhubungan,
namun memiliki konsekuensi yang sangat berbeda. Seseorang yang senang dengan
terms and condition pekerjaan yang dimiliki, belum tentu termotivasi dengan baik.
Begitu juga, seseorang yang setuju dengan strategi organisasi dan berelasi dengan
leader serta bermotivasi tinggi, belum tentu puas dengan pekerjaannya.
Untuk mengukur people’s perception, organisasi perlu melihat topik yang
penting, namun tidak cukup apabila organisasi tidak mengetahui pandangan people
atas kepentingan topic tersebut.
31
o Performance measures
Performance measures adalah pengukuran indikator internal secara
independen, yang mengukur seberapa baik people bekerja. Performance measures
juga dapat digunakan untuk memperkirakan performa dan persepsi people di masa
depan.
� Society Results
Society merujuk kepada individu atau grup yang terpengaruh oleh keberadaan
organisasi, terpisah dari peran mereka sebagai customer, supplier, partner atau staff
member. Lingkungan tempat organisasi berdiam juga termasuk society.
Society result yang baik dapat dicapai dengan mengembangkan strategi yang
baik untuk mengelola hubungan yang baik dengan society. Untuk mengembangkan
strategi tersebut, organisasi perlu menjalankan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Identifikasi society dan tentukan bentuk hubungan yang diinginkan.
2. Ciptakan approaches atau processes untuk mendapatkan bentuk hbungan yang
diinginkan.
3. Pastikan stakeholder management mempunyai dukungan penuh kepada leader.
4. Pastikan semua anggota mendukung strategi.
5. Ukur tingkat kesuksesan organisasi melalui pandangan society, customer dan
people.
6. Perhitungkan hasil yang diinginkan dengan strategi dan business plan yang
dimiliki organisasi.
7. Evaluasi dan revisi strategi, pendekatan dan target yang dimiliki organisasi.
EFQM excellence model membagi society result ke dalam dua kelompok
pengukuran, yaitu:
32
o Perception Measures
Society perception diketahui melalui survey, laporan, pertemuan public,
perwakilan publik serta petugas pemerintahan. Terdapat dua cara untuk memperoleh
data yang berhubungan dengan society’s perception, yaitu direct canvassing (melalui
survey) serta indirect collection (memperoleh data yang dikumpulkan organisasi lain
atau third party organization).
o Performance Indicators
Pengukuran ini merupakan data internal yang digunakan organisasi untuk
memonitor, mengerti dan mengembangkan performa organisasi serta memprediksi
persepsi customer. Perception measures dan performance indicators membantu
organisasi untuk mengerti sejauh mana policies dilaksanakan.
� Key Results
Dalam organisasi yang baik, setiap tindakan yang dilakukan oleh setiap
anggotanya dirancang untuk meningkatkan value dalam bisnis. Pengaruh result
berdampak pada partner dan supplier yang ingin melakukan transaksi selama ada
“win-win”. Semua stakeholder ini akan menentukan apakah organisasi mencapai
good result dengan melihat kemampuan kita, serta sejauh mana kita menghargai
brandnya saat menggunakan produk atau meningkatkan kualitas produk organisasi.
EFQM tidak menginginkan organisasi menghabiskan waktu untuk
memperoleh data yang tidak memberikan hasil untuk memahami performa serta
kepuasan stakeholder.
o Key Performance Outcome
Key performance outcomes merujuk pada financial result serta non-financial
result, seperti volume produk yang dihasilkan, market share dan frekuensi servis
yang berhasil di-delivered.
33
o Key Performance Indicator
Key performance indicator digunakan untuk memonitor, mengerti,
memprediksi dan meningkatkan key performance outcome organisasi.
• RADAR
RADAR diperkenalkan pada tahun 1999 oleh EFQM, digunakan secara
sistematis oleh penilai untuk menanyakan pertanyaan penting mengenai organisasi
yang dinilai. Jawaban dari semua pertanyaan ini akan digunakan untuk mengukur
strength dan area for improvements dari setiap kriteria dalam excellence model.
RADAR juga dapat digunakan untuk mendapatkan hasil perhitungan nilai
untuk bagian criteria dan mendapatkan skor keseluruhan dari organisasi yang sedang
dinilai.
The Radar menyebutkan bahwa sebuah perusahaan harus:
� Menentukan Result (hasil) yang diharapkan sesuai dengan strategi yang dibuat.
� Merencanakan dan mengembangkan Approaches (pendekatan) yang digunakan
untuk mendapatkan hasil yang diinginkan di masa kini dan masa depan.
� Deploy (merealisasikan) pendekatan dengan cara yang sistematis untuk
memastikan implementasi berjalan dengan lancar.
� Asses and Refine (estimasikan dan perhitungkan) pendekatan yang telah
dilakukan melalui monitoring dan analisa dari hasil yang didapat dan aktivitas
pembelajaran yang sedang berjalan.
RADAR membantu organisasi untuk memiliki kejelasan atas Result
diinginkan, sebagai bagian dari Policy and Strategy. Untuk mencapai Result yang
diinginkan, dibutuhkan approaches yang terintegrasi. Approaches ini membutuhkan
implementasi secara sistematis supaya deployment dapat dijalankan secara
berstruktur. Measurement, learning dan improvement yang dilihat dari assessment
34
and review dapat membuat approaches lebih efektif. RADAR menggunakan konsep
PDCA Cycle (Plan – Do – Check - Act).
� Plan: merencanakan approach.
� Do: deploy approach yang digunakan.
� Check: nilai keefektifan approach.
� Act: belajar melalui approach yang telah ditingkatkan.
Gambar 2.5 The Radar
Sumber: EFQM.org
Untuk melakukan penilaian terhadap RADAR, maka diperlukan RADAR
Scoring Matrix. RADAR Scoring Matrix digunakan untuk menentukan skor
keseluruhan (overall score) yang merupakan kombinasi dari approach, deployment,
serta assessment and review.
2.2.1.2 Self-Assessment
EFQM Self Assessment adalah sebuah metode yang komprehensif dan
sistematis mengenai kegiatan organisasi dan hasil didapatkan dengan mereferensikan
diri pada EFQM Excellence Model. Proses assessment memperbolehkan organisasi
35
untuk mengetahui strength dan area improvement yang dapat dilakukan serta
mencapai titik tertinggi dalam perencanaan pengembangan.
Tujuan utama dalam melakukan assessment adalah untuk memastikan
improvement. Untuk mencapai kesuksesan, assessment harus dihubungkan dengan
proses manajemen lain dalam organisasi, terutama strategy development dan
business planning processes.
Program self-assessment harus diposisikan sebagai kegiatan jangka panjang.
Evaluasi dari sebuah proses merupakan fungsi yang penting dalam organisasi untuk
memaksimalkan pembelajaran.
Keuntungan dari self assessment adalah sebagai berikut:
• Menyediakan teknik yang terstruktur serta fact-based untuk mengidentifikasi
strength dan area untuk improvement serta mengukur progress secara periodik.
• Meningkatkan pengembangan strategi dan business plan.
• Menciptakan common language untuk mengelola dan memajukan organisasi.
• Mengajarkan people dalam organisasi mengenai Fundamental Concepts of
Excellence dan bagaimana tanggung jawab mereka.
• Meningkatkan kemampuan managemen seluruh karyawan.
• Melibatkan people pada setiap level dan unit untuk process improvement.
• Mengidentifikasi dan memfasilitasi good practice dalam organisasi.
• Mengintegrasikan inisiatif perubahan pada kegiatan normal organisasi.
• Menciptakan kesempatan untuk menyadari progress dan achievement yang telah
didapat.
36
2.2.1.2.1 Cara Melakukan Self-Assessment
Terdapat 8 langkah untuk melaksanakan self-assessment, antara lain:
1. Dapatkan komitmen dari manajemen
Apabila senior management mempunyai keterlibatan aktif pada proses serta
pengertian yang baik pada model EFQM dan Fudamental Concepts of
Excellence maka akan ada kesempatan yang lebih besar untuk sukses.
2. Kembangkan dan laksanakan strategi komunikasi
Agar self-assessment sukses dilaksanakan, maka organisasi perlu memiliki
pandangan yang jelas atas strategi yang ingin disampaikan.
3. Rencanakan self-assessment
Ketika memilih teknik self-assessment yang akan digunakan, budaya perusahaan
perlu diangkat sebagai pertimbangan. Tidak ada metode khusus untuk self-
assessment. Faktor terpenting adalah organisasi memiliki kejelasan atas hasil
yang ingin dicapai. Self-assessment dapat dilakukan oleh level apapun.
4. Pilih dan latih people yang terlibat langsung dalam proses
Ketika melaksanakan self-assessment ada beberapa peran yang terlibat,
tergantung pada teknik yang digunakan. Beberapa peran seperti sponsor, project
manager dan staff akan berperan besar.
5. Laksanakan self-assessment
Self-assessment perlu dianggap sebagai project, karena perkenalan proses baru
perlu manajemen yang berhati-hati. Tujuan utama dari self-assessment adalah
untuk mengidentifikasi strength dan area of improvement yang dimiliki
organisasi, serta kekuatan untuk mengembangkan performa organisasi.
6. Perhitungkan outcome dan tetapkan skala prioritas
37
Organisasi belum tentu memiliki seluruh sumber daya untuk mengetahui
kesempatan yang dimiliki dan tidak akan realistis kalau dicoba. Organisasi perlu
memiliki clear process atas prioritas outcome dan perencanaan pengembangan
dan memperhatikan progress berjalan melalui bisnis yang sedang berjalan.
7. Tetapkan dan implementasikan
Outcome dari self-assessment adalah gambaran mengenai status organisasi
terkini, biasanya diekspresikan melalui strength, areas of improvement dan score.
Project Management perlu menyediakan metodologi terstruktur untuk
mengimplementasikan action plan (rencana orang atau sistem yang memiliki
tujuan ingin dicapai).
8. Observasi perkembangan action plan serta evaluasi proses self-assessment.
Progress dalam mengimplementasikan kegiatan untuk perkembangan harus
dievaluasi secara berkala. Seluruh proses yang terhubung dengan self-assessment
dan rencana bisnis harus dievaluasi dan dipersiapkan untuk self-assessment
selanjutnya.
2.2.1.2.2 Cara Menghitung Self-Assessment
EFQM memberikan bobot yang sesuai pada setiap “enabler” dan “result”,
masing-masing sebesar 50%. Setiap 9 kriteria memiliki bobot yang berbeda:
� Leadership (max. 100 point) – 10%
� People (max. 90 point) – 9%
� Policy and Strategy (max. 80 point) – 8%
� Partnership and Resources (max. 90 point) – 9%
� Processes, Product and Service (max. 140 point) – 14%
� People Result (max. 90 point) – 9%
38
� Customer Results (max. 200 point) – 20%
� Society Results (max. 60 point) – 6%
� Key Results (max. 150 point) – 15%
Model ini menyadari banyak pendekatan untuk mencapai excellence secara
berkesinambungan dalam berbagai aspek. Excellence yang ditekankan pada
performance, people, customers dan society yang dicapai melalui leadership yang
menuntun policy and strategy yang di-eksekusi oleh people, partnership and
resources serta processes.
Setiap kriteria dinilai oleh manager dan pekerja. Semua poin yang didapat
dari self-assessment questionnaire akan dikalikan dengan bobot setiap kriteria dalam
EFQM model.
2.2.1.3 Keuntungan EFQM
Secara umum, keuntungan menggunakan EFQM adalah sebagai berikut:
• Customer yang loyal dan puas
• Leader yang sukses
• Adanya kesamaan tujuan dalam organisasi
• Perubahan yang dikelola dengan baik dan konstan
• People serta stakeholder yang termotivasi
• Penggunaan data yang efektif dan efisien
• Operasi yang efektif dan efisien
• Pride dan keinginan untuk terus berkembang
• Meningkatkan inovasi
• Meminimalisasi masalah
• Meningkatkan result, termasuk good financial performanc
39
Keuntungan tipikal untuk managemen adalah:
• Menciptakan hubungan antara strategi dan operasi
• Mengajak employee dalam proses perubahan
• Memimpin perkembangan (improvement).
Keuntungan tipikal untuk leader adalah:
• Membantu menyampaikan strategi
• Mengerti apa yang penting untuk dilakukan sebagai leader
• Mengembangkan budaya yang unik, dimana kesempurnaan adalah dasarnya
Keuntungan tipikal untuk para employee adalah:
• Employee dapat menyediakan input untuk membangun common direction
• Mengerti dampak dari action mereka
• Berkontribusi pada progress
2.2.1.4 Hubungan EFQM dengan KM
Menurut Dalkir (2011, p90), EFQM dibuat berdasarkan traditional model of
quality and excellence, sehingga ada hubungan erat antara proses KM dengan
organizational result yang diharapkan. EFQM membantu perusahaan mencapai goal
yang diinginkan.
2.2.2 Inukshuk
Model KM Inukshuk dikembangkan oleh pemerintah Kanada untuk
membantu dalam mengatur pengetahuan yang dimiliki (Dalkir: 2010, p90). Nama
40
inukshuk sendiri didapat dari figur berbentuk manusia yang dibuat dari tumpukan
batu. Figur ini digunakan oleh suku Inuit sebagai penunjuk navigasi.
Menurut John P. Girard dalam jurnalnya yang berjudul “ The Inukshuk: A
Canadian Knowledge Management Model”, Inukshuk adalah salah satu cara untuk
memastikan organisasi mencapai keuntungan maksimal dengan memahami dan
mengaplikasikan enabler KM seperti technology, leadership, culture dan
measurement.
Proses elemen Inukshuk diturunkan dari SECI Model. Technology dan
culture merepresentasikan elemen struktur kritis yang membantu mempertahankan
integritas figure inukshuk. Measurement dan leadership ditempatkan di bagian
paling atas untuk mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh untuk mengukur
dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta dukungan untuk implementasi
tersebut.
Gambar 2.6 Inukshuk Model
Sumber: www.emeraldinsight.com
2.2.3 Object-Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Satzinger et al. (2010, p60) pengertian Object-Oriented Analysis and
Design (OOAD) adalah:
41
• Object-Oriented Analysis (OOA) mendefinisikan semua tipe objek yang bekerja
dalam sistem dan interaksinya dengan user.
• Object-Oriented Design (OOD) mendefinisikan semua objek tambahan yang
dibutuhkan untuk menghubungkan orang dengan sistem. OOD menunjukkan
bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan menetapkan
definisi dari setiap tipe objek, sehingga dapat diimplementasikan.
• Object Oriented Programming (OOP) terdiri dari pernyataan tertulis dalam
bahasa pemrograman untuk menetapkan yang dilakukan objek.
2.2.4 Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.2.4.1 Unified Modeling Language (UML)
Menurut Dathan dan Ramnath (2011, p6) UML adalah sebuah standar alat
yang digunakan untuk mendeskripsikan produk akhir dari sebuah desain aktivitas.
Menurut Brown et al. (2012, p54), UML adalah bentuk notasi yang
menggambarkan dan memberikan visualisasi piranti lunak yang kompleks, besar dan
proyek berorientasi objek.
Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal
yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain
Activities”, UML adalah notasi grafis yang membantu dalam perancangan piranti
lunak yang menggunakan metode øbject-oriented (OO).
2.2.4.2 Activity Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p141), Activity Diagram adalah sebuah
diagram alur kerja yang mendeskripsikan aktivitas user (atau sistem), pelaku aktifitas
dan urutan dari setiap kegiatan itu. Activity Diagram adalah salah satu diagram UML
42
yang diasosiasikan dengan pendekatan berorientasi objek, namun dapat digunakan
dengan pendekatan pengembangan apapun.
Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal
yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain
Activities”, Activity Diagram menggambarkan proses bisnis yang akan
diimplementasikan oleh sistem. Diagram ini mendeskripsikan kemampuan
fungsional dan aktor yang berinteraksi dengan sistem.
Menurut Kendall dan Kendall (2011, p290), activity diagram
menggambarkan urutan proses aktifitas, termasuk kegiatan sequential dan paralel
serta keputusan yang diambil. Diagram ini biasa digunakan untuk sebuah use case
dan bisa menunjukkan beberapa kemungkinan yang akan terjadi. Activity diagram
dibuat berdasarkan urutan kejadian pertama, kedua dan seterusnya. Diagram ini juga
dapat dibuat dengan menguji beberapa scenario dalam use case.
Gambar 2.7 Activity Diagram Symbol
Sumber : Satzinger et al. (2010, p142)
43
2.2.4.3 Class Diagram
Menurut Dennis et al. (2009, p213), Class Diagram adalah sebuah model
yang menggambarkan kelompok dan relasi yang ada dalam sistem. Diagram ini
mendeskripsikan kelas termasuk metode dan atributnya, serta hubungan antar kelas
yang dimiliki.
Menurut Satzinger et al. (2010, p60) Class Diagram digunakan untuk
menunjukkan klasifikasi sekumpulan objek yang sama dalam sistem. Diagram ini
dibuat dalam pengembangan OO.
Menurut Kendall dan Kendall (2011, p297), Class Diagram menunjukkan
fitur statis dalam sistem dan tidak menggambarkan proses tertentu. Diagram ini
hanya menunjukkan relasi antar class. Setiap class digambarkan dalam bentuk kotak
dengan nama, beserta atribut dan method yang dimiliki. Method merupakan sebuah
bagian kecil dari kode yang bekerja dengan atribut.
Gambar 2.8 Class Diagram
Sumber: Satzinger et al. (2010, p60)
44
2.2.4.4 Domain Model Class Diagram
Domain model class diagram menurut Satzinger et al. et al. (2010, p187),
adalah sebuah UML class diagram yang menggambarkan cara kerja domain class
diagram.
Gambar 2.9 Domain Model Class Diagram
Sumber: Satzinger et al. (2010, p188)
Tabel 2.2 Notasi Domain Model Class Diagram
Class with name
and attributes
Multiplicity of
Association 0..1 ; 1 ; 1..1 ; 0..* ; * ; 1..*
Sumber : Satzinger et al. (2010)
2.2.4.5 Use Case Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p242) Use Case Diagram adalah diagram
yang mengindikasikan bagaimana peran user dan kegunaannya dalam sistem.
Diagram ini mengidentifikasikan pengguna dan bagaimana sistem digunakan.
45
Sebuah use case diagram merupakan cara yang mudah untuk mendokumentasikan
aktivitas sistem.
Menurut Kendall dan Kendall (2011, p287), use case menggambarkan sistem
dari sudut pandang user dan menjelaskan apa yang dilaksanakan sistem tanpa
menjelaskan bagaimana langkah pemprosesannya. Use case merefleksikan gambaran
mengenai sistem dari sudut pandang user. Model use case membantu komunikasi
antara business team dan development team menjadi lebih efektif. Use case
digunakan untuk mendokumentasikan sebuah transaksi atau event. Sebuah event
adalah tindakan yang dilakukan oleh sistem atas input yang diberikan.
Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal
yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain
Activities”, use case membuat user mengerti bagaimana sistem bekerja melalui
relasi dengan aktor. Model ini menyediakan input yang esensial untuk analisis,
desain dan uji coba karena menyediakan langkah sistematis untuk mengolah
kebutuhan fungsional.
Gambar 2.10 Use Case Diagram
Sumber: Satzinger et al. (2010, p244)
46
2.2.4.6 System Sequence Diagram (SSD)
Menurut Satzinger et al. (2010, p252) SSD adalah diagram yang digunakan
untuk mendeskripsikan aliran informasi ke dalam dan keluar dari sistem yang
diotomatisasi.
Menurut Kendall dan Kendall (2011, p294), sequence diagram
menggambarkan interaksi antara class. Diagram ini seding digunakan untk
mengilustrasikan pemprosesan data yang dideskripsikan dalam use case.
Gambar 2.11 SSD
Sumber: Satzinger et al. (2010, p253)
2.2.4.7 Communication Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p454), communication diagram merupakan
bentuk mudah untuk menggambarkan ide dan desain dalam sebuah meeting, karena
mudah dibuah dan diatur sesuai kebutuhan. Sama seperti sequence diagram,
communication diagram merupakan interaction diagram dan mencatat informasi
yang sama. Communication diagram menggunakan simbol yang sama untuk actor,
object dan message dalam sequence diagram.
47
Gambar 2.12 Communication Diagram
Sumber: Satzinger et. al. (2010, p455
2.2.4.8 Package Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p459), package diagram adalah sebuah diagram yang
membantu perancang mengasosiasikan class kelompok tertentu. Diagram ini
mengilustrasikan tiga layer design, yaitu view layer, domain layer serta data access
layer. Diagram ini digunakan untuk mendokumentasikan perbedaan atau persamaan
objek berdasarkan processing environmentnya.
Gambar 2.13 Package Diagram
Sumber: Satzinger et al. (2010, p459)
48
2.2.4.9 User Interface (UI)
Menurut Satzinger et al. (2010, p531), User Interface adalah bagian dari
sistem informasi yang membutuhkan interaksi sistem untuk menciptakan input dan
output berupa tampilan terhadap user. UI memperbolehkan user berinteraksi dengan
komputer untuk mencatat transaksi. Agar dapat membuat UI yang baik, diperlukan
suatu teori yang disebut eight golden rules. Menurut Shneiderman yang dikutip oleh
Satzinger (2010, p541), teori eight golden rules terdiri dari:
o Strive for Consistency
Cara informasi disusun dalam form, nama dan urutan menu, ukuran serta
besar simbol harus konsisten.
o Enable Frequent Users to Use Shortcuts
Penggunaan shortcut dapat mengurangi interaksi yang dibutuhkan dengan
tujuan mengerjakan suatu task untuk mempersingkat waktu. Desainer juga
harus menyediakan fasilitas untuk user menciptakan shortcut pribadi.
o Offer Informative Feedback
Setiap aksi yang dilakukan user harus mendapatkan feedback (timbale balik)
dari sistem, sehingga diketahui apakah aksi yang dilakukan dikenali.
o Design Dialogs to Yield Closure
Setiap dialog dengan sistem harus ditata dengan urutan yang baik, awal,
tengah dan akhir, sehingga membuat user dapat menggunakan sistem dengan
mudah.
o Offer Simple Error Handling
Ketika terjadi error pada sistem, pesan kesalahan harus bisa menjelaskan apa
yang salah dan bagaimana cara memperbaikinya secara spesifik. Sistem juga
harus bisa memperbaiki error dengan mudah.
49
o Permit Easy Reversal of Actions
User harus dapat membatalkan aksi yang terjadi secara tidak sengaja dengan
mudah. Ini juga dilakukan untuk mencegah error disaat user melakukan
kesalahan.
o Support Internal Locus of Control
Sistem harus bisa merespon perintah yang diberikan oleh user. User tidak
boleh merasa sedang dikontrol oleh sistem.
o Reduce Short-Term Memory Load
Sistem harus mudah dipelajari oleh user. Desainer tampilan tidak boleh
berasumsi user bisa mengingat keseluruhan secara detail dari form ke form.
Gambar 2.14 User Interface
Sumber: Satzinger et. al. (2010, p561)
50
2.2.4.10 Kerangka Berpikir
Latar Belakang
Persaingan bisnis di bidang minuman kesehatan menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi dalam proses bisnis serta pengambilan keputusan.
Software Design
Unified Modeling Language (UML) - Class Diagram - Use Case Diagram -
Sequence Diagram - User Interface
Software Construction
Adobe Dreamweaver
Implementation
PT. Citra Deli Kreasitama
Company Analysis
EFQM Self-Assessment Questionnaire
Self-Assessment Questionnaire
Analysis
Penentuan Fitur Inukshuk Analysis
Masalah
Perusahaan tidak memiliki wadah untuk mengorganisir dan mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan.
51
Keterangan:
Latar belakang penulisan skripsi ini adalah persaingan bisnis di bidang
minuman kesehatan menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi dalam proses
bisnis serta pengambilan keputusan. Masalah yang dihadapi adalah perusahaan ini
tidak memiliki wadah untuk mengorganisir dan mendokumentasikan pengetahuan
yang dimiliki oleh karyawannya.
Analisa perusahaan ini dimulai dengan company analysis untuk menganalisa
visi dan misi, serta sejarah perusahaan. Dilanjutkan dengan EFQM Self-Assessment
Questionnaire, untuk menganalisa posisi perusahaan ini pada bidang enabler dan
result. Lalu dilakukan analisa dengan menggunakan Inukshuk KM Model. Terakhir,
dilakukan penentuan fitur.
Untuk mendesain software yang digunakan UML, yang meliputi class
diagram, use case diagram, sequence diagram serta user interface. Lalu, software
yang dirancang dibangun dengan adobe dreamweaver. Implementasi KMS yang
dibangun akan digunakan pada PT. Citra Deli Kreasitama.
Top Related