Download - Are Day Lk Arsip

Transcript
Page 1: Are Day Lk Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit adalah salah satu Instansi milik pemerintah maupun

swasta yang melayani masyarakat dalam bidang kesehatan, dan berfungsi

sebagai tempat usaha penyembuhan terhadap suatu penyakit yang diderita

oleh pasien, serta pemulihan keadaan cacat badan maupun jiwa. Salah satu

hal yang berperan penting dalam pencapaian visi dan misi rumah sakit adalah

sistem pengelolaan pelayanan yang betujuan untuk memberikan jasa kepada

pasien dan masyarakat pada umumnya. Pengelolaan pelayanan adalah hal

yang sangat penting bagi suatu struktur kerja yang bergerak di bidang

pelayanan jasa, salah satunya bagi rumah sakit.

Instalasi Radiologi sebagai salah satu komponen dari rumah sakit

memerlukan suatu pengelolaan pelayanan yang baik untuk menjadi salah satu

penunjang medik dalam membantu menegakkan diagnosa penyakit. Pada

Instalasi Radiologi, pengarsipan atau penyimpanan hasil bacaan radiograf

termasuk hal yang harus dikelola dengan baik. Instalasi Radiologi

mempunyai tingkat pemeriksaan dan jumlah pasien yang banyak,

membutuhkan sistem pengarsipan yang teratur. Hasil bacaan radiograf yang

1

Page 2: Are Day Lk Arsip

telah disimpan sebaiknya dapat dicari dan ditemukan kembali dengan cepat

serta mudah pada saat yang diperlukan.

Pengelolaan sistem pengarsipan atau penyimpanan hasil bacaan dan

radiograf sebaiknya ditempatkan secara teratur dan tertib di almari arsip pada

ruang khusus pengarsipan, sehingga dapat mempermudah dalam pencarian

kembali hasil bacaan radiograf yang telah disimpan. Tempat pengarsipan

untuk hasil bacaan radiograf dengan jangka waktu panjang yang diletakan

terpisah harus selalu diatur dan dikelola penataannya. Hal ini bertujuan untuk

menghindari hilangnya data pasien. Petugas arsip harus teliti dalam mengatur

keluar masuknya hasil bacaan radiograf, kesalahan informasi oleh petugas

arsip dapat terjadi karena petugas tidak mengatur secara benar hasil bacaan

radiograf yang akan di arsipkan.

Dari observasi secara langsung di Instalasi Radiologi Rumah Sakit

Bethesda Yogyakarta, sistem pengarsipan dan penyimpanan hasil bacaan dan

radiograf disimpan dalam suatu ruangan khusus untuk pengarsiapan. Arsip

hasil bacaan di simpan dalam satu map besar. Proses penyimpanan

pengarsipan hasil bacaan dalam map menggunakan sistem numeric tetapi

tidak semua sama. Dalam satu map ada yang berisi hasil pemeriksaan 400,

500, 600, dan juga 700. Hal tersebut terjadi karena terkadang salah memberi

nomor karena nomor kurang jelas yang berakibat tidak teraturnya nomor

film. Sistem pengarsipan semua pemeriksaan di Instalasi Radiologi Rumah

Sakit Bethesda juga berada dalam satu ruangan baik yang radiologi

2

Page 3: Are Day Lk Arsip

konvensional (Pusat dan IGD), MSCT, MRI dan USG. Hal ini dapat

mempersulit dalam proses pencarian hasil bacaan radiograf yang telah

disimpan sebelumnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan karena banyaknya

dokumen yang tersimpan dalam ruangan tersebut.

Berdasarkan latar belakang diatas, penulis ingin mengetahui lebih

lanjut mengenai pengelolaan dan pelayanan Radiodiagnostik di Rumah Sakit

Bethesda Yogyakarta ke dalam bentuk laporan ilmiah dengan judul

“PENGELOLAAN HASIL BACAAN DI INSTALASI RADIOLOGI

RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA.”

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Nyata

adalah bagaimana sistem pengarsipan hasil bacaan di Instalasi Radiologi

Rumah Sakit Betesda Yogyakarta?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari penyusunan Laporan Praktek Kerja Nyata ini adalah

untuk mengetahui bagaimana zsistem pengarsipan hasil bacaan di Instalasi

Radiologi Rumah Sakit Betesda Yogyakarta?

D. Manfaat Penulisan

1. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dalam

mengetahui pelaksanaan pengelolaan pelayanan Radiodiagnostik dengan

baik.

3

Page 4: Are Day Lk Arsip

2. Memberikan masukan dan saran kepada petugas di Instalasi Radiologi

Rumah Sakit Betesda Yogyakarta dalam pengelolaan pelayanan

radiodiagnostik, sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan.

E. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami isi laporan ini, maka penulis

menyusun sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan

penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

1. Gambaran umum rumah sakit

Berisi tentang sejarah, visi dan misi rumah sakit, jenis

kegiatan pelayanan rumah sakit, jenis pelayanan spesialis,

jumlah tenaga kerja, struktur organisasi.

2. Pengelolaan pelayanan radiologi

Berisi tentang visi, misi, manajemen radiologi,

pelayanan radiologi, administrasi dan arsip radiologi,

peralatan dan sarana pendukung di instalasi radiologi, proteksi

radiasi dan perijinan pesawat.

4

Page 5: Are Day Lk Arsip

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN

Berisi tentang permasalahan beserta pembahasannya

BAB IV PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran

5

Page 6: Are Day Lk Arsip

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

1. Profil Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah sakit swasta terbesar di

Yogyakarta dengan tipe B non pendidikan. Rumah sakit dengan fasilitas

layanan kesehatan yang lengkap.

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah terakreditasi 16 Pokja dan

lulus ISO 9001:2001. Rumah sakit yang memiliki motto Tolong Dulu

Urusan Belakang, terlihat di dalam setiap pelayanan kepada pasien yang

membutuhkan tanpa membedakan suku, agama, dan golongan.

Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada semua pasien

menjadi prioritas utama dalam setiap gerak langkah Rumah Sakit

Bethesda sejak pertama kali Bethesda berdiri pada tahun 1899 hingga saat

ini. Penanganan kesehatan diberikan secara holistik dan efektif. Selalu

berusaha mewujudkan pelayanan yang terjangkau dengan tetap menjaga

mutu. SDM yang terus menerus dikembangkan dan diberdayakan dari sisi

kompetensi, dan diimbangi fasilitas, sarana, dan prasarana, penerapan

ilmu pengetahuan dan teknologi.

6

Page 7: Are Day Lk Arsip

2. Kebijakan Mutu

Kebijakan Mutu Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta:

a. Rumah Sakit Bethesda memberikan layanan yang Cepat, Tepat,

Komunikatif, dan Terpadu sesuai dengan standar mutu, sehingga

menghasilkan pelanggan yang puas dan setia

b. Rumah Sakit Bethesda berkomitmen untuk selalu melaksanakan dan

meningkatkan keefektifan sistem mutu

3. Falsafah

a. Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian, mempunyai citra

dan martabat yang mulia sebagai ciptaan Allah.

b. Setiap orang berhak memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan

wajib ikut serta dalam usaha memelihara dan meningkatkan derajat

kesehatannya.

c. Dengan dasar dan semangat cinta kasih, pelayanan kesehatan rumah sakit

terpanggil untuk berperan serta dalam upaya   memberdayakan sesama

melalui pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan, pencegahan

penyakit, penyembuhan penyakit, dan   pemulihan kesehatan serta

pendidikan bidang kesehatan yang menyeluruh, terpadu, dan

berkesinambunngan.

7

Page 8: Are Day Lk Arsip

4. Tujuan

a. Mampu bersaing

b. Melindungi dan mensejahterakan SDM

c. Mampu melayani semua customer termasuk  yang  kekurangan

d. Unggul, berkualitas, dan paripurna dalam pelayanan  kesehatan

e. Jejaring pelayanan kesehatan yang luas

f. Diversifikasi pelayanan kesehatan yang luas

5. Visi dan Misi

a. Visi

Menjadi rumah sakit pilihan dan jejaring yang memuaskan customer

melalui pelayanan profesional, prima, berdasarkan kasih Allah.

b. Misi

1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang holistik,

unggul, efisien dan efektif, yang berwawasan lingkungan

2) Menyelenggarakan pelatihan, penelitian, dan pengembangan

manajemen yang berkesinambungan untuk menghasilkan

SDM yang kapabel, berkomitmen, sejahtera, dan berjiwa

kasih

8

Page 9: Are Day Lk Arsip

3) Mewujudkan pelayanan kesehatan terjangkau, memuaskan

customer dan mampu berkembang dengan baik

4) Menyediakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan

dengan mempertimbangkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

agar pelayanan mampu bersaing di era globalisasi

6. Peran

1) Sebagai Roemah Sakit Toeloeng yang memberdayakan masyarakat    untuk

memperoleh derajat kesehatan yang optimal

2) Sebagai Unit Kerja YAKKUM yang berwawasan kesatuan, kenasionalan dan

keswasembadaan

3) Sebagai mitra pemerintah dalam menyelenggarakan Sistem Kesehatan   Nasional

(SKN)

4) Sebagai rumah sakit rujukan

5) Sebagai rumah sakit untuk pendidikan dan pelatihan

6) Sebagai wahana pelayanan dan peningkatan kesejahteraan karyawan

7. Alur Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta

a. Alur Pelayanan di Poliklinik Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

9

Page 10: Are Day Lk Arsip

1) Mendaftar di Tempat Penerimaan Pasien I (TPPI) Bidang Rekam

Medis Pendaftaran, untuk mendapatkan nomor urut periksa

2) Memberitahukan kepada Petugas Klinik yang dituju, nomor urut

periksanya, dan menanti pemeriksaan dokter.

3) Ke Kas/Bank untuk validasi/membayar biaya Pemeriksaan Dokter,

Resep Obat, Laboratorium, Radiologi, dan penunjang lain, jika

memang menggunakan fasilitas tersebut atas perintah dokter yang

sudah disanggupi dan disetujui pasien

4) Pemeriksaan Laboratorium, Radiologi, penunjang lain (bila perlu),

dengan menunjukkan tanda pembayaran yang sudah divalidasi

Kas/Bank

5) Ke Instalasi Farmasi untuk mengambil obat, dengan menunjukkan

tanda pembayaran yang sudah divalidasi Kas/Bank

6) Pulang dengan membawa obat

7) Bila perlu RAWAT INAP, mendaftar di TPP II (Admisi) untuk

mendapatkan kamar sesuai permintaan pasien/keluarga atau sesuai

haknya bagi pasien tanggungan (instansi yang bekerja sama)

b. Alur pasien Rawat Jalan

Alur pasien Rawat Jalan adalah sebagai berikut:

10

Page 11: Are Day Lk Arsip

c. Alur pasien Rawat Inap

Alur pasien Rawat Inap adalah sebagai berikut:

11

Page 12: Are Day Lk Arsip

B. Gambaran Umum Instalasi Radiologi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

1. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta merupakan bagian

dari penunjang medik. Instalasi ini di bagi menjadi dua bagian yaitu

Radiologi Pusat dan Radiologi IGD. Radiologi pusat melayani pemeriksaan

nonkontras, kontras, mammografi, panoramic, dental, chepalometri, gigi,

MRI, CT Scan Single Slice, dan USG. Radiologi pusat buka dari jam 07.00

WIB – 14.00 WIB kecuali MRI sampai jam 20.00 selama 6 hari kerja dan

hari libur tutup. Sedangkan Radiologi IGD melayani pemeriksaan

nonkontras dan MSCT selama 24 jam. Pada keadaan tertentu Radiologi

pusat juga dapat melayani pemeriksaan di luar jam kerja tersebut.

a. Visi dan Misi

1) Falsafah Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

Setiap pasien yang dilakukan tindakan medis di Rumah Sakit

Bethesda dimana fasilitas cukup memedai, sepantasnya untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yang optimal termasuk pelayanan

radiologi sebagai penunjang medik. Pelayanan radiologi menjadi tepat

guna baik untuk kepentingan klinis pasien, maupun keluarga yang

pada akhirnya berguna bagi proses penyembuhan dan peningkatan

kesehatan, pemulihan dan peningkatan kualitas hidup serta legalitas.

12

Page 13: Are Day Lk Arsip

Untuk itu diperlukan pemeriksaan radiologi efektif dan efisien,

baik dan segera, serta senantiasa melaksanakan dan meningkatkan

mutu pelayanan dalam penataan manajemen kristiani.

2) Visi

Menjadi sarana penunjang diagnostik unggulan yang efektif dan

efisien di wilayah DIY dan sekitarnya.

3) Misi

Memberikan pelayanan radiodiagnostik segera sesuai dengan

kebutuhan customer dengsn menaruh atensi dan hormat kepada pasien,

dengan meningkatkan kualitas dan profesionalisme serta kerjasama

yang harmonis di dalam maupun di luar Instalasi Radiologi.

4) Tujuan

Meningkatkan pelayanan Radiologi Rumah Sakit Bethesda bagi

rujukan rutin/segera baik intern rumah sakit Bethesda maupun rujukan

dari luar rumah sakit Bethesda:

- Membudayakan kinerja staf radiologi agar efektif dan efisisen

- Memberikan pelayanan segera tanpa mengabaikan prinsip

mengutamakan kepentingan pasien

13

Page 14: Are Day Lk Arsip

- Melakukan penelitian dan pendidikan untuk peningkatan dan

penyempurnaan pelayanan

- Menjalin kerjasama dengan instansi dan institusi lain

2. Manajemen Instalasi Radiologi

a. Struktur organisasi

Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda berada di bawah

Wakil Direktur Penunjang Medik, dipimpin oleh seorang dokter

spesialis radiologi. Kepala Instalasi Radiologi dalam melaksanakan

tugasnya dibantu oleh Koordinator Pelayanan (KP) Supporting,

Koordinator Pelayanan (KP) Radiologi Pusat, dan Radiologi IGD.

Bagan struktur organisasi Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda

14

Kepala Instalasi Radiologi

PPR

Administrasi

KA Supporting KA Radiologi

Page 15: Are Day Lk Arsip

b. Pelayanan Instalasi Radiologi

Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda dibagi menjadi dua

yaitu Radiologi Pusat dan Radiologi IGD. Pelayanan dalam begian

radiologi juga dibedakan sebagai berikut:

1) Radiologi Pusat

- Pemeriksaan radiologi konvensional nonkontras dan

kontras

- OPG

- Dental

- Mammografi

- MRI

- USG

2) Radiologi IGD

- MSCT (Multi Slice Computed Tomography)

- Pemeriksaan radiologi konvensional nonkontras

15

Page 16: Are Day Lk Arsip

c. Administrasi dan Arsip Radiologi

Kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh Instalasi Radiologi

Rumah Sakit Bethesda antara lain:

- Registrasi pasien

- Pembuatan nota pembayaran

- Pencatatan pengambilan hasil

- Pencatatan jenis dan jumlah pemeriksaan

- Pencatatan jumlah pemakaian film

Arsip yang terdapat di ruang pengarsipan radiologi:

- Surat permintaan foto, USG, MRI

- Foto yang tidak diambil oleh pasien

- Hasil ekspertise Dokter Spesialis Radiologi

- Daftar pasien di radiologi

Pengarsipan disusun dalam satu ruangan khusus yang berisi rak-

rak sebagai tempat map yang didalamnya ada yang terdapat

permintaan foto dan ekspertise dari Dokter Radiologi.

16

Page 17: Are Day Lk Arsip

d. Alur pelayanan Pasien di Instalasi Radiologi

Alur pelayanan pasien di radiologi diatur agar memudahkan

petugas dalam melakukan pemeriksaan dan pesien juga nyaman. Alur

pelayanan pasien di radiologi adalah sebagai berikut:

Pasien dating dengan membawa surat permintaan

pemeriksaan dari dokter, kemudian mendaftar di loket pendaftaran

radiologi. Setelah mendaftar pasien dipersilahkan menunggu di

ruang tunggu untuk mengantri giliran dilakukan pemeriksaan.

Setelah pasien selesai pemeriksaan pasien diberikan kuitansi untuk

melakukan pembayaran (kecuali pasien rawat inap) di Bank yang

terdapat di Rumah Sakit. Bukti pembayaran tersebut akan diminta

ketika pengambilan hasil pemeriksaan. Setelah hasil sudah

diterima pasien maka pasien dipersilahkan membawa hasil bacaan

tersebut ke Dokter pengirim.

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Pembahasan

Sistem pengarsipan merupakan salah satu bagian radiologi sebagai

penunjang kelancaran pelayanan dalam pengambilan data penyimpanan hasil

17

Page 18: Are Day Lk Arsip

arsip pasien baik itu yang masih dibutuhkan maupun yang sudah tidak digunakan

lagi. Sistem pengarsipan yang baik disusun secara teratur dan rapi pada satu

tempat, misalnya ditempatkan pada almari arsip diruang arsip. Pengarsipan hasil

bacaan radiograf di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

sudah cukup baik karena telah memiliki ruangan khusus untuk pengarsipan.

Di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sistem

pengarsipan dan penyimpanan hasil bacaan radiograf menggunakan metode

numeric yang akan diganti setiap tahunnya dengan di awali dua angka terakhir

untuk tahun. Lembar permintaan foto, hasil bacaan dan radiograf yang tidak

diambil disimpan dalam sebuah rak khusus arsip dan ditempatkan dalam ruangan

khusus. Ruangan tersebut di kelola oleh petugas khusus pengarsipan yang selalu

bekerja tiap pagi dari jam 07.00 WIB-14.00 WIB. Pengarsipan isi dalam satu

map tidak semua. Ada yang rentang isinya 400,500,600, dan 700. Hal tersebut

membuat sulit dalam pencarian arsip jika dibutuhkan setiap saat karena petugas

pengarsipan juga tidak bekerja 24 jam.

1. Permasalah yang sering terjadi dalam sistem pengarsipan :

a. Sulit menentukan rentang pengarsipan karena nomor tidak sesuai

urutan yang biasanya terjadi pengulangan nomor atau terlewatnya

nomor yang telah ada.

18

Page 19: Are Day Lk Arsip

b. Sulitnya mencari lembar permintaan foto atau radiograf yang telah

lama dan dibutuhkan oleh pasien tetapi pasien lupa nomor foto dan

tepatnya waktu dilakukan pemeriksaan

c. Banyaknya berkas pemeriksaan radiologi yang disimpan sehingga

harus teliti dalam mencari karena semua map yang ada sama untuk

semua pemeriksaan.

2. Cara pemecahan masalah yang mungkin dapat dilakukan adalah sebagai

berikut :

a. Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem

computer dan di print langsung agar nomor film jelas dan juga

identitasnya jelas sehingga lebih rapi dan mudah karena tinggal

ditempel.

b. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sebaiknya juga

menggunakan sistem pendaftaran pasien yang diketik sekaligus dalam

computer sehingga memudahkan dalam melihat semua pemeriksaan

dan mengurangi berkas yang disimpan dalm arsip.

c. Sebaiknya map diberikan warna yang berbeda untuk setiap arsip dari

pemeriksaan yang berbeda untuk memudahkan pencarian tanpa harus

melihat semua map yang ada satu persatu, misalnya USG warna hijau

dan MRI warna merah.

19

Page 20: Are Day Lk Arsip

BAB IV

PENUTUP

20

Page 21: Are Day Lk Arsip

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja

Nyata di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, dapat diambil

kesimpulan :

1. Di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah

mempunyai ruang khusus untuk pengarsipan berkas pemeriksaan.

2. Sistem pengarsipan yang dipakai adalah sistem numerik yang kemudian

diganti setiap tahun yang diawali dengan dua angka terakhir tahun.

3. Sistem pengarsipan dalam ruang arsip belum begitu rapi karena sering

terjadinya kesalahan dalam penomoran karena tulisan yang kurang jelas.

4. Pengarsipan berkas pemeriksaan terlihat sama semua dan tidak mudah

dibedakan.

B. Saran

Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem computer dan

di print langsung agar nomor film jelas dan juga identitasnya jelas sehingga lebih

rapi dan mudah karena tinggal ditempel.

1. Sebaiknya dalam proses penomoran film menggunakan sistem computer

dan di print langsung beserta identitas pasien.

2. Instalasi Radiologi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sebaiknya juga

menggunakan sistem pendaftaran pasien dengan computer.

21

Page 22: Are Day Lk Arsip

3. Sebaiknya map diberikan warna yang berbeda untuk setiap arsip dari

pemeriksaan.

22