BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah salah satu Instansi milik pemerintah maupun
swasta yang melayani masyarakat dalam bidang kesehatan, dan berfungsi
sebagai tempat usaha penyembuhan terhadap suatu penyakit yang diderita
oleh pasien, serta pemulihan keadaan cacat badan maupun jiwa. Salah satu
hal yang berperan penting dalam pencapaian visi dan misi rumah sakit adalah
sistem pengelolaan pelayanan yang betujuan untuk memberikan jasa kepada
pasien dan masyarakat pada umumnya. Pengelolaan pelayanan adalah hal
yang sangat penting bagi suatu struktur kerja yang bergerak di bidang
pelayanan jasa, salah satunya bagi rumah sakit.
Instalasi Radiologi sebagai salah satu komponen dari rumah sakit
memerlukan suatu pengelolaan pelayanan yang baik untuk menjadi salah satu
penunjang medik dalam membantu menegakkan diagnosa penyakit. Pada
Instalasi Radiologi, pengarsipan atau penyimpanan hasil bacaan radiograf
termasuk hal yang harus dikelola dengan baik. Instalasi Radiologi
mempunyai tingkat pemeriksaan dan jumlah pasien yang banyak,
membutuhkan sistem pengarsipan yang teratur. Hasil bacaan radiograf yang
1
telah disimpan sebaiknya dapat dicari dan ditemukan kembali dengan cepat
serta mudah pada saat yang diperlukan.
Pengelolaan sistem pengarsipan atau penyimpanan hasil bacaan dan
radiograf sebaiknya ditempatkan secara teratur dan tertib di almari arsip pada
ruang khusus pengarsipan, sehingga dapat mempermudah dalam pencarian
kembali hasil bacaan radiograf yang telah disimpan. Tempat pengarsipan
untuk hasil bacaan radiograf dengan jangka waktu panjang yang diletakan
terpisah harus selalu diatur dan dikelola penataannya. Hal ini bertujuan untuk
menghindari hilangnya data pasien. Petugas arsip harus teliti dalam mengatur
keluar masuknya hasil bacaan radiograf, kesalahan informasi oleh petugas
arsip dapat terjadi karena petugas tidak mengatur secara benar hasil bacaan
radiograf yang akan di arsipkan.
Dari observasi secara langsung di Instalasi Radiologi Rumah Sakit
Bethesda Yogyakarta, sistem pengarsipan dan penyimpanan hasil bacaan dan
radiograf disimpan dalam suatu ruangan khusus untuk pengarsiapan. Arsip
hasil bacaan di simpan dalam satu map besar. Proses penyimpanan
pengarsipan hasil bacaan dalam map menggunakan sistem numeric tetapi
tidak semua sama. Dalam satu map ada yang berisi hasil pemeriksaan 400,
500, 600, dan juga 700. Hal tersebut terjadi karena terkadang salah memberi
nomor karena nomor kurang jelas yang berakibat tidak teraturnya nomor
film. Sistem pengarsipan semua pemeriksaan di Instalasi Radiologi Rumah
Sakit Bethesda juga berada dalam satu ruangan baik yang radiologi
2
konvensional (Pusat dan IGD), MSCT, MRI dan USG. Hal ini dapat
mempersulit dalam proses pencarian hasil bacaan radiograf yang telah
disimpan sebelumnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan karena banyaknya
dokumen yang tersimpan dalam ruangan tersebut.
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis ingin mengetahui lebih
lanjut mengenai pengelolaan dan pelayanan Radiodiagnostik di Rumah Sakit
Bethesda Yogyakarta ke dalam bentuk laporan ilmiah dengan judul
“PENGELOLAAN HASIL BACAAN DI INSTALASI RADIOLOGI
RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA.”
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Nyata
adalah bagaimana sistem pengarsipan hasil bacaan di Instalasi Radiologi
Rumah Sakit Betesda Yogyakarta?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan dari penyusunan Laporan Praktek Kerja Nyata ini adalah
untuk mengetahui bagaimana zsistem pengarsipan hasil bacaan di Instalasi
Radiologi Rumah Sakit Betesda Yogyakarta?
D. Manfaat Penulisan
1. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dalam
mengetahui pelaksanaan pengelolaan pelayanan Radiodiagnostik dengan
baik.
3
2. Memberikan masukan dan saran kepada petugas di Instalasi Radiologi
Rumah Sakit Betesda Yogyakarta dalam pengelolaan pelayanan
radiodiagnostik, sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan.
E. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam memahami isi laporan ini, maka penulis
menyusun sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
1. Gambaran umum rumah sakit
Berisi tentang sejarah, visi dan misi rumah sakit, jenis
kegiatan pelayanan rumah sakit, jenis pelayanan spesialis,
jumlah tenaga kerja, struktur organisasi.
2. Pengelolaan pelayanan radiologi
Berisi tentang visi, misi, manajemen radiologi,
pelayanan radiologi, administrasi dan arsip radiologi,
peralatan dan sarana pendukung di instalasi radiologi, proteksi
radiasi dan perijinan pesawat.
4
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
Berisi tentang permasalahan beserta pembahasannya
BAB IV PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
1. Profil Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah sakit swasta terbesar di
Yogyakarta dengan tipe B non pendidikan. Rumah sakit dengan fasilitas
layanan kesehatan yang lengkap.
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah terakreditasi 16 Pokja dan
lulus ISO 9001:2001. Rumah sakit yang memiliki motto Tolong Dulu
Urusan Belakang, terlihat di dalam setiap pelayanan kepada pasien yang
membutuhkan tanpa membedakan suku, agama, dan golongan.
Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada semua pasien
menjadi prioritas utama dalam setiap gerak langkah Rumah Sakit
Bethesda sejak pertama kali Bethesda berdiri pada tahun 1899 hingga saat
ini. Penanganan kesehatan diberikan secara holistik dan efektif. Selalu
berusaha mewujudkan pelayanan yang terjangkau dengan tetap menjaga
mutu. SDM yang terus menerus dikembangkan dan diberdayakan dari sisi
kompetensi, dan diimbangi fasilitas, sarana, dan prasarana, penerapan
ilmu pengetahuan dan teknologi.
6
2. Kebijakan Mutu
Kebijakan Mutu Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta:
a. Rumah Sakit Bethesda memberikan layanan yang Cepat, Tepat,
Komunikatif, dan Terpadu sesuai dengan standar mutu, sehingga
menghasilkan pelanggan yang puas dan setia
b. Rumah Sakit Bethesda berkomitmen untuk selalu melaksanakan dan
meningkatkan keefektifan sistem mutu
3. Falsafah
a. Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian, mempunyai citra
dan martabat yang mulia sebagai ciptaan Allah.
b. Setiap orang berhak memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan
wajib ikut serta dalam usaha memelihara dan meningkatkan derajat
kesehatannya.
c. Dengan dasar dan semangat cinta kasih, pelayanan kesehatan rumah sakit
terpanggil untuk berperan serta dalam upaya memberdayakan sesama
melalui pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan, pencegahan
penyakit, penyembuhan penyakit, dan pemulihan kesehatan serta
pendidikan bidang kesehatan yang menyeluruh, terpadu, dan
berkesinambunngan.
7
4. Tujuan
a. Mampu bersaing
b. Melindungi dan mensejahterakan SDM
c. Mampu melayani semua customer termasuk yang kekurangan
d. Unggul, berkualitas, dan paripurna dalam pelayanan kesehatan
e. Jejaring pelayanan kesehatan yang luas
f. Diversifikasi pelayanan kesehatan yang luas
5. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadi rumah sakit pilihan dan jejaring yang memuaskan customer
melalui pelayanan profesional, prima, berdasarkan kasih Allah.
b. Misi
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang holistik,
unggul, efisien dan efektif, yang berwawasan lingkungan
2) Menyelenggarakan pelatihan, penelitian, dan pengembangan
manajemen yang berkesinambungan untuk menghasilkan
SDM yang kapabel, berkomitmen, sejahtera, dan berjiwa
kasih
8
3) Mewujudkan pelayanan kesehatan terjangkau, memuaskan
customer dan mampu berkembang dengan baik
4) Menyediakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan
dengan mempertimbangkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
agar pelayanan mampu bersaing di era globalisasi
6. Peran
1) Sebagai Roemah Sakit Toeloeng yang memberdayakan masyarakat untuk
memperoleh derajat kesehatan yang optimal
2) Sebagai Unit Kerja YAKKUM yang berwawasan kesatuan, kenasionalan dan
keswasembadaan
3) Sebagai mitra pemerintah dalam menyelenggarakan Sistem Kesehatan Nasional
(SKN)
4) Sebagai rumah sakit rujukan
5) Sebagai rumah sakit untuk pendidikan dan pelatihan
6) Sebagai wahana pelayanan dan peningkatan kesejahteraan karyawan
7. Alur Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan di Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta
a. Alur Pelayanan di Poliklinik Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
9
1) Mendaftar di Tempat Penerimaan Pasien I (TPPI) Bidang Rekam
Medis Pendaftaran, untuk mendapatkan nomor urut periksa
2) Memberitahukan kepada Petugas Klinik yang dituju, nomor urut
periksanya, dan menanti pemeriksaan dokter.
3) Ke Kas/Bank untuk validasi/membayar biaya Pemeriksaan Dokter,
Resep Obat, Laboratorium, Radiologi, dan penunjang lain, jika
memang menggunakan fasilitas tersebut atas perintah dokter yang
sudah disanggupi dan disetujui pasien
4) Pemeriksaan Laboratorium, Radiologi, penunjang lain (bila perlu),
dengan menunjukkan tanda pembayaran yang sudah divalidasi
Kas/Bank
5) Ke Instalasi Farmasi untuk mengambil obat, dengan menunjukkan
tanda pembayaran yang sudah divalidasi Kas/Bank
6) Pulang dengan membawa obat
7) Bila perlu RAWAT INAP, mendaftar di TPP II (Admisi) untuk
mendapatkan kamar sesuai permintaan pasien/keluarga atau sesuai
haknya bagi pasien tanggungan (instansi yang bekerja sama)
b. Alur pasien Rawat Jalan
Alur pasien Rawat Jalan adalah sebagai berikut:
10
c. Alur pasien Rawat Inap
Alur pasien Rawat Inap adalah sebagai berikut:
11
B. Gambaran Umum Instalasi Radiologi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
1. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta merupakan bagian
dari penunjang medik. Instalasi ini di bagi menjadi dua bagian yaitu
Radiologi Pusat dan Radiologi IGD. Radiologi pusat melayani pemeriksaan
nonkontras, kontras, mammografi, panoramic, dental, chepalometri, gigi,
MRI, CT Scan Single Slice, dan USG. Radiologi pusat buka dari jam 07.00
WIB – 14.00 WIB kecuali MRI sampai jam 20.00 selama 6 hari kerja dan
hari libur tutup. Sedangkan Radiologi IGD melayani pemeriksaan
nonkontras dan MSCT selama 24 jam. Pada keadaan tertentu Radiologi
pusat juga dapat melayani pemeriksaan di luar jam kerja tersebut.
a. Visi dan Misi
1) Falsafah Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Setiap pasien yang dilakukan tindakan medis di Rumah Sakit
Bethesda dimana fasilitas cukup memedai, sepantasnya untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang optimal termasuk pelayanan
radiologi sebagai penunjang medik. Pelayanan radiologi menjadi tepat
guna baik untuk kepentingan klinis pasien, maupun keluarga yang
pada akhirnya berguna bagi proses penyembuhan dan peningkatan
kesehatan, pemulihan dan peningkatan kualitas hidup serta legalitas.
12
Untuk itu diperlukan pemeriksaan radiologi efektif dan efisien,
baik dan segera, serta senantiasa melaksanakan dan meningkatkan
mutu pelayanan dalam penataan manajemen kristiani.
2) Visi
Menjadi sarana penunjang diagnostik unggulan yang efektif dan
efisien di wilayah DIY dan sekitarnya.
3) Misi
Memberikan pelayanan radiodiagnostik segera sesuai dengan
kebutuhan customer dengsn menaruh atensi dan hormat kepada pasien,
dengan meningkatkan kualitas dan profesionalisme serta kerjasama
yang harmonis di dalam maupun di luar Instalasi Radiologi.
4) Tujuan
Meningkatkan pelayanan Radiologi Rumah Sakit Bethesda bagi
rujukan rutin/segera baik intern rumah sakit Bethesda maupun rujukan
dari luar rumah sakit Bethesda:
- Membudayakan kinerja staf radiologi agar efektif dan efisisen
- Memberikan pelayanan segera tanpa mengabaikan prinsip
mengutamakan kepentingan pasien
13
- Melakukan penelitian dan pendidikan untuk peningkatan dan
penyempurnaan pelayanan
- Menjalin kerjasama dengan instansi dan institusi lain
2. Manajemen Instalasi Radiologi
a. Struktur organisasi
Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda berada di bawah
Wakil Direktur Penunjang Medik, dipimpin oleh seorang dokter
spesialis radiologi. Kepala Instalasi Radiologi dalam melaksanakan
tugasnya dibantu oleh Koordinator Pelayanan (KP) Supporting,
Koordinator Pelayanan (KP) Radiologi Pusat, dan Radiologi IGD.
Bagan struktur organisasi Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda
14
Kepala Instalasi Radiologi
PPR
Administrasi
KA Supporting KA Radiologi
b. Pelayanan Instalasi Radiologi
Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda dibagi menjadi dua
yaitu Radiologi Pusat dan Radiologi IGD. Pelayanan dalam begian
radiologi juga dibedakan sebagai berikut:
1) Radiologi Pusat
- Pemeriksaan radiologi konvensional nonkontras dan
kontras
- OPG
- Dental
- Mammografi
- MRI
- USG
2) Radiologi IGD
- MSCT (Multi Slice Computed Tomography)
- Pemeriksaan radiologi konvensional nonkontras
15
c. Administrasi dan Arsip Radiologi
Kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh Instalasi Radiologi
Rumah Sakit Bethesda antara lain:
- Registrasi pasien
- Pembuatan nota pembayaran
- Pencatatan pengambilan hasil
- Pencatatan jenis dan jumlah pemeriksaan
- Pencatatan jumlah pemakaian film
Arsip yang terdapat di ruang pengarsipan radiologi:
- Surat permintaan foto, USG, MRI
- Foto yang tidak diambil oleh pasien
- Hasil ekspertise Dokter Spesialis Radiologi
- Daftar pasien di radiologi
Pengarsipan disusun dalam satu ruangan khusus yang berisi rak-
rak sebagai tempat map yang didalamnya ada yang terdapat
permintaan foto dan ekspertise dari Dokter Radiologi.
16
d. Alur pelayanan Pasien di Instalasi Radiologi
Alur pelayanan pasien di radiologi diatur agar memudahkan
petugas dalam melakukan pemeriksaan dan pesien juga nyaman. Alur
pelayanan pasien di radiologi adalah sebagai berikut:
Pasien dating dengan membawa surat permintaan
pemeriksaan dari dokter, kemudian mendaftar di loket pendaftaran
radiologi. Setelah mendaftar pasien dipersilahkan menunggu di
ruang tunggu untuk mengantri giliran dilakukan pemeriksaan.
Setelah pasien selesai pemeriksaan pasien diberikan kuitansi untuk
melakukan pembayaran (kecuali pasien rawat inap) di Bank yang
terdapat di Rumah Sakit. Bukti pembayaran tersebut akan diminta
ketika pengambilan hasil pemeriksaan. Setelah hasil sudah
diterima pasien maka pasien dipersilahkan membawa hasil bacaan
tersebut ke Dokter pengirim.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Pembahasan
Sistem pengarsipan merupakan salah satu bagian radiologi sebagai
penunjang kelancaran pelayanan dalam pengambilan data penyimpanan hasil
17
arsip pasien baik itu yang masih dibutuhkan maupun yang sudah tidak digunakan
lagi. Sistem pengarsipan yang baik disusun secara teratur dan rapi pada satu
tempat, misalnya ditempatkan pada almari arsip diruang arsip. Pengarsipan hasil
bacaan radiograf di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
sudah cukup baik karena telah memiliki ruangan khusus untuk pengarsipan.
Di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sistem
pengarsipan dan penyimpanan hasil bacaan radiograf menggunakan metode
numeric yang akan diganti setiap tahunnya dengan di awali dua angka terakhir
untuk tahun. Lembar permintaan foto, hasil bacaan dan radiograf yang tidak
diambil disimpan dalam sebuah rak khusus arsip dan ditempatkan dalam ruangan
khusus. Ruangan tersebut di kelola oleh petugas khusus pengarsipan yang selalu
bekerja tiap pagi dari jam 07.00 WIB-14.00 WIB. Pengarsipan isi dalam satu
map tidak semua. Ada yang rentang isinya 400,500,600, dan 700. Hal tersebut
membuat sulit dalam pencarian arsip jika dibutuhkan setiap saat karena petugas
pengarsipan juga tidak bekerja 24 jam.
1. Permasalah yang sering terjadi dalam sistem pengarsipan :
a. Sulit menentukan rentang pengarsipan karena nomor tidak sesuai
urutan yang biasanya terjadi pengulangan nomor atau terlewatnya
nomor yang telah ada.
18
b. Sulitnya mencari lembar permintaan foto atau radiograf yang telah
lama dan dibutuhkan oleh pasien tetapi pasien lupa nomor foto dan
tepatnya waktu dilakukan pemeriksaan
c. Banyaknya berkas pemeriksaan radiologi yang disimpan sehingga
harus teliti dalam mencari karena semua map yang ada sama untuk
semua pemeriksaan.
2. Cara pemecahan masalah yang mungkin dapat dilakukan adalah sebagai
berikut :
a. Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem
computer dan di print langsung agar nomor film jelas dan juga
identitasnya jelas sehingga lebih rapi dan mudah karena tinggal
ditempel.
b. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sebaiknya juga
menggunakan sistem pendaftaran pasien yang diketik sekaligus dalam
computer sehingga memudahkan dalam melihat semua pemeriksaan
dan mengurangi berkas yang disimpan dalm arsip.
c. Sebaiknya map diberikan warna yang berbeda untuk setiap arsip dari
pemeriksaan yang berbeda untuk memudahkan pencarian tanpa harus
melihat semua map yang ada satu persatu, misalnya USG warna hijau
dan MRI warna merah.
19
BAB IV
PENUTUP
20
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja
Nyata di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, dapat diambil
kesimpulan :
1. Di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah
mempunyai ruang khusus untuk pengarsipan berkas pemeriksaan.
2. Sistem pengarsipan yang dipakai adalah sistem numerik yang kemudian
diganti setiap tahun yang diawali dengan dua angka terakhir tahun.
3. Sistem pengarsipan dalam ruang arsip belum begitu rapi karena sering
terjadinya kesalahan dalam penomoran karena tulisan yang kurang jelas.
4. Pengarsipan berkas pemeriksaan terlihat sama semua dan tidak mudah
dibedakan.
B. Saran
Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem computer dan
di print langsung agar nomor film jelas dan juga identitasnya jelas sehingga lebih
rapi dan mudah karena tinggal ditempel.
1. Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem computer
dan di print langsung beserta identitas pasien.
2. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sebaiknya juga
menggunakan sistem pendaftaran pasien dengan computer.
21
3. Sebaiknya map diberikan warna yang berbeda untuk setiap arsip dari
pemeriksaan.
22