Download - Aplikasi Ms Excel

Manajemen Data S2 Gizi UNDIP

MODUL: APLIKASI MICROSOFT EXCELOleh: Ir. Suyatno, MKes

Microsoft Excel adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk memasukkan data, menghitung, mengolah data dan menampilkan dalam bentuk grafik. Aplikasi lembar kerja tersebut dilengkapi pula dengan fasilitas formula (rumus) dan makro yang dapat kita atur untuk menghitung secara otomatis dan kontinyu. Dengan kemampuan yang demikian, menjadikan Microsoft Excel banyak dipakai berkaitan dengan perhitungan, keuangan dan statistik. Meskipun aplikasi Excel hampir sama dengan Lotus 123 yang sudah populer, namun penggunaan Excel akan lebih mempermudah pemakainya apabila dia menggunakan multi tasking dengan aplikasi MS-Office yang lain.

Data yang dimasukkan dan diolah menggunakan Excel dapat dicopy atau diekspor untuk aplikasi yang lain, misalnya: untuk ditampilkan dalam MS-Word, SPSS, Dbase atau yang lain. Terkait dengan kegiatan penelitian, Excel sering digunakan untuk kepentingan entry data dan pengolahan data, sebelum kemudian dianalisis lebih lanjut dengan Software SPSS atau yang lain.

Membuka dan Menutup Program:Seperti program aplikasi yang lain, untuk memulai MS-Excel dilakukan dengan cara:- Pilih menu Start, pilih menu Programs- Dari menu Programs, pilih MS-Excel dan kemudian di Klik.Sedangkan untuk menutup MS-Excel dengan cara : Klik File dan pilih Exit, atau Klik icon close pada pojok kanan atas.

Kotak Formula Sel kerja Scroll bar

Sheet aktif

Lefttist dan Risgtist:Untuk menggunakan MS Excel secara optimal, bisa digunakan tombol kiri (left)

mouse atau tombol kanan mouse (right). Tombol kanan mouse digunakan untuk melakukan jalan pintas terhadap perintah yang akan kita gunakan. Caranya:- letakkan pointer dalam sembarang obyek yang dikehendaki- klik tombil kanan mouse dan pilih perintah yang dikehendaki.

Membuat dokumen baru:1. Pada menu File klik New2. Pada dokumen baru, workbook (buku kerja/sheet) akan kosong3. Pilih Sheet yang dikehendaki dengan cara melakukan klik pada bagian sheet1,

sheet2, sheet3, dst4. Selanjutnya anda bisa bekerja pada sheet yang telah dibuka.

Nama sheet bisa dirubah dengan cara melakukan klik 2 kali pada sheet yang dikehendaki dan tulis nama yang dipilih. Atau sheet bisa dihapus dengan cara memilih menu Edit – delate sheet.

Membuka dokumen:1. Klik file – Open2. Dalam kotak Look in, pilih drive tempat dokumen berada3. Dalam bingkai Look in akan munculo daftar folder dan file, pilih folder yang

memuat dokumen yang dicari. Teruskan dengan mengetik subfolder sampai menemukan subfolder yang memuat dokumen yang dicari

4. Setelah menemukan foldernya, klik nama file folder tersebut5. Pilih OpenUntuk membuka dokumen yang dibuat dengan aplikasi lain, maka klik format yang digunakan dalam dokumen tersebut pada pilihan: Files of type, klik nama dokumen dalam daftar folder dan file. Atau bisa juga dengan langsung menuliskan nama file dan ekstensinya pada kotak: File.

Menyimpan dokumen:

1. Klik file –Save atau tekan CTRL – S 2. Bila kita ingin menggandakan dokumen aktif yang sedang dibuat maka pilih: File

– Save As, kemudian simpan file dengan nama atau letak folder berbeda3. Kita juga bisa menyimpan dokumen MS Exel dalm format File lain dengan

merubah ekstention sesuai yang dikehendaki pada: Files of type

Memasukkan Data:MS. Excel merupakan aplikasi berbasis Sel, dimanapun pointer berada selali dapat dilihat melalui nomor kolom dan barisUntuk memasukkan data kita tinggal mengisi angka atau karakter pada sel yang sedang aktif (ditunjuk garis sel yang tampak lebih tebal).Pindah dari satu sel ke sel lain dapat dilakukan dengan :- Menekan tombol panah ke kiri/kanan/bawah- Menekan tombol tabs- Menekan enterSeleruh sel secara otomatis akan rata kiri di dalam sel, tetapi kita bisa mengaturnya dengan menggunakan Cells pada menu Format (atau menggunakan mouse kanan)

Mengedit Sel:1. Lakukan boble klik pada sel yang memuat data yang akan diedit2. Lakukan editing pada sel tersebut, jika sudah selesai tekan ENTER3. Untuk menggagalkan perintah tersebut, tekan Esc

2

Mengkopi atau Memindah Karakter:1. Fungsi editing MS Excel dama dengan MS-Word, bisa menggunakan menu Edit

kemudian pilih copy atau cut dikombinasikan dengan paste. Atau bisa melalui icon yang ada.

2. Jika kita akan mengkopy/memindah data dalam sel maka Doble klik pada sel yang memuat data yang akan dipndahkan, kemudian pilih data yang akan dipindahkan/dikopi dengan menggunakan perintah Cut atau Copy yang sama persis dengan MS-Word

Membuat Formula:Formula (rumus) digunakan untuk membuat perhitungan atau kalkulasi data. Membuat formula cukup memulai dengan tanda sama dengan (=) kemudian diikuti dengan perintah formulasi.Contoh sederhana: =C3+C4 (tanda + untuk penambahan)

=C3/C4 (tanda / untuk pembagian)=C3-C4 (tanda – untuk pengurangan)=C3*C4 (tanda * untuk perkalian)

Untuk melakukan kalkulasi bertingkat perlu digunakan tanda kurung, sehingga kita bisa menghitung dengan menggunakan data dari sel atau kelopok selUntuk perhitungan secara otomatis maka dapat dilakukan dengan: menggunakan perintah Autosum atau klik: fx = insert function dan pilih fungsi yang dikehendaki.

Melakukan pemformatan:- Format Tabel:

Pilih perintah autoformat pada menu Format untuk mengatur tabel secara otomatis, tetapi jangan lupa terlebih dahulu memilih sel yang diinginkan (mem-block)

- Format Sel:Pilih menu Format – Sel, pilih macam pola format yang ingin mulai dari warna, jenis huruf, perataan dan sebagainya. Bisa juga Anda melakukan dengan Klik kanan mouse.

Entry Data dengan Program Excel:Entry data dengan menggunakan Excel merupakan pilihan yang banyak dilakukan para peneliti, sebab relatif mudah dan praktis.Selain itu data yang telah dientry dengan menggunakan MS-Excel dapat dengan mudah disimpan atau dibuka dengan aplikasi program lainnya seperti dengan Dbase atau SPSS.Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan Entry Data Penelitian dengan program MS-Excel adalah:

1. Nama variabel harus diletakkan pada baris pertama agar bisa terbaca sebagai nama variabel apabila dibuka dengan program aplikasi lain. Nama variabel diletakkan dibagian paling atas pada tiap kolom, satu kolom satu variabel

2. Data dimasukkan sesuai dengan nama variabel (kolom) kolom pada baris kedua dan seterusnya sampai dengan jumlah record (sampel) selesai dientry

3

Insert Function:

1. SUM

Adds all the numbers in a range of cells.

Syntax

SUM(number1,number2, ...)

Number1, number2, ... are 1 to 30 arguments for which you want the total value or sum.

Remarks

Numbers, logical values, and text representations of numbers that you type directly into the list of arguments are counted. See the first and second examples following.

If an argument is an array or reference, only numbers in that array or reference are counted. Empty cells, logical values, text, or error values in the array or reference are ignored. See the third example following.

Arguments that are error values or text that cannot be translated into numbers cause errors.

Example

The example may be easier to understand if you copy it to a blank worksheet.

1. Create a blank workbook or worksheet. 2. Select the example in the Help topic. Do not select the row or column headers. 3. Press CTRL+C. 4. In the worksheet, select cell A1, and press CTRL+V. 5. To switch between viewing the results and viewing the formulas that return the

results, press CTRL+` (grave accent), or on the Tools menu, point to Formula Auditing, and then click Formula Auditing Mode.

Data

-5

15

30

'5

TRUE

Formula Description (Result)

4

=SUM(3, 2) Adds 3 and 2 (5)

=SUM("5", 15, TRUE)

Adds 5, 15 and 1, because the text values are translated into numbers, and the logical value TRUE is translated into the number 1 (21)

=SUM(A2:A4) Adds the first three numbers in the column above (40)

=SUM(A2:A4, 15) Adds the first three numbers in the column above, and 15 (55)

=SUM(A5,A6, 2) Adds the values in the last two rows above, and 2. Because nonnumeric values in references are not translated, the values in the column above are ignored (2)

2. AVERAGE

Returns the average (arithmetic mean) of the arguments.

Syntax

AVERAGE(number1,number2,...)

Number1, number2, ... are 1 to 30 numeric arguments for which you want the average.

Remarks

The arguments must either be numbers or be names, arrays, or references that contain numbers.

If an array or reference argument contains text, logical values, or empty cells, those values are ignored; however, cells with the value zero are included.

Tip

When averaging cells, keep in mind the difference between empty cells and those containing the value zero, especially if you have cleared the Zero values check box on the View tab (Options command, Tools menu). Empty cells are not counted, but zero values are.

Example

The example may be easier to understand if you copy it to a blank worksheet.1. Create a blank workbook or worksheet. 2. Select the example in the Help topic. Do not select the row or column headers. 3. Press CTRL+C. 4. In the worksheet, select cell A1, and press CTRL+V. 5. To switch between viewing the results and viewing the formulas that return the


Data

10

5

mk:@MSITStore:C:%5CProgram%20Files%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C1033%5Cxlmain10.chm::/html/xlfctAVERAGE.htm#%23

7

9

27

2


=AVERAGE(A2:A6) Average of the numbers above (11)

=AVERAGE(A2:A6, 5) Average of the numbers above and 5 (10)

3. STDEV

Estimates standard deviation based on a sample. The standard deviation is a measure of how widely values are dispersed from the average value (the mean).

Syntax

STDEV(number1,number2,...)

Number1, number2, ... are 1 to 30 number arguments corresponding to a sample of a population. You can also use a single array or a reference to an array instead of arguments separated by commas.

Remarks

STDEV assumes that its arguments are a sample of the population. If your data represents the entire population, then compute the standard deviation using STDEVP.

The standard deviation is calculated using the "nonbiased" or "n-1" method.

Logical values such as TRUE and FALSE and text are ignored. If logical values and text must not be ignored, use the STDEVA worksheet function.

Example

Suppose 10 tools stamped from the same machine during a production run are collected as a random sample and measured for breaking strength.



Strength

6

1345

1301

1368

1322

1310

1370

1318

1350

1303

1299


=STDEV(A2:A11) Standard deviation of breaking strength (27.46391572)

4. IF

Returns one value if a condition you specify evaluates to TRUE and another value if it evaluates to FALSE.

Use IF to conduct conditional tests on values and formulas.

Syntax

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Logical_test is any value or expression that can be evaluated to TRUE or FALSE. For example, A10=100 is a logical expression; if the value in cell A10 is equal to 100, the expression evaluates to TRUE. Otherwise, the expression evaluates to FALSE. This argument can use any comparison calculation operator.

Value_if_true is the value that is returned if logical_test is TRUE. For example, if this argument is the text string "Within budget" and the logical_test argument evaluates to TRUE, then the IF function displays the text "Within budget". If logical_test is TRUE and value_if_true is blank, this argument returns 0 (zero). To display the word TRUE, use the logical value TRUE for this argument. Value_if_true can be another formula.

Value_if_false is the value that is returned if logical_test is FALSE. For example, if this argument is the text string "Over budget" and the logical_test argument evaluates to FALSE, then the IF function displays the text "Over budget". If logical_test is FALSE and value_if_false is omitted, (that is, after value_if_true, there is no comma), then the logical value FALSE is returned. If logical_test is FALSE and value_if_false is blank (that is, after value_if_true, there is a comma followed by the closing parenthesis), then the value 0 (zero) is returned. Value_if_false can be another formula.

7

mk:@MSITStore:C:%5CProgram%20Files%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C1033%5Cxlmain10.chm::/html/xlrefUnderstandinghowOperatorswork.htm

Remarks

Up to seven IF functions can be nested as value_if_true and value_if_false arguments to construct more elaborate tests. See the last of the following examples.

When the value_if_true and value_if_false arguments are evaluated, IF returns the value returned by those statements.

If any of the arguments to IF are arrays, every element of the array is evaluated when the IF statement is carried out.

Microsoft Excel provides additional functions that can be used to analyze your data based on a condition. For example, to count the number of occurrences of a string of text or a number within a range of cells, use the COUNTIF worksheet function. To calculate a sum based on a string of text or a number within a range, use the SUMIF worksheet function. Learn about calculating a value based on a condition.

Example 1



Data

50


=IF(A2<=100,"Within budget","Over budget")

If the number above is less than or equal to 100, then the formula displays "Within budget". Otherwise, the function displays "Over budget" (Within budget)

=IF(A2=100,SUM(B5:B15),"") If the number above is 100, then the range B5:B15 is calculated. Otherwise, empty text ("") is returned ()

Example 2

The example may be easier to understand if you copy it to a blank worksheet.1. Create a blank workbook or worksheet. 2. Select the example in the Help topic. Do not select the row or column headers. 3. Press CTRL+C. 4. In the worksheet, select cell A1, and press CTRL+V.

8

mk:@MSITStore:C:%5CProgram%20Files%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C1033%5Cxlmain10.chm::/html/xlconCondFormulas.htm

mk:@MSITStore:C:%5CProgram%20Files%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C1033%5Cxlmain10.chm::/html/xlconCondFormulas.htm

mk:@MSITStore:C:%5CProgram%20Files%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C1033%5Cxlmain10.chm::/html/xlfctIF.htm#%23

5. To switch between viewing the results and viewing the formulas that return the results, press CTRL+` (grave accent), or on the Tools menu, point to Formula Auditing, and then click Formula Auditing Mode.

A B

Actual Expenses Predicted Expenses

1500 900

500 900

500 925


=IF(A2>B2,"Over Budget","OK")

Checks whether the first row is over budget (Over Budget)

=IF(A3>B3,"Over Budget","OK")

Checks whether the second row is over budget (OK)

Example 3



Score

45

90

78


=IF(A2>89,"A",IF(A2>79,"B", IF(A2>69,"C",IF(A2>59,"D","F"))))

Assigns a letter grade to the first score (F)


Assigns a letter grade to the second score (A)


Assigns a letter grade to the third score (C)

In the preceding example, the second IF statement is also the value_if_false argument to the first IF statement. Similarly, the third IF statement is the value_if_false argument to the second IF statement. For example, if the first logical_test (Average>89) is TRUE, "A"

9

is returned. If the first logical_test is FALSE, the second IF statement is evaluated, and so on.

The letter grades are assigned to numbers using the following key.

If Score is Then return

Greater than 89 A

From 80 to 89 B

From 70 to 79 C

From 60 to 69 D

Less than 60 F

5. SUMIF

Adds the cells specified by a given criteria.

Syntax

SUMIF(range,criteria,sum_range)

Range is the range of cells you want evaluated.

Criteria is the criteria in the form of a number, expression, or text that defines which cells will be added. For example, criteria can be expressed as 32, "32", ">32", "apples".

Sum_range are the actual cells to sum.

Remarks

The cells in sum_range are summed only if their corresponding cells in range match the criteria.

If sum_range is omitted, the cells in range are summed.

Microsoft Excel provides additional functions that can be used to analyze your data based on a condition. For example, to count the number of occurrences of a string of text or a number within a range of cells, use the COUNTIF function. To have a formula return one of two values based on a condition, such as a sales bonus based on a specified sales amount, use the IF function.

Example



10

A B

Property Value Commission

100,000 7,000

200,000 14,000

300,000 21,000

400,000 28,000


=SUMIF(A2:A5,">160000",B2:B5) Sum of the commissions for property values over 160000 (63,000)

11

Latihan 1: Menghitung BMI

1. Aktifkan program Microsoft Excel.2. Masukkan data hasil pengukuran penelitian berikut:

No Resp

Berat (kg)

Tinggi (cm)

BMI status

1 60 1702 65 1653 55 1604 58 1585 50 1556 60 1607 64 1658 68 1509 70 15510 58 17011 67 15012 70 160

3. Hitunglah nilai BMI dengan menggunakan formula.4. Hitunglah status dengan menggunakan fungsi ”If” berdasarkan patokan berikut:

BMI < 18,5 : kurus18,5 < BMI< 25 : normalBMI > 25 : gemuk

Latihan 2: Menghitung Konsumsi Gizi

1. Aktifkan program Microsoft Excel.2. Masukkan data hasil pengukuran penelitian berikut:

No Resp

Nama Makanan Berat (gram)

KandunganEnergi DKBM

Bdd Intake Energi

1 Nasi 350 366 1001 Telur ayam ras 70 154 891 Minyak goreng 10 909 1001 Gula 20 364 1001 Pisang goreng 75 132 1001 wortel 50 36 802 Nasi 300 366 1002 Ayam goreng 100 302 582 Pepaya 80 46 1002 Telu bebek asin 70 193 832 Kacang panjang 50 30 100

12

3. Hitunglah intake energi yang berasal dari masing-masing bahan makanan (dengan menggunakan formulasi)

4. Hitunglah total konsumsi energi dari tiap responden (dengan menggunakan formulasi)

Latihan 3: Menghitung Standarisasi Pengukur Tinggi Badan(Menghitung nilai Presisi dan Akurasi Pengukuran)

1. Aktifkan program Microsoft Excel.2. Masukkan data hasil pengukuran supervisor, dan 2 orang peserta pelatihan mengukur

tinggi badan, seperti tersaji pada tabel berikut:

Nomor Anak

Hasil PengukuranSupervisor

Hasil PengukuranPeserta 1

Hasil PengukuranPeserta 2

(a) (b) (a) (b) (a) (b)1 82.8 82.2 84.2 83.7 83.0 83.72 83.8 84.6 86.1 85.4 85.0 85.43 86.0 85.6 86.2 85.8 85.0 85.84 86.2 86.0 87.5 86.5 86.0 86.55 82.0 82.0 82.6 82.7 82.5 82.76 85.6 85.4 86.4 86.0 85.5 86.07 82.3 82.4 82.0 83.5 83.0 83.58 87.6 87.6 88.4 88.2 87.0 88.29 80.1 80.6 82.0 81.5 81.0 81.510 85.3 86.5 86.6 87.0 86.0 87.0

3. Lakukan perhitungan uji standarisasi dengan mengisi kolom sebagai berikut dengan menggunakan rumus:

Supervisor :

No Anak

Hasil Peserta 1

d(a-b)

d2

(a) (b)1 82.8 82.22 83.8 84.63 86.0 85.64 86.2 86.05 82.0 82.06 85.6 85.47 82.3 82.48 87.6 87.69 80.1 80.610 85.3 86.5

Jumlah

13

Peserta 1 :

No Anak

Hasil Peserta 1

d(a-b)

d2 Tanda (+ / -)

Jumlah pengukuran

Pesertas=(a+b)

Jumlah (S)PengukuranSupervisor

S=(a+b)

D(s-S)

D2

(s-S)2Tanda(+ / -)

(a) (b)

1 84.2 83.72 86.1 85.43 86.2 85.84 87.5 86.55 82.6 82.76 86.4 86.07 82.0 83.58 88.4 88.29 82.0 81.510 86.6 87.0

Jumlah -------------------------------------------------- -------

Peserta 2 :

No Anak

Hasil Peserta 2

d(a-b)

d2 Tanda (+ / -)

Jumlah pengukuran

Pesertas=(a+b)

Jumlah (S)PengukuranSupervisor

S=(a+b)

D(s-S)

D2

(s-S)2Tanda(+ / -)

(a) (b)

1 83.0 83.72 85.0 85.43 85.0 85.84 86.0 86.55 82.5 82.76 85.5 86.07 83.0 83.58 87.0 88.29 81.0 81.510 86.0 87.0

Jumlah -------------------------------------------------- -------

4. Simpulkan hasil perhitungan uji standarisasi dengan ketentuan sebagai berikut:(1) Presisi :

- ∑ds2 dari supervisor biasanya merupakan yang terkecil dari semua pengukuran karena keahliannya dalam melakukan pengukurannya.

- Presisi Baik jika: ∑ds2 dari peserta < (2 x ∑ds2 dari supervisor) Presisi Cukup jika : ∑ds2 dari peserta > (2 x ∑ds2 dari supervisor) dan

14

< (3 x ∑ds2 dari supervisor) Presisi kurang jika : ∑ds2 dari peserta > (3x ∑ds2 dari supervisor)

(2) Akurasi:- Akurasi Baik jika: ∑Ds2 dari peserta < (2 x ∑ds2 dari supervisor) Akurasi kurang jika : ∑Ds2 dari peserta > (2 x ∑ds2 dari supervisor)- ∑Ds2 dari peserta harus lebih besar dari ∑ds2 dari peserta, jika tidak berarti

telah salah hitung- Berdasarkan tanda (+) pada D, maka:

o Bila tanda + lebih dari separuh maka pengukur cenderung mengukur selalu lebih besar

o Bila tanda + lebih kecil dari separuh maka pengukur cenderung mengukur lebih kecil

o Bila tanda (+) dan tanda (-) jumlahnya sama, maka pengukur cendering melakukan kesalahan mengukur lebih besar sama dengan kesalahan mengkur lebih kecil.

15